CHƯƠNG 8 chức năng kiểm soát

Kiểm soát được xem như là một quá trình cung cấp các thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác địn

CHƯƠNG 8: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Mục đích và yêu cầu của chương

Kiểm soát là chức năng sau cùng trong tiến trình quản trị Kiểm soát được xem như là một quá trình cung cấp các thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra và đã kết thúc, nó còn là quá trình kiểm soát trước đôì với những sự việc sắp xảy ra, điều này là đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong các doanh nghiệp ngày nay, nó giúp cho các doanh nghiệp chủ động đốì phó với những nguy cơ sắp tới nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh Đọc xong chương này các bạn sẽ hiểu rõ một số nội dung cơ bản sau đây:

• Kiểm soát là gì?

• Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát.

• Tiến trình kiểm soát.

• Các loại hình kiểm soát.

• Các kỹ thuật kiểm soát.

KIỂM SOÁT

8.1.1 KHÁI NIỆM

Như đã đề cập ở phần trên kiểm soát là một trong bốn chức năng quan trọng của quản trị, là công việc của bất kỳ một cấp bậc quản trị nào từ vị chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc cho đến một đốc công hay một tổ trưởng Tuy nhiên trong thực tiễn, khái niệm này vẫn được hiểu theo nhiều cách khác nhau, có quan điểm

cho rằng: “kiềm soát là chức năng sau cùng vì vậy nó chỉ diễn ra khi các công việc

đã kết thúc”, hay “kiểm soát là một hoạt động chỉ xuất hiện trong một giai đoạn nhất định”, những cách hiểu như vậy là chưa đầy đủ và không đúng với bản chất của khái niệm này Có thể đưa ra khái niệm sau đây về kiểm soát: “Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó”.

Theo chúng tôi có 4 điểm quan trọng trong khái niệm kiểm soát mà các nhà quản trị cần lưu ý là:

• Kiểm soát là một quá trình.

• Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động dã xảy ra và đã kết thúc mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra

• Kiểm soát nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy cơ sai lệch

• Kiểm soát để thực hiện các biện pháp khắc phục sự sai lệch hướng đến việc hoàn thành mục tiêu đã định

8.1.2 CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT

Trong tác phẩm: “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” các tác giả Koontz và Ó Donnell đã chỉ ra bảy nguyên tắc định hướng cho việc xây dựng cơ chế kiểm soát trong các tổ chức Cụ thể là:

1 Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức

và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát: Vì mục tiêu chủ yếu của

kiểm soát là kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, do đó kế hoạch trở thành đốì tượng và cũng đồng thời là cơ sở của kiểm soát Kiểm soát phải được thiết kế theo

kế hoạch hoạt động tổ chức Nội dung kiểm soát tùy thuộc vào nội dung của kế hoạch hoạt động, mặt khác kiểm soát cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng bị kiểm soát Không thể áp dụng việc kiểm soát giống nhau cho tất cả mọi cấp bậc và đối tượng khác nhau Ví dụ khi kiểm soát khả năng quản trị của một phó giám đốc chúng ta phải đặt ra những tiêu chuẩn để đánh giá khác với những tiêu chuẩn đặt ra với một tổ trưởng Kiểm soát công việc của một giáo viên khác với kiểm soát công việc của một trưởng khoa

2 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị:

Việc kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy

ra mà họ quan tâm Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp Ví dụ: khi nhà quản trị đang quan tâm đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp thì việc kiểm soát phải nhằm mục đích là xác định cho được những diễn biến tài chính hiện tại của doanh nghiệp

3 Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu: Khi xác định

rõ được mục đích của kiểm soát, trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần tập trung việc kiểm soát Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm và kiểm soát trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất mà việc kiểm soát không đạt được hiệu quả cao Khâu trọng yếu cần kiểm soát là những khâu quyết định sự tồn tại của tổ chức, ví dụ

2

khâu trọng yếu cần được kiểm soát trong nhà trường là những hoạt động liên quan đến giảng dạy và phục vụ cho giảng dạy Đó cũng có thể là sự yếu kém hay trì trệ đang diễn ra ở nơi nào đó trong hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải tập trung kiểm soát tìm ra nguyên nhân để giải quyết, ví dụ doanh số bán sản phẩm của công

ty tại thị trường X đang giảm sút liên tục

4 Kiểm soát phải khách quan: Nếu như thực hiện việc kiểm soát với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được những nhận xét và đánh giá khách quan, đúng mức về đối tượng được kiểm soát, kết quả kiểm soát sẽ bị sai lệch và dĩ nhiên ảnh hưởng đến những giải pháp đề xuất làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn Vì vậy, kiểm soát cần phải được thực hiện với thái độ khách quan Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm soát được chính xác

5 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp (tổ chức): Để cho việc kiểm soát có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và các nguyên tắc kiểm soát phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm soát không nên đi vào quá chi tiết và quá chặt chẽ Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo cụ thể, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách

tự kiểm soát, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người

6 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế: Thực ra việc kiểm soát là chức năng cần thiết trong quản trị Nó đòi hỏi những chi phí nhất định trong quá trình thực hiện Do vậy, cần phải tính toán nhằm thực hành tiết kiệm, giảm chi phí này và không nên lạm dụng quá nhiều tác dụng của kiểm soát

Ví dụ: nếu cơ chế quản trị doanh nghiệp được xây dựng hợp lý, hoạt động xí nghiệp diễn ra một cách trôi chảy, ít khi bị trục trặc thì công việc kiểm soát thực hiện ít hơn, chi phí cho kiểm soát giảm xuống

7 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động: Việc kiểm soát được coi là đúng đắn, nếu những sai lệch so với kế hoạch được phát hiện và tiến hành điều chỉnh trên thực tế Ngược lại, nếu như việc phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của

sự sai lệch mà không gắn với quá trình điều chỉnh lại thì, trên thực tế công việc kiểm soát coi như vô nghĩa vì không có tác dụng

Trên đây là một số nguyên tắc cơ bản đòi hỏi công việc kiểm soát trong các

doanh nghiệp phải thực hiện Việc nhận thức và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc này sẽ góp phần làm tăng hiệu quả của kiểm soát

8.2 TIẾN TRÌNH KLỂM SOÁT

Bước 1: xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Như đã đề cập trong định nghĩa trên, kiểm soát là quá trình đo lường và đánh giá kết quả thực tế và so sánh với các tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch, vì vậy để xác lập cơ sở cho quá trình kiểm soát cần phải xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát chính là các chuẩn mực, hay là mục tiêu, chỉ tiêu mà chúng

ta đặt ra cho việc thực hiện Nó là những kết quả mà chúng ta mong muốn đạt được Ví dụ chỉ số tiêu thụ điện năng hoặc nhiên liệu của một động cơ nào đó hoặc

là thời gian đáp ứng một đơn hàng, tùy theo nội dung và đôi tượng kiểm soát mà các chuẩn mực (các tiêu chuẩn kiểm soát) có thể được xác định khác nhau Nếu nội dung kiểm soát là việc thực hiện kế hoạch thì tiêu chuẩn kiểm soát là những mục tiêu, chỉ tiêu, những tỉ lệ, những đặc tính mà chúng ta đặt ra trong kế hoạch Tiêu chuẩn kiểm soát có thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng Tuy nhiên thông thường các chỉ tiêu định lượng sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát hơn Để có thể gia tăng hiệu quả của công tác kiểm soát, khi thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện các yêu cầu sau:

 Các tiêu chuẩn kiểm soát phải nhất quán với các mục tiêu, chiến lược chung của tổ chức

 Các tiêu chuẩn kiểm soát được thể hiện dưới hình thức là các mục tiêu của việc thực hiện cần cụ thể hóa ở từng cấp, và do mỗi cấp tự định ra trên cơ sở tham khảo mục tiêu ở cấp cao hơn

 Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm soát quá trình Muôn vậy chúng cần thiết lập dưới dạng các các yếu tố đầu vào (Inputs), các kết quả đầu ra (Outputs) và các kết quả sau cùng (Outcomes) Chúng có liên

hệ mật thiết với nhau, phản ánh chính xác kết quả thực hiện, giúp cho việc phát hiện sai lệch và hiệu chỉnh dễ dàng nhằm đảm bảo hệ thống đạt hiệu quả cao.28

 Mang tính chất hiện thực (không quá cao cũng không quá thấp)

 Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra

 Dễ dàng cho việc đo lường

Bảng 8.1: Ví dụ về các loại hình kiểm soát và tiêu chuẩn kiểm soát

Loại hình kiểm soát

Đối tượng kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát

Kiểm soát Kiểm soát Tỷ lệ phần trăm số có

4

đầu vào (Inputs)

vật tư khuyết tật trong giới hạn

cho phép Kiểm soát

lập dự toán vốn

Tỷ suất lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn, tỷ suất lợi nhuận chiết khấu

28 Ví dụ: để kiểm soát hiệu quả đào tạo của trường đại học ta có thể sử dụng: đầu vào (các inputs: điểm chuẩn đầu vào của các môn thi tuyển sinh), đầu ra (các outputs: điểm thi các học phần, điểm thi tốt nghiệp, ) và các kết quả sau cùng (các outcomes: sự hài lòng của các doanh nghiệp sử dụng nhân lực, )

Kiểm soát nhân lực

Những đặc điểm kỹ thuật của công việc, kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn đảm bảo hoàn thành công việc Kiểm soát

hiện hành

(Conversion

Process)

Hành vi của người lao động

Các quy trình thực hiện công việc chuẩn, các nguyên tắc, quy định,

Vận hành của máy móc thiết bị

Các chỉ số phản ánh tình trạng vận hành của máy móc (ví dụ tốc độ, mức tiêu hao nhiên liệu )

Kiểm soát

đầu ra

(Outputs)

Kết quả thực hiện công việc của người lao động

Năng suất, sản lượng thực hiện,

Tình hình thực hiện kế hoạch

Mức độ hoàn thành các chỉ tiêu trong kế hoạch

Tình hình đáp ứng khách hàng

Chỉ số hài lòng của khách

hàng

Bước 2: Đo lường thành quả

Nội dung của bước này là căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đề ra trong bước 1, tiến hành đo lường kết quả thực tế nhằm phát hiện sự sai lệch Thực tế cho thấy hiệu quả đo lường còn tùy thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường, nhiều khi phải tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian để đo lường một hoạt động nào đó nhưng hiệu quả lại rất thấp (độ tin cậy không cao) Ví dụ một nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả năng thích ứng của sản phẩm mới như thế nào?

Trường hợp này cho thấy phương pháp đo lường sẽ quyết định độ tin cậy của việc đo lường Ngoài ra việc đo lường đối với những tiêu chuẩn là định lượng sẽ dễ dàng hơn so với những tiêu chuẩn là định tính hoặc là những “tiêu chuẩn mờ”, ví

dụ đo lường thị phần của sản phẩm sẽ dễ hơn việc đo lường uy tín của nhãn hiệu

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

Nếu như kết quả thực tế có sai lệch so với những mục tiêu (những tiêu chuẩn)

đã dự kiến thì, cần phải phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch và đề ra các biện pháp nhằm khắc phục sự sai lệch đó Sự sai lệch này có thể bắt nguồn từ nhiều lý do khác nhau như: lỗi của người vận hành; giám sát tồi; huấn luyện không phù hợp; máy móc hoặc vật tư bị hư hỏng Khi phát hiện sự sai lệch, có thể sử dụng nhiều biện pháp để khắc phục như: tổ chức lại bộ máy xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo và chính sách động viên hoặc có thể hoạch định lại mục tiêu chiến lược của tổ chức

Từ những nội dung được trình bày trên đây cho thấy kiểm soát là một hệ thống phản hồi hết sức quan trọng đối với công tác quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà các nhà quản trị biết rõ được hiện trạng của doanh nghiệp, những vấn

đề mà nó đang gặp phải để chủ động thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời

Ta có thể tóm tắt quá trình kiểm soát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 8.2: Vòng phản hồi của kiểm soát

6

So sánh với các tiêu chuẩn

Kết quả thực tế

Đo lường

Phát hiện sai

lệch

Thực hiện sự điều chỉnh

Đưa ra chương trình điều chỉnh

Phân tích

nguyên nhân

sai lệch

Kết quả mong muốn

8.3 CÁC LOẠI HỈNH KIỂM SOÁT

Trong quản trị, kiểm soát là chức năng cuối cùng trong 4 chức năng, điều này làm cho nhiều người ngộ nhận kiểm soát là hoạt động chỉ diễn ra khi sự việc đã kết thúc Sự kiểm soát như vậy trong quản trị gọi là kiểm soát sau khi thực hiện (kiểm soát đầu ra), loại hình kiểm soát này không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu công tác quản trị ở các doanh nghiệp, vì lẽ đó trong quản trị cần thiết phải thực hiện ba loại hình kiểm soát

8.3.1 KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC

Đây là loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Kiểm soát lường trước cũng có thể được hiểu là quá trình kiểm soát đầu vào, với những nội dung như kiểm soát chất lượng vật tư, nhân lực, công nghệ, thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất hoặc phương án kinh doanh trước khi thực hiện Chẳng hạn trước khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để tung ra thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định khả năng thích ứng của sản phẩm, sau đó nếu kết quả cho thấy sản phẩm mới có tính khả thi mới quyết định sản xuất đại trà Tất cả các doanh nghiệp trước khi đưa kế hoạch vào thực hiện cũng nên kiểm soát lại kế hoạch xem có còn phù hợp hay không? nếu thấy kế hoạch mà chúng ta đã lập ra không còn phù hợp thì phải chủ động điều chỉnh ngay từ đầu, tránh để tình trạng đưa một kế hoạch không khả thi vào thực hiện để rồi chuốc lấy hậu quả Sự cần thiết của việc kiểm soát lại kế hoạch trước khi thực hiện là do trong khoảng thời gian từ khi xây dựng kế hoạch xong đến khi đưa kế hoạch vào thực hiện có thể có thể xuất hiện những sự thay đổi nằm ngoài dự kiến ban đầu

Mục đích của sự kiểm soát lường trước đối với kế hoạch kinh doanh là tránh sai lầm ngay từ đầu Cơ sở của kiểm soát lường trước là dựa vào những thông tin

mới nhất về môi trường bên ngoài và môi trường nội bộ của doanh nghiệp để đốì chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đã lập ra, có còn phù hợp hay không, nếu không phù hợp thì chủ động điều chỉnh kế hoạch ngay từ đầu Ngoài ra, một

cơ sở khác cho sự kiểm soát lường trước là dựa vào những dự báo, dự đoán về môi

trường của doanh nghiệp trong thời gian tới

Trong xu hướng biến động phức tạp của môi trường kinh doanh hiện nay, loại hình kiểm soát lường trước càng ngày càng trở nên quan trọng và theo các nhà

quản trị đây là loại hình kiểm soát tốn ít chi phí nhưng hiệu quả lại rất cao Càng lên cấp bậc cao hơn thì kiểm soát lường trước càng trở nên quan trọng hơn

8.3.2 KIỂM SOÁT TRONG KHI THỰC HIỆN

Kiểm soát trong khi thực hiện là kiểm soát bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra) Mục đích

của sự kiểm soát này là nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại

hoặc những sai lệch xảy ra trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, nhiệm vụ đã dự kiến trong kế hoạch Việc thường xuyên giám sát, theo dõi, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm soát này

8.3.3 KIỂM SOÁT SAU KHI THỰC HIỆN

Kiểm soát ở phía đầu ra được thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với các chuẩn mực đặt ra ban đầu Mục đích của sự kiểm soát này là nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra những bài học kinh nghiệm về

sự thành công hay thất bại trong quá trình thực hiện thông qua việc tìm hiểu các nguyên nhân Điều này rất cần thiết để cho công việc quản trị trong tương lai đạt hiệu quả cao hơn Tuy nhiên như đã chỉ ra ở trên đây, kiểm soát ở phía đầu ra chỉ

có tác dụng cho những lần tiếp theo sau, còn bản thân kỳ kế hoạch đó thì đã qua rồi Sự kiểm soát này có ý nghĩa giống như các bác sĩ giải phẫu tử thi để tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến cái chết của các bệnh nhân để giúp các bác sĩ học để chẩn đoán bệnh đúng hơn Như vậy nhược điểm lớn nhất của loại hình kiểm soát này là

độ trễ về thời gian

Tóm lại, mỗi giai đoạn kiểm soát đều có những vai trò và tác dụng khác nhau

Để cho công tác kiểm soát đạt hiệu quả, sự kiểm soát cần thiết phải thực hiện ở cả

3 giai đoạn

Sơ đồ 8.3: Vị trí kiểm soát trong tiến trình lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch

8

8.4 CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

8.4.1 NGÂN QUỸ

Ngân quỹ vừa là một công cụ lập kế hoạch, đồng thời vừa là một công cụ kiểm soát rất quan trọng của các nhà quản trị Việc lập kế hoạch ngân quỹ cho phép các nhà quản lý thấy một cách rõ ràng là tiền vốn sẽ được ai chi tiêu và chi tiêu ở đâu, và các kế hoạch sẽ bao gồm những khoản nào về chi phí, về nguồn thu

hoặc về số đơn vị đầu vào và đầu ra dưới dạng vật lý Khi tin chắc về điều này,

người quản lý sẽ chuyển giao quyền hạn một cách tự do hơn để làm cho kế hoạch đạt hiệu quả trong phạm vi có hạn của ngân quỹ

8.4.1.1 Các dạng ngân quỹ

 Ngân quỹ thu và chi Ngân quỹ thu: gồm các khoản thu từ việc bán hàng hoặc cung cấp các dịch vụ Ngân quỹ chi: gồm các khoản chi cho lao động trực tiếp, vật liệu, giám sát, thuê mướn máy móc, thiết bị,

 Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm: có nhiều ngân quỹ thể hiện dưới dạng vật lý tốt hơn là so với dạng tiền tệ Mặc dù những ngân quỹ đó cũng thường chuyển đổi được sang các số lượng tiền tệ, song trong nhiều trường hợp việc biểu hiện dưới hình thức tiền tệ có thể không đo lường chính xác nguồn lực được dùng và hiệu quả đích thực của nó

 Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý gồm: Số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số đơn vị vật liệu, số đơn vị diện tích được phân bố, số đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

 Ngân quỹ về tiền mặt: số thu và chi tiền mặt, số tồn tiền mặt Ngân quỹ này giúp chúng ta xác định khả năng chi trả các khoản nợ đến kỳ hạn phải trả, khả

năng đầu tư của doanh nghiệp Ngân quỹ tiền mặt được xác định hợp lý trong hoạt động sẽ giúp tổ chức bảo đảm sự hoạt động bình thường

8.4.1.2 Kỹ thuật lập ngân quỹ

Mặc dù một trong những mục đích của lập ngân quỹ là nhằm tạo cơ sở cho phân quyền một cách tự do hơn, tăng quyền hạn cho cấp dưới nhiều hơn, song nếu không khéo thì đi ngược lại với mục đích trên Trong nhiều trường hợp do ngân quỹ được lập ra một cách cứng nhắc, quá cụ thể và chi tiết làm cho cấp cơ sở bị trói buộc trong những tỉ lệ và con số cố định, vì vậy làm khó khăn cho hoạt động của cấp cơ sở và mất đi khả năng linh hoạt, thậm chí trong nhiều trường hợp trở nên kém hiệu quả Lấy ví dụ ở các trường đại học ở Việt Nam hiện nay theo quy định của bộ tài chính, hàng năm nguồn thu từ đào tạo phải trích ra 40% cho xây dựng cơ bản, điều này cho thấy có những bất hợp lý do con số cứng nhắc này, vì điều kiện cụ thể ở từng trường là khác nhau, có những trường vì cơ sở vật chất còn nghèo, thì tỷ lệ 40% là không đủ nhưng cũng có trường thì con số 40% có thể là quá thừa, dẫn đến một nghịch lý là trong khi thu nhập từ giảng dạy thì rất thấp, và những khoản đầu tư khác còn thiếu không được cải thiện mà việc đầu tư xây dựng thì lại rất lãng phí, vì nếu không sử dụng hết quỹ này mà bộ đã cấp thì phải nộp lại ngân sách và chắc rằng năm sau ngân sách sẽ cắt giảm, điều này đã dẫn đến tình trạng là cố tìm ra cách để chi cho hết số quỹ trên

Phải thấy rằng mục đích của việc lập kế hoạch về ngân quỹ là nhằm quản lý

có hiệu quả hơn và sau cùng là nhằm thực hiện những mục tiêu cơ sở tốt hơn Vậy vấn đề là làm thế nào vừa đảm bảo được sự kiểm soát của cấp trên thông qua kế hoạch ngân quỹ nhưng đồng thời vẫn tạo ra quyền chủ động, năng động và sáng tạo cho cấp cơ sở trong quá trình hoạt động đó chính là vấn đề cốt lõi cho việc lựa chọn kỹ thuật lập ngân quỹ Trong tác phẩm “những vấn đề cốt yếu của quản lý”, Koontz và O.Donnell đã giới thiệu 3 kỹ thuật lập ngân quỹ

1 Ngân quỹ biến đổi: được áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu, nó được thiết kế có thể được thay đổi khi số lượng bán hoặc một vài số đo khác của sản

lượng thay đổi Ngân quỹ biến đổi được thiết kế dựa trên việc phân tích các khoản mục chi tiêu để xác định xem các chi phí riêng lẻ sẽ biến đổi như thế nào theo khối lượng sản lượng Trong các khoản chi phí, một số khoản sẽ không thay đổi theo khối lượng, đặc biệt trong một thời kỳ đủ ngắn như một tháng, sáu tháng, hay một năm Ví dụ chi phí hao mòn, thuế tài sản và bảo hiểm tài sản, chi phí bảo dưỡng máy, chi phí để duy trì một số biên chế tối thiểu các viên chức giám sát và các viên chức then chốt khác Những chi phí biến đổi theo khối lượng sản lượng bao gồm

từ những loại có khả năng biến đổi hoàn toàn, cho tới những loại có khả năng biến

10