Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc ở công ty VINASINCO

Hiện tại công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống quản lý chuyênnghiệp vềcon người và công nghệ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu cạnh tranh củathị trường mà cơ sở của quản lý con người là

Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc

và đánh giá thực hiện công việc ở công ty VINASINCO 3.1 Những đổi mới và hướng phát triển của công ty

3.1.1 Hướng phát triển của công ty

Mỗi năm một lần công ty tổng kết lại các kết quả đạt được của năm trước, các mặtcòn tồn tại và đặt ra kế hoạch hoạt động cho năm kế tiếp Năm 2007 là một năm hoạtđộng tích cực của công ty Cuối năm 2007, công ty đã đề ra kế hoạch cho năm 2008

trong Dự trù báo cáo kết quả hoạt động năm 2007 và phương hướng hoạt kế

hoạch năm 2008:

* Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh:

1 Với công tác quản lý đô thị và chăm sóc khách hàng:

- Kiên quyết dứt điểm việc thu giá dịch vụ mới tại khu đô thị

- Xây dựng hệ thống cán bộ quản lý điều hành mang tính chuyên nghiệp

- Xây dựng các quy định quản lý, các quy trình để tiến tới xây dựng hệ thống phầnmềm nhằm xử lý kịp thời, linh hoạt chất lượng dịch vụ và phục vụ

- Bán tầng 1,2 toà nhà 34 T, đi vào quản lý tốt 32 tầng còn lại

2 Với các dịch vụ kinh doanh:

- Nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh các dịch vụ hiện thời trong công ty

- Mở rộng nhiều hoạt động kinh doanh khác, hợp tác với các đối tác khác

- Đầu tư, lắp đặt các bảng thông tin quảng cáo, phòng mẫu tại sảnh tầng 1 các nhàchung cưnhằm nâng cao doanh thu, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh

3 Với hoạt động xây dựng- sửa chữa, bảo trì

- Thực hiện tốt công tác bảo trì tại khu đô thị

- Mở rộng thị trường sang xây lắp các công trình vừa và nhỏ

4 Với hoạt động khai thác và cung cấp nước sạch

- Quản lý tốt, khai thác tối đa công suất tại các giếng, giảm thiểu lượng nước haohụt thất thoát, nâng cao chất lượng nước

- Xây dựng thêm một bể lọc nước nữa

5 Với dịch vụ vệ sinh- làm sạch chuyên nghiệp và bảo vệ

- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên

- Nâng cao chất lượng vệ sinh làm sạch và duy trì

* Đối với công tác tổ chức, nâng cao chất lượng cán bộ:

1 Tổ chức nhân sự: Số lượng lao động dự định sử dụng năm 2008 là 320 người docông ty không thuê dịch vụ của công ty Pan Pacific mà sẽ tự triển khai thực hiện

2 Áp dụng mô hình quản lý tiên tiến, quản lý nhân sự phù hợp

3 Nâng cao điều kiện làm việc, tăng thu nhập cho người lao động, xây dựng đội ngũcán bộ kế cận có năng lực, tâm huyết với công việc

4 Thực hiện tốt công tác cán bộ, quy hoạch cán bộ, hang năm cử người đi học, đàotạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, tập huấn nghiệp vụ

Như vậy công ty cũng đã có kế hoạch thực hiện công việc trong các mảng hoạtđộng, kinh doanh của công ty trong năm 2008 Tuy nhiên công ty vẫn còn nhiều mặtcòn đang tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động của công ty

3.1.2Các mặt còn tồn tại trong công ty

Trong bản dự trù báo cáo đó cũng đã đề cập đến các mặt tồn tại của công ty trong phần đề xuất kiến nghị đối với Hội đồng quản trị và Tổng công ty

Hiện tại công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống quản lý chuyênnghiệp vềcon người và công nghệ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu cạnh tranh củathị trường mà

cơ sở của quản lý con người là xây dựng được một hệ thống phân tích cho tất cả các

vị trí cần thiết trong công ty để làm nền tảng cho việc thực hiện các hoạt động nhân

sự quan trọng khác như tuyển dụng, đào tạo, xây dựng hệ thống thù lao…và đánhgiá thực hiện công việc nhằm phát triển năng lực nhân viên hiện tại và lâu dài

3.1.3 Phương hướng khắc phục

Để có thể khắc phục được các mặt tồn tại trên, tôi kiến nghị với công ty một số

giải pháp mà theo tôi sẽ dần khắc phục được các mặt tồn tại trên, đó là cần chú trọnghơn nữa đến các hoạt động quản lý nhân sự và song hành cùngcác hoạt động nhân sựđang làm tại công ty thì nên chú trọng thêm các hoạt động sau:

- Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việccần thiếtvì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự

- Hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người laođộngnhằm phát triển năng lực người lao động

- Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chươngtrình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc

3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc

Khi công ty có ý định xây dựng một chương trình phân tích công việc hiệu quả thìtôi kiến nghị cách thức xây dựng chương trình phân tích công việc như sau:

3.2.1 Về phía ban lãnh đạo

Trước hết công ty cần quan tâm đến hoạt động phân tích côngviệc, giao nhiệm vụcho người cán bộ nhân sự (là người sẽ thực hiện chương trình phân tích công việc).Các nhiệm vụ này bao gồm có lên kế hoạch cho các giai đoạn của phân tích côngviệc; thiết kế phiếu thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thuthập thông tin; tổng hợp thông tin thu thập được và viết các văn bản của phân tíchcông việc như thế nào

3.2.2 Về phía người cán bộ phân tích công việc

- Trước hết, cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để xây dựngcác văn bản cho công việc cho tất cả các công việc hiện tại

- Sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụ cho quản lý nhânsự

Về trình tự thực hiện tôi xin kiến nghi một quá trình phân tích công việc gồmnhững bước sau:

Bước 1:Thống kê các công việc cần phân tích

 Xác định các công việc cần phân tích : Công ty tiến hành phân tích côngviệc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đều được phân tích Cán bộhướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sát thông tin đểthảo luận, đưa ra các vị trícông việc cần phân tích Sau đây em xin đưa radanh mục thống kê các công việc cần phân tích là:

Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đềuđược phân tích Cán bộ hướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sátthông tin để thảo luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích Sau đây em xinđưara danh mục thống kê các công việc cần phân tích là:

Bảng 3.1: Thống kê các vị trí phân tích công việc

Phòng/ ban Chức danh công việc Mã số công việc

Ban giám đốc Giám đốc

Phó giám đốc

GĐ - 01PGĐ- 02

P Tổ chức- Hành chính Trưởng phòng TC- HC

Nhân viên hành chínhNhân viên nhân sựNhân viên lễ tânNhân viên an toàn lao động

TPTCHC - 01NVHC - 02NVNS - 03NVLT - 04NVATLĐ - 05

P Tài chính - kế hoạch Trưởng phòng TC-KH

Nhân viên tài chính

TPTCKH - 01NVTC – 02

P Kinh doanh Trưởng phòng KD&PTTT

Nhân viên kinh doanh

TPKD - 01NVKD - 02

P Quản lý đô thị Phụ trách phòng QLĐT

Thủ khoNhân viên quản lý đô thị

PĐQLĐT - 01

KT - 02NVQLĐT - 03

P Kỹ thuật thi công Trưởng phòng KTTC

Tổ trưởng Nhân viên SCTCNhân viên vận hành

TPKTTC - 01

TT - 02NVSCTC - 03NVVH - 04

Trạm cấp nước Nhân viên trạm nước NVTN - 01

Đội làm sạch chuyên

nghiệp

Nhân viên làm sạchNhân viên duy trìNhân viên giám sát

NVLS- 01NVDT- 02NVGS - 03

Tổ chăm sóc cây Nhân viên chăm sóc cây NVCSC - 01

Cụm quản trị đô thị Cụm trưởng

Cụm phóQuản trị nhà

CT - 01

CP - 02QTN - 03

Với quy tắc: Mã số công việc chính là tên viết tắt của công việc và có thêm số

thứ tự đằng sau theo từng phòng ban, bộ phận

Ví dụ: Giám đốc có mã số công việc là GĐ-01

Do thời gian có hạn nên em chỉ thu thập thông tin và viết các văn bản cho 2 côngviệc là quản trị nhà, Trưởng phòng tổ chức hành chính và có mã sốcông việc lần lượtlà:TP-01, QTN- 03

 Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc

Công ty nên đưa ra mẫu văn bản mô tả công việc chung cho tất cả các vị trí.Saumột quá trình tổng hợp các kết quả của quá trình phân tích công việc, em xin tựđưa ra mẫu bản mô tả công việc và được trình bày chi tiết tại Phụ lục5

Bước 2: Thu thập thông tin

 Xác định các thông tin cần thu thập

Để có thể thu thập được các thông tin thì cần phải biết chính xác các thông tin cầnthu thập là gì, các thông tin được thu thập xoay quanh các vấn đề về công việc, cáctiêu chuẩn thực hiện công việc, các yêu cầu của công việc với người thực hiện côngviệc

 Xác định phương pháp thu thập thông tin

Sau khi xác định loại thông tin cần thu thậpcán bộ phân tích công việc sẽ xácđịnh phương pháp thu thập thông tin và thiết kế biểu mẫu Công ty có một số lượnglớn lao động trực tiếp và số lao động gián tiếp không phải làm các công việc quáphức tạp nên công ty nên kết hợp hai phương pháp bản hỏi và quan sát, sự kết hợpnày sẽ khắc phục được những nhược điểm và tận dụng được lợi thế của hai phươngpháp này

a, Phương pháp bản câu hỏi: Đối tượng áp dụng chủ yếu là nhân viên hành chính, văn phòng và và một số lao động trực tiếp chuyên quản lý như cụm trưởng nhà, quản lý đội vệ sinh, bảo vệ

Mẫu bảng câu hỏi như sau:

Bảng 3.2: Mẫu bản hỏi

BẢN CÂU HỎI

Các câu hỏi này nhằm tìm hiểu thông tin về công việc của Ông/ bà đang thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lao độngđồng thời phục vụ tốt hơn cho công việc của quý vị Vì vậy rất mong nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của quý

vị

Xin chân thành cảm ơn !

A Thông tin về công việc

1 Tên công việc:………

2 Bộ phận làm việc: ………

3 Địa điểm thực hiện công việc:………

4 Người lãnh đạo trực tiếp:………

5 Cấp dưới:………

6 Thời gian làm việc:………

B Các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong quá trình làm việc, điều kiện làm việc 1 Xin Ông/ bà hãy liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng của các công việc và ước tính thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ: Nhiệm vụ Thời gian 1……… ………

2……… ………

3……… ………

4……… ………

5……… ………

2 Khi làm việc ông/ bà phải quan hệ với những ai? Mức độ thường xuyên như thế

nào?

Đối tượng quan hệ Mục đích quan hệ Mức độ thường xuyên

ty ……….

………

………

………

… ………

… ………

… Ngoài công ty ………

………

………

………

………

………

………

… ………

… ………

… Ví dụ: Người liên hệ: người dân, đồng nghiệp, quản lý… Cách thức liên hệ: gặp trực tiếp, điện thoại… Mức độ thường xuyên: hàng ngày, hàng giờ… 3 Tư thế làm việc thường xuyên của Ông/ bà?  ngồi  di chuyển, đi lại  đứng  kéo đẩy, khuân vác 4.Ông/ bà thường báo cáo công việc thực hiện được cho ai, có thường xuyên không?  không ai cả  hàng ngày,hàng tuần  quản lý trực tiếp  hàng tháng, hàng quý  cấp lãnh đạo công ty  hàng năm 5 Hãy liệt kê các loại máy móc, thiết bị mà Ông/ bà dùng 1………

thường xuyên / không thường xuyên 2……… ………

thường xuyên /không thường xuyên 3………

thường xuyên / không thường xuyên

6 Ông/ bà có thường xuyên phải làm thêm không? Nếu có thì vào dịp nào?

 có  ngày thường

 không  ngày cuối tuần

 ngày nghỉ lễ, tết

7 Ông/ bà thường làm việc ở đâu?

 trong văn phòng  ngoài đường

 ngoài trời  trên không, dưới hầm

8 Theo Ông/ bà có yếu tố nào ảnh hưởng đến sức khoẻ của mình không?

C Thông tin về yêu cầu công việc với người thực hiện

1 Theo Ông/ bà các kỹ năng, khả năng cần thiết để làm công việc này là gì?

 kỹ năng chuyên môn  xử lý tình huống

 trình độ ngoại ngữ  các kỹ năng khác

 kỹ năng giao tiếp

2 Theo Ông/ bà trình độ công việc như thế nào có thể làm được công việc?

 trên đại học  trung cấp, chứng chỉ

 cao đẳng, đại học  sơ cấp

3 Theo Ông/ bà để làm được công việc trên cần có kinh nghiệm tối thiểu là?

 không cần kinh nghiệm

 1năm

 1 năm trở lên

D Thông tin về tiêu chuẩn thực hiện công việc

1 Theo Ông/ bà công việc này cần phải đạt được những tiêu chẩn nào thì sẽ đượccoi là hoàn thành ?

Theo khối lượng công việc

Theo chất lượng công việc -

Theo thời gian hoàn thành -

Theo tiêu chuẩn hành vị, thái độ -

-b, Phương pháp quan sát: Phương pháp này sẽ sử dụng để tìm hiểu công việc của lao động sản xuất, ở công ty phương pháp này sử dụng cho vị trí bảo vệ, chăm sóc cây, đội vệ sinh

Đối tượng: lao động sản xuất tại nơi họ làm việc

Mục đích: thu thập thông tin để phân tích công việc

Mẫu phiếu được xây dựng như sau:

bảng 3.3: Mẫu phiếu quan sát

PHIẾU QUAN SÁT

Tên công nhân:………

Chức danh:………

Địa điểm thực hiện:………

Tên người quan sát:………

Thời gian: Từ ngày……… đến ngày………

Các hoạt

động

Kết quả thực hiện công việc Quan hệ

với người khác

Máy móc, trang thiết bị

Số lượng công việc

Thời gian Bắt đầu Kết

thúc

Nhận xét của người lao động

Xác nhận của nhân viênXác nhận của người đánh giá

 Tiến hành thu thập thông tin

Đối với phương pháp bản câu hỏi:Khi tiến hành phân tích công việc của quản trịnhà và trưởng phòng Tổ chức em đã có sử dụng bản câu hỏi và thực hiện như sau:Phát 10 bản hỏi cho các quản trị nhà ( 4 bản tại nhà 34T- cụm trưởng 1 bản, 3bản tại nhà 24T1, 3 bản tại nhà 18T3), thời gian phát là 14/03/2008 và thời gian thulại là hết ngày 17/03/2008

Các bản hỏi này đều được thu lại tuy nhiên do công việc của người được hỏi nên

có 2 bản hỏi được thu vào ngày 18/03/2008 Mẫu phiếu bản câu hỏi đã được trìnhbày trong Phụ lục 8

Việc tiến hành phân tích công việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chính em

đã dựa vào công việc của Phó phòng Tổ chức hành chính bây giờ vì tuy hiện tạingười này có chức danh là Phó phòng nhưng thực hiện công việc của người trưởngphòng và dự định công ty sẽ thăng cấp cho người này vào ngày 1/5/2008 Để thuthập thông tin vào thời gian trên emcũng phát và thu bản hỏi cho người ở vị tríPhóphòng và đồng thời phát bản hỏi như vậy cho vị trí nhân viên hành chính và nhân

viên nhân sự với mong muốn: “Xin chị cung cấp các thông tin mà chị biết về

Phóphòng Tổ chức- hành chính theo những câu hỏi sau”.

Đối với phương pháp quan sát:Trước hết cán bộ phân tích phải xuống nhữngchỗngười lao động làm việc, quan sát công việc của người lao động liên tục trong 2-3ngày, có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh và ghi lại chi tiết các thông tin Các vịtrí công việc quản trị nhà được quan sát liên tục trong ngày 14,15, 17đối với 2 ngườilao động đã làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên Vị trí phó phòng được quan sát liên

tục vào ngày 18và 19 tháng 3 và được ghi lại các thông tin theo mẫu phiếu như trên.Mẫu phiếu thu về được trình bày trong Phụ lục 9.

Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc

 Xử lý thông tin : Các thông tin thu thập được, xử lý, loại bỏ các thông tinkhông phù hợp, sau đó tổng hợp lại, phân loại để phục vụ cho việc phântích từng vị trí công việc

 Thẩm định thông tin thu thập được : Đây chính là bước tìm hiểu lại cácthông tin về công việc thông qua người quản lý trực tiếp, những người laođộng cùng làm công việc đó, các khách hàng thường xuyên tiếp xúc.Vớiquản trị nhà cần thẩm định lại thông tin thông qua cụm trưởng Tìm hiểulại thông tin về vị trítrưởng phòng Tổ chức hành chính trước tiên là bằngcách hỏi trực tiếp ngườiđó, sau đó làdựa vào thông tin của ban lãnh đạohoặc các đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc, làm việc cùng

 Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc : Dựa trên mẫu các bản trêntiến hành viết phân tích công việc cho các vị trí công việc Trình tự tiếnhành đã có chi tiết trong chương 1 Sau đây là kết quả thử nghiệm thuđược sau quá trình phân tích 2 vị trí công việc tại công ty

Bảng 3.4: Mô tả công việc của quản trị nhà

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh công việc: Quản trị nhà

Mã số công việc: QTN- 03

Phòng/ban: cụm quản trị đô thị

Người lãnh đạo trực tiếp: cụm trưởng

Địa điểm làm việc: ở đại sảnh tầng 1 của ngôi nhà

Số giờ làm việc trong tuần: 44h/ tuần

Tình trạng công việc:  Thường xuyên

 MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:

Thực hiện các công việc giao dịch dịch vụ với các đối tác, người dân, quản lý cáchoạt động của các máy móc thiết bị, giám sát nói chung hoạt động của những ngườisống và ra vào hàng ngày tại toà nhà

 CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN

- Đi kiểm tra toàn bộ ngôi nhà, bàn giao nhiệm vụ

- Giao dịch và giải đáp thắc mắc cho người dân, các đơn vị

- Giải quyết sổ sách chứng từ với công ty, người dân, các đơn vị đến thuê

- Thực hiện trung chuyển các dịch vụ cung cấp cho khách hàngvà các đơn vị thựchiện như giặt là, mua đồ,…

- Quan sát, quản lý người ra vào, làm việc tại đây bằng camera, mắt thường,…

- Giải quyết sự cố kỹ thuật gặp phải

 CÁC TRÁCH NHIỆM

- Giữ gìn an ninh trật tự cho toà nhà trong thời gian làm việc

- giải đáp thắc mắc, nếu có vấn đề gì khó giải quyết thì gửi lên cấp trên

- Hoàn thành các công việc được giao, đảm bảo đúng thời gian, nhanh chóng

 CÁC QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC

Trong công ty:

- Gặp gỡ hàng ngày với các cụm trưởng để cùng làm việc

- Gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp làm việc cùng nhà như bảo vệ…Ngoài công ty:

- Gặp gỡ hàng ngày với người dân, các khách hàng đến giaodịch

- Gặp gỡ các đơn vị tổ chức đến xin được hợp tác làm việc

- Gặp nhân viên để thực hiện việc thu dịch vụ hộ các đơn vị như:

điện thoại, internet, điện,…

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

- Trang thiết bị dụng cụ: Các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại,…

- Thời gian làm việc:

Làm việc theo ca: Ca 1: từ 6h- 14h

Ca 2: từ 14h-22h

- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng đặt tại tầng 1 của các nhà

 BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

 Trình độ giáo dục và đào tạo: tốt nghiệp trung cấp trở lên vềquản lý hànhchính

 Kỹ năng, khả năng: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sử dụng tinhọc văn phòng, có khả năng giao tiếp bằng tiếng anh, biết xử lý tình huống,

 Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc 1 năm trong lĩnh vực quan hệ vớicông chúng

 Tính cách: cởi mở, thân thiện, nhiệt tình, cẩn thận, trung thực

 Thể lực: có ngoại hình khá, cao 1m 56 trở lên, cósức khỏe tốt

 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

 Hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ, không chậm quá 1 ngày sovớivăn bản quy định trong quy trình nộp thu tiền tại Phụ lục 5

 Không quá 5% khách hàng được hỏi trong quý phàn nàn về dịch vụ công tycung cấp theo phiếu thăm dò ý kiến khách hành (xem Phụ lục2,3 ).

 Các công việc thường nhật được duy trì thường xuyên

 Tuân theo các nội quy của công ty về giờ giấc, kỷ luật,đồng phục…

 Phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi và có khả năng hiểu

và phục vụ 90% khách hàng người nước ngoài nói tiếng anh

 Có thái độ nhã nhặn, lịch sự, chu đáo, tận tình với kháchhàng

Bảng 3.5: Mô tảcông việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chính

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh công việc: Trưởng phòng Tổ chức hành chính

Mã số công việc:TP- 01

Phòng/ban: Tổ chức hành chính

Người lãnh đạo trực tiếp: Giám đốc

Địa điểm làm việc: Phòng Tổ chức hành chính

Số giờ làm việc trong tuần: 44h/tuần

Tình trạng công việc:  Thường xuyên  Tạm thời

 MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:

Phụ trách điều hành quản lý công tác của phòng tổ chức hành chính về vấn đề nhân

sự, hành chính, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ

 CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN:

- Quản lý điều hành công việc của phòng tổ chức hành chính

- Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức nhân sự

- Tham gia, chủ trì các hoạt động nhân sự như đào tạo, bố trí sắp xếp lao động,tuyển dụng

- Tham gia chủ trì các sự kiện của công ty và thực hiện các phong trào thi đua

khen thưởng, văn hoá, xã hội

- Cố vấn cho người lao động về các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và nghĩa

- Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện các công việc của tổ chức

 CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC:

Trong công ty:

- Gặp gỡ với ban giám đốc để bàn luận công việc

- Gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp tại các phòng ban, tổ, đội

Ngoài công ty:

- Gặp gỡ với các tổ chức đến xin hợp tác với công ty

- Gặp gỡ với các đối tượng khác khi có vấn đề liên quan đến phòng tổ chức hànhchính

 ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC:

- Trang thiết bị dụng cụ: Các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại,…

- Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính từ 8h-12h và 13h-17h

- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng của công ty, thoáng mát, sạch sẽ, có bàn làm việc riêng

 BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

 Trình độ giáo dục và đào tạo: tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản

lý hành chính, quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh

 Kỹ năng, khả năng: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sửdụng tin học văn phòng, có khả năng tổ chức quản lý, phân côngnhiệm vụ

 Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc 3 năm với công việc quản lý

 Nắm vững luật lao động và các quy định của nhà nước, công ty có liênquan đến quyền và lợi ích của người lao động, luôn có tinh thần học hỏicác hoạt động quản trị nhân sự để góp phần vận dụng vào công ty

 Tính cách: cởi mở, cẩn thận, trung thực,

 luôn bình tĩnh giải quyết các vấn đề, có tinh thần trách nhiệm cao, có tâmvới người lao động

 Thể lực: có sức khỏe tốt

 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

 Không được vi phạm luật lao động và đảm bảo các nhiệm vụ thực hiện phùhợp với các chế độ chính sách của nhà nước

 Đảm bảo không có một vụ xảy ra tranh chấp, vi phạm nào về vi phạm quyềnlợi của người lao động

 Hoàn thành các nhiệm vụ mà cấp trên giao cho, đảm bảo về mặt nội dung vàtiến độ

 Có tinh thần trách nhiệm, gương mẫu trong công việc

 Đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, có lời khuyên hợp lýcho người lao động

 Luôn vui vẻ, hoà đồng, giúp đỡ cấp dưới

 Tuân thủ đầy đủ nội quy, kỷ luật của công ty

Bước 4: Lưu trữ thông tin

Sau khi các văn bản này được hoàn thành, Phòng Tổ chức hành chính sẽchịutrách nhiệm lưu trữ, quản lý các văn bản này để sử dụng trong hoạt động qủan

trị nhân lực, đồng thời các văn bản này cũng đượcchia làm nhiều bản và gửi tới các

bộ phận tương ứng với từng nhóm công việc cóliên quanđể sử dụng cho quá trìnhlàm việc của người lao độngvà lưu trữ các thông này tại nơi làm việc của người cán

bộ quản lý trực tiếp

Các bản này nên được cập nhật 2-3 năm một lần vì công việc hiện nay thườngítthay đổi Cán bộ phân tích tiến hành theo dõi để xem các vị trí có sự thay đổi gì lớnkhông, nếu có thay đổi lớn thì mới tiến hành phân tích lại theo trình tự như trên Cònkhông thì chỉ cập nhật thêm thông tin, chỉnh sửa lại cho các vị trí công việc khi thấycần thiết

3.3Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc

Chương trình đánh giá thực hiện công việc của công ty vẫn còn nhiều khuyếtđiểm, để khắc phục em xin kiến nghị cách thức để xây dựng lại hệ thống đánh giáthực hiệncông việc cho công ty như sau:

3.3.1Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

Theo đặc thù công việc được chia ra các loại nhân viên em kiến nghị rằng:

Với nhân viên làm công việc bình thường thì sử dụng phương pháp thang đo đồhoạ( sử dụng thang điểm) giống như những gì công ty đang làm Tuy nhiên ở đây

em đã cải tiến cách thức đánh giá, thêm một số tiêu thức và những mặt còn sai sóttrong công ty Mẫu phiếu này đã bổ sung thêm tiêu chí đánh giá, sử dụng cùng tiêuchuẩn đánh giá cho các tiêu thức nhưng đã áp dụng trọng số trong công việc Mẫuphiếu đánh giá theo thang đo đồ hoạ như sau:

Bảng 3.6: Phiếu đánh giá thực hiện công việc

PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Tên nhân viên: Bộ phận:

Tên người đánh giá: Chu kỳ đánh giá

Chức danh công việc:Ngày đánh giá

tiêu chí con/ số tiêu chí con)

số

Khối lượng công việc

Công việc theo kế hoạch

Công việc ngoài kế hoạch

Chất lượng công việc

Độ chính xác, không mắc lỗi

Độ hoàn thiện , đáng tin cậy

Khả năng và kỹ năng

Năng lực đúng chuyên môn

Khả năng giải quyết vấn đề, làm việc

độc lập, làm việc nhóm

Kỹ năng giao tiếp, quan hệ, trao đổi

thông tin

Khả năng lãnh đạo, giám sát tổ chức

Thái độ trong công việc

Sẵn sàng nhận việc mọi lúc, mọi nơi

Chấp hành đúng quy định của công ty

Có sáng kiến

Có tinh thần học hỏi, tiến thủ

Quan hệ với mọi người

Với đồng nghiệp, cấp trên

Với người ngoài công ty

Quan hệ với khách hàng

TỔNG SỐ ĐIỂM

Hạn chế -

-Xác nhận của nhân viên -Xác nhận của người đánh giá

Kiến nghị của nhân viên

Ngày tháng năm

Xác nhận của người đánh giá

Ở đây trọng số được giấu kín với tất cả người lao động ở các bộ phận, chỉ cóphòng Tổ chức hành chínhvà người cán bộ quản lý trực tiếp được biết mà thôi

Đối với nhân viên trả lương theo chế độ khoán như bảo vệ, công nhân đội vệsinh, tổ chăm sóc cây, do cách thức trả lương là khoán cho một số người thực hiệncông việc ở một số địa điểm, số lượng nhân viên này nhiều, rải rác ở các nơinên khiđánh giá thực hiện công việc ta có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mụctiêu( MBO) như sau:

Phân loại hiệu quả thành 4 loại sau: tốt, khá, trung bình, yếu

STT Mục tiêu Kết quả Phân loại hiệu quả

-Để suất/ kiến nghị của nhân viên:

Xác nhận của nhân viên

Ngày …tháng…năm…

Người đánh giá

3.3.2 Xác định chu kỳ đánh giá

Hiện tại chu kỳ đánh giá thực hiện công việc mà công ty đang áp dụng là hàngtháng và sự đánh giá ảnh hưởng đến các quyết định nhân sự là 1 năm thì có thể giữnguyên chu kỳ đánh giá ảnh hưởng đến quyết định nhân sự nhưng chu kỳ đánh giáthường kỳthì nên thay đổi thành 6 tháng vì nhân viên có thể vì lương năng suất màchống chế, chỉ quan tâm đến kết quả công việc hàng tháng mà mục tiêu lâu dài củacông ty không thực hiện được, có thể gây lãng phí hoặc gây mất lòng tin, sự bất bìnhcủa người dân và khách hàng tại đây Và điều quan trọng nhất là một tháng là thờigian quá ít để đánh giá được sự thực hiện công việc của một người đặc biệt khingười đó mới vào làm việc và cần có một thời gian để thích nghi với công việc hoặckhi công việc đó cần đòi hỏi một thời gian dài để thấy rõ được kết quả thực hiệncông việc ra sao.Ngoài ra công ty có thể sử dụng bản nhận xéthàng tháng để ghinhận ngay những thành tích và lỗi của người lao động, tránh việc cả công ty vàngười lao động đều quên do thời gian dài và gây nên những phản ứng không tốt đặcbiệt với lỗi mà người lao động mắc phải,để họ luôn có thái độ và hành vi tích cựctrong công việc

3.3.3Lựa chọn người đánh giá và đào tạo người đánh giá

Trước tiên người đánh giálà người quản lý trực tiếp Sau đó tuỳ từng bộphận màngười đánh giá có thể là các khách hàng hoặc các đồng nghiệp, cấp trên Với bộphận hay tiếp xúc với khách hàng như quản trị nhà, bảo vệ tại từng khu thì công tylấy ý kiến các khách hàngnhư Phụ lục 2,3 để bổ sung ý kiến vào đánh giá thực hiệncông việc của người lao động, còn các bộ phận khác thì sử dụng ý kiến của các đồngnghiệp cùng tiếp xúc, làm việc thường xuyên

Có nhiều cách để đào tạo người đánh giá thực hiện công việc nhưng do các cán

bộ nhân sự chưađược học quản lý nhân sự và các hoạt động của nó đặc biệt là phântích công tác và đánh giá thực hiện công việc vì vậycông ty nên tạo điều kiện choPhó trưởng phòng Tổ chức hành chính và cán bộ nhân sự đi học lớp đào tạo ngắn

hạn, tham khảo ý kiến các chuyên gia về vấn đề này Sau khi học xong, hai cán bộnày tổ chức chương trình đào tạo:

Trước tiên các cán bộ nhân sự nên tổ chức 2 buổi tập huấn để phổ biến các kiếnthức căn bản về đánh giá thực hiện công việc cho người quản lý trực tiếp tại cácbộphận Các kiến thức này là các hiểu biết về đánh giá thực hiện công việc, mục đích,tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc để những người này có cái nhìn cănbản về đánh giá thực hiện công việc Sau đó các cán bộ này cần giúp các quản lý đóhiểu sâu hơn về hoạt động đánh giá thực hiện công việc như các phương pháp đánhgiá, cách sử dụng, cách thực hiện chương trình…bằng 1 buổi tập huấn sao cho có sựhiểu biết đúng đắn và khách quan về đánh giá thực hiện công việc để thực hiệnđúng

Để các cán bộ quản lý trực tiếp có hiểu biết và sử dụng đúng phương pháp đánh giáthực hiện công việc thì các cán bộ nhân sự sẽ tiếp tục chương trình đào tạo, nhưnglúc này việc lựa chọn nên sử dụng theo tập huấn hay phát tài liệu dựa vào đặc điểmcủa phương pháp đánh gía

Đối với phương pháp thang đo đồ hoạ thì có thể thực hiện đào tạo bằng cách phát tàiliệu trong đó có quy định rõ rang cách thức thực hiện, tính toán ra sao Chính vìphương pháp này đã được thiết kế rất hoàn thiện và dễ hiểu, dễ thực hiện nên ngườiđược đào tạo có thể hiểu được mà không cần qua tập huấn

Đối với phương pháp quản lý bằng mục tiêu thì nhất thiết cần tổ chức buổi tập huấncho cán bộ tham gia Vì việc thiết lập các mục tiêu cho sự thực hiện công việc củangười nhân viên cấp dưới không phải là việc dễ dàng Nó đòi hỏi người cán bộ nàyhiểu rõ về công việc và sự thực hiện công việc trước đó, tránh làm qua loa hoặc quárườm rà để đi sai hướng

Trong các buổi học này nên có sự trao đổi thẳng thắn, giải đáp các thắc mắc, cáccán bộ phòng tổ chức nên cố gắng tìm cách đơn giản nhất để những người này hiểuđược một cách dễ dàng, tránh hiểu lầm và có phương hướng để họ có thể thực hiệnđược Những người này sẽ phải có trách nhiệm được công ty giao phó là phổ biếnkiến thức cho các nhân viên trong bộ phận mình

3.3.4 Phỏng vấn đánh giá

Đây chính là một cuộc phỏng vấn để cán bộ lãnh đạo phản hồi kết quả đánh giáthực hiện công việc của người lao động cho họ Công ty nên tổ chức cuộc phỏng vấnnày cẩn thận, không nên làm qua loa, hời hợt và cố gắng ngày một thực hiện tốt hơnbước này vì tuy đây là bước cuối cùng của việc xây dựng chương trình đánh giá thựchiện công việc nhưng lại có tác dụng phản hồi thông tin rất tốt

3.4 Các giải pháp nhằm thực hiện, quản lý, duy trì chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc

1.Tuỳ theo cách nhìn nhận và hiểu biết của ban lãnh đạo công ty mà các hoạtđộng quản lý nhân sự đặc biệt là công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiệncông việc được quan tâm và thực hiện như thế nào Vì vậy ban lãnh đạo công ty cầnquan tâm hơn nữa đến hai công tác này, tạo mọi điều kiện để phát triển hai công tácnày sau khi đã hiểu rõ về chúng

2 Phòng Tổ chức cần phối hợp với các bộ phận khác,tranh thủ sự giúp đỡ của họ,thông báo cho người lao động biết ý nghĩa, mục đích của phân tích công việc và đánhgiá thực hiện công việcđể tránh gặp phải những khó khăn từ phía người laođộng, ngườiquản lý, đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình phân tích và đánh giátrên

3.Các văn bản phân tích công việc cần được phổ biến rộng rãi đến người laođộng và được sử dụng cho quá trình làm việc cũng như quản lý thông tin sau khi đãđược hoàn thành Đồng thời các văn bản này cũng phải được lưu trữ, cập nhật khicần, định kỳ rà soát 2-3 năm một lần

4 Phòng nhân sự chú ý lắng nghe sự ủng hộ, góp ý của người lao động để cải tiếnhai công tác trên đồng thời, chống lại bất bình câm lặng ở người lao động Phổbiến rộng rãi và lâu dài cho mọi người lao động

3.5Sử dụng kết quả phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc vào các hoạt động vào công tác quản lý nguồn nhân lực khác tại công ty VINASINCO

3.5.1 Với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực