Quản trị hành chánh văn phòng đào duy huân

ve quiin trj hanh chfnh van phong,Nha Xuat Biin Thong Ke xin giai thitf u cung bf:in d9c mJt cong trinh nghien cti'u c6 gia tri ve If thuyet, d6 d9C ,dl hieu,g9n va sue tfch de' gf up b

PTS DAO DUY HUAN - GV NGUYEN E>iNH CHINH

QUAN TR! HANH CHA.NH VAN PHONG

LOI GidI THieu

Cong cu<}c ddi mdi n&n kinh te",do Dang C<}ng San Vi¢t Nam khdi xlfdng dang deft chung ta trlfdc nh/eu thach thuc v& quan lj n'en kinh tt( quan lj xa h(Ji.Do d6 day la linh V{tc dlf<;fc nhi'eu nglfoi quan tam.SI/ xuat hi¢n cifa nhi'eu sach c6 lien quan den nganh quan rr.i n6i chung, trong d6 c6 quan trj hanh chi nh van phong dang dlf<;fc djch 'bi en t?p ]fjJi va xuat ban nhi'eu t?i Vi¢t Nam n6i Jen nhu cfiu cap thief v'e finh Vl/C nay

Do vj trf, tfim quan tr9ng cua c6ng tac quif n trj

, trong d6 c6 quifn tri hanh chfnh van phong, trong vi¢c

nang cao hi~u qua hofjlt d(Jng cifa cac to' chuc,nen ti/ nam 1990 den nay dfi xuat hi¢n sach vai nhi~u each

tiep c?n khac nhau trong vi¢c trinh bay v& d6] tlf<;fng, n(Ji dung cd ban elf a quan trj hanh chfnh van phong, vdi mµc dfch Jam cd sd Jj lu?n cho cac nha quan trj th{tc thµ al/a ra cac bi¢n phap Cf! the° ,khoa hQC nhJn nang cao hdn nila hi<fu quif v§ hofjlt d<}ng hanh chfnh van· phong cifa cac c6ng ty

QUAN TRf HA.NH CHA.NH VAN PHONG 2

Bl gitip nguai h9c ,nguai nghien cti'u tranh duc;tc chim ng?p trong nhi&.u sach vie! ve quiin trj hanh chfnh van phong,Nha Xuat Biin Thong Ke xin giai thitf u cung bf:in d9c m(Jt cong trinh nghien cti'u c6 gia tri ve If thuyet, d6 d9C ,dl hieu,g9n va sue tfch de'

gf up b?il d9cgiiii quyet cac van de bti'c xtic vz'ra neu.EJ6

Ja cuon sach" Quan Tri Hanh Chfnh Van Phong "Cua PTS.EJao Duy Huan&CNNguyln Dinh Chfnh

Day Ja cuon sach du<;fc dLlc ket tz'r cong tac giiing d?Y va cong tac thlfc te; cac lac giii diI trinh bay m(Jt each c6 h<f thong tz'r d?i cu'dng ve cong tac quiin tri hanh chfnh van phong, den cac cong vi¢c cua nha quiin tri hanh chfnh van phong va cac nghi¢p vµ cµ the° cua cong vi¢c van phong Cuon sach cilng phu h<;fp vai cac yeu cfiu cua chu'dng 4 cua B(J Giao Dµc Va Dao T,ao ban hanh Jam khung cot Joi de° cha sinh vien tham khiio va h9c t?p Nha Xuat Biin Thong Ke hy v9ng cuon sach se Ja ta} Ji¢u tham khiio quf cha cha nhflng

ai quan tam den nghanh h(JC nay

Xin tran tr9ng giai thi¢u vai quf d(Jc giii

NHA XUA T BAN THONG KE

QUAN TR! HANH CHA.NH VAN PHONG 3

LOINOIDAU

Ngay nay ,nlnl'ng king ctlng trong ho{Jt d9ng quan trj,trlfoc het do slf ke11J coi trong c6ng tac quan trj hanh chfnh van phong ciia cac td chli'c hanh chfnh slf nghi¢p ctlng nhtt cac td chiJc kinh doanh, Edi le d6 khoa h9c v§ quan tri hanh chfnh van phong ngay cling khif ng djnh vj tr! kh6ng thl thieu dlf<;fc d61 voi loai nglfai

Xufit phat tit thlfc te/ d6,tit nam 1990 den nay,B9 Giao Dijcva Dao Ta9 ,da chfnh thli'c di/a man quan trj hanh chfnh van phong vao giang d{Jy chfnh thli'c cJ giai do{Jn dao t{Jo chuyen nganh quan tr/ kinh doanh.Dl dap li'ng nhu c'au thong tin ciia quf d(Jc gia ngay cang tang fen, c/nJng toi da bien SOf,Jn Va xin goi thi¢u CUOfl sach "quan tri f?anh chfnh van phong "

Mµc dfch ciia quyen sach nay la gizip cha sinh vien Jin nhung ai phai Jam c6ng vi<Jc van phong,c'an co/m6t huong din nao d6 v§ if thuyet va nhll'ng' thlfc tiln cd lien quan Di nhien quyen sach kh6ng thay the/ cha slf t/Jµ'c hanh.Du 116 c6 the° d§ ra cac quy tac Cd ban

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 4

,song chi ap dµng khi thfch h<;lp vai hoan cifnh ciia to? chuc Edi vi h? th.6ng quan tr/ phai thiet ke, dlphu h<;lp vai c6ng vi?c chu kh6ng phif i ngu'<;fc l~i

Quyen sach quan trj hanh chfnh van phong ma

ch ting t6i bien so;;w g6m c6 ba phfin: phfin m9t trinh bay daj cu'dng v§ c6ng tac quan tr/ hanh chfnh van phong; phfin hai trinh bay cac c6ng vi?c ma nha quifn tr/ hanh chfnh van phong phai thljc hi?n khi tien hanh qwf.fl tr( ddn vj ciia minh; phfin ba trinb bay m9t s6, nghJ?p vµ co lien quan den ho9t d9ng hanh chfnh van phong nhu' each thuc s9an thao m9t van ban, each thuc so9n thif o m9t thu' tit giao djch trong kinh doanh Nhflng if thuyet du'<;lc neu trong quyen sach nay c6 gia tr/ ung dµng cha m9i to' chuc, chu kh6ng phifi chi c6 cho-nghanh quan trj kinh doanh

VJ nang }lfc c6 h9n, nen quyen sach do chting t6i so(;ln thao kh6ng thl tranh khoi cac sai sot, kfnh mong quf d9c gia lu'<;!ng thu va g6p f m9t each chan thanh,dl Jfin tai ban sau c6 du'<;lc chat lu'<;lng cao hdn.M9t di§u cfin n6i them la trong qua trinh viet cu6n sach nay, chting t6i da tha1n khao rat nhi8u cac sach

_, va tai li?u v§ quan trj hanh chfnh van phong hj¢n c6

trong nu'ac va tren the, gai' d~c bi?t la xuat phat tit thlfc te, c6ng tac quan trj hanh chfnh van phong d Vi?t

QUAN TRf HANH CHANH VAN PHONG 5

Nam,day chfnh la thanh cong cua chungtoi khi bien SOf:ln quyen sach nay

Cuol cung thong qua quyen sach ni.iy,chung toI~

xin to Jong biet dn nhi§u d6ng nghi¢p, nhat JaNha Xua! Ban Thong.Ke, 6ng Nguyen van Be, Giam doc

xi nghi¢p in giaytPp quPn i.' EJ~c bi¢t tran tr9ng cam

dn nguyen Lupi Sil Nguyen Dinh Hien va LuPt sil

Trfin Anh Tuan,· Tien sl quan tri h9c ( Hoa Ky ) da cung cap tai Ji¢u, sita chfla ban thao va g6p f each tiep cPn dlcuon sach nay co h¢ thong cau true ma/

QUAN TR! HANH CHAN// VAN PHONG 6

PHAN MOT

CHANH VAN PHONG

I KHAI NIJ='.:M VE QUAN TRJ HANH CHANH VAN PHONG

Hanh chanh van phong la noi SO<:tn thao, sll' dt,mg va t6 chuc cac h'o so, c6ng van gia'y to nh~m m9c dich kiSm tra, thong tin sao cho ho<:it dong d6 c6 hi<$u qua Nhu' v~y hanh chanh van phong hi<$n di<$n trong ba't cu phong ban 'nao chu kh9ng phai chi rieng b9 ph~n hanh chanh quan tr~ Ba't cu co quan nao ding c6 nhi~u b<) ph~n khac nhau, va m6i b<) ph~n d~u c6 c6ng vi<$c hanh chanh van phong Bo ph~n nao cung c'an phai Ien !ich thoi kh6a biSu cong tac,

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 7

ho(,lch djnh t6 chU'c cac cu()c hc)i thao, quan tri h6 so, s~p

xe'p ch6 lam vi<$c, tie'p khach g<;>i di~n tho~i vv

Hanh chanh van phong la trung tam xll' ly va ghi nho ta't ca cac giay to cho cac b(> ph~n cua mot t6 chU'c kinh doanh Bdi VI ' ta't ca cac giao dich kinh doanh deu dltQC th€ hi~n b~ng van ban gia'y to ho?c ke't thuc b~ng van ban gia'y tO

Do d6, chung ta khong nen hi~u quan tri hanh chanh Van phong don thu'an dttoi d(,lng cac nghi~p Vl,l rieng re nhlf vie't giay gioi thi~u, cong van giay to, SO(,ln thao van thu, Sap xe'p phan lo(,li ho SO VV ma cac nghi~p Vl,l, ho<:,tt d<)ng nay deli phai dtt<;lc t6 chU'c, ph6i h<;lp, tieu chu~n h6a va

II CHUC NANG

Quan tri la nhung ho.~t d<)ng c'an thie't phai du'<Jc thlfc

hi~n nh~m duy trl va t~o dieu ki~n cho nhung t~p th~ con nguoi ho~t dong, hu'ong ve ffil,IC tieu chung Nhung ho"1t

QUAN TR/ HANH CHANH VAN PHONG 8

d(mg d6 c6 thS t~p trung trong m<)t s6 nhung c6ng vi~c chinh f)6 la, dlf tru cac h0"1l d<)ng ma don vi se phai thlfc hi<$n, t6 chuc b<) may, quan 'tr! lao d<)ng, kiSm tra thanh qµa Cach n6i thong thuong hi~n nay la cac chtl'c nang -qµan tri , ds chi nhung n<)i dung cua ho"1t d<)ng quan tr!

Nhu chung ta da bie't c6 ba ca'p quan tri :ca'p quan tri

cao ca'p ( chu tich h<)i d'ong quan tri, ph6 chu tich h<)i d'ong quan tri, tflng giam d6c, ph6 t6ng giam d6c ) _,ca'p quan tri trung gian ( giam d6c, ph6 giam d6c ), ca'p quan tr! co

sd ( Tn.tdng phong, ph6 phong, quan d6c phan xudng ) Nhung du a ca'p quan tri nao di chang nua h9 phai th~tc

l/.Hoach dinh : (Planning) :

Chuc nang ho<;ich dinh la chuc nang thu nha't trong tie'n trlnh quan tri, dln triSn khai dau tien vl cac chuc nang khac d'eu tuy thu<)c vao chuc nang nay HO<;!Ch dinh la Jam ke' hO<;!Ch bao g'Qm vi<$c xac ·djnh m9c tie~ hO<;it dong CUa t6 chuc, xay d\fng chie'n lu\fc tflng the.nh~m ht.tong d~n hanh dong ht.tong v'e m9c tieu Va thie't l~p h~ thfSng cac ke' hO<;!Ch ho~t dong Cl;! thS DS xac d!1;1h du<;jc cac m9c tieu, phai can nh~c nhi'eu m~t mot each thlfc te', kha thi, c~n cu tren cac ngu'on llfc huy dong du<;jc

2/ T6 chuc ( Organnizing ) ~

Cong tac nay bao g'Om xac dinh nhung vi~c phai lam, nhung ai se lam vi~c d6, cac cong vi<$c se du'<;1c ph6i

QUAN TR{ HANH CHA.NH VAN PHONG 9

hcjp voi nhau nhtt the' nao, nhii'ng b9 ph~n nao c'an phai dttcjc thanh l~p thie't l~p m6i quan h~ v'e c6ng vi~c, quy'en hanh va trach nhi~m giii'a cac b9 ph~n

ThttC1ng thl cac quan tri vien cao ca'p xac dinh t6ng quat ca'u true t6 chuc cua doanh nghi~p va tlm ch9n nhan slf cho cac vi tri ca'p cao Quan tri vien trung ca'p lam cac c6ng vi~c d6 d6i voi phong ' ban do mlnh quan ly Quan tri cff p Cd Sd xac qinh cff u true t6 chuc d cac ph'an cong vi~C

do mlnh ph~ trach va Hinh trach nhi~m quan tr9ng trong vi~c dao t<;!O, b'oi dttBng chuyen mon cho cac nhan vien dttoi quy'en

3/ Lanh dao ( Leading ) :

Chuc nang nay lien quan de'n con ngttoi trorig t6 chuc d6 la vi~c tuy~n ch9n, thu d1,mg b6 tri cong vi~c, b'oi dttang d(>ng vien va kich thich va chi huy con nguoi lam vi~c Nguoi quan tr! vien phai danh nh_i'eu thl gio cho chuc nang di'eu hanh cong vi~c hang ngay : phat hi~n va giai quye't va'n d'e, tra lOi nhi;i'ng cau hoi, ki~m tra ca'p dttoi Day la m()t chuc nang phuc t<;ip va m1,1c tieu hang d'au la thuc d§'.y nhan vien iam tron cong vi~c dttcjc giao m()t each tlf giac, nhi~t tlnh

va c6 hi~u qua

Chuc nang Hinh d<;io khCfi d'au tu quan tri vien ca'p cao, dttoi d<;ing cac dinh hu'ong chung va cac bi~n phap IOn t<;io ra d(>ng cd vttdn toi m1,1c tieu trong wan t6 chuc, nhu'

QUAN TR/ lfANif CHA.NH VAN PHONG 10

cac chinh sach luong, thudng, Cac quan tri vien ca'p duoi thl,(c hi¢n chuc nang Hinh d<.io trl,(c tiep gan voi cac ho<.it d()ng C5 co sd , biet each d~ t<.io ra d()ng co thuc d'ay nhan vien lam vi¢c, giai quyet t6t cac truong hQp sai ph<.im, biet lanh dqO nhan vien b~ng each huong d§n ky nang Cl;! th~ ,

b~ng thai d() dung muc va ling xll' kheo leo, nhi~t tlnh

41 Ki~m tra ( Controlling ) :

Trude het, khong du9c hi~u ki~m tra la sl,I' "xiet ch~t l<.ii" ma la qua trlnh huong Sl,( tien tri~n VaO dung cac ml;IC tieu d'e ra , di'eu chinh cac sai It;ch va dinh huong l<.i.i cac ml;IC tieu m()t khi di'eu ki~n da thay d6i nhflm bao dam t6 chuc dang tren duong dung d~ hoan thanh ml;lc tieu

Cung nhu cong vi¢c Ianh d<.io, cong vi¢c ki~m tra la cong vi~c quan tr9ng d~c bi¢t d6i voi quan tri ca'p trung va ca'p co sd Chinh quan tri vien ca'p trung nh~n duc;1c nhi'eu · nha't cac phan anh thttong nh~t va phai di vao giai quyet va'n d'e d~t ra , tntoc khi chung trd thanh nghicm trong, bu(k cac nha quan tri ca'p cao phai quan tam Quan tri vien ca'p cao Ia ngttoi chiu trach nhi~m t<.io l~p h~ thong ki~m tra, xac dinh cac tieu chu~n va chugn ml,(c d~ do luong va danh gia cac ho?t d()ng cua doanh nghi~p trong t6ng th~

? /

cua no.·

Nhung Chuc nang tren day la ph6 bien d6i voi m9i nha quan tri, du la T6ng Giam Doc cua m(>t cong ty Ian hay

QUAN TRf HANH CHA.NH VAN PHONG 11

chi la quan d6c cua mot xu'dng trong xi nghi~p DI nhien ph6 bie'n kh6ng c6 nghfa la dflng nha't Vl m6i t6 chuc deu c6 d~c di€m ve m6i tru'ong, xa h()i, nganh nghe, qui trlnh c6ng ngh~ rieng, nen cac ho(;lt dong quan tr! cling c6 nhG'ng ho(;lt dong khac nhau Nhu'ng nhG'ng cai khac nhau d6 chi la khac nhau ve muc do phuc t(;lp, phttong phap thlfc

hi~n, chu kh6ng khac nhau ve ban cha't

'

Ve m~t quan tri van phong , qua trlnh tren bao g6m

ve co ban 6 nh6m c6ng vi~c :

1 L~p ke' ho(;lch c6ng vi~c van phong

2 Tri€n khai cac nhi~m Vl,l t6 chuc c6ng vi~c

3 T<;!O dong co thuc d§'.y trong can bo nhan vien va phong, gioi quan ly con ngu'oi van phong d€ hQ tlf quan ly, phat huy vai tro chu th~ sang t(;lO

4 Tri~n khai c6ng vi~c van phong voi tinh th'an tie't

ki~m thoi gian , tie't ki~m c6ng sue, hi~u qua cao, t<;lO du'c;fC Slf thoa man voi cong Vi~c Va xay dlfng hoai bao vuon len

5 Barn sat va ph9c Vl;l c6ng vi~c chung cua doanh nghi~p ph6i h<;5p ch~t che trong h~ th6ng hanh chanh - y~m trc;s, lam th~t t6t c6ng tac thong tin n9i b<)

6 Ra soat, ki€m tra t(;lo ra thong tin phan h6i , bao dam Slf dieu hanh hu'ong toi ffil;IC tieu chung CUa doanh nghi~p

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 12

NC)i dung c6t l6i cua SI/ di'eu hanh nay la tiep c~n : cong vi~c van phong theo quan di€m coi van phong la mot

h~ tho'ng xa h()i ' ket h<;1p nang life hoan thanh cong vi~c , xay dlfng t~p th€ van phong vung m(;lnh voi SI/ hoan thi~n

nhan each va diy m;~mh quan h~ giao tie'p ling xii'

'

III QUAN TRJ VIEN VAN PHONG DOANH NGHI$P

Nhung ngu'oi lam ngh'e quan td van phong dU'c;Jc gQi

la cac quan tri vien van phong E)Lfcjc xep vao hang quan trj vien van phong g"Om : phl;l ta hanh chanh, chanh, ph6 van phong: trc;J ly1 van phong, ke toan trudng Quan tri vien van phong la ca'p quan tri h(;lng trung' xep cung nh6m quan tri vien van phong g"Om c6 : thu' ky di'eu hanh, thu' ky giam d6c, trc;1 ly giam do'c

Ki~u m§u va vj trf cua nha quan tri hanh chanh van phong

tuy thUOC vao :

+ Qui mo va t'am v6c cua t6 chuc

+ Muc do quan tr9ng cua quan trj hanh chanh van phong trong tien trlnh phat tri€n cua t6 chuc

M()t vai quan trj vien hanh chanh van phong la chanh van phong phl;l _ trach t6c ky, sao ll;lc, phong van thu', s6 khac la

ke toan vien do nhung hi~u biet cua hQ v'e h"O so van thu', c6 sang kien thlfc hanh cac ho~t dong d6, du'c;Jc d'e b(;lt vao nhung chuc Vl;l thich h<Jp nha't d€ giai tr1nh cac phu'ong phap

Va thu tl;IC , sau GO V~n dl;lng vao cac Cong vi~c hanh chanh

QUAN TR! HANH CH.ANH VAN PHONG 13

van phong thu'ong nh~t M<)t s6 it quan tr! vien hanh chanh

la chuyen gia phan tich phu'ong phap , du'QC hua'n luyt$n Ve cong nghi¢p, ky thu~t cong trlnh va don gian h6a cong vil$c M9t s6 it la Ph6 Giam D6c phl;l trach ta't ca cac ho(;lt d9ng hanh chanh van phong Vi tri sau cung nay c6 le la m9t vi tri ly tu'dng, m<)t ch6 dung thich hc;1p d€ quan tri vien hanh chanh van phong giam sat ta't ca cac ho(;lt d<)ng ve d!ch Vl;l hanh chanh van phong VI quan tri Vien Se CO du quuyen h(,ln va trach nhit$.mcua mQt quan tr! vien ca'p cao

d~ ph6i 'h<;5p cac ho(;lt d<)ng hanh chanh van phong voi cac ho(;lt d<)ng khac cua t6 chuc

Hoc,it d<)ng kinh doanh ngay nay trong nen kinh te' thi

tru'ong, va'n de co ban nhat c6 <; nghfa bao trum Ia : trong toan b<) doanh nghi~p ton t~i m<)t h~ th6ng hanh chanh y~m

trc;J thlfc hi~n ch1l'c nang xli' ly thong tin hanh chanh - y~m

trc_j cho toan doanh nghil$p Du t6 chuc be) may van phong

xe le ra thanh mnhieu b9 ph~n, hay t~p trung l~i theo m(>t chuc nang nhi~m Vl;l , thl ht% th6ng d6 v~n ton t(;li khach quan va doi hoi c6 Slf quan ly th6ng nha't Doi hoi khach quan d6 thu'bng du'c;Jc th€ hi<%n d vai tro cua phl;l ta banh chanh tnfc tie'p voi quan tr! vien cao ca'p hay t6ng giam d6c dieu hanh Phl;l ta hanh chanh va thu' ky dieu hanh du'c;Jc coi

la cac quan tr! vien van phong

1 v ai tro va ch(tc nang cua quan tri vi en van phong

Vai tro va chuc nang cua quan tri vien van phong du'c;1c xem xet tren hai m~t : Di~u hanh cong viec van

QUAN TR! HANH CHAN fl VAN Pf/ONG 14

phong va Hinh dao tap th€ lao dong Hai m~t nay c6 quan

h~ hfi'u Cd VOi nhau : Hinh d"10 t6t CO tac dl;}ng nhan hi~U qua c6ng vi~c len va xay dt!ng con ngu'oi Dieu du'QC nha'n m"1nh nha't g'an day la m~t Hinh dt,lo t~p th€ lao d9ng Bdi vl, cac ca th€ trong t~p th€ lao d9ng ngay nay khac tru'oc nhieu, do trlnh d9 van h6a, chuyen m6n du'c;1c nang cao hon, do m~t phat tri€n nhan each c6 nhieu n9i dung moi, do

h~ tho'ng nhu c'au va gia tri ca nhan da d"1ng hon, phuc l"1P hon Nha quan tri hanh chanh van phong dap ling nhu c'au Hinh d(;lo m9t t~p th€ nhu' v~y thu'ong kh6ng chi dt!a vao st! V~n dl;lng kie'°n thuc ma phai nang cao S\l Hinh d(;lO len trlnh d() ngh~ thu~t Ma ngh~ thu~t Hinh d"1o con ngu'oi kh6ng chi din c6 lcie'n thuc ' ma truck h~t la nhung ph§'.m cha't v6n c6 (1, m()t so' ngu'oi Cho nen khi tuy~n ch9n m()t quan tri vien van phong doi hoi phai ma't nhieu c6ng sue hon, kheo

Quan tri vien van phong g6p ph'an quan trQng trong qua trlnh xay dt!ng t~p th~ lao d(}ng Qua trlnh nay du'QC chia thanh bo'n giai do(;ln :

QUAN TR! HANH CHAN// VAN Pl/ONG 15

- y eu c'au nhan vi en n6i r-a nhun·g m?t ffi';lnh 'va m?t yeu cua mlnh, k~ ca trong doi s6ng cua gia dlnh_

- TC;lO ra quan h<% chan th?t va tin c?y lftn nhau

-* Giai do';ln 2:

- y eu c'au nhan vi en trao d6i v'e cong vi<%c ' v'e vi<%c xay dt,(ng t~p th~ lao d<)ng

- Dong vien kip thoi khi ,nhan vien hoan thanh

nhi~m Vl,l ffiQl each XUat S~C

- Khi g?p nhii'ng tlnh hu6ng ding th~ng ; ,cling ban bc,lC VOi nhan Vien O~ tlm ra cac giai phap thoat ra

* Giai doc;in 3 :

- Phan tich nhung di~m yeu, di~m m';lnh trong c6ng

vi~c, c6 bi<%n phap d~ kh~c ph1,1c nhii'ng di~m yeu

- Thao lu~n voi nhan vien d~ tlm ra bi~n phap nang cao hon nii'a hi~u qua cua ca t~p th~ van phong, ·neu cao cac sang kien cai tien c6ng vi~c

* Giai do(,ln 4 :

- Danh gia v'e ~ , ~ac chu§'.n mt,(c, cac nang l\fc sang tao cac vai tri> xii hi)i ct\a ta - l t i ) n g

QUAN TRf HANH cmiNH VAN PHONG 16

tu'cfng d6i , phai tuy theo di'eu ki~n hoan canh Cl;l th~ cua t~p th~ lao d(>ng van phong ma c6 ke' ho~ch tri~n khai th~t linh ho~t

2 Trach nhic$m cua quan tri vien van phong

Tinh hu6ng cang th~ng la vi~c thu'dng xay ra trong CUQC sO'ng Trong doanh nghi~p Cung nhu' t~i van phong doanh nghi~p , quan tr! vien van phong thu'C1ng phai giap m~t voi nhi'eu tlnh hu6ng ding th~ng ( tuc la khi tlnh hlnh cong vic$c hay doi s6ng rieng tu' chua alfng nhung thach thuc Vu'Qt qua k.ha nang Va ngu6n life CUa con nglf('1j ) , nen phai bie't each xii' ly thich h<Jp Do c.16, trach nhi~m cua quari ttj vien van phong la :

• Kip thC1i phat hi~n cac va'n d~ sa'.p nay sinh , kip thdi tranh thu y kie'n xay dlfng cua t~p th~ lao d<)ng

• E>i sau sat nhan vien ' kheu g<Ji hQ n6i he't cac tha'.c ma'.c, ltjp thdi di'eu chinh slf phan cong , giao vic$c, can nha'.c va d'e b~t trach nhi~m va quy'en 19i cho r6, de'n tung ngu'di Thu'dng xuyen lien h~ ban b~c voi Cong doan , sau sat tlnh hlnh cong vi<$c va hoan canh gia dlnh cua tung ngu'di ' kjp thdi d<)ng vien, an ui, giup da

QUAN 11l{ llANll Cl-l!lNII VAN PHONG 17

• TanCT cu'ona hoat cl6nu uiao tie'p - thonu tin cho /:::' b b b b thong su6t, kip thoi, c6 hi¢u qua

• Tim kiem each dcln gian h6a cong vi~c van phong

• nm each h~n che' cac sai s6t

• nm kie'm cac sang t(;lO mdi df}j vdi Cong vi~c van phong

• Bao dam t?n dt,rng cac ngu6n llfc cl'ia van phong bao /:::' a't>m mat btna thie't bi va con nul.J'oi b ' b

• Bao dam an toan cho van phc'rng

3 Tieu chuan ciia quan tri vien van ph(mg

• Muc d0 am hicu ve cac chuc nang quan tri

Nhtt ta cla biet , co b6n chttc nfrng qu~rn tri : ho(;lch djnh, t6 chuc, di'eu hanh v~t ki&m tra Ca ba ca'p quan trj c.1{Su c'an phai n<lm ro cac cht'rc nan c a nay nhtJntr voi muc , e do

khac nhau Cap cao t~p trung nhi'eu hem ve chuc nang ho;;ich djnh va t6 chU'c, cap trung va ·co sd t?p trung nhieu honcho chuc nang dieu hanh va ki~m tra D6i voi ca'p quan trj vien van phong muc cH) am hi~u va v~n d1,mg ca bo'n chuc nang nay deu phai sau s<ic, bdi VI van phong c6 chU'c nang xlt ly thong tin cii tren b6n m~t a'y, cung cap thong tin

va ttt van tham mt.tu cho ca'p quan ly xem xet d~ ra quye't djnh ca tren b6n m~t nay

Mile d(> v?n d1,mg cac ky nang quan trj

Cac nha nghien cuu quan td cho ri:lng m6i nha -9 t:.~11 , tr! can phai co 3 Io~i kie'n thuc va k'Y1f1ft~ ~~ l~.f'~~~·U.~~~m~ ,

l ~!fLJj¥~t;:.~

QUAN TR{ IIANlf CHA NH VAN PHONG 18 thU'c chuyen mon ky thu~t; (2) Ky nang ve nhan sl!; (3) Ky nang nh~n thU'c, phan tich sl! vi~c

Ky nang ky thu~t la nhung kha nang can thiet dG thlfc hi~n mot cong vi~c Cl,l the ; hay n6i each khac la trlnh GQ chuyen m6n nghi~p Yl,l cua nha quan trj Yi dl;l nhu so~n thao m0t h(,jp d'ong kinh te, thiet l~p mot th'ong chuong trlnh di~n

toan trong cong tac nhan sl!, ke toan Ky nang nhan sl!

lien quan den kha nang cung lam vit$c ' dong vien va di'Cu khien con nguoi t~p the trong xf nghi~p, du nguoi de) la

thu6c cap d'ona ncrhiep naana hancr hay cap tren Ky- nanu ' o o 0 0 0 0 nhan slf la tai nang d~c bit$t cua nha quan trj trong vi¢c quan h~ voi nguoi khac de nh~m t<;to thu?n hji va thuc u.1y slf ho~rn thanh cong vit$c chung Ky nang tu duy doi hoi nha quan tri phai hieu ro muc do phuc t~p cua ho~rn canh va biet each giam thieu Slf phuc t~p GO xu6ng mot muc OQ CO

the doi ph6 du<;c Ky nang tu duy la cai kh6 tiep thu nhat

va quan 'tr9ng d~c bit$t doi voi cac nha quan trj

Trong Jue tat ca cac nha quan trj deu phai deu phai c6 cfay du 3 lo<;ti ky nang tren day, hi€'n nhien la t'am quan tr9ng cua m6i ky nang tuy theo cap b~c cua nha quan tri trong t6 chuc d cap cang cao din phai c6 ky nang tu duy chien h.t<,jc hdn d cap quan trj thap , ky nang ky thu~t la c'an thiet vl a cap nay nha quan trj Jam vi~c ch~t che voi tien trlnh san xuat la noi ma tai nang ky thu~H la d~c bit;t quan trQng Ky pang nhan Slf, trai l<;li la d1n thiet do'i voi

QUAN TR/ HANH ClfltNH VAN PIJONG 19

m<)i nha quan tr! 0 mqi cap, vi nha quan trj nao ding phai lam vi~c voi con nguc"Si

f)oi vdi cap quan tri v1en van phong, mac d(> am hi0u V~I v~n U\Ing ca ba lo~1i ky nang do phai du sau s~c

s<lng t<:.10 de tC) chU'c xU' ly th6ng tin clc~t de ycu c'au sau :

Nhu v~y n6i m(>t each t6ng quat nha q4,an tr! hanh chanh van ph(rnn phai la nuL((jj co d'au 6c sana tao va la b 0 0 m<)t nha lanh d<;10 Ong phai am tuong tat ca cac chuc nang

nhi~m Vt,I ci'.ta cac b9 ph~n khac trong co quan xi nghi~p de h<1 trc/ tat ca cac phl'rng ban khi c6 yeu c'au Ngoai cac van

de noi tren, nha quan tr! hanh chanh van phong phai h9i du

12 tieu chu~n sau day :

I L~t mc)t tri thuc dlfcjc dao tq.o co tdnh d<) t6ng quat va

UL(<_1c dao t~o chuyen v'e ve Hinh Vl,l'C hanh chanh van ph<'Jng

QUAN TR{ llANIJ CI-IANll VAN PHONG 20

2 Gi<)i clieu hanh c6ng vi~c van phong ( t6 chU'c s~p xep ch6 lam viec clJa van phono dieu hanh t6t conu tac b ' o th6ng tin,c1ieu hanh t6t cong tac nhan Slf, dieu hanh t6t ml)t ngay lam vi~c tc.1i van phong ), c6 kha nang ganh vac c6ng vi~c ( lam nhieu cc)ng vi~c hon qui djnh ), c6 kha nang iiy thac quyen hanh va trach nhi~m

3 C6 kha nang "giang d?y" cho nhan vi en thu(>c quyen

4 C6 quan di~m khoa h0c 06 tiep nh~n nhung yeu t6 va phu'ong phap lam vic;c m(1i

5 Nha quan tri hanh chanh van ph<'rng phai biet h<)a mlnh, hc)a d'Ona VOi nhunu y' tL(Crno Va nhunn va'n b b b b UC ctia nhan vien ( Tinh o'an aui ) tie1J nhan nohiem tuc cac chi trich b b ' c phe blnh va g<;ii y

6 Oc khoi hai ( hoa nha pha chut kht>i hai ) clung Jue trong giao tiep U'ng xii' giup giai quyet va lam dju di nhieu t1nh hu()ng kh6 khan

7 Phonir each lich Su' va nooai aiao (an mac di cll<nn oiao b c c ' b• b tiep dung mile ) St! thanh cong cua nha quan tri tt1y thu<)c vao vi¢c Ong ta c6 danh Uu'QC Slf h6 tr<J, hQp tac cua nguoi khac hay khong?

8 Kiem che xuc d()ng b0i vi bo ph~n hanh chanh van phong n6i chung va nha quan hanh chanh van phong n6i rieng thu'ong dG bi chi trich nha't

9 Chu dono sano tao va tai b• b X03)' Xl~ trono moi tlnh hu6no 0 b• dam lam, dam chju trach nhi~m

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 21

10 Th~ hi~n S\l chin ch~n, S\l thang b~ng va ·long tlf tin, quye't djnh lam cong vi~c tdi cling· m<)t each W tin, khong sc;J va va'p

11.0c phan doan d~ nh~n di~n du'QC cac nhan t6 quan tr9ng cua mot tlnh h6ng ca bi~t ' c6 thai de) phan tich khach quan tu do xac dinh cac chinh xac cac u'u tien

12.Nang hfc dl~n d~t qung ca trong thong tin n6i va vie't Nha quan trj hanh chanh phai bie't an n6i d~ thuyet phl,lc ca'p tren, dong nghi~p va ca'p dt.toi cha'p nh~n nhung thu l~lC moi, cclC phu'ong phap hanh chanh Van phong moi

Tren ta't ca cac nang llfc va tieu chu§'.n d6, nha qu*n trj hanh chanh van phong phai la nguoi Hinh a·<:io Thu~t

Hinh de:io la mot qua trlnh CO tinh thuye't phl,lC d6i vdi ca nhan trong nh6m cling nhau hc;Jp tac d~ d':lt du9c ml,lc dich

Tu d6, 'nhung y nghi, nhii'ng ml,lC dich sau cling cua nha Hinh 0"10 , cac nhan vien, cong ty la "M<)t" Lanh d~o la hoa hc;Jp nhii'ng ml,lC tieu rieng le vao m(>t ml,lC tieu chung

Slf hc'.>a h9p va th6ng nha't cac quy'en lc;Ji , do d6 doi hoi phai c6 m<)t trlnh o<) Hinh O':lO cao Chinh vl v~y ma da c6 nhi'eu nha quan td vi nhu' sau : Chuc nang chi huy Hinh dt;lo th~

hi~n Slf tai ba cua nha quan trj

Theo mile dQ, khi cac hoan canh gio'ng nhau, cac nha Hinh o~o trong hoan canh nay c6 th~ Ii nha- Ianh d~o

thanh cong trong hoan canh khac Nhung d nhii'ng hoan canh khac bi~t, nha Hinh oi;w c6 th~ thanh cong C1 ndi nay nht.tng ding c6 th~ hoan toan tha't b~i C1 m<)t ndi khac

QUAN TR/ HANH CHANH VAN PHONG 22

4 Phong thai c'an thie't cua quan tri vien van phong

-

· Lung cong xu6ng , nglfc uan

ve phia tru'oc (sat-q.nh ban)_

- Melt nhln dam dam ve phia truck ( ho?c vao·nguoi doi di~n)

ho?c ngu'QC ]~i m<)t cai nhln cau kh<ln, tha thie't

chan" ho~c ba't d()ng nhu' m<)t photu'Qng ,

- Dang b<) di hoi ha ho~c m~t

moi

- Hay len cao gi9ng ho~c g~n

gi9ng n?ng ne hay nghie'n rang khi n6i, phat am khong r6 rang -Ca ch pha t bi~u dop chat ( nhu

an thua du voi ngu'oi d6i tho<:ii ) oJt oono ha)' lam niing hoac c6

tinh vi n€, e de

- Gi9ng cu'oi on ao ( IOn tie'ng

va c6 nhung loi ·phat bi~u

kh6ng dung Ille ) Nghiem chinh, dung muc, tu'om

tat nhttrig khong l~p di ( ne'u theo thoi trang thl phai phu h<Jp

QUAN TR! HANH Cl-IA.NII VAN PHONG 23

N6n d<)i

Trang di~m

v<Jj da n b (J n CJu'di cua mlnh ) b ' quan ao khong du'QC nhau nat, nhan , nhung dung chu y qua tOi dang ve ben ngoai, mau sac qua ch6i chang

- Chu y toi ki~u giay, VO va mau sac cl'1a n6 phai phi)' h<;Jp voi quan ao

- Chu y' tdi dano nooi trono c 0 b tru'ong h(,:ip m~c ao dai, vay, dam vv

- Giu 1rln b q-uan ao Jue nao cuno c trong tru'dng hQp ho~rn chlnh

- Noay noan dc1n oian can b b ' b ' xU'ng voi khuon m~t, mai t6c,

ao quan dang m~c

- D~ dang cho vi~c lam s~ch

nhu' gi~t, ha'p VV

Cach n6i - S6 sang, tho t9c, ca lam, n6i xui xe-o, n6i gay

- Nhung giai thich khong; dung, n6i b6~6i

QUAN TR! llANll CHANH VAN PHONG 24

Ca ch

cu' xii'

gi6 hay d€m tie'ng mtoc ngoai trong khi n6i

- N6i pha tie'n? long

- Bi~u 19 tlnh cam dung cho

- Che' ngt! du9c slf nhut nhat

- Vi~c lam ngay cang hoan thi~n t(;!O Slf tin tu'dng CUa ca'°p tren va d'ong nghi<$p

- Lam cho m9i ngu'oi c6 ciim tlnh voi mlnh , giup da m91 ngu'oi nhu'ng khong no l~, khum num

- Tuan thu nhung nguyen de lich slf khi doi tho(;li vdi nhung doi tll<;Jng khac nhu :

+ Dan ong ho~c dan ba

+ Nguoi Ian tu6i hay tre tu6i hon mlnh

+ Linh d~o dong

nghi~p, khach hang, nhan

vien cua mlnh Ta't ca nhung doi tu'qng nay khong nen than m~t qua d(>

- Ton tr9ng gio gia'c, nhung IOi

h~n,hua

- v e m~t vui tudi tr'am tirih, tl!

chu du'qc mlnh, sang suot dung cam dO'i ph6 voi nhung tlnh

QUAN TR! HANH CHA.NH FAN PHONG 25

hu6ng kh6 khan trong con b a

vi~c

PhJm - Tr~t tt!, kin dao, lam vi~c c6 phttong phap, c6

chat tr] nho ' co sang kien chu d9ng trong cong tac

c6 tinh than trach nhi~m

QUAN TR{ /-/ANH CHA.NH VAN PHONG 26

van phono hi6u m()t each don uian la ncii lam viec 0 0 •

oia'y' to nc1i nao c() t6 chuc lam viec u'eu c6 noi oiao dich

gia'y t<1 c16 la van p_hong

Cono vice c e 0ia'y to {'1 van phong theo thuat n°u hicn ' o uai UL(QC gqi la thu th~p va xU' ly thong tin Th~.t ra, trong

xa h6i n<>i chunu cuno nhu trono doanh nuhiep n6i rieno 0 ' b 0 0 b ' nc1i nao c6 quan he uiao tiep quan he e ' l~1m viec la co th6nu o tin Th~m €hf ngay giG'a nguoi va may cfing c6 quan h~ thong tin qua cac thiet bj d~n tU' va may vi tinh Thong tin oi'eu hanh hanh ch<:lnh trong doanh nghi~p la lo~i thong tin

d~c bi~t quan trQng trong doanh nghi~p vi n6 phan anh qua trlnh de ca'p quan trj ra quyet ajnh, tri~n khai cac quye't ojnh, giao djch qua thu tll' N<)i dung cua n6 g()m cac bao cao cac memo cac thono bao cac bien ban ' ' e> CUC>C hop de ' tht< tu giao djch trong kinh doanh

Van phong chinh la cll'a s6 cua cac lu'ong thong tin Hang ngay t~i van phong phai tie'p nh~n va phan phoi nhi'c:i lo~i

QUAN TR! HANH CllANH VAN PllO!\iG 27

thong tin khac nhau Th6ng tin lrong van phc'rng bao gom cac lo<;t.i "sau day : '

• Thon(J tin du'oi dana van ban : Van ban do la phu'c5nu e , o · o tien nhi nhan CaC thona tin v'e Su' viec cac hien tu'dna Va o e o di0n ta de suy nghl, quyet djnh cl'1a con ngu'oi Van ban

la m<)t tai li¢u du'c~c coi la c6ng c~1 truy'en thong tin chf nh xac va hQp phap ma cac nha quan trj luon luon c'an phai sll' d~mg,

• Thong tin truy'en cl<;t.t qua cac CUQC hc)i hQp : N6 Uu'QC hinh thanh qua ban b<;t.C t~p trung y kien CUa CaC thanh vien VY nh~m giai quyet cac ffil,IC tieu da d'e ra Ngoai

ra dm co de d~ng bien ban, quiche du'Qc thong qua

• Tht1ng tin ghi nh?n thu th~p qua Ju' lu~n

• Th<)ng tin ghi nh~n qua dlf bao

2 Chuc nang ciia van phc)ng

Cac chuc nang cua van phong c6 th~ du'QC phan ra thanh 3 10<;1.i

• Cac chuc nang djch Vl,l chuyen d'e : nhu' ke toan, tai chfnh, ke ho<;1.ch, th6ng ke vv ·

• Cac chuc nang xll' ly thong ti~ : nhu' xll' Iy van ban, vien thong, in a'n

• Cac chuc nang t6ng h<;1p : hanh chanh,_ nhan slf

QUAN TR/ HANH CH.ANH VAN PHONG 28

Ca 3 lo~i chll'c nang tren deu du9c t6 chll'c thanh ht$ thong hanh chanh y~m trQ ma ml,}C tieu la cung ·cap cac thong tin hanh chanh y€m tr<;f theo yeu c'au nhanh ch6ng, chinh xac, kip thoi, chat lu9ng cao aE cac cap quan Iy ra

quye't d!nh kinh doanh

Tung lo~i thong tin, tung luong thong tin deu co nhung yeu c'au xl't ly khac nhau, doi hoi phai co each xl't Jy cho phu h9p : thu th?p d'ay du, phan lo~i va ch9n h,ta, nhanh ch6ng, kip thoi va c6 chat Iu9ng St! phan lo?i va ch9n llfa la dieu tat ye'u, bCii vl trong thoi d~i bung n6 thong tin, qua trlnh xi't ly deu mangy nghia ch9n llfa, t6ng h<;fp chi ' cung cap cho lanh d~o nhung thong tin ch~t lQ,C, chat luc;1ng

va kip thoi Yeu c'au nhanh ch6ng kip thoi phai du9c nhan m:,mh, vl ngay nay thoi co, va thoi hC:;ln rat quan tr9ng Nguoi quan tr! hanh chanh van phong phai hi€u thau yeu c'au nay se bie't t?p trung sll'c llfc va thoi gian cho nhung lo~i thong tin c6 thoi h?n

II BO TRf CHO LAM VI~C

Vi<$c s~p d~t cac phong 6c cting rat quan h~ : phong danh cho vi chi huy, phong danh cho nhan vi en tham muu, phong danh cho nhan vien ke' toan, phong danh cho hhan vien tie'p xuc voi khach hang M6i phong mot d~c tinh rieng c'an phai chu~n bi ngay tu khi, h9a do kie'n true St!

QUAN TR{ HANH CHANH VAN PHONG 29

s~p d~t cho cac phong 6c tie't ki~m tai chanh va c6 th~ tie't ki~m thoi gian lam vi~c , tie't ki~m nhan vien

Ve phU'ong di~n chuyen mon, m1:1c tieu cua vi~c s~p d~t van ph6ng la :

• Lam cho vi~c chuy~n gia'y to , h'o so theo duong ng~n nhat , tranh vi<$c chuy~n di chuy~n l<:ii qua nhung ch~ng dU'ong Xa d trong Cung mQt lf1:1 Sd

• Cung cap ch6 lam vit$c cho m9i ngu'oi , d€ cong vi~c ngu'oi d6 c6 hi<$u qua t6i da ma v§n c6 th~ danh ch6 cho nhG'ng cong vi~c bat thu'ong

• Cung cap dieu ki~n d~ giam bot St! m~t nhQC va gia tang nang suat

• Cung cap an ninh cho cac nhan vien ph1:1 trach cong vi<$c nguy hi~m ( phong thi nghi<$m, quitien vv )

• M6i don vi c'an c6 van phong thu~n ti<$n d~ cong vi<$c tie'n hanh deu d~n , cac don vi cong vi~c b6 sung cho nhau phai g'an nhau, van phong cua vi chi huy c'an ke'

c~n van phong cac nhan vien ma ngu'oi chi huy d6 di'eu

phai g'an c6ng ra vao, nhung phong danh cho cac c6ng vi<$c 'on ao phai xa nhG'ng phong danh cho cong vi<$c tri nao

• NhG'ng van phong rieng c'an phai dU'c;1c giam toi muc t6i thiSu , dS thay the' b~ng van phong r(mg lOn chung , d d6

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 30

nguoi chi huy ca'p duoi c6 th~ c6 m(lt cai nhln bao quat ta't ca cac nhan vien dang lam vit$c

• Nhung khu xa cl'ta s6 phai dung lam 16i di hay chua dl,fng h'O so can d~c bit$t chu y de'n cac kho chua v~t lit$u va

dUntT CU 0

• Nhung di~m can chu y lien quan de'n kich thu'oc cac phong 6c , de'n nhung ti~n nghi d van phong Di~n t ich phong can du cho nhan vien dl,f ng'Oi trong phong, cho cac dt,mg Cl;l Va v?t lit$u , lam the'° nao d~ ngu'oi ta CO th~

di chuy~n d~ dang d~ cac Cong tac quet d9n cung du'QC

d~ dang va ngltoi ta CO th~ di chuy~n cac d1,1ng Cl;l mau ch6ng

• Ngoai ra, vit$c b6 tri ch6 lam vit$c phai t<;io du9c tam ly tich cl,fc d cac nh6m c6 quan ht$ cong vi~c g~n b6 ch~t

che voi nhau

III TRANG TRI VAN PHONG

Nhung van de tuy gQi la trang tri cung rat can thie't cho slf hol;lt dong cua van phong Nguoi ta phai tinh s6

lu9ng anh sang cho thich hQp voi cong vit$c (vit$c ban gia'y'

vi~c h9a d'o, phong thi nghi<$m vv )

Nhung d~c tinh cua m(lt anh sang khong lam hl;li thi giac va du an toan, lien quan de'n mau s~c de'n phuong huong ' de'n sv khuye'ch tan, de'n tinh each 6n d!nh va d~c

bit$t la s6 lu<;1ng anh sang Mau s~c son voi va d6 dl;lc cung anh huC:Jng de'n di~u kit;n lam vit$c Mau s~c c6 hai nhit$m

QUAN TR! HANH CHA.NH VAN PHONG 31

v1:1 : nhi~m Vl:l co nang va nhi~m Vl:l bao hi~u Mau s~c c6 nang lt!c phan anh ( c6 th~ thay th€ anh sang doi ngh!ch b~ng mau s~c doi nghich ) va c6 nang lt!c t(,lo ra nhung khung ca~h d~c bi~t ( mau xanh thi mat, nen dung a noi nao bi n6ng, mau do cho nguoi ta c6 cam tltdng n6ng kich thich nhung lam nguoi ta m~t VV ) Mau s~c con bao hi~u

d~ tranh nguy hi~m khi c6 nhii'ng c6ng tac sli'a chii'a a nhung noi dong nguoi

Am thanh cung c'an dltQC di'eu hoa khac nhau d trong m(H phong h(>i h9p va d trong m(>t phong lam vi~c tlnh m!ch Ne"u cac van phong d -g'an nhii'ng noi c6 nhi'eu tie"ng d(>ng , tie"ng d(>ng c6 anh hudng tuy muc dQ cua n6 Nhii'ng tie"ng d(>ng thuong theo nhii'ng rung d<)ng, rung d<)ng ciing lam h?i khap xuong, cac giac quan d?c bi~t la thinh giac

Ngay ca de"n nhi~t d(> trong phong ding phai dltQC chu y de"n Nhi~t d(> trong phong tuy theo nhi~t d(> cua· mua

.· d nhii'ng noi c6 mua l?nh thl c'an phai c6 lo suai, d nhii'ng noi qua n6ng c'an phai c6 qu?t may hay it ra la phai c6 nhi'eu cli'a s6 quay v'e huang gi6 Theo tieu chu§'.n cac mtac

mi'en on doi ' nhi~t dQ vao khoang 18 de"n 20 d9 la toi hi~u ne"u c6 may di'eu hoa khong khi C6 khi phai thay d6i ca mt,tc dQ §'.m tha'p cua cac phong lam vi~c b~ng each 'd~ nhii'ng cha't hl'1t ffm tha'p d noi c6 khong khi qua l<;ii ho?c

b~ng each phun tia mtoc cho kh6ng khi bot kh6 rao

Tren day la nhii'ng net d?i cuong v'e c6ng tac tan t(,lo m<)t tr1:1 sd van phong Nhii'ng khuye"n cao nay c6 th~ ap

QUAN TRf HANH CHANH VAN PHONG 32

dt,mg cho cong tac duy trl M('>t tn,t sd du c6 kien true hi~n

d<;ti den dau neu thieu duy trl thl ding trd thanh khong thich h<Jp trong m<)t thoi gian ng~n nha't la a cac vung nhi~t doi,

·VI d d6 nhung cong trlnh xay ca't thu'ong ch6ng hu' h<;ti vl khi h~u

IV Xlf LY THONG TIN VAN PHONG

1 Cac lu'Ong thong tin trong van phong

Cong vi~c gia'y to d van phong, theo thu~t ngu hi~n

d<;ti, du'<Jc gQi la thu th~p va _xll' ly thong tin Th~t ra, trong

xa h<)i n6i chung, cling nhu' trong doanh nghi~p ~6i rieng, noi nao c6 quan h¢ giao tiep, quan h~ lam vi~c la c6 thong tin Th~m chi ngay giua ngu'oi va may cling c6 quan h~

thong tin qua cac th~et bi d¢n tll' va may vi tfnh Thong tin di~u hanh hanh chanh trong doanh nghi~p la lo<;ti thong tin d~c bi~t quan tr9ng trong doanh nghi~p vi n6 phan anh qua trlnh cac ca'p quan tri ra quyet dinh, tri€n khai c~c quyet dinh, giao dich qua thu' tu NC)i dung cua n6 g'om cac bao cao, cac memo, cac thong bao cac bien ban CUQC hQp, cac thu' tu giao dich trong kinh doanh

Van phong chinh la cli'a s6 cac Iu'ong thong tin Hang ngay t<;ti van phong phai tiep nhan va phan ph6i nhi~u loC;ti thong tin khac nhau Mu6n thlfc hi~n cong vi¢c

QUAN TR! HANH CHA.NII VAN PHONG 33

mc)t each khoa h9c, quan trj vien van phong phai nh~n biet

ro cac lu'ong thong tin can ban

Thong thu'ong CJ ·de van phong c6 cac lu'ong thong tin nhu' sau :

• Lu'ong thong tin qui ph(;lm phap lu~t

• Lu'ong thong tin tin tU'c

• Lu'ong thong tin kinh te

• Lu'ong thong tin khoa h9c ky thu~t

• Lu'ong thong tin chinh tri xa h0i

-Cac lu'ong thong tin nay du'QC th~ hi~n thong qua cac hlnh thuc sau :

a Thong tin du'ai dfing van ban:

Van ban la phu'cJng ti~n ghi nh~n thong tin ve cac s\(

vi~c cac hi~n tu'Qng va di~n ta suy nghi, quyet djnh cua con ngu'(1i Van ban Ia mc)t tai li~u duc;c coi Ia cong c1,1 truyen tin chinh xac va h(_jp phap ma de ca'p Ianh 0(;10,

nhG'ng ngtfoi lam cong tac quan ly va nha't la cac nha quan tri van phong c'an phai biet sll' d1,1ng

b Thong tin truy§n dfll qua h<}i h9p

QUAN TR/ HANH CHANll VAN PHONG 34

Thong tin truy~n d<;lt qua h9i h9p chinh la n9i dung cac nghi quye't du\5c phd bie'n toi cac d6i tlfQng c'an thie't N6 dltQC h1nh thanh qua ban b<;lC va t?p trung y kie'n cua cac thanh vien Ben C(;lnh con c6 cac d(;lng bien ban, qui che' ducjc thong qua, dem de'n cho cac d6i tlfQng y thuc v~

nghia V1:1 Va trach nhi~m Ca nhan

c Thong tin ghi nh;jn va thu nh;Jp qua du Ju;Jn

Day la lu6ng thong tin thuong b! nhi€u nhi-eu nha't va

bi bie'n d(;lng qua truy-en d<;lt Tuy nhien day cGng la mot trong nhii'ng Iu6ng thong tin quan tn;mg v1 doi khi n6 se giup cho vi~c phat giac nhi-eu va'n ct-e quan tr9ng trong doi s6ng an ninh a co quan.·

d Thong tin dlf baa

Day Ia lo(:li 'thong tin dtt9c hlnh thanh bC1i ttt duy dlf

doan va kha nang t6ng h9p cao ~ua cac nha quan ly

2 Xli' Iy thong tin

Tung lo(;li thong tin, tung luong thong tin d~u c6 nhung yeu c'au xli' ly khac nhau, doi hoi phai c6 each xll' ly cho phu hcjp : thu th~p d'ay du, phan lo(;li va chc;m h/a, nhanh ch6ng, k~p thoi va c6 cha't lu'c;lng St! phan lo(;li va chQn ltfa la di-eu ta't ye'u, bdi vl trong thoi d?i bung n6 thong

QUAN TR[ HANH CHA.NH VAN PHONG 35

tin, qua trlnh xU' ly d~u mangy nghfa chc.m 11,(a, t6ng h<;Jp chi cung cap cho Ianh O?O nhii'ng thong tin ch~t IQC, chat h.t<;Jng

va kip thoi Yeu c'au nhanh ch6ng kip thoi phai du'<;1c nhan ID<;inh, VI ngay nay thoi CO, Va thoi h<;ln rat quan tr9ng Nguoi quan tri hanh chanh var6Phong phai hi€u thau yeu c'au nay se biet t~p trung sue life va thoi gian eho nhung lo(;li thong tin e6 thoi h<;ln

* Qui tr1nh xU' ly thong tin : g'om sau bl.foe :

+Thu th~p va phan lo?i thong tin a'au vao

+ Qua trlnh bien a6i, xlt ly

+Dau ra, t(;lo thanh thong tin sli' dt,mg

+In a'n, phan ph6i, t6 ehll'e sli' d1,mg e6 hit%u qua

+ Bao qu~in h'o so, tai li~u, dap U'ng yeu e~u tra ell'u nhanh

+ Tieu hl'1y h'o so ho~e lttu trii' dai h?n

Trong van phong doanh nghi~p hi~n d?i, vi~e xll' ly thong tin theo sau buoe tren duqe trien khai thong qua slf ke't h<;fp ba m~t : trang thie't b~ hit%n OC;li - cac nghit%p Vl,l van phong khong ngung cai tie'n - Nhan vien van phong nhi~t

tlnh va g~n b6 voi eong vit%e

'

V DON GIAN H6A CONG v1ec VAN PHONG

Ne'u hanh ehanh ta cong q1 a€ ai~u ha~h va chi huy, thl hanh chanh cilng d~ dang "tang ph'ong." gay ach tde,

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 36 ch~m ch(,lp Do d6 c'an phai don gian h6a c6ng vi~c , ct,1 th~

la don gian h6a gia'y to, thl'1 tt,1c nh~m giai quyet c6ng vi~c

du'qc d€ dang va mau ch6ng DG c6 m()t y ni~m t6ng quat v'e va'n d'e nay, ta c'an phai xem xet qua cac ho(_lt dl)ng hanh chanh trQng di~m nhtt : gia'y to, c6ng van, hf> so; ml,lc tieu

va ky thu?t don gian h6a

1 Giffy tO, c6ng van, h6 so :

Ho(_lt d(mg hanh chanh chu yeu dlfa tren c6ng van, h'o so, gia'y to, thu t1,1c Slf phat tei~n cua cac doanh nghi~p

thu'ong lam gia tang b~nh gia'y to khien cho vi~c giai quye't c6ng vi~c doi khi trd nen trl tr~; phuc t~tp va phien toai Vi

v~y, ngu'oi ta thu'ong che' gieu phong hanh chanh coi n6 nhu'

la " con rua hanh chanh" ch?m ch~p tung buck nho Nguoi

ta ding gan cho nhung nhan vien hanh chanh nhung chuc danh nhu'"c~o gia'y", hay man me "gia'y" v.v

Nhung blnh tTnh ma xet, "gia'y to thu t1,1c" c6 nhung ttu

di&m va c6 nhung khuyet di€m cua n6

"' Uu aieln:

Thu tl;IC la m()t phu'ong ti<$n d~ h(,ln che quyen h<;lll cua nhung nha chi huy H9 khong th~ gia an cho ngu'oi quen than thuc)c b'.ln be vl hQ phai ton tr9ng nhung dieu ki~n dl/ tru trong thu t1,1c

QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG 37

C6 a'n dinh thu tl}C ' mdi c6 du\1c St! kiSm soat d~ dang Thu tl}C bao g6m nhi~u giai do"1n , m6i giai do~n do m6i nhan vien dam nhi<$m

Giay t~ va thu tl)c d~ 1"1i nhi1ng chung tich d€ chung minh trach nhi<$m cua m6i nhan vien

Thu tl}c giay to doi khi lam ch~m tr~ nhung cong vi<$c khin hay m~t Tn.tdc khi giai quye't c6ng vi<$c 96 phai qua nhi~u

Lttu tru giay to gay nen phi~n phuc , v'i doi hoi phai c6 nhi~u phong lttu tru va nhung ky thu~t tan tie'n dS gia'y to khong bi ma't mat hay bi sau m9t an

Do d6, c'an phai a'n dinh cho m6i lo<;li cong vic$c m()t thu tl)c Vi~c quan tr9ng th'i thu tl,lc rttom ra, vi<$c nho th'i thu tl)c ddn gian Chinh v'i v~y ma c'an phai d~t ra nhi1ng ml)c tieu

va ky thu~t ddn gian h6a cong vi<$c

2 Ky thu~t ddn gian h6a:

D~ vi<$c ddn gian h6a phat huy dttc;Jc tac d9ng , nha quan tri hanh chanh van phong phai chu tam tht!c hi<$n cac ho<;lt d(mg nhtt :

QUAN TR/ HANH CHANH VAN PHONG 38

1 Phat h9a dB biSu dS phan tich, kiSm soat co ca'u t6 chuc,

nhi~m Vl,l qua do XaC djnh du'QC m6i tu'ong quan giua CaC don vi theo h<$ th6ng ngang va h~ th6ng d9c Qua d6 chung ta bie't du'QC Slf phan vi~c trach nhi~m gilia CaC bQ

ph~n va nhan vien cua m6i qon vi

2 Theo doi ,kiSm soat hay sll'a d6i bang phan cong ct€

phan tich mo ta cong vi¢c cua m6i nhan vi en va s6 gid danh cho m6i cong vi~c va t6ng s6 gid cho ta't ca cong

3 Theo doi ,kiSm soat hay sl'ta d6i slf di~n tie'n m(>t lo<:ii cong vi<%c d€ bie't cong vi¢c tu khi phat xua't toi khi giai quye't xong phai di qua bao nhieu ch~ng N6i khac di la c'an phai kiSm soat thu tl,lC ' phan tich cac giai GO<;ifl, va ne'u c'an bai bo nhung giai do<;m thua , hay sl'ta chua nhling Slf U d9ng trong Cong Vi~c , ch~m tr~ V V

4 Do luong kh6i Yl,l, theo doi lu'c;1ng cong vi¢c trong m(>t khoan thoi gian nha't djnh, m(>t tu'an, m(>t thang dS a'n d!nh nhung tieu chugn cong vi~c, tradi nhit$m va cong lao ciia m6i nhan vien d~ m6i nguoi c6 m(>t kh6i ltt<;1pg

3 J\p dl,lng ky thu~t tren thlfc te':

J 1 Phat h9a cfo bieu:

DB bi~u la nhung ban dB phat h9a co ca'u t6 chuc trach nhi~m cua van phong, s6 nhan vien trong van phong, cong vi¢c cua m6i nhan vien trong van phong