Slide bài giảng quản lý học chương 6: Chức năng kiển soát

Slide bài giảng quản lý học chương 6: Chức năng kiển soát

BÀI 6 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

giai đoạn 2009-2020 Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên, một trong những

biện pháp Bộ đề ra là tổ chức cho sinh viên đánh giá giảng viên Đến thời điểm hiện

nay, nhiều trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công tác

giảng dạy của giảng viên Cách thức mà các trường thường thực hiện đó là, xây

dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá khi kết thúc môn học mà giáo

viên giảng dậy Mục tiêu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến

hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” là để thu thập thông

tin từ sinh viên –“những khách hàng” về quá trình giảng dạy của giảng viên, những

thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương

pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh công tác giảng dạy và biết

được kết quả làm việc của giảng viên – “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ

cho công tác nhân sự của trường

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

các sinh viên khi kết thúc môn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh

những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung

cấp cho sinh viên, các nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng

viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ

hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, các thức kiểm tra, đánh

giá của giảng viên và các tiêu chí khác Trong bảng hỏi còn có các câu hỏi mở để

sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy

ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này

giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của

mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết Đối với các trường, khi thấy khi thấy giảng viên

được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử lý phù hợp, từ đó sẽ

giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng

viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện

tính dân chủ trong nhà trường

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

thể sẽ đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết quả là các thầy cô

có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giảng viên

MỤC TIÊU

Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát –

một trong những chức năng cơ bản của quản lý Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các

bài tập tình huống, sinh viên có thể:

quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý

những hoạt động nhất định

kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng

v1.0 6

NỘI DUNG

Tổng quan về kiểm soát

Hệ thống kiểm soát

1.2 Bản chất của kiểm soát

1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

1.1 Khái niệm, vai trò của kiểm soát

1.3 Nguyên tắc của kiểm soát

1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT

• Khái niệm kiểm soát:

Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch

• Vai trò của kiểm soát:

thay đổi của môi trường;

trong quá trình quản lý;

quản lý;

quản lý;

đồi mới

1.2 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG KIỂM TRA

Giải quyết vấn đề trước khi xuất hiện

Giải quyết vấn đề ngay khi xuất hiện

Giải quyết vấn đề sau khi xuất hiện

ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH

CHUYỂN ĐỔI ĐẦU RA

Kiểm tra trong

HĐ (Concurrent Controls)

• Quản lý chất lượng toàn diện

• Nhân viên tự quản

Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls)

• Kiểm tra chất lượng cuối cùng KCS

• Phỏng vấn khách hàng

Kiểm tra trước

hoạt động

(Feedforward

Controls)

• Kiểm tra sức

khỏe nhân viên

• Kiểm tra nguyên

vật liệu đầu vào

Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls)

Đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được kết quả mong muốn

Kiểm tra trong HĐ (Concurrent Controls)

Đảm bảo những công việc được thực hiện theo kế hoạch

Kiểm tra trước hoạt động (Feedforward Controls)

• Đảm bảo các chỉ dẫn đúng đắn được xây dựng

• Đầu vào sẵn có, đạt tiêu chuẩn

v1.0

1.3 NGUYÊN TẮC CỦA KIỂM SOÁT

2.1 CHỦ THỂ KIỂM SOÁT

2.1.1 Chủ thể bên ngoài

2.1.2 Chủ thể bên trong

2) Các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…);

3) Các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí…)

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG

• Hội đồng quản trị (HĐQT):

• Ban kiểm soát:

chức năng kiểm soát đối với hoạt động của doanh nghiệp

và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết

ty

trong quản trị tài chính của HĐQT

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

• Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn chủ yếu sau:

hoạt động của doanh nghiệp

hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên

• Giám đốc doanh nghiệp:

hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình

đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

• Các nhà quản lý bộ phận chức năng

• Kiểm soát của người làm công

trị để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công

theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp

trị tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và sự phát triển của doanh nghiệp

hiện tượng vi phám pháp luật, phản ánh ý kiến của người lao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó

2.2 CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

• Công cụ kiểm soát chung:

• Công cụ kiểm soát thời gian:

• Công cụ kiểm soát chất lượng:

• Công cụ kiểm soát tài chính:

2.3 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

2.3.1 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ NỘI DUNG KIỂM SOÁT

là xác định, sửa chữa những sai lệch so

với các mục tiêu kế hoạch và tìm kiếm

các cơ hội mới để đổi mới mọi yếu tố của

sai lệch thiết yếu?

phí ít nhất?

2.3.2 XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT

chiến lược, kế hoạch, chương trình và ngân

sách; mỗi chính sách, quy tắc và thủ tục đều

là tiêu chuẩn kiểm soát;

2.3.3 XÁC ĐỊNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

soát; các công cụ và kỹ thuật kiểm soát

2.3.4 GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG SỰ THỰC HIỆN

có thể phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát

2.3.5 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh

phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của tổ chức để quyết định có cần tiến hành điều chỉnh hay không

2.3.6 ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH

trình quản lý để khắc phục những sai lệch giữa

sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu nhằm không ngừng cải tiến hoạt động

tắc sau:

tránh gây tác dụng xấu;

điều chỉnh cho hợp lý

2.3.7 ĐƯA RA SÁNG KIẾN ĐỔI MỚI

Một hệ thống kiểm soát có chất lượng là hệ thống phục vụ cho các mục tiêu, điều chỉnh hoạt động một cách tốt nhất khi môi trường thay đổi, hơn thế nữa có thể phục vụ việc điều chỉnh các chức năng lập kế hoạch, tổ chức và khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

giá theo mức độ “dễ dàng” của giảng viên hoặc điểm số mà giảng viên chấm

thức kiểm soát này

bảo chất lượng

giảng dậy khoa học

chuyển tải đầy đủ tới nhân viên Đảm bảo các nguyên vật liệu đầu vào đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho quá trình thực hiện công việc.

thực hiện công việc, tuân thủ các thủ tục, quy trình đã được đưa ra

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Một trong những lý do cơ bản cần xây dựng và thực thi hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo là:

a Do độ trễ về thời gian của hệ thống kiểm soát phản hồi kết quả hoạt động

b Do hạn chế về năng lực của chủ thể kiểm tra

c Do hệ thống phản hồi kết soát hoạt động rất phức tạp

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo tập trung vào việc kiểm soát

a Đầu vào và quá trình thực hiện công việc

b Quá trình công việc

c Đầu ra công việc

d Trách nhiệm công việc

Trả lời: Đáp án a

Giải thích: Hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo là hệ thống kiểm soát mang tính chất ngăn ngừa, nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm soát đầu vào và quá trình thực hiện công việc đảm bảo theo các tiêu chuẩn đề ra Hệ thống này mang tính chất dự báo vì nếu các yếu

tố đầu vào đảm bảo chất lượng, nhân viên tuân thủ các quá trình thực hiện công việc đã được đề ra thì nhà quản lý có thể dự báo trước được kết quả đầu ra sẽ đạt tiêu chuẩn

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Xây dựng hệ thống kiểm soát cho một tổ chức mà bạn quan tâm?

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch của cơ sở đưa ra để đạt được các mục

tiêu ấy đang được thực hiện

điểm thiết yếu, cần phải khách quan, cần phải linh hoạt, cần phải phù hợp với bầu

không khí tổ chức và cần phải tiết kiệm

kiểm soát theo thời gian bao gồm kỹ thuật sơ đồ ngang và kỹ thuật sở đồ PERT Các

công cụ kiểm soát chất lượng được giới thiệu bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng

ISO và quản lý chất lượng toàn diện TQM Các công cụ kiểm soát tài chính được giới

thiệu bao gồm báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm và kiểm toán

(2) Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát; (3) Xác định hệ thống kiểm soát; (4) Giám sát

và đo lường sự thực hiện; (5) Đánh giá kết quả hoạt động; (6) Điều chỉnh sai lệch và

(7) Đưa ra sáng kiến đổi mới

32

Câu hỏi thường gặp (1)

1 Chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát thường có quan hệ gần gũi với nhau Nhận xét này mang ý nghĩa gì?

Trả lời: Các kế hoạch là các công cụ của kiểm soát Nhà quản lý dựa trên các kế hoạch để kiểm soát hoạt động của nhân viên

2 Kiểm soát phản hồi dự báo là cách thức kiểm soát hiệu quả nhất

Trả lời: Cách thức kiểm soát phản hồi dự báo có tác dụng kiểm soát tốt, tuy nhiên cách thức kiểm soát này đòi hỏi chi phí kiểm soát lớn, tốn thời gian

3 Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát

Trả lời: Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát, thông qua việc kiểm soát các mục tiêu này nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện kế hoạch, mức độ hoàn thành kế hoạch, từ đó có các giải pháp phù hợp với sự phát triển của

tổ chức và thay đổi củ môi trường

Câu hỏi thường gặp (2)

4 Việc đo lường, đánh giá trong quá trình kiểm soát chỉ cần thực hiện tại một thời điểm

Trả lời: Việc đo lường, đánh giá cần phải được tiến hành nhiều lần, vào các thời điểm khác nhau để có được kết quả tốt nhất, tránh tình trạng nóng vội, duy ý chí

5 Khi phát hiện sai lệch so với kế hoạch, nhà quản lý cần phải tiến hành điều chỉnh ngay lập tức

Trả lời: Việc điều chỉnh là cần thiết, tuy nhiên điều chỉnh sẽ gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Do vậy chỉ những sai lệch vượt quá giới hạn cho phép, nhà quản lý mới cần điều chỉnh

Các thuật ngữ cơ bản (1)

• Kiểm soát

Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch

• Kiểm soát chiến lược

Là những hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức

• Kiểm soát tác nghiệp

Là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào những chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch mong muốn

và nhằm để so sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí

• Tiêu chuẩn kiểm soát

Là những thước đo đối với những kết quả thực hiện thực tế hoặc mong muốn mà ta

có thể đo được

Các thuật ngữ cơ bản (2)

• Kiểm soát lường trước

Là hình thức kiểm soát ngăn ngừa những gì đã có thể biết trước nhằm không cho nó xảy ra (nếu như tác động xấu đến sự đạt được mục tiêu của tổ chức)

• Kiểm soát đồng bộ

Là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể

• Các khu vực hoạt động thiết yếu

Là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao

để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức thành công

• Các điểm kiểm soát thiết yếu

Là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện Đó chính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của tổ chức

• Đánh giá dựa trên kết quả hoạt động

Là sự đánh giá một hoạt động can thiệp theo kế hoạch đang được tiến hành hoặc đã

hoàn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu quả tác động và tính bền vững

• Kiểm soát trong hoạt động

Là một hình thức kiểm sát mà các nhà quản lý thực hiện việc kiểm soát khi các hoạt

động đang được thực hiện

• Kiểm soát kết quả

Là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động, nguyên nhân của sai lệch so

với các tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định và điều chỉnh cho những hoạt động

tương tự trong tương lai