đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thương Mại

PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀIViệc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư v

Đồ án tốt nghiệp

Tên đề tài : Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thương Mại

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực tập tai Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thương Mại em đã nhận được

sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng kế toán của công ty kết hợpvới kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại Học Viện Tài Chính dưới sự giảng

dạy nhiệt tình của thầy cô em đã hoàn thành đồ án với đề tài : “Xây dựng phần mềm kế

toán vật tư tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thương Mại” Em xin chân thành cảm ơn sự

dạy dỗ chỉ bảo của các thấy cô giáo trong quá trình học tập và thực hiên đồ án , đặc biệt

là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Ths Hoàng Hải Xanh

Ngoài ra, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Thiết BịThương Mại cùng các cô chú và anh chị phòng kế toán công ty đã tạo mọi điều kiệnthuận lợi cũng như tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành đồ án

Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ , anh chị ,và các bạn cùng lớp nhữngngười đã giúp đỡ em rất nhiều về mặt tinh thần cũng những góp ý cho việc hoàn thành đồán

Em xin chân thành cảm ơn !

Mục lục

LỜI CẢM ƠN 2

Mục lục 3

Các kí hiệu và viết tắt 6

Mở Đầu 7

I SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 7

II MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI 7

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 8

IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 8

V PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 8

VI KẾ CẤU CỦA ĐỒ ÁN 8

Phần Nội Dung 9

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin 9

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về HTTT 9

1.1.2 HTTT quản lý trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Chu trình phát triển của một HTTT 10

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án 10

1.1.3.2 Phân tích hệ thống 10

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống 11

1.1.3.4 Lập trình và kiểm thử 11

1.1.3.5 Cài đặt vận hành và bảo trì 11

1.1.4 Một số khái niệm khác 12

1.1.4.1 Mô hình nghiệp vụ 12

1.1.4.2 Mô hình hóa quá trình sử lý 13

1.1.4.3 Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ: Entity – Relationship Model) 13

Thực thể và thuộc tính thực thể 13

1.1.4.4 Mô hình quan hệ 14

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp 15

1.2.1 Lý luận chung về vật tư 15

1.2.1.1 Khái niệm về vật tư 15

1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vật tư 15

1.2.2 Phân loại và đánh giá 15

1.2.2.1 Phân loại 15

1.2.2.2 Đánh giá 17

1.2.3 Hoạch toán chi tiết vật tư 20

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư 23

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 23 1.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư theo phương phápkiểm kê định kỳ 26 CHƯƠNG 2 : HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ THƯƠNG MẠI 28

2.1 Tổng quan về công ty 28

2.1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị thương mại 28

2.1.1.1 Thông tin chung 28

2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh 28

2.1.2 Tổ chức bộ máy công ty 28

2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 30

2.2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 30

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 31

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán 32

2.2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 32

2.3 Thực trạng kế toán vật tư tại công ty 32

2.3.1 Đặc thù về vật tư của công ty 32

2.3.2 Kế toán chi tiết vật tư 33

2.3.2.1 Các chứng từ sử dụng 33

2.3.2.2 Thủ tục nhập xuất vật tư 33

2.3.2.3 Quy trình hoạch toán 34

2.4 Đánh giá hệ thống tổ chức công tác ở công ty và giải pháp khắc phục những hạn chế 36

2.4.1 Đánh giá hệ thống 36

2.4.2 Giải pháp khắc phục 36

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KÊ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ 37

3.1 Phân tích hệ thống 37

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống 37

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 37

3.1.2 1 Mô tả bài toán 37

3.1.2 2 Xác định yêu cầu 38

3.1.2 3 Các hồ sơ thu thập được 38

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán 39

3.1.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 39

3.1.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng 40

3.1.3.3 Mô tả chi tiết chức năng lá 41

3.1.3.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng 42

3.1.3.5 Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng 43

3.1.4 Mô hình khái niệm logic 44

3.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 44

3.1.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 45

3.1.4.3 Mô hình khái niệm dữ liệu(Mô hình E-R) 48

Hình 3.8 Sơ đồ E-R 53

Các kí hiệu và viết tắt

Mở Đầu

I SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là yếu tố tất yếu trongchiến lược phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của một đất nước nói chung Trênthế giới việc đưa tin học vào các lĩnh vực trong đời sống xã hội trở thành vấn đề quan tâmchú trọng không những của các nước phát triển mà cả các nước đang phát triển Tin họcgiúp cho các đơn vị, các ngành, các doanh nghiệp …hiện đại hóa quy trình quản lý sảnxuất kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Thực tế cho thấy khi áp dụng các phầnmềm tin học hoạt động quản lý của doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, đơn giản nhưnglại đem lại hiệu quả thành công lớn cho các doanh nghiệp

Vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá thành sản phẩm Đặc biệt

là trong xây dựng và sản xuất vật tư cơ bản chiếm 70% giá trị sản phẩm Vì vậy làm tốtcông tác kế toán vật tư là nhân tố quyết định làm giảm giá thành sản phẩm và tăng thunhập cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng và sản xuất Trong quá

trình thực tập tại công ty cổ phần thiết bị thương mại em nhận thấy công tác kế toán

quản lý vật tư tại công ty tuy đã được tổ chức rất khoa học và hợp lý nhưng vẫn còn thủcông, chưa được áp dụng tin học vì vậy hiệu quả đạt được còn chưa cao Vì vậy em

quyết định chọn đề tài : “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần thiết bị

thương mại” nhằm mục đích đưa tin học vào công tác kế toán vật tư tại công ty giúp

công tác kế toán vật tư của công ty được thực hiên nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quảcao

II MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thương Mại

IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại Công

ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểmsoát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết chocác nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng caohiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai Nghiên cứu hệ thống kế toánchi tiết vật tư của Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro đểthiết kế được một phần mềm kế toán vật tư đáp ứng nhu cầu của Công ty

V PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

 Phương pháp phỏng vấn, điều tra và thu thập thông tin

VI KẾ CẤU CỦA ĐỒ ÁN

Đề tài : “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tạicông ty cổ phần thiết bị thương

mại”

Đồ án gồm… trang , ngoài phần mở đầu , kết luân, danh mục,tài liệu tham khảo đồ

án gồm 4 chương

Chương 1 : Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán vật tư và công tác kế toán vật

tư trong doanh nghiệp

Chương 2 : Hiện trạng hoạt động và tổ chức công tác kế trạng toán vật tưtại công

ty cổ thiết bị thương mại

Chương 3 : Phân tích và thiết kế HTTT kế toán vật tư

Chương 4 : Lựa chọn công cụ và giới thiệu phần mềm ứng dụng

Phần Nội Dung

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về HTTT

 Hệ thống: Là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau vàcùng hoạt động hướng tới một mục đích chung

 Thông tin : Là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và

có lợi cho người sử dụng cuối cùng

 Hệ thống thông tin : là một hệ thống được tổ chức để thu thập ,xủ lý ,lưu trữ , phânphối,… dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý,điều hành hoạt động của tổ chức doanh nghiệp…

1.1.2 HTTT quản lý trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm

HTTT quản lý: là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưutrữ, phân phối,…các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý, điều hànhcủa một DN, tổ chức Một số ví dụ về HTTT quản lý như:

HTTT quản lý đào tạo

HTTT quản lý nhân sự

HTTT kế toán tiền lương

HTTT kế toán chi tiết vật tư

HTTT quản lý trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chứcmột cách khoa học và hợp lý, từ đó các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể tìm kiếmthông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời

Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

1.1.2.2 Sự cần thiết phát triền HTTT quản lý trong doanh nghiệp

Một DN có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho DN có thể:

 Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

 Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố màmỗi đối tác đánh giá giá trị của DN

 Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lí trong DN

1.1.3 Chu trình phát triển của một HTTT

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầuchính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao tổchức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dựkiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòngđời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cầnthiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt racủa tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, vàcũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức

 Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài

và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

 Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh đểlựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian

và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin đểđáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

 Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng

và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

 Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kếhay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác

và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tincần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổchức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế,sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình vàcấu trúc hệ thống.

1.1.3.4 Lập trình và kiểm thử

 Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữlập trình, phần mềm mạng)

 Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

 Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chứcnăng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

1.Biểu đồ ngữ cảnh

2.Biểu đồ phân rã chức năng

3.Danh sách các hồ sơ sử dụng

4.Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

5.Mô tả chi tiết chức năng lá

Biểu đồ ngữ cảnh

Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là:

Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống

Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn đếnđích Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống

Các tác nhân: Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

 Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận

của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác

 Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.

 Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy

thông tin ra từ hệ thống

Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên

Biểu đồ phân rã chức năng

Gồm các chức năng và liên kết các chức năng

Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thông tin

dịch vụ

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó.

Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

 R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

 U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột

 C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạo hồ sơ ở cột

Còn lại : Để trống

1.1.4.2 Mô hình hóa quá trình sử lý

Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quátrình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệthống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

 Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i

 Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp.

Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo ra thông tin Có

tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểu hiện hai mặt của một hoạtđộng Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “là cái gì?” thì tiến trình lại trả lời cho câuhỏi “Xảy ra như thế nào?”

Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí.

1.1.4.3 Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ: Entity – Relationship Model)

Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu và mối quan

hệ của chúng

Thực thể và thuộc tính thực thể

 Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc

các khái niệm độc lập và giữa chúng có đặc trưng chung

 Bản thể là một đối tượng tụ thể của thực thể.

 Thuộc tínhcủa thực thể là những đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm.

Trong các khóa dự tuyển, ta có thể chọn một khóa làm khóa chínhcủa quan hệ

Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa

các bản thể của các thực thể

Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

 Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham

gia vào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

1.1.4.4 Mô hình quan hệ

Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có

các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

Các thuộc tínhcủa quan hệ chính là tên của các cột

 Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác

nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số

đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết

được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

 Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứacác thuộc tính lặp

 Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

 Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1 Lý luận chung về vật tư

1.2.1.1 Khái niệm về vật tư

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc

tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để chế tạo ra sảnphẩm Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con người tácđộng vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp nhu cầu của mình VD: lốp xe được chế biến từ

mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua quá trình chế biến nhờ lao động của conngười tác động vào tạo ra sản phẩm là chiếc lốp xe

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu các chuẩn về giá trị

và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định

Tóm các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quátrình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế,công cụ, dụng cụ…

1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vật tư

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

 Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loạivật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) củatừng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cácthông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp

 Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụngtừng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Phân loại và đánh giá

a Nguyên liệu vật liệu:

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc

tự chế dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh Dựa vào các tiêu chí khác nhau mà phânloại nguyên liệu, vật liệu:

- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển một lần vàogiá trị sản phẩm mới được tạo ra

- Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sảnphẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sảnphẩm

- Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh,phục vụ cho quá trình sản xuất

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, máy móc thiết bị

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng chocông việc xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loạivật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí Tàisản cố định…

Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:

- Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài

- Nguyên liệu, vật liệu tự chế

Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyên liệu,vật liệu thành:

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác

- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệuquả là công việc cần thiết đối với các DN Do vậy, trong công tác quản lý nguyên vật liệucông ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu

b Công cụ, dụng cụ:

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao dộng không có đủ tieu chuẩn của tài sản cố định

về giá trị và thời gian sử dụng Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗitiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý

Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành:

- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)

- Loại phân bổ nhiều lần

Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành:

- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ giá lắpchuyên dùng cho sản xuất vận chuyển hàng hóa

Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được chia thành:

Việc đánh giá vật tư phải tuân theo 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: Nguyên tắc cơ sở dồn

tích, Nguyên tắc hoạt động liên tục, Nguyên tắc giá gốc, Nguyên tắc trọng yếu, Nguyên tắc phù hợp, Nguyên tắc thận trọng và Nguyên tắc nhất quán.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh

nghiệp được đánh giá theo “Nguyên tắc giá gốc “(trị giá vốn thực tế) Trong trường hợp

giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể

thực hiện được Đây chính là nội dung của” Nguyên tắc thận trọng” Thực hiện nguyên

tắc này, DN phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ sảnxuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phíước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc vật tư được xác dịnh cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chi phí chếbiến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các

kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo “Nguyên tắc nhất quán” Doanh

nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp

kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn;

đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó “Nguyên tắc thời điểm”.

Phương pháp đánh giá :

 Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho :

- Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế được xác định

theo từng nguồn nhập

Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên

có những loại giá thực tế khác nhau

 Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn.

Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng

trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo

hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

 Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

 Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.

 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực

tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia liên doanh,góp vốn chấp nhận

 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên

vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận

- Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do

doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàng ngày

kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất

Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:

Trị giá thực tế của vật tư còn tồn đầu kì

Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kì

Trị giá hoạch toán của vật tư còn tồn đầu kì

Trị giá hoạch toán của vật tư nhập trong kì

Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn thực tế

của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó

- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền

tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhânvới đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quângia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn)phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định sốvật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuấtkho

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nàonhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì đượctính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

- Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do DN tự quyếtđịnh Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trongBáo cáo tài chính

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định số

vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuấtkho

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào

nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì đượctính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

Số lượng vật tư nhập kho trong kì

Đơn giá bình quân

+ +

* =

=

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do DN tự quyếtđịnh Song cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trongBáo cáo tài chính.

1.2.3 Hoạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai phươngpháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song và phương pháp số dư

- Phương pháp mở thẻ song song: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá

mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

Sơ đồ 1.1

- Phương pháp số dư: Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế

toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn khovới hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được áp dụng cho những

Sơ đồ 1.2

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

 Tại kho : Thủ kho ghi thẻ kho theo gõi tình hình hiện có và sự biến động của từngthứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

 Tại Phòng kế toán: Căn cứ theo chứng từ nhập (xuất ) để lập bảng kê nhập xuấthoặc tổng hợp để ghi nên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kì theo từng thứ cả số lượng

và giá trị

Sơ đồ 1.3

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chépmột cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyênliệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

- Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính căn cứtrực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở trên

- Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xácđịnh ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

 Tài khoản sử dụng : Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên

liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu TK151-Hàng muađang đi đường

Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán)

 Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT tínhtheo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạtđộng sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)

Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)

Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, kế toán đối chiếu vớihợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính đểghi sổ kế toán Nợ TK 152/ Có TK 331 Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:

Nợ TK 133

Có TK 331…

So sánh với giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trướcđây để điều chỉnh theo giá thực tế…

Trường hợp DN đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng vật tư chưa về nhập kho thì

kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”

Nếu trong tháng vật tư về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho và ghi vào TK152

Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng DN đã trả tiền hoặc chấp nhận trảtiền, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,331

Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì sẽđược bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chấtlượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Nợ TK 111, 112, …

Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhậpkhẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN

 Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

 Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặc dùng vào hoạtđộng phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333, 3331)

- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật tư, kếtoán ghi:

Nợ TK 133

Có TK 154 – chi phí SXKD dở dang

b) Nghiệp vụ xuất vật tư

- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD

Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu

- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kếtoán ghi:

1.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư theo phương phápkiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép mộtcách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyênliệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực

tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõi trêntài khoản 611 - “Mua hàng”

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vàocác chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152 Nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập,