BÀI GIẢNG EXCEL

– Möîi cûãa söí vùn baãn cuãa Excel laâ möåt WorkBook, – Trong WorkBook göìm nhiïìu Sheet – Möîi Sheet coá thïí laâ baãng tñnh,... * Trong àố: danh sấch àưëi sưë cố thïí lâ hùçng sưë hóå

011100101001010101010010101010001110100111000111111111010101010101110101010000111010010010000101010010

T TT

Bµi 1TæNG QUAN VÒ EXCEL

1.Giíi thiÖu

– Excel lµ tr×nh øng dông b¶ng tÝnh trong

Windows, thuéc bé c«ng cô v¨n phßng

Microsoft Office (MsOffice)

– Excel lµ øng dông ®a v¨n b¶n

I Giúái thiïåu - Caác chûác nùng chñnh cuãa Excel

– Excel laâ möåt ûáng duång baãng tñnh

– Möîi cûãa söí vùn baãn cuãa Excel laâ möåt WorkBook,

– Trong WorkBook göìm nhiïìu Sheet

– Möîi Sheet coá thïí laâ baãng tñnh,

– Tñnh toaân, phín tñch, taơo biïíu ăöì, líơp baâo caâo trïn caâc dûô liïơu ặúơc töí chûâc theo daơng baêng 2 chiïìu.

– Chia seê dûô liïơu vúâi caâc ûâng

duơng khaâc

Caâc chûâc nùngthöng quaCaâc hađm thiïịt kïị sùĩn

ngûúđi sûê duơng taơo

cöng cuơ

hïơ thöịng

menu biïíu tûúơng lïơnh

– Excel sûê duơng caâc tñnh nùng böí sung, nhíơp vùn baên tûđ Word, taơo chûô nghïơ thuíơt tûđ WordArt

– Excel cuông cung cíịp caâc phûúng thûâc ăïí caâc ûâng duơng khaâc coâ thïí sûê duơng ặúơc caâc chûâc nùng maơnh cuêa noâ

II Khúãi àöång vaâ kïët thuác Excel

+ Khúãi àöång tûâ biïíu tûúång Excel trong cûãa söí Windows Explorer

+ Tûâ nuát Start : [START]\Programs\ (Microsoft Office)\Microsoft Office Excel

2.Kïët

thuác

– Chổn lïånh tûâ menu: [FILE]\Exit– Nhêën vâo nuát àống cûãa sưí [ ] úã gốc trïn phẫi, hóåc nhêën Alt–F4

– Nïëu cấc WorkBook cố sûãa àưíi vâ chûa ghi lẩi sûå thay àưíi, thị Excel sệ yïu cêìu ta xấc nhêån viïåc cố ghi hay khưng trûúác khi

III Caác thaânh phêìn vaâ khaái niïåm cú baãn

1.Cûãa söí ûáng duång

– WorkBook

Sheet

Cell Cell

Column

Row

Ngay phña trïn vuâng baãng tñnh coá 2 thaânh phêìn:

+ Möåt laâ höåp tïn (Name Box) + Hai laâ thanh cöng thûác (Formula Bar)

- Phña dûúái laâ thanh chûáa tïn caác sheet trong workbook vaâ thanh cuöën ngang.

– Bïn phaãi laâ thanh cuöën doåc.

3.Töí chûác baãng tñnh (sheet) trong

– Giao cuêa cöơt vađ hađng lađ ö (cell) vúâi ắa chó xaâc ắnh lađ: [nhaôn cöơt][nhaôn dođng]

B2

C3

A B C D

1 2 3

– Ăöịi vúâi ö trong möơt sheet cuêa möơt workbook nađo ăoâ, thò ắa chó daơng ăíìy ăuê lađ:

- Khoẫng cấc ư lâ: mưåt dậy liïn tuåc cấc ư (giúái hẩn trong mưåt khung hịnh chûä nhêåt) vâ/hóåc cấc ư rúâi rẩc

123

b Nưåi dung cuãa cấc ư

Mưỵi ư cố thïí chûáa dûä liïåu hóåc cưng thûác tđnh toấn Dûä liïåu cố thïí lâ :

- chuưỵi kyá tûå (character/string) vđ du:å Hổ vâ tïn

- Cöng thûác tñnh toaán coá daång: kyá tûå àêìu tiïn laâ dêëu bùçng (=) tiïëp theo laâ möåt biïíu thûác

* Vñ duå : taåi ö A3 nïëu ta nhêåp

=5+3 thò sau khi nhêën Enter, nöåi dung cuãa A3 seä laâ 8.

Toấn tûã lâ cấc phếp toấn sưë hổc: + , - , * , / , % , ^ (luäy thûâa); hóåc cấc toấn tûã so sấnh: < ,

> , = , <= , >= , <> , vâ toấn tûã nưëi chuưỵi & (vđ duå: “HO”&“TEN”

 “HOTEN”)

Toaân haơng: giaâ trõ hùìng (constant), möơt tham chiïịu ö, möơt nhaôn (label), tïn (name) hoùơc lađ möơt hađm (function) cuêa workbook.

Caâc hùìng chuöîi ặúơc bao trong cùơp nhaây keâp “ ”

c.Tham chiïịu tûúng ăöịi vađ tuýơt

ăöịi

- Tham chiïịu tûúng ăöịi: xaâc ắnh

võ trñ tûúng ăöịi tûđ ö chûâa tham chiïịu ăïịn ö ặúơc tham chiïịu

- Tham chiïịu tuýơt ăöịi xaâc ắnh sûơ tuýơt ăöịi trong caâch tham chiïịu, nghôa lađ luön hûúâng ăïịn caâc võ trñ cöị ắnh (theo hađng vađ/hoùơc theo cöơt) nađo ăoâ cuêa baêng tñnh khi sao cheâp cöng thûâc.

- Excel duđng kyâ tûơ $ ăùơt trûúâc tïn hađng hoùơc tïn cöơt ăïí chó sûơ

+ Hóåc cố thïí sûã duång menu:

[INSERT]\Name\Define

BAÂI 2 LAÂM VIÏÅC VÚÁI BAÃNG

TÑNH

I Caác thao taác cú

baãn1.Choån caác ö,

- Àïí choån thïm caác ö rúâi raåc

2.Cấc cấch thûåc hiïån

lïånh

- Duâng menu hóåc shortcut menu (duâng Right-click)

- Duâng biïíu tûúång lïånh trong thanh cöng cuå

- Duâng phñm tùæt

3.Chên, xốa cấc ư, hâng, cưåt1 Chổn cấc ư, hâng, cưåt cêìn tấc àưång

2 Click mouse phẫi (Right-click) lâm xuêët hiïån shortcut menu

3 Chổn lïånh thđch húåp tûâ shortcut menu:

Insert àïí chên thïm

Clear contents àïí xốa nưåi dung cấc ư (hóåc nhêën phđm Del)

- Duâng menu [Edit]\Del hóåc

[Edit]\Clear àïí xốa

- Menu [Insert]\Cells, Rows hóåc

Columns àïí chên thïm

4.Nhêåp vâ sûãa nưåi dung cuãa

- Nïëu lâ chuưỵi  chĩnh trấi; ngây, giúâ hóåc sưë  chĩnh phẫi

- Kïët thuác viïåc nhêåp nưåi dung bùçng phđa Enter

- Sûãa: Nhêën Double-click (D-click) hóåc F2 vâo mưåt ư àang chổn àïí sûãa chûäa nưåi dung.

- Duâng dêëu bùçng (=) àïí bùỉt àêìu nhêåp cưng thûác

- Nïëu trong cưng thûác cêìn tham

chiïëu ư thị hóåc lâ tûå nhêåp tïn

cấc ư cêìn tham chiïëu, hóåc lâ

duâng mouse àïí chổn

Taơo daơng ö (Format Cells):

Vñ duơ: ăöịi vúâi 1 con söị coâ thïí ặúơc biïíu diïîn bùìng nhiïìu daơng:

- Ăïí taơo daơng möơt hoùơc nhiïìu ö, ăíìu tiïn ta choơn chuâng, sau ăoâ

(R-click\Format Cells)

- Muåc [Number] duâng àïí taåo daång söë,

+ Text daång vùn baãn

- Custom lâ dẩng àùåc biïåt, nố cho phếp ngûúâi sûã duång tûå àiïìu chĩnh viïåc tẩo dẩng Mưåt sưë mậ tẩo dẩng hay duâng lâ:+ Mậ tẩo dẩng sưë:

Vđ duå: sưë cêìn tẩo dẩng: 3149.457)

Mậ Kïët quẫ YÁ nghơa

0 3149 Lâm trôn àïën hâng àún võ

(khưng cố sưë lễ) 0.00 3149.46 Lêëy 2 chûä sưë lễ

#,##0 3,149 Cố kyá tûå phên cấch nhốm 3

sưë vâ lâm trôn 0.00% 314945.70

% Theo dẩng % cố hai sưë lễ0.00

“à” 3149.46 à Thïm chuưỵi vâo kïët quẫ (trong cùåp “ ”)

+ Mậ tẩo dẩng ngây:

Vđ duå: ngây 15 thấng 7 nùm 1999

Mậ Kïët

dd/mm/yy 15/07/99 ngây/thấng/nùm, mưỵi võ

trđ cố 2 sưë mm/dd/yy 07/15/99 thấng/ngây/nùm, mưỵi võ

trđ cố 2 sưë mm/dd/yy

yy 07/15/1999 nùm cố 4 chûä sưë

- Muơc [Alignment] duđng ăïí chónh

sùưp dûô liïơu theo 2 hûúâng:

+ Ngang (Horizontal)

+ Ăûâng (Vertical)

+ Ăiïìu khiïín viïơc cho pheâp vùn

baên xuöịng dođng (Wrap text) hay

traêi líịp sang caâc ö bïn caơnh

+ Ngoađi ra cođn cho pheâp quay vùn baên theo caâc goâc quay khaâc nhau

- Muåc [Font] duâng àïí taåo daång

vïì font chûä

- Muơc [Border] duđng cho viïơc thiïịt

líơp ặúđng viïìn cuêa caâc ö:

5.Taơo daôy tûơ ăöơng- Möơt daôy söị liïơu liïn tuơc (vñ duơ: a1, a2, ) coâ thïí ặúơc taơo tûơ ăöơng bùìng caâch:

+ Nhíơp söị liïơu ăíìu (a1),

+ Sau ăoâ choơn noâ seô lađm xuíịt hiïơn möơt nuât vuöng nhoê

úê goâc dûúâi phaêi

+ Di chuyïín mouse àïën võ trđ nây (mouse cố hịnh dêëu cưång)

+ Kếo lï nuát vuưng àïën ư cuưëi cuãa dậy sưë liïåu sệ tẩo ra mưåt dậy liïn tuåc

- Nïëu dậy lâ dậy sưë (vđ duå:

1, 2, .) thị phẫi nhêën thïm

phđm Ctrl

II Sûã duång menu

+ Save as Ghi ra dûúái möåt tïn múái.

+ Print previewXem trûúác khi in chñnh thûác.

+ Print In.

III Sûê duơng hađm (function) trong cöng thûâc- Hađm coâ thïí ặúơc nhíơp trûơc

tiïịp trong cöng thûâc hoùơc sûê duơng cöng cuơ cheđn hađm cuêa Excel

- Ăïí cheđn hađm vađo cöng thûâc,

duđng menu [Insert]Function hoùơc

click vađo biïíu tûúơng Function

Wizard [fx].

- Sau khi choơn ặúơc hađm thñch húơp, seô nhíơp nöơi dung cho caâc ăöịi söị cuêa hađm.

BAÂI 3 CAÁC HAÂM THÛÚÂNG DUÂNG TRONG EXCEL

I Cấc hâm tđnh toấn vâ thưëng kï

(Statistical)* Cuá phấp:àưëi sưë)1 Hâm Sum SUM(danh sấch

Tđnh tưíng cấc sưë cố mùåt trong danh sấch àưëi sưë cuãa nố

* Trong àố: danh sấch àưëi sưë cố thïí lâ hùçng (sưë hóåc chuưỵi sưë), khoẫng cấc ư chûáa sưë hóåc mưåt hâm trẫ vïì giấ trõ kiïíu sưë

True=1(False=0)

4 Haâm Average* Cuá phaáp: AVERAGE(danh saách

àöëi söë)

Haâm Average traã laåi giaá trõ trung bònh cöång cuãa caác söë trong danh saách àöëi söë

* Vñ duå:Average(2, 5, 7) = 4.66(6)

Nïëu C2 chûáa 7; C3 laâ 4; C4

(7+4+10)/3 = 7

5 Haâm Int

* Cuá phaáp: INT(söë)

Haâm Int traã laåi phêìn nguyïn cuãa söë

So saánh vúái haâm Round(n, 0) laâ haâm laâm troân trïn, Int laâ haâm laâm troân dûúái

* Vñ duå: Int(2.57) = 2;

Int(7/4) = 1 Int(-3.49) = -4

- Söë chûä söë > 0 laâm troân phêìn leã

Vñ duå: Round(21.546, 2) = 21.55

- Söë chûä söë = 0 lêëy söë nguyïn gêìn nhêët

Vñ duå: Round(21.546, 0) = 22

- Söë chûä söë < 0 laâm troân

7 Hađm Mod

* Cuâ phaâp: MOD(söị, söị chia)

Hađm Mod tñnh phíìn dû trong pheâp chia nguýn cuêa söị vúâi söị chia

* Vñ duơ: Mod(13, 4) = 1 vò 13 chia 4 ặúơc 3, dû 1

8 Haâm CountA* Cuá phaáp: COUNTA(danh saách àöëi

söë)

Haâm CountA àïëm söë caác giaá trõ coá mùåt trong danh saách àöëi söë vaâ chó boã qua khöng àïëm caác ö röîng trong khoaãng tham chiïëu

9 Hâm Count* Cuá phấp: COUNT(danh sấch

àưëi sưë)

Hâm Count àïëm cấc giấ trõ kiïíu sưë (hóåc giấ trõ cố thïí chuyïín tûå àưång thânh kiïíu sưë, nhû: kiïíu ngây, chuưỵi sưë, lưgic ) cố mùåt trong danh sấch àưëi sưë

* Vđ duå: Count(13, “432”, “abc”)

= 2

Count(12/8/98, TRUE) = 2

10 Hađm Rank* Cuâ phaâp: RANK(söị cx haơng, ds söị, pp sùưp)

Hađm Rank traê laơi thûâ haơng cuêa söị cíìn xïịp haơng theo caâc giaâ trõ cuêa danh saâch söị

Nïịu phûúng phaâp sùưp bùìng 0 (hoùơc boê qua) thò danh saâch söị ặúơc sùưp theo thûâ tûơ giaêm díìn, ngûúơc laơi lađ thûâ tûơ tùng

* Vñ duå: Giaã sûã caác ö tûâ A1 àïën A5 chûáa giaá trõ tûúng ûáng laâ 5, 6, 9, 4, 8

Rank(A1, A1:A5, 1) = 2 (4, 5, 6,

8, 9)

Rank(A1, A1:A5, 0) = 4 (9, 8, 6,

5, 4)

II Caâc hađm lögic- Biïíu thûâc logic lađ möơt biïíu thûâc

ặúơc lûúơng giaâ búêi 2 giaâ trõ: ăuâng (True =1) vađ sai (False =0)

- Caâc toaân tûê so saânh (<, >, =,

<=, >=, <>)

- Caâc hađm logic (And, Or, Not )

*Vñ duơ: True: 5 > 4; “A” < “C” (so saânh chuöîi)

False:(3+5) <> 8; (2*10) =

((5-1 Haâm And

* Cuá phaáp: AND(danh saách biïíu thûác logic)

- Haâm And = True nïëu têët caã

caác biïíu thûác logic trong danh

saách laâ True

Ngûúåc laåi And = False.

2 Haâm Or* Cuá phaáp: OR(danh saách biïíu

thûác logic)

- Haâm OR = False nïëu têët caã caác

biïíu thûác logic trong danh saách laâ False; ngûúåc laåi nïëu coá ñt nhêët möåt biïíu thûác logic trong danh saách nhêån giaá trõ True thò haâm

OR = True

3 Haâm Not* Cuá phaáp: NOT(biïíu thûác

4 Hađm If* Cuâ phaâp: IF(bt_logic, giaâ trõ 1 , giaâ

trõ 2)

- bt_logic = True traê vïì: giaâ trõ 1

- bt_logic = False traê vïì: giaâ trõ 2

- Giaâ trõ traê laơi coâ thïí ặúơc nhíơn thöng qua kïịt quaê cuêa möơt hađm khaâc

III Caâc hađm chuöîi (string), vùn baên

(text)

1 Hađm

Len

- Hađm Len líịy ăöịi söị text coâ

kiïíu kyâ tûơ vađ traê laơi ăöơ dađi cuêa text

- Caâc kyâ tûơ tröịng (khoaêng caâch) trong text cuông ặúơc ăïịm nhû caâc kyâ tûơ khaâc

2 Haâm

Left

* Cuá phaáp: LEFT(text, num)

- Haâm Left traã laåi num kyá tûå bïn traái nhêët cuãa text.

- Nïëu boã qua àöëi söë num thò

xem nhû lêëy kyá tûå àêìu tiïn cuãa text

- Nïëu num lúán hún àöå daâi cuãa

text thò lêëy toaân böå text

3 Haâm Right

* Cuá phaáp: RIGHT(text, num)

- Haâm Right traã laåi num kyá tûå

bïn phaãi nhêët cuãa text

- Nïëu boã qua àöëi söë num thò

xem nhû lêëy kyá tûå cuöëi cuâng cuãa text

- Nïëu num lúán hún àöå daâi cuãa

text thò lêëy toaân böå text

4 Hađm Mid

* Cuâ phaâp: MID(text, pos, num)

- Hađm Mid traê laơi num kyâ tûơ cuêa text, tñnh tûđ võ trñ pos.

- Kyâ tûơ ăíìu tiïn cuêa text ặúơc

ăïịm lađ 1

- Nïịu pos lúân hún ăöơ dađi cuêa text

thò traê laơi chuöîi röîng

5 Nöëi hai chuöîi &* Cuá phaáp: text1 & text2

- Toaán tûã nöëi chuöîi & lêëy hai

àöëi söë kiïíu kyá tûå text1 vaâ text2

àïí taåo thaânh chuöîi múái laâ húåp cuãa hai chuöîi naây

* Vñ duå:

“MASO laâ ” & Left(“A124”)“MASO

laâ A”

IV Caâc hađm ngađy, giúđ (Date &

31/12/2078 tûúng ûâng vúâi giaâ trõ tûđ

1 ăïịn 65380.

- Kiïíu ngađy coâ thïí ặúơc chuýín thađnh möơt söị vađ ngûúơc laơi.

*Vñ duơ: ngađy 05/01/1900 ặúơc tñnh nhû lađ giaâ trõ 5, vađ giaâ trõ 1245 ặúơc xem nhû ngađy 29/05/1903.

1 Hâm Day* Cuá phấp: DAY(dậy sưë kiïíu

ngây)

- Hâm Day trẫ lẩi giấ trõ ngây

(tûâ 1 àïën 31) tûâ dậy sưë kiïíu ngây

- Dậy sưë kiïíu ngây cố thïí lâ mưåt chuưỵi ngây (“03/01/98”) hóåc tham chiïëu àïën ư chûáa giấ trõ ngây

2 Hâm

Month

* Cuá phấp: MONTH(dậy sưë kiïíu ngây)

- Hâm Month trẫ lẩi giấ trõ

thấng (tûâ 1 àïën 12) tûâ dậy sưë kiïíu ngây.

3 Hâm Year* Cuá phấp: YEAR(dậy sưë

kiïíu ngây)

- Hâm Year trẫ lẩi giấ trõ nùm

(tûâ 1900 àïën nùm lúán nhêët cố

4 Hađm Now

- Hađm Now traê laơi giaâ trõ lađ

möơt daôy söị göìm ngađy, thaâng, nùm vađ giúđ hiïơn taơi ăang ặúơc lûu trong ăöìng höì cuêa maây tñnh

5 Caâc hađm vïì thúđi

V Caác haâm tòm kiïëm vaâ tham chiïëu

thûúâng sûã duång möåt baãng chûáa caác giaá trõ seä traã laåi qua möåt quaá trònh tòm kiïëm theo khoáa tòm

- Coá hai loaåi baãng: baãng ngang vaâ baãng doåc

- Caác giaá trõ x1, x2, x3 (úã haâng 2) vaâ y1, y2, y3 (úã haâng 3) laâ

- Haâm VLOOKUP tòm trong cöåt

àêìu tiïn cuãa baãng_tòm möåt giaá trõ húåp lïå so vúái gt_tòm, nïëu tòm

thêëy seä traã laåi giaá trõ tûúng

ûáng theo haâng úã cöåt_traã_gt.

2 Haâm HLookup* Cuá phaáp: HLOOKUP(gt_tòm,

- Nïëu caách_tòm = 0 (False) thò

baãng_tòm khöng yïu cêìu sùæp

- Haâm HLOOKUP tòm trong haâng àêìu tiïn cuãa baãng_tòm möåt giaá trõ húåp lïå so vúái gt_tòm, sau àoá

nïëu tòm thêëy thò seä traã laåi giaá trõ tûúng ûáng theo cöåt úã

haâng_traã_gt

3 Haâm Columns

* Cuá phaáp:

COLUMNS(khoaãng tham chiïëu)

Haâm Columns traã laåi söë cöåt

trong khoaãng tham chiïëu

* Vñ duå: Columns(A5:C10) = 3 (tûâ A  C laâ 3 cöåt)

4 Haâm Rows

* Cuá phaáp: ROWS(khoaãng tham chiïëu)

Haâm Rows traã laåi söë haâng

trong khoaãng tham chiïëu

* Vñ duå: Rows(A5:C10) = 6

(tûâ 5  10 laâ 6 haâng)

BAÂI 4 TAÅO BIÏÍU ÀÖÌ - CHART

I Caâc thađnh phíìn cuêa biïíu ăöì

- Vuđng dûô liïơu: möơt khoaêng liïn

tuơc hoùơc rúđi raơc caâc ö baêng tñnh ặúơc choơn ăïí duđng lađm dûô liïơu cho biïíu ăöì

+ Coâ thïí töí chûâc theo hađng hay cöơt goơi lađ daôy (series) dûô liïơu

+ Truơc toơa ăöơ: hïơ thöịng caâc

ặúđng thùỉng ặâng hoùơc ngang xaâc ắnh tó lïơ biïíu diïîn caâc ăiïím dûô liïơu, trïn caâc truơc coâ chûâa caâc vaơch ăaânh díịu tó lïơ (tick mark)

+ Caâc truơc thûúđng coâ hai loaơi: truơc chuê ăïì (category) vađ truơc giaâ trõ (value)

+ Hưåp ghi chuá (legend): chûáa cấc

dêëu hiïåu biïíu diïỵn cấc dậy sưë liïåu cố mùåt trong biïíu àưì

- Cố thïí àùåt legend tẩi mưåt võ

trđ tuây yá trong biïíu àưì

+ Tiïu àïì (title): dông vùn bẫn tẩo nhận cho biïíu àưì (chart title) vâ

cấc truåc

Biểu đồ mẫu

II Sûã duång Chart

Wizard

* Bûúác 1: Choån vuâng dûä liïåu chûáa söë liïåu cuãa biïíu àöì

* Bûúác 2: Click vaâo biïíu tûúång

[Insert]\Chart

* Bûúác 3: Choån kiïíu biïíu àöì vaâ choån möåt daång con cuãa noá