84 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN DOANH THU bán HÀNG

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quátrình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán và công

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH -

SINH VIÊN: LÊ THỊ THÙY LINH

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát

từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập

Tác giả đồ án

Lê Thị Thùy Linh

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện TàiChính, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn may mắn được cácthầy giáo, cô giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệthống Thông tin Kinh tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em nhữngkiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trangvững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp Được sự dìu dắt, hướngdẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn

Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô – những người lái đò tận tìnhnhất đưa chúng em tới chân trời tri thức

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế

360 Độ Logistics”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Haỉ Xanh đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ ántốt nghiệp trong thời gian thực tập này, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình củathầy em sẽ không thể hoàn thành được đồ án này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện,

và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế đã cónhững bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theohọc tại trường để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên môn hoàn thành tốt

đồ án tốt nghiệp và một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tươnglai

Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chịtrong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính - Kế

Toán Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics đã tạo điều kiện cho

em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếptục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2018

Sinh viên

Lê Thị Thùy Linh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU viii

DANH MỤC HÌNH VẼ ix

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHỀM MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 8

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 9

1.1.4 Các công cụ để tin học hóa một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 16

1.2 Lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 21

1.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng 21

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu 23

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng 25

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng 26

1.2.5 Các phương thức bán hàng 26

1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ 360 ĐỘ

LOGISTICS 35

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ Phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics .35

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty 37

2.2 Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty 39

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 39

2.2.2 Hình thức sổ kế toán 44

2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng 45

2.2.4 Hệ thống chứng từ sử dụng 46

2.2.5 Hệ thống báo cáo 46

2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán 47

2.2.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 49

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics và giải pháp khắc phục 49

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 49

2.3.2 Các chứng từ sử dụng 50

2.3.3 Tài khoản sử dụng 51

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán 51

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 52

2.3.6 Quy trình hạch toán kế toán 52

2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 53

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ 360 ĐỘ LOGISTICS 55

3.1 Phân tích hệ thống 55

3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 55

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 56

3.2Phân tích hệ thống về chức năng 59

3.2.1Mô hình nghiệp vụ bài toán 59

3.2.2Ma trận thực thể - chức năng 63

3.2.3Phân tích mô hình khái niệm - logic 65

3.2.4 Mô hình thực thể liên kết – Mô hình E/R 70

3.3Thiết kế mô hình vật lý 77

3.3.1Thiết kế mô hình logic 77

3.3.2Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 81

3.3.3Xác định luồng hệ thống 89

3.4.Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần vận tải quốc tế Độ Logistics 94

3.4.1Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống 94

3.4.2 Thiết kế các giao diện 95

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ

CKTM Chiết khấu thương mạiCKTT Chiết khấu thanh toán

GTGT Giá trị gia tăng

Bảng 3.5: Bảng cơ sở vật lý danh mục hàng hóa

Bảng 3.6: Bảng cơ sở vật lý danh mục kho

Bảng 3.7: Bảng cơ sở vật lý phiếu nhập

Bảng 3.8: Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất

Bảng 3.9: Bảng cơ sở vật lý danh mục chi tiết phiếu nhập

Bảng 3.10: Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất

Bảng 3.11: Bảng cơ sở vật lý hóa đơn hàng hóa

Bảng 3.12: Bảng cơ sở vật lý chi tiết hóa đơn

Bảng 3.13: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thương mại

Bảng 3.14: Bảng cơ sở vật lý chiết khấu thanh toán

Bảng 3.15: Bảng cơ sở vật lý giảm giá

Bảng 3.16: Bảng cơ sở vật lý chi tiết giảm giá

Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thông tin tiền

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo”

Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E-R

Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ

Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Cập nhật thông tintiền xử lý”

Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch toán tăng doanhthu”

Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch toán giảm doanhthu”

Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo”

LỜI MỞ ĐẦU

I Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quátrình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán

và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tinđược xử lý một cách nhanh chóng, chính các, kịp thời, giảm bớt được thờigian và tiền bạc Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thubán hàng còn giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hìnhhoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắntránh được các rủi ro không đáng có

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty Cổ phần vận tảiquốc tế 360 Độ Logistics, em nhận thấy Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360

Độ logistics là doanh nghiệp trong hoạt động trong lĩnh vực vận tải nội địa vàquốc tế Các sản phẩm dịch vụ của công ty khá đa dạng và phong phú: nộiđịa, hàng không, đường biển và môi giới hải quan, việc quản lý các mặthàng và doanh thu có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty

Hệ thống quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng dokhối lượng hàng hóa lớn, mẫu mã nhiều, số lượng bán ra hàng ngày tương đốinhiều đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cáchchính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời chonhững người sử dụng và quản trị hệ thống

Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty Cổphần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics nên em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựngphần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế

360 Độ Logistics “làm đề tài tốt nghiệp

- Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên tại công ty: Hệ thống máy tính tạicông ty, con người trong hệ thống kế toán.

- Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt độingũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lýnguyên liệu, vật liệu

III Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tập trung vào công tác kế toán bánhàng tại Công ty Cổ phần vận tải quốc tế 360 Độ Logistics

Phạm vi nghiên cứu

Trong kế toán bán hàng có ba mảng: Kế toán tổng hợp doanh thu bánhàng, kế toán tổng hợp chí phí bán hàng, kế toán tập hợp xác định kết quảkinh doanh Do quá trình tham gia thực tập tại công ty tương đối ngắn nên emgói gọn nghiên cứu đề tài trong phạm vi kế toán doanh thu bán hàng

Hệ thống được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

2014 và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net

IV Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty

bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiếnchuyên gia

Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến

công tác kế toán phải thu khách hàng

Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và

thực tế tại công ty

Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty,

tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp

Các phương pháp phân tích khác: phân tích từ trên xuống, phân tích từ

dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHỀM MỀM KẾ TOÁN DOANH

THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự

động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng

từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quytrình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báocáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:

- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:

Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị, trang bị hệthống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tinhọc của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống,

bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

Lựa chọn, tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên mônnghiệp vụ kế toán và tin học

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc

Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chứcnăng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế

quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên, quy địnhdanh mục thông tin không được phép lưu chuyển.

- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợpthì cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toánsao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc

kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốnhình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kếtoán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy

đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Hoạt động của phần mềm kế toán được chia làm 4 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu vào

Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phátsinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theocách phân loại của từng phần mềm cụ thể

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơsở

dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý

- Giai đoạn 2: Xử lý

Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán cácthông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong

giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạnsau.

- Giai đoạn 3: Lưu trữ dữ liệu

Sau khi thực hiện giai đoạn 2, các dữ liệu đã được xử lý sẽ được lưu trữ

để khi cần thì truy xuất thông tin ra

- Giai đoạn 4: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tinchứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽtiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để xuất ra các nhật ký,

sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái

Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán sốliệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáotài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích, để in ra máy

in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kêkhác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác

Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm

kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phântích phục vụ nhu cầu quản trị

Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc

dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán haykhông hoàn toàn là do con người quyết định Điều này dường như đã môphỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công

Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc

kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốnhình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kếtoán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy

đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phươngpháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:

 Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…

 Phần mềm

 Các thủ tục

 Cơ sở dữ liệu

 Con người

1.1.1.3 Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:

- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu Một

CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng

- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết

cách sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn

- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào

đó Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho ngườidùng Các Form của một PMKT được chia thành:

 Form nhập dữ liệu

 Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa

 Form để in báo cáo

- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng

trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầungười dùng

- Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các

bảng dữ liệu

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là bộ phận duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanhnghiệp, điều tiết các hoạt động kinh doanh Mọi bộ phận trong doanh nghiệpđều liên quan đến kế toán, từ khâu kinh doanh đến hành chính nhân sự

Kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu – chi dựatrên việc lập các kế hoạch, sổ sách báo cáo hàng ngày Đồng thời cung cấpthông tin, là cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp vớichiến lược kinh doanh Do đó, nếu thông tin mà kế toán đưa ra không chínhxác, bị sai lệch thì sẽ dẫn tới việc hoạch định kinh doanh của nhà quản lý sẽkhông phù hợp, thậm chí gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc kinh doanhcủa doanh nghiệp Nếu như trước đây, kế toán tốn rất nhiều thời gian để hoànthành công việc và thường xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với

sự hỗ trợ của phần mềm kế toán thì người sử dụng có thể giảm tối đa thời gianlãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống chỉcòn vài phút

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kếtoán Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạnlưu trữ, tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự vàthời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanhnghiệp

So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần mềm kế toán có thể:

- Sản xuất tài liệu tự động nhanh chóng và chính xác hoá đơn, ghi chú tíndụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện

tự động

- Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao vàhiếm khi gây ra lỗi Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập

dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu

- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tàikhoản sẽ luôn luôn được cập nhật kịp thời

- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành kịp thời cho doanh nghiệp

Vì vậy, việc phát triển một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp là thực

sự cần thiết: giúp tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng kịpthời, phân tích, tổng hợp tình hình tài chính một cách chính xác, đưa ra nhữngrủi ro tiềm ẩn cho nhà quản lý, tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình quản lýdoanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược kinh doanhnhanh chóng, chính xác

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

 Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm

kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở

đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Đây là giai đoạnnhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển mộtphần mềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thựchiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

 Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đếnquá trình xử lý thông tin

 Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

 Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

 Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xâydựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.

Nội dung khảo sát bao gồm:

 Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

 Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

 Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

 Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

 Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

 Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

 Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng

và kế hoạch phát triển

 Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

Phương pháp khảo sát Hình thức tiến hành:

 Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tàiliệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của

 Phiếu điều tra

 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát

triển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý nhưchứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

 Ma trận thực thể chức năng

 Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu:

 Mô hình thực thể liên kết

 Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cầnphát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

 Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, ngườiphát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thứclàm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu củangười dùng Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

- Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống,

mức khác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ làmột hệ thống con.

- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong

đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công

và phần thực hiện bằng máy tính

- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩthuật thực hiện

- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong

đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tinhoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thànhlược đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính Nộidung của bước này bao gồm:

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

 Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

 Chọn kiểu dữ liệu

 Xác định trường tính toán

 Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóachính

 Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trịđược nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xácđịnh khuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác địnhtính toán toàn vẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, Kiểu dữ liệu,Kích thước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệthống, mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràngbuộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và cácđiều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra

 Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các cácmẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

 Giai đoạn 4: Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.Giai đoạn này chính là việc tạo một project

Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với mốiliên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiện saibước này thì các bước sau đều vô nghĩa

Chuyển các thiết kế thành các chương trình

 Giai đoạn 5: Kiểm thử

Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định cáclỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực

tế Việc kiểm tra toàn bộ chương trình thực hiện bằng cách chạy thử chúngvới một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu đểtìm ra các lỗi Các lỗi có thể gặp bao gồm:

 Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạtđộng không như mong muốn

 Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

 Các phương pháp kiểm thử:

 Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếuvới kết quả đã làm xem có khớp không

- Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi

đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử

- Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệpvụ trong chươngtrình

 Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester

- Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ cácmodule của chương trình

- Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả haiphần nghiệp vụ và kế toán

 Giai đoạn 6: Cài đặt và huấn luyện

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống.

- Vết tài liệu và tổ chức đào tạo

- Đưa vào vận hành

- Huấn luyện cho người dùng biết cách sử dụng phần mềm Đảm bảo chosản phẩm phần mềm được hoạt động theo đúng nguyên tắc đã thiết kế theo sựthỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp

 Giai đoạn 7: Bảo hành, bảo trì

Bảo hành là thời gian nhà phát triển chịu trách nhiệm sửa chữa phầnmềm từ khi phần mềm được mua bởi người sử dụng Nhưng nhà phát triển chỉ

có trách nhiệm trong thời gian bảo hành đó với những lỗi do phần mềm

Bảo trì là việc duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp để đảm bảo phần mềm kếtoán duy trì được điều kiện làm việc của người dùng, đảm bảo kỹ thuật bất kếphần mềm có hỏng hóc Đây là dịch vụ mất phí

1.1.4 Các công cụ để tin học hóa một phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp

1.1.4.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Hệ quản trị CSDL là một tập hợp chương trình giúp cho người sử dụngtạo ra, điều khiển và truy nhập một cơ sở dữ liệu Nó là một hệ thống phầnmềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữliệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau

 Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

 Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro được sử dụng cho các hệ thống có quy

mô nhỏ

 Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khảnăng thiết kế giao diện trực quan; dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa cácnguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng cho phépnhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết

kế giao diện đồ họa; dễ tách ứng dụng thành nhiều module nên khá dễ dàngtrong việc nâng cấp, sửa đổi

 Nhược điểm: Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảomật kém, không an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng.Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VisualFoxPro9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows

 Hệ quản trị CSDL tự do nguồn mở MySQL phổ biến và rất được ưachuộng

 Ưu điểm: Tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạtđộng trên nhiều HĐH cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh

 Nhược điểm: Độ tin cậy không cao do là mã nguồn mở, yêu cầu một hệthống bảo mật cao

 Đối với hệ thống có quy mô lớn thì thường sử dụng hệ quản trị CSDLOracle

 Ưu điểm: Đối với các doanh nghiệp, Oracle thực sự là một hệ quản trịCSDL tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàngbảo trì và nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

 Nhược điểm: Giá đầu tư cao; cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiếtlập khó; độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thôngtin mới có thể quản trị được

 Đối với các hệ thống có quy mô nhỏ thường sử dụng hệ quản trị CSDLMicrosoft Acess

 Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các ứng dụng quy mônhỏ

 Nhược điểm: Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vàoCSDL) Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB) Hạn chế về tổng số

module trong một ứng dụng Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định cànggiảm Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng.

1.1.4.2 Ngôn ngữ lập trình

Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tínhtoán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và hiểuđược

Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau:

+ Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho conngười có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác

+ Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để cóthể chạy được trên các máy tính khác

Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính:

Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có thể

trực tiếp hiểu và thực hiện được Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phảiqua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy Mỗi máy tính đều có ngôn ngữmáy của nó

 Ưu điểm: Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính;không mất thời gian để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác

 Nhược điểm: Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chươngtrình; khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác củathuật toán

Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và

ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh

 Ưu điểm: Dễ viết hơn ngôn ngữ máy

 Nhược điểm: Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ; Chương trình viếtbằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch

ra ngôn ngữ máy bằng chương trình dịch

Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít

phụ thuộc vào loại máy Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình

 Ưu điểm: Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp.

 Nhược điểm: Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy

Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:

Ngôn ngữ lập trình Foxpro: là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Visual FoxPro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năngthiết kế các giao diện trực quan Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tínhbảo mật không cao và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

Ngôn ngữ lập trình C++: Là một ngôn ngữ lập trình web, đây là một

dạng ngôn ngữ đa mẫu hình tự do có kiểu tĩnh và hỗ trợ lập trình thủ tục, dữliệu trừu tượng, lập trình hướng đối tượng và lập trình đa hình, với các lĩnhvực ứng dụng bao gồm các hệ thống phần mềm, phần mềm ứng dụng và cácphần mềm giải trí

Ngôn ngữ lập trình C#: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo C# cũng được sử dụngcho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềmquản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp

Ngôn ngữ lập trình Java: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thốngnào có cài máy ảo Java Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc pháttriển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết

bị di động, không dây

Ngôn ngữ lập trình PHP: Ngôn ngữ tốc độ cao với bộ nhớ đệm, tăng

cường với mã biên dịch plug-in, dễ nhúng vào các trang [HTML] đặc biệt phùhợp để phát triển Web

1.1.4.3 Các công cụ báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trìnhứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thôngtin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc mànhình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

Công cụ tạo báo cáo là các công cụ được xây dựng sẵn trong quá trìnhthiết kế phần mềm Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựngcác công cụ báo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuântheo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.

 Các công cụ báo cáo thường có đặc điểm:

- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp ngườiquản lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổgiấy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột vànhiều dòng

 Một số công cụ tạo báo cáo:

- Visual Fox Pro: Trong ngôn ngữ lập trình Visual Fox Pro có tích hợpsẵn công cụ để tạo báo cáo Nó hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theohai cách:

 Tạo báo cáo bằng Report Wizard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báocáo khá thuận lợi và nhanh chóng, cách thực hiện khá đơn giản

 Tạo báo cáo bằng Report Designer: Giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điềukiện hoàn cảnh

- Crystal Report: Đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến

hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thểthực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vàomột số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ cácchức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel

- Report Viewer: Là một công cụ hỗ trợ tiện dụng của bộ thư viện NET

của Microsoft Công cụ này hỗ trợ xuất ra các báo cáo dựa trên dữ liệu

có sẵn trong hệ thống

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới thành lập có thể không có kinh

phí ban đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu.Zoho Report sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo chuyênnghiệp.

1.2 Lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp

Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đượctrong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thôngthường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu đượchoặc sẽ thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu nhưbán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ…

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi cáckhoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng

Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh baogồm:

+ Doanh thu bán hàng

+ Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác

Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận theoquy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác”.

Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụtương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từngsản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác địnhdoanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sảnphẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp vàlập Báo cáo tài chính

b Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phươngpháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở

để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế toán Các khoảngiảm trừ doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trênnhững tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báocáo tài chính

 Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho

người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụvới khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợpđồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng

 Hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định

là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm cácđiều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành,như: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại

 Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho

bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất,không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn… đã ghi trong hợp đồng

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu

a Điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS 14)

Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏamãn cả 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từviệc giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

b Nguyên tắc xác định doanh thu

 Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhậndoanh thu, nếu không thỏa mãn các điều kiện thì không hạch toán vào doanhthu

 Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

 Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch

vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu

 Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,từng sản phẩm…theo dõi chi tiết từng tài khoản giảm trừ doanh thu, để xácđịnh doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng từng sảnphẩm,…để phục vụ cho việc cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanhnghiệp và lập báo cáo tài chính

c Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thíchhợp cho từ mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng

- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: Bao gồm quản

lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng nhóm hàng

- Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượng hàng bị trảlại, biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng …

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: Biết được doanhthu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng…

Để đáp ứng nhu cầu quản lý về thành phẩm và hàng hóa kế toán bánhàng phải thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ sau:

 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và

sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chấtlượng, chủng loại và giá trị

 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanhnghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

 Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sátviệc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạtđộng

 Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xácđịnh và phân phối kết quả

 Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việcchỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bánhàng

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TKsau:

 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

 TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

 TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

 TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

 TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

 TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

 TK 5118: Doanh thu khác

 TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

 TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

 TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

 TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

 TK 156: Hàng hoá

 TK 1561: Giá mua hàng hoá

 TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

 Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

 TK 5211: Chiết khấu thương mại

 TK 5212: Giảm giá hàng bán

 TK 5213: Hàng bán bị trả lại

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu bán hàng bao gồm:+ Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001)

+ Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02GTKT003)

+ Bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi (mẫu 01 – BH)

+ Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, chi, séc chuyển khoản, séc thanhtoán, ủy nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, giấy báo nợ, bảng sao kêcủa ngân hàng,…)

+ Chứng từ liên quan khác như phiếu xuất, phiếu nhập kho hàng trảlại…

+ Số lượng lớn hoặc hàng được bán theo lô hàng

+ Hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng

+ Giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phươngthức thanh toán

 Bán lẻ hàng hóa

Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người dùng hoặc các tổchức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùngnội bộ

 Bán đại lý ký gửi

Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho đại lý ký gửi để các cơ sở nàytrực tiếp bán hàng Bên nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toántiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán Số hàng chuyển giao cho các

cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo

về số hàng đã bán, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này

 Bán hàng trả góp, trả chậm

Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại dành cho ngườimua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ Doanh nghiệp thương mại đượchưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thườngtheo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp Tuy nhiên khoản lãi trả gópchưa được ghi nhận toàn bộ mà chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạtđộng tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán

 Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng

Là phương thức bán hàng trong đó người bán xuất kho sản phẩm, hànghóa

bán cho khách hàng và đồng thời nhận được vật tư sản phẩm, hàng hóa củabên mua có trị giá tương ứng với trị giá lô sản phẩm hàng hóa xuất kho củamình

1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặcthu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sảnphẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu vàphí thu thêm ngoài giá bán (nếu có)

Đối với hàng hóa bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giáhưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụphần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng

Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanhnghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận vào doanhthu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậmphù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận.

1.2.7.1 Kế toán doanh thu bán hàng

Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thuthì kế toán tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó

Khi quá trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở chonghiệp vụ bán hàng: hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếuthu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, kýgửi, thẻ quầy hàng,…

Để phản ánh về các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kếtoán sử dụng các tài khoản:

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này đượcdùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiệntrong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh TK này có 6 TK cấp hai:

 TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

 TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

 TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

 TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

 TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản

 TK 5118: Doanh thu khác

- TK 3331 – Thuế GTGT: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuếGTGT phải nộp, đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp Tài khoản này dùngchung cho cả 2 phương pháp tính thuế:

 TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

 TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu

 Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo phương thức gửi hàng

 Doanh thu bán hàng trả góp

 Doanh thu bán hàng đổi hàng (không tương tự)

 Doanh thu gửi bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng

a Kế toán giá vốn

b Kế toán doanh thu (Khi đại lý thông báo hàng đã bán)

Phương án 1: Các đại lý thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng

c Giá trị hàng nhận về

Thuế GTGT Đầu vào

TK 156

b Giá vốn

TK 632

Phương án 2: Các đại lý tính riêng tiền hoa hồng

Sau đó tính tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:

 Bán hàng có chiết khấu thanh toán:

- Bán hàng thu tiền ngay, có chiết khấu thanh toán:

- Bán hàng chịu hưởng chiết khấu thanh toán