Quản trị hành chánh văn phòng

LOI TUA Bất cứ cấp quần trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là Quản Trị hành Chánh Văn Phong: Giáo trình Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng được viết cho si

NGUYÊN HỮU THÂN

QUAN TRI

NGUYỄN HỮU THÂN

8 Tiến 5ï Quản Trị Kinh Doanh (U.S.A)

mã Nguyên Giảng Viên Cơ Hữu Trường Quản Trị Kinh Doanh Viện Đại Học Ba Lat 1974 1975

@ Tu nghiệp Quan Tr] Kinh Doanh tai Vancouver, Canada

QUAN TRI

HANH CHANH VAN PHONG

LOI TUA

Bất cứ cấp quần trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là Quản Trị hành Chánh Văn Phong: Giáo trình Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng được viết cho sinh viên đang theo học ngành Quản Trị Kinh Doanh Tài liệu này cũng đang được sử dụng cho các khóa Bồi dưỡng Kiến thức Quản Trị Kinh Doanh cho các thư ký và trưởng phó đại điện văn phòng Công ty Nước ngoài tại TP Hồ Chí Minh Đây cũng là một tài

liệu tham khảo giúp cho các nhà kinh doanh, các cấp quản trị, các

chuyên viên, các bác sĩ, các kỹ sư đang làm công việc hành chánh

sự vụ tại bất cứ các cơ quan tổ chức hào biết cách Quần Trị Hành Chánh Văn Phòng của bộ phận mình một cách khoa học theo tiêu chuẩn quốc tế uà hiện đại Việt Nam là thành viên của Hiệp Hội

Các Nước Đông Nam Á (ASEAN) từ năm 1995, thành viên của

APEC và đã gia nhập chính thức vào Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO ngày 11-1-2007 Chính vì vậy chúng ta cần phải quản

trị HCVP theo tiêu chuẩn hiện đại mà các nước ASEAN và các

nước công nghiệp phát triển đang áp dụng

Ngoài ra, giáo trình nẩy cũng được sử dung cho sinh viên theo học Chương Trình Đào Tạo Từ Xa ngành Quận Trị Kinh Doanh Sinh viên các ngàn Kinh Tế, Kế Toán, Tài Chánh, Ngân Hàng,

Du Lịch và Khách Sạn cũng nên tham khảo tài liệu này để sau này có khả nang làm cộng việc hành chánh sự vụ tại bàn giấy thuộc bất cứ công ty, tổ chức hiện đại nào của nước ngoài tại Việt Nam

Giáo trình này được ¿đi bản lân thứ mười, được cập nhật hóa và

- được sửa lại hoàn toàn, khác hắn những lần xuất bản trước đây Qua nhiều năm giảng đạy tại các đại học, qua nhiều năm nghiên cứu làm việc với nước ngoài, chúng tôi đã cố gắng tổng hợp kinh nghiệm QT/HCVP hiện đại tại các nóc Mỹ, Canada, Anh, Úc và

, Hồng Kông cho phù hợp với thực tiễn của Việt Nam Các văn bản pháp quy như Nghị Định của Văn Phòng Chính Phi về công tác hành chánh đêu được ứng dụng trong tài liệu này

- 'Chân thành cám ơn Đại Học Mở 7P.HCM ủã tạo mọi điều kiện

để tác phẩm này ra đời Tác giả cũng chân thành cám ơn các bạn đồng nghiệp Xa gần đã góp ý kiến để tác phẩm được tái bản lần

này được hoàn thiện hơn

Sau cùng, cám ơn cô Nguyễn Thị Thanh Vân đã giúp phần trình bày để tác phẩm này được thẩm mỹ và kịp xuất bán vào đầu năm học 2012

Dù là được tái bản, chắc chấn tác phẩm này không tránh khỏi thiếu sót và nhược điểm Chúng tôi trân trọng những lời đóng góp và phê bình của quí vị độc giả

Sài Gòn Mùa Thu 2012

'TS Nguyễn Hữu Thân

A, Tiêu Chuẩn Của Nhà Quản Trị HC

B Chức Năng Của Nhà Quân Trị Hành Chánh

ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH ~ BỐI CẢNH

TỪ NHÂN VIÊN HCVP ĐẾN GẤP QUẦN TRỊ HCVP

A Cấp Bậc Nhân Viên Hevp

B Cấp Bậc Thư Ký

C Cấp Bậc Quản Trị

IV MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC GIÁM ĐỐC VÀ THƯ KÝ

A Nhiệm Vụ Của Thư Ký Giám Đốc ¬—

B Tiêu Chuẩn Tuyển Chọn Thư Ký Giám Đốc

TÓM LƯỢC

CÂU HỒI ÔN TẬP

TỪ NGỮ CĂN BẢN,

CHUONG 2: QUAN TRI HANH CHANH VAN PHONG LA Gi ? 41 MỤC TIỂU 222 222211111111221111110111 1 1 + 41

| CHỨC NĂNG CỦA HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG 42

A Hành Chánh Văn Phòng Là GI?

B Phân Loại Công Việc Hành Chánh Văn Phòn:

€: Sự Gia Tăng Công Việc Hành Chanh

II CHỨC NĂNG CỦA CÁC CẤP QUẦN TRỊ : QUẦN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

A Quản Trị Là Gì 2

B- Pham Vi Cia Quản Trị ¬

© Các Chức Năng Của Quản Trị

D Thế Nào Là Quản Trị Hành Chánh ?

E Thế Nào Là Công Việc Quản Trị Và Công Việc HCVPˆ "

F, Quan Trị Hành.Chánh Văn Phòng Một Cách Khoa Học 53

"hs CÂU HỎI ÔN TẬP 21a 55

A, Tầm Quan Trọng Của Hoạch Định

B Hậu Quả Của Công Việc Có Kế Hoạch Và

Không Có Kế Hoạch

© Các Công Cụ Hoạch Định "

II TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

A Hậu Quả Của Một Tổ Chie Kam

B Mối Quan Tâm Của Nhà QTHC Trong Tổ Chức

© Hành Chánh Văn Phòng Nén Tập Trung Hay Phan Tan?

D Cơ Cấu Tổ Chức Của Bộ Phận Dịch Vụ HCVP

E Các Bước Đi Để Đạt Được Một Tổ Chức HCVP

G Nguyên Tắc Về Ủy Quyền

H Nguyên Tắc Về Tầm Hạn Kiểm Soát

I Nguyên Tắc Điều Hành Tổ Chức

IV CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QTHC c 83

1 Mối quan hệ nội bộ

2 Mối quan hệ liên bộ phận

I KIỂM TRA: MỘT CHỨC NĂNG CỦA QUẦN TRỊ 90

A Tầm Quan Trọng Của Tiến Trình Kiểm Tra

B Vai Trò Của Kiểm Tra

€ Mức Độ Kiểm Tra

II, KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH”

A, Các Phương Pháp Kiểm Tra Hành Chánh

B Tiến Trình Kiểm Tra

B1 Khái Quát Về Tiến Trình Kiểm Tra ¬- B2 Các Bước Trong Tiến Trình Kiểm Tra Hành Chánh Có

lll TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CÔNG VIEC HANH CHANH

| QUAN TRI BANG CÁC HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 122

A Sơ Đồ Phân Phối Công Việc „126

B Lưu Chuyển Đồ 126

II NGUYÊN TẮC TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG 132

A, Quy Tắc Cố Gắng Tối Thiểu c.c.cc , T6

B Quy Tắc Cử Động Đối Xứng Và Nhịp Nhang

B Bố Trí Phòng - Ban Hoặc B Bàn Làm Việc

Theo Luồng Công Việc (Flow Of Work)

„181 183

I TẠI SAO PHẢI QUẦN TR] THOI GIAN ? 181

II NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN 183

il, GAC BIEN PHAP QUAN TRI THỜI GIAN 190

A Các Công Cụ Hoạch Định Thời Biểu

8 Tiết Kiệm Thời Gian Trong Thư Tín

vii

viii

© Tiết Kiệm Thời Gian Bằng Cách Sử Dụng

Máy Đọc Hay Ghi Âm

D Tiết Kiệm Thời Gian Bằng Phương Pháp BON Nhanh

E Tiết Kiệm Thời Gian Tiếp Khách

F Tiết Kiệm Thời Gian Gọi Và Trả Lời Điện Thoại

G Tiết Kiệm Thời Gian Hội Họp

H Sắp Xếp Chỗ Làm Việc Khoa Học

MỤC TIÊU

I TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

II KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THỰ THEO QUY ĐỊNH

CỦA NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

A Với Công Văn Ð

B Với Công Văn Đến

C Giữ Gìn Bí Mật Tài Liệu

D Quân Lý Công Văn Tài Liệ

E Quy Định Của Nhà Nước Về Quân Lý Và

VI VĂN THỰ ĐIỆN TỬ

A, Tram Truyén Dat Van Ban

B Thư Điện Tử E.Mail

B.1 Thư Điện Tử Nội Bộ

B.2 Thư Điện Tử Quốc Tế ecec.eoou 26B

II TIẾN TRÌNH QUẦN TRỊ HỒ SƠU

A Phân Loại Hồ Sơ Cần Lưu Trữ

B Lên Lịch Lưu Trữ

€ Lưu Chuyển Hồ Sơ

D Hủy Bỏ Hồ Sơ

E Chụp Vị Phim

III CÁC CÔNG CỤ LƯU TRỮ ii 288

IV HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ cccccc 0Ó)

PHAN SA: NGHIỆP VỤ HÀNH pHÁNH VĂN PHÙNG

CHƯƠNG 9: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP

VÀ CÁC CHUYỂN Đi CÔNG TÁC 30 1

D Cách Sắp Xếp Chỗ Š Ngồi Trong Cuộc Họp Và

Tiệc Chiéu Dai 313

II HOẠCH ĐỊNH SẮP x XẾP CÁC CHUYỀN ĐI CONG The

€ Trách Nhiệm Khi Thủ Trưởng Trở Về -

- TÓM LƯỢC , LH, 1e 334 CÂU HỎI ÔN TẬP c0 EHreeree 336

TỪ NGỮ CĂN BẢN 0222202221111 ceerrtrerriei 337 GHƯƠNG 10: PHÂN LOẠI, PHÂN CẤP, VÀ SOẠN THẢO

CÁC VĂN BẢN TẠI VIỆT NAM 341 MỤC TIÊU

| PHAN LOAI VAN BAN

A Phan Loai Theo Muc Tiéu

B, Phân Loại Theo Bản Chất scseesneeseneesens

(1, PHAN CAP PHAT HANH VĂN BAN PI PHAP QUY 343

A, Khái Niệm Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật om

B Cac Nguyén Tac Xay Dung, Ban Hanh Van Ban QPP!

C Bé Gye, Thé Thie Van Bản tay Phạm Pháp Luật ci

D Nội Dung Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật

CÂU HỎI ÔN TAP

TỪ NGỮ CĂN BẢN

++ 383

384

C Mét Số Điểm Cần Lưu Y Khi Viết Thư Thương Mại 401

D Các Kiểu Loại Thư 405

II CHIẾN THUẬT VIẾT THƯ 408

IIl THU YEU CẦU HOẶC THU CHÀO HÀNG „ 408

IV THƯ KHIẾU NẠI VÀ THƯ YÊU CẦU ĐIỀU CHỈNH 416

V THƯ MỜI, THƯ ĐẶT HÀNG, THƯ ĐẶT CHỖ TRƯỚC 425

VI.THƯ TỪ CHỐII occettrrttirrrrrriirrirrrrrrdir 427

"ác ni 434

TOM LUC viccesscccsssscssssssescseccesessesssssrnesssssssesssnsnsessnsessneeneecennereth 435 CAU HOI ON TAP ciccecssssssssscccssssetsssecsstsccessassessseseesseseecssnaneretsanes 435

TU NGO CAN BAN ccsssssssssccsssesccconssssneentiiseseeessssseeeeesnnananetsensees 436

CHƯỢNG 12: TIẾP KHÁCH VÀ GỌI ĐIỆN THOẠI 437 MỤC TIÊU re 437

I TIẾP KHÁCH TRỰC DIỆN

1l TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI 447

A Cuộc Điện Đàm Biểu Hiện Cá Tính Của Bạn 448

xi `

xil

:_B Giọng Nói Qua Điện Thoại Phải Thế Nào

€ Khi Bạn Nhận Điện Thoại

DAN NHAP

Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng HOQT Gó nơi sát nhập bộ phận này vào phòng tổ chức nhân sự Trên phạm vi cả nước nói chung và tại TP HCM nói riêng, một số công ty đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thực ra không nhất thiết phải làm như thế Một số công ty chưa thật sự nắm vững về quản trị hành chánh, cũng như chưa coi trọng đúng mức về môn học này

Stevens L Shee, phó chủ tịch Hiệp hội Quản trị của Mỹ đã phát biểu một câu khá chí lý sau đây:

"Đối uới một xí nghiệp kình doanh ngày nay, nếu không

công nhận QTHƠ là một ngành chuyên môn có tính

chất chúc năng, thì điều đó coi nhứ một thâm họa

chẳng khác gì uiệc khước từ một quy trình công nghệ

rcs of America), Higp hội Nghiên cứu các Hệ thống và Thú

tục Nước Mỹ Ở Canada, Pháp, Anh hay Nhật cũng vậy

Rõ ràng lÄ QTHC đã, đang, và sẽ là một lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh Nhiễu sinh viên nghĩ rằng học quần trị hành chánh là để sau này làm việc ở phòng hành chánh quản trị, hoặc sau này làm trưởng phòng hành chánh quan trị Chính vì suy nghĩ như thế mà sinh viên không chú ý đến

môn này hoặc nghĩ rằng đó chỉ là một môn phụ chẳng ích lợi gì vì mình có làm ở phòng HCQT đâu

Thực ra, hành chánh văn phòng biên diện trong bất cứ bộ phận phòng ban nào chứ không phải chỉ riêng bộ phận hành chánh quản trị Bất cứ cơ quan nào cũng có nhiều bộ phận khác nhau, và mỗi

bộ phận kể cả phòng kỹ thuật, văn phòng quản đốc phân xưởng đều có công việc hành chánh văn phòng và vì thế cần phải quản trị hành chánh văn phòng Văn phòng luật sư cần phải có thư ký lo công việc HCVP Ngay tại mỗi khoa của một trường Đại học, công việc HCVP nhiều vô kể, và vì thế cần phải quản trị Bất cứ cấp quần trị nào cũng như nhân viên ngồi tại bàn giấy - ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm các công việc HCVP Tất cả đều phải quản trị HCVP của mình sao cho có hiệu quả Bộ phận nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu đự án; cần phải quản trị thông tin, quản trị hổ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo các tương trình và thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách và gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc sao cho vừa thẩm mỹ, vừa quản trị qua các hệ thống và thủ tục, và vừa có hiệu quả Tất cả các hoạt động HCVP nêu trên đây đều phải được thực hiện một cách khoa học theo tiêu chuẩn hiện đại dưới nhãn quan quản trị Như vậy các bạn đều ít nhiều thực hiện các hoạt động

HCVP nêu trên Và như vậy chúng ta phải học tập Sự thành công của các bạn tại các Công ty tổ chức phần lớn nhờ bạn có biết quản

trị HCVP hay không dan Bendeich, một tác gỉa người Úc trong tác

phẩm “Office Skilis - Update” (nghiép vu HCVP - Hién Dai) da phát biểu một câu chí ly sau đây :!

Nhiéu nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đúng đầu một số công ty lớn trên thế giới, trước đây đã bắt đâu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký } Jan Bendeich, Office Skills - Update (Newcastle, Australia : Woodlands

Publicationa, INC., 1991), p.1 .

Các kỹ năng hay nghiệp uụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư hý hay nhân uiền hành chứnh uăn phòng dã

giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình,

tờ cuối cùng đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình,

Với mục đích giúp cho sinh viên theo học các ngành Quản Trị Kinh Doanh, Kinh Tế - Tài Chánh - Kế Toán, các ngành Ngân Hàng -

Du Lịch - Khách Sạn vân .vân , chúng tôi biên soạn tài liệu này Tài liệu gồm có ba phần, và mỗi phần gồm có bốn chương tổng cộng là 12 chương Phân một với tiêu để "Đại cương về QTHC/VP” giúp các bạn nắm một cách tổng quát tại sao phải quản trị HCVP, những ai quản trị HCVP, vai trò của thư ký trong các cơ quan, và làm cách nào hoạch định, tổ chức, và kiểm tra HCVP Phần hai đi sâu vào chỉ tiết với tiêu để "Quản trị HCVP Một Cách Khoa Hoc", giúp các bạn biết đơn giản hóa công việc HCVP, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, và quản trị hỗ sơ một cách khoa học

và hiện đại Vì số tiết trong lớp giới hạn, sinh viên phải đọc kỹ bai phần này trước khi đến lớp để thảo luận và triển khai cụ thể Phan ba di sau vào chỉ tiết hơn với tựa để "Nghiệp vụ HCVP" nhằm giúp các bạn biết hoạch định và tổ chức các cuộc họp/ hộp nghị và các chuyến công tác; biết phân loại và phân cấp phát hành văn bản pháp quy; biết viết thư tín thương mại theo tiêu chuẩn quốc tế - một hoạt động rất cần thiết đối với chúng ta ngày hôm nay và trong tương lai khi đất nước chúng ta hội nhập vào cộng đểng thương mại thế giới; và sau cùng biết cách tiếp khách và gọi điện thoại Vì số tiết giảng dạy quá hạn hẹp, nên sinh viên phải tự đọc kỹ phần ba này tại nhà, và được coi như phần học bắt buộc Thật là vô lý đối với một sinh viên tốt nghiệp cử nhân QTKD hay cưư nhân các ngành khác chỉ thuần túy biết kiến thức chuyên ngành mà không biết chút xíu nào về cách soạn thảo thư tín, cách tiếp tân, gọi điện thoại, cách tổ chức các cuộc họp hay hội nghị, hoặc không hiểu được ý nghĩa của các văn bản pháp quy do Nhà Nước ban hành và các hoạt động HCVP khác

Chúng tôi hy vọng giáo trình này sẽ giúp cho sinh viên và quý vị độc giả nắm vững điều cơ bản nhất của QTHC/VP cũng như nghiệp

vụ HCVP với số tiết học trong lớp hạn chế nhất Giáo trình này dù được tái bản lần thứ mười chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót Chúng tôi hoàn nghênh mọi đóng góp quý báu của sinh viên cũng như của quý vị giáo sư và độc giả nghiên cứu,

Tác giả Tiến Sĩ Nguyễn Hữu Thân

PHAN MOT

DAI CUONG VE QUAN TRI

HANH CHANH VAN PHONG

Muốn tiến lên cái lớn, hải bắt đầu từ cái nhỏ

Lénine Đối uới một xí nghiệp kính doanh ngày nay nếu không công nhận quản trị hành chánh là một ngành chuyên môn có tính chất chúc năng, thì điều đó coi như một thảm họa chẳng khác gì uiệc khước từ một quy trình công nghệ mới

Chương 3: Hoạch định và tổ chức hành chánh văn phòng

Chuong 4: Kiểm tra công việc hành chánh

Cương 1 Lành Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Chuyên Ng†iệp

Bất cứ bộ phận phòng ban nào cũng đều có cúc công

oiệc hành chánh uăn phòng Vì thế các cấp quản trị

phải biết quản trị hành chúnh uăn phòng sao cho có

hiệu quả Họ phải biết tuyển chọn, đào tạo, bôi dưỡng,

va sử dụng các thư ký như những trợ lý giúp họ lam ˆ tròn chúc năng quản trị của mình

NHT

MỤC TIÊU

Sau khi đọc xong chương này bạn sẽ có khả năng:

1 Định nghĩa quản trị là gì và quần trị hành chánh là gì

2 Mô tả các tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh

3 Liệt kê và mô tả các cấp quản trị hành chánh văn phồng

4 Liệt kê và mô tả phạm vi nghề nghiệp hành chánh văn phòng

5 Hiểu được các tiêu chuẩn chuyên môn tối thiểu mà một nhân viên HCVP và thư ký cẩn phải có

Trình bày được các đức tính của một thư ký

7: Mô tả được các chức năng nhiệm vụ của nhân viên HƠVP và

Phẫn Một: Đại Cương VỀ Quần Trị Hành Chánh Văn Phòng

là một nghề chuyên nghiệp Chúng ta chưa có thư ký chuyên nghiệp (professional secretary) Chính vì vậy mà các hoạt động HƠVP tại các bộ phận phòng ban thường hay bị trì trệ và kém hiệu quả Nhà quản trị cần phải đào tạo họ trở thành thư ký chuyên nghiệp

Ngoài ra, chúng ta thường lắm tưởng rằng chỉ có trưởng phòng hành chánh mới cần phải quản trị HCVP, cho nên thường hay lãng quên nghiệp vụ chuyên môn này Thực ra, bất cứ cấp quản trị nào cũng như bất cưÀ nhân viên ngối tại bán giấy nào cũng có các hoạt động liên quan đến hồ sơ công văn giấy tờ, đến sử lý thông tin, lưu trữ hỗ sơ, phân lịch công tác và vì thế họ phải biết quần trị HCYVP tại bộ phận chuyên môn của mình

Để các hoạt động HCVP trong toàn cơ quan được thống nhất và có hiệu quả, cần phải có những người chuyên nghiệp về HCVP Đó là trươưng phòng / giám đốc hành chánh quản trị và thư ký Nhà quản trị HCVP được sưư dụng trong giáo trình này chỉ về trươưng phòng hoặc giám đốc hành chánh quản trị (administrative manager / director)

Nha quan trị HC là người được đào tạo chuyên ngành HCVP và đã lâu năm kinh nghiệm trong nghề Thư Ký Chính vì vậy, họ là người có khả năng đảm nhận và phối hợp mọi hoạt động HCVP

Chương 1 Hàn Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Cuyên Ngiệp trong toàn công ty xí nghiệp Thư ký là người trợ lý các cấp quản trị trong mọi lãnh vực HCVP

Để hiểu rõ những vấn đề đã nêu trên đây, chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu xem thế nào là nhà quản trị HCVP, và thư ký là gì ? Sau đó chúng ta tìm hiểu khái quát các tiêu chuẩn của nhà quần trị

HC, của các nhân viên HCVP và các thư ký Và sau cùng chúng ta nghiên cứu mối quan hệ giữa các giám đốc và thư ký

I TRƯỞNG PHÒNG HAY GIÁM ĐỐC HÀNH CHÁNH QUẦN

TRỊ

Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành bốn chức năng nhiệm vụ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình Vấn để này sẽ được trình bày cụ thể trong phân Iï mục A, B và C của chương hai

Ngoài các tiêu chuẩn của nhà quản trị nói chung, nhà quản trị hành chánh phải hội đủ các tiêu chuẩn nào ? Chức năng của nhà quản trị hành chánh ra sao ? Chức vụ của các cấp quản trị HC tại các công ty như thế nào ? Đó là các vấn để được trình bày sau đây

A TIÊU CHUẨN CUA TRƯỞNG PHÒNG HCQT

Đầ trở thành trưởng phòng hành chánh quản trị (office manager hay administrative manager) hay mot cấp quản trị hành chánh chuyên biệt nào đó nhự trợ lý hành chánh (administrative assistant), truéng phong xt ly van ban (word processing supervisor /manager) trưởng phòng hồ sơ hoặc thông tin (records or information manager), họ phải là những người có trình độ học vấn

và kinh nghiệm cao hơn những người thư ký chuyên nghiệp - được

để cập ở mục B.1 phần II dưới đây (Để nghị xem mục này trước khi đọc tiếp)

Phần Một: Đã Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng

ta phải là một nhà quần trị kinh doanh Ông phải am tường tất cả các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận khác trong cơ quan xí nghiệp để hỗ trợ tất cả các phòng ban khi có nhu cầu Ông ta cần phải có đủ 12 tiêu chuẩn sau đây:

1 Là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát, và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

2 Có khá năng gánh vác công việc và có khả năng ủy thác trách nhiệm ìvà quyển hành

3 Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên HCVP trong toàn công ty (thảo luận)

4 Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới Ông ta nên bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hồi và nghiên cứu về quan tri hành chánh, tham dự hội thảo về đơn giản hóa công việc, phân tích phương pháp v.v

5 Tinh gần gũi Nhà quản trị hành chính phải biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn dé của nhân viên Nhờ tính dễ gần gũi mà ông ta sẽ có thông tin bai chiều và tạo bầu không khí thân thiện trong toàn Công ty

6 Óc khôi hài giúp giải quyết và làn dịu đi nhiều tình huống khó khăn Khả năng này cần được thực hiện một cách khéo léo (thảo luận) Me Corrmaack đã phát biểu như sau:

“Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh

v6 giá Nhưng nói đùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp

10

Chương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành Nghề Chuyên Nđ}iệp

Trên giấy tờ, sự khôi hai là nguy hiểm boui vi ban khéng

thể tiền đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào.”

7 Phong cách lịch sự và ngoại giao Sự thành công của nhà quản trị tùy thuộc vào việc ông ta có giành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác hay không

8 Kiểm soát cảm xúc Bộ phận HCVP là bộ phận làm đâu trăm

họ, đo đó dễ bị chỉ trích (thảo luận)

9 Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng (thảo luận)

10 Tự tin Trưởng phòng HCQT phải tỏ ra tự tin trong mọi tình huống

11 Óe phán đoán Trưởng phòng HCQT phải biết cách thu thập dữ kiện cần thiết, phân tách thông tin để hỗ trợ các bộ phận khác

12 Khả năng nói Trưởng phòng HCQT phải biết ăn nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thú „ tục mới, các phương pháp HCVP mới (thảo luận)

Trên tất cả các năng lực và tiêu chuẩn đó, trưởng phòng HGQT phải là nhà lãnh đạo Thuật lãnh đạo là một quá trình có tính thuyết phục đối với các cá nhân trong một nhóm cùng nhau hợp tác để đạt mục tiêu Lãnh đạo là hòa hợp những mục tiêu riêng vào một mục tiêu chung Sự hòa hợp và thống nhất các quyển lợi đòi héi phải có một trình độ lãnh đạo cao

Theo mức độ nào đó nhà quản trị lãnh đạo trong một hoàn cảnh này có thể lãnh đạo thành công trong một hoàn cảnh khác Tuy nhiên, nhà quản trị lãnh đạo đã thành công ở nơi này, có thể sẽ hoàn toàn thất bại ở một nơi khác

B CHỨC NĂNG CỦA TRƯỞNG PHÒNG HCQT

Trưởng phòng HOCQT là một chuyên viên, được trang bị đây đủ về tất cả những nguyên tắc và thực tiễn của quản trị và là người ý

11

Phần Một: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng

thức đây đủ về sự cần thiết của công tác phối hợp các hoạt động hành chánh văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với những chức năng khác trong tổ chức

Quản trị hành chánh văn phòng là việc ứng dụng những nguyên tắc Quần trị vào việc truyền bá những vấn đề có liên quan đến hề

sơ văn thư giấy tờ Quản trị hành chánh văn phòng trên thực tế không thể tách rời khỏi Quản trị tổng quát vì hành chánh văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt Nói một cách khác, quản trị hành chánh văn phòng chỉ là một giai đoạn của quần trị kinh doanh tổng quát, bởi vì những ai chỉ đạo công việc hành chánh văn phòng đều tham gia vào toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp `

Do đó đôi khi quản trị bành chúnh uăn phòng được xem như là một dịch oụ uà là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động khác?

1 Trách nhiệm của trưởng phòng HCQT

Để đạt hiệu quả, trưởng phòng HCQT phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

1.1 Tạo cơ cấu tổ chức hành chánh tốt

Để làm được việc này, ông ta phải thực hiện các việc sau đây:

a- Hiểu biết tất eẩ các loại hình công việc HCVP như truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hỗ sơ văn thư, lưu trữ, điều hành máy móc, phân loại, đối chiếu và sưu tầm tài liệu

b- Tổ chức một lực lượng hành chánh văn phòng sao cho các đơn

vị công tác được xác định rõ ràng, mọi người hiểu được trách nhiệm, và xác định rõ tuyến quyền hạn Sơ đô tổ chức, các bảng

mô tả công việc, chức đanh là những cái rất cần thiết

°®' Xem thêm Pemberson and Gibson, Administrative Systems| Management (California: Wadsworth Publishing Company, Inc., 1968), Pi - 10,

12

Chương 1 Lành Cán Văn Phòng Một Ngành NgỀ Chuyên Ngiệp

Bảo đảm mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng xuyên qua việc chọn lọc, phát triển và động viên

Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cân thiết cho công việc hành chánh đạt được kết quả bằng cách bố trí hấp dẫn, ánh sáng đây đủ, thông gió và hệ thống giảm tiếng động có hiệu quả

Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị, máy móc và dụng cụ

Phối hợp công việc hành chánh của thư ký với kiểm soát viên Phối hợp các hoạt động hành chánh với các hoạt động HCVP của các bộ phận phòng ban khác

1.8 Hoạch định công uiệc hành chánh

Để làm được việc này, trưởng phòng HCQT phải:

a- Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc Điều này đòi hồi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn thời gianvà những nghiên cứu về thủ tục Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất Điều này bao gồm lên lịch công tác, phân công, và các hướng dẫn đây đủ

Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và dùng máy móc khi cân thiết (Xem cụ thể dư phân II chương ð)

Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên # phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm cử động, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian (Xem cụ thể

ou phần II chương ð)

18

Phần Mật: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng

1.3 Kiểm soát công oiệc hành chánh

Để kiểm soát công việc hành chánh, trưởng phòng HGQT phải thực hiện các hoạt động sau đây:

a- Điều hành các thủ tục hành chánh và điều hành nhân viên b- Duy trì các đơn vị địch vụ như thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân

©- Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chánh cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu

d- Duy trì lịch huấn luyện để mỗi nhân viên hành chánh có năng lực và trình độ đầy đủ nhất

e- Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chánh văn phòng và các đữ kiện khác

£ Duy trì lịch theo déi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không

g- Kiếm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối giao hảo, hợp tác tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, cũng như cố vấn và bảo đảm cho các kênh thông tin được thông suốt trong toàn công ty

Trưởng phòng HCQT như vậy có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, giám sát những công việc hành chánh Mỗi trách nhiệm

có một số lớn hoạt động đi kèm cần thiết cho việc hoàn thành công tác

C CHỨC VỤ CỦA CÁC CẤP QUẦN TRỊ HÀNH CHÁNH

Như ở phần đầu chúng tôi đã trình bay rằng ở Việt Nam nói chung, cơ quan: nào cũng có phòng hành chánh quản :trị Đây là một điều rất sai lầm và lãng phí Trong quản trị kinh đoanh không

có tổ chức nào được gọi là hoàn hảo cả Tổ chức tốt nhất là một tổ

14

Churong 1 Hành Chám Văn Phòng Một Ng2inh Nghé Cruyén Ngri@e

vi tính, máy Fax, vừa lưu trữ công văn giấy tờ vừa tiếp khách và trực điện thoại, và một người phụ trách sổ sách kế toán tài vụ là

đủ Thủ trưởng đơn vị kiêm nhiệm chức vụ nhà quản trị hành chánh (Office manager)

Nhưng nếu cơ quan, xí nghiệp có quy mô lớn, khối lượng công văn giấy tờ rất nhiều, đoanh thu tương đối lớn thì tùy mức độ mà thành lập phòng HCQT dưới quyển điều hành của trưởng phòng HCQT (không nhất thiết phải có phó phòng) hoặc thành lập bộ phận HCQT đưới quyển điều hành của giám đốc HCQT Thậm chí tại một số công ty rất lớn của Mỹ như công ty IBM, General Motors vì khối lượng xử lý công văn giấy tờ, xử lý các luéng thông tin phức tạp, cần phải có một vị lãnh đạo chóp bu hay cao cấp (top manager) điểu hành, người tạ.đã bổ nhiệm hẳn một phó tổng giám đốc HCQT (administrative vice president)

Tại sao cần phải có các giám đốc HCQT hoặc phó tổng giám đốc công ty phụ trách HCQT Đó là một câu hồi hầu như không bao giờ xuất hiện trong đầu óc của các giám đốc công ty xí nghiệp tại Việt Nam Một công ty có khối lượng thông tin lớn, có cơ sở hạ tầng lớn, cần phải có hẳn một giám đốc HCQT ngang hàng các giám đốc khác Vì là giám đốc HCQT nên vị này được tham dự mọi phiên họp của cấp lãnh đạo công ty Do đó vị này hiểu biết và nắm vững mọi chiến lược và hoạt động của công ty để đễ dàng hỗ trợ khi cần thiết Chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu chức danh hiện đang áp

15

Phin Mat: Bai Cuong V8 Quan Tri Hah Chắch Văn Phòng

dụng tại các công ty lớn ở các nước công nghiệp phát triển và các công ty lớn tại TP.HCM

1 Trợ lý hành chánh

Trợ lý hành chánh (administrative assistant) là người có chức năng thi hành các chính sách và kiểm soát Họ có thể soạn thảo cac đơn đặt hàng hành chánh hoặc các ấn bán cần phát hành, thu thập dữ kiện để điển vào các bảng câu hỏi, soạn thảo các bảng tường trình

từ các đữ kiện, thực hiện các chương trình để nghị của nhân viên, tiếp nhận và xử lý các phiếu yêu cầu về mẫu biểu in ấn, xác định các yêu cầu của nhân viên, và phác thảo ước tính chỉ phi HCVP

Họ cũng được giám sát công việc của các nhân viên hành chánh khác như nhân viên kế toán, nhân viên đánh máy, và các thư ký chuyên nghiệp

2 Trưởng phòng xử lý văn bản và trưởng phòng hồ sơ

Trưởng phòng xử lý văn bản (word processing manager supervisor) va trudng phòng hỗ sơ (records manager) là những người chịu trách nhiệm quản trị một lãnh vực chuyên môn đúng như tên gọi

8 Trưởng phòng / giám đốc hành chánh quản trị

Đây là cấp quản trị thường phụ trách nhiều lãnh vực như quản trị

hỗ sơ, xử lý thông tin, thư từ và chuyên chở, in ấn, và liên lạc viễn thông và các vấn đề khác Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải

có thư ký làm công việc HCVP cho bộ phận mình Đo đó việc tìm hiểu cặn kẽ về họ là điều hết sức cần thiết được để cập cụ thể dưới đây

®! Bernadine Brarchaw et ali, Office Procedures for the Professional Secretary (USA: Science Research Associates, Inc., 1984), p.10 16

Chuong 1 Hàm Chánh Văn Phòng Một Ngành N@Ê Chuyên Ngiệp

II THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP

Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng thư ký là những người ngôi tại bàn giấy làm các công việc lặt vặt như đánh máy, nhận gửi, và lưu trữ công văn giấy tờ, nghe điện thoại, hoặc giữ con đấu, và tiếp khách Để hiểu rõ vấn để này, chúng ta cần tìm hiểu xem thư ký

là gì ? Họ phải hội đủ các tiêu chuẩn nào ? Đây là điều rất quan trọng giúp cho các nhà quần trị, nhất là nhà quần trị HCVP tuyển chọn đúng người

A, ĐỊNH NGHĨA

Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (the professional socretaries international - PSD định nghĩa thư ký (secretary) như sou!”

Thư kệ là một trợ lý của cấp quản tri (an executive assistant), la ngudi ndm uững các nghiệp vu hanh chánh vdn phéng (office skills) cd khd nang nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiếm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc súng biến va dua ra các quyết định trong phạm u¡ quyền han cia minh

"Theo định nghĩa này thì mặc dầu nhiều nhân viên hành chánh (office workers) thuc hién một số công việc của thư ký, nhưng không phải tất cả các nhân viên hành chánh đều là thư ký Thư ký (secretary) đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn

Thư ký làm việc khắp mọi nơi - trong các hãng lớn và hãng nhỏ, công cũng như tư, và trong các cơ quan phi lợi nhuận Họ làm việc trong các lãnh vực như ngân hàng, tài chánh, phân phối, sỉ và lẻ, nghiên cứu giáo dục, kế toán, bảo hiểm, sản xuất, hầm mỏ, công trình công cộng, xuất bản, dịch vụ pháp lý, dịch vụ y tế, giao thông, và cơ quan chính quyền

® Bernadine Branchaw et ali, Ibid, p.4

17

Phần Niệt: Đại Cương VỀ Quân Trị Hành Chánh Văn Phòng

Công việc thư ký đòi hỏi họ phải sử dụng nhiều loại tài năng khác nhau, và làm việc với nhiều người khác nhau Là một thư ký

chuyên nghiệp, họ có trách nhiệm tổ chức luồng công việc (the

work flow) sao cho cấp trên cảm thấy mọi việc đều trong tắm hạn kiểm soát cả, và tất cả các dự án đều được hoàn thành khi cần thiết

Họ có thể soạn thảo thư từ, viết điễn văn và đánh máy các bài phát biểu hoặc ghi biên bản các buổi họp Họ có thể tiếp xúc với các nhân viên mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm và có thể được cấp trên yêu cầu phỏng vấn các ứng viên xin việc làm

Khi làm việc cho một bác sĩ, nha sĩ, luật sư, hay nhân viên công tác xã hội, họ cũng có thể đảm nhận việc xoa địu các bệnh nhân và khách hàng Là một thư ký cho bộ phận đối ngoại, hoặc thư ký

trong một doanh nghiệp quốc tế, họ có thể được cấp trên giao cho

việc dịch thư tín nước ngoài

Họ có thể được giao nhiệm vụ lái xe đến phi trường đón một vị khách dự cuộc họp hoặc điển vào hàng đống mẫu đơn, đánh máy

và điều chỉnh các cột số

Nói một cách khác công việc thư ký đòi hỏi phải nhiều kinh nghiệm Đây là một công việc quan trọng Thư ký luôn luôn là những người không thể thiếu được trong mọi loại hình tố chức bởi

vì họ giúp cho các cấp quản trị khỏi mất thời gian làm các việc chỉ tiết vụn vặt và quan liêu giấy tờ

B TIÊU CHUẨN

Như trên đã để cập, vai trò người thư ký không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan tổ chức nào và họ làm việc dưới quyển của nhiều cấp quản trị khác nhau Để đóng đúng vai trò của mình, thư

ký cần phải được trang bị một số kiến thức cơ bản và một số kỹ năng HƠVP Ngoài ra, họ cần phải có một số đức tính để có thể làm việc trong bất cứ tình huống nào Nhà quản trị cân phải lưu ý 18

Cương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành NgỀ Chuyên Ngiệp đến những tiêu chuẩn này để tuyển chọn hoặc đào tạo thư ký của mình đạt được các tiêu chuẩn Chúng ta hãy lần lượt nghiên cứu từng vấn dé

B.1 KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CƠ BẢN

1 Kỹ năng cơ bản

Thư ký cần phải có các kỹ năng cơ ban, HCVP sau đây: Đánh máy, ghi tốc ký, sử dụng các loại máy HCVE - máy fax, Telex, Computer, các loại máy nhân bản - xử lý thông tin, lưu trữ hổ sơ công văn giấy tờ

đó Cần hiểu biết về kiểm tra chất lượng và kiểm tra chỉ phí để cái tiến năng suất lao động của mình Cẩn hiểu biết về các nguyên tắc quản trị nhân sự để cải tiến kỹ năng quản trị của mình

e Luật Kinh Doanh uà Quy Định của Nhà nước Người thư ký cần

phải hiểu biết về luật kinh doanh và các quy định của nhà nước

để khôi phải làm sai chế độ chính sách Các thư ký về pháp luật cần phải có các chứng chỉ này

© Kinh tế học Kinh tế học giải thích các hệ thống doanh nghiệp, các tư tưởng liên quan đến tổng sản phẩm quốc gia, lợi tức và mức thu nhập, tiền tệ và ngân hàng, tài chánh công quyển, và vai trò người tiêu dùng Để giúp cho họ biết phân tách và giải

19

Phẫn Một: Đại Cương VỀ Quận TH Hành Chánh Văn Phòng

20

thích các bảng tường trình mà các cấp quản trị sử đụng khi đề

ra các kế hoạch dai hạn và ngân sách dài hạn, người thư ký cân phải hiểu biết về chu kỳ kinh doanh và các thuật ngữ kinh

tế Khả năng giải thích các biểu để hoặc số liệu thống kê sẽ giúp họ tăng cường vai trò trợ lý cho các cấp quản trị

Todn hoc va kế toán Khả năng làm việc với các con số và các

đữ kiện định lượng là một trong các đặc tính cơ bản của nhân

viên HCVP Người thư ký cẩn phải thẩm tra các bảng chiết tính bằng con số trong các thư từ giao dịch, bảng ghi nhớ và các

bảng tường trình Là nhà quản trị HCVP tại các doanh nghiệp nhỏ, họ sẽ phải soạn thảo bảng lương và thực hiện các chức

năng kế toán cơ bản

Quản trị HCVP Để trợ giúp và hỗ trợ cấp quần trị trong việc

quản trị HCVP, người thư ký chuyên nghiệp cần phải đưa ra các

để xuất về cách thức lưu trữ, duy trì, và phân phối thông tin trong cơ quan Họ triển khai và thực hiện bảng hướng dẫn cách

lưu giữ hỗ sơ ; soạn thảo ngân sách và sử dựng các tiêu chuẩn

kiểm tra chất lượng và kiểm tra chỉ phí đối với các chỉ phí điện

thoại và các phương tiện truyền thông khác, chỉ phí thư từ,

quảng cáo, và bảo hiểm

Người thư ký cần phải để ra sáng kiến và đưa ra những để nghị cho cấp quản trị nhằm cải thiện khung cảnh HCVP Với kiến thức về quản trị HCVP, người thư ký dễ có khá năng thăng tiến nghề nghiệp và nhanh chóng trở thành chuyên viên HOVP Kiến thúc tổng quát Người thư ký cần các kiến thức tổng quát như Anh ngữ, Việt văn và văn chương, tâm lý học, xã hội học, nhân văn, khoa học tự nhiên và thể dục thể thao Kiến thức này mở rộng tầm nhìn của họ và, do đó, mở rộng khả năng đáp ứng với nhiều loại văn phòng khác nhau cũng như các tình huống xã hội khác nhau

Cương 1 Hành Chánh Văn Phòng Một Ngành Ngề Chuyên Ngiệp

Văn học nghệ thuật cũng giúp tăng khả năng đọc sách báo tài liệu

Người thư ký phải có khả năng đọc sách báo, tóm tắt, và viết lời

nhận xét những gì họ đọc

Là thư ký, họ sẽ phải mất ít nhất 50% thời gian mỗi ngày để nói chuyện về công việc Do đó họ nên tham dự lớp học về thuyết trình

để giúp họ tự tin, kiểm soát ngữ điệu và cách phát âm

Người thư ký càng hiểu biết về ngoại ngữ, tâm lý học và xã hội học

thì họ càng nhạy bén khi giao tiếp với các đồng nghiệp và với giới

kinh doanh khác nhau

Các môn nghệ thuật tổng quát sẽ kích thích họ có khả năng suy tư

lý luận Âm nhạc và nghệ thuật giúp họ có đầu óc sáng tạo và bớt

Tế nhị, khéo léo và lôi cuốn

Có trực giác tâm lý (psychological insight)

Duyên dáng, có khiếu ăn nói

PhẪn Một: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng

Ngoài ra Jacguelne Mareuil trong tác phẩm "Cẩm nang của người

thư ký" còn để nghị thêm các đức tinh sau day:

II ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH - B61 CẢNH

TỪ NHÂN VIÊN HCVP ĐẾN CẤP QUẦN TRỊ HCVP

Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia

ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên - nghĩa là cấp bậc

sơ khởi mới vô làm việc (entry - level) cấp bậc thư ký và cấp bậc

quản trị

Việc phân loại thức vụ chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:

—_ Tính phức tạp của công việc

— Mức độ trách nhiệm đối với công việc của mình

— Mức độ giám sát theo yêu cầu

~ Mức độ giao tiếp theo yêu cầu

- — Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác

Hình 1.1 cho ta thấy bối cảnh chức vụ HCVP một cách tổng quát"

® Jaoqueline Mareuil, Cẩm Nang Của Người Thư Ký, Nguyễn Hoàng Vân dịch

(TP.HCM: Nxb TP.HCM, 1990),-tr 15-17

© Bernadine Branchaw et ali, Op Cit., p.6

22

môn nhưng có kinh môn cao và / hoặc cộng với kinh nghiệm

nghiệm trong nghể ở | thêm trình độ học và / hoặc có trình độ mức tối thiểu vấn và có kinh học vấn chuyên

nghiệm trong nghề | ngành về công việc

HCVP

Chức vụ * Nhân viên tiếp tân | 7 Thư ký chuyên * Trợ lý hành chánh

và nhân viên HG

(nhân viên thư tín

hoặc nhân viên lưu

* Trưởng phòng giám

đốc HỆ office manager)

Nguồn: Bernadine Branchaw et ali, Op Cit, p6

Hình 1.2 minh họa cụ thể nấc thang các chức vụ (chức danh) của những người làm công việc HCVP

23

Phân Một: Đại Gương VỀ Quan Trị Hành Chánh Văn Phòng

94

Cương 1 Hành Cánh Văn Phòng Một Ngành NgÊ Chuyên Ngiệp

Sau khi có một cái nhìn tổng quát về viễn cảnh nghề nghiệp HCVP một cách tổng quát, chúng ta hãy nghiên cứu một cách chỉ tiết hơn

A CAP BẬC NHÂN VIÊN HCVP

Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ HCVP nhưng chỉ cần có kinh nghiệm tối thiểu trong công tác Họ thường là những người đã tốt nghiệp phổ thông trung họ chay tú tài Hộ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hỗ sơ, tiếp tân viên, và nhân viên HCVP tổng quát Họ thực hiện các công việc thường lệ hàng ngày, và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được để

ra Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân

viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho

nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn

8 CAP BAC THU KÝ

Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi phải có đầu óc phân tách tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn, và có đầu óc sáng tạo Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên HCVP, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn và / hoặc có thêm trình độ học vấn (cao đẳng hoặc đại học)

Sau đây là đanh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký Họ không thực hiện tất cả các chức năng nhiệm vụ này, nhưng thực hiện phần lớn các công việc đó Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký téng hop (multifunctional seeretaries) hoặc thư ký chuyên ngành (specialists) Hinh 1.3 sẽ mình họa cụ thể các hoạt động HCVP này

25

PhẪn Một: Đã Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng

Giáp chọn lựa các trang thiết bị HCVP

Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp

Tiếp khách

Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến

Hoàn thành các nhiệm vụ đo cấp trên yêu câu

Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quần trị

Nhân bản các tài liệu

3/ Trách nhiệm quản trị hồ sơ

Lên lịch thời gian thực hiện các dự án

Tổ chức và đuy trì các hệ thống lưu trữ hỗ sơ

26

Cương! Hành Chánh Văn Phòng Một, Ngành NgỆ Chuyên N@iệp

4/ Trách nhiệm điện thoại

5/ Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại

'Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến

Sắp xếp các cú điện thoạigọi ra ngoài

Đề xuất thiết bị và thủ bục mới _

Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ (menorandums) và các bang tường trình

Cắt xén sửa chữa bản thảo

Ghi chép lại thông tin từ bản ghỉ tốc ký hoặc từ máy

Đánh máy thư từ, thông báo nội bộ, các bản tường trình,

và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo

Hình 1.3: Danh sách trách nhiệm của thư ký

Nguồn: Như Trên, tr 7

C CẤP BẬC QUẢN TRỊ

Để leo lên chức vụ quần trị như trợ lý hành chánh, trưởng phòng thông tin, trưởng phòng hổ sơ, trưởng phòng / giám đốc hành chánh họ phải có kỹ năng quản trị, có nhiều năm kinh nghiệm (đã từng là thư ký) và phải có bằng đại học Mời các bạn xem lại mục A, B và C trong phần I của chương này

37