Bai giang Excel

Các loại sản phẩm phần mềm:a Phần mềm nhúng là phần mềm được nhà sản xuất thiết bị cài sẵn vào thiết bị và chúng được sử dụng ngay cùng với thiết bị mà không cần có sự cài đặt của người

øng dông CNTT trong qu¶n lý

Hµ Ninh

Hµ Ninh

Các khái niệm cơ bản của CNTT

1 Phần cứng (Hardware)

Phần cứng là các thiết bị liên quan đến thu

nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý và truyền thông tin : máy tính, máy in, các thiết bị nhớ (thuật ngữ phần cứng dành cho khía cạnh linh kiện của máy tính và các thiết bị có liên quan)

Đặc trưng của phần cứng :

Giảm giá liên tục 30% -50% / 1năm khấu hao trung bình 1USD / 1 ngày

(Định luật MOORE)

1 Phần mềm được hiểu là chương trình, tài liệu mô tả chương trình, tài liệu hỗ trợ, nội dung thông tin số hoá.

§Æc tr­ng cña phÇn mÒm

+ §a d¹ng, phong phó, dÔ sö dông

+ Trë thµnh dÞch vô x· héi ( phÇn mÒm d¹y häc, kÕ to¸n, kh¸m bÖnh )

Các loại sản phẩm phần mềm:

a) Phần mềm nhúng là phần mềm được nhà sản

xuất thiết bị cài sẵn vào thiết bị và chúng được sử dụng ngay cùng với thiết bị mà không cần có sự cài đặt của người sử dụng hay người thứ ba.

b) Phần mềm đóng gói là sản phần phần mềm có

thể sử dụng ngay sau khi người sử dụng hoặc nhà cung cấp dịch vụ cài đặt vào các thiết bị hay hệ thống Phần mềm đóng gói thương được phân ra hai loại:

c) Phần mềm chuyên dụng là sản phẩm phần

mềm được phát triển theo yêu cầu vụ thể và riêng biệt của khách hàng Phần mềm chuyên dụng có thể được phát triển từ đầu hoặc được thiết kế theo yêu cầu của khách hàng dựa trên cơ sở các phần mềm sẵn có trên thị trường

Dịch vụ phần mềm dùng để chỉ mọi hoạt động

trực tiếp phục vụ các sản phẩm phần mềm,

khai thác, nghiên cứu, sử dụng, đào tạo, phổ biến và hoạt động khác liên quan đến phần

mềm

øng dông CNTT trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh

Cã nhiÒu con ®­êng lùa chän

§Æc tr­ng cña phÇn mÒm

+ §a d¹ng, phong phó, dÔ sö dông

+ Trë thµnh dÞch vô x· héi ( phÇn mÒm d¹y häc, kÕ to¸n, kh¸m bÖnh )

Các loại sản phẩm phần mềm:

a) Phần mềm nhúng là phần mềm được nhà sản

xuất thiết bị cài sẵn vào thiết bị và chúng được sử dụng ngay cùng với thiết bị mà không cần có sự cài đặt của người sử dụng hay người thứ ba.

b) Phần mềm đóng gói là sản phần phần mềm có

thể sử dụng ngay sau khi người sử dụng hoặc nhà cung cấp dịch vụ cài đặt vào các thiết bị hay hệ thống Phần mềm đóng gói thương được phân ra hai loại:

c) Phần mềm chuyên dụng là sản phẩm phần

mềm được phát triển theo yêu cầu vụ thể và riêng biệt của khách hàng Phần mềm chuyên dụng có thể được phát triển từ đầu hoặc được thiết kế theo yêu cầu của khách hàng dựa trên cơ sở các phần mềm sẵn có trên thị trường

Dịch vụ phần mềm dùng để chỉ mọi hoạt động

trực tiếp phục vụ các sản phẩm phần mềm,

khai thác, nghiên cứu, sử dụng, đào tạo, phổ biến và hoạt động khác liên quan đến phần

mềm

øng dông CNTT trong c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh

Cã nhiÒu con ®­êng lùa chän

Các nhà quản lý cần biết gì về quản lý việc ứng dụng CNTT

1 Hiểu các khái niệm, các yêu cầu và lợi ích

của việc ứng dụng CNTT trong QLTC

- Làm thế nào để áp dụng CNTT trong quản lý tài chính ??

- Đưa CNTT vào quản lý tài chính như thế nào để cải tiến việc phục vụ, giảm chi phí ??

2 Biết giá trị và chi phí cho ứng dụng CNTT trong QLTC là yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định và hỗ trợ các mục tiêu hoạt động

3 Phải biết rõ vai trò trách nhiệm cụ thể của nhà quản lý

đối với việc quản lý thông tin tài chính, chia xẻ và bảo quản giữ gìn thông tin tài chính

- Đã kiểm tra tính thích hợp, chính xác và kịp thời của TT

được sử dụng trong phạm vi trách nhiệm của mình ?

- Có đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định, hướng dẫn

về bảo quản giữ gìn TT cũng như quy định về huỷ bỏ

thông tin ??

- Có đảm bảo thông tin được bảo vệ tốt, không mất mát

và không bị tiết lộ trái phép ??

4 Phải hiểu được vai trò của chuyên gia CNTT và tạo cho họ cơ hội để triển khai vận hành các phần mềm ứng dụng CNTT

§èi víi c¸c nhµ qu¶n lý :

Đối với kế toán viên

Những lợi ích

+ Lợi về thời gian : thời gian được dùng vào

những hoạt động có giá trị cao hơn, không tốn nhiều thời gian tổng hợp , tìm kiếm thông tin

+ Lợi về sức lực : Giảm các bước thực hiện một quy trình nghiệp vụ , cải thiện được luồng công việc (không tốn công lao động cho việc cộng

sổ, đối chiếu )

+ Lợi về chi phí : Tiết kiệm các nguồn tài nguyên

do tránh được các sai hỏng, số liệu càng tích luỹ nhiều thì lợi ích càng nhận rõ

Những thay đổi

• Thay đổi tư duy

• Thay đổi phong cách lao động

• Thay đổi việc làm

• Cải thiện chất lượng và số lượng dịch vụ

Các ưu điểm :

1 Không phải mua phần mềm -> tiết kiệm chi

phí

2 Có thể thay đổi linh hoạt các mẫu báo cáo

3 Không yêu cầu người sử dụng phải có trình

độ Tin học cao

4 Dễ dàng trao đổi thông tin

ứng dụng MS EXCEL trong quản lý chứng từ,

lập sổ sách và báo cáo kế toán

Các hạn chế :

1 Tính bảo mật thông tin chư

a cao

2 Dễ bị Virus phá hoại

3 Phụ thuộc kinh nghiệm của người sử dụng

4 Khó sử dụng khi mô hình quản lý lớn và phức tạp

Chứng từ

(Thu/Chi Xuất/Nhập)

Sổ sáchNhậtký chung, Sổ cái, Sổ quỹ

Báo cáoBảng cân đốiBáo cáo KP

Mét sè nhËn xÐt

1 HÖ thèng sæ s¸ch nhiÒu -> cËp nhËt tèn thêi gian

2 DÔ nhÇm lÉn

3 Xö lý t×m kiÕm th«ng tin h¹n chÕ

4 Tæng hîp th«ng tin lµm b¸o c¸o chËm , dÔ sai lÖch

2 Phương pháp áp dụng

1 Sử dụng phần mềm đóng gói

2 Đào tạo cách sử dụng các phần mềm

nhúng EXCEL, ACCESS, FOXPRO

3 Kết hợp cả 1 & 2

Chương trình đào tạo lập bảng tính EXCEL

để quản lý tài chính

1 Thời gian học : 10 buổi

2 Yêu cầu đã biết sử dụng máy tính để soạn văn bản thông thường

3.Có nghiệp vụ kế toán sơ cấp

Giới thiệu bảng tính lập sẵn

1 Phần dữ liệu cơ sở ( Mục lục ngân sách,

bảng mã tài khoản, mã nguồn KP )

2 Phần nhập thông tin ( Nhập chứng từ )

3 Phần kết xuất thông tin ( Sổ cái, sổ NKC, )

4 Báo cáo tài chính ( Báo cáo THKP , Phụ biểu B02h, Phụ biểu F02h, Bảng đối chiếu HMKP )

Giới thiệu phần mềm kế toán :

Có nhiều hãng làm phần mềm dựng sẵn : MISA, ACSYS, FAS Tuy nhiên có một số tiêu chuẩn

chung để đánh giá phần mềm dựng sẵn:

1 Tính phù hợp : phù hợp với công việc của người

sử dụng, ít thay đổi thói quen của họ

2 Tính linh hoạt : chương trình có thể thay đổi khi các yêu cầu về hạch toán, báo cáo thay đổi

3 Tính mở : người sử dụng có thể tham gia sửa

đổi một số phần của chương trình cho phù hợp với công việc mới

4 Tính bảo mật và an toàn dữ liệu

5 Tính liên kết : dữ liệu của chương trình có thể chuyển, dịch dang các dạng khác để sử dụng cho các ứng dụng khác

§Çu t­ cho phÇn mÒm theo tû lÖ nµo ??? ThÕ nµo lµ phÇn mÒm m· nguån më ???

Màn hình làm việc của EXCEL

Cấu trúc b ng tính ả

•        Trang tính - Sheet:

• Sổ b ảng tính - Workbook: gồm nhiều trang tính

sheet1, sheet2, sheet3 Có thể đặt lại tên cho các

trang tính này: nhấn đúp chuột vào thẻ tên rồi

gõ tên mới Hoặc có thể nhấn phím phải chuột để xuất hiện b ả ng chọn nóng, chọn Rename, rồi gõ tên mới.

• Một sổ bảng tính được ghi thành một tệp

(file) Theo mặc định có phần tên mở rộng là

*.XLS.

+ Cột - column: được đánh thứ tự bằng các chữ cái

A,B,C Z,AA, AB,AC IU, IV.

+ Dòng - row: Các dòng được đánh thứ tự bằng các số 1,2,3,4

+ Ô - cell: là giao điểm của cột và một dòng.

+ Dịa chỉ - address : địa chỉ của ô là chữ cái chỉ cột và

con số chỉ dòng: B5, E8

+ Vùng - domain: là một tập hợp những ô kế cận nhau

tạo thành một hinh chữ nhật Một vùng được xác định bởi tọa độ ô đầu (góc trên trái) và toạ độ ô cuối (góc dư

ới phải).

Nhập dữ liệu.

Nhấn chuột để chọn ô d liệu cần nhập Ô sẽ được viền nổi bật ữ Nhập d liệu vào đúng định dạng và kiểu d liệu ữ ữ

Nhấn phím Enter để kết thúc việc nhập

Sửa đổi dữ liệu

Chọn ô cần sửa đổi hoặc xóa bằng cách nhấn đúp phím chuột trái

Sửa lại d liệu hoặc chọn Delete nếu muốn xoá ữ

.1.1 Tính toán ( Nhập công thức vào ô )

Nhấn chuột vào ô sẽ chứa kết qu ả

2) Gõ dấu =.

3) Gõ công thức, các toán hạng là các ô sẽ được trỏ đến bằng địa chỉ ô.

Địa chỉ tương đôí và tuyệt đối - sao chép công thức

.1 Đ a chỉ tương đối ị Ví dụ: = C4 + D4/5 Địa chỉ

tuyệt đối Ví dụ: F4=$C$4+$D$4/5 Địa chỉ hỗn hợp

Sao chép di chuyển

Bụi đen

Cỏch 1 Trỏ chuột vào một trong nh ng cạnh viền của vùng đã ữ

chọn Con trỏ chuột chuyển thành hinh mũi tên.

 Kéo rê vùng đã chọn đến vị trí mới rồi nh chuột ả

Nếu nhấn và gi phím Ctrl trong khi thao tác th vùng ữ ả

d liệu được ữ sao chép sang chỗ mới Nếu trái lại (không

gi phím Ctrl) th vùng d liệu được ữ ả ữ di chuyển đến chỗ mới.

 Cách 2 Sử dụng lệnh Copy hay Cut và Paste

Dạng thức: =COUNT(Đối số 1, Đối số 2, Đối số n).

Ví dụ: =COUNT(F4:F6) - đếm nh ng ô d liệu cùng kiểu từ ô ữ ữf4 đến f16

• Hàm COUNTIF :

Dạng thức: =COUNTIF (Vùng ô đếm,dấu hiệu đếm)

• Hàm MAX, MIN:

Dạng thức: =MAX( ối số 1, ối số 2, ối số n) Đ Đ Đ

Dạng thức: =MIN( ối số 1, ối số 2, ối số n) Đ Đ Đ

• Hàm IF:

Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện, gía trị khi đúng, gía trị khi sai).

• Hàm RANK:

Tim thứ bậc của một giá trị trong một dãy gía trị

Dạng thức: =RANK( giá trị, vùng dãy giá trị, cách xếp thứ bậc) Trong đó:

 Cách xếp thứ bậc: t ng hoặc gi m dần (có ă ảgiá trị là 0 hoặc 1):

 0 (hoặc không ghi = mặc định): Thứ bậc được

xếp theo trật tự gi m dần.ả



• Hàm VLOOKUP:

Dạng thức của hàm: =VLOOKUP(giá trị tra tim, vùng b ng đối ả chiếu, cột tim kết qu ) ả

Như vậy, trong hàm VLOOKUP các đối số là:

 Giá trị tra tim: Có thể là một xâu kí tự, một giá trị số, địa chỉ ô

chứa giá trị cần tra tim

 Vùng b ng đối chiếu: ả gồm hai phần:

 Cột chỉ mục: Bắt buộc ph i là cột đầu tiên trong vùng và đã được ảsắp xếp theo thứ tự t ng dần (từ trên xuống dưới)ă  Nh ng cột khai ữthác là nh ng cột chứa d liệu kết qu tương ứng, ở bên ph i của cột ữ ữ ả ảchỉ mục

 Cột tim kết qu : ả Số thứ tự của cột chứa d liệu tham kh o trong ữ ả

b ng đối chiếu Thứ tự được tính từ trái sang ph i và bắt đầu từ số 1 ả ả(cột chỉ mục)

•

• Hàm HLOOKUP:

Bảng đối chiếu tổ chức theo dòng

Dạng thức: =HLOOKUP(giá trị tim kiếm, vùng b ng đối chiếu, dòng ả tim kết qu ) ả

Dòng chỉ mục: Bắt buộc ph i là dòng đầu tiên trong b ng và được sắp ả ảxếp theo thứ tự t ng dần (từ trái sang ph i) Nh ng d liệu trong dòng ă ả ữ ữchỉ mục dùng để đối chiếu với giá trị tim kiếm

 Các dòng kết quả là nh ng dòng chứa giá trị kết qu tương ứng ở ữ ảbên dưới dòng chỉ mục

Thơ Kế toán

5 năm mới bấy nhiêu ngày

Mà xem Tài chính đổi thay đã nhiều

Dân Kế toán dập dìu sổ sách Máy chữ kêu lách tách vui tai Bây giờ mọi sự đổi thay

Đưa công nghệ mới , ngày ngày thảnh thơi

Chứng từ đã nhập đúng rồi Chẳng lo cộng sổ chỉ ngồi in ra

……… (Bút lông ngỗng )

Phiếu điều tra

3.1 Đã mua nhưng chưa sử dụng

3.2 Đã mua và đang sử dụng

3.3 Chưa mua

4 Bạn có nguyện vọng học cách lập bảng tính EXCEL để quản lý tài chính ?

4.1 Muốn được học

4.2 Không muốn học

4.3 Do dự

5 Nếu bạn muốn học thì cách tổ chức nào là phù hợp

5.1 Tập trung 1 đợt 5 ngày tại Hà Nội

5.2 Tập trung 2 đợt tại Hà Nội

5.3 Học tại địa phương, giảng viên về dạy

5.4 Học từ xa ( gửi tài liệu, băng hình) có giải đáp5.5 ý kiến khác