242 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư tại CÔNG TY cổ PHẦN PRODOOR

Được sự phân công của quý thầy cô khoa Hệ thống Thông Tin Kinh Tế,Học viện Tài chính, sau ba tháng thực tập em đã hoàn thành Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Công T

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

-*** -ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN PRODOOR

Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Thanh Sinh viên thực hiện : Vũ Thị Hồng Nhung Lớp : CQ55/41.04

Chuyên ngành : Tin học Tài chính- Kế toán

Hà Nội -2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em với sự cố vấn của

Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Văn Thanh

Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án tốt nghiệp

Vũ Thị Hồng Nhung

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài Chính,ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được các thầy giáo, côgiáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ Thống Thông TinKinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quýbáu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang để bước vào cuộcsống mới sau tốt nghiệp Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô –những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em tới chân trời tri thức

Được sự phân công của quý thầy cô khoa Hệ thống Thông Tin Kinh Tế,Học viện Tài chính, sau ba tháng thực tập em đã hoàn thành Đồ án tốt nghiệp

“Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Công Ty Cổ Phần ProDoor’’

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án em đã nhận được sựgiúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người Trước hết, bằng lòng biết ơn sâu sắc

em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Văn Thanh đã tận tình hướng

dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trongthời gian thực tập này, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy em sẽkhông thể hoàn thành được đồ án này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện, vàđặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã cónhững bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theohọc tại học viện để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên môn hoàn thànhtốt đồ án tốt nghiệp và có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trongtương lai

Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chịtrong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính - Kế

Toán Công Ty Cổ Phần ProDoor đã tạo điều kiện cho em được thực tập vàhướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếptục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2021

Sinh viên

VŨ THỊ HỒNG NHUNG

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC iv

DANH MỤC HÌNH viii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán 5

1.1.1 Khái niệm, vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán 5

1.1.3 Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán 6

1.1.4 Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 9

1.1.5 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10

1.1.6 Các thành phần của phần mềm kế toán 13

1.1.7 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 15

1.1.8 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN 26

1.2 Lý luận chung về kế toán vật tư trong Doanh nghiệp 32

1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư 32

1.2.2 Nguyên tắc phân loại , đánh giá vật tư 33

1.2.3 Hạch toán kế toán vật tư 40

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư 44

1.3 Các hình thức Sổ kế toán 56

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PRODOOR 59

2.1 Khá i quá t về Công ty cổ phần ProDoor 59

2.1.1 Giớ i thiêụ chung về Công ty cổ phần ProDoor 59 2.1.2 Tổ chứ c bộ má y củ a Công ty cổ phần ProDoor Sơ đồ tổ chức bộ

máy quản lý công ty 61

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần ProDoor 63

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 63

2.2.2 Tình hình kế toán vật tư tại công ty 67

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán 70

2.2.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư 71

2.2.5 Hệ thống chứng từ sử dụng 71

2.2.6 Hệ thống sổ và báo cáo kế toán 72

2.2.7 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 72

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 73

2.3 Đánh giá phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần ProDoor 74

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 74

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 75

2.3.3 Tài khoản sử dụng 75

2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 77

2.3.5 Các chứng từ sử dụng 77

2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo vật tư 78

2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 79

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PRODOOR 81

3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư 81

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán vật tư 81

3.1.2 Xác định yêu cầu mô tả bài toán 81

3.1.3 Sơ đồ ngữ cảnh 83

3.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng 85

3.1.5 Ma trận thực thể chức năng 88

3.1.6 Phân tích mô hình khái niệm-logic 90

3.1.7 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 97

3.1.8 Thiết kế mô hình logic 101

3.1.9 Mô hình dữ liệu quan hệ 104

3.1.10 Thiết kế mô hình vật lý 105

3.2 Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần ProDoor 110

3.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm 110

3.2.2 Giao diện của hệ thống 110

3.2.3 Một số form chính 113

3.2.4 Một số chứng từ, báo cáo 127

PHẦN KẾT LUẬN 135

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 136

PHỤ LỤC 137

PHỤ LỤC……….………….143

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3.1 Bảng từ điển dữ liệu 99

Bảng 3.2 Xác địn các thực thể và các thuộc tính 100

Bảng 3.4 Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập 106

Bảng 3.5 Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất 106

Bảng 3.6 Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất 107

Bảng 3.7 Bảng cơ sở vật lý biên bản kiểm kê 107

Bảng 3.8 Bảng cơ sở vật lý chi tiết kiểm kê 107

Bảng 3.9 Bảng cơ sở vật lý danh mục kho 108

Bảng 3.10 Bảng cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp 108

Bảng 3.11 Bảng cơ sở vật lý danh mục vật tư 108

Bảng 3.12 Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản 109

Bảng 3.13 Bảng cơ sở vật lý danh mục công trình 109

Bảng 3.14 Bảng cơ sở vật lý tồn đầu kỳ 109

Bảng 3.15 Bảng cơ sở vật lý người dùng 110

.

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư 51

Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 84

Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 85

Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng 88

Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 90

Hình 3.5 Biểu đồ tiến trình mức “1.0 Nhập thông tin tiền xử lý” 91

Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình mức “2.0 Hạch toán nhập kho” 92

Hình 3.7 Biểu đồ tiến trình “3.0 Hạch toán xuất kho” 93

Hình 3.8 Biểu đồ tiến trình “4.0 Tính giá” 93

Hình 3.9 Biểu đồ của tiến trình “5.0 xử lý kiểm kê” 94

Hình 3.10 Biểu đồ của tiến trình “6.0 Lập sổ kế toán” 95

Hình 3.11 Biểu đồ của tiến trình “7.0 Lập báo cáo kế toán” 96

Hình 3.12 Mô hình E - R 101

Hình 3.13 Mô hình dữ liệu quan hệ 104

LỜI NÓI ĐẦU

Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán vật tư là vô cùngcần thiết, giúp công việc quản lý vật tư được thực hiện đồng bộ , hiệu quả, dễkiểm soát mang lại những lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp Đối với

Công ty cổ phần ProDoor , phần mềm sẽ giúp công ty tiết kiệm được nguồn

nhân lực , quá trình hạch toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phíquản lý doanh nghiệp.Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứngvật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh , in phiếu nhập kho , phiếu xuất kho

và từ đó đưa ra các báo cáo như : Báo cáo Nhập –Xuất –Tồn , Sổ chi tiết vật

tư, hàng hóa khi cần thiết

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Côngnghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếpthu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công

ty cổ phần ProDoor và được sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy Nguyễn VănThanh cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, em

đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty

cổ phần ProDoor”, với mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp phân tích thiết

kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế

2 Mục đích của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là phần mềm được người dùng chấp nhận vàthực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty Chương trìnhtrước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủcác chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Ngoài ra, mục tiêu của đề tài này là:

 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và Phòng vật tư thiết bịtrong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty

 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmbớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lývật tư

 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

Bên cạnh đó, việc thực hiện đề tài này giúp em hiểu rõ hơn về thực tếcông tác kế toán vật tư sau thời gian thực tập

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi

 Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán vật tư trong điều

kiện ứng dụng công nghệ tin học Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượngnghiên cứu cụ thể của đề tài gồm:

+ Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại các doanh nghiệp nói chung

+ Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại “ Công ty Cổ phần

ProDoor”

 Phạm vi nghiên cứu đề tài : Do thời gian và kiến thứ còn hạn chế

nên em chỉ nghiên cứu cơ sở lý luận của việc xây dựng phần mềm Kế toán vật

tư , thực trạng Kế toán vật tư tại Công ty cổ phần ProDoor và đưa ra phầnmềm Kế toán vật tư tại Công ty cổ phần ProDoor mà không nghiên cứu cácthành phần khác

Dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, đồ

án của em tập trung vào các nghiệp vụ kế toán phân hệ kế toán vật tư gồm: + Quản lý hệ thống nhập, xuất kho vật tư trong kỳ

+Quản lý vật tư tồn kho trong kỳ

+Tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyềncuối kỳ

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đồ án này em sử duṇ g các phương pháp nghiên cứu

s a u

- Phương pháp thu thập thông tin:

+ Phương pháp ghi chép

+ Phương pháp phỏng vấn

+ Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, thống kê, mô tả

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

+ Phương pháp phân tích từ trên xuống

+ Phương pháp phân tích từ dưới lên

 Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật

tư tại Công ty cổ phần ProDoor

CH ƯƠNG 1 NG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán

1.1.1 Khái niệm, vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán là một phần mềm đơn lẻ được cài đặt lên máy tínhvới tác dụng hỗ trợ các chức năng cơ bản để người sử dụng nhập các số liệuđầu vào bao gồm các chứng từ, số liệu dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn.Phần mềm kế toán sẽ xử lý để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theoquy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp

Phần mềm kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp:

- Cung cấp nhanh chóng, kịp thời số liệu cho các sổ sách, báo cáo

- Tự động định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp

- Tự động lập nhanh các Tờ khai khấu trừ thuế GTGT, Tờ khai quyếttoán thuế

- Chấm công, tính lương và hạch toán lương trực tiếp ngay trên phầnmềm kế toán

- Theo dõi chính xác và kịp thời công nợ phải thu, phải trả

- Giúp kế toán lưu trữ thông tin tiện lợi hơn, dễ dàng tra cứu khi cầnthiết, đồng thời cũng hạn chế được nguy cơ bị thất lạc thông tin

1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán có các đặc điểm nổi bật sau:

- Có các chức năng kế toán cơ bản Hầu như doanh nghiệp nào cũng phải

sử dụng tới những chức năng căn bản có trong phần mềm kế toán như lập hoáđơn, theo dõi chi phí và thu nhập, báo cáo tài chính, quản lý khách hàng/nhàcung cấp

- Những thứ như tính tiền tự động, thanh toán định kì, thông báo đáohạn và các quy trình tự động khác tiết kiệm thời gian cho bạn vì không cầnphải làm thủ công.

- Sử dụng các mẫu được làm sẵn (có thể tuỳ biến) để tạo báo giá chokhách hàng, tự động chuyển thành hoá đơn sau đó

- Cho phép nhiều người dùng truy cập, để bạn không phải làm mọi thứ 1mình

- Truy cập thời gian biểu, tính lương, in séc và thanh toán cho nhânviên

- Sử dụng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị Đặc biệt hữu ích cho chủ doanhnghiệp hay đi công tác, không thể ngồi hoặc quản lý sổ sách trên máy tính

- Phần mềm kế toán làm cho việc vận hành doanh nghiệp dễ hơn thôngqua tích hợp và tự động nhập dữ liệu theo thời gian thực từ các ứng dụng vàcông cụ mà doanh nghiệp sử dụng Ví dụ như: POS, máy chấm công, cân điện

tử, dịch vụ mail, …

1.1.3 Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toánlàm nền tảng để xây dựng Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương

pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đốiứng tài khoản.

Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước Do đó xây dựng phần mềm kế toáncũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điềukiện của phần mềm

Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kếtoán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết Ví dụ như phân hệ

kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, nhưphiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuấtlại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư Bởi vậy cần có sự phân loại chứng

từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và cácsổ

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm

2014, doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, hình thức ghi sổ

kế toán nhưng phải đảm bảo tính minh bạch , đầy đủ Tuy nhiên Báo cáo TàiChính vẫn theo quy định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn Về các Báo cáoQuản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thứcriêng của từng doanh nghiệp Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ cácchứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm

Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất

là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từđược nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phươngpháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người

Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống Con người điều

khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống

thông tin Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữthông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thànhcác thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con

người Thủ tục trong hệ thống thông tin kế toán chính là các chuẩn mực kếtoán do Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanhnghiệp đề ra

(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ

cho việc xử lý trong hệ thống Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính

là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp

(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình

để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán

đã chỉ ra Trong hệ thống thông tin kế toán thì chương trình chính là các phầnmềm kế toán

 5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

 Theo đó con người và phần cứng là các thực thể hành động tiến hành

xử lý thông tin KT thông qua thủ tục KT để phần mềm có thể xử lý các dữliệu KT Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và phần cứng

+ Phần mềm kế toán là 1 trong 5 thành phần của HTTT KT, là tập hợptệp chương trình, dữ liệu và các tài liệu cần thiết mô tả lại thủ tục kế toánbằng ngôn ngữ lập trình để máy tính hiểu và thực hiện việc xử lý dữ liệu kếtoán thay con người Thông qua phần mềm kế toán con người có thể giảiquyết các bài toán kế toán trên máy tính bao gồm nhập chứng từ, lưu trữchứng từ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán

1.1.4 Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ côngthông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danhmục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danhmục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ một khi bạn đã xây dựng bạn có thểdùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tựđộng sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai sẽ giúp người kế toán giảm rấtnhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này Khôngnhững thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời giúp giảm đáng kểcác thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,giá thành không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu sốliệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trongquá trình hạch toán của bạn

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:

Đối với doanh nghiệp:

- Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính toán

bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cầnnắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chínhxác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinhnghiệm về nghiệp vụ

- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối

chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ sốliệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài

chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệpmột cách chính xác và nhanh chóng

- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế

toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư,điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng vàhiệu quả Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tínhchuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt củađối tác, khách hàng và nhà đầu tư

Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:

- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanhnghiệp

1.1.5 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

 Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định cụ thể của Nhà nước về Kế toán.

Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc

và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về

kế toán theo các nội dung sau:

- Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên

máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quyđịnh tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng

từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ sungthêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêucầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụngđúng maxi quy định Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toántheo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và cácquy định riêng ề chứng từ điện tử

- Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài

khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phầnmềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phùhợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hóa cáctài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tínhthống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tíchthông tin của ngành và đơn vị

- Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần

mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kếtoán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiệnhành; số liệu đươc phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trênchứng từ đã được truy cập, đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ nàysang sổ khác Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kếtoán theo yêu cầu quản lý của đơn vị

- Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong

phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháptính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp vớitừng lĩnh vực Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất,thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và cácđơn vị khác có liên quan

- Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán

trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật

Kế toán Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kếtoán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằngtiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng việt Giao diệnmỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

- In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần

mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống

nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán,báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kếtoán trên máy được thực hiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kếtoán hiện hành Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điềukiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.

 Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp

bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghichép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏbớt các chứng từ kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống

- Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháphạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏbớt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nộidung, cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phảiđảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt

sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trìnhbày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bớt báo cáotài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về

số liệu

- Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình

kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chínhtheo quy định hiện hành

- Đảm bảo sợ phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán

- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khinhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.

 Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn

dữ liệu

- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng,gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vịtrí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảmbảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của ngườikhác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có tráchnhiệm đồng ý

- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thứcnhư : Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác củangười truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó, …

- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các

số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từngphương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người cótrách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã đượctruy cập chính thức vào hệ thống

- Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong cáctrường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng

1.1.6 Các thành phần của phần mềm kế toán

Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trìnhcủa phần mềm kế toán đó

- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng

một ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh

sẽ tương ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xâydựng trước Tệp chương trình gồm một chương trình chính và các chươngtrình con

- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,

lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống

- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,

lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống Trong nhóm này có chứa 3thành phần cơ bản:

+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo một

quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó Trong Database có rấtnhiều các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọngđược gọi là bảng (Table)

+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng

tự do, nằm ngoài CSDL

+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ

Tables nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theomột số điều kiện nào đó

- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo

cáo

Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:

+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form Thực chất Form

là một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó

+ Report: là báo cáo

+ Labels: chứa các tệp nhãn.

- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.

- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người

dùng tạo ra và thư viện API Trong các tệp PRG, có một tệp được SETMAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiênkhi chạy phần mềm này

+ Program: chứa các chương trình

+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng

+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết

một tệp text vào Project Manager

+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager

một tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ

1.1.7 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Quy trình xây dựng phần mềm gồm 7 bước sau :

Kiểm thử

Triển khai , đào tạo

Bảo hành , bảo trì

HÌNH 1.1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Đây là giai đoạn nhà phát triển (nhân viên triển khai) khảo sát bài toán

và tiếp xúc với chủ đầu tư để lập kế hoạch xây dựng hay phá triển một phầnmềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện

dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đưa racác đánh giá về tính khả thi của dự án

- Thu thập thông tin về cơ chế nghiệp vụ của phần mềm cũ, các thànhphần chức năng của phần mềm cũ

- Thu thập thông tin về môi trường và các tác nhân có ảnh hưởng tớiphần mềm cũ

- Xác định các yêu cầu mới của bài toán cần giải quyết trong tương lai

- Xác định cách thức làm việc của phần mềm cũ

- Nghiên cứu khả thi và lập khả thi trong phát triển dự án

- Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát

- Lập kế hoạch triển khai dự án

Bước 2: Phân tích hệ thống

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người pháttriển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý nhưchứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kết

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của hệ thốngthông tin mới cần phát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung mộtgiải pháp thiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

Bước 2.1: Phân tích hệ thống về chức năng

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổchức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bêntrong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môitrường bên ngoài

Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:

• Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

• Biểu đồ phân cấp chức năng

• Biểu đồ luồng dữ liệu

- Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống

Ký pháp: biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi

số 0 ( mức biểu đồ mức 0) , phía dưới ghi tên hệ thống

Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệ thống”

Tên Hệ Thống

- Các tác nhân: dùng để mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ

thống

Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:

+ Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận, một

bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác

+ Nằm ngoài hệ thống đang được xây dựng và không thực hiện chứcnăng của hệ thống

+ Có tương tác với hệ thống, gửi thông tin vào hệ thống hoặc nhận thôngtin ra

Tên: phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức

Ký pháp: Biểu thị bằng một hình chữ nhật có điền tên tác nhân ở bên

trong

TÊN TÁC NHÂN

- Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ nơi này sang

nơi khác

Tên : thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật

mang tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu

Ký pháp:là một mũi tên, trên mũi tên đó có ghi tên luồng dữ liệu, hai đầu

mũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây Trong

đó, gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng còn lại đượchình thành theo sự phân ra của chức năng gốc Các chức năng ngoài cùng làcác chức năng lá, đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu trong thựchiện

Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch

vụ thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với

một chức năng con của nó

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến

một vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó Một luồng dữliệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có thể là kết quảtruy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữ liệucập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in Như vậy,luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ởcùng một thời gian và di chuyển đến cùng một đích

Ký pháp

Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệuTên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sựtổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho

dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không giankhác nhau

Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có

tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay

phân phối.

Quá trình xử lý dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trìnhkhác nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó.Tiến trình có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiệnthực thi chức năng đó Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic

n

Tên tiến trình

n là số hiệu của tiến trình;

Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu

có thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệthống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin(nhận hay ghi dữ liệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) haynơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Tên tác nhân

Ký pháp:

Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

 Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng và ma trận thực thể chức năng

 Dựa vào quy trình nghiệp vụ (quy trình hoạt động của hệ thống cầnphát triển)

 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức chi tiết khác nhau

 Ma trận thực thể chức năng

Ma trận thực thể chức năng: là một bảng bao gồm có các hàng và cáccột Trong đó, mỗi cột thực hiện chức năng tương ứng với một hồ sơ dữ liệu,mỗi hàng thực hiện tương ứng với một chức năng tương đối chi tiết

Các cột: mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

Các dòng: mỗi dòng tương ứng với một chức năng

Giao giữa các hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng

và thực thể tương ứng Giá trị của mỗi ô thể hiện mỗi quan hệ gữa hàng và cộttương ứng

Các ô: được ghi vào các chữ sau:

R (Read): nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

U (Update): nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

C (Create): nếu chức năng dòng tạo ra một hồ sơ cột

 Tài liệu đặc tả chức năng

Tài liệu đặc tả chức năng: mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm vềmặt chức năng bao gồm các modules, các chức năng của từng modules, cácthao tác người sử dụng đối với từng chức năng chi tiết và đặc biệt các kết quảcần đạt được của từng chức năng

Bước 2.2: Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng môhình dữ liệu quan niệm (CDM) CDM mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mốiquan hệ chúng, mô hình này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tựnhiên, dễ hiểu cho người phát triển và người sử dụng Mô hình này là cơ sởcủa việc thiết kế CSDL vật lý cho hệ thống thông tin

Các bước tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm:

 Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu đượctừ giai đoạnkhảo sát

 Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở

 Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng

Xây dựng sơ dồ cho mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mô hình sau:

thống được tổ chức E/A bao gồm một tập các thực thể, mối liên kết giữa cácthực thể, các thuộc tính của chúng thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu.

có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu

Dữ liệu dùng trong hệ thống thường ở hai dạng: số và dãy ký tự (phi số)

Về ý nghĩa thì dãy ký tự là tên của một đối tượng nào đó trong hệ thống Mãhóa là việc gán một mã (tên viết tắt) cho một đối tượng cụ thể như: chứcnăng, chương trình, tệp dữ liệu, khóa của bảng dữ liệu, biến,

Từ điển dữ liều là một tư liệu tập trung về mọi tên gọi đối tượng đượcdùng trong hệ thống trong cả các giai đoạn: Phân tích, Thiết kế, Cài đặt

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, ngườiphát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thứclàm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu củangười dùng Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống.

• Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống,đây là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiềumức khác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ làmột hệ thống con

• Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong

đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

• Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công

đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tinhoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thànhlược đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính Nộidung của bước này bao gồm:

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

 Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, kích

thước dữ liệu, khuôn dạng, ràng buộc, mô tả.

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiệnràng buộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý vàcác điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra

 Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính cáccác mẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

Bước 4: Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xácđịnh.Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng vớimối liên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiệnsai bước này thì các bước sau đều vô nghĩa.

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án

- Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạtđộng không như mong muốn

- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

- Lỗi không phù hợp với môi trường chuyên môn và môi trường kĩ thuật

Các phương pháp kiểm thử:

Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu với

kết quả đã làm xem có khớp không

đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử

Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệp vụ trong chương

trình

Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

module của chương trình

phần nghiệp vụ và kế toán

Bước 6: Cài đặt, vận hành

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm.

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:

chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệthống quản lý

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.

- Đưa vào vận hành.

Bước 7: Bảo hành, bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, các lỗi tiềm ẩn phát sinh, các lỗi này chưađược phát hiện trong giai đoạn kiểm thử hệ thống Hơn nữa, do môi trườnghoạt động về kỹ thuật (hệ điều hành, thiết bị ngoại vi,…) thay đổi hoặc cácyêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệthống thay đổi,…làm cho hệ thống không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại Vìvậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảm bảokhắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới

1.1.8 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN

1.1.8.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Khái niệm:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sửdụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Queery) một cơ sở dữ

liệu Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa,xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khácnhau

Chức năng của hệ quản trị CSDL:

Hệ quản trị CSDL tạo môi trường để người dùng dễ dàng khai báokiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và các ràng buộc dữliệu

Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cậpvào CSDL

Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server

và Visual FoxPro Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu và nhược điểm nhấtđịnh:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

 Ưu điểm :

- Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ

xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian

- Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với mộtCSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user)

- Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mậtcủa công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật củaWindows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server

- Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụngtrên Internet

- Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xâydựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML, )

- Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL (Access là SQL,Oracle là PL/SQL)

- Tương tự như tất cả các ứng dụng electron khác, bộ nhớ và mức sử

dụng pin của Visual Studio khá hạn chế

Trong điều kiện kinh tế hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của côngnghệ thông tin thì SQL SERVER được sử dụng phổ biến nhất do đảm bảo chiphí vừa phải, bảo mật an toàn cơ sở dữ liệu

1.1.8.2 Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm:

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây là mộtdạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng để miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờngôn ngữ lập trình Hiện nay có nhiều loại ngôn ngữ lập trình: Visual Foxpro,

C, C++, C#, VB.Net, Delphi

Đặc điểm:

Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng

để giải quyết các bài toán Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để

có thể chạy được trên các máy tính

Ngôn ngữ lập trình lựa chọn dùng để xây dựng phần mềm

+ Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật

giải dễ dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viếtcác chương trình lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: Pascal, C…

+ Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của

lập trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trênchúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mơi hơn so với lập trìnhcấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

- Là một công cụ hỗ trợ việc Debug một cách mạnh mẽ, dễ dàng nhất

( Break Point, xem giá trị của biến trong quá trình chạy, hỗ trọ debug từng câulệnh)

- Visual Studio hỗ trọ phát triển ứng dụng desktop MFC, Window

Form, Universal App, ứng dụng mobile Windows Phone8/8.1, Windows 10,Android, IOS và phát triển Web Form, ASP.NET MVC, Microsoft Office

- Cho phép chúng ta tích hợp những extension từ bên ngoài như

Resharper, hay việc cài đặt thư viện nhanh chóng thông qua Nuget

- Là ngôn ngữ hiện đại có những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu go

bộ nhớ động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn…

Ngôn ngữ lập trình ta sử dụng để viết phần mềm kế toán là C# vì nó

là ngôn ngữ lập trình phù hợp, đơn giản, mạnh mẽ.

1.1.8.3 Công cụ tạo báo cáo

Khái niệm

Công cụ tạo báo cáo là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáobáo cáo (report) cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tinđược đưa ra từ chương trình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ cácbảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình Các phần mềm

kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các công cụ tạo báo cáo vì tất cả cácmẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quy định của Bộ TàiChính

Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán

Trong PMKT, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất định đểcung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phải inđược và xem được trên màn hình máy tính

Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột nhiều dòng

Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:

- Crystal Report: đây là công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến

hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực