Bài giảng quản trị học chương 6 chức năng tổ chức

MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu bộ máy tổ chức để đảm nhận những hoạt động cầ

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Khái niệm chức năng tổ chức

Chức năng Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để

đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và

trách nhiệm giữa các bộ phận trong tổ

chức đó.

Nội dung của Chức năng tổ chức

Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức

Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc

Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền.

Vai trò của chức năng tổ chức

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được

triển khai vào thực tế

 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho

các cá nhân và cho cả tập thể

 Tác động tích cực đến việc sử dụng các

nguồn lực một cách hiệu quả nhất

 Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí

trong hoạt động quản trị

Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

 Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân

hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất

 Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông

số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)

 Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý

hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, …

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 1

 Quyền hành: là năng lực cho phép yêu cầu

người khác hành động theo sự chỉ đạo của

mình

 Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

 Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trị

 Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố

 Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ

 Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan

 Năng lực và đạo đức nhà quản trị

 Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn

nhất định

Là xu thế của quản trị hiện đại

Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống

Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat

động của các hệ thống lớn

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Khái niệm

Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một

chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách

nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu

chung của tổ chức.

1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức

Các yêu

cầu

1 Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả

năng thay đổi nhanh chóng

2 Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo

3 Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều

bộ phận giải quyết

4 Xác định các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN

Quy mô hoạt động của DN

Đặc điểm hoạt động cuả DN

Môi trường hoạt động của DN

Khả năng về nguồn lực của DN

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

Nguyên tắc cân đối

Nguyên tắc linh hoạt

An toàn trong hoạt động

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

4 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức

Quan điểm cổ điển

 Tính bài bản cao , quy định chi tiết các

chức danh, hệ thống quyền lực phân

biệt rõ

 Mô hình hướng vào tập quyền và phân

cấp chặt chẽ

Ít chú trọng hợp tác

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Quan điểm hiện đại:

Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh

Chú trọng đến phân quyền và phi tập

trung hoá

Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải

quyết theo tình huống.

Các mô hình cơ cấu tổ chức

2 Xây dựng cơ cấu tổ chức

Quản đốc Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Quản đốc

Quản đốc Phân xưởng 1

Giám Đốc

Tổ trưởng

Tổ trưởng trưởng Tổ

Tổ trưởng trưởng Tổ

Tổ trưởng

Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Quản đốc

Quản đốc Phân xưởng 3

Ưu điểm

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

trong việc ra các quyết định quản trị

 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện

Quản đốc

Phân xưởng 1

Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng D

Quản trị

Chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Quản đốc

 Nhược điểm

 Ưu điểm

CHỦ TỊCH

P chủ tịch Marketing

Quản trị

dự án A

P chủ tịch Sản xuất P chủ tịch Kỹ thuật

P chủ tịch Cung ứng

P chủ tịch Nhân sự

 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

III PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN

QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác

Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người

được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc.Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương

xứng) với trách nhiệm

UỶ QUYỀN

hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc “

Uỷ quyền công việc # giao việc

Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:

công việc

việc

quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc.

TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?

Lợi ích đối với người được ủy quyền

 Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ

 Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc

 Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang

đến cơ hội phát triển cho các thành viên

vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc

Lợi ích đối với nhà quản lý:

 Tập trung vào những công việc chính yếu

 Giảm được áp lực công việc

 Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể

 Đào tạo nhà QT kế cận

VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI

UỶ QUYỀN?

viên

vụ được giao.

hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.

QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ

Đặt mục tiêu Thực hiện uy ûquyền

Lựa chọn người để uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền

Chuẩn bị uỷ quyền

Những công việc nên ủy quyền

Những công việc lăp lại

Những vấn đề nhỏ nhặt và tốn nhiều thời

gian

Công việc không cần đến năng lực của NQT

Công việc giúp nhân viên phát triển…

Những việc không nên ủy quyền

Đánh giá thành tích hoặc kỷ luật nhân viên

Hoạch định chiến lược để phát triển công ty

Ra quy t đ nh quan tr ng v nhân sự…ết định quan trọng về nhân sự… ịnh quan trọng về nhân sự… ọng về nhân sự… ề nhân sự…

CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY QUYỀN

Người phù hợp để uỷ quyền công việc là :

thiết.

nghiệm thực hiện công việc.

qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyền

việc được uỷ quyền

Để ủy quyền thành công

Tin tưởng vào nhân viên

Cụ thể và rõ ràng

Những chỉ dẫn cần thiết

Hãy “quản lý” đừng “làm”

Giám sát hợp lý

Động viên kịp thời

Tránh “ủy quyền ngược”

Đúng người, đúng việc

Những lưu ý khi ủy quyền

Uỷ quyền dựa trên những thế mạnh của

người được uỷ quyền để giúp họ phát huy tối

đa những năng lực của bản thân

Uỷ quyền dựa trên cơ sở của lòng tin của

người uỷ quyền đối với người được uỷ

quyền, qua đó trao cho họ đầy đủ những

quyền hạn để họ thực hiện sự uỷ quyền

Uỷ quyền luôn phải gắn với kiểm tra để đảm bảo vấn đề uỷ quyền được thực hiện đúng

Baì tập

Ông Mạnh vừa là chủ vừa là giám đốc một công ty sản xuất mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc cá nhân với số lượng nhân viên làm tại văn phòng điều hành khoảng 20 người Công ty này vốn là một cơ sở sản xuất nhỏ do gia đình ông thành lập 10 năm về trước Bản thân ông Mạnh là một NQT đi lên từ công việc và có phong cách quản lý nhân viên theo kiểu gia đình Trước kia ông Mạnh phụ trách việc tìm kiếm và giao dịch với khách hàng, lập kế hoạch SX và theo dõi việc phân phối SP Khoảng hai năm trở lại đây do công việc KD của công ty mở

rộng, ông đã thuê thêm nhân sự mới phụ trách bán hàng và điều hành SX Tuy vậy, ông

Mạnh vẫn tiếp tục làm các công việc giao dịch với khách hàng, ra các quyết định về giá và phân phối, bộ phận bán hàng chỉ là người thừa hành dựa trên các hồ sơ mà ông Mạnh đã ký với khách hàng Đôi khi kế hoạch giao hàng có sự thay đổi do ông và khách hàng thương lượng nhưng ông quên không thông báo cho bộ phận bán hàng…điều này làm ảnh hưởng đến bộ phận SX, dẫn đến tình trạng bộ phận này phải thay đổi KHSX (kế hoạch SX) thường xuyên, công nhân phải làm việc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt do không có KHSX ổn định Bộ phận SX và Bộ phận Bán hàng không thể làm việc được với nhau, người trưởng bộ phận SX đầu tiên đã xin nghỉ việc, người thứ hai cũng đang gặp rắc rối với trưởng bộ phận bán hàng và ông Mạnh Gần đây khách hàng cũng thường xuyên than phiền về thời gian giao hàng và chất lượng SP Điều này càng làm cho ông Mạnh tăng cường kiểm soát đến công việc của nhân viên dưới quyền vì lo ngại nếu không để mắt tới, nhân viên viên sẽ không làm tốt công việc như ông mong đợi.

Câu hỏi

1 Khó khăn mà cá nhân ông Mạnh đang gặp phải trong công việc của mình là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến điều đó?