15 xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và giải pháp bình minh

Hệ thống quản lý bán hàng ởcông ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng do khối lượng hàng hóa lớn, đòi hỏicần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thốngnhất, cun

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tìnhhình thực tế của đơn vị em thực tập

Tác giả đồ án

Diệp Thị Thu Hạnh

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài chính,ngoài việc nỗ lực học tập, cố gắng của bản thân, em còn may mắn được các thầy, côgiáo trong trường, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Hệ thống Thông tin kinh tế đãtận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinhnghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để làm việc sau tốt nghiệp.Được sự dìu dắt, hướng dẫn tận tình của thầy cô, em thấy mình dần trưởng thànhhơn Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình đưachúng em tới chân trời tri thức

Trong quá trinh nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và giải pháp Bình Minh”,

em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người Trước hết, em xin chân

thành cảm ơn thầy giáo ThS.Nguyễn Sĩ Thiệu đã hướng dẫn tận tình, giúp đỡ em

trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập Emxin gửi lơi cảm ơn đến tới các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế

đã có những bài giảng bổ ích để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoànthành tốt đồ án tốt nghiệp và một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trongtương lai

Em cũng xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong đơn

vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổphần đầu tư và giải pháp Bình Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập vàhướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty

Dưới góc độ một sinh viên còn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thựctiễn, đồ án của em không thể tranh khỏi những hạn chế, sai sót Do vậy, em rấtmong được sự đánh giá và góp ý của thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh Tế đểgiúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và vận dụng vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2019 Sinh viên

Diệp Thị Thu Hạnh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÊ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOAN NGHIỆP 4

1.1 Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp .4 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, các thành phần và yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 8

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 9

1.1.4 Công cụ thực hiện tin học hóa phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 16

1.2 Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất 21

1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng 21

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu 23

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng 24

1.2.4 Các tài khoản kế toán sử dụng 25

1.2.5 Các chứng từ kế toán sử dụng 26

1.2.6 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ 27

1.2.7 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 30

1.2.8 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng 34

CHƯƠNG 2 41

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ GIẢI PHÁP BÌNH MINH

41

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư và giai pháp Bình Minh41 2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 41

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty 42

2.2 Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty 44

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 44

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 48

2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng 49

2.2.4 Hệ thống chứng từ sử dụng 50

2.2.5 Hệ thống báo cáo 50

2.2.6 Quy trình hạch toán Kế toán doanh thu tại Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh 50

2.2.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 52

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh và giải pháp khắc phục 52

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất,con người 52

2.3.2 Các chứng từ sử dụng 53

2.3.3 Tài khoản sử dụng 53

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán 54

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 54

2.3.6 Quy định hạch toán kế toán 55

2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 55

CHƯƠNG 3 56

XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ GIẢI PHÁP BÌNH MINH 56

3.1 Phân tích hệ thống Doanh thu bán hàng tại Công ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh 56

3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toanns 56

3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 59

3.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng 60

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ luân chuyển - xử lý chứng từ phiếu xuất kho 27

Hình 1.3: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 31

Hình 1.4: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 32

Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 33

Hình 1.6: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 33

Hình 1.7: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán máy 34

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh 42

Hình 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh 45

Hình 2.3: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng 52

LỜI MỞ ĐẦU

I Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động vô cùng quan trọng trong quátrình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp Nó giúp cho công tác kế toán

và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, thông tin được xử

lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiềnbạc Việc xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còngiúp cho doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinhdoanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty Cổ phầnđầu tư và giải pháp Bình Minh, em nhận thấy Công ty CP đầu tư và giải phápBình Minh là công ty chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác,các loại vật liệu xây dựng… việc quản lý các mặt hàng và doanh thu có ảnhhưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty Hệ thống quản lý bán hàng ởcông ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng do khối lượng hàng hóa lớn, đòi hỏicần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thốngnhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng vàquản trị hệ thống

Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty CP đầu tư

và giải pháp Bình Minh nên em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kếtoán doanh thu bán hàng tại Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh” làm đềtài tốt nghiệp

II Mục tiêu

- Hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán, các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong

công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp

- Xây dựng một phần mềm kế toán Doanh thu bán hàng cung cấp thông

tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ tốt quá tình quản lý hànghóa, phục vụ tốt cho bộ phận bán hàng

- Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên tại công ty: Hệ thống máy tính

tại công ty, con người trong hệ thống kế toán

- Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội

ngũ nhân viên, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá tình hạch toán

III Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài tập trung vào công tác kế toán bán hàngtại Công ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh

IV Phạm vị nghiên cứu

Trong kế toán bán hàng có ba mảng: Kế toán tổng hợp doanh thu bánhàng, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán tập hợp xác định kết quả kinhdoanh Do quá trình tham gia thực tập tại công ty tương đối ngắn nên em góigọn nghiên cứu đề tài trong phạm vi kế toán Doanh thu bán hàng

Phần mềm được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

2017 và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net

V Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty

bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiếnchuyên gia

Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh lý thuyết được học và thực tế

tại công ty

Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty,

tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp

Các phương pháp phân tích khác: Phân tích từ trên xuống, phân tích

từ dưới lên, kết hợp phân tích từ trên cuống và từ dưới lên

VI Kết cấu đồ án

Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

CP đầu tư và giải pháp Bình Minh”

Đồ án ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụlục đồ án gồm có 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận xây dựng phần mềm kế toán Doanh thu bánhàng

Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán Doanh thu bán hàng tạiCông ty CP đầu tư và giải pháp Binh Minh

Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

CP đầu tư và giải pháp Bình Minh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÊ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOAN NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, các thành phần và yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm phần mêm kế toán trong doanh nghiệp

HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thốngnhất để thực hiện quá trình xử lý thông tin Quá trình xử lý thông tin bao gồm: thunhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin và truyền tin

HTTT KT là một phần của HTTT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực( con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập,lưu trữ, xử lý các dữ liệu kinh tế - tài chính và các dữ liệu khác nhằm cung cấpthông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT

Phần mềm kế toán: la một hệ thống thông tin được tổ chức dưới dạng một

chương trình máy tính (Computer Program) Người dùng phần mềm kế toán, cụ thể

là các kế toán viên, thủ kho, quản lý, CEO,… nhập số liệu đầu vào là các hóa đơn,chứng từ kế toán,… Dựa vào các cấu trúc, câu lệnh, quy trình tự động có sẵn, phầnmêm kế toán sữ xử lý dữ liệu đầu vào và xuất ra các báo cáo tài chính, báo cáo kếtoán quản trị và các báo cáo thống kế phân tích tài chính khách cho người dùng theoquy định hiện hành, giúp họ tết kiệm thời gian và chi phí nhất có thể

Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:

- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

Lựa chọn phần mêm phù hợp với hoạt động của đơn vị, trang bị hệthống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học củacác bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống,

bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

- Đảm bảo điều kiện về con ngươi và tổ chức bộ máy kế toán

Lựa chọn, tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên mônnghiệp vụ kế toán và tin học

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc

Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chứcnăng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế quản lý

dữ liệu, quy định chức năng, quyền hàn của từng nhân viên, quy định danh mụcthông tin không được phép lưu chuyển

- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổnghợp thì cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán saocho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một công cụ ghi chép, lưu giữ, tính toán, tổng hợp trên

cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêucầu Chứng tư gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên ngoài.Đầu ra của phần mềm kế toán là các báo cáo và các sổ sách liên quan

So với kế toán thủ công phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa racác báo cáo cuối kì, phần mềm kế toán kết xuất thông tin đầu ra trực tiếp từ CSDL,chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo cáo, các sổ kế toán cũngchính là đầu ra của hệ thống

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính la công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưngphải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đượcthiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưngkhông bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

1.1.1.3 Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu Một CSDLchứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng

- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho con người dung nhanh chóng biếtcách sử dụng và thao tác chương tình thuận tiện hơn

- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác tỏng một lớp ứng dụng nào đó.Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dung

Các Form của một PMKT được chia thành:

 Form nhập dữ liệu

 Form để thực hiên các thao tác xem, sửa, xóa

 Form để in báo cáo

- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng trung

gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng

- Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng

dữ liệu

1.1.1.4 Các yêu câu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1 Đơn giản và dễ sử dụng

Một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm kế toán hiện nay là thiết

kế đơn gian, dễ sử dụng Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng Phầnmềm có giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng sẽ được ưu tiên lựa chọn Nhân viên

kế toán ngày càng được thời gian tìm hiêu, tiếp cận phần mềm Phần mềm kế toán

ngày càng được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng như những chức năng của hệ điềuhành mà bạn vốn sử dụng lâu nay Các biểu tượng hoặc hình ảnh minh họa này càngtrực quan hơn, thanh công cụ, hệ thống màn hình chính thiết kế theo hình cây vớiphân nhóm chức năng rõ ràng Đặc biệt, người dùng không đào tạo quá lâu mà cóthể sử sụng ngay sau khi tự cài đặt nhờ tài liệu hướng dẫn dễ hiểu.

2 Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cơ bản và quản trị

Dù quy mô nhỏ hay lớn, các doanh nghiệp đêu mong muốn phần mềm kếtoán không chỉ đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản từ quản lý hóa đơn đến báo cáo thuế vàcòn cung cấp nhiều tính năng giúp ích hơn cho công tác quản trị như đáp ứng háchtoán theo đặc thù của sản phẩm hay hoạt động kinh doanh của công ty, hệ thống báocáo phân tích đa chiều và nhiều chỉ tiêu Một phần mềm tốt không chỉ dừng lạinhững phân hệ cơ bản như: Kế toán vốn bằng tiền, Mua hàng, Bán hàng, Hàng tồnkho, Kế toán tổng hợp và Tài sản cố định; mà phần mềm cho phép mở rộng hoặctích hợp các nhu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại hoặc tương lại khi cónhu cầu như: Quản lý nhân sự - Tiền lương, quản lý chiết khấu hoặc khuyến mãi…

3 Luôn cập nhật thông tư

Theo khảo sát từ cộng đồng kế toán, vấn đề được quan tâm nhiều nhất trongphần mềm kế toán thông dụng hiện nay là khả năng cập nhật thông tư chính sáchmới Phần mềm với việc được cập nhật thường xuyên này, nhân viên kế toán sẽkhông còn những nỗi lo về sự thay đổi của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.Tại thơi điểm hiện tại, phần mềm phải đáp ứng tốt các yêu cầu của Thông tư số103/2005/TT-BTC của BTC ban hành ngày 24/11/2015 về “Hướng dẫn tiêu chuẩn

và điều kiện của PMKT”

4 Giá cả phù hợp và dịch vụ hậu mãi

Đối với tùng loại hình doanh nghiệp việc lựa chọn một phần mềm thích hợp

để hỗ trợ công tác tài chính cần chú ý đến tính tương xưng của bài toán và phầnmềm, nhiều khi chú trọng vào giá thấp chưa hẳn đã là lựa chọn tốt Ngoai vấn đềgiá, doanh nghiệp cần chú ý đánh giá chất lượng của phần mềm, vì nhiều khi trong

quá trình sử dụng mới phát sinh các tình huống cần xử lý mà ngay những ngày đầukhi sử dụng phần mềm không lường trước được.

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là bộ phận duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp,điều tiết các hoạt động kinh doanh Mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quanđến kế toán, từ khâu kinh doanh đến hành chính nhân sự

Kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu – chi dựa trênviệc lập các kế hoạch, sổ sách báo cáo hàng ngày Đồng thời cung cấp thông tin, là

cơ sở để người quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với chiến lược kinh doanh

Do đó, nếu thông tin mà kế toán đưa ra không chính xác, bị sai lệch thi sẽ dẫn tớiviệc hoạch định kinh doanh của nhà quản lý sẽ không phù hợp, thậm chí gây ảnhhưởng nghiêm trọng tới việc kinh doanh của doanh nghiệp Nếu như trước đây, kếtoán tốn rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc và thường xảy ra sai sót trongquá tình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán thì người sử dụng cóthể giảm tối đa thời gian lãng pphis vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từvài ngày xuống chỉ còn vài phút

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tínhtoán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chínhđiều này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp

So với việc dung nhiều nhân sự để ghi chép hoạch toán hàng ngày, phânmềm kế toán có thể:

- Sản xuất tư liệu tự động nhanh chóng và chính xác hóa đơn, ghi chú tíndụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện tựđộng

- Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác cao và

hiếm khi gây ra lỗi Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữliệu và thông tin sai lệch từ ban đầu

- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tàikhoản sẽ luôn luôn được cập nhập kịp thời.

- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành kịp thời cho doanh nghiệp

Vì vậy, việc phát triển một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp là thực sựcần thiết: giúp tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, phântích, tổng hợp tình hình tài chính một cách chính xác, đưa ra những rủi ro tiềm ẩmcho nhà quản lý, tiết liệm chi phí, tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp, từ đó giúpnhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh nhanh chóng, chính xác

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

 Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kếtoán là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển phần mềm, trên cơ sở đóhình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Nhà phát triển phải xây dựngmột kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chếcủa dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

 Hiểu được nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đếnquá trình xử lý thông tin

 Xác định được các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệthống

 Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

 Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạtđược và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thẻ

Nội dung khảo sát bao gồm:

 Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

 Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

 Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện tại.

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách…

 Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,….Chi phối đến quý trình xử lý thông tin

 Nghiên cứu các chu trình lưu chuển và xử lý thông tin của hệ thống

 Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

 Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạchphát triển

 Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

 Phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp các cá nhân tham gia hoạt động trong

hệ thống cũng như các cá nhân liên quan tới hệ thống

 Phiếu điều tra

 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích là công việc đề làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệthống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinhdoanh hay mục tiêu quản lý của khách hàng

Nội dung của giai đoạn này la đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát triển tiếnhàng xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ bộ Các bướcphân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như

chứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp

vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kế

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần

phát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế băng cách lựa chọn và mô tả chung một giải

pháp thiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu câu về hệ thống, tiến hàng lập tài liệu

phân tích hệ thống

 Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin

để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, người pháttriển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việccủa hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng.Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

- Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây

là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mức khác

nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một hệ thốngcon.

- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA- Systems Architecture), trong đó

bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công va

phần thực hiện bằng máy tính

- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ thuật

thực hiện

- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, tỏng đó

mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin hoặc lờigọi của hệ con này tới hệ con kia

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành lược

đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trện mô hình quan hệ và phụ thuộc vàocấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính

Nội dung của buốc này bao gồm

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bổ sung các trường hợp thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ tronglược đồ CSDL quan hệ

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấycần thiết

- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình

quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước thiết kếtrường:

+ Chọn kiểu dữ liệu

+ Xác định trường tính toán

+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóachính

+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị đượcnhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, xác định khuôn dạng dữliệu, xác định các giới hạn dữ liệu, xác định tính toán toàn vẹn tham chiếu, xác địnhràng buộc giá trị rỗng)

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượ

chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, Kiểu dữ liệu, Kíchthước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiến trúc hệthống, mỗi mô đun chương trinh được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng

buộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu

của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: Mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các

điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra

 Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các

mẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dự liệu, cấu trúcfile tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần đượcxây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồntại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyểnthành chương tình và cấu trúc hệ thống

 Giai đoạn 4: Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này chính là việc tạo một project.

Trước hết cần chọn các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán Cầnxác định được dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào? Ngôn ngữ lập tình nào? Công cụtạo báo cáo nào?

Bước tiếp theo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán Các công việc đểxây dựng phần mềm như sau:

a Tạo các cơ sở dữ liệu:

Việc tạo cơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:

Thiết kế CSDL: Xác định mục đích sử dụng của CSDL, xác định các bảng

và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View.Sauk hi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report

để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu

Phân tích nguồn dữ liệu: Từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tincho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng Nguyên tắc nhóm dữ liệuvào bảng là:

+ Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của mộttập hợp các đối tượng cùng loại

+ Dựa vào các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một sốbảng nhất định, do đó các bảng trong CSDL có thể không được thiết kế tối ưu màphải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng Nếu muốn kết hợp hàihòa, cả lý thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vào bảng, ta phải thêm một côngđoạn là tạo các Query hoặc View để khống chế người dùng

Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó mỗi trường sẽghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin của một đối tượng

Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hợn loại đối tượng quản lý nếu cần

b Tạo các lớp:

Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng Córất nhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng Khi đó

nên tạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công sức thiết kếđối tượng mà vẫn có hiệu quả tốt.

c Tạo màn hình giao diện

Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:

+ Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): Là màn hình xuất hiện ngaysau khi khởi động chương trình Màn hình này có thể là 1 Form hay một cửa sổ tựđịnh nghĩa

+ Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: Thường là các form liên quan đếnmột nhóm tác vụ của người dùng;

+ Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể

d Tạo các truy vấn, view và các báo cáo

Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trả lạingười dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL từ xa

Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hình haymáy in

e Tạo code

Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu đivới người dùng Khi đánh giá một chương tình, đây là nơi phải xem xét đầu tiên.Thậm chí code còn là chỗ để ngươi dùng bắt lỗi như là trợ giúp theo ngữ cảnh

 Giai đoạn 5: Kiểm thử

Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các lỗitiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực tế Việckiểm tra toàn bộ chương tình thực hiện bằng cách chạy thử chúng với một bộ dữliệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để tìm ra các lỗi Các lỗi

 Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếuvới kết quả đã xem có khớp không.

- Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi đó sẽ

giảm được chi phí kiểm thử

- Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệp vụ trong chương

trình

 Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester

- Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các

module của chương trình

- Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả 2 phân

nghiệp vụ và kế toán

 Giai đoạn 6:Triển khai va đào tạo

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm.

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:

chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống

- Đưa vào vận hành.

- Huấn luyện cho người dùng biết cách sử dụng phần mềm Đảm bảo cho

sản phẩm phần mềm được hoạt động theo đúng nguyên tắc đã thiết kế theo sự thỏathuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp

 Giai đoạn 7: Bảo hảnh, bảo trì

Bảo hành là thời gian nhà phát triển chịu trách nhiệm sửa chữa phần mêm từkhi phần mềm được mua bởi người sử dụng Nhưng nhà phát triển chỉ có tráchnhiệm trong thời gian bảo hành đó với những lỗi do phần mềm

Bảo trì là việc duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp để đảm bảo phần mềm kế toánduy trì được điều kiện làm việc của người dùng, đảm bảo kỹ thuật bất kể phần mềm

có hỏng học Đây là dịch vụ mất phí

1.1.4 Công cụ thực hiện tin học hóa phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.4.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu

- Khái niệm CSDL: là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông

tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhucầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau

- Khái niệm Hệ quản trị CSDL: là một hệ thống phần mềm được thiết kế để

quản trị một cơ sở dữ liệu Các thao tác quản trị gồm: tạo mới, lưu trữ, sửa, xóa vàtim kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu

 Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro được sử dụng cho các hệ thống có quy

 Nhược điểm: Tuy nhiên Visual Foxpro cũng có những hạn ché như bảomật kém, không an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng VisualFoxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode

Hệ quản trị CSDL tự do nguồn mở MySQL phổ biển và rất được ưachuộng

 Ưu điểm: Tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạtđộng trên nhiều HĐH cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh

 Nhược điểm: Độ tin cậy không cao là do mã nguồn mở, yêu cầu một hệthống bảo mật cao

Đối với hệ thống có quy mô lớn thi thường sử dụng hệ quản tị CSDLOracle.

 Ưu điểm: Đối với các doanh nghiệp, Oracle thực sự là một hệ quản tịCSDL tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì

và nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

 Nhược điểm: Giá đầu tư cao, cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lậpkhó; độ phức tạp cao, quản trị rất khó, cần người giỏi vê Công nghệ thông tin mới

1.1.4.2 Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm:

Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả nhữngtính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thể đọc vàhiểu được Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngôn ngữ lập trình.Hay nói cách khác, ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ dùng để viết các chương trìnhcho máy tính

Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau:

+ Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con người

có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác

+ Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạyđược trên các máy tính khác

Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính:

Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có thể

trực tiếp hiểu và thực hiện được Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phải quachương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy Mỗi máy tính đều có ngôn ngữ máycủa nó

 Ưu điểm: Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính;không mất thời gian để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác

 Nhược điểm: Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chươngtrình; khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác của thuậttoán

Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và ngôn

ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh

 Ưu điển: Dễ viết hơn ngôn ngữ máy/

 Nhược điểm: Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ; Chương trình viếtbằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch rangôn ngữ máy bằng chương trình dịch/

Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít phụ

thuộc vào loại máy Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình

 Ưu điểm: Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiều, dễ nâng cấp

 Nhược điểm: Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy

Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:

Ngôn ngữ lập trình Foxpro: Là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ sở

dữ liệu Visual Foxpro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kếcác giao diện trực quan Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tính bảo mặtkhông cao và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

Ngôn ngữ lập trình C++: Là một ngôn ngữ lập trinh web, đây là dạng ngôn

ngữ đa mẫu hình tự do có kiểu tĩnh và hỗ trợ lập trình thủ tục, dữ liệu trừu tượng,lập trình hướng đối tượng và lập trình đa hình với các lĩnh vực ứng dụng bao gồmcác hệ thống phần mềm, phần mềm ứng dụng và các phần mềm giải trí

Ngôn ngữ lập trình C#: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, được

phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo C# cũng được sử dụng cho pháttriển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm quản lý dùng trongcác tổ chức, doanh nghiệp

Ngôn ngữ lập tình Java: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thống nào cócài máy ảo Java Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh có việc phát triển các ứngdụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết bị di động, khôngdây

Ngôn ngữ lập trình PHP: Ngôn ngữ tốc độ cao với bộ nhớ đếm, tăng cương

với mã phiên dịch plug-in, dễ nhúng vào các trang [HTML] đặc biệt phù hợp đểphát triển Web

1.1.4.3 Các công cụ tạo báo cáo

Khái niệm:

Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập báo cáo (Report) cho phầnmềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương tình ứngdụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy

in hoặc màn hình

 Các công cụ tạo báo cáo thường có đặc điểm:

- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người

quản lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ

giấy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít và nhiều dòng

 Một số công cuj tạo báo cáo:

- Hệ quản trị CSDL của Visual Foxpro: Trong ngôn ngữ lập tình Visual

Foxpro có tích hợp sẵn công cụ để tạo báo cáo Nó hỗ trợ người lập trình tạo báocáo theo hai cách:

+ Tạo báo cáo bằng Report Wizard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáokhá thuận lợi và nhanh chóng, cách thực hiện khá đơn giản.

+ Tạo báo cáo bằng Report Designer: Giúp người lập trình tự thiết kế báocáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiên hoàn cảnh

- Crystal Report: Đâu là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ

biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thựchiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tính hợp vào một số ngôn ngữ lậptrình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang cácđịnh dạnh khác như Excel

- Report Viewer: Là một công cụ hỗ trợ tiện dụng của bộ thư viện.NET

của Microsoft Công cụ này hỗ trợ xuất ra các báo cáo dựa trện dữ liệu có sẵn trong

hệ thống

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới thành lập có thể không có kinh

phí ban đầu có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu Zoho Report

sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo chuyên nghiệp

- Element WordPro: Với Elenment WordPro bạn có thể tạo các báo

cáo, thư từ, sơ yếu lý lịc, bản fax… một cách nhanh chóng và dễ dàng ElementWordPro hỗ trợ tất cả định dạnh tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX(MSWord 2007)

- Report Designer: Công cụ này được tích hợp cùng với bộ cài đặt

DevExpress Sử dụng như một phần mềm biệt lập, tuy nhiên có thể kết nối với cácnguồn dữ liệu cho phép có thể thiết kế báo cáo một cách uyển chuyển, linh hoạt

1.2 Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp sản

doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.

Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đượctrong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thườngcủa doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiên thu được hoặc sẽthu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa,sản phẩm, cung cấp dịch vụ,…

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thus au khi trừ đi cáckhoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng

Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh baogồm:

+ Doanh thu bán hàng

+ Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia

Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác

Khi hoạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận theoquy định tại chuẩn mực “ Doanh thu và thu nhập khác”

Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương

tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từngsản phẩm… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thuthuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm để phục vụcho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính

b Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở đểtính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Các khoản giảm trừdoanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kếtoán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính.

+ Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trư cho người

mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khốilượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tếmua bán hoặc cam kết mua, bán hàng

+ Hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định

là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điềukiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: Hàngkém chất lượng, sai quy cách, chủng loại

+ Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho

bêm mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, khôngđúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn… đã ghi trong hợp đồng

c Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp

Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị giatăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đếntiêu dùng

1.2.2 Những lưu ý khi hạch toán doanh thu

a Điều ddienj ghi nhận doanh thu (theo VAS 14)

Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn

cả 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa/

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.

- Doanh thu đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việ

giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

b Nguyên tắc xác định doanh thu

+ Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhậndoanh thu, nếu không thỏa mãn các điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu

+ Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

+ Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa haowcj dịch

vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu

+ Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,từng sản phẩm… theo dõi chi tiết từng tài khoản giảm trừ doanh thu, để xác địnhdoanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng sản phẩm,… đểphục vụ cho việc cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp và lập báocáo tài chính

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thích hợ

cho từ mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng và từng đối tượngkhách hàng

- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: Bao gồm quản lý

từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng nhóm hàng

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: Biết được doanh

thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng…

Để đáp ứng nhu cầu quản lý về thành phẩm và hàng hóa kế toán bán hàngphải thực iện tốt các yêu cầu nhiệm vụ sau:

+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sựbiến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng,chủng loại và giá trị.

+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời , chính xác các khoản doanh thu, cáckhoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồngthời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

+ Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát việcthực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động

+ Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính vàđịnh kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá tình bán hàng, xác định vàphân phối kết quả

+ Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉđạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng

1.2.4 Các tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TKsau:

 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

- TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.

- TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

- TK 5118: Doanh thu khác

 TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

- TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

 TK 155: Thành phẩm

- TK 1551: Thành phẩm nhập kho

- TK 1552: Thành phẩm bất động sản

TK 156: Hàng hóa

- TK 1561: Giá mua hàng hóa

- TK 1562: Chi phí thu mua hàng

 TK 112: Tiền gửi Ngân hàng

- TK 1121: Tiền Việt Nam

- TK 1122: Ngoại tệ

- TK 1123: Vàng tiền tệ

( Đối với tài khoản Tiền gửi Ngân hàng có thể mở tài khoản cấp 3 để theodõi chi tiết cho từng ngân hàng)

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 5211: Chiết khấu thương mại

- TK 5212: Giảm bán hàng bán

- TK 5213: Hàng bán bị trả lại

1.2.5 Các chứng từ kế toán sử dụng

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu bán hàng bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT ( mẫu 01 GTKT3/001)

+ Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02GTKT003)

+ Bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi (mẫu 01- BH)

+ Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, chi, séc chuyển khoản, séc thanh toán,

ủy nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, giấy báo nợ, bảng sao kê của ngân hàng,….)

+ CHứng tư liên quan khác như phiếu xuất, phiếu nhập kho hàng trả lại…

1.2.6 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ

Phòng bán hàng Người mua hoặc người nhận hàng Thủ kho Kế toán hàng tồn kho Bộ phận kế toán liên quan

Xuất hiện nhu cầu

Phiếu xuất kho

Sản phẩm, hàng hóa (Xuất kho)

Phiếu xuất kho (Ghi lượng và ký)

Thẻ (Sổ) kho

Phiếu xuất kho được lưu trữ

Phiếu xuất kho (Hoàn chỉnh)

Nhập

dữ liệu vào máy

Ghi sổ

kế toán hàng tồn kho

Phiếu xuất kho

Sổ Kế toán liên quan

Hình 1.1: Sơ đồ luân chuyển - xử lý chứng từ phiếu xuất kho

3’: Sản phẩm, hàng hóa được chuyển đến người mua hoặc người nhận hàng

4: Liên 3 phiếu xuất kho do người nhận hàng giữ

5: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng sản phẩm, hàng hóaxuất vào thẻ hoặc sổ kho.

6: Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho

7: Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã được hoàn chỉnh đểghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công)

7’: Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tính (nếu

đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy)

8: Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan

9: Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liênquan

10: Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ(tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp)

Chú ý:

Trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chinhánh hạch toán báo sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanhnghiệp thì sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ"

Trường hợp xuất sản phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếuxuất kho hàng gửi đại lý"