bài giảng excel

Giới thiệu chung- Excel là phần mềm bảng tính điện tử cao cấp của Microsoft, được sử dụng rất rộng rãi trong các nghiệp vụ quản lý và xử lý số liệu, nhất trong công tác kế toán, tài chín

Bài giảng Microsoft Excel

TIN HỌC ỨNG DỤNG

Giáo viên: Hoàng Anh Sơn

Khoa Công nghệ thông tin

Trường Trung học BCVT & CNTT II

Email: Hason-va@vnn.vn

Điện thoại: 0914044643

I Giới thiệu chung

- Excel là phần mềm bảng tính điện tử cao cấp của Microsoft, được sử dụng rất rộng rãi trong các nghiệp vụ quản lý và xử lý số liệu, nhất trong công tác kế toán, tài chính, thương mại và cả trong các hoạt động khoa học công nghệ.

- Excel cho phép tổ chức thông tin cần lưu trữ và

xử lý dưới dạng bảng, tự động thực hiện tính toán theo biểu thức được xây dựng.

1 Khái niệm

2 Khởi động, thoát khỏi Excel

+ Start – Program – Microsoft Office – MS Excel

+ Nhấp đôi (double Click) vào biểu tượng shortcut Excel trên Desktop

+ Khởi động theo đường dẫn:

C:\Program files\Microsoft Office\office11\Excel.exe

Con trỏ ô

Bảng tính hiện tại Thẻ tên bảng tính(sheet)

Thanh công thức (Formular bar)

Nút chọn

bảng tính

+ Bảng tính (Book) của Microsoft Excel

có tối đa 255 tờ bảng tính (SHEETS)

+ Mỗi Sheet gồm 256 cột (Colunms) và

65536 hàng (Rows), giao nhau giữa

một hàng và một cột gọi là ô (Cell)

3 Màn hình Excel

+ Mỗi cell được đánh địa chỉ và được xác định bằng giao của cột và hàng được qui định như sau: địa chỉ của cột được đánh trước sau đó đến địa chỉ của

hàng

Ví dụ: A12 là được xác định bằng giao của cột A

và hàng 12 của bảng tính

+ Trong Cell chứa số liệu và Cell là đơn vị cơ sở để

xử lý bảng tính, mỗi Cell có thể chứa được một

chuỗi dài 255 ký tự.

3 Màn hình Excel

+ Các cột được đặt từ trái sang phải, bắt đầu là cột

A tiếp theo là các cột B,C,…Z, sau cột Z là các cột AA,AB, …AZ, … cho đến IV là cột thứ 256.

+ Các hàng được đánh số liên tục từ trên xuống

dưới từ 1 đến 65536

+ Các bảng tính (SHEET) được đặt tên từ trên

xuống dưới, bắt đầu là SHEET1 đến SHEET2,

SHEET3,…vv Người dùng có thể đặt lại tên cho các SHEET nếu muốn.

3 Màn hình Excel

+ ← , ↑ , → , ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

+ Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.

+ Ctrl + ← tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.

+ Ctrl + ↓ tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại + Ctrl + ↑ tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.

+ Ctrl + ↑ + ← tới ô trái trên cùng (ô A1).

+ Ctrl + ↑ + → tới ô phải trên cùng (ô IV1).

+ Ctrl + ↓ + ← tới ô trái dưới cùng (ô A65536).

+ Ctrl + ↓ + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536)

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

1 Di chuyển và chọn

Vùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm địa chỉ của đầu vùng và địa chỉ của cuối vùng, có dạng <đầu>:< cuối >

Địa chỉ vùng: B2:G9

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

1 Di chuyển và chọn

 Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô.

 Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page

Up, Page Down, Home.

 Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.

 Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)

 Kích chuột vào ô nào đó

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

1 Di chuyển và chọn

 Chọn miền (range):Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của

vùng (hoặc theo các chiều khác).

 Chọn cả dòng/cột :Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).

 Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các

miền rời nhau.

 Chọn cả bảng tính: Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

1 Di chuyển và chọn

 Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong

1 Nhập dữ liệu

- Khi nhập dữ liệu, dữ liệu cũng sẽ hiển thị trên thanh công thức (Formular bar)

- Nhấn Enter để kết thúc nhập, nhấn ESC để hủy việc nhập.

- Nhấn Alt + Enter: Để xuống dòng

3 Sao chép và di chuyển dữ liệu

Cách 2: Trong trường hợp vùng nguồn và vùng

đích kề nhau ta có thể thực hiện bằng cách sau

B1: Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.

B2: Đặt con trỏ chuột tại góc phải phía dưới của vùng

được chọn, con trỏ chuột đổi dạng thành dấu

+ Rê chuột để sao chép.

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

4 Địa chỉ

a Địa chỉ tương đối (Relative Address ):

- Địa chỉ tương đối có dạng <Cột><Dòng> Khi

chép đến vùng đích, địa chỉ của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa : phương, chiều và khoảng cách

Ví dụ : Ta có dữ liệu như bảng sau :

có công thức là = A2*B2 và cho ta kết quả 24.

II Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

Địa chỉ tuyệt đối có dạng $<Cột>$<Dòng> khi sao

chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng

đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.

b Địa chỉ tuyệt đối ( Absolute Address )

Ví dụ : ta có bảng lương như sau :

VI Các thao tác với tệp

1 Tạo mới tập tin excel

VI Các thao tác với tệp

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

3 Lưu tập tin

VI Các thao tác với tệp

Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)

 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ

 Vào menu File/Save As



4 Các thao tác với bảng tính

- Chèn thêm sheet

- Xóa sheet đang chọn

- Đổi tên Sheet đang chọn

- Di chuyển vị trí Sheet

- Chọn tất cả các Sheet

- Đổi màu của Tab Sheet

VI Các thao tác với tệp