Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng

Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu HằngXây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu HằngXây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu HằngXây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu HằngXây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu HằngXây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

- -ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ

TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CHÂU HẰNG

Sinh viên thực hiện : HOÀNG NGỌC VÂN

Giảng viên hướng dẫn : TH.S ĐỒNG THỊ NGỌC LAN

HÀ NỘI – 2019

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu,kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tếcủa đơn vị thực tập

Tác giả đồ án tốt nghiệp

Hoàng Ngọc Vân

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ Xây dựng phần mềm

kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng”, em đã nhận

được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa

Hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty TNHHXây Dựng Châu Hằng

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc Sĩ.ĐồngThị Ngọc Lan đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian

qua Cô đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoànthành đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tinkinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thờigian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên mônhoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp

Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thànhviên tại công ty thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và nhân viênCông ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trongsuốt quá trình thực tập

Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định emmong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2019

Sinh viênHoàng Ngọc Vân

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và đối tươ ̣ng nghiên cứu 3

3.Phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Kết cấu của đồ án 5

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm, đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.2 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán 10

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 11

1.1.5 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 19

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp 25

1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư 25

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư 26

1.2.3 Nguyên tắc hoạch toán kế toán vật tư 32

1.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư 33

1.2.5 Hình thức kế toán toán máy 40

1.2.6 Các hình thức sổ kế toán 41

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HTTT KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CHÂU HẰNG 42

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng 42

2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH Châu Hằng 42

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xây dựng Châu Hằng 44

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 45

2.2 Thực trạng và giải pháp kế toán vật tư tại công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng 48

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 48

2.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán vật tư 48

2.2.3 Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ trong công ty 49

2.2.4 Các sổ và báo cáo kế toán 49

2.2.5 Quy trình hạch toán 50

2.2.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 51

2.3 Đánh giá thực trạng và phương hướng giải quyết 51

2.3.1 Tài khoản sử dụng 53

2.3.2 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 54

2.3.3 Các chứng từ sử dụng 55

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư 56

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư 57

2.3.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 57

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CHÂU HẰNG 60

3.1 Đặt bài toán và phân tích hệ thống 60

3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 60

3.1.2 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán 61

3.2 Phân tích thiết kế HTTT Kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng 63

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 63

3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 64

3.2.3 Ma trận thực thể chức năng 68

3.2.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 69

3.2.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 74

3.3 Thiết kế phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng 81

3.3.1 Thiết kế mô hình logic 81

3.3.2.Thiết kế CSDL vật lý 84

3.4 Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công Ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng 91

3.4.1 Giao diện của hệ thống 91

3.4.2 Một số form chính 92

KẾ T LUÂṆ 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

BẢNG 3.1 MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG 68

BẢNG 3.2: BẢNG TỪ ĐIỂ N DỮ LIÊỤ 74

BẢNG 3.3: BẢNG THỰC THỂ THUỘC TÍNH 77

BẢNG 3.4: BẢNG XÁC ĐỊNH MỐI QUAN HỆ 77

Bảng 3.5:Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập 85

Bảng 3.6 :Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất 85

Bảng 3.7:Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất 86

Bảng 3.8:Bảng cơ sở vật lý danh mục kho 86

Bảng 3.9:Bảng cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp 86

Bảng 3.10:Bảng cơ sở vật lý danh mục vật tư 87

Bảng 3.11:Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản 87

Bảng 3.12:Bảng cơ sở vật lý danh mục công trình 87

Bảng 3.13:Bảng cơ sở vật lý biên bản kiểm kê 88

Bảng 3.14:Bảng cơ sở vật lý chi tiết biên bản kiểm kê 88

Bảng 3.15:Bảng cơ sở vật lý biên bản đánh giá lại 89

Bảng 3.16:Bảng cơ sở vật lý chi tiết biên bản đánh giá lạị 89

Bảng 3.17:Bảng cơ sở vật lý tồn đầu kỳ 90

Bảng 3.18: Bảng cơ sở vật lý ban kiểm kê, đánh giá lại 90

Bảng 3.19:Bảng cơ sở vật lý người dùng 90

- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba: xuất hiện khi con người phátminh ra bóng bán dẫn, điện tử,kết nối thế giới liên lạc được với nhau Vệ tinh,máy bay, máy tính, điện thoại những công nghệ hiện nay mà chúng ra đang thụ

- Cuộc cách mạng lần thứ tư: là cuộc cách mạng số,thông qua nhưngcông nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo(AI), thực tế ảo (VR),thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệulớn (SMAC) để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới ảo

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quan trọngtrong chiến lược phát triển của một doanh nghiệp nói riêng cũng như của mộtquốc gia nói chung Vì vậy, trên thế giới, các quốc gia dù phát triển hay đangphát triển đều cố gắng đưa tin học vào mọi mặt của đời sống xã hội Tin học hầunhư có mặt mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ cho các ngành, các đơn vị nhằm hiện đại hoáquy trình quản lý sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất

Trong lĩnh vực kế toán ở Việt Nam, trước đây thường sử dụng việc quản

lý thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách hoặc sử dụng Microsoft excel đểquản lý Đến thời điểm đầu những năm 2000, các phần mềm kế toán bắtđầu xuất hiện đã nhanh chóng cho thấy hiệu quả tích cực mà nó mang lạinhư: giảm tải được một khối lượng lớn công việc, giúp cho hoạt động kếtoán được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và đạt hiệu quả cao,

để có được một phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động, quản lý, tổ chứccủa mỗi doanh nghiệp thì lại không phải là dễ Mỗi doanh nghiệp đều cómột đặc thù, ngành nghề kinh doanh khác nhau, đa dạng Từ đó cần đòi hỏi

có các phần mềm kế toán thực sự phù hợp và hiệu quả đối với đặc thù củadoanh nghiệp

Vật tư là một yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất Đối vớidoanh nghiệp sản xuất thì việc quản lí hiệu quả vật tư là một nhân tố vô cùngquan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn củanhững doanh nghiệp này dùng cho mua vật tư Nếu quản lí không tốt có thểảnh hưởng tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tớidoanh thu, lợi nhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn địnhcủa doanh nghiệp Chính vì thế việc quản lí vật tư cả trên sổ sách và thực tếđều được các doanh nghiệp rất chú trọng

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngàycàng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản

lí Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết Vật tư là mộtyếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất Đối với doanh nghiệp sảnxuất thì việc quản lí hiệu quả vật tư là một nhân tố vô cùng quan trọng đối vớitình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn của những doanhnghiệp này dùng cho mua vật tư Nếu quản lí không tốt có thể ảnh hưởng tớitình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tới doanh thu, lợinhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn định của doanhnghiệp Chính vì thế việc quản lí vật tư cả trên sổ sách và thực tế đều đượccác doanh nghiệp rất chú trọng

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngàycàng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản

lí Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ TNHH Xây Dựng Châu Hằng,

em nhận thấy công tác quản lý vật tư tại đây tuy đã được tổ chức rất khoa học,hợp lý nhưng vẫn còn thủ công, chưa được áp dụng tin học

Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý mộtgiải pháp tối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật

tư chuyên dụng cho vấn đề này.Việc ứng dụng phần mềm tin học trong côngtác kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán vật tư nóiriêng sẽ giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chínhxác hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu được những sai sót nhân viên kế toán

dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ công các nghiệp vụ từ đó đem lại thànhcông lớn cho doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Côngnghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếpthu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công

ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng và được sự giúp đỡ nhiệt tình của TH.SĐồng Thị Ngọc Lan cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán của

Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Xây dựng phần mềm kế toán chi

tiết vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng”, với mong muốn hiểu

rõ hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụngtrong quản lý kinh tế

2 Mục tiêu và đối tươ ̣ng nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với mục tiêu là xây dựng phần mềm kế toán vật tư hỗtrợ cho công tác kế toán vật tư của công ty Vì vậy, chương trình trước hết phảiđáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễnhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt, tối ưu cho các thao tác của người sửdụng Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vàochế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanhchóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất

 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việcquản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty

 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmbớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lývật tư

 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con ngườinhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý Đối tượng nghiên cứu của đồ án làxây dựng phần mềm Kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng

3.Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là HTTT kế toán vật tư tại “Công tyTNHH Xây Dựng Châu Hằng”

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật

tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công tymột cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ khokiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báocáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời,nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại vàtương lai

4 Phương pháp nghiên cứu

Để làm rõ các vấn đề nghiên cứu nêu trên, đề tài sử dụng tổng hợp nhiềuphương pháp như:

-Phương pháp luận: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sửcoi một sự vật hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển vàxem xét nó trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác

-Phương pháp cụ thể:

+Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viêntrong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hìnhthực tế công tác kế toán trong công ty.

+Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép vềquitrình xử lý các nghiệp vụ trong công ty

+Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tàiliệu đã có sẵn

-Phương pháp phân tích hệ thống thông tin

-Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình C# để giải quyết bài toán đãđược phân tích

5 Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục đề tài tham khảo vàphần phụ lục, phần nội dung đồ án được kết cấu làm 3 chương:

 Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán vật tư

tại doanh nghiệp

 Chương 2: Thực trạng HTTT kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây

Dựng Châu Hằng

 Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH

Xây Dựng Châu Hằng.

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ

TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm, đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1.1.Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tựđộng xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhậnthông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trìnhchế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toánquản trị

1.1.1.2.Vai trò của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ côngthông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danhmục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danhmục hạng mục/công trình, danh mục công việc, danh mục loại thuế, danh mụctiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể sử dụng lại mà không phải mấtcông nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổsách, tờ khai…sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xâydựng những báo cáo sổ sách này Không những thế việc tự động tính giáthành,tồn kho tức thời…giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọccủa kế toán và người quản lý

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu, về các đối tượng hàng hóa,giá thành…không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu sốliệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong

1.1.1.3.Đặc điểm của phần mềm kế toán

+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩnmực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành

+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụngcác phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phươngpháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…

+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt

để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kếtoán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…

1.1.1.4.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toánlàm nền tảng để xây dựng Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phươngpháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đốiứng tài khoản

Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước Do đó xây dựng phần mềm kế toáncũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điềukiện của phần mềm

Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kếtoán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết Ví dụ như phân hệ

kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, nhưphiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất lạiđược thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư Bởi vậy cần có sự phân loại chứng từ đầuvào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm

2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ saocho phù hợp với hoạt động nội bộ Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quyđịnh của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn Về các Báo cáo Quản trị doanhnghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từngdoanh nghiệp Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã đượcnhập liệu và lưu trữ trong phần mềm

Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất

là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từđược nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phươngpháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống Con người điều

khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT Máy

tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khốilượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin cóích cho người dùng

(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con

người Thủ tục trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà

(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ

cho việc xử lý trong hệ thống Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính

là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp

(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để

thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đãchỉ ra Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán.Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nênmột HTTT kế toán Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết địnhđến hoạt động của một HTTT kế toán trên máy tính

1.1.2 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xâydựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm

kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kếtoán Việt Nam

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao Mỗi chứng

từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổđược thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ

sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọithời điểm Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được nhữngsai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của côngtác kế toán

Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, chotừng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăngnhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo

Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính

an toàn của dữ liệu

Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hìnhthức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký– Sổ cái Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáoquyết toán thuế…

1.1.3 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán

Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trìnhcủa phần mềm kế toán đó

 Lập trình hướng cấu trúc:

Cấu trúc của mềm kế toán bao gồm:

- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng mộtngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tươngứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước.Tệp chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con

- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lí các dữ liệu, lưutrữ các thông tin đầu vào của hệ thống

 Lập trình hướng đối tượng:

Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:

- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu trữcác thông tin đầu vào của hệ thống Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơbản:

+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo mộtquy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó Trong Database có rất nhiềucác loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng được gọi

là bảng (Table)

+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng tự

do, nằm ngoài CSDL

+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ Tablesnguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo một sốđiều kiện nào đó.

- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:

+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form Thực chất Form làmột cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó

+ Report: là báo cáo

+ Labels: chứa các tệp nhãn

- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger

- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do ngườidùng tạo ra và thư viện API Trong các tệp PRG, có một tệp được SETMAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khichạy phần mềm này

+ Program: chứa các chương trình

+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng(*.DLL)

+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng(*.DLL)

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

 Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm

kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở

đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Đây là giai đoạnnhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển mộtphần mềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thựchiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

 Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đếnquá trình xử lý thông tin

• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽđạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể

 Nội dung khảo sát bao gồm:

• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

• Thu thập các quy tắc uảqn lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kếhoạch phát triển

• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

 Phương pháp khảo sát.Hình thức tiến hành:

+ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tàiliệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệthống cũ

+ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục vàkhoa học

+ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạtđộng trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống

+ Phiếu điều tra

 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người pháttriển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý nhưchứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kết

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cầnphát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

 Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, ngườiphát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thứclàm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu củangười dùng Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống.

• Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây

là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mứckhác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một

hệ thống con

• Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong

đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

• Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công vàphần thực hiện bằng máy tính.

• SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩthuật thực hiện

• Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong

đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tinhoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thànhlược đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính Nộidung của bước này bao gồm:

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

+ Chọn kiểu dữ liệu

+ Xác định trường tính toán

+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóachính

+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trịđược nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, xác địnhkhuôn dạng dữ liệu, xác định các giới hạn dữ liệu, xác định tính toán toàn vẹntham chiếu, xác định ràng buộc giá trị rỗng)

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, kíchthước dữ liệu, khuôn dạng, ràng buộc, mô tả

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiệnràng buộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý vàcác điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra

 Thiết kế giao diện chương trình

phần mềm Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính cáccác mẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

 Giai đoạn 4: Lập Trình

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng vớimối liên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiệnsai bước này thì các bước sau đều vô nghĩa

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án

 Giai đoạn 5: Kiểm thử

Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định cáclỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực

tế Việc kiểm tra toàn bộ chương trình thực hiện bằng cách chạy thử chúngvới một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu đểtìm ra các lỗi Các lỗi có thể gặp bao gồm:

• Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt

• Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

- Các phương pháp kiểm thử:

• Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu

với kết quả đã làm xem có khớp không

+ Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi

đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử

+ Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệp vụ trong chương trình.

• Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

+ Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các

module của chương trình

+ Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả hai

phần nghiệp vụ và kế toán

 Giai đoạn 6: Cài đặt, vận hành

Đây là giai đoạn triển khai hệ thống trong thực tế, bao gồm cài đặt hệthống và đào tạo, sắp xếp người dùng

• Giai đoạn Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.

• Cài đặt phần mềm

• Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệthống quản lí

• Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

• Đưa vào vận hành

 7: Bảo hành, bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, các lỗi tiềm ẩn phát sinh, các lỗi này chưađược phát hiện trong giai đoạn kiểm thử hệ thống Hơn nữa, do môi trườnghoạt động về kỹ thuật(hệ điều hành, thiết bị ngoại vi,…) thay đổi hoặc cácyêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệ

thống thay đổi,…làm cho hệ thống không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại.

Vì vậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảmbảo khắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điềukiện mới

1.1.5 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.5.1.Công cụ quản trị dữ liệu

Để quản trị dữ liệu trên máy tính thì người ta quản trị bằng các công cụtin học gọi là hệ quản trị cơ sở dư liệu(CSDL)

 Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL chính là một hệ thống các chương trình dùng để thựchiện các thao tác trên một cơ sở dữ liệu Để xây dựng các chương trình và tạocác tệp dữ liệu ta phải sử dụng các ngôn ngữ của một hệ quản trị nào đó Hiệnnay có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu, chẳng hạn như: các hệ dBase, Foxpro,Access, SQL Server, Oracle

 Chức năng của hệ quản trị CSDL:

+ Hệ quản trị CSDL tạo môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu

dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và các ràng buộc dữ liệu.+ Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.+ Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cậpvào CSDL

 Một số hệ quản trị CSDL thường dùng

Có nhiều hệ quản trị CSDL để người sử dụng có thể lựa chọn, nhưngmỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệthống nhất định

• Visual Foxpro (VFP):

 Ưu điểm:

- Ứng dụng biên dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà khôngcần cài đặt (Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (run-time support library) tùy theo version của VFP và Windows.

- Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềmdẻo trong xử lý mã chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ratrong quá trình chạy

- Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và chonhiều người dùng

 Nhược điểm:

- Visual Foxpro version trước 9.0 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,VFP 9.0 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows versionnào VFP hỗ trợ gián tiếp Unicode thông qua trình duyệt web (browser) khiviết các ứng dụng web

- Visual FoxPro 3.0 là phiên bản "Visual" đầu tiên, có thể chạy trongMac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong hệ điều hànhWindows

- Tính bảo mật của VFP không cao

• SQL Server

 Ưu điểm :

- Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ

xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian

- Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với mộtCSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user)

- Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mậtcủa công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật củaWindows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server

- Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụngtrên Internet

- Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xâydựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML, ).

- Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL (Access là SQL,Oracle là PL/SQL)

 Nhược điểm:

- Chi phí sử dụng bản quyền lớn, chỉ hợp cho hệ thống vừa và lớn

• Oracle:

 Ưu điểm:

- Dễ cài đặt, dễ triển khai và dễ nâng cấp lên phiên bản mới

- Tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì - nâng cấp,

cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

- Nhiều tính năng hỗ trợ hơn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

- Tốc độ xử lý tương đối nhanh

- Ngoài ra, Oracle có thể triển khai trên nhiều hệ điều hành khác nhau(Windows, Solaris, Linux )

- Hạn chế số người dùng ( số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

- Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu ( < 2GB)

- Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

- Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

Trong điều kiện kinh tế hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của côngnghệ thông tin thì SQL SERVER được sử dụng phổ biến nhất do đảm bảo chiphí vừa phải, bảo mật an toàn cơ sở dữ liệu

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình

 Khái niệm:

Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả nhữngtính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thểđọc và hiểu được Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngônngữ lập trình Hiện nay có nhiều loại ngôn ngữ lập trình: Visual Foxpro, C,C++, C#, VB.Net, Delphi

Ưu, nhược điểm của một số ngôn ngữ lập trình phổ biến:

• Visual Foxpro:

 Ưu điểm:

- Microsoft Visual FoxPro là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng

có một số công cụ rất mạnh trong việc tổng hợp, truy xuất thông tin một cáchthuận tiện, có một bộ lệnh dùng trong lập trình rất phong phú, cho phép tạođược giao diện thân thiện với người dùng

 Nhược điểm:

- Hầu hết các phiên bản Visual Foxpro chỉ chạy được trên hệ điều hànhWindows

 JavaScript:

 Ưu điểm:

- Java là một ngôn ngữ mạnh vì nó yêu cầu tất cả các dữ liệu phải đượckhai báo một cách tường minh Nó kiểm tra mã nguồn tại thời điểm biên dịch

và thông dịch và loại ra các lỗi của chương trình

- Java được sử dụng để phát triển các ứng dụng chạy trên nhiều hệ điềuhành khác nhau và phát triển các giao diện đồ họa Nó hỗ trợ các ứng dụng mạng

- Java cung cấp môi trường bảo mật cho các chương trình thực thi vàcung cấp một vài lớp điều khiển bảo mật

- Java cung cấp sự hỗ trợ đa luồng để thực thi nhiều tác vụ đồng thời

 Nhược điểm:

- Chạy chậm hơn những ngôn ngữ lập trình khác như Python, Perl, PHP

- Gặp khó khăn trong việc debug chương trình

- Các tiện ích hỗ trợ trong Java không mạnh và đơn giản Do Java làphần mềm mã nguồn mở bởi vậy việc xây dựng một tiện ích hỗ trợ chuyênnghiệp trở nên khó khăn

- Là ngôn ngữ hiện đại có những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu go

bộ nhớ động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn…

 Nhược điểm:

- Điểm yếu của C# là phải đi cùng NET framework để dùng Đôi khichương trình chiếm dụng ít dung lượng nhưng để có thể dùng chương trình thìmáy tính phải cài bộ NET framework dung lượng khá lớn

- Thao tác phần cứng yếu hầu như phải dựa vào windowns.

Ngôn ngữ lập trình chúng ta sử dụng để viết phần mềm kế toán là C# vì

nó là ngôn ngữ lập trình phù hợp, đơn giản, mạnh mẽ

1.1.5.3 Các công cụ báo cáo

 Khái niệm:

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trìnhứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thôngtin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc mànhình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

Công cụ tạo báo cáo là các công cụ được xây dựng sẵn trong quá trìnhthiết kế phần mềm Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựngcác công cụ tạo báo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phảituân theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính

 Đặc điểm

 Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhấtđịnh để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáophải in được và xem được trên màn hình máy tính

 Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

 Các công cụ tạo báo cáo thường dùng

 Crystal Report: đây là công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện

nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiệnviệc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữlập trình (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sangđịnh dạng khác như Excel Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL Thiết kế báocáo trực quan Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…Người dùng có thể ấn

định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo, làm nổi bật những thông tin phùhợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc nguồn

 JDBReport Designer: là một tiện ích nhỏ gọn hỗ trợ việc tạo báo cáo

theo yêu cầu và chuyển đổi sang nhiều định dạng khác nhau Đây là một ứngdụng đáp ứng đầy đủ các tính năng về báo cáo cho các ứng dụng Java phổbiến hiện nay

 Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo,

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng ElementWordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format)

→Nhận xét chung:

Các hệ quản trị CSDL khác nhau phù hợp với các ứng dụng có quy môkhác nhau Đa phần các hệ quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDLnhư Update, Query, View…mà không có khả năng tạo, in ấn báo cáo Nhưngcũng có những hệ quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngôn ngữ lập trình vàcác công cụ tạo báo cáo

Tóm lại, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có các hệ quản trị cơ sở dữ liệuphù hợp và hợp lý nhất để tăng hiệu quả sử dụng phần mềm, có thể khai thácđược tối đa các tiện ích đã có giúp cho doanh nghiệp quản lý hệ thống kế toántốt Do đó, khi lập trình chúng ta phải xem xét kỹ khi thiết kế cơ sở dữ liệuhợp lý phù hợp với các nguyên tắc hạch toán kế toán để tránh thiếu sót hay dưthừa dữ liệu, giúp cho người dùng đạt hiệu quả cao nhất

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư

 Khái niệm

 Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữcho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loạivật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sảnxuất kinh doanh được tiến hành bình thường

 Nhiệm vụ của kế toán vật tư

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của cácloại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thànhthực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy

đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.+ Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sửdụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư

1.2.2.1.Phân loại vật tư

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm từng loại

và từng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản

lý Mỗi doanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, do tính đặc thù trong sảnxuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật tư cũng khác nhau cả về tỷ trọng cũngnhư danh điểm từng loại Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp,các loại vật tư được chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên liệu,vật liệu

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao độngmua ngoài hoặc tự chế biến dung cho mục đích sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu vật liệu bao gồm:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vàoquá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giátrị được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.

- Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chấtlượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấuthành nên thực thể sản phẩm

- Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuấtkinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, máy mócthiết bị

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loạitrên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu,vật liệu thu hồi thanh lý tài sản cố định…

Căn cứ nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài

- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được

chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh

- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho mục đích khác

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sửdụng có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp Do vậy,trong công tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loạinguyên vật liệu

Công cụ, dụng cụ

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn củaTSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy định hiện hành,những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụngvẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:

 Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng chocông tác xây lắp

 Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dầngiá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:

- Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ

- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng

- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc

Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩnphân loại có tác dụng riêng trong quản lý

Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia

thành:

 Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)

 Loại phần bổ nhiều lần

Loại phân bổ 1 lần là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian

sử dụng ngắn Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những công cụ, dụng cụ có giátrị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng

Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:

 Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng

cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa

 Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ

 Quần áo bảo hộ lao động

 Công cụ, dụng cụ khác

Căn cứ vào yêu cầu quản lý công việc ghi chép kế toán, công cụ,

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánhđược giữa các kỳ hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theonguyên tắc nhất quán Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phươngpháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên

độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn,nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thôngtin kế toán một cách trung thực, hợp lý hơn; đồng thời phải giải thích được sựthay đổi đó (nguyên tắc thời điểm)

Phương pháp đánh giá

Vật tư nhập kho

Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc( haycòn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán

 Đánh giá theo trị giá vốn thực tế:

Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập

Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có nhữngloại giá thực tế khác nhau

+ Trường hợp 1:Nhập kho do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn +Chi phí mua +Thuế TTĐB, thuế NK(nếu có)

-Giá mua ghi trên hóa đơn được xác định tùy theo từng trường hợp:

1 Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng nộp thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa cóthuế GTGT

2 Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng nộp thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp,phúc lợi, dự án thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán( bao gồm

cả thuế GTGT)

-Chi phí mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, chiphí kiểm nhận, hao hụt trong định mức cho phép…

+ Trường hợp 2:Nhập kho do tự gia công, chế biến

Giá vốn thực tế nhập kho = Giá thành thực tế

+ Trường hợp 3:Nhập kho do thuê ngoài gia công

Giá vốn thực tế nhập kho = Giá vốn thực tế xuất thuê gia công + chi phíthuê gia công phải trả + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ…(nếu có)

+ Trường hợp 4:Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh:

Giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn góp do hội đồng liên doanh xácđịnh + các khoản chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư

+ Trường hợp 5:Nhập kho được cấp:

Giá vốn thực tế nhập kho = Giá ghi trên biên bản giao nhận + các khoảnchi phí phát sinh khi tiếp nhận vật tư

+ Trường hợp 6:Nhập kho do cho, biếu tặng

Giá vốn thực tế nhập kho = Giá trị hợp lý do các bên tự thỏa thuận + các

khoản chi phí

 Đánh giá theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động vềgiá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giávật tư Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ chocông tác hạch toán chi tiết vật tư Giá này không có tác dụng giao dịch vớibên ngoài Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiệntheo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toántổng hợp Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế

và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:

Hệ số giá ( H) =Trị giá hạchtoán củavật tư cònđầu kỳ+Trị giá hạchtoáncủavật tư nhậptrong kỳ Trị giáthực tế củavật tư cònđầu kỳ+Trị giá thựctế của vật tư nhập trongkỳ

Trị giá thực tế của vật tư xuất kho trong kỳ= Trị giá hạch toán của vật tưxuất của vật tư luân chuyển trong kỳ * Hệ số giá (H)

Vật tư xuất kho:

Theo Chuẩn mực kế toán số 02 –Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuấtkho được thực hiện theo các phương pháp sau đây:

+ Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải

quản lý vật tư theo từng lô hàng Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của

lô hàng đó

+ Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, kế toán

phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểmcuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đãtính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ (bình quân gia quyền cốđịnh) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụthuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

Giá trịthựctế vật tư tồnđầu+Giá trịthực tế vật tư nhập trong kỳ

Số lượng vật tư tồnđầu+Số lượng vật tư nhậptrong kỳ

Trị giá vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giá xuất kho

+ Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này, giả

thiết số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giácủa vật tư xuất kho Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá củanhững lần nhập kho sau cùng

Trị giá vốm của vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giácủa những lô vật tư nhập đầu tiên

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanhnghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán

và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.3 Nguyên tắc hoạch toán kế toán vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong

ba phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp

số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp mở thẻ song song:

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá muathực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho Theo phương pháp này, ở phòng kếtoán mở thẻ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảoquản nguyên vật liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại