Luận văn báo cáo quản lý xuất nhập

Gidi thiéu tong quat Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế — Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vân đề áp dụng công nghệ tin học đang

Trang 1

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập

J ` J A

CHUONG I

KHAO SAT VA PHAN TICH HIEN TRANG

I KHAO SAT HIEN TRANG

1 Gidi thiéu tong quat

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế — Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vân đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hôn chỉnh hồ hệ thong giao dich va quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao Vì những lý đo đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vẫn đề cấp bách cho ngành kinh doanh

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế — Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tông công ty đưa ra cho các chỉ nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hé quan tri CSDL Access va Foxpro

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi câu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng hiện nay việc đầu

tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quán lý kinh doanh không còn là vẫn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân

sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quan lý

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý

khối lượng đữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân

thiện với người sử dụng

2 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quôc tế -Chi nhánh Nha Trang là một chỉ nhánh của tổng Công ty ở Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm — Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại Nước bí, nước yên, kẹo xôp, .) Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh

Hỗ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak)

2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chỉ nhánh Công ty

CC hàng

Trang 2

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập bane bd

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty

- _ Các chỉ nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý

2.2 Sơ đồ tô chức của chỉ nhánh Công ty

Vai trỏ và chức nắng của các bộ phận trong công ty là :

- _ Ban Giám đốc chỉ nhánh : Điều hành hoạt động Công ty

- Bộ phận kế tốn: Kết tốn số sách

- - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh

doanh, giới thiệu sản phẩm

- _ Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hỗ và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình

số lượng hàng hồ trong kho

3 Các quy trình quản lý như sau

a Quy trình quản lý nhập hàng

- B6 phan kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hồ tổn tối thiểu, số lượng hàng hồ tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tông công ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đây đủ thông tin vê chi nhánh công ty, danh sách

và số lượng các mặt hàng cần nhập về

- _ Bộ phận kinh đoanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho

Trang 3

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập bane bd

Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin day đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn

Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới

bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tông công ty

Cách tính tông giá trị hàng nhập:

Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hồ như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tinh lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyên)

Trong đó:

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ

Tgtondk: tong gia tồn đầu kỳ

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ

Siltondk: số lượng tồn đầu kỳ

Sinhaptk: số lượng nhập trong kỳ

b Quy trình quản lý xuất hàng

Khi một khách hàng cân mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại

và ngày nhận hàng Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào

đó

Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định

Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét Nếu khách

hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ

chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng

Hàng ngày bộ phận kính doanh xem xét các don dat hang đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giây báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nha cung cap khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tôn tối thiêu

Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đây

đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền

Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Trang 4

CÔNG TY CN CB THUC PHAM QUOC TE INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CHI NHANH THANH PHO NHA TRANG NHA TRANG BRANCH

Dién thoai: 834223 Fax: 834225

E-mail:

(Không có giá trị thanh toán)

Họ và tên khách hàng: .- Ăn àS* Tel: Dia chỉ: Đường: Phường: Quận:

MS thuê: G1ao hàng: giờ, ngày tháng năm Người nhận đặt hàng: .- Dat hang TEL:

Trang 5

_ Của Bộ Tài Chính

PHIEU NHẠP KHO

SÔ

Ngày tháng Năm

- Họ và tên người g1ao hàng: .-ccc HS HH nh vxy

- TheO SỐ Ă ngày thang nam

Or:

lÀJ¡)ár.).$› 1o áiiiiiiiidŸŸÝÝcŨỔỔỔ

STT | TÊN, NHẪN HIỆU, QUY CÁCH, | Mã | Đơn SỐ LƯỢNG | Đơn | Thành tiên

PHAM CHAT VAT TU’ số | vi tinh giá

chứng từ | nhập

ngày thang năm

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

Trang 6

PHIEU XUAT KHO

Ngày thang Nam

Họ và tên người nhận hàng: .-. c QC SH,

Địa chỉ (bộ phận): -. ch

LY do xuat Kho!

Xuât tại kho: . c ĐT ng ng ng ng HH HH n ng HH nh ng và

STT | TEN, NHAN HIỆU, QUY CÁCH, | Mã | Don SÓLƯỢNG | Đơn | Thành tiền

PHAM CHAT VAT TU số | vitinh ‹ giá (Sản phẩm hàng hố) , Yêu cầu | Thực

xuât

CONG:

Tông sô tiên (Việt băng Chit): 0.0.0 cece cece eee ence ence eee nee eeeeeeeneeneneeenene

Xuât, ngày tháng năm

Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn Người nhận Thủ kho

Trang 7

d Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn

Mẫu phiêu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang

CỘNG TY CONG NGHIRP CHE BIEN THUC PHAM QUOC TE sé Mẫu số 3 - TM

PHIEU THU

Date: ae Í

CREDIT TẠI KHOAN GHI CO RECEIVED FORM M/S

1 Phan tich

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản

lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hang), Hàng hồ, Kho

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

Trang 8

bàne-bé

- Số fax

- _ Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

- _ Số lượng tồn tối thiểu

- _ Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau:

Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách

hàng, hàng hố, kho, các hỗ đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc

thống kê và in ẫn các thông tin

Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao

3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

Dữ liệu vào:

- Cac thong tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thé

- _ Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất

(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số

lượng tồn tối đa

- _ Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho

Dữ liệu ra:

- _ Đưa ra danh sách chỉ tiết về khách hàng

- _ Danh sách chỉ tiết về các mặt hang

- _ Danh sách chỉ tiết về các kho hàng

- _ Inra danh sách các đơn dat hang

- _ Inra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng

- _ Inra các phiếu thanh tốn

Trang 9

Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và

số lượng hàng tôn ton cuối kỳ

Cho phép xuất đữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu

In ấn các hồ đơn chứng từ

Chic nang trung tam:

Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và tính tốn giá tri hang hd

Lưu trữ và bảo mật đữ liệu quán lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng

Chức năng của nhà quản lý như:

+ Lap don dat hang, + Lập phiếu xuất/ nhập hàng, + Lập phiếu thanh tốn,

+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh

CHƯƠNG II

PHAN TICH VAs THIET KE HE THONG

Trang 10

J ` J A

I HE THONG THONG TIN

e Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành nên một thể thống nhất

e Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống Của con người nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ Các hệ thống con của hệ thống

kinh doanh — dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:

-_ = Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luông vào thành luồng ra

- Hé thong quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định

- _ Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin

e Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- _ Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi

hệ thống và những hệ thống con

- — Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập lưu trữ, kiểm tra,

kết xuất, truyền đạt thông tin

II TONG QUAN VE HE THONG THONG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt

động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất

nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chỉ tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hồ xuất — nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung câp và khách mua hàng), Hàng hỗ, Kho, Don dat hang, Phiéu nhập/ xuất hàng, phiễu thanh tốn

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

Số tài khoản ngân hàng

° Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

Trang 11

- _ Số lượng tồn tối thiểu

- _ Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau:

e Quan ly nhap hang: quản lý các thông tin về nhập hàng hồ

-_ Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)

- _ Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

e_ quán lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hang của Công ty

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về hàng hó, thông tin về kho hàng

- _ Thông tinra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng

e Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh

Trang 12

Đồ án tốt nghiệp

hana bd

- Théng tin vào: các yêu cầu thống kê

- _ Thông tinra: báo cáo thống kê

e Tim kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng

hỗ

- _ Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm

- _ Thông tin ra: cdc két quả tìm kiếm

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng hố Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một

Đề tài: Quản lý xuất nhập

cách chitếthnp ; -

III SO DO PHAN RA CHUC NANG (BPC) CUA HE THONG

1 Sơ đồ phân rã tông thê

2 Sơ đồ chức năng chỉ tiết

a Chức năng quản lý nhập hàng

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

Trang 13

hànghê

Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, .)

Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng

Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng va nhận hàng về công ty

Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng, Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu hay chưa

Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp

b Chức năng quản lý xuất hàng

Ghi nhan khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, .)

Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ chối bán hàng

Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng

Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiễn hành xuất hàng cho khách mua hàng

Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng

Trang 14

THONG KE VA BAO CAO

CHI TIET

Giai thich cac chire nang:

- _ Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hồ nhập về theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- _ Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hồ xuất bán theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- Thong ké hang tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tôn trong kho theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

d Chức năng tìm kiếm

TÌM KIEM

|

| |

Trang 15

- _ Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gi?”, ma

bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”

- _ Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hồn tất quá trình xử lý cần

mô tả

- _ Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

e Phân mức:

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

- _ Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra

- _ Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con

- _ Mức đưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

BAN QUẢN Thông tin về hàng -

Trang 16

hànghê

2 Béu dé luéng dữ liệu mức đỉnh

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	7,92 MB