25 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư

Hiệnnay, công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán nhưng dokhối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năngquản lý một cách chính xác, thống

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TIN HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN 41

TS VŨ BÁ ANH

HÀ NỘI – 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án

TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện TàiChính, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được cácthầy giáo, cô giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa

Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng

em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ íchlàm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp.Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấymình đang dần trưởng thành hơn Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của cácthầy các cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em tới chântrời tri thức

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Công Ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều

người Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Vũ Bá Anh

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoànthành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập này, nếu không có sựgiúp đỡ nhiệt tình của cô em sẽ không thể hoàn thành được đồ án này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện,

và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh

Tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốtthời gian em theo học tại trường để em có thể vận dụng tốt kiền thứcchuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và một con đường nghềnghiệp vững chắc hơn trong tương lai

Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chịtrong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính -

Kế Toán Công Ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN đã tạo

điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thựctập tại công ty.

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếptục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN vi

DANH MỤC HÌNH VẼ vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 5

1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán 9

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10 1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 12

1.1.5 Các công cụ tin học để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN 23 1.2 Lý luận chung về kế toán vật tư tại doanh nghiệp 27

1.2.1 Khái niệm kế toán vật tư 27

1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư 28

1.2.3 Phân loại và đánh giá vật tư 29

1.2.3 Nguyên tắc hạch toán chi tiết vật tư 35

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ SẢN XUẤT BAO BÌ DECAL T.LAN 49

2.1 Khái quát về Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN 49

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN 49 2.1.2 Tổ chức Bộ máy quản lý của công ty 50

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty 52

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 52

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 56

2.2.3 Tổ chức quản lí vật tư 56

2.2.4 Kế toán chi tiết vật tư 57

2.2.6 Các chứng từ sử dụng 59

2.2.7 Các sổ kế toán sử dụng 60

2.2.8 Các báo cáo kế toán 60

2.2.9 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 60

2.3 Đánh giá tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN 60

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 61

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 62

2.3.3 Tài khoản sử dụng 63

2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 65

2.3.5 Các chứng từ sử dụng 65

2.3.6 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư 66

2.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư 67

2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 68

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ SẢN XUẤT BAO VÌ DECAL T.LAN 70

3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư 70

3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 70

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 70

3.2 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 73

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 73

3.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng 74

3.2.3 Ma trận thực thể chức năng 78

3.3 Phân tích mô hình khái niệm – logic 79

3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 79

3.3.2 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 87

3.4 Thiết kế mô hình logic 92

3.4.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 92

3.4.2 Chuẩn hóa mô hình quan hệ 92

3.4.3 Mô hình dữ liệu quan hệ 94

3.5 Thiết kế mô hình vật lý 95

3.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 95

3.5.2 Phần mềm kế toán vật tư của công ty TNHH In và Sản xuất bao bì Decal T.LAN 100

PHẦN KẾT LUẬN 121

PHỤ LỤC 123

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty 50

Hình 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 53

Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính 63

Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh 73

Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng 74

Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng 78

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 79

Hình 3.5: Biểu đồ tiến trình “Cập nhật thông tin hệ thống” 80

Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình “Hạch toán nhập kho” 81

Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “Hạch toán xuất kho” 82

Hình 3.8: Biểu đồ tiến trình “Tính giá” 83

Hình 3.9: Biểu đồ tiến trình “Xử lý kiểm kê” 84

Hình 3.10: Biểu đồ tiến trình “Lập sổ kế toán” 85

Hình 3.11: Biểu đồ tiến trình “Lập báo cáo kế toán” 86

Hình 3.12: Mô hình E-R 91

Hình 3.13: Mô hình dữ liệu quan hệ 94

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,

sự đột phá của khoa học - kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực

vô cùng quan trọng, thiết yếu trong cuộc sống hiện đại Trong bất cứ một lĩnhvực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải sử dụng tin học để có thể nângcao chất lượng các hoạt động Đặc biệt việc sử dụng máy tính điện tử trongcác ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêucầu bắt buộc Vai trò của thông tin trong đời sống, khoa học kỹ thuật, trongsản xuất kinh doanh là rất quan trọng Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thờigiúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tínhkhả thi cao Đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếumuốn tồn tại và phát triển trên thị trường Khối lượng công việc đồ sộ của cácdoanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử Một máytính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòngmột giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiếtkiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vìvậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học Xuấtphát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt độngsản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của cácdoanh nghiệp hiện nay

Và thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt độngquản lý ngày càng nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công lớncho nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm vừa phù hợpvới công tác quản lý, vừa phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại

Trong thời gian thực tập, khảo sát tại Công ty TNHH In và Sản Xuất Bao Bì Decal T.LAN, với đặc thù của công ty là chuyên sản xuất và bán giấy,

bìa, bao bì, … thì hoạt động quản lý chi tiết vật tư hiệu quả là rất quan trọng,ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty Hiệnnay, công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán nhưng dokhối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năngquản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cáchkịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống giúp cho việc giảiquyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lýcủa doanh nghiệp

Chính vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng phầm mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và Sản Xuất Bao Bì Decal T.LAN”

II Mục đích của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiệntrong quá trình quản lý và hạch toán trong DN Vì vậy, chương trình trước hếtphải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chứcnăng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vàochế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sảnxuất

Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản

lý nguyên liệu, vật liệu của công ty

Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmbớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lývật tư.

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống kế toán vật tư của Công ty

Hệ thống kho của Công ty

IV Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật

tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác sản xuất tại Công tymột cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ khokiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báocáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời,nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại vàtương lai Không nghiên cứu vật tư xuất nhập khẩu, thuê ngoài gia công chếbiến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…

V Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: coi một sự vật hay

một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mốiquan hệ với các sự vật và hiện tượng khác;

Phương pháp thu thập thông tin:

- Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viêntrong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hìnhthực tế công tác kế toán vật tư trong công ty;

- Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về quitrình xử lý các nghiệp vụ trong công ty;

- Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tàiliệu đã có sẵn;

công tác kế toán vật tư;

thực tế tại công ty;

kế toán của công ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềmphù hợp Các phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từdưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên

VI Kết cấu của đồ án

Đề tài:”Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN”.

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm

có 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán vật tư trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty

TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN

Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và

Sản xuất Bao bì Decal T.LAN

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán

1.1.1.1 Khái niệm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: được định nghĩa là hệ thống các chương trình máytính xử lý các thông tin kế toán một cách tự động thông qua các thao tác nhậpliệu của nhân viên kết toán, việc nhập liệu các thông tin bao gồm các thông sốlập chứng từ gốc, xem xét chứng từ đó thuộc loại nào, lưu trữ sổ sách, phântích các thông tin có trên từng loại sổ sách, tài liệu, chứng từ Mọi thao tá xử

lý phải làm theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báocáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tàichính khác

Phần mềm kế toán đơn thuần là được tạo ra như một công cụ giúp đỡ kếtoán viên trong việc thao tác nghiệp vụ kế toán như: ghi chép, lưu trữ, tínhtoán, tổng hợp, xuất dữ liệu một cách tự động dựa trên các dữ liệu đầu vàongười kế toán cung cấp

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn

mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định… hiện hành

+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng

các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương

+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt

để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kếtoán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp

1.1.1.3 Yêu cầu của phần mềm kế toán

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xâydựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm

kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kếtoán Việt Nam

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao Mỗi chứng

từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổđược thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ

kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thờiđiểm Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót

so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kếtoán

Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từngphần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập,nhập liệu đến khâu xem báo cáo

Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính

an toàn của dữ liệu

Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hìnhthức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký– Sổ cái Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáoquyết toán thuế…

1.1.1.4 Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toánlàm nền tảng để xây dựng Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phươngpháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đốiứng tài khoản

Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước Do đó xây dựng phần mềm kế toáncũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điềukiện của phần mềm

Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kếtoán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết Ví dụ như phân hệ

kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, nhưphiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuấtlại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư Bởi vậy cần có sự phân loại chứng

từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và cácsổ.

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm 2014,doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao chophù hợp với hoạt động nội bộ Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quyđịnh của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn Về các Báo cáo Quản trị doanhnghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từngdoanh nghiệp Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã đượcnhập liệu và lưu trữ trong phần mềm

Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất làcác chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từđược nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp

xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống Con người điều

khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống

thông tin Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữthông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thànhcác thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.

Thủ tục trong hệ thống thông tin kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do

Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đềra.

(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ

cho việc xử lý trong hệ thống Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính

là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp

(5) Phần mềm kế toán: Là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình

để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán

đã chỉ ra Trong hệ thống thông tin kế toán thì chương trình chính là các phầnmềm kế toán

Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nênmột hệ thống thông tin kế toán Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng,quyết định đến hoạt động của một hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán

Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trìnhcủa phần mềm kế toán đó Các công nghệ lập trình sử dụng hiện nay baogồm:

 Lập trình hướng cấu trúc:

Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:

- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng mộtngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tươngứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước Tệpchương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con

- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưutrữ các thông tin đầu vào của hệ thống.

Lập trình hướng đối tượng:

Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:

- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưutrữ các thông tin đầu vào của hệ thống Trong nhóm này có chứa 3 thành phần

cơ bản:

+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo mộtquy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó Trong Database có rất nhiềucác loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng được gọi

- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:

+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form Thực chất Form làmột cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó

+ Report: là báo cáo

+ Labels: chứa các tệp nhãn

- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Manager.

- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do ngườidùng tạo ra và thư viện API Trong các tệp PRG, có một tệp được SET MAIN(chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khi chạyphần mềm này

+ Program: chứa các chương trình

+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng(*.DLL)

+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng(*.DLL)

danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ một khi bạn đã xây dựng bạn có thểdùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tựđộng sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai sẽ giúp người kế toán giảm rấtnhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này Khôngnhững thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời giúp giảm đáng kểcác thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,giá thành không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu sốliệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trongquá trình hạch toán của bạn

Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:

Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin

Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị

Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lýbằng thủ công của người làm kế toán

Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề racác quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanhnhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được nhữngkết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa

Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nênmột xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới

dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tinthông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.

 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:

- Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính toán

bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cầnnắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chínhxác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinhnghiệm về nghiệp vụ

- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu

các sổ sách, báo cáo kế toán Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu

kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài

chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệpmột cách chính xác và nhanh chóng

- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán

của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điềuchỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệuquả Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tínhchuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt củađối tác, khách hàng và nhà đầu tư

Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:

- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm 7 bước:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án

Bước 2: Phân tích hệ thống

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Bước 4: Xây dựng phần mềm

Bước 5: Kiểm thử

Bước 6: Cài đặt, đào tạo

Bước 7: Bảo hành, bảo trì

Trong đó bước 1 đến bước 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kếtoán Bước 4 và bước 5 là quy trình xây dựng phần mềm thông qua các ngônngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ Bước 6 và bước 7 là quy trình đào tạo,triển khai phần mềm cho người sử dụng và bảo trì trong quá trình sử dụngphần mềm

1.1.4.1 Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kếtoán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đóhình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Đây là giai đoạn nhàphát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một phần

mềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện

dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồngthời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đếnquá trình xử lý thông tin

• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xácđịnh được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạtđược và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể

Nội dung khảo sát bao gồm:

• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

• Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.

• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kếhoạch phát triển

• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

Phương pháp khảo sát Hình thức tiến hành:

• Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tàiliệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệthống cũ

• Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoahọc

• Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạtđộng trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống

• Phiếu điều tra

1.1.4.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nócung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế phần mềm sau này, bao gồmcác công việc:

Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như:chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…

Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp

vụ hoạt động của hệ thống

Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của Phần mềm cầnxây dựng với môi trường

Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp

Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

1.1.4.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

Bước 1: Phân tích hệ thống về chức năng

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổchức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bêntrong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môitrường bên ngoài

Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:

Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống.

Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu

Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống

Ký pháp: biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi số

0 (mức biểu đồ mức 0), phía dưới ghi tên hệ thống

Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệthống”

Các tác nhân: dùng để mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệthống.

Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:

Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận, một bộphận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác

Nằm ngoài hệ thống đang được xây dựng và không thực hiện chức năngcủa hệ thống

Có tương tác với hệ thống, gửi thông tin vào hệ thống hoặc nhận thông tinra

Tên: phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức

Ký pháp: Biểu thị bằng một hình chữ nhật có điền tên tác nhân ở bên

trong

Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ nơi này sang nơikhác

Tên: thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang

tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu

Ký pháp: là một mũi tên, trên mũi tên đó có ghi tên luồng dữ liệu, hai đầu

mũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây Trong đó,gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng còn lại đượchình thành theo sự phân ra của chức năng gốc Các chức năng ngoài cùng làcác chức năng lá, đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu trong thựchiện

Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụthông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với mộtchức năng con của nó

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đếnmột vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó Một luồng dữliệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có thể là kết quảtruy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữ liệucập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in Như vậy,luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ởcùng một thời gian và di chuyển đến cùng một đích

Ký pháp

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sựtổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho dữliệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khácnhau

Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tácđộng lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phânphối

Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trìnhkhác nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó.Tiến trình có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiệnthực thi chức năng đó Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic

n là số hiệu của tiến trình;

Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu cóthể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệthống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin(nhận hay ghi dữ liệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) haynơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Ký pháp:

Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

• Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng và ma trận thực thể chức năng

• Dựa vào quy trình nghiệp vụ (quy trình hoạt động của hệ thống cần pháttriển)

• Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức chi tiết khác nhau

Ma trận thực thể chức năng: là một bảng bao gồm có các hàng và các cột.Trong đó, mỗi cột thực hiện chức năng tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗihàng thực hiện tương ứng với một chức năng tương đối chi tiết

Các cột: mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

Các dòng: mỗi dòng tương ứng với một chức năng

Giao giữa các hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng

và thực thể tương ứng Giá trị của mỗi ô thể hiện mỗi quan hệ gữa hàng và cộttương ứng

Các ô: được ghi vào các chữ sau:

R (Read): nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

U (Update): nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

C (Create): nếu chức năng dòng tạo ra một hồ sơ cột

Tài liệu đặc tả chức năng

Tài liệu đặc tả chức năng: mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm vềmặt chức năng bao gồm các modules, các chức năng của từng modules, cácthao tác người sử dụng đối với từng chức năng chi tiết và đặc biệt các kết quảcần đạt được của từng chức năng

Bước 2: Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng mô hình

dữ liệu quan niệm (CDM) CDM mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệchúng, mô hình này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễhiểu cho người phát triển và người sử dụng Mô hình này là cơ sở của việcthiết kế CSDL vật lý cho HTTT

Các bước tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm:

Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu đượctừ giai đoạnkhảo sát

Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở

Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng

Xây dựng sơ dồ cho mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mô hình sau:

• Mô hình thực thể liên kết (E/A): là mô hình cách thức dữ liệu của hệthống được tổ chức E/A bao gồm một tập các thực thể, mối liên kết giữa cácthực thể, các thuộc tính của chúng thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu

• Mô hình dữ liệu quan hệ: bao gồm một tập các quan hệ (bảng dữ liệu) cómối quan hệ với nhau, thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu.

Dữ liệu dùng trong hệ thống thường ở hai dạng: số và dãy ký tự (phi số)

Về ý nghĩa thì dãy ký tự là tên của một đối tượng nào đó trong hệ thống Mãhóa là việc gán một mã (tên viết tắt) cho một đối tượng cụ thể như: chứcnăng, chương trình, tệp dữ liệu, khóa của bảng dữ liệu, biến, …

Từ điển dữ liều là một tư liệu tập trung về mọi tên gọi đối tượng đượcdùng trong hệ thống trong cả các giai đoạn: Phân tích, Thiết kế, Cài đặt

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chứcnăng, về dữ liệu thành các đặc tả vật lý Thiết kế là việc áp dụng các công cụ,phương pháp để tạo ra một mô hình tương đối cụ thể về hệ thống cần xâydựng để cho phép thực hiện nó về mặt vật lý Thiết kế hệ thống gồm 2 giaiđoạn chính: thiết kế logic và thiết kế vật lý

Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phầncứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc sẽ phảiđược những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồmnhững công đoạn sau:

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế xử lý

Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

Chỉnh sửa các tài liệu ở mức logic

Hợp thức hóa mô hình logic

1.1.4.4 Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với mốiliên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiện saibước này thì các bước sau đều vô nghĩa

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án

- Tạo các tài liệu cần thiết khác như:

- Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt độngkhông như mong muốn

- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

Các phương pháp kiểm thử:

Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu với

kết quả đã làm xem có khớp không

Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi đó

sẽ giảm được chi phí kiểm thử

trình.

Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các module của chương trình.

nghiệp vụ và kế toán.

1.1.4.6 Cài đặt, đào tạo

Đây là giai đoạn triển khai hệ thống trong thực tế, bao gồm cài đặt hệthống và đào tạo, sắp xếp người dùng:

• Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

• Cài đặt phần mềm

• Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệthống quản lý

• Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

• Đưa vào vận hành

1.1.4.7 Bảo hành, bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, các lỗi tiềm ẩn phát sinh, các lỗi này chưađược phát hiện trong giai đoạn kiểm thử hệ thống Hơn nữa, do môi trườnghoạt động về kỹ thuật (hệ điều hành, thiết bị ngoại vi …) thay đổi hoặc cácyêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệthống thay đổi,…làm cho hệ thống không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại Vìvậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảm bảokhắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới

1.1.5 Các công cụ tin học để xây dựng một phần mềm kế toán trongDN

1.1.5.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu

Khái niệm

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sửdụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Queery) một cơ sở dữliệu Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa,xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khácnhau

Chức năng của hệ quản trị CSDL:

Hệ quản trị CSDL tạo môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữliệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và các ràng buộc dữ liệu

Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vàoCSDL

Một số hệ quản trị CSDL thường dùng

Có nhiều hệ quản trị CSDL để người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng mỗi

hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệ thốngnhất định

Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu không tậptrung, phân tán trên một phạm vi rộng Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quảntrị cơ sở dữ liệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống lớn Tiêu biểucho hệ quản trị CSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:

Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật, an

toàn của dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định,

dễ cài đặt và triển khai

Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độ phức

tạp cao, quản trị khó

Đối với các hệ thống nhỏ: Là một hệ thống có quy mô nhỏ, yêu cầuquản trị cơ sở dữ liệu thấp nên các hệ thống này nên sử dụng hệ quản trịCSDL phù hợp là hệ quản trị CSDL Microsoft Acess Nó có các ưu, nhượcđiểm như sau:

Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các quy mô nhỏ.

Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về kích

thước CSDL, hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ liệucàng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng

Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ

sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro Trong đó, mỗi hệ quản trị có những

ưu và nhược điểm nhất định:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu được truy cập với mức độ ổn đinh, tính bảo mật

cao, dễ sử dụng, dễ theo dõi, cung cấp mộ hệ thống các hàm tiện ích mạnh

Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả

năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa cácnguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng, nó chophép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công

cụ thiết kế giao diện đồ họa Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiềumô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đổi

Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên

môi trường mạng

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây là mộtdạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết

Đặc điểm

Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng đểgiải quyết các bài toán Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để cóthể chạy được trên các máy tính

Các ngôn ngữ lập trình thường dùng

Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễdàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết cácchương trình lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: Pascal, C…

Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lậptrình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mơi hơn so với lập trình cấu trúc

và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

1.1.5.3 Công cụ tạo báo cáo

Khái niệm

Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo (report) chophần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chươngtrình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và đượchiển thị ra máy in hoặc màn hình

Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán

Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhấtđịnh để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáophải in được và xem được trên màn hình máy tinh.

Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:

Thiết kế báo cáo trực quan

Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…

Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo,làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnhhưởng đến dữ liệu gốc nguồn

File Crystal report có dạng *.rpt

Nhận xét chung

Các hệ quản trị CSDL khác nhau phù hợp với các ứng dụng có quy môkhác nhau Đa phần các hệ quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDLnhư Update, Query, View…mà không có khả năng tạo, in ấn báo cáo Nhưngcũng có những hệ quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngôn ngữ lập trình vàcác công cụ tạo báo cáo

Tóm lại, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có các hệ quản trị cơ sở dữ liệuphù hợp và hợp lý nhất để tang hiệu quả sử dụng phần mềm, có thể khai thácđược tối đa các tiện ích đã có giúp cho doanh nghiệp quản lý hệ thống kế toántốt Do đó, khi lập trình chúng ta phải xem xét kỹ khi thiết kế cơ sở dữ liệu