Do đó, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Nguyên Nghĩa” nhằm hỗ trợ cho nhân viên phòng kế toán của công ty có thể quản lý nguyên liệu, vật liệu và cô
Cơ sở lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế toán
- Khái niệm phần mềm kế toán: Để tìm hiểu về thuật ngữ “Phần mềm kế toán” trước hết cần tìm hiểu về một hệ thống thông tin kế toán.
HTTT kế toán là hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế và tài chính Hệ thống sử dụng công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp dữ liệu cần thiết cho quá trình ra quyết định và quản lý hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp, tổ chức.
Phần mềm kế toán là bộ chương trình tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu kế toán trên máy tính, bắt đầu từ việc nhập chứng từ gốc và lưu trữ thông tin Nó giúp xử lý các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán để đảm bảo chính xác và hiệu quả Phần mềm kế toán cũng cung cấp các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán và báo cáo quản trị, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu được xử lý nhanh chóng và tin cậy.
- Ưu, nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán Ưu điểm:
+ Đối với hoạt động kế toán:
Phần mềm kế toán dễ dàng sử dụng
Quản lý danh mục đầu vào
+ Đối với kế toán viên;
Không phải thực hiện tính toán bằng tay
Việc không yêu cầu nắm vững tất cả các nghiệp vụ chi tiết mà thay vào đó tập trung vào việc hiểu rõ quy trình hạch toán giúp sinh viên vẫn có thể tạo ra các báo cáo chính xác Điều này mang lại lợi ích lớn cho những người mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế về nghiệp vụ, giúp họ tự tin hơn trong công việc và nâng cao khả năng xử lý số liệu hiệu quả.
+ Đối với kế toán trưởng:
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách, báo cáo kế toán
Phần mềm kế toán cung cấp dữ liệu tức thì bất kể khi nào người quản lý yêu cầu, đảm bảo truy cập nhanh chóng vào tất cả các thông tin kế toán đã được nhập trong hệ thống Điều này giúp doanh nghiệp phản hồi kịp thời các yêu cầu về dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định chính xác hơn Việc cung cấp dữ liệu nhanh chóng không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính mà còn tối ưu hóa các hoạt động nghiệp vụ, mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
+ Đối với giám đốc tài chính:
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
Hoạch định điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng
Tính bảo mật chưa cao
Nhiều phần mềm do lập trình viên phát triển có thể gặp phải lỗi kỹ thuật, khiến nhân viên không thể tự khắc phục Trong những trường hợp này, cần phải nhờ đến sự trợ giúp từ các chuyên viên phần mềm để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần đặt ra yêu cầu rõ ràng về trình độ hiểu biết của nhân viên, đồng thời cung cấp hướng dẫn cụ thể để họ có thể sử dụng phần mềm một cách chính xác Việc đào tạo đúng chuẩn giúp nhân viên nâng cao năng lực và đảm bảo thực hiện công việc hiệu quả, chính xác.
- Đặc điểm của phần mềm kế toán:
+ Phần mềm kế toán nào cũng sử dụng các phương pháp kế toán như: phương pháp tài khoản, phương pháp cân đối…
Một phần mềm kế toán cần tuân thủ chặt chẽ các chế độ, luật lệ và chuẩn mực kế toán để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định pháp luật Việc xây dựng phần mềm dựa trên các thông tư, nghị định về kế toán giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp Điều này giúp các doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
+ Dữ liệu đầu vào phải dựa trên nền tảng và tuân thủ theo các tài liệu sẵn có.
Các báo cáo đầu ra được chia thành hai loại chính: báo cáo tổng hợp và báo cáo quy trình Báo cáo tổng hợp cần tuân thủ theo mẫu do nhà nước ban hành để đảm bảo tính hợp pháp và đúng quy định Trong khi đó, báo cáo quy trình phải theo phương pháp và mẫu của doanh nghiệp, phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh Việc phân biệt rõ ràng giữa hai loại báo cáo này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đáp ứng các yêu cầu về quản lý và kiểm soát nội bộ.
Các phần mềm kế toán cần tuân thủ quy trình và thủ tục lưu trữ hợp lý để đảm bảo an toàn và phòng tránh mất mát dữ liệu Quá trình lưu trữ bao gồm hai hình thức chính: lưu trữ điện tử trên máy tính và lưu trữ ngoài máy trên hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán Việc áp dụng quy trình lưu trữ chặt chẽ giúp tăng tính minh bạch, dễ dàng truy xuất và bảo vệ dữ liệu tài chính doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Yêu cầu của phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán là một dạng phần mềm ứng dụng, đảm bảo các yêu cầu giống như các phần mềm ứng dụng khác, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả Nó cung cấp các chức năng quan trọng như ghi chép hệ thống, báo cáo tài chính chính xác và hỗ trợ quyết định kinh doanh Việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu Chính vì vậy, phần mềm kế toán trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiện đại.
Chọn phần mềm kế toán cần đảm bảo tính tiện dụng, dễ sử dụng và hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán của nhân viên, phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, phần mềm còn phải đảm bảo tính hiệu quả, tránh lãng phí tài nguyên như bộ nhớ, bộ xử lý, thiết bị ngoại vi và đảm bảo tốc độ xử lý nhanh chóng để nâng cao năng suất làm việc.
Tính tin cậy đóng vai trò quan trọng trong hệ thống, không chỉ thể hiện qua khả năng thực hiện đúng nhiệm vụ được thiết kế mà còn đảm bảo an toàn, an ninh dữ liệu Điều này giúp nâng cao độ tin cậy của hệ thống, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động ổn định, hiệu quả của các ứng dụng công nghệ.
Phần mềm kế toán cần có tính linh hoạt và mềm dẻo, cho phép tùy biến, cập nhật và mở rộng theo yêu cầu thay đổi của người dùng, đồng thời đảm bảo khả năng tương thích với các ứng dụng khác Ngoài các yêu cầu cơ bản, phần mềm này còn phải đáp ứng các yếu tố đặc thù riêng biệt để phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán.
Phần mềm kế toán cần tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước về kế toán để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong quá trình tổ chức kế toán Khi triển khai phần mềm kế toán, không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc cũng như phương pháp kế toán đã được quy định, đảm bảo sự thống nhất và đúng chuẩn trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán cần có khả năng nâng cấp, sửa đổi và bổ sung phù hợp với các thay đổi trong chế độ kế toán và chính sách tài chính Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng của phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ các quy định mới.
- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
- Các thành phần cơ bản của một phần mềm kế toán:
Lý luận chung về công tác kế toán nhập xuất vật tư trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán nhập xuất vật tư
Vật tư gồm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là các bộ phận tài sản quan trọng được doanh nghiệp sử dụng để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh Chúng đóng vai trò thiết yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả và năng suất Việc quản lý và sử dụng vật tư hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và duy trì hoạt động ổn định.
Nhiệm vụ của kế toán vật tư:
Các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch mua sắm và dự trữ vật tư đầy đủ, đúng thời điểm để đảm bảo cung ứng kịp thời các loại vật tư về số lượng, chất lượng và kết cấu phù hợp Việc này giúp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn và đảm bảo hiệu quả hoạt động doanh nghiệp Quản lý tốt kho dự trữ vật tư là yếu tố then chốt để duy trì quá trình sản xuất ổn định, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của các loại vật tư về giá trị và hiện vật là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình tồn kho Việc tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thành thực tế của từng loại vật tư nhập, xuất, tồn kho giúp đảm bảo quản lý vật tư hiệu quả Cung cấp đầy đủ, đúng thời gian các thông tin này là cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định và định hướng quản lý vật tư phù hợp, đáp ứng yêu cầu điều hành và kiểm soát chi phí.
Thực hiện kiểm tra và giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư để đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu luôn đáp ứng đúng tiến độ và chất lượng Đồng thời, kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề tồn đọng, từ đó điều chỉnh kế hoạch kịp thời, duy trì hoạt động sản xuất ổn định và tối ưu hóa chi phí.
1.2.2 Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu và vật liệu trong doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến nhằm phục vụ mục đích sản xuất và kinh doanh Việc quản lý chặt chẽ nguyên liệu giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo chất lượng sản phẩm Các doanh nghiệp cần chú trọng đến nguồn cung nguyên liệu uy tín để giảm thiểu chi phí và rủi ro trong quá trình sản xuất Tuy nhiên, việc tự chế biến nguyên liệu cũng góp phần tối ưu hoá nguồn lực nội bộ, giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài Quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Phân loại nguyên liệu và vật liệu là quá trình sắp xếp các nguyên vật liệu thành các nhóm, loại và thứ tự theo các tiêu chí nhất định nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Việc phân loại này giúp tổ chức, kiểm soát và lưu trữ nguyên liệu một cách dễ dàng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo chất lượng đầu ra Áp dụng phương pháp phân loại phù hợp không những tối ưu hóa nguồn lực mà còn hỗ trợ trong việc theo dõi tồn kho, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lí, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu chính;
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản;
- Các loại vật liệu khác.
Nguyên vật liệu chính là các nguyên vật liệu chủ yếu tham gia vào quá trình sản xuất và tạo nên thực thể chính của sản phẩm Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu này được chuyển trực tiếp vào giá trị của sản phẩm mới, góp phần hình thành nên giá trị cuối cùng Việc lựa chọn nguyên vật liệu chính phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và giá trị sản phẩm cuối cùng.
Vật liệu phụ là các loại vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc hỗ trợ quản lý và đóng gói sản phẩm một cách hiệu quả Những vật liệu này không tạo thành phần chính của sản phẩm cuối cùng nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và quản lý sản xuất Sử dụng vật liệu phụ đúng cách giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình đóng gói, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nhiên liệu là các chất cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất và kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở dạng lỏng, rắn hoặc khí, góp phần đảm bảo hoạt động liên tục của các ngành công nghiệp và vận chuyển.
+ Phụ tùng thay thế: Là các nguyên vật liệu để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác gồm các nguyên vật liệu không thuộc các loại đã đề cập, thường là những loại do quá trình sản xuất tạo ra như phế liệu và vật liệu thu hồi để thanh lý tài sản cố định.
Căn cứ vào nguồn gốc nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:
- Nguyên liệu, vật liệu mua bên ngoài;
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí;
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
Việc phân loại nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động Công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi sự chú trọng đặc biệt vào phân loại để đảm bảo sự thuận tiện trong kiểm soát và sử dụng hàng hóa Phân loại nguyên vật liệu không chỉ tối ưu hóa kho bãi mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát, mất mát tài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần chú trọng vào quá trình phân loại nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
1.2.3 Các tài khoản kế toán, chứng từ kế toán sử dụng
* Các tài khoản kế toán sử dụng:
Hệ thống tài khoản kế toán là thành phần quan trọng hàng đầu trong hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế đều bắt buộc thực hiện áp dụng đồng bộ hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Việc duy trì hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thống nhất trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
TK 152 được mở chi tiết:
- TK 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính
- TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ
- TK 1523 – Nhiên liệu, vật liệu khác…
– Một số TK liên quan: 111, 112, 133, 154, 331, 333, 334, 338, 411, 412,
* Các chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu nhập kho – Mẫu số 01-VT;
- Phiếu xuất kho – Mẫu số 02-VT;
- Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kì - Mẫu số 04-VT;
- Biên bản kiểm kê, Biên bản đánh giá lại – Mẫu số 05-VT;
- Bảng kê mua hàng – Mẫu số 06-VT;
1.2.4 Các báo cáo sử dụng
- Bảng kê nhập xuất tồn;
- Báo cáo nhập xuất tồn;
1.2.5 Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên liệu, vật liệu a Nguyên tắc đánh giá
Việc đánh giá nguyên vật liệu phải tuân theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tế), trong đó nếu giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì sử dụng giá trị thuần có thể thực hiện, thể hiện nguyên tắc thận trọng Doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu Để đảm bảo so sánh chính xác giữa các kỳ hạch toán, nguyên tắc nhất quán phải được áp dụng: phương pháp kế toán đã chọn cần duy trì xuyên suốt niên độ kế toán, trừ khi có sự thay đổi phù hợp và hợp lý, cùng với việc giải thích rõ nguyên tắc thời điểm của sự thay đổi đó.
* Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế:
Trị giá vốn thực tế được xác định theo từng nguồn nhập.
- Đối với NVL nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
- Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài:
Giá nhập kho = Giá mua thực tế + Các khoản thuế + Chi phí thu mua Trong đó:
+ Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn.
Các khoản thuế bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), và thuế giá trị gia tăng khi doanh nghiệp thực hiện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Việc xác định rõ các loại thuế này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và tối ưu hóa các nghĩa vụ tài chính Điều này đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động và kế toán của doanh nghiệp để đảm bảo minh bạch và chính xác trong báo cáo thuế.
Chi phí thu mua bao gồm các yếu tố như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm và công tác phí của cán bộ mua hàng Ngoài ra, còn có chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường, chi phí mua hàng độc lập và các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình mua nguyên liệu, vật liệu Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tổng chi phí đầu vào của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường Hiểu rõ các khoản chi phí thu mua giúp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.
- Đối với nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NGUYÊN NGHĨA
Tên công ty: Công ty TNHH Nguyên Nghĩa
Trụ sở chính: Khu tiểu thủ công nghiệp, khối 4 Thị Trấn Đô Lương, huyện Đô Lương, tỉnh Nghệ An Điện thoại: 0383715744
Vốn điều lệ: 68 tỷ VNĐ
Nơi cấp: Sở Kế hoạch – Đầu tư Tỉnh Nghệ An
2.1.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh
Trong những năm đầu thành lập, Nguyên Nghĩa gặp không ít khó khăn do ngành đồ gỗ đối mặt với sự chững lại của thị trường Sự xuất hiện của các mặt hàng đồ gỗ nhập khẩu trở thành xu thế chủ đạo, ảnh hưởng đến bước đầu phát triển của công ty Tuy nhiên, nhờ vào quyết tâm và nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo, nhân viên tận tâm cùng đội thợ có tay nghề cao, Nguyên Nghĩa đã vượt qua thử thách, khẳng định vị thế trên thị trường với các sản phẩm đồ gỗ chất lượng cao, uy tín và mẫu mã đẹp.
Trong những năm thứ 10 hoạt động, Công ty TNHH Nguyên Nghĩa đã phải đối mặt với những thử thách mới khi cạnh tranh gay gắt với thương hiệu đồ gỗ nhập khẩu từ nhiều quốc gia Mặc dù đã khẳng định vị thế là đơn vị xuất sắc trong ngành đồ gỗ, Nguyên Nghĩa vẫn gặp khó khăn trong việc thích nghi với cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật Để duy trì vị thế cạnh tranh, công ty đang đẩy mạnh "chạy đua về khoa học kỹ thuật", nhằm bắt kịp xu thế công nghệ mới và không để bị tụt lùi về công nghệ sản xuất.
Nguyên Nghĩa tập trung phát triển và đầu tư vào máy móc, trang bị thiết bị hiện đại, tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Công ty luôn cập nhật các xu hướng đồ gỗ mới nhất, hiện đại để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Đội ngũ thợ lành nghề, giàu kinh nghiệm được củng cố và phát huy, giúp xây dựng nền tảng vững chắc qua từng năm và giai đoạn Nhờ đó, Nguyên Nghĩa luôn giữ vững vị thế và khẳng định thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường.
Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ
Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế
Sản xuấ gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác
Sản xuất đồ gỗ xây dựng
Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện
Công ty TNHH Nguyên Nghĩa đã có gần 20 năm hoạt động và không ngừng phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, công ty đã xây dựng một bộ máy tổ chức gồm nhiều phòng ban dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, giúp đảm bảo quy trình sản xuất chuyên nghiệp và hiệu quả Trải qua nhiều năm hoạt động, Nguyên Nghĩa đã trở thành đơn vị uy tín hàng đầu trong ngành gỗ, ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường.
HÌNH 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH NGUYÊN NGHĨA
Giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động của công ty, đề ra chiến lược phát triển và hướng đi phù hợp Họ đặt ra các mục tiêu và chính sách cho các hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện pháp lý của doanh nghiệp trước pháp luật Với vai trò lãnh đạo, giám đốc định hướng sự phát triển và đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng chiến lược đã đề ra.
Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài sản, tiền vốn trong toàn
Công ty thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế và tham mưu cho Ban Giám đốc về quản lý hạch toán kinh tế, điều hòa, phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn sản xuất kinh doanh Đồng thời, công ty có trách nhiệm tính toán và tổng hợp các báo cáo quyết toán, lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh quý, năm để nộp cho các phòng ban và cơ quan Nhà nước liên quan.
Phòng Kinh doanh: Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm, xây dựng kế hoạch, ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm.
Phòng Kinh tế kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật sản xuất, giám sát các định mức kinh tế và kỹ thuật để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả Phòng cũng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm nhằm tối ưu hóa hoạt động, đồng thời xây dựng các kế hoạch chiến lược đầu tư và phát triển để thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Phòng tổ chức và hành chính đảm nhiệm việc giúp Giám đốc thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động, đồng thời bảo vệ quyền lợi của họ Phòng xây dựng các định mức lao động và đơn giá tiền lương, cũng như tuyển dụng lao động cho công ty Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn quản lý ba bộ phận nhỏ là bộ phận y tế, bộ phận tạp vụ và bộ phận bảo vệ, đảm bảo hoạt động nội bộ của công ty diễn ra suôn sẻ.
Bộ phận kho: Quản lý nhập kho, xuất kho, tồn kho Kiểm soát số lượng và chất lượng vật tư, công cụ dụng cụ
Bộ phận thi công công trình chịu trách nhiệm thực hiện các công tác thi công xây dựng, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án Họ thường xuyên cập nhật báo cáo tiến độ thi công và tình hình triển khai để theo dõi sát sao quá trình xây dựng Ngoài ra, bộ phận này còn đánh giá khả năng thực hiện theo phương án đã đề ra, nhằm điều chỉnh kịp thời các hoạt động khi cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu.
Hệ thống thông tin Kế toán Vật tư tại Công ty TNHH Nguyên Nghĩa
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán chịu trách nhiệm thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính để hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp Phòng này giúp kiểm tra hoạt động kinh doanh, giám sát các nguồn lực như vật tư, lao động và vốn, đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra đúng chính sách và chế độ Đồng thời, phòng kế toán nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua hạch toán chính xác và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày là bước quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu Thực hiện quyết toán hàng tháng, quý, năm là quá trình tổng hợp, đối chiếu và kiểm kê dữ liệu nhằm đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch Chuẩn bị số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp So sánh kết quả kinh doanh qua các năm giúp phát hiện xu hướng, đưa ra các conclusion chính xác để hỗ trợ quản lý trong việc lập kế hoạch và điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
Phòng kế toán doanh nghiệp hiện nay thường gồm một kế toán trưởng phụ trách chung và các nhân viên phụ trách từng mảng công việc riêng biệt để đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán này hiệu quả và linh hoạt Việc tổ chức phòng kế toán như vậy giúp doanh nghiệp duy trì bộ máy kế toán gọn nhẹ, nâng cao khả năng phục vụ và giảm thiểu sai sót trong công tác tài chính Đảm bảo sự phân chia rõ ràng nhiệm vụ giữa các thành viên giúp tăng cường hiệu quả xử lý công việc và nâng cao tính chính xác trong các báo cáo tài chính.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:
HÌNH 2.2: SƠ ĐỒ BỐ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH NGUYÊN NGHĨA
Kế toán trưởng (trưởng phòng Tài chính – Kế toán):
Là người hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức công tác kế toán trong toàn công ty, tôi tập trung đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên cấp dưới Việc này giúp đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Việc tổ chức hạch toán vật tư nhập kho, tiêu thụ là rất quan trọng để xác định chính xác kết quả kinh doanh Theo dõi tình hình bán hàng thường xuyên giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa quản lý tồn kho Đồng thời, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kho đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính chính xác, đúng quy định.
Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lấy bảng định mức giá sản phẩm từ kế toán trưởng để xác định chính xác giá bán Họ tập hợp các chi phí giá thành liên quan nhằm tính toán chi tiết lợi nhuận, đồng thời xác định doanh thu bán hàng để đánh giá hiệu quả kinh doanh Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính, từ đó hỗ trợ quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Ghi chép và theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo quản lý chính xác số lượng, chất lượng và giá trị vật tư Việc tính giá trị vật tư cần áp dụng phương pháp phù hợp và nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của số liệu Đồng thời, việc kiểm tra định kỳ với thủ kho về số lượng và hiện vật tồn kho giúp duy trì tính chính xác của dữ liệu và kiểm soát chặt chẽ nguồn vật tư.
Kế toán thanh toán xử lý các chứng từ liên quan đến hóa đơn mua bán giá trị gia tăng do các bộ phận kế toán gửi đến khi có nghiệp vụ phát sinh yêu cầu sử dụng vốn bằng tiền của công ty Quản lý thanh toán bao gồm việc sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thanh toán với đối tác hoặc nhận thanh toán từ khách hàng qua các nghiệp vụ bán hàng Việc này đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra khoa học, chính xác và tuân thủ các quy định kế toán.
Theo dõi các khoản vay kí quỹ, kí cược, các khoản bảo lãnh đồng thời thanh toán các khoản nợ đến hạn trả.
Kế toán công nợ tiếp nhận các chứng từ như hóa đơn bán hàng, hóa đơn thanh lý tài sản cố định, hợp đồng bán chịu từ bộ phận kế toán bán hàng và kế toán tài sản cố định để ghi sổ hạch toán và theo dõi công nợ đến từng khách hàng Việc này giúp đảm bảo quản lý công nợ chính xác, minh bạch và hỗ trợ công tác thu hồi nợ hiệu quả Quản lý công nợ là bước quan trọng trong quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Kế toán tài sản cố định:
Kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tồn tại và biến động của TSCĐ, đảm bảo cập nhật chính xác các thay đổi về số lượng và giá trị Họ còn thực hiện tính khấu hao TSCĐ để phản ánh giá trị hao mòn theo từng kỳ kế toán Bên cạnh đó, kế toán TSCĐ theo dõi việc sử dụng TSCĐ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định Cuối cùng, họ phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp, góp phần chính xác trong việc lập báo cáo tài chính và cân đối chi phí.
Kế toán tiền lương nhận thông tin nhân viên và phòng ban, lập bảng chấm công, trích các khoản theo lương theo quy định hiện hành, sau đó gửi kế toán trưởng phê duyệt để thanh toán lương cho nhân viên Báo cáo tổng hợp được gửi đến kế toán tổng hợp để lập báo cáo tài chính, phục vụ công tác báo cáo gửi ban lãnh đạo, đảm bảo quy trình thanh toán lương minh bạch và đúng quy định.
So sánh, đối chiếu, tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán, thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, lập các báo cáo tài chính.
Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền tại két của công ty, có nhiệm vụ giữ và xuất tiền dựa trên các phiếu thu chi Đồng thời, thủ quỹ cần cập nhật các giao dịch vào sổ kế toán để theo dõi chính xác và báo cáo cho kế toán trưởng Việc quản lý quỹ hiệu quả đảm bảo an toàn tài chính và minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán vật tư có mối quan hệ với:
- Kế toán công nợ phải thu
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản doanh nghiệp theo TT200/2014/
TT – BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Hình thức ghi sổ kế toán chính là Nhật ký chung, trong đó mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh đều phải được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau khi ghi nhận, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để mở sổ Cái, phản ánh chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo từng khoản mục This method đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách: VNĐ
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá ngân hàng báo tại thời điểm hạch toán (tỷ giá thực tế).
- Niên độ kế toán áp dụng tại công ty từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.
- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Công ty đã áp dụng công cụ Microsoft Excel vào hạch toán.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định tại Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 200/2014/QĐ-BTC để phản ánh hoạt động tài chính của mình Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giúp theo dõi chính xác số liệu tồn kho, biến động nguyên vật liệu theo các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho Để quản lý và kiểm soát vật tư hiệu quả, Công ty TNHH Nguyên Nghĩa sử dụng các tài khoản liên quan, từ đó phản ánh chính xác tình hình tồn kho và quá trình tăng giảm nguyên vật liệu hàng ngày.
BẢNG 2.1 TÀI KHOẢN SỬ DỤNG
Tài khoản sử dụng Tên tài khoản
1525 Thiết bị xây dựng cơ bản
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
133 Thuế GTGT được khấu trừ
Các tài khoản nguyên vật liệu đều được mở chi tiết cấp 2 theo quy định của Bộ Tài chính.
2.2.4 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập dựa trên các mẫu đã được quy định rõ ràng theo Chế độ kế toán, phù hợp với Quyết định số 200/2014/QĐ-BTC Việc sử dụng các mẫu chuẩn này đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong công tác ghi nhận và xử lý chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất theo quy chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và thực hiện các báo cáo tài chính một cách chính xác, nhanh chóng.
2.2.4.1 Hệ thống chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01 – VT.
- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT
- Biên bản kiểm nghiệm (hàng hóa): Mẫu số 03 – VT.
- Biển bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 05 – VT).
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07 – VT).
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT.
- Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT.
Một số bảng liên qua:
- Danh mục nhà cung cấp
2.2.4.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho:
MÔ HÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHẬP KHO
NGƯỜI YÊU CẦU KẾ TOÁN THỦ KHO
Yêu cầu nhập kho Lập phiếu nhập kho
Ký phiếu và chuyển hàng Nhận phiếu và nhập hàng
Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán vật tư
HÌNH 2.3: MÔ HÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHẬP KHO
Đánh giá về hệ thống thông tin Kế toán vật tư tại Công ty TNHH Nguyên Nghĩa và đưa ra giải pháp
2.3.1 Về tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, con người
Công ty tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý tài chính – kế toán Bộ máy kế toán được xây dựng theo mô hình tập trung, với một bộ sổ kế toán duy nhất và hệ thống quy trình từ lập chứng từ đến ghi sổ, xử lý thông tin để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và hạn chế phân tán dữ liệu kế toán.
Cơ sở vật chất của Công ty được đầu tư hiện đại và sạch sẽ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc của nhân viên Mỗi phòng ban đều được trang bị máy điều hòa لضمان không gian làm việc thoải mái Bộ phận kế toán được trang bị máy tính để bàn, mỗi kế toán viên có máy tính riêng liên kết với các thiết bị văn phòng như máy in và máy photocopy Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty đã được kết nối mạng Internet và tạo thành mạng LAN đồng bộ, với một máy chủ quản lý dữ liệu giúp nhân viên truy cập, gửi và cập nhật thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
Đội ngũ nhân viên kế toán gồm kế toán trưởng Trần Thị Mỹ cùng các kế toán viên có nhiều năm kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cao Họ luôn nhiệt tình, yêu nghề và được phân công phù hợp với từng vị trí, nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra chính xác, hiệu quả.
Cơ sở vật chất gặp nhiều hạn chế về tài chính, dẫn đến các lỗi kỹ thuật trong hoạt động của thiết bị Mặc dù mỗi nhân viên được trang bị máy tính riêng, nhưng sau thời gian dài sử dụng, thường xảy ra sự cố như máy bị sập nguồn đột ngột, gây mất dữ liệu chưa kịp sao lưu Hệ thống máy in, máy fax thường xuyên gặp trục trặc hoặc dừng hoạt động do sử dụng quá tải, gây nóng máy và ảnh hưởng đến tiến trình công việc.
Người lao động trong bộ phận kế toán chủ yếu vẫn sử dụng các phần mềm Excel đơn giản và chưa tiếp cận với các phần mềm ứng dụng tin học tiên tiến trong lĩnh vực kế toán, dẫn đến việc xử lý công việc mất nhiều thời gian và hiệu quả bị ảnh hưởng do khối lượng công việc ngày càng tăng Đặc biệt, đối với kế toán vật tư tại công ty sản xuất và bào chế các sản phẩm từ gỗ đa dạng về chủng loại và mẫu mã, khối lượng vật tư lớn đặt ra thách thức lớn cho phương pháp làm việc truyền thống.
Phòng kế toán cần đề xuất với ban lãnh đạo về việc nâng cấp hệ thống máy tính mới với cấu hình phần cứng mạnh hơn để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả hơn Đồng thời, tăng cường bảo mật cho máy chủ lưu trữ dữ liệu là yếu tố quan trọng nhằm tránh mất mát hoặc rò rỉ các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Các kế toán viên cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng tin học để sử dụng thành thạo các phần mềm công việc Việc nâng cao trình độ công nghệ sẽ giúp tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả công việc và hỗ trợ đắc lực cho các cấp lãnh đạo trong quá trình ra quyết định.
Công ty cần triển khai phần mềm quản trị tài sản cố định chuyên biệt để đáp ứng các yêu cầu của nhà quản trị Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững Sử dụng phần mềm chuyên dụng phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc kiểm soát tài sản chính xác và hiệu quả hơn.
2.3.2 Hình thức kế toán công ty sử dụng
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp ghi sổ nhật ký chung để tổ chức ghi chép kế toán một cách chính xác và kịp thời Các nghiệp vụ kế toán được ghi vào các loại sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, cùng với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, từ đó giúp kế toán lập các báo cáo tổng hợp và báo cáo tài chính liên quan Hình thức này đảm bảo việc ghi nhận liên tục các nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung và sổ cái, đồng thời giúp lưu trữ dữ liệu chính xác, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán bất cứ thời điểm nào Mẫu sổ đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ phân chia công việc kế toán hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý để ra quyết định đúng đắn.
Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ kế toán vật tư theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm cả sổ chi tiết và sổ tổng hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý vật tư hiệu quả Các sổ được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ghi chép đầy đủ và hợp lý, giúp việc theo dõi và kiểm tra số liệu trở nên thuận tiện Quy trình ghi sổ kế toán vật tư tuân thủ đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo tính chính xác và dễ đối chiếu trong công tác kiểm tra số liệu.
Hình thức ghi sổ nhật ký chung để ghi sổ kế toán thường xuyên gặp phải nhược điểm là lượng ghi chép nhiều và phức tạp, khi phải cập nhật qua nhiều loại sổ như sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết, gây ra sự trùng lặp trong dữ liệu Bên cạnh đó, phương pháp ghi sổ thủ công còn gây khó khăn, tốn nhiều thời gian và công sức cho công tác hạch toán kế toán, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của quá trình quản lý sổ sách tài chính.
Kế toán viên và kế toán trưởng cần nắm vững các nghiệp vụ kế toán để đảm bảo chính xác trong công tác ghi chép Họ phải đối chiếu tỉ mỉ chứng từ ghi sổ của chính mình cũng như của các đồng nghiệp để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót Trước khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, cần lập các phần hành kế toán khác để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ kế toán.
Trình độ của kế toán viên cần đảm bảo đồng đều và được đào tạo kỹ lưỡng về kiến thức chuyên môn Kế toán viên phải thành thạo trong xử lý chứng từ, thực hiện nghiệp vụ chính xác, và nắm vững cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán Ngoài ra, họ cần có khả năng lập các báo cáo, thống kê một cách chính xác và hiệu quả để đảm bảo quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
Chỉ ghi ngày tháng vào chứng từ sau khi đã ghi số liệu vào sổ cái để tránh sai sót và trùng lặp Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong ghi chép kế toán và duy trì hệ thống sổ sách minh bạch, phù hợp với quy trình kế toán chuẩn mực Do đó, cần thực hiện đúng quy trình ghi sổ để đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ và sổ sách kế toán.
2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty đã nghiên cứu và áp dụng các tài khoản tổng hợp và chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính để đảm bảo theo dõi chính xác vật tư Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động Các tài khoản này được xây dựng có cấu trúc rõ ràng, phù hợp với quy chuẩn pháp luật hiện hành Áp dụng đúng quy định của Bộ Tài chính đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán vật tư của công ty.