báo cáo quản lý văn phòng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính, trong những năm qua Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa đã tập trung hoàn thành công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm tiếp tục được hoàn thiện. Đối với các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và với Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa nói riêng trong công tác quản lý văn bản thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động Trí tuệ giúp cho con người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng công việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excel một giải pháp tối ưu cho từng con số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu. Mặc dù Ms. Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm này đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang tính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và tinh tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của MS. Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả và đặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tác thống kế và tổng hợp. Với những nguyên do trên và qua những lần làm việc nhiều trên bảng tính Excel, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài. Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa làm đề tài cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình. Ngoài mở đầu và kết luận, phần nội dung của báo cáo được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Giới thiệu về Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sửa dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

2.1 Nội dung chi thường xuyên tại trung tâm 40 2.2 Dự toán kinh phí chi thường xuyên tại trung tâm 44 2.3 Thực trạng chi thường xuyên tại trung tâm 49 2.4 Quyết toán chi thường xuyên tại trung tâm 54

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọngtrong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan Có thể hiểu,công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạtđộng quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trongnhững nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chứcmột cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của

cơ quan và xã hội

Công tác quản lý văn bản hành chính góp phần quan trọng đảm bảo thôngtin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậyphục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thôngtin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơquan; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giảiquyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạocông cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân;góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụviệc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,…

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chínhđối với hoạt động quản lý hành chính, trong những năm qua Trung tâm huấnluyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa đã tập trung hoàn thành công tác quản lývăn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ củaTrung tâm tiếp tục được hoàn thiện

Đối với các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và với Trungtâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa nói riêng trong công tác quản lý

văn bản thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống kê sốliệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việcthống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viếttay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê Đến nay, khi công

nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho con người

rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con người

đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng côngviệc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excel một giải pháp tối ưu cho từng con số vàthuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu

Mặc dù Ms Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm nàyđòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang tínhchuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và tinh

tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của MS.Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả vàđặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tác thống

kế và tổng hợp

Với những nguyên do trên và qua những lần làm việc nhiều trên bảng tính

Excel, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài "Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa" làm đề

tài cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình

Ngoài mở đầu và kết luận, phần nội dung của báo cáo được kết cấu thành 3chương:

Chương 1: Giới thiệu về Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnhThanh Hóa

Chương 2: Thực trạng ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bảntại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sửa dụng Microsoft Excel trongquản lý văn bản tại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM HUẤN LUYỆN THỂ DỤC THỂ THAO

TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát về trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị

xã Sầm Sơn

2.1.1.1 Giới thiệu chung về trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn

Tên giao dịch: Trung tâm bồi dưỡng chính trị

Mã số thuế: 2801260130

Địa chỉ: Thành ngọc – Trường Sơn- Thị Xã Sầm Sơn

Điện thoại: 03733821599

Giám đốc trung tâm: Đào Thị Lý

Lĩnh vực hoạt động: Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xãhội, hoạt động quản lý nhà nước nói chung và kinh tế tổng hợp

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm bồi dưỡng chính trị Thị xã Sầm Sơn, tiền thân là trung tâmgiáo dục chính trị thị xã Sầm Sơn Được thành lập theo quyết định số 100 củaban bí thư Trung ương Hướng dẫn số 08 TC-TCVH/ TW của ban tổ chức - tưtưởng văn hóa Trung ương và quyết định số 752 QĐ/TU ngày 07-12-1995 củaban thường vụ Tỉnh ủy

Hơn hai mươi năm qua, được sự quan tâm lãnh đạo của Ban Thường vụThị ủy; trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn đã mở được 838 lớp họcvới 105.045 lượt học viên dự học, trong đó: Đào tạo và bồi dưỡng là 537 lớp vớigần 60 ngàn cán bộ dự học Bồi dưỡng đối tượng kết nạp Đảng là 49 lớp, 5.404học viên Bồi dưỡng lý luận chính tri đảng viên mới 25 lớp, 2.745 học viên Bồidưỡng lý luận chính trị và nghiệp vụ công tác Đảng cho bí thư, cấp ủy chi bộ 28lớp, 2.613 lượt học viên dự học Ngoài ra trung tâm còn phối hợp mở trên 100

lớp bồi dưỡng lý luận chính trị và nghiệp vụ cho Mặt trận, các đoàn thể và cácngành, có trên 15 ngàn lượt học viên tham dự Các lớp chuyên đề, triển khainghị quyết, thời sự, chính sách…cũng được tổ chức hàng trăm lớp với số lượngkhá đông.

Qua khảo sát thực tế công tác cán bộ ở cơ sở của Thị xã Sầm Sơn có thểnhận xét rằng: hầu hết những cán bộ đã qua các lớp bồi dưỡng tại trung tâm saukhi về địa phương công tác, các đồng chí đã biết vận dụng những kiến thức đãhọc vào thực tiễn để giải quyết những công việc cụ thể, góp phần làm chuyểnbiến tình hình kinh tế xã hội ở cơ sở, được các cấp lãnh đạo đánh giá tốt

Với khối lượng công việc khá lớn, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ có nănglực, nhiệt tình, trách nhiệm với công việc Từ ban đầu thành lập, trung tâm chỉ

có ba đồng chí, đến nay được bố trí đủ năm đồng chí, tất cả đều có trình độ đạihọc chuyên ngành, ba đồng chí có trình độ chính trị cao cấp, một đồng chí đanghọc cao cấp và một đang học trung cấp lý luận chính trị Có hai đồng chí làgiảng viên chính, một đồng chí là giảng viên Các đồng chí giảng viên đã dànhthời gian để nghiên cứu học tập nâng cao trình độ, năng lực, giảng dạy tốt, đảmđương được nhiều nội dung trong các chương trình bồi dưỡng nên đã giữ vữngđược thành tích trong nhiều năm liền Bên cạnh Trung tâm cũng quan tâm xâydựng được đội ngũ giáo viên kiêm chức, duy trì chế độ sinh hoạt chuyên môn và

bố trí nội dung giảng dạy phù hợp làm sinh động

các nội dung của chương trình

Trên cơ sở tham mưu đề xuất và quan tâm của lãnh đạo Thị xã về đầu tưxây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho việc dạy học Từ chỗ banđầu phải mượn nhà khách Thị ủy làm văn phòng, mượn hội trường để mở lớp,đến nay trung tâm đã có được một hệ thống cơ sở vật chất khang trang gồm: nhàlàm việc; phòng truyền thống; phòng chờ giáo viên; hội trường; phòng học …Tổng diện tích xây dựng gần 2000m2 Trung tâm đã tiết kiệm kinh phí từ nguồnthu sự nghiệp, đầu tư mua sắm nhiều tài sản trang bị có giá trị lên đến hàng chục

Để đạt được kết quả nêu trên phải nói đến vai trò lãnh đạo của chi bộ, đã

đề ra chủ trương, biện pháp để thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn vị, luônhoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, liên tục đạt danh hiệu chi bộ vữngmạnh xuất sắc Cơ quan liên tục đạt danh hiệu cơ quan có đời sống văn hóa tốt,

tổ công đoàn đạt tổ công đoàn xuất sắc của công đoàn khối Đảng

Với sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên chức của trung tâm bồidưỡng chính trị Thị xã Sầm Sơn trong 20 năm qua Đơn vị được các cấp đánhgiá có nhiều phong trào xuất sắc tiêu biểu, là ngọn cờ đầu trong phong trào thiđua của thị xã Sầm Sơn

2.1.1.3 Vị trí, chức năng của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn

Trung tâm bồi dưỡng chính trị Thị xã Sầm Sơn là đơn vị sự nghiệp trựcthuộc cấp uỷ và Uỷ ban nhân dân Thị xã, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp vàthường xuyên của Ban Thường vụ Thị ủy Sầm Sơn

Trung tâm bồi dưỡng chính trị Thị xã Sầm Sơn có chức năng tổ chức đàotạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị - hành chính; các Nghị quyết, chỉ thị củaĐảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; kiến thức, kỹ năng và chuyên môn,nghiệp vụ công tác xây dựng đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoànthể chính trị - xã hội, kiến thức quản lý Nhà nước cho cán bộ, đảng viên trong hệthống chính trị ở cơ sở trên địa bàn thị xã không thuộc đối tượng đào tạo, bồidưỡng của trường chính trị Tỉnh

2.1.1.4 Nhiệm vụ của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn

Đào tạo sơ cấp lý luận chính trị - hành chính; bồi dưỡng các chương trình

lý luận chính trị cho các đối tượng theo quy định; các nghị quyết, chỉ thị củaĐảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước cho cán bộ, đảng viên trên địa bànthị xã Sầm Sơn

Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới về chuyên môn, nghiệp vụ công tácxây dựng Đảng, quản lý Nhà nước.Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị -

xã hội và một số lĩnh vực khác cho cán bộ đảng (là cấp uỷ viên cơ sở), cán bộchính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể ở cơ sở.

Bồi dưỡng chính trị cho đối tượng phát triển đảng; lý luận chính trị chođảng viên mới; nghiệp vụ công tác đảng cho cấp uỷ viên cơ sở

Tổ chức thông tin về tình hình thời sự, chính sách cho đội ngũ báo cáoviên, tuyên truyền viên ở cơ sở

Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu và tình hình thực tế do chỉđạo của cấp uỷ, chính quyền thị xã

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn

2.1.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy của trung tâm

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy của trung tâm ( Nguồn: theo tài liệu của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn) 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Giám đốc : Là người Chịu trách nhiệm trước cấp ủy, UBND Thị ủy trong việc

xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng chính trị hàng năm, hàng

Giám đốc

Phó giám đốc

quý, tháng và từng chương trình cụ thể của trung tâm.Quản lý diều hành, quyếtđịnh mọi hoạt động của cơ quan.

Thực hiện đúng hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Ban Tuyên giáo

TW, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thanh Hóa và các cơ quan chức năng cấp trên.Thường xuyên tổ chức rút kinh nghiệm việc chỉ đạo và hoạt động của Trung tâm

để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan

Quản lý và chịu trách nhiệm về nội dung giảng dạy của đội ngũ giảngviên tại Trung tâm và giảng viên kiêm chức của cấp ủy

Thực hiện việc sơ kết, tổng kết công tác đào tạo, bồi dưỡng hàng năm củaTrung tâm, chỉ đạo nộp báo cáo tháng, quý, năm đúng quy định

Thực hiện chế độ đi nghiên cứu, tổng kết thực tiễn để nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ cơ quan

Trực tiếp giảng dạy, nói chuyện thời sự khi có yêu cầu hàng năm giảngdạy 40 giờ chuẩn ( trong đó có 30 giờ giảng bài ) ngoài số giờ chuẩn đượchưởng chế độ vượt giờ theo quy định hiện hành

Giám đốc là thủ trưởng và chủ tài khoản của đơn vị

Hướng dẫn, giúp đỡ đồng chí phó giám đốc tiếp cận công việc quản lý,chỉ đạo hoạt động của cơ quan đúng quy định

- Phó giám đốc: Giúp giám đốc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng hàng năm, quý ,

tháng và từng chương trình cụ thể Chiêu sinh, tổ chức điều hành, quản lý hoạtđộng học tập , tư liệu trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập của trung tâm.Báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm đúng quy định Quản lý hồ sơ báo cáoviên

Điều hành hoạt động của trung tâm khi giám đốc đi vắng hoặc được ủyquyền

Thực hiện chế độ đi nghiên cứu thực tế, tổng kết thực tiễn tại cơ sở Nóichuyện thời sự khi được phân công

Giảng dạy 60 giờ chuẩn ( trong đó có 40 giờ giảng bài), ngoài số giờchuẩn được hưởng chế độ vượt giờ theo quy định hiện hành.

Quản lý lớp học đảm bảo yêu cầu

- Giảng viên: Nghiên cứu, biên tập bài giảng và giảng dạy theo lịch, quản lý lớp

học khi được phân công

Tích cực dự giờ, học hỏi kinh nghiệm các đồng chí giảng viên trong cơquan

Quản lý hội trường, trang trí lớp học, hội nghị

Học thêm bằng lý luận chính trị để đủ điều kiện giáo viên chuẩn theo quyđịnh

- Cán bộ kế toán - tài chính: Là lao động hợp đồng công việc, theo hợp đồng ký

kết giữa giám đốc trung tâm với người lao động

Theo dõi công văn đi, công văn đến

Quản lý tài liệu sách tham khảo, phòng đọc cơ quan

Phục vụ lớp học, hội nghị, phòng khách, phòng giám đốc

Công tác kế toán

Các công việc khác khi có yêu cầu

- Bảo vệ cơ quan: Làm việc theo hợp đồng thỏa thuận kí kết giữa giám đốc trung

tâm với người lao động

2.1.3 Kết quả chi thường xuyên của trung tâm từ năm 2012 đến hết năm 2014

Trong những năm qua, tình hình chi thường xuyên tại trung tâm bồidưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn đã có nhiều đổi mới, các khoản chi đã dần dần

ổn định, chi đúng trọng tâm, đúng đối tượng Các khoản chi đã phản ánh đượctình hình phát triển của trung tâm và được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 2.1: Nội dung chi thường xuyên tại trung tâmbồi dưỡng

13 Chi phí thuê mướn 28.798.000 28.446.000 27.128.000

14 Sửa chữa TS phục vụ công tác chuyên

môn và duy tu, bảo dưỡng các công

17 Chi mua sắm TS dùng cho chuyên

( Nguồn: bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại KBNN)

Dựa vào bảng số liệu trên, ta thấy tổng kinh phí từ NSNN dành cho chithường xuyên của trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn năm 2012 là1.053.461.806 đồng, đến năm 2013 chi thường xuyên là 1.100.122.697 tức làtăng thêm 46.660.891 đồng, tương đương mức tăng tương đối là 4,43% Có sựthay đổi này là do sự thay đổi của các khoản trong danh mục các khoản chi Cụthể như sau:Về tiền lương chi trả năm 2013 tăng so với năm 2012 là 6.076.110đồng tướng đương mức tăng tương đối là 3,66% Tiền công trả cho người laođộng thường xuyên theo hợp đồng năm 2013 tăng thêm so với năm 2012 là1.924.000 đồng tương ứng tăng 4,76% Phụ cấp lương năm 2013 tăng so vớinăm 2012 là 7.614.463 đồng tương ứng mức tăng 9,1% Phúc lợi tập thể năm

2013 tăng so với 2012 là 3.026.000 đồng tương ứng tăng thêm 6,2% Các khoảnđóng góp năm 2013 tăng so với năm 2012 là 1.562.810 đồng tương ứng tăng2,9% Chi hội nghị năm 2013 tăng thêm 8.907.602 đồng so với năm 2012 tươngứng tăng 4,7% Công tác phí năm 2013 tăng so với năm 2012 là 2.850.000 đồngtương ứng mức tăng 8,7% Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn

và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên năm

2013 giảm so với năm 2012 là 1.055.000 đồng tương ứng mức giảm 17,5% Chinghiệp vụ chuyên môn năm 2013 tăng so với năm 2012 là 14.086.000 đồngtương ứng mức tăng 5,2% Chi mua sắm tài sản dùng cho chuyên môn năm

2013 tăng so với năm 2012 là 2.075.000 đồng tương ứng mức tăng 7,1% Cáckhoản chi còn được giữ nguyên hoặc có sự tăng giảm không đáng kể

Ngân sách dùng cho chi thường xuyên năm 2014 là 1.115.947.246 tăngthêm so với năm 2013 là 15.824.549 đồng tương ứng mức tăng tương đối là1,44% Nhìn chung các khoản chi tiêu năm 2014 so với năm 2013 ít có biến

động, chỉ thay đổi đáng kể ở một vài khoản mục như: Tiền lương chi trả năm

2014 tăng thêm so với năm 2013 là 5.228.584 đồng tương ứng mức tăng tươngđối là 2,96% Phụ cấp lương năm 2014 tăng so với năm 2013 là 3.289.284 đồngtương ứng tăng 3,6% Các khoản chi còn lại đều tăng, giảm nhẹ hoặc không thayđổi so với năm 2013

2.2 Thực trạng công tác quản lý chi thường xuyên NSNN tại trung tâm bồi dưỡng chính trị xã Sầm Sơn trong thời gian qua

Trung tâm của một chu trình ngân sách là khâu chấp hành ngân sách vàkhoảng thời gian chấp hành ngân sách trùng với năm ngân sách Để có được dựtoán cho từng năm, đòi hỏi phải có khâu lập ngân sách, khâu này phải thực hiệntrước khi năm ngân sách bắt đầu Và sau khi năm ngân sách kết thúc đòi hỏiphải có công tác đánh giá, tổng kết tình hình chấp hành ngân sách, đó chính làkhâu quyết toán ngân sách

Tại đơn vị, chu trình quản lý sử dụng kinh phí cũng được thực hiện thôngqua 3 khâu là lập, chấp hành và quyết toán ngân sách Để phục vụ cho từngkhâu, hiện nay nước ta đã có những văn bản cụ thể hướng dẫn như: Thông tư103/1998/TT-BTC ngày 18 /7/1998 của BTC về việc lập, chấp hành và quyếttoán NSNN; Nghị định số 87/CP ngày 14/12/1996 của Chính phủ và Nghị định

số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ về bổ xung, sửa đổi một sốđiều của Nhị định 87/CP nói trên đã quy định chi tiết về lập, chấp hành và quyếttoán NSNN

Công tác quản lý sử dụng kinh phí tại đơn vị được chi tiết cho từng mụcchi, trong các mục chi lại được chi tiết ra từng mục cụ thể theo mục lục NSNNhiện hành, ban hành theo quyết định số 280/TC/QĐ/NSNN ngày 15/4/1997 củaBTC, sửa đổi và bổ sung theo thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hệ thốngmục lục NSNN số 156/1998/TC/BTC ngày 12/12/1998 của Bộ tài chính Cácmục chi được chia ra thành 4 nhóm:

Nhóm chi cho thanh toán cá nhân: Tiền lương; tiền công; phụ cấp lương;

tiền thưởng; các khoản đóng góp…

Nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn như:

trang thiết bị kỹ thuật, vật tư, trang phục đồng phục, chi phí điều tra khảo sát,…

Nhóm chi sửa chữa, mua sắm tài sản cố định : Sửa chữa TSCĐ; mua sắm

Để đảm bảo cho việc lập dự toán chi cho hoạt động sự nghiệp tại đơn vị cócăn cứ khoa học và thực tiễn cần phải quán triệt các yêu cầu sau:

Lập kế hoạch chi thường xuyên phải dựa vào phương hướng, chủ trương,nhiệm vụ của đơn vị trong năm kế hoạch và những năm tiếp theo

Lập kế hoạch chi thường xuyên phải căn cứ vào kết quả phân tích đánh giátình hình chi của các năm trước đó, đặc biệt là của năm báo cáo nhằm đảm bảophân bổ nguồn kinh phí hợp lý, làm cơ sở chi thực hiện cũng như kiểm soát chiđược thuận lợi

Lập kế hoạch chi thường xuyên phải dựa trên các chính sách, chế độ, tiêuchuẩn, định mức về chi ngân sách cho hoạt động sự nghiệp

Công tác lập dự toán chi thường xuyên tại Trung tâm là khâu không thểthiếu được, vào giữa năm báo cáo, bộ phận tài chính-kế toán của Trung tâm tiếnhành lập dự toán chi cho năm kế hoạch Hồ sơ kế hoạch chi bao gồm hai phầnchính: Các bảng số liệu và bảng thuyết minh bằng lời văn

Bảng số liệu: Đó là các bảng phản ánh số liệu chi của đơn vị được sắp xếptheo mục lục của NSNN

Bảng thuyết minh bằng lời được xây dựng kèm theo các bảng số liệu vớicác nội dung như khái quát tình hình thực chi năm báo cáo và một số năm trướcđó; dự kiến những biến động ảnh hưởng đến tình hình chi năm kế hoạch; cácchủ trương, biện pháp chủ yếu nhằm thực hiện chi năm kế hoạch.

Cụ thể dự toán sử dụng kinh phí cho hoạt động tại Trung tâm trong giaiđoạn 2012-2014 được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 2.2: Dự toán kinh phí chi thường xuyên tại Trung tâm bồi dưỡng

chính trị thị xã Sầm Sơn

ĐVT: đồng

Khoản mục

chi

( Nguồn: trung tâm bồi dưỡng chính trị thị xã Sầm Sơn)

Qua bảng 2.2 ta thấy, dự toán chi luôn tăng về mặt số tuyệt đối nhưng mức tăng

và cơ cấu các khoản chi được bố trí dựa vào nguồn thu và tình hình thực tế củađơn vị, điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi tiêu cho đơn vị

2.2.1.1 Dự toán chi thanh toán cá nhân

Việc xác định số kinh phí chi cá nhân được dựa trên số công nhân viênbình quân dự kiến có mặt trong kỳ kế hoạch và mức chi bình quân cho mỗingười dự kiến kỳ kế hoạch

* Dự toán về quỹ lương

Lương công nhân viên= Lương cơ bản + Phụ cấp lương

Lương cơ bản được thiết kế bằng các hệ số mức lương của ngạch công

chức, lương cơ bản được trả cố định hàng tháng và phục vụ nhu cầu cơ bản củacông nhân viên chức như: mua thực phẩm, quần áo, đồ dùng gia đình, trả tiềnđiện nước và làm căn cứ tính lương hưu

Mức lương cơ bản = Mức lương tối thiểu x Hệ số mức lương được hưởng.

Mức lương tối thiểu được nhà nước quy định, nó không ngừng tăng lên phùhợp với sự phát triển của xã hội và đất nước Đảm bảo điều kiện sống tối thiểucho cán bộ, công nhân viên Hiện nay mức lương tối thiểu được nhà nước quyđịnh là 1.050.000 đồng

Phụ cấp lương là phần có tính chất lương được bổ sung vào tiền lương để

bù đắp các yếu tố còn thiếu khi xây dựng tiền lương cơ bản chưa tính đến Việctính phụ cấp lương cho một cán bộ công nhân viên như sau:

Mức phụ cấp lương = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp được hưởng.

* Dự toán các khoản chi cho con người khác lương

Tại đơn vị, các khoản chi cho con người khác lương chiếm tỷ trọng nhỏtrong tổng chi cho con người Các khoản chi này bao gồm: Tiền công; Tiềnthưởng; Các khoản đóng góp

- Tiền công thực chất là tiền hợp đồng mà đơn vị thuê ngoài để làm các vụ việcphát sinh

- Tiền thưởng là một khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơnnguyên tắc phân phối theo lao động Trong cơ cấu thu nhập của CBCNV thì tiềnlương có tính ổn định, thường xuyên, còn tiền thưởng chỉ là phần thêm và phụthuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả hoàn thành công việc đượcgiao

+ Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đónggóp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thaisản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức… Tại đơn vị hàng năm trích theo tỷ lệ17% trên tổng quỹ lương của CBCNV.

+ BHYT thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp

họ phần nào trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang Tạiđơn vị, hàng năm thực hiện trích theo tỷ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lươngcủa cán bộ công nhân viên

+ BHTN là một trong những chính sách an sinh xã hội, thực hiện chức năng

hỗ trợ phần thu nhập của người lao động khi bị mất việc làm Vì vậy, việc đóngBHTN vừa là nghĩa vụ và cũng là quyền lợi của người lao động Tại đơn vị,hàng năm thực hiện trích theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương của CBCNV.+ KPCĐ là nguồn tài chính bảo đảm hoạt động công đoàn, tổ chức đại diệncho người lao động làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp để chăm lo, bảo vệquyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động Tại đơn vị, hàng nămthực hiện trích theo tỷ lệ quy định 1% trên tổng quỹ lương của cán bộ công nhânviên

Qua bảng 2.2 ta thấy số tiền chi cho con người tăng đều qua các năm Dựtoán chi năm 2013 tăng so với năm 2012 là 24.773.167 đồng, tương ứng với tỷ

lệ tăng 6,07% Dự toán chi năm 2014 tăng so với năm 2013 là 8.811.209 đồng,tương ứng với mức tăng tương đối là2,03%

2.2.1.2 Dự toán chi nghiệp vụ chuyên môn

Đây là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong 4 nhóm mục chi của đơn

vị, nó gồm các khoản chi như: chi hàng hóa, vật tư dùng cho chuyên môn; chisách, tài liệu dùng cho chuyên môn; chi cho mua sắm trang thiết bị kỹ thuậtchuyên môn; chi thanh toán hoạt động bên ngoài

Qua bảng 2.2 ta thấy dự toán chi cho nghiệp vụ chuyên môn chiếm tỷtrọng lớn nhất và có số tuyệt đối tăng đều hàng năm Dự toán chi cho nghiệp vụ

chuyên môn năm 2013 tăng so với năm 2012 là 23.652.637 đồng, tương ứng vớimức tăng là 4,23% Dự toán chi năm 2014 tăng so với năm 2013 là 4.976.430đồng, tương ứng với mức tăng là 0,85% Đây là khoản chi luôn chiếm tỷ trọnglớn trong tổng chi thường xuyên của đơn vị, năm 2012 là 51,86%, sang năm

2013 có sự giảm nhẹ còn 51,63%, nhưng ngay sau đó, năm 2014 số chi này đãtăng lên 54,44% Đây là khoản chi có tốc độ tăng lớn nhất trong số các khoảnchi , điều này cho thấy đơn vị luôn chú trọng tới công tác chuyên môn của mình,không ngừng nâng cao chuyên môn, đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra

2.2.1.3 Dự toán chi sửa chữa, mua sắm tài sản cố định

Chi sửa chữa tài sản cố định gồm: chi sửa chữa ô tô con, ô tô tải; chi sửa

xe chuyên dùng; sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng; chi phí sửa chữamáy tính, photo, Fax, điều hòa nhiệt độ; nhà cửa; đường điện, cấp nước; các tàisản công trình khác

Đây là nhóm chi được quy đinh rất chặt chẽ trong từng phần vụ: sửa chữalớn, sửa chữa nhỏ thường xuyên Vấn đề đặt ra là phải sửa chữa đúng mức, đầy

đủ, đáp ứng các yêu cầu đặt ra; đòi hỏi phát huy năng lực quản lý trong nhómchi này nhằm bảo toàn trị giá vốn trong sửa chữa để có kết quả tốt trong việc sửdụng hiệu quả nguồn vốn bỏ ra

Mua TSCĐ bao gồm tiện nghi làm việc và trang thiết bị dùng cho côngtác chuyên môn như: thiết bị tin học, tài sản khác

Vấn đề đặt ra là việc mua sắm phải tính đến giá cả và hiệu quả sử dụngTSCĐ được mua “Liệu cơm gắp mắm” là phương châm mua sắm trang thiết bịcho đơn vị Việc mua sắm phải tuân thủ theo các quy định của Nhà nước đồngthời đơn vị phải có chiến lược quản lý và sử dụng chặt chẽ để mang lại hiệu quả

Qua bảng 2.2 ta thấy dự toán chi cho mua sắm, sửa chữa TSCĐ có sự biếnđộng trong các năm Dự toán chi cho năm 2013 tăng so với năm 2012 là1.875.000 đồng, tương ứng với mức tăng là 5,6% Dự toán chi năm 2014giảm sovới năm 2013là 730.000 đồng, tương ứng với mứcgiảm là 2,1% Đây là khoản

chi chiếm tỉ trọng bé nhất trong 4 khoản mục chi, và ít có sự thay đổi tỉ trọng

qua các năm Năm 2012 là 3,11% thì sang năm 2013 khoản chi này chiếm

3,13% và năm 2014 là 3,06%

2.2.1.4 Dự toán các khoản chi khác

Đây là khoản chi có tỷ trọng đứng thứ 3 trong tổng chi thường xuyên tại

đơn vị các khoản chi khác bao gồm: chi hỗ trợ khác, chi tiếp khách, chi khác

2.2.2 Công tác chấp hành chi thường xuyên tại trung tâm bồi dưỡng chính

trị thị xã Sầm Sơn giai đoạn 2012-2014

Chấp hành chi thường xuyên ngân sách là khâu cốt yếu, trọng tâm có ý

nghĩa quyết định tới một chu trình ngân sách Nếu khâu lập kế hoạch đạt kết quả

tốt thì về cơ bản cũng chỉ mới dừng lại trên giấy tờ, nằm trong khả năng và dự

kiến, chúng có biến thành hiện thực hay không là tùy thuộc vào khâu chấp hành

chi ngân sách Hơn nữa chấp hành chi ngân sách thực hiện tốt sẽ có tác dụng

tích cực trong việc thực hiện khâu tiếp theo là khâu quyết toán chi ngân sách

Tại đơn vị quá trình điều hành và sử dụng kinh phí cũng được đơn vị coi

là khâu trọng tâm, cốt yếu của cả chu trình Sau khi được cơ quan có thẩm quyền

đồng ý giao kế hoạch ngân sách, đơn vị tiến hành sử dụng ngân sách được giao

Quá trình này đảm bảo đúng với dự toán ngân sách được giao cả về tổng mức

chi và chi tiết chi cho từng mục và nhóm mục, sau đó tiến hành chi tiết ra kế

hoạch từng quý, từng tháng Từ đó, kế hoạch quý được thực hiện và kế hoạch

năm sẽ được thực hiện tốt Thực trạng chi hoạt động của đơn vị trong giai đoạn

2012 - 2014 được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 2.3 Thực trạng chi thường xuyên tại trung tâm bồi dưỡng

chính trị thị xã Sầm Sơn

ĐVT: đồng

Khoản mục

chi

Chi thanh 403.382.518 38,29 423.785.719 38,52 431.991.908 38,71