72 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư

LỜI CẢM ƠNTrong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần lắp máy điện nước - LICOGI”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầ

-*** -ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI

Giáo viên hướng dẫn : ThS NGUYỄN SĨ THIỆU Sinh viên thực hiện : TRIỆU PHI HẢI

Lớp : CQ53/41.02

Chuyên ngành : Tin học Tài chính- Kế toán

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu,kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tếcủa đơn vị thực tập

Tác giả đồ án tốt nghiệp

Triệu Phi Hải

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ Xây dựng phần mềm

kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần lắp máy điện nước - LICOGI”, em đã

nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trongkhoa Hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty Cổphần lắp máy điện nước - Licogi

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s

Nguyễn Sỹ Thiệu đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua.

Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoànthành đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tinkinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thờigian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên mônhoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp

Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thànhviên tại công ty thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và nhân viênCông ty Cổ phần lắp máy điện nước – Licogi đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ emtrong suốt quá trình thực tập

Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định emmong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Tác giả đồ án tốt nghiệp

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii

DANH MỤC CÁC BẢNG viii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.CƠ SỞ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán 6

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán 6

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán 7

1.1.1.4 Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán 7

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 11

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 12

1.1.5 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN 25

1.1.5.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL) 25

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình 28

1.1.5.3 Công cụ tạo báo cáo 30

1.2.LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 32

1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư 32

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư 33

1.2.2.1 Phân loại vật tư 33

1.2.2.2 Đánh giá vật tư 36

1.2.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán vật tư 40

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư 42

1.2.5 Hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán máy 52

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI 54

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC – LICOGI 54 2.1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần lắp máy điện nước - licogi 54

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC -LICOGI 55

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 57

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 57

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 60

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư 60

2.2.4 Hệ thống chứng từ sử dụng 61

2.2.5 Hệ thống sổ và báo cáo kế toán 62

2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 62

2.2.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 63

2.3 ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI 64

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 64

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 65

2.3.3 Tài khoản sử dụng 65

2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 67

2.3.5 Các chứng từ sử dụng 67

2.3.6 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư 68

2.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư 69

2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 70

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC – LICOGI 73 3.1.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ 73

3.1.2 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán 74

3.2 Phân tích hệ thống về chức năng 76

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 76

3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 78

3.2.3 Ma trận thực thể chức năng 81

3.2.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 83

3.2.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 87

3.3 Thiết kế phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần tư vấn ĐTXD & TM Thành Phú 94

3.3.1 Thiết kế mô hình logic 94

3.3.2.Thiết kế CSDL vật lý 96

3.3.3 Xác định luồng hệ thống 102

3.4 Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công Cổ phần tư vấn ĐTXD & TM Thành Phú 107

3.4.1 Giao diện của hệ thống 107

3.4.2 Một số form chính 109

3.4.2 Một số chứng từ, báo cáo 113

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 122

PHỤ LỤC 123

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tên đầy đủ BTC Bộ Tài Chính CCDC Công cụ dụng cụ CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu GTGT Giá trị gia tăng HTTT Hệ thống thông tin NVL Nguyên vật liệu N-X-T Nhập-Xuất-Tồn QĐ Quyết định TK Tài khoản VNĐ Việt Nam Đồng DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư 47

Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 77

Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng 78

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 83

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “Cập nhật thông tin tiền xử lý” 84

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “Nhập kho” 85

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:“Xuất kho” 86

Hình 3.7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “Xử lý cuối kỳ ” 86

Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 :“Lập báo cáo” 87

Hình 3.9: Mô hình dữ liệu E/R 93

Hình 3.10: Mô hình dữ liệu quan hệ 96

Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Nhập kho” 104

Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xuất kho” 105

Hình 3.14: Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xử lý cuối kỳ” 106

Hình 3.15: Luồng hệ thống cho biểu đồ luồng dữ liệu mức 1“Lập báo cáo” 106

DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng 82

Bảng 3.2.:Bảng từ điển dữ liêu 90

Bảng 3.4:Bảng cơ sở vật lý phiếu nhập 97

Bảng 3.5:Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập 97

Bảng 3.6 :Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất 98

Bảng 3.7:Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất 98

Bảng 3.8:Bảng cơ sở vật lý danh mục kho 99

Bảng 3.9:Bảng cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp 99

Bảng 3.10:Bảng cơ sở vật lý danh mục vật tư 99

Bảng 3.11:Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản 100

Bảng 3.12:Bảng cơ sở vật lý danh mục công trình 100

Bảng 3.13:Bảng cơ sở vật lý biên bản kiểm kê 100

Bảng 3.14:Bảng cơ sở vật lý chi tiết biên bản kiểm kê 101

Bảng 3.18: Bảng cơ sở vật lý ban kiểm kê, đánh giá lại 101 Bảng 3.19:Bảng cơ sở vật lý người dùng 102

LỜI NÓI ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,

sự đột phá của khoa học - kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực

vô cùng thiết yếu trong cuộc sống hiện đại Ứng dụng công nghệ thông tinvào quản lý là một yếu tố rất quan trọng trong chiến lược phát triển của mộtdoanh nghiệp nói riêng cũng như của một quốc gia nói chung Vì vậy, trên thếgiới, các quốc gia dù phát triển hay đang phát triển đều cố gắng đưa tin họcvào mọi mặt của đời sống xã hội Tin học hầu như có mặt mọi lúc, mọi nơi,

hỗ trợ cho các ngành, các đơn vị nhằm hiện đại hoá quy trình quản lý sản xuấtkinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất

Để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệpcần sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kếtoán là công cụ quản lý hữu hiệu nhất và không thể thiếu Hệ thống kế toánViệt Nam không ngừng được hoàn thiện và phát triển phù hợp với nền kinh tếthị trường và xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực cũng như toàn cầu.Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là điều cầnthiết để đi tắt, đón đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất cũng như rútngắn khoảng cách phát triển so với các nước Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán,các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công việc, mang lại hiệuquả và độ chính xác cao cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp

sẽ có cách thức tổ chức khác nhau, công tác quản lý khác nhau nên để cóđược giải pháp tối ưu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động

kế toán thì hệ thống thông tin kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ

và chính xác

Vật tư là một yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất Đối với

quan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn củanhững doanh nghiệp này dùng cho mua vật tư Nếu quản lý không tốt có thểảnh hưởng tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tớidoanh thu, lợi nhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn địnhcủa doanh nghiệp Chính vì thế việc quản lý vật tư cả trên sổ sách và thực tếđều được các doanh nghiệp rất chú trọng.

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngàycàng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản

lý Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết

Trong thời gian thực tập tại CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆNNƯỚC - LICOGI, em nhận thấy công tác quản lý vật tư tại đây tuy đã được tổchức rất khoa học, hợp lý nhưng vẫn còn thủ công, chưa được tin học hóa mộtcách tốt ưu

Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý mộtgiải pháp tối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật

tư chuyên dụng cho vấn đề này.Việc ứng dụng phần mềm tin học trong côngtác kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán vật tư nóiriêng sẽ giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chínhxác hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu được những sai sót nhân viên kế toán

dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ công các nghiệp vụ từ đó đem lại thànhcông lớn cho doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Côngnghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếpthu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại CÔNG

TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI và được sự giúp đỡ nhiệttình của TS Vũ Bá Anh cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán

của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Xây dựng phần mềm kế toán

vật tư tại CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI”, với

mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng mộtphần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế

II Mục đích của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là phần mềm được người dùng chấp nhận vàthực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty Vì vậy, chươngtrình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản,đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vàochế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và Phòng vật tư thiết bịtrong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty

Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmbớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lývật tư

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

Bên cạnh đó, việc thực hiện đề tài này giúp em hiểu rõ hơn về thực tếcông tác kế toán vật tư sau thời gian thực tập

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán vật tư trong điềukiện ứng dụng công nghệ tin học Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượngnghiên cứu cụ thể của đề tài gồm:

 Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại “CÔNG TY CỔ PHẦN

LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI”

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán vật tư tại

“CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI”

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật

tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công tymột cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và Phòngvật tư thiết bị kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa rađược những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biệnpháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công tytrong hiện tại và tương lai Không nghiên cứu vật tư xuất nhập khẩu, thuêngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…

V Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty

bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiếnchuyên gia

- Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến

công tác kế toán vật tư

- Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và

thực tế tại công ty

- Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty,

tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp Các phươngpháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phântích từ trên xuống và từ dưới lên

NỘI DUNG BÁO CÁO:

Thông tin chi tiết về đơn vị thực tập và thực trạng công tác kế toán vật tưtại CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC - LICOGI gồm các phầnsau:

Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại CÔNG TY CỔ

PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC – LICOGI

Chương 3: Phân thích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại

CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC – LICOGI

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 04 năm 2019 Sinh viên

Triệu Phi Hải

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 CƠ SỞ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tựđộng xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng

từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng

từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báocáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tàichính khác

1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ côngthông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danhmục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danhmục hạng mục/công trình, danh mục công việc, danh mục loại thuế, danh mụctiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể sử dụng lại mà không phải mấtcông nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổsách, tờ khai…sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xâydựng những báo cáo sổ sách này Không những thế việc tự động tính giáthành, tồn kho tức thời…giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọccủa kế toán và người quản lý

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu, về các đối tượng vật tư, giáthành…không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu,

kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quátrình hạch toán của bạn.

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán

+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn

mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,… hiện hành

+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng

các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phươngpháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…

+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt

để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kếtoán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…

1.1.1.4 Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toánlàm nền tảng để xây dựng Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phươngpháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đốiứng tài khoản

Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước Do đó xây dựng phần mềm kế toáncũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điềukiện của phần mềm.

Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kếtoán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết Ví dụ như phân hệ

kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, nhưphiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuấtlại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư Bởi vậy cần có sự phân loại chứng

từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và cácsổ

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm

2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ saocho phù hợp với hoạt động nội bộ Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quyđịnh của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn Về các Báo cáo Quản trị doanhnghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từngdoanh nghiệp Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã đượcnhập liệu và lưu trữ trong phần mềm

Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất

là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từđược nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phươngpháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người

Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống Con người điều

khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống

thông tin Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữthông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thànhcác thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con

người Thủ tục trong hệ thống thông tin kế toán chính là các chuẩn mực kếtoán do Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanhnghiệp đề ra

(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ

cho việc xử lý trong hệ thống Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính

là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp

(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình

để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán

đã chỉ ra Trong hệ thống thông tin kế toán thì chương trình chính là các phầnmềm kế toán

Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nênmột hệ thống thông tin kế toán Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng,quyết định đến hoạt động của một hệ thống thông tin kế toán trên máy tính

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ côngthông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danhmục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danhmục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ một khi bạn đã xây dựng bạn có thểdùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tự

nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này Khôngnhững thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời giúp giảm đáng kểcác thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,giá thành không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu sốliệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trongquá trình hạch toán của bạn

 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:

 Đối với doanh nghiệp:

- Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính

toán bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉcần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chínhxác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinhnghiệm về nghiệp vụ

- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối

chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ sốliệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài

chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệpmột cách chính xác và nhanh chóng

- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế

toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư,điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng vàhiệu quả Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tínhchuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt củađối tác, khách hàng và nhà đầu tư

 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:

- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanhnghiệp

1.1.3 Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xâydựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm

kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kếtoán Việt Nam

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao Mỗi chứng

từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổđược thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ

kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thờiđiểm Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót

so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kếtoán

Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, chotừng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăngnhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo

Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính

an toàn của dữ liệu

Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hìnhthức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký– Sổ cái Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáoquyết toán thuế…

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm 7 bước:

 Bước 1 : Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án

 Bước 3 : Thiết kế hệ thống

 Bước 4 : Xây dựng phần mềm

 Bước 5 : Kiểm thử

 Bước 6 : Triển khai, đào tạo

 Bước 7 : Bảo hành, bảo trì

Trong đó bước 1 đến bước 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kếtoán Bước 4 và bước 5 là quy trình xây dựng phần mềm thông qua các ngônngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ Bước 6 và bước 7 là quy trình đào tạo,triển khai phần mềm cho người sử dụng và bảo trì trong quá trình sử dụngphần mềm

 Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm

kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở

đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán Đây là giai đoạnnhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển mộtphần mềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thựchiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đếnquá trình xử lý thông tin

• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng

• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽđạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.

 Nội dung khảo sát bao gồm:

• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

• Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,…chi phối đến quá trình xử lý thông tin

• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kếhoạch phát triển

• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

 Phương pháp khảo sát Hình thức tiến hành:

• Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tàiliệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệthống cũ

• Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục vàkhoa học

• Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạtđộng trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống

• Phiếu điều tra

 Bước 2: Phân tích hệ thống

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người pháttriển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý nhưchứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kết

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của hệ thốngthông tin mới cần phát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung mộtgiải pháp thiết kế thích hợp

- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

Bước 2.1: Phân tích hệ thống về chức năng

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổchức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bêntrong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môitrường bên ngoài

Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:

 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

- Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống

Ký pháp: biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi

số 0 ( mức biểu đồ mức 0) , phía dưới ghi tên hệ thống

Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệ thống”

- Các tác nhân: dùng để mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ

thống

Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:

+ Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận, một

bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác

+ Nằm ngoài hệ thống đang được xây dựng và không thực hiện chứcnăng của hệ thống.

+ Có tương tác với hệ thống, gửi thông tin vào hệ thống hoặc nhận thôngtin ra

Tên: phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức

Ký pháp: Biểu thị bằng một hình chữ nhật có điền tên tác nhân ở bên trong.

- Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ nơi này sang

nơi khác

Tên : thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật

mang tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu

Ký pháp:là một mũi tên, trên mũi tên đó có ghi tên luồng dữ liệu, hai đầu

mũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây Trong

đó, gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng còn lại đượchình thành theo sự phân ra của chức năng gốc Các chức năng ngoài cùng làcác chức năng lá, đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu trong thựchiện

Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch

vụ thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với

một chức năng con của nó

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến

một vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó Một luồng dữliệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có thể là kết quảtruy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữ liệucập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in Như vậy,luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ởcùng một thời gian và di chuyển đến cùng một đích

Ký pháp

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sựtổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho

dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không giankhác nhau

Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác

động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phânphối

Quá trình xử lý dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trìnhkhác nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó.Tiến trình có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiệnthực thi chức năng đó Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic

n là số hiệu của tiến trình;

Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu

có thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệthống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin(nhận hay ghi dữ liệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) haynơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Ký pháp:

Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

 Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng và ma trận thực thể chức năng

 Dựa vào quy trình nghiệp vụ (quy trình hoạt động của hệ thống cầnphát triển)

 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức chi tiết khác nhau

 Ma trận thực thể chức năng

Ma trận thực thể chức năng: là một bảng bao gồm có các hàng và cáccột Trong đó, mỗi cột thực hiện chức năng tương ứng với một hồ sơ dữ liệu,mỗi hàng thực hiện tương ứng với một chức năng tương đối chi tiết

Các cột: mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

Các dòng: mỗi dòng tương ứng với một chức năng

Giao giữa các hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng

và thực thể tương ứng Giá trị của mỗi ô thể hiện mỗi quan hệ gữa hàng và cộttương ứng

Các ô: được ghi vào các chữ sau:

 R (Read): nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

 U (Update): nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

 C (Create): nếu chức năng dòng tạo ra một hồ sơ cột

 Tài liệu đặc tả chức năng

Tài liệu đặc tả chức năng: mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm vềmặt chức năng bao gồm các modules, các chức năng của từng modules, các

thao tác người sử dụng đối với từng chức năng chi tiết và đặc biệt các kết quảcần đạt được của từng chức năng.

Bước 2.2: Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng môhình dữ liệu quan niệm (CDM) CDM mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mốiquan hệ chúng, mô hình này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tựnhiên, dễ hiểu cho người phát triển và người sử dụng Mô hình này là cơ sởcủa việc thiết kế CSDL vật lý cho hệ thống thông tin

Các bước tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm:

 Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu đượctừ giai đoạnkhảo sát

 Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở

 Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng

 Xây dựng sơ dồ cho mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mô hình sau:

 Mô hình thực thể liên kết (E/A): là mô hình cách thức dữ liệu của

hệ thống được tổ chức E/A bao gồm một tập các thực thể, mối liên kết giữacác thực thể, các thuộc tính của chúng thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu

 Mô hình dữ liệu quan hệ: bao gồm một tập các quan hệ (bảng dữ

liệu) có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các ràng buộc về dữ liệu

Dữ liệu dùng trong hệ thống thường ở hai dạng: số và dãy ký tự (phi số)

Về ý nghĩa thì dãy ký tự là tên của một đối tượng nào đó trong hệ thống Mãhóa là việc gán một mã (tên viết tắt) cho một đối tượng cụ thể như: chứcnăng, chương trình, tệp dữ liệu, khóa của bảng dữ liệu, biến,

Từ điển dữ liều là một tư liệu tập trung về mọi tên gọi đối tượng đượcdùng trong hệ thống trong cả các giai đoạn: Phân tích, Thiết kế, Cài đặt

 Bước 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thôngtin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Dựa trên các kết quả phân tích, ngườiphát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thứclàm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu củangười dùng Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống.

• Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống,đây là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiềumức khác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ làmột hệ thống con

• Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong

đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

• Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công

và phần thực hiện bằng máy tính

• SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩthuật thực hiện

• Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong

đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tinhoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thànhlược đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính Nộidung của bước này bao gồm:

- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

 Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, kíchthước dữ liệu, khuôn dạng, ràng buộc, mô tả

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiệnràng buộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý vàcác điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.

 Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính cáccác mẫu biểu mức con

- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

 Bước 4: Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xácđịnh.Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng vớimối liên hệ giữa các tệp Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do Nếu thực hiệnsai bước này thì các bước sau đều vô nghĩa

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án

Các Form

Các Report

Các Label

- Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạtđộng không như mong muốn

- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

Các phương pháp kiểm thử:

Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu với kết

quả đã làm xem có khớp không

 Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi

đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử

 Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệp vụ trong chương

trình

Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

 Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các

module của chương trình

 Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả hai

• Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

• Đưa vào vận hành

 Bước 7: Bảo hành, bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, các lỗi tiềm ẩn phát sinh, các lỗi này chưađược phát hiện trong giai đoạn kiểm thử hệ thống Hơn nữa, do môi trườnghoạt động về kỹ thuật(hệ điều hành, thiết bị ngoại vi,…) thay đổi hoặc cácyêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệthống thay đổi,…làm cho hệ thống không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại Vìvậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảm bảokhắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới

1.1.5 Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN

1.1.5.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)

 Khái niệm:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sửdụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Queery) một cơ sở dữliệu Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa,

xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khácnhau

 Chức năng của hệ quản trị CSDL:

Hệ quản trị CSDL tạo môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu

dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và các ràng buộc dữ liệu

Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vàoCSDL

 Một số hệ quản trị CSDL thường dùng Có nhiều hệ quản trị CSDL để

người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những

ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệ thống nhất định

Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu không tập

trung, phân tán trên một phạm vi rộng Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quảntrị cơ sở dữ liệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống lớn Tiêu biểu

cho hệ quản trị CSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:

 Ưu điểm:

- Dễ cài đặt, dễ triển khai và dễ nâng cấp lên phiên bản mới

- Tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì - nângcấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

- Nhiều tính năng hỗ trợ hơn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

- Tốc độ xử lý tương đối nhanh

- Ngoài ra, Oracle có thể triển khai trên nhiều hệ điều hành khácnhau (Windows, Solaris, Linux )

 Nhược điểm:

- Hỗ trợ nhiều tính năng, nhưng muốn có được tính năng đó thìphải trả thêm tiền nên chi phí cho Services cao

- Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệthông tin mới có thể quản trị được.

- Oracle chỉ nên dùng cho các hệ thống lớn như hệ thống ngânhàng hoặc mạng chính phủ, các hệ thống này chịu được chi phí lớn

 Đối với các hệ thống nhỏ: Là một hệ thống có quy mô nhỏ, yêu cầu

quản trị cơ sở dữ liệu thấp nên các hệ thống này nên sử dụng hệ quản trị

CSDL phù hợp là hệ quản trị CSDL Microsoft Acess Nó có các ưu, nhược

điểm như sau:

 Ưu điểm :

- Nhỏ gọn, Cài đặt dễ dàng

- Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

 Nhược điểm :

- Hạn chế số người dùng ( số người cùng truy cập vào CSDL)

- Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu ( < 2GB)

- Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

- Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

 Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị

cơ sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro Trong đó, mỗi hệ quản trị cónhững ưu và nhược điểm nhất định:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

- Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảomật của công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảomật của Windows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQLServer.

- Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứngdụng trên Internet

- Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khácdùng xây dựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP,ASP.NET, XML, )

- Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL (Access làSQL, Oracle là PL/SQL)

 Nhược điểm:

- Chi phí sử dụng bản quyền lớn, chỉ hợp cho hệ thống vừa và lớn

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

Ưu điểm:

- Ứng dụng biên dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows màkhông cần cài đặt (Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợlúc chạy (run-time support library) tùy theo version của VFP vàWindows Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng

và cho nhiều người dùng

- Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viênmềm dẻo trong xử lý mã chương trình có thể hoạt động với các mã do nó

tự sinh ra trong quá trình chạy

Nhược điểm:

- Visual Foxpro version trước 9.0 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mãUnicode, VFP 9.0 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên

Windows version nào VFP hỗ trợ gián tiếp Unicode thông qua trìnhduyệt web (browser) khi viết các ứng dụng web.

- Visual FoxPro 3.0 là phiên bản "Visual" đầu tiên, có thể chạytrong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong hệ điềuhànhWindows

- Tính bảo mật của VFP không cao

Trong điều kiện kinh tế hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của côngnghệ thông tin thì SQL SERVER được sử dụng phổ biến nhất do đảm bảo chiphí vừa phải, bảo mật an toàn cơ sở dữ liệu

1.1.5.2 Ngôn ngữ lập trình

 Khái niệm:

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây là mộtdạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng để miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờngôn ngữ lập trình Hiện nay có nhiều loại ngôn ngữ lập trình: Visual Foxpro,

C, C++, C#, VB.Net, Delphi

 Đặc điểm:

Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng

để giải quyết các bài toán Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để

có thể chạy được trên các máy tính

 Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

+ Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải

dễ dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết cácchương trình lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: Pascal, C…

+ Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của

lập trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên

chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mơi hơn so với lập trìnhcấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

 Ưu, nhược điểm của một số ngôn ngữ lập trình phổ biến:

 Visual Foxpro:

 Ưu điểm:

- Microsoft Visual FoxPro là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng

có một số công cụ rất mạnh trong việc tổng hợp, truy xuất thông tin một cáchthuận tiện, có một bộ lệnh dùng trong lập trình rất phong phú, cho phép tạođược giao diện thân thiện với người dùng

và thông dịch và loại ra các lỗi của chương trình

- Java được sử dụng để phát triển các ứng dụng chạy trên nhiều hệ điềuhành khác nhau và phát triển các giao diện đồ họa Nó hỗ trợ các ứng dụngmạng

- Java cung cấp môi trường bảo mật cho các chương trình thực thi vàcung cấp một vài lớp điều khiển bảo mật

- Java cung cấp sự hỗ trợ đa luồng để thực thi nhiều tác vụ đồng thời

 Nhược điểm:

- Chạy chậm hơn những ngôn ngữ lập trình khác như Python, Perl, PHP

- Gặp khó khăn trong việc debug chương trình

- Các tiện ích hỗ trợ trong Java không mạnh và đơn giản Do Java làphần mềm mã nguồn mở bởi vậy việc xây dựng một tiện ích hỗ trợ chuyên

nghiệp trở nên khó khăn

 Ưu điểm:

- Là ngôn ngữ đơn giản khá giống với C, C++ và Java nhưng nó đượccải tiến để làm cho ngôn ngữ được đơn giản hơn

- Là ngôn ngữ hỗ trợ các đặc tính hướng đối tượng mạnh mẽ ,mềm dẻo,

ít từ khóa và hướng module

- Là ngôn ngữ hiện đại có những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu go

bộ nhớ động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn…

Nhược điểm:

- Điểm yếu của C# là phải đi cùng NET framework để dùng Đôi khichương trình chiếm dụng ít dung lượng nhưng để có thể dùng chương trình thìmáy tính phải cài bộ NET framework dung lượng khá lớn

- Thao tác phần cứng yếu hầu như phải dựa vào windowns

Ngôn ngữ lập trình chúng ta sử dụng để viết phần mềm kế toán là C# vì

nó là ngôn ngữ lập trình phù hợp, đơn giản, mạnh mẽ.

1.1.5.3 Công cụ tạo báo cáo

 Khái niệm

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trìnhứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thôngtin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc mànhình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

Công cụ tạo báo cáo là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáobáo cáo (report) cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tinđược đưa ra từ chương trình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các

bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình Các phần mềm

kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các công cụ tạo báo cáo vì tất cả cácmẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quy định của Bộ TàiChính

 Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán

Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhấtđịnh để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáophải in được và xem được trên màn hình máy tính

Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột nhiều dòng

 Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:

 Crystal Report: đây là công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện

nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiệnviệc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữlập trình (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sangđịnh dạng khác như Excel Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL Thiết kế báocáo trực quan Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…Người dùng có thể

ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo, làm nổi bật những thôngtin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốcnguồn

 JDBReport Designer: là một tiện ích nhỏ gọn hỗ trợ việc tạo báo cáo

theo yêu cầu và chuyển đổi sang nhiều định dạng khác nhau Đây là một ứngdụng đáp ứng đầy đủ các tính năng về báo cáo cho các ứng dụng Java phổbiến hiện nay

 Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo,

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element