Báo cáo quản trị văn phòng

1Mục lục Phần 1 .Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Star Fun Trang 3 6 Phần 2 .Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự trong công ty Trang 7 9 Phần 3 .Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản Trang 10 14 của công ty Phần 4 .Đánh giá và kiến nghị Trang 15 16

1Mục lục

Phần 1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Star Fun Trang 3 - 6

Phần 2 Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự trong công ty Trang 7 - 9

Phần 3 Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản Trang 10 - 14

của công ty

Phần 4 Đánh giá và kiến nghị Trang 15 - 16

1

Hành chính – Nhân sự

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Tổng giám đốc

Phó giám đốc

Các đơn vị thành viên

I. Giới thiệu khái quát về công ty

1 Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Star Fun

2 Địa chỉ liên hệ :

Địa chỉ: Khu công nghiệp vừa và nhỏ Huyện Từ Liêm , Hà Nội

Điện thoại: (04) 88886666 Fax: (04) 3858 5838

3 Trụ sở chính :

Cơ sở chính tại Khu Công Nghiệp vừa và nhỏ Huyện Từ Liêm, HN

Cơ sở 2 tại Thanh Xuân , Hà nội

4 Sản phẩm chủ yếu : ống nhựa các loại

5 Quy mô doanh nghiệp : Vốn kinh doanh 1 tỷ đồng

6 Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH

7 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Star Fun được thành lập năm 2012 , đầu tiên công ty mở cơ sở chính tại Khu công nghiệp vừa và nhỏ huyện Từ Liêm Sau 1 năm hoạt động công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào với việc đạt danh thu vượt mức Điều này đã giúp công ty có động lực mở thêm cơ sở 2 vào tháng 2 năm 2013 tại Thanh Xuân , Hà nội

8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và của bộ phận hành chính văn phòng

2

Chánh văn phòng

Phó văn phòng

Cán bộ BHLĐ , chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm văn thư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên quản trị đời sống Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên tạp vụ Nhân viên lái xe

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính – văn phòng

b Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty

1 Hành chính – Nhân sự Chức năng

Văn phòng hoặc phòng hành chính có các chức năng sau:

-Chức năng giúp việc điều hành

-Chức năng tham mưu tổng hợp

-Chức năng hậu cần, quản trị

Nhiệm vụ

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động; kế hoạch tiền lương hàng năm;

- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của Công Ty

- Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

3

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai

- Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp

2 Tài chính – kế toán

Chức năng:

- Công tác tài chính;

- Công tác kế toán tài vụ;

- Công tác kiểm toán nội bộ;

- Công tác quản lý tài sản;

- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;

- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;

- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

Nhiệm vụ

+ Công tác Tài chính

– Quản lý hoạt động tài chính trong toàn Công ty

– Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty

– Đánh giá hoạt động tài chính của Công ty , đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính

– Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty

+ Công tác Kế toán

– Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của Công ty

– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Ban lãnh đạo duyệt

– Phổ biến, hướng dẫn các phòng ban chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo Quy chế quản lý tài chính

– Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty

– Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Công ty

– Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định

4

của Nhà nước.

– Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính

3 Phòng kỹ thuật – Kế hoạch đầu tư

• Tổ chức quản lý và điều hành hệ thống điện, nước sinh hoạt, hệ thống xử lý nước thải

• Nghiên cứu xây dựng đề án đầu tư các công trình phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty

Đề xuất những giải pháp kỹ thuật cải tiến trang thiết bị hiện có nhằm phục vụ hữu ích công tác kinh doanh của Công ty

• Thực hiện các hạng mục sửa chữa, cải tạo xây dựng mới

• Vận hành bảo trì, sửa chữa Phân tích đánh giá tình hình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của Công ty

• Theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực kỹ thuật - đầu tư

4 Phòng kinh doanh – tiếp thị

• Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong

và ngoài nước Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu

• Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất, nhập khẩu Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty;

• Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết;

• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu của Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường, và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và người mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty;

5

• Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành;

• Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

• Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty;

• Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

6

II. Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự của công ty

1.A.Sơ đồ bố trí văn phòng mở

B Đánh giá hiệu quả đạt được và hạn chế do cách bố trí nơi làm việc

Văn phòng bố trí mở: Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp

Ưu điểm:

Nhược điểm: Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao

7

40m mm

40m mm Tổng giám đốc Phó giám đốc

35m

Phòng vệ sinh

15m m

m

Phòng Tài chính – Kế toán

Lễ tân

20 m

Phòng Kinh doanh – Tiếp

thị

Phòng Hành chính – Nhân

sự

Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật

30 m

Cầu thang bộ

Cầu thang máy

• Ít bầu không khí cá nhân hơn

2 Sự phân công lao động và quản lý nhân sự trong văn phòng

2.1 Nhân viên hành chính: 5 người

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ

• Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty

• Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động

• Định mức lao động

• Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân, Bảo hiểm xã hội)

• Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty

• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng

• Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

- Quyền hạn:

• Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.2 Nhân viên nhân sự : 5 người

• Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty

• Chủ trì cuộc các họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

2.3 Nhân viên văn thư : 1 người

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

• Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty

• Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

• Phân phát công văn của công ty và cấp trên

• Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty

• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng

- Quyền hạn:

• Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.4 Nhân viên kế toán : 2 người

Chức năng:

Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

8

• Công tác tài chính;

• Công tác kế toán tài vụ;

• Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;

b/ Nhiệm vụ:

• Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty

ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty;

đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc;

2.5 Nhân viên tạp vụ : 2 người

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc

cụ thể sau:

• Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty

• Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ của công ty

• Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty

• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng và tổ trưởng

2.6 Nhân viên bảo vệ : 2 người

• Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty

• Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty

• Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn

• Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc

• Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng

9

III. Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản của công ty

1. Các trang thiết bị trong văn phòng

1.1 Máy Tính Lenovo : 15 cái

+ Lợi ích

• Tốc độ cao

• Lưu trữ

• Tự động hóa

• Tính thống nhất

• Tính đa dụng: Máy tính có thể thực hiện cả những nhiệm vụ đơn giản lẫn phức tạp Ví dụ, bạn có thể dùng chúng để viết thư, nghe nhạc, vẽ tranh hoặc thiết kế ô tô

• Tiết kiệm chi phí

+ Hạn chế

• Dễ xảy ra hỏng hóc , virus đột nhập ăn cắp dữ liệu nếu không có hệ thống bảo mật tốt

1.2.Máy in laser canon lbp 6000 : 1 chiếc

Thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao

dịch, quản lý

1.3.Máy scanner Epson V700 : 1 chiếc

Thiết bị dùng để chụp (nhập) những dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết

vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì ta không có file của những dữ liệu đó

1.4.Máy photocopy canon ir 2420l : 1 chiếc

Máy photocopy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc

Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên

dễ hơn

1.5.Máy fax panasonic kx-fp701 : 1 chiếc

10

Máy fax giúp tiện lợi trong việc chuyển nhận những văn bản được nhanh chóng và chính xác.

1.6.Máy điện thọai bàn Panasonic KX-T2375 : 15 chiếc

Liên lạc nhanh chóng và tiện lợi

Đàm thọai được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanh chóng hơn;

tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại

Nhược điểm là nhiều người lợi dụng máy cơ quan để nói chuyện riêng tư …

1.7.Tủ, giá các lọai 2 tủ

Giá gỗ hoặc sắt để chứa những hộp đựng hồ sơ đang khai thác, sách báo tham khảo, hoặc

những vật dụng văn phòng khác

Tủ hồ sơ, tài liệu để chứa những hồ sơ, tài liệu hoặc hộp đĩa, hộp băng cần lưu trữ Tủ phải

có nhiều ngăn để lưu theo thứ tự và phải có khóa chắc chắn

1.8.Bàn ghế các lọai 30 bộ

Bàn ghế có nhiều lọai tùy theo yêu cầu sử dụng:

Bàn làm việc của lãnh đạo, của thư ký và ghế phù hợp Bàn ghế không được quá cao hay

quá thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động

Bàn ghế tiếp khách

Bàn đựng đồ dùng tiếp khách

1.9.Vật dụng văn phòng (văn phòng phẩm)

Văn phòng phẩm bao gồm: cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng

cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in phải đầy đủ, có sẵn tại nơi làm việc tạo

nên uy tín trong công việc

Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hư hỏng các trang

thiết bị, mất thời gian, gây bực mình và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản

2. Tìm hiểu về việc lập và lưu trữ hồ sơ

A Thành phần , nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu trữ

Thành phần , nội dung tài liệu được lưu trữ

• Tài liệu nội bộ: là tài liệu do nội bộ Công ty biên soạn và ban hành

• Tài liệu bên ngoài: là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành: Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước và có hiệu lực áp dụng tại Công ty

• Tài liệu được kiểm soát: tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty và có đóng dấu "Tài liệu kiểm soát" màu đỏ ở trang bìa hoặc dấu của Công ty

• Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty, chỉ sử dụng

để tham khảo Tài liệu này không nhất thiết phải cập nhật và không có dấu hoặc có đóng dấu "Tài liệu lỗi thời"

a) Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

11

b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập; g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;

h) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật

B Tình hình tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu

* TỔ CHỨC SỬ DỤNG

Truy cập mở : đối với những tài liệu , hồ sơ về quy định chung của công ty , các chính sách của nhà nước đối với công ty

Truy cập khép kin : đối với những hồ sơ về khách hàng , và chỉ có những nhân viên trong lĩnh vực đó mới

có quyền truy cập , sử dụng

* TỔ CHỨC BẢO QUẢN

TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN

1 Phương tiện bảo quản

· Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu Các hộp, giá cần

áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn

· Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc

2 Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm

· Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng

· Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho

12