CHƯƠNG 6 chức năng tổ chức

KHÁI NIỆM Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến các hoạtđộng thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp, tức làquan hệ hàng ngang

CHƯƠNG 6: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Mục đích và yêu cầu của chương

Với chức năng hoạch định, nhà quản trị vạch ra mục tiêu, xây dựng chiến lược và

kế hoạch hành động Nhưng kế hoạch muốn thành công cần phải có quá trình thựchiện, chính chức năng tổ chức đảm nhận vai trò biến những mục tiêu và ý tưởngcủa hoạch định thành những kết quả cụ thể Thực tế cho thấy, nếu tổ chức khôngtốt thì mọi kế hoạch đều có thể vô nghĩa Do vậy, tổ chức là chức năng quản trị cầnthiết cho tất cả mọi hoạt động, tất cả các nhà quản trị dù ở cấp nào cũng cần phảinắm vững những nguyên tắc và phương pháp tổ chức Chương này sẽ trình bàynhững vấn đề cơ bản trong tổ chức quản trị, qua chương này người đọc cần nắmvững những nội dung cơ bản sau:

1 Vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị

2 Hiểu biết các nguyên tắc cơ bản của tổ chức

3 Hiểu và ứng dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức

4 Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và ủy quyềntrong hoạt động quản trị

6.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

6.1.1 KHÁI NIỆM

Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến các hoạtđộng thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp, tức làquan hệ hàng ngang và hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lậpcác mốì quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi chomỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đónggóp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Công việc tổ chứcthường được xem xét trên ba mặt: tổ chức bộ máy, tổ chức công việc và tổ chứcnhân sự Ba mặt đó liên quan chặt chẽ với nhau và thể hiện trên hai nhiệm vụ

cơ bản là thiết kế bộ máy hoạt động và thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyềntrong cơ cấu đó Công việc tổ chức có những đặc điểm chung là:

• Kết hợp các nỗ lực của các thành viên: khi các cá nhân cùng nhau tham gia và

phối hợp hoạt động thì nhiều công việc phức tạp và to lớn có thể được hoàn thành

Sự kết hợp các nỗ lực sẽ làm tăng lên sự đóng góp của mỗi cá nhân Sức mạnh củamột tập thể thống nhất bao giờ cũng lớn hơn của một cá nhân riêng lẻ

5 Phân công lao động: Trên cơ sở phân chia công việc theo chuyên môn cho các

thành viên mà một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách hiệuquả

6 Hệ thống thứ bậc quyền lực: Quyền lực là quyền điều khiển hoạt động của những

người khác Nếu không có một hệ thông thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp

các cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn.

Từ những đặc điểm trên dễ nhận thấy chức năng tổ chức là một quá trình baogồm nhiều nội dung có mối liên hệ chặt chẽ và tác động lên nhau:

7 Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức (cơ cấu tổ chức)

8 Xây dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động nhằm bảo đảm cho cơ cấu đó hoạt

động có hiệu quả

9 Chức năng tổ chức còn bao gồm các hoạt động liên quan đến xác định quyền hạn

trách nhiệm và xây dựng mối quan hệ giữa các đơn vị các bộ phận nhằm bảo đảmcho tổ chức vận hành ổn định, chính xác và hiệu quả

10 Trong hoạt động quản trị vấn đề tổ chức cần được quan tâm đúng mức Dick

Cakson, một nhà quản trị nổi tiếng của Mỹ đã nhật xét, có tới 80% những khiếmkhuyết trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức vàthực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chứcthì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao

6.1.2 VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Công việc tổ chức có một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện mục tiêucủa một tổ chức, doanh nghiệp Có thể nói khi công tác tổ chức được thực hiện tốt

và khoa học, thì mọi quá trình quản trị sẽ được thực hiện thành công.Vai trò củacông tác tổ chức thể hiện ở những điểm sau:

11 Chức năng tổ chức bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực

tế Đồng thời tổ chức còn tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân vàcho cả tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình.Chính tổ chức tốt tạo ra tính kỷ luật và trật tự trong hoạt động chung của conngười

12 Khi thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp

cho công tác quản trị Nếu có một cơ cấu tổ chức hợp lý thì công việc thực thi cácnhiệm vụ quản trị sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thựchiện

13 Tổ chức công việc tốt sẽ có tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một

cách có hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt độngquản trị

6.1.3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

Khi thực hiện chức năng tổ chức các nhà quản trị phải dựa vào các các vấn đềmang tính khoa học sau:

6.1.3.1 Tầm hạn quản trị

Hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng bộ phận hay

nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu nhất.Khi nói “điều khiển một cách hữu hiệu nhất” chúng ta muốn nói đến việc lãnh đạo,giao việc, kiểm tra, hướng dẫn nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng, có kết

quả về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng

nấc trung gian trong một xí nghiệp Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi

là bộ máy tổ chức thấp Bộ máy có nhiều tầng là bộ máy tổ chức cao Chúng tathấy rằng cùng với một số lượng cán bộ nhân viên bằng nhau, nếu xí nghiệp chọntầm hạn quản trị rộng (tức là mỗi nhà quản trị phải điều khiển một số đông người),

xí nghiệp sẽ có ít tầng nấc trung gian giữa giám đốc và công nhân, và bộ máy tổchức của xí nghiệp sẽ có dạng thấp Ngược lại, nếu xí nghiệp chọn tầm hạn quản trịhẹp (tức là, mỗi nhà quản trị sẽ chỉ điều khiển một số ít người), xí nghiệp sẽ có

nhiều cấp trung gian, và bộ máy tổ chức của xí nghiệp sẽ có dạng cao Thông

thường, những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian sẽ làm làm chậm trễ vàlệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong doanh nghiệp.Cần lưu ý rằng, sự xác định này không thể chủ quan Tầm hạn quản trị rộng chỉphù hợp khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá,khi công việc của cấp dưới ổn định, có kê' hoạch, ít thay đổi, và cấp dưới đã đượcnhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều Trái lại, nếu năng lực của nhàquản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc củacấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trịhẹp lại thích hợp hơn

6.1.3.2 Quyền hành trong quản trị

Quyền hành là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác phải hành độngtheo chỉ đạo của mình Mọi nhà quản trị đều phải điều khiển người khác, cho nênmọi nhà quản trị đều phải có quyền hành thì mới quản trị được nếu không nhà quảntrị sẽ chấm dứt vai trò của mình

Có thể nói rằng, quyền hành là công cụ của nhà quản trị Muốn quản trị, phải cóquyền, vấn đề đặt ra là quyền hành của nhà quản trị xuất phát từ đâu, hay nói cáchkhác, làm sao để nhà quản trị có được quyền hành? Trong lý thuyết quản trị học,vấn đề nguồn gốc của quyền hành quản trị đã được nhiều tác giả trình bày Có

người cho rằng quyền hành quản trị xuất phát từ chức vụ Lý thuyết này đúng,nhưng chưa đủ, vì không giải thích được hiện tượng có giám đốc ra lệnh mà nhânviên không thi hành, tức là nhân viên không thừa nhận quyền hành của giám đốc.Tổng hợp các lý thuyết về nguồn gốc của quyền hành, có thể chấp nhận lý thuyếtsau đây của Max Weber, nhà xã hội học người Đức – Max Weber cho rằng, quyềnhành của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ ba yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhậnchức vụ, cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng và bản thân nhà quản trị

có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng Nếu không có 3 yếu tố đó,quyền hành của nhà quản trị sẽ không vững mạnh, và rất khó để điều khiển cấpdưới

Ngoài vấn đề tính chất và nguồn gốc của quyền hành trong quản trị, nên lưu ý đếnmột vấn đề khác là sự giới hạn của quyền hành quản trị Thật vậy, mặc dù mọi nhàquản trị đều phải có đầy đủ quyền hành mới quản trị được, quyền hành đó khôngphải là không giới hạn Trong thực tiễn hoạt động, quyền hành của nhà quản trịchịu hạn chế bởi nhiều yếu tố như luật pháp và các qui định của nhà nước, đạo đức

xã hội, điều kiện sinh học của con người, v.v

6.1.3.3 Phân cấp quản trị

Thực chất của việc phân cấp quản trị chính là sự phân chia hay ủy thác bớt quyềnhành của nhà quản trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp dưới, về mặt khoa học,người ta cũng gọi là phân quyền hay phi tập trung hóa trong quản trị Mục đích củaviệc phân cấp chủ yếu là để nhằm tạo điều kiện cho tổ chức đáp ứng kịp thời,nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình Ngoài ra, sự phân cấpnhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thờicũng tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay thế các nhàquản trị cấp cao khi cần thiết

6.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

6.2.1 KHÁI NIỆM

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, đượcchuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụthuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năngquản trị và mục tiêu chung của tổ chức Cơ cấu tổ chức càng hoàn thiện thì côngviệc quản trị càng có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu đề ra.Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, khâu, thiết kế công việckhông tương ứng, xếp đặt nhân viên không phù hợp sẽ trở thành nhân tố kìmhãm sự phát triển của tổ chức và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ

chức Khi xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp các nhà quản trị phải dựatrên những cơ sở chủ yếu sau:

a) Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức đã xác định được mục tiêu

và chiến lược hoạt động

b) Phải dựa vào qui mô và đặc điểm (lĩnh vực) hoạt động của doanh nghiệp

c) Tính toán đến những tác động của môi trường vĩ mô và vi mô của doanh nghiệp.d) Phù hợp với công nghệ hoặc kỹ thuật sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ chính củadoanh nghiệp

14 Các nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực (con người) và tài

chính {chi phí).

15 Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức: phân tích công việc, phân

chia công việc một cách hợp lý, thiết lập một cơ chế phối hợp lý giữa các bộ phậnkhác nhau thành một thể thống nhất

Ngoài những yếu tố trên, khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần đặc biệt chú ý đếnnhững yếu tố ảnh hưởng trực tếp đến việc thiết kế và chọn lựa cơ cấu tổ chức phùhợp Qua quá trình nghiên cứu và đánh giá thực tế, người ta nhận thấy cơ cấu tổchức chịu ảnh hưởng từ những yếu tố chính sau đây:

15.2 Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp: đây là yếu tố ảnh hưởng mạnh

mẽ nhưng khó thấy, chiến lược phát triển sẽ qui định cách thức hoạt động, do đó nóảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, với ý nghĩa là bộ máy điều hành công việc

15.3 Qui mô hoạt động của doanh nghiệp: điều dễ nhận thấy là qui mô khác nhau sẽ dẫn

tới số lượng các bộ phận phân hệ và mức độ phức tạp khác nhau Do vậy mô hình

tổ chức cũng khác nhau

15.4 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: như công nghệ kỹ thuật, ngành nghề, trình

độ phát triển sẽ đòi hỏi những cách thức quản lý khác nhau, trình độ nhân viênkhác nhau

16 Nhu cầu nhân lực khác nhau, dẫn tới cách thức hình thành bộ máy quản lý phải

khác nhau và mang tính đặc thù

Môi trường hoạt động của doanh nghiệp cũng là yếu tố ảnh hưởng mạnh, vì tất cả

các tổ chức luôn chịu sự tác động từ môi trường, muôn tồn tại phải có khả năngthích nghi với những biến đổi của môi trường

17 Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nhân lực và vật lực là yếu tố

cần cân nhắc khi xây dựng cơ cấu tổ chức Mỗi cơ cấu cần có những chi phí hoạtđộng và những con người hoạt động trong cấu trúc tổ chức của nó Điều này đòihỏi khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải tính toán và phân tích kỹ càng các yếu tốnguồn lực để có thể chọn lựa chính xác mô hình hoạt động, bảo đảm hiệu quả vàtiết kiệm

6.2.2 Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị

1.Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù

hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanhnghiệp, hay “mục tiêu nào thì cơ cấu đó”

2 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ

chức chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếpcủa mình Nguyên tắc này bảo đảm có sự chỉ huy thông suốt và sự phối hợp nhịpnhàng giữa các cấp và các bộ phận trong tổ chức

3 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên quan điểm chi

phí để duy trì và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạtkết quả cao nhất

4 Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công

việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đôì sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp vàphải có cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung

5 Nguyên tắc lỉnh hoạt: Bộ máy quản trị phải lĩnh hoạt để có thể đối phó kịp thời

với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt tronghoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

6 Nguyên tắc an toàn và tin cậy: bộ máy quản trị phải bảo đảm độ an toàn và tin cậy

trong hoạt động, có khả năng chịu được nhũng tác động bên trong và môi trườngbên ngoài trong những giới hạn nhất định

6.2.3 CÁC YÊU CẦU KHI THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức cần tuân thủ những yêu cầu sau:

1 Xác định số lượng bộ phận, phân hệ và cấp bậc phải phù hợp với thực tế và nhucầu hoạt động bảo đảm khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi

2 Xác định rõ ràng phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, phân hệ Hạnchế đến mức tối đa những chồng chéo trong thông tin và giải quyết công việc

3 Mỗi một bộ phận, phân hệ có thể đảm nhận một hay một số nhiệm vụ, nhữngkhông thể xảy ra trường hợp một nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết

4 Xác định chính xác các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm sựphối hợp nhịp nhàng và cân đối trong hoạt động giữa cá bộ phận và phân hệ trongtoàn bộ tổ chức

6.2.4 QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Hiện nay tồn tại hai quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức, đó là 1 quan điểm cổ điển(hay gọi là mô hình cơ giới) và quan điểm hiện đại (mô hình hữu cơ) Hai quanđiểm này song song tồn tại và ứng dụng trong những điều kiện cụ thể của từng tổ

chức (qui mô,ngành nghề, cơ chế kinh tế ) Mỗi quan điểm đều có những ưu vànhược điểm nhất định.

5 Quan điểm cổ điển nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thông quyền lực phân biệt

rõ ràng Mô hình này hướng vào tập quyền và duy trì tuyến lãnh đạo theo cấp bậcvới những nguyên tắc hoạt động dựa vào thông tin chính thức

6 Quan điểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống Chútrọng đến phân quyền và phi tập trung hoá Mô hình này có những cơ cấu linh hoạttheo dự án và có thể thay đổi theo những biến đổi của môi trường hoạt động

Dù theo quan điểm nào, khi phân chia các bộ phận trong cơ cấu tổ chức người tathường dựa vào những các phân chia cơ bản sau:

7 Phân chia theo tầm hạn quản trị: Tầm quản trị tốt nhất thông thường là từ 3 - 10

nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, có thể tăng lên đến 12, 15 người nếu nhân viêndưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và giảm xuống 2, 3 người nếu nhân viêncấp dưới phải làm những công việc phức tạp

8 Phân chia theo thời gian: Đây là một hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất.

Hình thức này thường áp dụng đôi với cấp thấp nhất trong tổ chức, đó là việc tổ

chức hoạt động theo ca, kíp Việc phân chia này phù hợp với các tổ chức phải hoạt

động liên tục để khai thác cao nhất công suất máy móc

9 Phân chia theo chức năng: Đây là sự phân bố các bộ phận chuyên môn theo chức

năng hoạt động Việc phân chia này được áp dụng khá rộng rãi trong thực tế Ưuđiểm của cách phân chia này là đảm bảo thực hiện được các chức năng chủ yếu của

tổ chức và phát huy được kiến thức chuyên môn

10.Phân chìa theo lãnh thổ địa lý: Sự phân chia này căn cứ vào sự hoạt động của

doanh nghiệp trên nhiều địa bàn khác nhau Việc phân chia này có ưu điểm là sửdụng được các nguồn nhân lực tại chỗ do đó tiết kiệm chi phí và thời gian, hiểu rõhơn về thị trường khu vực và có thể phát huy được các kỹ năng chuyên môn để giảiquyết các vấn đề thực tế ở khu vực đó

11 Phân chia theo sản phẩm: Đây là cách tổ chức của một doanh nghiệp sản xuất,

kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau, do đó phải thành lập nhiều bộ phận chuyênkinh doanh theo từng loại sản phẩm

• Phân chia theo khách hàng: Căn cứ vào các nhóm khách hàng mà phân chiacác bộ phận cho phù hợp Cách tổ chức này thường được áp dụng cho các cơ sởkinh doanh các lĩnh vực dịch vụ

• Phân chia theo quy trình công nghệ và thiết bị kỹ thuật: Một xí nghiệp chiaviệc sản xuất của mình theo qui trình công nghệ sản xuất

6.2.5 CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

Thông thường khi thiết kế cơ cấu tể chức chúng ta phải thực hiện 3 giai đoạn là:phân tích, thiết kế và xây dựng.

6.2.5.1 Giai đoạn phân tích

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của cơ cấu tổ chức Giaiđoạn này tập trung vào phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và môhình đáp ứng Nó xác định các chức năng cần thiết, làm rõ các nhiệm vụ và giớihạn công việc và quyền hạn của các chức năng đó Nếu cơ cấu xây dựng trên nềncủa các cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước này sẽ phân tích những hạn chế và thiếusót của cơ cấu cũ để đề ra các thức cải tiến cho phù hợp Nói chung giai đoạn nàytập trung giải quyết các vấn đề sau:

 Mô hình cơ cấu tổ chức nào sẽ đáp ứng được mục tiêu và chiến lược hoạtđộng của tổ chức ?

 Quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cấp đượcthiết kế ra sao? Hệ thông thông tin tổ chức như thế nào?

6.2.5.2 Giai đoạn thiết kế

Giai đoạn này là chi tiết hóa các phân tích và tính toán các thông số cần thiết chocác bộ phận Đồng thời giai đoạn này cũng tiến hành xây dựng những qui chế,những nguyên tắc hoạt động và thiết lập những qui tắc ứng xử cho các bộ phận.Giai đoạn thiết kế tập trung tính toán số lượng các bộ phận và phân hệ, số lượngcác nhân viên (định biên), trình độ chuyên môn, khối lượng công việc, xây dựngbảng phân tích công việc và các biểu mẫu cung cấp thông tin cần thiết

6.2.5.3 Giai đoạn xây dựng

Là giai đoạn chính thức ban hành mô hình cơ cấu tổ chức và bổ nhiệm các chức vụquản lý Tiến hành phân chia công việc và giao nhiệm vụ cho các cá nhân các bộphận Hình thành mối liện hệ quyền hạn trách nhiệm và chính thức vận hành côngviệc

6.2.6.CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

6.2.6.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến: là mô hình tổ chức quản trị trong đó mỗi người

cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếpcủa mình Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

 Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

 Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Hình 6.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Ưu điểm

18 Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

19 Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ

20 Chế độ trách nhiệm rõ rang

Nhược điểm

• Không chuyên môn hóa Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàndiện

• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

• Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Cơ cấu này rất phù hợp với những xí nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phứctạp và sản xuất liên tục

6.2.6.2 Cơ cấu tổ chức chức năng: Hình thành các bộ phận được chuyên môn hóa

gọi là các chức năng (phòng ban), các chức năng này có quyền tác động đến các bộphận hoạt động theo chức năng chuyên môn Người lãnh đạo thông qua các chứcnăng chuyên môn này để điều hành hoạt động của tổ chức Cơ cấu này được thựchiện trên nguyên lý:

• Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

• Không theo tuyến

• Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗingười cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

Hình 6.2: Cơ cấu tổ chức chức năng

Ưu điểm

21 Cơ cấu này sử dụng được của các chuyên gia giỏi

22 Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện

• Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

• Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Cơ cấu tổ chức chức năng thường được sử dụng trong những doanh nghiệpbắt đầu phát triển về qui mô, đòi hỏi tính chuyên môn hoá Tuy nhiên mô hình nàyngày nay ít được sử dụng do có nhiều nhược điểm

6.2.6.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng: Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của

hai loại cơ cấu Trực tuyến và cơ cấu chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơbản là:

• vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không

có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ thammưu giúp việc cho nhà quản trị cấp cao

• Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động vàđược toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Hình 6.3: Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng

Ưu điểm

• Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

• Tạo điều kiện cho cắc giám đốc trẻ Phát huy khả năng Inhân sự trong tổ chức

Nhược điểm

• Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết

• Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

• Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Do vậy dễ xảy ra xung độtdọc giữa các chức năng và các bộ phận trực tuyến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là một mô hình thường được sử dụng trongcác tổ chức có qui mô lớn, tính chuyên môn hóa cao Mô hình này cũng thườngthấy trong các lĩnh vực phi sản xuất

6.2.6.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận: