Chương 6 CHỨC NĂNG tổ CHỨC

 mô tả mức độ các nhiệm vụ trong một tổ chức được phân chia thành các công việc riêng biệt... PHÂN KHÂU THEO CHỨC NĂNG Ưu điểm:  Chuyên môn hóa sâu về chức năng  Hiệu suất cao 

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Gv: Hoàng Thị Thùy Dương

duonghtt@ftu.edu.vn

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

 Chức năng tổ chức là quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra, cụ thể là

quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức

 Phân chia công việc tổng thể thành các công việc cụ thể

 Gắn các nhiệm vụ và trách nhiệm với các công việc cụ thể

 Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức

 Nhóm các công việc thành các đơn vị

 Thiết lập quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban

 Thiết lập các tuyến quyền hạn chính thức

 Phân bổ và triển khai các nguồn lực của tổ chức

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

 Cơ cấu tổ chức (organizational structure): là một khuôn khổ

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

 Thiết kế tổ chức là việc phát triển hay thay đổi tổ chức trong doanh nghiệp

 Thiết kế tổ chức một quá trình bao gồm sáu vấn đề then chốt

 Chuyên môn hóa

KHI NÀO CẦN THIẾT KẾ TỔ CHỨC??

 Mới thành lập

 Thay đổi chiến lược kinh doanh

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

 Chuyên môn hóa

(Specialization): Là quá

trình nhận diện các công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm đã được huấn luyện để đảm nhận các công việc đó.

 mô tả mức độ các nhiệm

vụ trong một tổ chức

được phân chia thành các công việc riêng biệt

CHUYÊN MÔN HÓA

PHÂN KHÂU/PHÂN CHIA BỘ PHẬN

PHÂN KHÂU THEO CHỨC NĂNG

 Ưu điểm:

 Chuyên môn hóa sâu về chức năng

 Hiệu suất cao

 Dễ dàng điều phối theo chức năng

 Không bị trùng lặp công việc

 Nhược điểm:

 Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu chung của tổ chức (Nhà quản lý cấp trung ko có tầm nhìn khái quát tốt)

 Giao tiếp trong các lĩnh vực chuyên môn bị hạn chế

PHÂN KHÂU THEO SẢN PHẨM

 Ưu điểm:

 Các nhà quản trị trong mỗi dòng sản phẩm có thể trở thành các chuyên gia trong ngành do hiểu rất rõ

 Cho phép chuyên môn hóa sâu trong các dòng sản phẩm để nắm bặt được nhu cầu và bám sát khách hang

 Nhược điểm:

 Trùng lặp các chức năng

 Hạn chế trong việc theo đuổi mục tiêu chung của tổ chức/dn

PHÂN KHÂU THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ

 Ưu điểm:

 Giúp hiểu rõ nhu cầu của khách hàng ở từng khu vực nhất định, nắm bắt được thị hiếu khách

 Quản lý các vấn đề trong một khu vực hiệu quả hơn

 Nhược điểm:

 Trùng lặp các chức năng

 Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu chung của tổ chức

PHÂN KHÂU THEO KHÁCH HÀNG

 Ưu điểm:

 Có thể giải quyết tốt và đáp ứng các nhu cầu liên quan đến từng đối tượng khách hàng

 Nhược điểm:

 Trùng lặp chức năng

 Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức

PHÂN KHÂU THEO QUY TRÌNH SẢN

XUẤT

 Ưu điểm:

 Hiệu suất cao trong việc phối hợp hoạt động

 Chuyên môn hóa sâu trong từng khâu

 Nhược điểm:

 Chỉ áp dụng trong một số doanh nghiệp nhất định

 Có sự phụ thuộc chặt chẽ giữa các khâu

TUYẾN MỆNH LỆNH

 Đường quyền hạn liên tục nối từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất  ai phải báo cáo cho ai

 Nhân viên phải gặp ai khi gặp khó khăn và phải chịu

trách nhiệm trước ai

TUYẾN MỆNH LỆNH

 Quyền hạn: là các quyền lợi được gắn với một vị trí nhất

định, được ra quyết định, yêu cầu người khác thực hiện công việc

 Trách nhiệm: là bổn phận phải thực hiện một công việc

nào đó mà cấp trên nêu ra

 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mỗi người thường

chỉ báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý có hiệu quả và hiệu suất

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Phạm vi kiểm soát là bao nhiêu thì hiệu quả?

 Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát:

 Kỹ năng và năng lực của nhà quản trị

 Kỹ năng và năng lực của nhân viên

 Đặc tính công việc

 Đặc điểm của tổ chức

TẬP TRUNG VÀ PHÂN QUYỀN

 Tập trung: mức độ tập trung quyền lực ở cấp quản lý cao nhất

 Phân quyền: các nhà quản trị cấp thấp hơn được ra quyết định hoặc tham gia vào quá trình ra quyết định

 Khi nào nên tập trung? Khi nào nên phân quyền?

Tập trung hơn Phân quyền hơn

 Môi trường ổn định

 Quản trị viên cấp dưới không có

đủ năng lực và như kinh

nghiệm để đưa ra quyết định

như những nhà quản trị cấp

cao.

 Các quyết định quan trọng

 Tổ chức đang phải đối mặt với

khủng hoãng hay nguy cơ phá

sản

 Doanh nghiệp có qui mô lớn

 Hiệu quả triển khai các chiến

lược của công ty phụ thuộc vào

việc những nhà quản trị giữ lại

quyền quyết đinh về những gì

 Doanh nghiệp phân tán về mặt địa lý

 Hiệu quả triển khai những chiến lược của công ty phụ thuộc vào sự tham gia của các nhà quản trị và sự linh hoạt khi đưa ra quyết định.

CHÍNH THỨC HÓA

 Chính thức hóa thể hiện mức độ các công việc trong tổ

chức được tiêu chuẩn hóa và người thực hiện phải tuân thủ theo các qui tắc và qui trình

 Cách giải quyết công việc của nhân viên trong tổ chức có mức độ chính thức hoa cao và thấp khác nhau như thế nào?

MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cấu trúc chức năng (functional structure)

 Cấu trúc phân bộ:

 Theo sản phẩm

 Theo khu vực

 Theo khách hàng

MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cấu trúc ma trận

MÔ HÌNH TỔ CHỨC KIỂU CƠ KHÍ VÀ

HỮU CƠ

 Chuyên môn hóa cao

 Những nhóm liên kết giữa nhiều cấp bậc

 Luồng thông tin tự do

 Phạm vi kiểm soát rộng

 Phân quyền cao

 Mức độ chính thức hoá thấp

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ TỔ CHỨC