Báo cáo quản trị Văn phòng tại TÒA BÁO NHÂN DÂN

MỤC LỤCA.LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................B.NỘI DUNG...............................................................................................Phần I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO NHÂN DÂNCHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BÁO NHÂN DÂN.............................................1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các phòng ban của báo Nhân Dân.............................................1.1 Vài nét về đặc điểm báo Nhân Dân.........................................................1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Nhân Dân ..........................1.3 Cơ cấu tổ chức của báo Nhân Dân (sơ đồ phụ lục 1).............................CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TÒA BÁO NHÂN DÂN.....................................................................................................................2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng báo Nhân Dân....................................2.1 . Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Báo Nhân Dân .........................................................................................................2.1.1.Chức năng của Văn phòng báo Nhân Dân...........................................2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng báo Nhân Dân......................2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng báo Nhân Dân (sơ đồ phụ lục 02) .............2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng báo Nhân Dân...................................................................................................CHƯƠNG III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA BÁO NHÂN DÂN ..................................................................................................3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của báo Nhân Dân .....................................3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của báo Nhân Dân..............................3.3 : Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của báo Nhân Dân.................. 3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của báo Nhân Dân...................................................3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí UBND báo Nhân Dân.......................................3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của báo Nhân Dân. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét ,đánh giá... 3.3.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản ...............................................3.3.3.2. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá............a.So sánh....................................................................................b.Nhận xét, đánh giá.................................................................. 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.................. 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến......3.4.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (sơ đồ phụ lục 03)...3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(sơ đồ phụ lục 04)..3.4.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến....3.4.2.1. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi......... a. Ưu điểm........................................................................... b. Nhược điểm.......................................................3.4.2.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến.......a. Ưu điểm.....................................................................b. Nhược điểm...............................................................3.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của báo Nhân Dân...................3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của báo Nhân Dân..............................a.Văn bản quản lí công tác lưu trữ...............................................b.Số lượng, tình hình các cán bộ thực hiện công tác văn thư............c.Diện tích kho; tinh trạng kho và phương tiện bảo quản.............3.5.1. Ưu điểm ............................................................................... 3.5.2 Nhược điểm....................................................................................CHƯƠNG IV. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA BÁO NHÂN DÂN.................4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng báo Nhân Dân..................................4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của báo Nhân Dân (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu... 4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của báo Nhân Dân (hiện tại)(phụ lục 6)....................................................................4.2.2. Sơ đồ bố trí hợp lí hơn................................................................................4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng báo Nhân Dân . Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại..............................................................4.3.1. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của báo Nhân Dân ..........................4.3.2. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại..........................................PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................CHƯƠNG I. Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác văn phòng của Báo Nhân Dân..............................................a. Ưu điểm............................................................................................b. Nhược điểm......................................................................................CHƯƠNG II. Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm..............................................................................................C.KẾT LUẬN CHUNG........................................................................D.TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................PHẦN III : PHỤ LỤC ........................................................

Mai anh thư lớp qtvp1a

MỤC LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU

B. NỘI DUNG

Phần I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO NHÂN DÂN CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BÁO NHÂN DÂN

1 Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các phòng ban của báo Nhân Dân

1.1 Vài nét về đặc điểm báo Nhân Dân

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Nhân Dân

1.3 Cơ cấu tổ chức của báo Nhân Dân (sơ đồ phụ lục 1)

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TÒA BÁO NHÂN DÂN

2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng báo Nhân Dân

2.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Báo Nhân Dân

2.1.1.Chức năng của Văn phòng báo Nhân Dân

2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng báo Nhân Dân

2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng báo Nhân Dân (sơ đồ phụ lục 02)

2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng báo Nhân Dân

CHƯƠNG III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA BÁO NHÂN DÂN

3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của báo Nhân Dân

3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của báo Nhân Dân

3.3 : Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của báo Nhân Dân

3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của báo Nhân Dân

3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí UBND báo Nhân Dân

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của báo

Nhân Dân So sánh với quy định hiện hành và nhận xét ,đánh giá

3.3.3.1 Quy trình soạn thảo văn bản

3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá

a. So sánh

b. Nhận xét, đánh giá

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến

3.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (sơ đồ phụ lục 03)

3.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(sơ đồ phụ lục 04)

3.4.2 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến

3.4.2.1 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi

a Ưu điểm

b Nhược điểm

3.4.2.2 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến

a. Ưu điểm

b. Nhược điểm

3.4.3 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của báo Nhân Dân

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của báo Nhân Dân

a. Văn bản quản lí công tác lưu trữ

b. Số lượng, tình hình các cán bộ thực hiện công tác văn thư

c. Diện tích kho; tinh trạng kho và phương tiện bảo quản

3.5.1 Ưu điểm

3.5.2 Nhược điểm

CHƯƠNG IV TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA BÁO NHÂN DÂN

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng báo Nhân Dân

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của báo Nhân Dân (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu

4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của báo Nhân Dân (hiện tại)(phụ lục 6)

4.2.2 Sơ đồ bố trí hợp lí hơn

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng báo Nhân Dân Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại

4.3.1 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của báo Nhân Dân

4.3.2 Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

CHƯƠNG I Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác

văn phòng của Báo Nhân Dân

a. Ưu điểm

b. Nhược điểm

CHƯƠNG II Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm

C. KẾT LUẬN CHUNG

D. TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN III : PHỤ LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU

Qua hơn 20 năm thực hiện đường lối đổi mới, nhân dân ta đã giành được những thành tựu to lớn và có ý nghĩa lịch sử Những thành tựu về chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội, giáo dục, quốc phòng - an ninh và ngoại giao đã tạo thế và lực mới cho cách mạng Việt Nam Chính những thắng lợi to lớn đó là nhân tố quyết định tạo ra thời cơ lớn cho nước ta phát triển nhanh hơn trong thời gian tới Để tiếp tục củng cố và phát triển đất nước, bên cạnh đội ngũ bác sỹ, kỹ sư, công nhân v.v., chúng ta không thể không nhắc đến những con người gắn bó

với sự nghiệp trồng người Với mục tiêu đào tạo con người có hệ thống, bài bản,

có đủ năng lực để làm chủ máy móc ,làm chủ công nghệ thông tin, làm chủ đấtnước Vì vậy mà vấn đề giáo dục luôn được Đảng và Chính Phủ ta đặt lên hàngđầu “Giáo dục là quốc sách hàng đầu của đất nước”

Sự phát triển của xã hội, những bước tiến nhảy vọt của Khoa học và Côngnghệ, công việc trao đổi thông tin của các đơn vị, xí nghiệp ngày càng cao vàthông tin trao đổi đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và hiệu quả Để làm được điều

đó các cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần phải có chuyên môn nghiệp

vụ, phải đào tạo một cách khoa học, bài bản và hệ thống Kiến tập năm thứ 3 làgiai đoạn rất cần thiết đối với sinh viên năm thứ 3 như tôi Mục đích của kiếntập nhằm nâng cao và trang bị cho sinh viên nhất là sinh viên đại học năm đầutiên những kiến thức kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bịhành trang khi rời khỏi ghế nhà trường Hơn thế nữa, kiến tập còn là khâu quantrọng để đánh giá chất lượng học tập và khả năng tiếp thu kiến thức của sinhviên Đồng thời giúp cho sinh viên một mặt củng cố kiến thức lý luận và nhữngnghiệp vụ đã học, mặt khác biết cách vận dụng linh hoạt vào thực tiễn xã hội

Cũng giống như sinh viên các trường khác, Sinh viên trường Đại học Nội

vụ Hà Nội kiến tập còn là cơ hội để sinh viên tiếp cận với thực tiễn công tácquản lý hành chính trong cơ quan Bởi vậy, công tác đào tạo của trường đượcthiết lập dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Nội Vụ Theo đó, nhà trường đã tổchức đào tạo các ngành nghề phục vụ cho công tác Văn phòng như: Quản trịVăn phòng, Tin học Văn phòng, Thư ký và Quàn trị nhân sự, Quản lý văn hóa nhằm đáp ứng cho nhu cầu của xã hội.Trong các ngành đào tạo nêu trên thìngành Quản trị văn phòng là ngành quản lý, trao đổi thông tin, là bộ phận quantrọng nhất, đòi hỏi phải có đội ngũ làm công tác hành chính văn phòng cóchuyên môn đáp ứng yêu cầu của xã hội hiện nay Với phương châm “Học điđôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp cán bộ Quản trị vănphòng trong tương lai nắm vững được các kiến thức đã học áp dụng vào thựctiễn Chính vì vậy, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đikiến tập tại các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp từ ngày 20/4/2015 đến ngày

25/05/2015 Đây cũng là dịp để sinh viên tập dượt và rèn luyện đạo đức, tácphong nghề nghiệp của cán bộ hành chính văn phòng tương lai Thời gian trênkhông phải là dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên và cán bộ hướng dẫn đãtạo cơ hội cho tôi được áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan.Tôi bước đầu đã thực hành các công tác Văn Phòng và những công việc đơngiản như soạn thảo, in ấn, sao chép, photo,máy fax và sắp xếp tài liệu…Qua đótôi đã tự rèn luyện được kỹ năng và nâng cao hiểu biết của mình trong việc giaotiếp,trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tácVăn Phòng.

Trong thời gian thực tập tại Báo Nhân Dân tôi đã tiếp thu được nhiều bài họckinh nghiệm quý giá về công tác văn phòng, đã tạo cơ hội cho tôi được cọ sátvới công việc giúp tôi có tính tổ chức kỷ luật và trách nhiệm cao trong côngviệc, nắm vững các kiến thức đã được đào tạo với nghề nghiệp chính của mình

và có thêm nhiều kinh nghiệm áp dụng vào thực tiễn để khi ra trường không gặpphải những bỡ ngỡ trước công việc, đồng thời quá trình thực tập này đã rènluyện bản thân tôi tình thần khắc phục mọi khó khăn, phát huy được tính tíchcực linh hoạt nhanh nhẹn khi làm việc.Có thể nói đợt kiến tập này có ý nghĩa rấtquan trọng đối với tôi

Có được kết quả như vậy em xin cảm ơn sự giảng dạy nhiệt tình của thầyNguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản Trị Văn Phòng ; cô Lâm Thu Hằng

đã hướng dẫn em rất nhiệt tình trước và trong thời gian thực tế tại văn phòng và

em muốn cảm ơn sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan các cô trong tòa báo.Nhờ vậy

em đã hoàn thành tốt đợt kiến tập này Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đếnban lãnh đạo của tòa báo

Dưới đây là toàn bộ báo cáo kiến tập của tôi, mặc dù đã nhận thức tầm quantrọng trong công tác kiến tập của mình Song, do mới chỉ là một sinh viên kiếntập, nên cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề trong bản báo cáo chỉ dừng lại ở góc

độ nhất định, chưa thể có cái nhìn sâu sắc để có cách nhận xét và nhìn nhận baoquát đúng đắn Vì vậy bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Kínhmong các thầy, cô giáo cùng lãnh đạo và các công nhân viên trong công ty đónggóp ý kiến để bản báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn và rút ra kinh nghiệmlàm việc sau này

B. NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO NHÂN DÂN

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TÒA SOẠN BÁO NHÂN DÂN

1 Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan và các phòng, ban tòa báo Nhân Dân

1.1 Vài nét về đặc điểm của tòa báo nhân dân

- Tòa soạn báo Nhân Dân có diện tích khá rộng và vị trí rất đẹp tại số nhà 71 Hàng Trống, ngay ven hồ Hoàn Kiếm, Hà Nội Báo Nhân Dân là cơ quan sự nghiệp hành chính có thu

- Số báo đầu tiên ra đời ngày 11 tháng 3 năm 1951 tại chiến khu Việt Bắc Sang thế kỷ 21 báo phát hành 180.000 tờ mỗi ngày, báo Nhân Dân cuối tuần được phát hành 110.000 tờ mỗi kỳ, và nguyệt san Nhân Dân hằng tháng được phát hành 130.000 số mỗi kỳ Nhân Dân điện tử được ra đời trên Internet vào ngày

- Các đời Tổng biên tập báo Nhân Dân: Trần Quang Huy (1951 - 1953) Vũ Tuân(1953 - 1954) Hoàng Tùng (1951 và 1954 - 1982) Hồng Hà (1982 - 1987) Hà Đăng (1987 - 1992) Hữu Thọ (1992-1996) Hồng Vinh (1996-2001) Đinh Thế

Huynh (2001-2011) Thuận Hữu (Từ 2011)

- Báo Nhân Dân hằng ngày có số lượng phát hành 200 -220 nghìn bản/ngày, phát hành rộng rãi đến từng chi bộ trên phạm vi cả nước và một số được phát hành tại nước ngoài Ngoài ra, một số ấn phẩm khác như cuối tuần, hằng tháng cũng có số lượng phát hành tương đối lớn Nhân Dân điện tử cũng có số lượng truy cập lớn và được công ty Alexa xếp hạng 1475 tại Việt Nam vào ngày

30/9/2012

- Báo là một trong bốn phương tiện tuyên truyền cốt yếu của Đảng Cộng sản Việt Nam, gồm có báo Nhân Dân, đài truyền hình, đài phát thanh và thông tấn

xã của chính quyền

- Vì là cơ quan ngôn luận của Đảng, Bộ Chính trị có chỉ thị từ năm 1998 mang

số 11 quy định các đảng bộ phải mua trong phương thức "kết hợp hài hòa giữa kinh doanh và phục vụ nhiệm vụ chính trị." Theo Bùi Tín, nguyên phó tổng biêntập báo Nhân dân hiện lưu vong tại Pháp, thì số độc giả đại chúng không mấy ai mua báo hay tìm đọc tin tức của Nhân Dân vì bản tin không có gì mới mẻ mà chỉ loan đi những tin chính quyền muốn nói lên.Ông cũng kể về ngân sách thoải mái mà chính phủ Việt Nam chu cấp cho báo Nhân Dân: "Tôi là phó tổng biên tập mà lương ngang với trung tướng bên quân đội"

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Nhân Dân.

b) Tổ chức giao ban báo chí, quản lý thông tin báo chí theo quy định của pháp luật về báo chí;

c) Tổ chức thực hiện quy chế người phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của Thủ tướng Chính phủ;

d) Ban hành quy chế tổ chức hội thi, liên hoan, hội thảo về báo chí;

đ) Quy định về báo lưu chiểu, quản lý kho lưu chiểu báo chí quốc gia;

e) Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép hoạtđộng báo chí; giấy phép xuất bản bản tin, đặc san, số phụ, phụ trương, chương trình đặc biệt, chương trình phụ; thẻ nhà báo; cấp thẻ cho báo chí xuất bản ở nước ngoài phát hành tại Việt Nam; chấp thuận việc họp báo;

g) Hướng dẫn việc hoạt động của báo chí và nhà báo trong cả nước, phối hợp với các cơ quan có liên quan quản lý hoạt động của báo chí Việt Nam liên quan đến nước ngoài và hoạt động báo chí của nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam; h) Thỏa thuận về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng biên tập, Phó Tổng biên tập, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc các cơ quan báo chí;

i) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu cơ quan báo chí;k) Quản lý các dịch vụ phát thanh, truyền hình theo quy định của pháp luật;

2 Về xuất bản (bao gồm xuất bản, in, phát hành):

a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch mạng lưới xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm; chính sách về hoạt động xuất bản đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

b) Quy định chi tiết điều kiện thành lập các tổ chức hoạt động xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật;

c) Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi các loại giấy phép thành lập nhà xuất bản, giấy phép đặt văn phòng đại diện của nhà xuất bản nước ngoài tại Việt Nam; giấy phép đặt văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam trong lĩnh vực phát hành xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật; d) Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh; giấy phép hoạt động in đối với sản phẩm phải cấp phép; giấy phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài; giấy phép nhập khẩu thiết bị in; giấy phép hoạt động kinh doanh nhập khẩu xuất bản phẩm; giấy phép triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật; quản lý việc công bố, phổ biến tác phẩm ra nước ngoài theo thẩm quyền;

đ) Xác nhận và quản lý đăng ký kế hoạch xuất bản của nhà xuất bản, đăng ký hoạt động in đối với sản phẩm không phải cấp phép, đăng ký danh mục xuất bảnphẩm nhập khẩu của cơ sở kinh doanh nhập khẩu xuất bản phẩm;

e) Tổ chức thẩm định xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểmtra xuất bản phẩm lưu chiểu và quản lý việc lưu chiểu xuất bản phẩm; tổ chức việc đặt hàng và đưa xuất bản phẩm tới các địa bàn thuộc diện đầu tư ưu tiên củaNhà nước; tổ chức hội chợ xuất bản phẩm cấp quốc gia và quảng bá xuất bản phẩm ra nước ngoài theo quy định của pháp luật;

g) Quyết định đình chỉ, thu hồi, tịch thu, cấm lưu hành và tiêu hủy xuất bản phảm vi phạm pháp luật;

h) Cấp, gia hạn, thu hồi thẻ biên tập viên theo quy định của pháp luật;

i) Quản lý các hoạt động hỗ trợ xuất bản theo quy định của pháp luật;

k) Thỏa thuận về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Tổng biên tập nhà xuất bản;

l) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu cơ quan xuất bản và biên tập viên của nhà xuất bản

3 Về thông tin đối ngoại;

a) Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao và các Bộ, ngành liên quan thực hiện quản lý nhà nước về thông tin đối ngoại;

b) Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình

về thông tin đối ngoại;

c) Hướng dẫn nội dung thông tin đối ngoại cho các cơ quan thông tấn, báo chí của Việt Nam; hướng dẫn các Sở Thông tin và Truyền thông quản lý về thông tin đối ngoại;

4 Về quảng cáo: Thực hiện các nhiệm vụ về quản lý quảng cáo trên báo chí, trên môi trường mạng, trên xuất bản phẩm và quảng cáo tích hợp trên các sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật; cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy phép ra kênh, chương

trình quảng cáo đối với báo nói, báo hình

5 Về bưu chính

a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện kế hoạch, dự án, đề án, chương trình

về bưu chính; cơ chế, chính sách về hoạt động bưu chính; danh mục dịch vụ bưu

chính công ích và cơ chế hỗ trợ doanh nghiệp được chỉ định thực hiện cung ứng dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của pháp luật;

b) Ban hành theo thẩm quyền giá cước dịch vụ bưu chính công ích, phạm vi dịch vụ bưu chính dành riêng; các quy chuẩn kỹ thuật về hoạt động bưu chính;

c) Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, đình chỉ, thu hồi các loại giấy phép nhập khẩutem bưu chính, giấy phép bưu chính, xác nhận thông báo hoạt động bưu chính theo quy định của pháp luật;

d) Quản lý về an toàn thông tin trong hoạt động bưu chính; về cạnh tranh và giải quyết tranh chấp trong lĩnh vực bưu chính; đ) Quy định và quản lý về tem bưu chính

e) Quy định và quản lý về mạng bưu chính công cộng; việc cung ứng dịch vụ bưu chính công ích;

g) Quy định và quản lý về bộ mã bưu chính quốc gia, bộ mã số tem bưu chính Việt Nam;

h) Quy định và quản lý chất lượng, giá cước dịch vụ bưu chính

10.Về viễn thông:

a) Hương dẫn, tổ chức và kiểm tra thực hiện quy hoạch về phát triển viễn thông

và Internet; cơ chế, chính sách phát triển viễn thông và Internet; quản lý thị

trường viễn thông và tổ chức thực hiện chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích;

b) Thẩm định nội dung các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi các chương trình, đề án đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật viễn thông và Internet theo thẩm quyền;

c) Hướng dẫn và quản lý về cạnh tranh và giải quyết tranh chấp trong lĩnh vựcviễn thông và Internet;

d) Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, tạm đình chỉ, đình chỉ và thu hồi các loại giấy phép viễn thông theo quy định của pháp luật;

đ) Ban hành và tổ chức thực hiện quy hoạch, quy định quản lý kho số và tên miền, địa chỉ Internet; các quyết định phân bổ, thu hồi kho số và tên miền, địa chỉ Internet;

e) Ban hành và tổ chức thực hiện các quy định về quản lý giá, cước các dịch vụ viễn thông và Internet; bảo vệ quyền lợi người sử dụng dịch vụ viễn thông và Internet;

g) Ban hành và tổ chức thực hiện các quy định về quản lý kết nối các mạng viễnthông;

h) Ban hành theo thẩm quyền tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; thực hiện quản

lý chất lượng sản phẩm, thiết bị, mạng, dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông và Internet; i) Quản lý việc thực hiện cung cấp dịch vụ viễn thông công ích;

k) Hướng dẫn việc xây dựng và triển khai quy hoạch hạ tầng viễn thông thụ động; l) Quản lý hệ thống đo kiểm chuyên ngành viễn thông;

m) Thiết lập, quản lý, vận hành, khai thác đảm bảo an toàn hệ thống máy chủ tên miền quốc gia, trạm trung chuyển Internet quốc gia

1.3 : Cơ cấu tổ chức của báo Nhân Dân ( sơ đồ phụ lục 1 )

Ban nhân dân điện tử :

- Bộ phân biên tập tiếng việt

- Bộ phận biên tập tiếng anh

- Bộ phận biên tập tiếng trung quốc

- Phòng kỹ thuật

Trung tâm truyền hình:

- Phòng video clip truyền hình

Ban quốc tế

Ban chính trị xã hội

Ban xây dựng Đảng

Ban kinh tế - công nghiệp

Ban nông nghiệp

Ban văn hóa – văn nghệ

Ban khoa giáo

Ban bạn đọc

Ban nhân dân hàng tháng

Ban nhân dân cuối tuần

Ban thời nay

Ban tuyên truyền lí luận

Trung tâm thông tin

Vụ tổ chức cán bộ

Văn phòng đảng ủy và các đoàn thể

Ban hỗ trợ xuất bản

Ban trị sự

Ban quản lí phóng viên thường trú

Cơ quan thường trú tại tp HCM

Văn phòng thường trực tại Đà Nẵng và Tây Nguyên

Cơ quan thường trực tại tp Cần Thơ

Thường trú nước ngoài

Các công ty in liên quan

CHƯƠNG II Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập

2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng báo

Nhân Dân

2.1.1 Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức:

- Là phòng chức năng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơquan trong công tác pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức, quản lý nhân sự,tiền lương, chế độ thu hút, chính sách, công nghệ thông tin, công tác Hànhchính, Quản trị, thanh tra, khen thưởng, kỷ luật

- Tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực quản lý, điều hành các bộ phậntrong cơ quan

- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho phòng đối ngoại hoàn thànhmục tiêu.

- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến pháp luậtcủa cơ quan

- Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của Cán bộ - Công nhânviên, nhân viên ký hợp đồng lao động với cơ quan

- Lập kế hoạch cung cấp quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường củaphòng quảng cáo

- Chịu trách nhiệm về con dấu

2.1.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổ chức:

- Chia báo mỗi sáng cho các phòng ban và các nơi đăng kí báo của cơ quan

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Theo dõi, đônđốc các đơn vị thuộc cơ quan thực hiện chương trình

- Sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác văn phòng

- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do cơ quan ban hành

- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng

- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đicông tác của lãnh đạo cơ quan với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổchức, cá nhân trong, ngoài Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó

- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan

- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng cơ quan ,thực hiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ( sơ đồ phụ lục 2)

- Văn phòng của tòa báo Nhân Dân tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng

có Chánh văn phòng đứng đầu và phó chánh văn phòng giúp đỡ công việc cho chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước tổng biên tập về việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chánh văn phòng do tổng biên tập quyết định sau khi thống nhất với ban biên tập và các

ban liên quan khác Việc bổ nhiệm phó chánh văn phòng do tổng biên tập quyết định theo sự đề nghị của Chánh Văn phòng Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng phân chia nhiệm vụ thành các bộ phận sau: + 01 Chánh văn phòng

+ 01 Phó chánh văn phòng

+ 01 nhân viên văn thư lưu trữ

+ 02 nhân viên phòng tổng hợp

+ 01 nhân viên phòng máy

+ 04 chuyên viên công nghệ tổng đài

+ 01 nhân viên y tế

- Văn phòng tòa báo Nhân Dân bao gồm các phòng : phòng hành

chính,phòng tổng hợp đối ngoại,nhà khách,đội xe và phòng bảo vệ.

2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng.

Công việc cụ thể của Chánh và phó chánh văn phòng

- Trách nhiệm, quyền hạn của tập thể lãnh đạo Văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chịutrách nhiệm trước cơ quan về các hoạt động của Văn phòng, chịu sự chỉ đạo trựctiếp của Tổng biên tập;

Bàn bạc , thảo luận hoặc đóng góp ý kiến vào văn bản trước khi ChánhVăn phòng tòa báo quyết định:

1- Chương trình, kế hoạch công tác năm và báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng

kết hằng năm hoặc theo chuyên đề của cơ quan

2- Quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp cơ sở

vật chất, các chi tiêu, mua sắm lớn về phương tiện, trang thiết bị cần bổ sunghoặc thay thế hằng năm của cơ quan; dự toán, quyết toán ngân sách hằng nămcủa cơ quan

3- Cải thiện tổ chức bộ máy, quy chế làm việc của Văn phòng ; các quy

chế, chế độ áp dụng chung trong toàn cơ quan ; nhiệm vụ của các cán bộ chuyênmôn thuộc Văn phòng.

4- Quy hoạch cán bộ, kế hoạch biên chế, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng,

luân chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc, xét chuyển ngạch, nâng bậclương cho cán bộ, công chức, giải quyết chế độ hưu trí, các biện pháp nâng caođời sống cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan; khen thưởng, kỷluật các tập thể và cá nhân thuộc diện quản lý của lãnh đạo Văn phòng Xem xét,

đề nghị cấp có thẩm quyền cử đoàn cán bộ đi học tập ở trong nước

5- Một số công việc quan trọng theo đề nghị của Chánh Văn phòng hoặc

1.3- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Văn phòng, các hộinghị toàn thể của cơ quan

1.4- Quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các PhóChánh Văn phòng

1.5- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan; quyết định

bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách cán bộ theophân cấp quản lý; ký các văn bản nhận xét, đánh giá hằng năm đối với cán bộ,công chức cơ quan theo phân cấp quản lý cán bộ Chọn cử cán bộ, công chức đicông tác, học tập ở trong nước hoặc đi công tác, học tập ở nước ngoài trình cấp

có thẩm quyền xem xét, quyết định; đề nghị nâng lương theo niên hạn, nânglương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức cơ quan

1.6- Chỉ đạo xem xét, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quyđịnh của Điều lệ Đảng và pháp luật của Nhà nước

1.8- Giúp cơ quan chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về Tài chính đảng,

Quản trị, cụ thể:

- Chỉ đạo xây dựng dự toán, điều hành, thanh toán, quyết toán và kiểm trangân sách Đảng

- Chỉ đạo công tác quản trị của Văn phòng cơ quan

1.9- Trực tiếp trao đổi, phối hợp nhiệm vụ công tác với Chi ủy chi bộ Vănphòng theo quy định của Đảng

2- Quyền hạn:

2.1- Được Ban Biên tập uỷ quyền làm chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp 1

Đề nghị những vấn đề lớn về tài chính, tài sản của Tòa báo

2.2- Ký các văn bản thừa lệnh Ban Biên tập, các thông báo ý kiến chỉ đạocủa Ban Biên tập ; các văn bản của Văn phòng trình Ban Biên tập hoặc gửi đến

các cấp uỷ, tổ chức đảng (trừ một số văn bản đã uỷ nhiệm cho Phó Chánh Văn phòng); được làm việc trực tiếp hoặc yêu cầu lãnh đạo các cơ quan, ban, ngành,

các chi, đảng uỷ trực thuộc báo cáo bằng văn bản và phối hợp thực hiện các nộidung công việc theo ý kiến chỉ đạo của Ban Biên tập

- Trách nhiệm, quyền hạn chung của Phó Chánh Văn phòng 1- Tham gia thảo luận, quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm của tập

thể lãnh đạo Văn phòng Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành, giải quyếtcông việc ở lĩnh vực, công việc được phân công phụ trách và nhiệm vụ khác doChánh Văn phòng giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng

2- Đối với các lĩnh vực được phân công phụ trách:

2.1- Chỉ đạo chuẩn bị chu đáo dự thảo báo cáo thẩm định hoặc tham giagóp ý của Văn phòng đối với các đề án trình Ban Thường vụ và Ban Biên tập

2.2- Định hướng, kiểm tra, đôn đốc hoạt động đối với các cán bộ chuyênmôn, chuyên viên; cử chuyên viên tham gia chuẩn bị các nội dung, báo cáo…

2.3- Nắm tình hình và kết quả công tác ở những lĩnh vực được phân công

để phản ánh và kiến nghị với Chánh Văn phòng

2.4- Nắm tình hình của bộ phận chuyên môn, hoặc lĩnh vực được phâncông phụ trách; định hướng công tác, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chủtrương công tác của lãnh đạo Văn phòng, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quy chế hoạt động

3- Trách nhiệm trong các cuộc họp của Ban Biên tập

3.1- Chỉ đạo chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc họp; dự các cuộc họp của BanBiên tập giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi và

những cuộc họp khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng Chủ trì theo dõi,tổng hợp về nội dung và chuẩn bị dự thảo kết luận về những vấn đề lớn, quantrọng; báo cáo Chánh Văn phòng những việc cần giải quyết kịp thời Chỉ đạoviệc dự thảo văn bản kết luận hoặc thông báo kết luận của cuộc họp trình đồngchí PhóTổng biên tập hoặc đồng chí Phó Tổng Biên tập

3.2- Khi không dự họp, nếu cần nắm các thông tin có liên quan thì đượcđọc biên bản cuộc họp

Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Chánh Văn phòng báo Nhân dân thường trực, phụ trách công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ, hành chính.

1- Với trách nhiệm được phân công thường trực: có trách nhiệm, quyền

- Biên tập, chỉnh lý các dự thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo

- Tham gia ý kiến thẩm định nội dung các văn bản do cơ quan chủ đề ánsoạn thảo

* Về công tác văn thư – lưu trữ: chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác quản

lý Kho lưu trữ của tòa soạn ; quản lý công tác văn thư của Văn phòng, kiểm trahướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ phụ trách công tácVăn phòng của các Ban trực thuộc và các tổ chức chính trị-xã hội

* Về công tác hành chính, nội chính:

- Chỉ đạo công tác hành chính của Văn phòng

- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng, chỉ đạo công tác tiếp dân tại Vănphòng ; tiếp nhận và xử lý, giải quyết đơn thư gửi đến Ban Biên tập ; đôn đốc,theo dõi tình hình, kết quả giải quyết đơn, thư do cấp uỷ chuyển đến các cấp, cơquan, đơn vị

2.2- Quyền hạn:

- Được dự các hội nghị, cuộc họp của Ban Biên tập , Ban Chấp hànhĐảng theo Quy chế làm việc của cơ quan và các cuộc họp, làm việc được ChánhVăn phòng uỷ nhiệm

- Được thực hiện các quyền hạn của Chánh Văn phòng khi được ChánhVăn phòng uỷ nhiệm

- Được làm việc trực tiếp hoặc đề nghị lãnh đạo các cơ quan, ban, ngành,các chi, đảng uỷ trực thuộc báo cáo bằng văn bản và tạo điều kiện thực hiện cácnội dung công việc theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, Ban Biên tập

- Định hướng phân công nhiệm vụ cho các cán bộ chuyên môn, chuyênviên được phân công phụ trách Trực tiếp giải quyết các kiến nghị của các cánhân được phụ trách theo thẩm quyền và báo cáo xin ý kiến Chánh Văn phòngnhững vấn đề vượt quá thẩm quyền

- Được yêu cầu các cán bộ chuyên môn, chuyên viên thuộc Văn phòngphối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao trên cơ sở thống nhất ý kiến với ChánhVăn phòng

-Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cán bộ chuyên môn, chuyên viên thuộc Văn phòng

• 1- Chuyên viên (cán bộ) Tổng hợp:

1.1- Theo dõi, tổng hợp toàn diện tình hình thực hiện nhiệm vụ công táccủa các Ban trực thuộc, cơ quan, đơn vị được phân công theo dõi; giúp Lãnh đạoVăn phòng đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, kếhoạch của Trung ương

1.2- Chuẩn bị các đề án, dự thảo các văn bản được lãnh đạo Văn phònggiao

1.3- Theo dõi, đôn đốc, thẩm định các đề án của các cơ quan, đơn vị đuợclãnh đạo Văn phòng phân công Được dự các hội nghị do cấp uỷ triệu tập liên

quan đến lĩnh vực được phân công (trừ những hội nghị bàn về công tác nhân sự)

1.4- Bảo quản hồ sơ tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúng quy định, giữ gìn

và thực hiện việc bảo mật trong công tác

1.5- Nghiên cứu, nắm vững và hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán

bộ văn phòng

1.6- Chia báo vào mỗi sáng cho các phòng ban

1.7- Tiếp nhận giấy đi đường,thư mời,công văn đến và đi ở mọi nơi gửiđến và lưu vào sổ

1.8- Đóng dấu các giấy tờ của cơ quan

• 2-Cán bộ văn thư

2.1- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, nhân sao tài liệu; tiếp nhận, xử

lý, phát hành công văn, điện tín, báo chí, tài liệu theo đúng quy định

2.2- Quản lý Kho lưu trữ của cơ quan; thu thập, quản lý việc khai thác,lưu trữ tài liệu , các ban tham mưu, cơ quan trực thuộc và các tổ chức chính trị-

xã hội đã hết thời hạn lưu trữ tạm thời ở các cơ quan

2.3- Giúp lãnh đạo Văn phòng xây dựng báo cáo về công tác văn thư –lưu trữ của cơ quan và các ban trực thuộc

2.4- Hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ vănphòng

3.3- Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc thực hiện dự án côngnghệ thông tin khối Đảng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác; quản

lý, khai thác các thiết bị công nghệ tin học

3.5- Kiểm tra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ công nghệ thông tincho cán bộ văn phòng các Ban

4-.Đội xe

4.1- Thường xuyên đảm bảo phương tiện xe ô tô luôn trong tình trạnghoạt động tốt, sẵn sàng vận hành khi có nhiệm vụ; lái xe an toàn, đưa, đón cácđồng chí lãnh đạo đi làm việc theo đúng sự điều hành của Thường trực huyện uỷ

và lãnh đạo văn phòng, đúng thời gian, lịch trình công tác Ngoài thời gian đưa,đón lãnh đạo đi công tác phải để xe tại cơ quan, không được tự ý đưa xe về nhàriêng và không sử dụng vào mục đích riêng.

4.2-Trang phục lịch sự, phát ngôn đúng mực, giữ gìn bí mật của cơ quan.4.3- Thường xuyên chăm lo giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng bảo đảm kỹthuật phương tiện xe; giữ gìn phương tiện sạch sẽ; tiết kiệm xăng, dầu; chủ độngbảo dưỡng và đề xuất sửa chữa khi cần bảo đảm phương tiện xe sẵn sàng lưuhành

4.4- Sau khi kết thúc chuyến công tác phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xácthời gian, địa điểm đi và đến, quãng đường xe chạy, ký tên người đi vào Giấy điđường

lý vũ khí quân dụng, các phương tiện, công cụ hỗ trợ (nếu có) theo đúng quyđịnh của ngành Quân sự, Công an ninh quốc phòng

6.2- Kịp thời xử lý và báo cáo lãnh đạo Văn phòng, phối hợp với các cơquan chức năng xử lý khi có các vấn đề phát sinh lớn xảy ra

6.3- Thực hiện một sô nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng phân công

7 - Nhân viên nhà khách

7.1-Chuẩn bị tốt địa điểm, các điều kiện phục vụ để tổ chức các hội nghịcủa cấp uỷ; hàng ngày bảo đảm nước uống, vệ sinh sạch sẽ phòng làm việc củacác Ban và lãnh đạo văn phòng; thường xuyên vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ khu vực

cơ quan dưới sự điều hành trực tiếp của Phó Chánh văn phòng

7.2- Thực hiện một sô nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng phân công

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của báo Nhân Dân

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Văn phòng Báo Nhân dân nhìn chung về các nghiệp vụ văn phòng vàcông tác văn thư tại cơ quan đều tuân thủ theo đúng các quy định tại các văn bảnquy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan như:

• Quyết định 20- QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1987 của Ban chấp hànhtrung ương Đảng về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

• Quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 03 năm 2009 của Ban chấphành trung ương Đảng về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

• Quy định 403-QĐ/VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòngtrung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng tỉnh ủy,thành ủy, đặc khu ủy

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ

về công tác văn thư

• Nghị định số 01 / 2013 /NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủquy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.( 03 / 01 / 2013 )

• Quyết định số 310 /QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tàiliệu lưu trữ.( 21 / 12 / 2012 )

• Công văn số 114 /VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước ngày 21 / 02 / 2012 tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05 / 2007 /CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trịtài liệu lưu trữ( 21 / 02 / 2012 )

• Thông báo kết quả Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữquốc gia đối với các cơ quan, tổ chức trung ương( 07 / 12 / 2011 )

• Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưutrữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy(11/11/2011

• Quy định số 163 /QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thànhphổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.( 04 / 08 / 2010 )

• Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháychữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.(23/03/2010)

• Hướng dẫn số 169 /HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưutrữ.( 10 / 03 / 2010 )

• Quyết định số 128 /QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệugiấy" theo TCVN ISO 9001 : 2000 ( 01 / 06 / 2009 )

• Quyết định số 115 /QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

( 25 / 05 / 2009 )

• Quyết định số 116 /QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

• Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

• Hướng dẫn số 11-HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của báo Nhân Dân (Tổ chức văn thư tập trung

/phân tán)

Mô hình tổ chức văn thư tại cơ quan Báo Nhân dân là mô hình tổ chứcvăn thư phân tán.Vì huyện ủy là cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, có nhiềuvăn bản đến đi, và các cơ sở ở cách xa nhau.Khi đó các khâu nghiệp vụ văn thư

sẽ phân tán ở nhiều nơi trong cơ quan

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của báo Nhân Dân

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của báo