Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ đô thị Việt Nam

Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ đô thịViệt Nam – VINASINCO 2.1 Tổng quan về công ty VINASINCO 2.1.1 Quá trình hình th

Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ đô thị

Việt Nam – VINASINCO

2.1 Tổng quan về công ty VINASINCO

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Sau một giai đoạn triển khai thi công, xây dựng, Tổng công ty Xuất nhập khẩuxây dựng Việt Nam- VINACONEX đã dần hoàn thành và cho hoạt động khu đô thịTrung hoà- Nhân chính Nhiều hộ dân, doanh nghiệp đã chuyển đến sinh sống, làmviệc tại đây Do vậy hình thành nên nhu cầu cấp thiết của việc cung cấp các dịch vụnhằm phục vụ cho đời sống của họ Trước nhu cầu đó công ty Cổ phần Đầu tư vàDịch vụ Đô thị Việt Nam đã được thành lập ngày 15 tháng 7 năm 2003, ngay từ khithành lập công ty đã hạch toán độc lập về tài chính với tổng công tyVINACONEX, nhưng vẫn chịu trách nhiệm trước tổng công ty với tư cách là mộtcông ty thành viên của tổng công ty VINACONEX

Ngay từ khi mới thành lập mục tiêu của công ty là quản lý, khai thác và vậnhành khu đô thị nhằm cung cấp các dịch vụ tiện ích tốt nhất phục vụ cho đời sốngsinh hoạt cho khách hàng sinh sống và giao dịch tại khu đô thị Đến nay, sau hơnbốn năm hoạt động công ty vẫn giữ vững phương châm đó và cố gắng ngày càngphục vụ tốt hơn, tận tình, đối với mọi đối tượng kháchhàng

2.1.2 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của công ty

Sản phẩm mà công ty tạo ra là loại sản phẩm đặc biệt và khá mới mẻ ởViệtNam, đó là dich vụ "quản lý chung cư" hay là dịch vụ quản lý, vận hành và khaithác khu đô thị phục vụkhách hàng sinh sống và giao dịch tại đây bao gồm 3 loại:

 Dịch vụ quản lý khu đô thị

Công ty có trách nhiệm quản lý tất cả tài sản chung có liên quan đến việc quản

lý, vận hành và khai thác khu đô thị khi tiếp quản từ tổng công ty gồm: 14 toà nhà

từ 17T-34T, 29 văn phòng, siêu thị, 7 gian hàng hoạt động theo thoả thuận, 4trường học, 138 biệt thự thấp tầng, 1 trạm cấp nước

- Quản lý tài sản, trang thiết bị toà nhà cùng các cơ sở hạ tầng kèm theo

- Duy trì vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật bao gồm: hệ thống vận hànhthangmáy, hệ thống kỹ thuật điện, hệ thống thông tin liên lạc, camera- bảo vệ

Công ty cũng quản lý tài sản riêng theo hợp đồng với khách hàng gồm các giađình sinh sống và các đơn vị kinh doanh đặt nơi làm việc tại đây: Đảm bảo an toàn

và vệ sinh sạch sẽ, quản lý các tài sản riêng theo yêu cầu của từng khách hàng,quản lý mặt bằng cho thuê Ngoài công việc quản lý các tài sản, công ty còn quản

lý dân cư trong khu: số lượng- chất lượng- tình trạng dân cư của khu theo từng thời

kỳ, số người ra vào từng toà nhà trong ngày theo sự quản lý và theo dõi của quảntrị nhà

 Dịch vụ vận hành khu đô thị

Công ty thực hiện các dịch vụ nhằm duy trì các hoạt động thường nhật của khu

đô thị như: Các dịch vụ vệ sinh đô thị hàng ngày và các dịch vụ theo tháng do đội

vệ sinh chuyên nghiệp thực hiện; Các dịch vụ an ninh, bảo vệ cả ngày lẫn đêm; Sửachữa, khắc phục các sự cố, hỏng hóc của hệ thống trang bị kỹ thuật; cung cấp cácdịch vụ về điện, nước

 Dịch vụ khai thác khu đô thị

Công ty cung cấp rất nhiều các dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu:

Cung cấp các sách báo, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em theo pháp luật Buôn bán hàng hoá như rượu bia, thuốc lá, nước giải khát, đồ ăn nhanh

Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông…Cungcấp các dịch vụ bưu chính viễn thông, cho thuê nhà, giao nhận và vận tải hàng hoá,làm sạch và vệ sinh môi trường

Các dịch vụ chăm sóc căn hộ( homecare ): giặt là, diệt côn trùng, sửa chữa căn

hộ, các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng tới tận nơi, đúng yêu cầu

Cho thuê mặt bằng của công ty: cho thuê các Kiốt, đặt máy ATM, địa điểm đặtmànhình quảng cáo, biển văn phòng…Thực hiện dịch vụ tại các mặt bằng đã

chuyển nhượng của Tổng công ty tại các nhà hàng, bệnh viện

2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty

* Sơ đồ tổ chức

Sơđồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty VINASINCO

( Nguồn P Tổ chức hành chính ngày 1/1/2008 )

CÁC TỔ BẢO VỆ TỪ TỔ 1- TỔ6

BAN KIỂM SOÁT

PHÓ GIÁMĐỐC

* Chức năng các bộ phận

Chức năng của các phòng ban được quy định cụ thể và rõ ràng trong văn bản quyđịnh chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong công ty tại phần Phụ lục 6 Sau đây làmột phần quan trọng của chức năng các bộ phận nằm trong văn bản đó

Ban giám đốc hiện nay có một Giám đốc và một Phó giám đốc

Với tư cách là người đại diện pháp nhân của công ty, Giám đốc chịu trách nhiệmtrước Hội đồng quản trị và trước pháp luật trong việc điều hành mọi hoạt động củacông ty theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo điều lệ của công ty Giám đốc

sẽ điều hành trực tiếp Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính kế hoạch, PhòngKinh doanh và phát triển thị trường, Đôị bảo vệ, Trạm xử lý nước Ngoài ra, Giámđốc điều hành chỉ đạo chung mọi lĩnh vực có liên quan đến mọi hoạt động sản xuất,kinh doanh của công ty, phân công, giao nhiệm vụ và giám sát sự thực hiện của các

 Phòng Tổ chức hành chính

Hiện nay phòng Tổ chức hành chính có 11 người trong đó có 1 phó trưởng phòng,

5 nhân viên ( hành chính, nhân sự, lễ tân, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ),1lái xe, 4 nhân viên nấu bếp

+Công tác Tổ chức: Công tác tổ chức, phát triển, quản lý nhân lực:

Nghiên cứu, xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy công ty cho phùhợptrong từng giai đoạn phát triển theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh và xâydựngcác văn bản trình lãnh đạo phê duyệt

Thực hiện quy trình quản lý cán bộ nhân viên trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,thuyên chuyên công tác,tuyển dụng, đào tạo, phát triển người lao động

Thực hiện các quy định của pháp luật về lao động như bảo hiểm xã hội, nânglương và nâng bậc, khen thưởng và kỷ luật, giải quyết các chế độ chính sách đối vớingười lao động.

+ Công tác an toàn- vệ sinh lao động:

Giám sát, kiểm tra theo dõi tình hình hoạt động của các loại trang thiết bị, điềukiện làm việc và các chính sách bảo hộ lao động Phối hợp với các đơn vị khácthựchiện công tác đào tạo, tập huấn an toàn và vệ sinh lao động

Phòng Tài chính kế hoạch có 5 nhân viên trong đó có 1 trưởng phòng, 4 nhân viên,

là đơn vị chuyên môn, trong lĩnh vực tài chính, kế hoạch, có nhiệm vụ:

Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh theo thời kỳ

Tạo lập, phân phối, quản lý việc sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, thu-chi phục

vụ các hoạt động đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanhcủa công ty

Tham gia vào đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính-kế hoạch và quản lý kinh tếcho cán bộ tài chính, kế hoạch, kế toán của công ty

 Phòng Quản lý và khai thác đô thị

Phòng có 8 nhân viên trong đó có 1 phụ trách phòng, 1 thủ kho, 1 cụm trưởng, 1 tổtrưởng, 4 nhân viên Phòng này có trách nhiệm:

Quản lý và lưu trữ hồ sơ toàn bộ khu đô thị: Trạm xử lý nước, trang thiết bị, hồ

sơ khách hàng Giải quyết các kiến nghị của khách hàng về phần kỹ thuật đô thị theothẩm quyền và đề xuất cách giải quyết cho lãnh đạo công ty

Soạn thảo các quy trình quản lý đô thị: quy trình quản trị, chăm sóc kháchhàngViệt Nam Lập dự toán xây dựng, sửa chữa thay thế và phục hồi các trang bị trongqúatrình vận hành và khai thác đô thị

Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ về quản trị đô thị, chăm sóc kháchhàng nhằm duy trì việc nâng cao chất lượng quản lý đô thị

 Phòng kinh doanh và phát triển thị trường

Hiện tại số nhân viên của phòng là 9 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 tổtrưởng B2C, 7 nhân viên

Đây là đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh với nhiệm vụ:

Triển khai đề án và quản lý mảng kinh doanh quảng cáo trong khu đô thị:quảngcáo thương hiệu sản phẩm, phát tờ rơi, treo biển văn phòng…

Duy trì, phát triển các công việc kinh doanh chăm sóc căn hộ:

+ Các mặt hàng có thuế áp dụng cho các thể loại kinh doanh kýhợp đồng chínhtắc bao gồm: giặt là, chuyển đồ, diệt côn trùng, bán sản phẩm…

+ Các mặt hàng không thuế áp dụng cho các thể loại kinh doanh không ký

hợp đồng chính tắc như: sửa chữa căn hộ, bán các mặt hàng phát sinhkhác

 Phòng kỹ thuật thi công

Số nhân viên của phòng là 24 người trong đó có 1 phó trưởng phòng, 2 tổ trưởng, 16nhân viên vận hành, 5 nhân viên sửa chữa kỹ thuật Nhiệm vụ của phòng là:

+ Nhiệm vụ vận hành kỹ thuật đô thị :

Thực hiện công tác vận hành, duy trì vận hành hiệu quả, an toàn các hệ thống kỹthuật 24/24h(lưu hồ sơ) Sửa chữa, khắc phục sự cố, hỏng hóc nhỏ của hệ thống trangthiết bị kỹ thuật tại khu đô thị.Đề xuất, bổ sung các quy trình vận hành kỹ thuật, kỹthuật an toàn nhằmnâng cao chất lượng, hiệu quả và giảm chi phí khi vận hành kỹthuật

+ Nhiệm vụ sửa chữa thi công:

Giao dịch, tìm kiếm các đối tác để soạn thảo, ký kết hợp đồng về xây lắp, xâydựng các công trình dân dụng, công nghiệp, sửa chữa theo quy định

Hoàn thiện các thủ tục hồ sơ về sửa chữa, định kỳ, duy tu, nâng cấp các hệ thốngtrang thiết bị,các hạng mục công trình tại khu đô thị

Thực hiện chế độ tự hoạch toán khoán việc theo quy định của công ty

 Đội vệ sinh chuyên nghiệp

Số nhân viên của đội là 46 người với 1 phân trưởng đội, 1 giám sát, 8 nhân viênlàm sạch, 36 nhân viên duy trì

Đội là đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ vệ sinh duy trì, làm sạch với chức năng:

Thực hiện công tác làm sạch dân dụng và công nghiệp theo quy định của công ty

và yêu cầu của khách hàng( theo hợp đồng khoán)

Thực hiện chế độ tự hạch toán khoán việc theo lĩnh vực kinh doanh

Làm các thủ tục với các cơ quan hữu quan khác liên quan đến công tác kinhdoanh dịch vụ như: đăng ký chất lượng, các hoá chất, quy định…

 Tổ chăm sóc cây

Hiện tổ có 5 nhân viên chăm sóc cây

Đây là đơn vị trực tíêp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về dịch vụ cây xanh như:

Xây dựng kế hoạch, phương án tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về dịch vụcây xanh tại khu đô thị: nơi trồng, chủng loại, chăm sóc duy trì cây…

Thực hiện các nhiệm vụ về trồng cây, chăm sóc và duy trì cây xanh thuộc khu đôthị( vườn hoa, cây cảnh, cây lấy bóng ) đảm bảo “xanh- sạch- đẹp”

Thực hiện chế độ tự hạch toán khoán việc theo lĩnh vực kinh doanh

 Trạm xử lý nước

Hiện nay số nhân viên của trạm là 12 người:1 Phân trưởng trạm, 11 nhân viên

Trạm là đơn vị trực tíêp sản xuất có nhiệm vụ khai thác, xử lý nước và kinhdoanhnước sạch phục vụ nhân dân Khu đô thị với các chức năng:

Vận hành trạm, duy trì hoạt động tốt của hệ thống trang thiết bị lắp đặt phụcvụcấp nước cho nhân dân và các hoạt động của khu đô thị 24/24h

Quản lý kiểm tra thường xuyên hệ thống an toàn, hệ thống kỹ thuật chung:hệthống bơm sinh hoạt, bơm tăng áp…Duy trì chất lượng nước theo tiêu chuẩn nướcsạch bằng cách kiểm tra, thay rửa bể theo quy trình đã phê duyệt

Giải quyết các kiến nghị của khách hàng về nứơc, công tác bảo trì, bảo dưỡng hệthống cấp thoát nước theo thẩm quyền và kiến nghị cách giải quyết

 Cụm quản trị đô thị

Hiện tại có 5 cụm quản trị đô thị với số nhân viên là 42 người trong đó mỗi cụm có 1cụm trưởng và tổng số quản trị nhà là 38 người

Là đơn vị trực tiếp quản lý các cụm toà nhà của khu đô thị vớinhiệm vụ:

Quản lý các tài sản của các cụm nhà trong phạm vi quản lý: các toà nhà, các tàisản trang thiết bị, các hệ thống trang thiết bị kỹ thuật,cơ sở hạ tầng…

Chăm sóc khách hàng: thường trực tại tầng 1, tầng hầm,những nơi được phâncông 24/24h, Trực tiếp thu phí dịch vụ như: điện thoại, truyền hình

Nắm vững tình trạng hoạt động của các cụm nhà: số lượng- chất lượng,tình trạngdân cư, các hệ thống kỹ thuật như camera, báo cháy, nổ, doorphone Phát hiện sớmcác sự cố kỹ thuật, an ninh trật tự để giải quyết

Giải quyết các kiến nghị của khách hàng tại theo thẩmquyền

 Đội bảo vệ

Đội bảo vệ bao gồm có 6 tổ bảo vệ với 149 nhân viên trong đó có 1 Chỉ huy trưởng, 3Phó chỉ huy trưởng, 6 Tổ trưởng, 18 Ca trưởng ( ở 3ca: ca 1, ca2, ca3), 121 bảo vệ.Nhiệm vụ của đội là: Duy trì và giữ gìn trật tự an ninh khu đô thị mà công ty quản lý;thực hiện trông giữ xe đạp xe máy, ôtô và các hệ thống trang thiết bị; giải quyết tứcthời các sự cố

2.1.4 Đặc điểm công nghệ, quy trình sản xuất của công ty

* Đặc điểm công nghệ của công ty

Là một đơn vị quản lý trực tiếp một số nhà chung cư cao tầng, công ty cũng đồngthời quản lý một khối lượng lớn các máy móc,thiết bị hiện đại, công nghệ cao Đây làmột gánh nặng lớn để quản lý, khai thác và vận hành máy móc sao cho đảm bảo antoàn và hiệu quả

Ở mỗi toà nhà đều có một hệ thống thang máy( riêng toà nhà 34Tcó 9 thangmáy), hệ thống doorphone, loa phát thanh Đây là hệ thống thiết bị cao cấp mà chỉnhững ngôi nhà kiến trúc hiện đại và cao tầng mới sử dụng đến Tại trạm bơm cũng

có một hệ thống các máy móc tối tân được sử dụng để khai thác, thanh lọc, khử trùngnước để cung cấp nước đến cho từng hộ dân Đội vệ sinh chuyên nghiệp và tổ câyxanh cũng thường xuyên làm việc với các máy móc chuyên dụng

Như vậy để phục vụ cho các dịch vụ và quản lý được khu đô thị đảm bảođúngchất lượng, số lượng, thời gian, công ty đã luôn phải sử dụng một số lượng lớncácmáy móc công nghệ hiện đại phục vụ công việc nhà tầng

* Quy trình giải quyết sự cố kỹ thuật tại công ty

Hiện tại, phòng Quản lý và khai thác đô thị nắm vững và chịu trách nhiệm xâydựng các quy trình kỹ thuật như: Quy trình tiếp nhận hộ dân đến ở, chăm sóc khách

hàng Tuy nhiên, đối với các quản trị nhà tiếp xúc trực tiếp thường xuyên với cáckhách hàng là dân cư và những đơn vị hoạt động kinh doanh tại đây thì quy trình giảiquyết sự cố kỹ thuật là quan trọng nhất, thường xuyên phải thực hiện, diễn ra theovăn bản Quy trình giải quyết sự cố kỹ thuật khu đô thị( xem Phụ lục 1)

 Định nghĩa : Sự cố kỹ thuật là những bất thường xảy ra trong quátrìnhhoạt

động của các hệ thống kỹ thuật gây mất an toàn cho người, tài sản; gây hư hỏng cho

hệ thống, ảnh hưởng thiệt hại ngay lập tức đến cuộc sống của dân cư

 Các loại sự cố kỹ thuật : Có các loại sự cố như: Sự cố đặc biệt nghiêm

trọngliên quan đến tính mạng người, tài sản: gây hoả hoạn, tai nạn hoặc vật rơi từ độcao xuống, vỡ ống nước lớn…; Sự cố lớn, nguy cấp: mất điện lưới, máy phát khônghoạt động; mất nước, vỡ ống nước trong nhà; kẹt thang máy…; Sự cố nhỏ, ít nguycấp: tắc nhà vệ sinh, tắc rác cục bộ; rò rỉ hệ thống nước; nứt vỡ cửa kính

 Nguyên tắc cơ bản trước và sau khi khắc phục sự cố :

- Xác định chính xác tính chất của sự cố: nguyên nhân, tính chất, thời gian

- Xác định mức độ sự cố: nghiêm trọng hay không, liên đới rộng không…

- Đáp ứng được yêu cầu của khắc phục sự cố: nhanh, hạn chế tối đa thiệt hại vềngười và tài sản, chi phí

- Chọn phương án xử lý hợp lý

2.1.5 Tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của công ty

* Đặc điểm khách hàng và thị trường hoạt động

- Về khách hàng: Đối tượng khách hàng là những người có thu nhập cao, ổn định,

không chỉ có người trong nước mà còn có người nước ngoài nhiều nước Họ là nhữngngười bận rộn, khá khó tính, có tiền và cũng có đòi hỏi khá cao Họ đến làm việc vàsinh sống tại chung cư với một niềm tin sẽ được phục vụ chu đáo, tận tình theo đúngchi phí mà họ bỏ ra và thuận tiện cho công việc, cuộc sống của họ

- Về thị trường: Kể từ khi thành lập, công ty có mục đích chính là quản lý khu chung

cư theo chỉ định của Tổng công ty VINACONEX Quản lý khu chung cư Trung hoà Nhân chính Ngoài ra công ty còn mở rộng hoạt động dịch vụ của mìnhra các khuchung cư khác ngoài chỉ định của tổng công ty

* Tình hình hoạt động của công ty

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2005, 2006

( Nguồn P Tài chính kế hoạch )

Nhận xét :Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang phát triển

tốt Tổng doanh thu năm 2005 là hơn15 tỷ Đến năm 2006, tình hình kinh doanh củacông ty lại càng phát triển hơn Tổng doanh thu tăng lên hơn 20 tỷ, tương ứng tốc độtăng hơn 30% Tương ứng là lợi nhuận sau thuế đạt hơn 2 tỷ, tức là tăng thêm 200%.Lợi nhuận thu được chủ yếu qua các hoạt động của dịch vụ chăm sóc khách hàng Dựđịnh năm 2007 vẫn trên đà phát triển tiếp Điều này thể hiện sự tin tưởng vào các loạidịch vụ chăm sóc khách hàng của khách hàng đối với công ty, khẳng định phươngchâm đúng đắn của công ty là tận tâm phục vụ khách hàng đến mức tốt nhất

- Quản lý chăm sóc khách hàng tại khu đô thị: Hoạt động quản lý chăm sóc kháchhàng của công ty ngày càng mang lại hiệu quả cao, lượng khách hàng tớisinh sống vàgiao dịch tại khu đô thị ngày càng nhiều lên trong các năm qua

- Dịch vụ trông giữ các phương tiện giao thông: Các phương tiện gửi vé tháng; cácphương tiện gửi vé ngày

- Xây dựng một số hạng mục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý như hai bãi đỗ xe số 1

và số 2, lắp đặt các biển báo, biển cấm trên các tuyến đường nội bộ

- Tiếp nhận, vận hành và khai thác có hiệu quả Trạm cấp nước với khối lượng khaithác là trên 1 triệu m3 mỗi năm, trong đó:Cung cấp nước cho nhân dân; Cung cấpnước cho Công ty kinh doanh nước sạch Hà Nội theo hợp đồng bán buôn

Bên cạnh đó công ty cố gắng tăng cường kiểm tra, áp dụng các biện pháp xử lýkỹthuật kịp thời để nâng cao chất lượng cung cấp nước: xúc sả giếng khoan vàđườngống, thay cọ bể tại các toà nhà

- Đã thực hiện cung cấp dịch vụ vệ sinh tổng thể trên toàn bộ các vị trí sinh hoạt côngcộng như: hành lang, sảnh chung, thang máy, công trìnhhạ tầng…

- Quản lý và chăm sóc cây xanh tại công viên, bồn hoa, các tuyến đường…

- Các dịch vụ kinh doanh thương mại: Dịch vụ bán hàng tại nhà: cung cấp nhu yếuphẩm ; dịch vụ chăm sóc căn hộ- Homecare: diệt côn trùng, sửa chữa,chuyển đồ;một số dịch vụ nhằm khai thác triệt để mặt bằng hiện có

2.1.6Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty VINASINCO

* Cơ cấu lao động theo chức năng

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo chức năng

(Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức–hành chính)

Nhận xét: Ta nhận thấy rằng đặc điểm lao động của công ty là có rất ít sự biến động

tại mọi thời điểm trong năm Số lao động trực tiếp nằm trong các bộ phận khoán việc

là chủ yếu như tổ chăm sóc cây, đội vệ sinh chuyên nghiệp…Tuy nhiên có thể thấy là

số lượng bảo vệ đang chiếm một tỷ lệ khá lớn, có thể là do công ty, tuyển dụng và bốtrí người chưa hợp lý Số lượng lao động gián tiếp của công ty chiếm tỷ lệ nhỏ hơn

nhiều với lao động trực tiếp Đây là một điều đáng mừng, Tuy vậy số lượng lao độngquản lý kinh tế cần tăng cường thêm để mở rộng các hoạtđộng kinh doanh của côngty.

Tỷ lệ số lao động gián tiếp có xu hướng tăng lên, lao động trực tiếp lại cóxuhướng giảm đi nhưng khá ít, 0.5% và số lao động trực tiếp vẫn chiếm một tỷ lệ khálớn là 77.2 % năm 2007 nên đây không phải là điều đáng lo vì công ty đang cần thêmlao động quản lý

* Tình hình sử dụng lao động trong công ty

Bảng 2.3: Tình hình hợp đồng lao động của công ty năm 2005,2006,2007

(Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức–hành chính)

Nhận Xét: Ta nhận thấy số lượng lao động có thời hạn < 3 tháng chiếm dưới 20% và

sự thay đổi qua các năm là không đáng kể Đây hầu hết là những người lao động quátuổi lao động đi làm thêm hoặc lao động đang trong thời gian thử việc

Bảng 2.4: Chất lượng và cơ cấu lao động năm 2005, 2006, 2007

( Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức- hành chính)

sốlượng

Nhận xét: Số lao động nữ qua các năm đang có sự tăng lên cả về số lượng và tỷ lệ

%, năm 2007 tổng số lao động nữ chiếm 35.3%, tăng 1.5% so với năm 2005.Về trình

độ học vấn ta thấy rằng số lao động không qua đào tạo là khá lớn, mặc dù vậy quacác năm thì số lượng lao động này đã giảm đi khá nhiều Điều này có được là docông ty đã cố gắng cho lao động đi học các lớp ngắn hạn để có kiến thức sơ đẳng và

có chiến dịch tuyển lao động có trình độ cao hơn Vì vậy tỷ lệ tất cả các loại laođộng này đều tăng lên, lao động đại học, cao đẳng năm 2007 là 24%, tỷ lệ lao độngkhông qua đào tạogiảm đáng kể, năm 2005 là 34.3%thì đến năm 2007 chỉ 24.1%.Đây là một điều đáng mừng cho hoạt động của công ty

2.2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty VINASINCO

Qua một thời gian thực tập tại công ty VINASINCO, em đã rút ra được một số các nhận xét về tình hình thực hiện công tác phân tích công việc như sau:

2.2.1 Công ty chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản

Hiện tại, công ty vẫn chưa thực hiện bất kỳ một chương trình phân tích công việcnào cho các công việc trong công ty Công ty chỉ hiện đang sử dụng một loại vănbảnlà các quy định về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban Văn bản nàyđược đưa ra chi tiết tại Phụ lục 6 Ban lãnh đạo đã dựa vào quy định này để giaonhiệm vụ cho các bộ phận mà chịu trách nhiệm là trưởng phòng hoặc trưởngbộ phận.Văn bản này tuy có rõ ràng nhưng chưa cụ thể với các bộ phận đó

Sau đó việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên là nhiệm vụ của trưởngbộphận để phù hợp với trình độ và chuyên môn của họ

Ví dụ:

1/ Phòng Quản lý và khai thác đô thị hiện có 8 nhân viên, chịu trách nhiệm vềhai lĩnh vực là quản lý kỹ thuật và chăm sóc khách hàngthì sự phân chia công việcnhư sau:

Phụ trách phòng là một kiến trúc sư sẽ chịu trách nhiệm chung với tất cả các côngviệc của phòng được công ty giao và phân chia trách nhiệm cho các nhân viên củamình:

- Trong khâu quản lý kỹ thuật có 1 kỹ sưđiện chịu trách nhiệm quản lý về điện,

1 kỹ sư cấp thoát nước chịu trách nhiệm quản lý về nước, 1 kỹ sư cao đẳng xây dựngchịu trách nhiệm về vấn đề xây dựng

- Trong khâu chăm sóc khách hàng có 1 cử nhân luật chịu trách nhiệm quản lýcác thông tin khách hàng, 1 công nhân nề và 1 cử nhân kinh tế chịu trách nhiệm quản

lý phương tiện xe cộ: gửi vé tháng, vé ngày đối với xe đạp, xe máy, ôtô

- Một trung cấp kế toán là thủ kho

2/ Trong các cụm quản trị đô thị, cụm trưởng có trách nhiệm quản lý chung khuvực của mình về tài sản, con người; tổng hợp, báo cáo thông tin lại với công ty

Các quản trị nhà có trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc như: tiếp dân; thu phí;theo dõi các tầng bằng camera; quản lý người dân, người ra vào; cung cấp các dịch

vụ khi khách hàng cần,…trong khoảng thời gian mà mình làm việc Công việc của aitrong ca làm việc của mình có trách nhiệm báo cáo lại với cụm trưởng

Nhưng việc phân chia công việc này có một số nhược điểm là :

- Chỉ mang tính ước chừng, người lao động chịu trách nhiệm về một vấn đềnào đó, tuy nhiên chưa được liệt kê rõ ràng người lao động cần làm gì Cáccông việc chỉ mới đượcđưara trong một thời gian dài mà chưa được địnhlượng

- Việc phân chia trách nhiệm không đi kèm với quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề khác thuộc công việc như các yêu cầu công việc với người thựchiện, các tiêu chuẩn thực công việc

- Việc phân chia này chỉ được thực hiện bằng cách trưởng bộ phận giao việctrực tiếp cho các nhân viên của mình mà không thông qua một văn bản giấy tờnào

Ngoài ra, mỗi tháng một lần công ty có tổ chức một buổi họp giao ban gồm giámđốc, phó giám đốc và các trưởng bộ phận nhưng không xác định rõ thời gian, tuỳthuộc công việc của các bộ phận Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo côngviệc củabộ phận mình, đưa ra kiến nghị Phó giám đốc nêu ra ý kiến và đưa ra cáccông việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận Sau đây là biên bản cuộc họp giao bangần nhất ngày 26/03/2008

Bảng 2.5: Biên bản họp giao ban hàng tháng