Bài giảng excel 2003

Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003Bài giảng excel 2003

Microsoft Excel 2003

Giới thiệu chung

Chương 1: Các khái niệm cơ bản

2 Môi trường làm việc của Excel

Thanh menu

Thanh công cụ Thanh định dạng

Tên Sheet

Vùng làm việc

3 Cửa sổ Workbook:

Một Workbook tối đa 255 sheets.

- Lưu : File/Save

- Đổi tên Sheets:

- Kích chuột lên tên sheet

- Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên

Sheets chọn Rename

Cấu tạo một sheet :

+ Một sheet có 256 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự

chữ cái: A, B, AA,AB IV gọi là địa chỉ cột

+ Một sheet co 65536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2,

65536 gọi là địa chỉ hàng

+ Giao của hàng và cột là ô (cell) Một ô được thông qua <địa chỉ cột> và <địa chỉ hàng> Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)

• Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter

• Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc

5 Các kiểu dữ liệu:

• Nhãn hoặc chuỗi (Label): Là một hoặc nhiều kí tự chữ và số Không dùng giá trị là Label để tính toán Một Label có thể dài 32000 kí tự nhưng chỉ có 1020 kí tự được in ra

• Kiểu số (Number): Số có thể chứa các kí tự bao gồm: 0, 1, 2, 3, 4, 5,

6, 7, 8, 9 +, -, (), /, %, E, e Excel xem ngày và thời gian như là số do đó nếu chúng ta nhập thời gian và ngày tháng không hợp lệ nó sẽ biến thành nhãn Chúng ta có thể thay đổi kiều ngày tháng mặc định theo ý mình bằng cách:

- Chọn Start/Settings/Control Panel/ Chọn Regional Settings/Date và khai

báo lại kiểu ngày tháng

• Ngoài ra còn có các kiểu dữ liệu khác: Ngày tháng, phần trăm,

.

• Công thức: Nếu một ô là kết quả của một công thức thì nó có dạng:

=công thức

- Ví dụ: =A8*B7

- Công thức có thể có các hàm tính toán

- Các toán tử và ý nghĩa của chúng:

Toán tử Tên toán tử Ví dụ Kết quả

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối:

• Địa chỉ tương đối:

– Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác

– Địa chỉ tương đối được viết như sau:

=<địa chỉ cột><địa chỉ hàng>  =B5

• Địa chỉ tuyệt đối:

– Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô trong công thức không thay đổi

– Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau:

=$<địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng>  =$B5; =B$5; =$B$5

• Chèn chú thích vào ô:

- Xác định ô cần chú thích

- Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú

thích và chọn Insert comment Gõ chú thích vào hộp Kết thúc bằng kích chuột ra khỏi ô muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit comment

5 Xử lý dữ liệu:

• Xoá dữ liệu:

• Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Chọn Edit/Clear .Có 4 kiểu xoá:

•All: Xoá toàn bộ

•Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô

•Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô

•Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

• Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:

•Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép)

+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột

và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)

+ Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đén chọn Edit/Paste

Đánh dãy số tự động cho một cột

• Nếu là một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số

thì chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách như sau:

– Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy

– Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy

– Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy

– Chọn cả hai ô

– Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô

– Giữ và kéo chuột đến hết dãy

Ví dụ :

2 Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

• Chèn ô:

• Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.

– Chọn Shift cells right (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải bắt đầu

từ cột đầu tiên khối ô chọn),

– Shift cells down (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu từ

hàng đầu tiên trong khối ô chọn)

3 Đặt Password

• Vào Tools/Protection

• Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet

• Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)

• Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ Work

Chèn thêm Sheet mới

Vào Insert/WorkSheet

4 Định dạng cho bảng tính

a, Font

– Đặt Font mặc định:

• Chọn Format/Style/Modify/Font chọn font /Ok/Add

• Chọn Format/Cells/Font Chọn các thuộc tính xong

đánh dấu Normal font

– Đặt font thay đổi

– Chọn Format/Cells/Font Sau đó chọn kiểu font, màu font

(color), kích cỡ font (font size) .Ok

• Number: Kiểu dữ liệu

• Tắt tất cả đường lưới: Tools/Option/View

• Sau đó bỏ check tại Gridlines

c Thay đổi thuộc tính hàng

d Thay đổi thuộc tính cột

e Quy định dữ liệu hiển thị trong ô

• Chọn cột hoặc ô cần

quy định kiểu hiển thị

• Chọn Format/Cells

• Chọn Alignment

• Left: Trái sang

• Right: Phải sang

• Center: Giữa

• Muốn viết trên nhiều ô

• Chọn Meger cell

f Quy định kiểu dữ liệu trong ô

• Ví dụ:

- Hình bên: Sắp xếp Stt,

Ho va ten, LCB

5 Tính năng AutoFormat

Tự động định dạng theo một số khuôn mẫu sẵn

• Đánh dấu vùng cần định dạng

• Vào Format/AutoFormat

6 Định dạng theo yêu cầu

• Vào Format/Conditional Formating

Ví dụ

• Tại cột LCB những người 1300<= và <=1600 có màu đỏ

• Tại cột Luong những người <=30000 có màu đỏ

Bước 1: Chọn kiểu cho biểu đồ

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu nguồn

Bước 3: Đặt tên và các thuộc tính khác

Bước 4: Chọn Sheet để đặt biểu đồ

Ví dụ

Chương 5: In ấn bảng tính

• 1 Định dạng trang in

• Page: Định dạng trang

• Margins: Căn lề trang

• Heeder/Footer: Thêm đầu

và cuối trang

• Sheet: Chọn in Sheet nào,

trong khoảng nào

Tab Sheet

Tab Margin

Xem trước khi in

2 Các cách sao chép công thức

c1: đưa trỏ vào góc ph i cuối , con trỏ biến ả

c1: đưa trỏ vào góc ph i cuối , con trỏ biến ả

dấu thập cộng đen, gi chuột và kéo xuống ữ

dấu thập cộng đen, gi chuột và kéo xuống ữ

C2: - ấn Copy

- Bôi đen các ô còn lại và Pase

c3: Sử dụng lệnh Fill, tương đương ấn

Ctrl+D(đối với cột, Ctrl+R(đối với dòng)

Loại hàm Nội dung

Math&Trig Các hàm toán học,lượng giác

Date&Time Các hàm ngày tháng và giờ

Text Các hàm về đến v n b n Các hàm về đến v n b n ă ă ả ả

Statistical Các hàm trung binh, tính

tổng Look up

&Reference Các hàm tim kiếm

 Chọn Insert/ Function

4

4 C¸c hµm th«ng dông C¸c hµm th«ng dông

- Hµm Sum(d·y sè): tÝnh tæng cho mét d·y sè VÝ dô

Hµm Average( d·y sè): TÝnh trung binh céng VÝ dô

- Hµm Max(d·y sè): Cho ra sè lín nhÊt cña d·y sè

- Hµm Min(d·y sè): Cho sè nhá nhÊt trong d·y sèsè

5 Hàm Logic ( Logical)

- Hàm And(dk1, dk2, dk3 dkn): Hàm tr về kết qu là true Hàm And(dk1, dk2, dk3 dkn): Hàm tr về kết qu là true ả ả ả ả khi tất c các điều kiện là true Còn lại là hàm tr về False ả ả

khi tất c các điều kiện là true Còn lại là hàm tr về False ả ả

- Hàm Or( đk1, đk2 đkn): hàm tr về kết qu là True khi chỉ ả ả

- Hàm Or( đk1, đk2 đkn): hàm tr về kết qu là True khi chỉ ả ả

cần một trong các điều kiện là true Còn lại hàm tr về false ả

cần một trong các điều kiện là true Còn lại hàm tr về false ả

- Hàm Not( đk): Cho kết qu là đúng khi đk là sai và ngược lại ả

- Hàm Not( đk): Cho kết qu là đúng khi đk là sai và ngược lại ả

- Hàm If(<đk>, giá trị đúng, giá trị sai): Hàm kiểm tra biểu thức đk nếu đk đúng th ỡ kết qu kết qu ả ả của hàm sẽ được tr về trong giá trị đúng ả

Ngược lại hàm tr kq là gía trị sai ả

* Chú ý : trong đk nếu ph i kiểm tra từ hai ả

đk trở lên th ỡ ta ph i đặt các đk đó trong hàm ta ph i đặt các đk đó trong hàm ả ả and(), hoặc or()

ví dụ

- Hàm Len( <btkí tự>): Cho kết qu là một số Hàm Len( <btkí tự>): Cho kết qu là một số ả ả

biểu thị độ dài của <btkí tự> Ví dụ

- Hàm Lower(<btkí tự>): Chuyển đổi <btkítự>

thành ch thường Ví dụ ữ

thành ch thường Ví dụ ữ

- Hàm Upper(<btkí tự>) : chuyển đổi <btkí tự >

thành ch hoa ví dụ ữ

thành ch hoa ví dụ ữ

- Hàm Proper(<btkítự>):Chuyển đổi <btkt> thành

một chuỗi mà các kí tự đầu của mỗi từ là ch hoa ữ

một chuỗi mà các kí tự đầu của mỗi từ là ch hoa ữ

ví dụ

- Hàm Replace( <btkítự1>,m,n, <btkítự2>): từ vị trí

thứ m và lây ra n kí tự của <btkítự1> Thay vào đó

là <btkí tự 2> ví dụ =replace(“lê thu na”,

4,3,”Hoa”): kq là lê hoa na

- Hàm Rept(<btkítự>,n): Cho kết qu là <btkítự> đư Hàm Rept(<btkítự>,n): Cho kết qu là <btkítự> đư ả ả

ợc lặp lại n lần ví dụ = rept(“Long”;3): kq là

LongLongLong

-Hàm Search(<btkítự1>,<btkítự2>): Cho biết vị trí xuất hiện <btkítự1> trong <btkítự2> ví dụ =

search(“Tuấn”,”nguyễn Tuấn anh”): kq là 8

- Hàm Trim(<btkí tự>): cho kết qu là <btkí tự> nhưng Hàm Trim(<btkí tự>): cho kết qu là <btkí tự> nhưng ảả

đã bỏ đi kí tự trắng ở đầu và cuối

Ví dụ:=Trim(“ Nga “) “Nga”

- HàmConcatenate(<chuỗi1>;<chuỗi2>;<chuỗi3> ):

dùng để nối các chuỗi là <chuỗi1><chuỗi2><chuỗi3> lại với nhau

Hoặc dùng toán tử & để ghép các chuỗi

ví dụ: ô C3:Lan, ô C4:Anh

=C3&“ ”&C4Lan Anh

hoặc =C3&C4LanAnh

- Hàm Value(<chuỗi số>): hàm đổi chuỗi dạng số thành

số

VD: ô C1: a1 (nằm bên trái ô)

Nếu ghi: =Right(C1,1)1 (nằm bên trái ô)

còn nếu ghi: =value(Right(C1,1))1 (nằm bên phai ô)

+ x: là giá trị cần xác định thứ hạng

+ Ref: vùng cần xác định thứ hạng Vùng này luôn để trong địa chỉ tuyệt đối

+ Order: kiểu sx thứ hạng

Nếu Order=0: xếp theo chiểu giam dần

Nếu order=1 : xếp theo chiều tang dần

trong <cột1> tho mãn <điều kiện> ả

trong <cột1> tho mãn <điều kiện> ả

Trong đó:

<điều kiện> có thể nhận các giá trị là số, ký tự hoặc biểu

thức logic nhưng ph i đặt trong dấu nháy kép và cùng ả

thức logic nhưng ph i đặt trong dấu nháy kép và cùng ả

kiểu d liệu với DL trong <cột1>ữ

kiểu d liệu với DL trong <cột1>ữ

- Hàm Countif(cột chứa đk, đk): dùng đếm các

ô chứa dl tho mãn 1 điều kiện ả

ô chứa dl tho mãn 1 điều kiện ả

ví dụ : countif(F11:F15;”>=102”): kq là 3

–Ln(n): LÊy log nepe cña sè n

–Log(n,m): Logarit c¬ sè m cña n

– Lg(n): Logarit thËp ph©n cña n

• Mod(n,m): LÊy phÇn d­ cña phÐp chia n cho m

vÝ dô: =mod(8,3):kq lµ 2 cung dau so chia

• SQRT(n): LÊy c n bËc 2 cña sè n SQRT(n): LÊy c n bËc 2 cña sè n ăă

vÝ dô =sqrt(25): kq lµ 5

10 C¸c hµm date vµ time

- Hµm Today(): Cho ngµy th¸ng hiÖn t¹i cña m¸y

vÝ dô: tuæi = year(today())-year(ngaythangnamsinh)

- Hµm now(): cho ra ngµy vµ giê hiÖn t¹i cña m¸y

- Hµm Month(<dl ngµy th¸ng>): cho ra th¸ng cña <dl ngµy th¸ng>

Vd =month( “ 27/10/2005 ” ): lµ 10

- Hµm Day(<dl ngµy th¸ng>): cho ra ngµy

- Hµm Year(<dl ngµy th¸ng>): Cho ra n m Hµm Year(<dl ngµy th¸ng>): Cho ra n m ă ă

- Hµm Hour(<dl gi¬>): cho ra giê

VD=HOUR("12:48:56"): kq lµ 12

- Hµm Minute(<dl giê>): cho ra sè phót

- Hµm Second(<dl giê> ) : cho ra sè gi©y

11 Hàm tham chiếu và tỡm kiếm

a Hàm tỡm kiếm trong cột

=Vlookup(giá trị dò tỡm , bảng tham chiếu, cột tr ả về,

kiểu dò tỡm)

Trong đó:

- giá trị dò t ỡ m: là ô đầu tiên trong cột của bảng chính

mà chứa trong bảng tham chiếu

- b ả ng tham chiếu: là 1 bảng phụ chứa các giá trị dò tỡm

và kết quả cần trả về cho hàm bảng này luôn để trong

địa chỉ tuyệt đối

- Cột tr ả về: l cột chứa kết qul cột chứa kết quàà ả được nằm trong bảng

tham chiếu, và cột này được tính là số thứ tự trên bảng tham chiếu

- Kiểu dò t ỡ m: Là 0 hoặc là 1 Nếu là 0: thỡ tỡm kiếm

chính xác,tức giá trị tỡm phải có mặt trong cột đầu của bảng tham chiếu, nếu không sẽ xuất hiện lỗi Nếu là

1:thỡ cột đầu phải được sx tăng(ngầm định là 1)

b Hàm tỡm kiếm trong hàng

= hlookup(giá trị dò tỡm, bảng tham chiếu, hàng trả về,

kiểu dò tỡm)

• Chú ý : nếu bảng tham chiếu được nhập theo chiều cột

ta sử dụng hàm vlookup ngược lại bảng được nhập theo chiều hàng ta sử dụng hlookup

• ví dụ

c hàm address(<dòng>,

<cột>,<btlogic1>,<btlogic2>,<tênbảngtính>):

Dùng để tham chiếu tới một địa chỉ theo

<dòng>,<cột> là các số chỉ thứ tự của dòng và cột của ô cần tham chiếu

- Nếu <btlogic1> và <btlogic2> là true thỡ ô tham chiếu sử dụng theo địa chỉ tuyệt đối Ví dụ

=address(3,5,true,true,”sheet1”): kq là Sheet1!$E$3

- nếu <btlogic1> là true và <btlogic2> là false thỡ

địa chỉ cần tham chiếu theo địa chỉ R1C1

- ví dụ:

=address(3,5,true,false,”sheet1”): kq là

sheet1R3C5

d hàm Choose(n,<danh sách các giá trị>): lấy

ra giá trị thứ n trong <danh sách các giá trị> từ bên trái

ví dụ = choose(3, 200,300,400,500,700): kq là 400

- Nếu <dạng>=0, thỡ vùng cần tỡm không cần sắp xếp trước

f Hµm Index(): cã hai d¹ng

- d¹ng 2: = index((<c¸c vïng cÇn tìm>),<dßng>,<cét>,<sè thø tù vïng>)

12 Các hàm tài chính

đầu tư vào một việc nào đú

– Rate : lói suất trong một khoảng thời gian

– Nper : Tổng số cỏc khoảng thời gian đầu tư

– Pmt : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian

– Fv : Số tiền cú được trong tương lai sau tổng số khoảng thời gian Nper– Type : Giỏ trị logic, xỏc định khoản thanh toỏn xuất hiện đầu kỳ (=1)

hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)

 Ví dụ: Bài toán như sau:

Tính tổng số tiền tương đương bạn phải tr lúc đầu kỳ (thay vì tr ả ả

góp), để mua tr góp chiếc xe với khoản chi thường kỳ là $220 mỗi ả tháng và trong 4 năm (48 tháng) với lãi suất 9%?

- FV(Rate, Nper, Pmt, PV, Type): Tớnh số tiền cú được sau thời

gian Nper, với lói suất Rate (tớnh theo năm), khi đầu tư một số tiền

Pmt

– Rate : Lói suất trong một khoảng thời gian

– Nper : Tổng số cỏc khoảng thời gian đầu tư

– Pmt : Số tiền lói thu được trong một khoảng thời gian

– Pv : Số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào việc nào đú.

– Type : Giỏ trị logic, xỏc định khoản thanh toỏn xuất hiện đầu kỳ

(=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)

• Ví dụ: Bạn đầu tư lúc đầu là: $2000(Pv) Và chi thêm mỗi tháng là: $100 trong 5 năm (60 tháng) Với lãi suất 8% một năm

Tính giá trị được hưởng ở cuối kỳ?

 Hµm PMT(Rate, Nper, PV,FV, Type) : T×m sè tiÒn ph¶i tr trong mçi th¸ng khi vay ng©n hµng (Tr v ả ả ềkho n chi tr thả ả ường k cho m t niªn kho n)ỳ ộ ả

 VÝ dô:

–Bµi to¸n nh­ sau:

Bµi 1: §ang vay ng©n hµng mét kho¶n lµ: 50.000.000

 Hàm NPER(Rate, Pmt, PV,FV, Type) :Tìm số tháng

phải tr một khoản tiền cố định khi vay ngân hàng (tr về ả ả

số kỳ khoản của một đầu tư)

Chương : Cơ sở d ữ liệu trong Excel

1 Giới thiệu về cơ sở d liệu trên b ng tính Giới thiệu về cơ sở d liệu trên b ng tính ữ ữ ả ả

- Cơ sở d liệu(database) là tập hợp các Cơ sở d liệu(database) là tập hợp các ữ ữ

thông tin về một vấn đề cần qu n lý đư ả

thông tin về một vấn đề cần qu n lý đư ả

ợc tổ chức có cấu trúc theo dòng và cột

* ể thực hiện các thao tác trên một cơ sở d Đ ữ

liệu, cần tạo ra ba vùng khác nhau

a Vùng d liệu(database range) Vùng d liệu(database range) ữ ữ

ây là vùng đưa ra d liệu cần thiết và ít nhất

Đ ây là vùng đưa ra d liệu cần thiết và ít nhất ữ

ph i có hai dòng: ả

ph i có hai dòng: ả

+ Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột gọi là tên

vùng hay tên trường(field name)

+ Các dòng còn lại chứa các d liệu Mỗi dòng + Các dòng còn lại chứa các d liệu Mỗi dòng ữ ữ

được gọi là một b n ghi(record) ả

được gọi là một b n ghi(record) ả

b Vùng tiêu chuẩn(criteria range)

Chứa điều kiện để tỡm kiếm, xoá , rút trích

- Vùng này có ít nhất hai dòng:

Dòng đầu chứa các tiêu đề mà mỗi tiêu đề này ph i trùng Dòng đầu chứa các tiêu đề mà mỗi tiêu đề này ph i trùng ảảvới tiêu đề của vùng d liệu, các dòng còn lại chứa tiêu ữ

với tiêu đề của vùng d liệu, các dòng còn lại chứa tiêu ữ

chuẩn

- Vùng tiêu chuẩn có thể chứa nhiều cột

c Vùng trích d liệu(extract)ữ

c Vùng trích d liệu(extract)ữ

Là vùng dữ liệu chứa các mẩu tin của dữ liệu

(Database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn