MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP
B. CHỨC NĂNG CỦA TRƯỞNG PHÒNG HCQT
Trưởng phòng HOCQT là một chuyên viên, được trang bị đây đủ về tất cả những nguyên tắc và thực tiễn của quản trị và là người ý 11
Phần Một: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
thức đây đủ về sự cần thiết của công tác phối hợp các hoạt động hành chánh văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với những chức năng khác trong tổ chức.
Quản trị hành chánh văn phòng là việc ứng dụng những nguyên tắc Quần trị vào việc truyền bá những vấn đề có liên quan đến hề sơ văn thư giấy tờ. Quản trị hành chánh văn phòng trên thực tế không thể tách rời khỏi Quản trị tổng quát vì hành chánh văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt. Nói một cách khác, quản trị hành chánh văn phòng chỉ là một giai đoạn của quần trị kinh doanh tổng quát, bởi vì những ai chỉ đạo công việc hành chánh văn phòng đều tham gia vào toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. ` Do đó đôi khi quản trị bành chúnh uăn phòng được xem như là một dịch oụ uà là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động khác?
1. Trách nhiệm của trưởng phòng HCQT
Để đạt hiệu quả, trưởng phòng HCQT phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
1.1. Tạo cơ cấu tổ chức hành chánh tốt
Để làm được việc này, ông ta phải thực hiện các việc sau đây:
a- Hiểu biết tất eẩ các loại hình công việc HCVP như truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hỗ sơ văn thư, lưu trữ, điều hành máy móc, phân loại, đối chiếu và sưu tầm tài liệu.
b- Tổ chức một lực lượng hành chánh văn phòng sao cho các đơn vị công tác được xác định rõ ràng, mọi người hiểu được trách nhiệm, và xác định rõ tuyến quyền hạn. Sơ đô tổ chức, các bảng mô tả công việc, chức đanh là những cái rất cần thiết.
°®' Xem thêm Pemberson and Gibson, Administrative Systems| Management (California: Wadsworth Publishing Company, Inc., 1968), Pi - 10,
12
Chương 1 Lành Cán Văn Phòng Một Ngành NgỀ Chuyên Ngiệp
Œ-
đ-
+
g- h-
Cung cấp đây đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chánh và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan. Tạp chí, du lịch, hội thảo và các tờ bướm thường được sử dụng cho mục đích này.
Bảo đảm mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng xuyên qua việc chọn lọc, phát triển và động viên.
Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cân thiết cho công việc hành chánh đạt được kết quả bằng cách bố trí hấp dẫn, ánh sáng đây đủ, thông gió và hệ thống giảm tiếng động có hiệu quả.
Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị, máy móc và dụng cụ.
Phối hợp công việc hành chánh của thư ký với kiểm soát viên.
Phối hợp các hoạt động hành chánh với các hoạt động HCVP của các bộ phận phòng ban khác.
1.8. Hoạch định công uiệc hành chánh
Để làm được việc này, trưởng phòng HCQT phải:
a- Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc. Điều này đòi hồi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn thời gianvà những nghiên cứu về thủ tục.
Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất.
Điều này bao gồm lên lịch công tác, phân công, và các hướng dẫn đây đủ.
Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và dùng máy móc khi cân thiết. (Xem cụ thể dư phân II chương ð).
Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên # phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm cử động, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian. (Xem cụ thể ou phần II chương ð)..
18
Phần Mật: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng
1.3. Kiểm soát công oiệc hành chánh
Để kiểm soát công việc hành chánh, trưởng phòng HGQT phải thực hiện các hoạt động sau đây:
a- Điều hành các thủ tục hành chánh và điều hành nhân viên.
b- Duy trì các đơn vị địch vụ như thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân.
©- Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chánh cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu.
d- Duy trì lịch huấn luyện để mỗi nhân viên hành chánh có năng lực và trình độ đầy đủ nhất.
e- Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chánh văn phòng và các đữ kiện khác.
£ Duy trì lịch theo déi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không.
g- Kiếm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm. Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối giao hảo, hợp tác tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, cũng như cố vấn và bảo đảm cho các kênh thông tin được thông suốt trong toàn công ty.
Trưởng phòng HCQT như vậy có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, giám sát những công việc hành chánh. Mỗi trách nhiệm có một số lớn hoạt động đi kèm cần thiết cho việc hoàn thành công tác.