BÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾT

BÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾTBÀI GIẢNG EXCEL 2003 CHI TIẾT

BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ

GV HỒ VIẾT THỊNH

KHOA CNTT THINHVHO@YAHOO.CO

M

ĐẠI HỌC LƯƠNG THẾ VINH

CHƯƠNG I-LÀM QUEN VỚI EXCEL

I- EXCEL LÀ GÌ?

LÀ HỆ BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ DÙNG ĐỂ LƯU TRỮ, TÍNH TOÁN, TỔNG HỢP, THỐNG KÊ DỮ LIỆU NẰM TRONG BỘ OFFICE CỦA HÃNG MICROSOFT TRÊN MÔI TRƯỜNG WINDOWS.

II-MỘT SỐ KHÁI NIỆM TRONG EXCEL

1-TỆP BẢNG TÍNH VÀ BẢNG TÍNH

A-TỆP BẢNG TÍNH (WORKBOOK)

LÀ TỆP TIN CHỨA CÁC BẢNG TÍNH CÓ PHẦN MỞ RỘNG LÀ XLS MỖI TỆP BẢNG TÍNH GẦM ĐỊNH VỚI 3 BẢNG TÍNH VỚI TÊN : SHEET1, SHEET2, SHEET3 VÀ CÓ TỐI ĐA 255 BẢNG TÍNH

    + Dòng (Row): Là tập hợp các ô theo chiều ngang đánh thứ tự từ 1 đến 65536.

    + Ô (Cell): Là nơi giao giữa cột và hàng

 + Ô hiện thời: Là ô có khung viền đậm xung quanh với 1 chấm vuông nhỏ góc dưới bên phải Địa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức.

   + Con trỏ bàn phím: là dấu nhấp nháy, biểu thị vị trí mà ký tự sẽ được chèn vào      + Con trỏ chuột:

 Dấu : dùng để đưa trỏ về một ô nào đó.

Dấu : Dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính

c-Địa chỉ tương đối

- K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó được cập nhật khi sao chép đến địa chỉ mới.

- Cách viết : <tên cột><tên dòng> như: A1, B2,

Ví dụ: ở ô C1 ta có công thức =A1+B1 thì khi sao chép công thức này đến ô C2 ta có =A2+B2

d- Điạ chỉ tuyệt đối

- K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó không thay đổi khi sao

chép đến địa chỉ mới.

- Kí hiệu: $

+$<cột>$<dòng> : tuyệt đối như $A$2, $C$2,

+$<cột><dòng> : tuyệt đối cột, tương đối dòng

+<cột>$<dòng> : tương đối cột, tuyệt đối dòng.

- Cách viết : Viết địa chỉ tương đối xong ấn phím F4

ví dụ: Gõ A1, ấn F4 -> $A$1

III- CÁCH KHỞI ĐỘNG VÀ RA KHỎI EXCEL

1- CÁCH KHỞI ĐỘNG VÀ THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỔ

EXCEL

-> START/ PROGRAM/ MICROSFT EXCEL

-> XUẤT HIỆN CỬA SỔ GỒM CÁC THÀNH PHẦN SAU :Thanh

tiêu đề Thanh Menu

Thanh dụng cụ

Thanh công thức

Thanh trạng thái

Thanh cuộn

Tên bảng tính

Ô hiện

-  Thanh tiêu đề (Title bar): là dòng trên cùng của cửa sổ, ghi tên của ứng dụng và tên tệp tin hiện thời.

- Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh làm việc với Excel, mỗi mục chọn trên thanh thực đơn ứng với một dãy các thực đơn t ơng ứng.

- Các thanh công cụ (Toolbar): Standard, Formating,… Chứa các nút lệnh t ơng ứng với các lệnh trong thanh thực đơn

- Thanh công thức (Formula bar): hiển thị địa chỉ ô, hiển thị, nhập, sửa dữ liệu trong

ô.

- Thanh trạng thái (Status bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel

 Read: Đang sẵn sàng làm việc.

 Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức.

 Point: Đang ghi công thức tham chiếu đến 1 địa chỉ.

 Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện thời.

- Thanh ghi tên bảng tính (Sheet tabs): Là dòng nằm ngay trên dòng trạng thái, hiển thị tên các bảng tính.

- Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar), thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): dùng để

di chuyển tới phần khuất của bảng tính.

Ý NGHĨA CÁC BIỂU TƯỢNG TRÊN THANH STANDARD

Insert Hyperlink: Chèn điểm liên kết

Auto Sum: Tính tổng Paste Function: Gọi hàm Sort Acsending: Sắp xếp tăng dần Sort Decsending: Sắp xếp tăng dần

Chart Wizard: Vẽ biểu đồ Zoom control : Tỷ lệ quan sát màn hình

Redo: Lặp lại thao tác trước Undo: Trở về thao tác trước

Format Painter: Copy định dạng Paste: Dán khối ra từ bộ đệm

Copy: copy khối vào bộ đệm Cut: cắt khối vào bộ đệm

Ý NGHĨA CÁC BIỂU TƯỢNG TRÊN THANH

STANDARDFont: Chọn Font chữ

Center Across Column: Nhập và căn giữa nhiều ô

Curency style: Điền dấu tiền tệ Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu % Comma Style: Điền dấu ngăn cách nghìn, triệu, tỷ

Decrease Decimal: Bớt đi một chữ số thập phân Increase Decimal: Tăng thêm 1 chữ số thập phân

Increase Indent: tăng thêm khoảng cách lề

Borders: Đường viền Fill color: Mầu nền của ô

Font Color: Mầu chữ

Right: Căn dữ liệu sang phải ô Center: Căn dữ liệu vào giữa ô Left: Căn dữ liệu sang trái ô

Size: Chọn cỡ chữ

More Buttons: Thêm nút lệnh

2- Thoát khỏi Excel.

Cách 1- Mở Menu File, chọn Exit Cách 2- ấn phím Alt+F4

I- CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG TÍNH

1- DI CHUYỂN TRỎ TEXT TRONG BẢNG TÍNH:

- MỘT SỐ TỔ HỢP PHÍM CƠ BẢN ĐỂ DI CHUYỂN TRỎ TEXT TRONG BẢNG TÍNH.

,,,: TRÁI, PHẢI, TRÊN DƯỚI.

 : VỀ Ô PHÍA DƯỚI ().

SHIFT  : VỀ Ô PHÍA TRÊN ().

CTRL+HOME: VỀ Ô A1 CTRL+END: VỀ Ô CUỐI CÙNG CỦA DỮ LIỆU CTRL+, CTRL+,CTRL ,CTRL+  :VỀ Ô Ở CÁC GÓC BẢNG TÍNH.

2- Chọn (đánh dấu) các ô, vùng trong bảng tính.

- Chọn ô: Kích chuột vào ô cần chọn

- Chọn cột, dòng: kích chuột và tên cột hay dòng cần chọn

- Chọn vùng:

+ Cách 1: Kích chuột ô đầu, kéo đến ô cuối của vùng cần chọn + Cách 2: Chọn ô đầu, giữ Shift và kích chuột vào ô cuối của vùng cần chọn

3- Chọn Font chữ, đặt độ rộng cột chiều, cao dòng

3.1-Đặt font chữ:

a- Đặt font chữ ngầm định cho các tệp bảng tính mới

Bước 1: Mở Menu Tools/Options/ General tab

b- Đặt font chữ cho bảng tính hiện thời

3.3-Chỉnh chiều cao của dòng:

Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 dòng kéo lên hoặc kéo xuống

Cách 2 : Dùng Menu

B1: Chọn dòng cần chỉnh

B2: Mở Menu Format/ Row, chọn :

+ Height : đặt chiều cao mới

+ AutoFit: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong dòng

+ Hide : ẩn dòng

+ Unhide : Hiện dòng ẩn

4- Xử lý dữ liệu trong bảng tớnh bảng tớnh

4.1- Cỏc kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong Excel

a- Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Là dữ liệu dùng để mô tả một đối t ợng nào đó, không tham gia vào các phép tính Đ ợc kết hợp tất cả các loại ký tự, kể cả ký tự kiểu số

…

+ Chuỗi kiểu ngày/ tháng: ’20/05/1980,…

- Dữ liệu nhập ngầm định bên trái ô

b- Dữ liệu kiểu số (Number):

- Là các dữ liệu tham gia vào quá trình tính toán như: Tiền lương,

điểm, số lựơng, Gồm các số từ 0 đến 9, hoặc các dấu cộng(+),

trừ(-), nhân (*), phần trăm (%), ($), ngoặc đơn () Có thể là số

nguyên, số thập phân và số phẩy động

- Dữ liệu nhập ngầm định bên phải ô

c-

c- Dữ liệu ngày tháng.

- Là dữ liệu ghi mốc thời gian, có thể tham gia các phép tính

- Khuôn dạng: MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào csc thông

số của Windows

Trong đó: DD: mô tả ngày

MM: tháng

YY: Năm

- Muốn thay đổi thông số ngày tháng ta làm như sau:

B1: Vào Start/Setting/Control Panel/Regional Options/ Chọn Date/ chọn dạng thức theo ý muốn

B2: Chọn OK

B3: Chọn vùng nhập dữ liệu,

Mở Format/Cells/ Number/ date/Custom

và chọn kiểu ngày tháng và nhập liệu

d- Dữ liệu kiểu công thức:

- Là biểu thức tính, ghép nối hoặc chuyển đổi dữ liệu,… bắt đầu là dấu

= hoặc dấu + Sau khi ấn Enter công thức nhập chỉ thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả được thể hiện trong ô

Bảng mụ tả lỗi khi dữ liệu nhập công thức khụng hợp lệ

###### Ký hiệu này sẽ hiện thị khi dữ liệu kiểu số, kiểu ngày chứa trong

« kh«ng cã đủ kÝch thước đÓ hiển thị dữ liệu.

Trong trường hợp này cần tăng độ rộng của cột

#VALUE Ký hiệu này sẽ hiển thị khi kiểu của c¸c tham số trong hàm

kh«ng hîp lệ.

Ví dụ: A1= “ABC”, A2=A1*10

#Name? Ký hiệu này sẽ hiển thị khi hàm hay c«ng thức mà Excel kh«ng

hiÓu VÝ dụ: B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4)

#DIV/0 Ký hiệu này sẽ hiển thị khi cã một phÐp tÝnh chia cho 0

#N/A Ký hiệu này sẽ xuất hiện khi tham số sử dụng trong công thức không tồn tại

- Các toán tử trong công thức:

Các toán tử so sánh cho kết quả True (đúng) hoặc False (sai)

Ví dụ: cho kết quả là True

- Nhập theo cột: ấn Enter sau mỗi lần nhập liệu vào 1 ô

- Nhập theo hàng: ấn Tab sau mỗi lần nhập liệu vào 1 ô.

b- Nhập dữ liệu giống nhau trong nhiều ô:

B1: Chọn vùng cần nhập

B2: Nhập dữ liệu, kết thúc bằng Ctrl+Enter

c- Nhập dữ liệu trong ô theo qui luật :

- Nhập chuỗi số với bước tăng là 1 (Số thứ tự).

B1: Đưa trỏ về ô đầu của vùng nhập liệu, gõ số bắt đầu.

B2: ấn Ctrl đồng thời Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, giữ nút trái chuột- kéo- thả ở ô cuối của vùng (Điền tự động)

- Nhập chuỗi số với bước tăng bất kỳ:

B1: Nhập số bắt đầu vào ô thứ nhất, nhập số kế tiếp vào ô thứ 2 của vùng

B2: Đánh dấu khối 2 ô này

B3: Kích chuột vào góc dưới

bên phải ô đó, giữ nút trái

chuột- kéo- thả ở

ô cuối của vùng

- Nhập chuỗi ngày tháng tăng

B1: Nhập ngày tháng bắt đầu vào ô đầu của vùng

B2 : Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, giữ nút trái chuột- kéo- thả ở ô cuối của vùng (Điền tự động)

- Nhập chuỗi ngày tháng tăng

B1: Nhập ngày tháng bắt đầu vào ô đầu của vùng

B2 : Điền tự động

- Nhập một danh sách tự tạo

B1: Mở Tools/ Options/ Custom List

B2: Nhập các giá trị vào hộp List Entries, mỗi giá trị cách nhau bởi phím Enter, OK

B3: Nhập 1 giá trị trong danh sách đã tạo, ở ô đầu của vùng

B4: Điền tự động

d- Nhập dữ liệu kiểu công thức:

Công thức bắt đầu là dầu = hoặc dấu +

- Nhập công thức tính bất kỳ:

B1: Đưa trỏ ở ô kết quả

B2: Nhập công thức, kết thúc bằng Enter.

- Nhập công thức tính tự dộng theo qui luật:

B1: Nhập công thức tính, ở ô đầu tiên của vùng kết thúc bằng Enter.

B2: Điền tự động

Hoặc chọn vùng cần nhập công thức, ấn phím Ctrl+D

5- Tìm, Sửa và xoá dữ liệu

a-Sửa dữ liệu trong ô

B1: Đưa con trỏ đến ô cần sửa, ấn phím F2

B2: Thêm, bớt kí tự cần thiết, ấn Enter

b- Tìm và thay thế dữ liệu

B1: Mở Menu Edit, chọn Replace

B2: Đặt các tuỳ chọn

Find What : Giá trị cần tìm

Replace With: Giá trị thay thế

->Chọn nút Find next để tìm, nút Replace để thay thế giá trị tìm được hoặc Replace All để thay thế tất cả giá trị tìm được trong bảng tính.

c-Xoá dữ liệu

B1: Chọn vùng chứa dữ liệu cần xoá

B2: nhấn phím Delete hoặc mở Menu Edit/ Clear/ All

- Lệnh Undo: Huỷ bỏ các thao tác vừa thực hiện

Thao tác: Mở menu Edit/Undo (Ctrl+Z)

- Lệnh Redo : Lặp lại thao tác vừa thực hiện

Thao tác: Mở menu Edit/Redo (Ctrl+Y.)

8- Chèn thêm ô, dòng, cột

a-

a- Chèn thêm cột

B1: Chọn vị trí cột cần chèn.B2: Mở menu Insert/Columns

b- Chèn thêm dòng.

B1: Chọn vị trí dòng cần chèn.B2: Mở menu Insert/Rows

c- Chèn thêm ô.

B1: Chọn vị trí ô cần chèn

B2: Mở menu Insert/Cells

 Shif cells right: Chèn ô đẩy sang bên phải

 Shif cells down: Chèn ô đẩy xuống dòng

 Entire row: Chèn dòng

 Entire column: Chèn cột

9- Xoá cột, dòng

B1: Chọn cột,dòng cần xoá.B2: Mở menu Edit/Delete

10 Định dạng ô trong bảng tính (cell).

B1: Chọn ô cần định dạng

B2: Mở menu Format/Cells (Ctrl+1) / chọn các tab

10.1 Number tab: Trình bày dữ liệu kiểu số và ngày tháng

Kiểu định dạng số

Số chữ số sau dấu thập phân

Sử sụng dấu phảy ngăn cách nghìn, triệu, tỷ

Kiểu định dạng ngày tháng

tệ, ngày tháng,…

10.2 Alignment tab: Trình bày lề của dữ liệu trong ô

Căn lề theo

chiều ngang ô

Hướng của dữ liệu trong ô

1 ô

10.3 Font tab: Trình bày Font chữ cho dữ liệu trong ô

Màu chữ

Cỡ chữ Font chữ

Kiểu gạch chân

10.4 Border tab: Trình bày đường viền và lưới

Kiểu đường viền

Huỷ bỏ đường

viền và lưới

Màu đường viền Đặt đường viền Đặt đường lưới

10.5 Patterns tab: Trình bày mầu nền các ô

Huỷ bỏ màu nền ô

Đặt mầu nền ô

Ví dụ: Bảng tính được định dạng như sau

II- QUẢN LÝ TỆP BẢNG TÍNH

1-GHI TỆP BẢNG TÍNH MỚI

B1: MỞ MENU FILE/SAVE (CTRL+S)

B2: ĐẶT CÁC TUỲ CHỌN :

+ SAVE IN: CHỌN FOLDER CHỨA TỆP BẢNG TÍNH

+ FILE NAME: VIẾT TÊN TỆP

-> CHỌN SAVE

CHÚ Ý: KHI MỘT FILE ĐÃ ĐƯỢC LƯU, NẾU CÓ SỰ THAY ĐỔI NHƯ THÊM, BỚT, SỬA CHỮA DỮ LIỆU, MUỐN GHI LẠI TA CHỈ CẦN MỞ FILE/ SAVE HOẶC ẤN PHÍM CTRL+S

2- Ghi một tệp bảng tính đã lưu thành một tệp mới

B1: Mở Menu File/Save As

B2: Đặt các tuỳ chọn :

+ Save in : chọn Folder chứa tệp bảng tính

+ File name: Viết tên tệp

-> Chọn save

3- Tạo 1 tệp bảng tính mới

Mở Menu Fille/New (Ctrl+N)/ WorkBook/ OK

4- Mở một tệp bảng tính đã lưu trên đĩa

III- THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

3- Đổi tên bảng tính

Cách 1:

B1: Kích nút chuột phải lên tên bảng tính chọn Rename

B2: Nhập tên mới cho bảng tính

B3: ấn Enter : Xác nhận

Cách 2:

B1: Mở Menu Format/Sheet/ Rename

B2: Nhập tên mới, kết thúc bằngB2: Nhập Enter Enter

5- Copy và di chuyển bảng tính

- Chức năng: Sao chép thêm bảng tính (dự phòng) hoặc di chuyển bảng tính (sang vị trí khác trong cùng 1 tệp hoặc sang 1 tệp khác)

9- Thay đổi số lượng bảng tính ngầm định cho tệp mới

Mở Tools/Options/ General/ chọn số bảng tính ngầm định trong tệp mới tại mục Sheets in new workbook

10- Liên kết thông tin giữa các bảng tính.

a - Liờn kết theo địa chỉ

11- Điều chỉnh kớch cỡ hiển thị cửa sổ bảng tớnh

Cỏch 1: Mở menu View/Zoom /chọn tỷ lệ cần thiết/ok

Cỏch 2: Kớch vào biểu tượng Zoom trờn thanh cụng cụ Standard/ chọn tỷ lệ

Fit to (Ép cho vừa trang)

Page size (Khổ giấy in)

Prin quality (Chất lượng in)

b.Margins tab (cài đặt lề cho trang in)

 Bottom (lề dưới)

 Right (Lề phải)

của trang)

 Vertically (Căn giữa trang theo chiều dọc của trang)

c Header/Footer tab (Tiêu đề trang in)

- Custom Header (Thiết lập tiêu đề trên của trang).

- Custom Footer (Thiết lập tiêu đề dưới của trang).

Các tuỳ chọn của tiêu đề:

- Left section (Tiêu đề ntrái)

- CenTer section (Tiêu đề Giữa)

- Right section (Tiêu đề Phải)

Các nút chức năng tạo lập tiêu đề trang

Chọn Font chữ

Điến số trang Điến tổng số trang

Điến ngày tháng

Điến giờ

Chèn ảnh vào tiêu đề Chèn tên bảng tính

Chèn tên tệp

d Sheet tab

 Print area (Chọn vùng in)

 Print Titles

 Rows to repeat top: (Tiêu đề phía trên mỗi trang).

 Columns to repeat left (Tiêu đề phía trái mỗi trang).

 Gridlines (In các đường kẻ lưới)

 Back and Writie (In đen trắng)

 Draft quality (Chất lượng in)

 Down, Then over (In theo hướng dọc)

 Over, then down (In theo hướng ngang )

IV- TẠO LẬP BIỂU ĐỒ TRÊN BẢNG TíNH 1- Các loại biểu đồ:

 Dạng cột (So sánh dữ liệu theo chiờu dọc).

 Dạng dòng (So sánh dữ liệu theo chiờu Ngang).

 Dạng đường kẻ (Sự thay đổi dữ liệu trong từng đoạn).

 Dạng hình tròn (Mô tả mỗi quan hệ dữ liệu).

 Dạng tọa độ (Mô tả quan hệ của hai loại dữ liệu).

 Dạng miền (Mô tả sự thay đổi qua một giai đoạn).

…

đồ

3- Các bước tạo biểu đồ

B1: Chọn vùng dữ liệu

B2: Mở Insert/Chart

B3 Chọn nhóm và kiểu biểu đồ/Next

B4: Yêu cầu kiểm tra nguồn dữ liệu.

 Data range: Phạm vi dữ liệu

 Series in: Xác định dữ liệu vẽ biểu đồ chứa trên dòng hay cột

B5: Khai báo tiêu đề, lưới, chú giải, nhãn dữ liệu, ….Next

Tiêu đề

của

biểu đồ

Giá trị của trục toạ độ

Đường lưới của biểu đồ

Chú giải của biểu đồ

Nhãn dữ liệu trên các cột, cung

Bảng dữ liệu

 As new sheet: Biểu đồ được tạo trên Sheet mới.

 As object in: Biểu đồ được tạo trên Sheet hiện thời.

-> Chọn Finish: kết thúc tạo lập biểu đồ

Ví dụ: Một biểu đồ đã được vẽ và

5- Sửa biểu đồ

B1: Chọn biểu đồ cần sửa

B2: Mở Menu Chart/ chọn:

- Chart Type: Sửa kiểu biểu đồ.

- Chart Options: Các tuỳ chọn cảu biểu đồ: Tiêu đề, bản chú giảI, …

Muốn sửa chi tiết các thành phần biểu đồ ta làm như sau: B1: Kích đúp vào biểu đồ

B2: Kích chuột chọn chi tiết cần sửa

B3: Kích đúp chuột vào chi tiết cần sửa và sửa theo ý

CHƯƠNG III-CÁC HÀM CƠ BẢN

I- GIỚI THIỆU VỀ CÁC HÀM.

CÁC PHÉP TÍNH TỪ ĐƠN GIẢN ĐẾN PHỨC TẠP TRÊN

 Date & Time: nhóm hàm ngày tháng và thời gian

 Math & Trig: nhóm hàm toán học

 Stactical: nhóm hàm thống kê

 Lookup & Reference: nhóm hàm tìm kiếm

 Database: nhóm hàm về cơ sở dữ liệu

 Text : nhóm hàm văn bản

 Logical: nhóm hàm Logic

 Information: Hàm trả về thông tin