PHỤ LỤC CHỨC VỤ, TRÁCH NHIỆM, VA CÁC HOAT BONG HCVP
NGUYÊN TẮC LIÊN QUAN ĐẾN CÁ NHÂN
H. NGUYÊN TẮC VỀ TẦM HẠN KIỂM SOÁT
98-Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên phải được hạn chế lại. (ôn lại tẩm hạn quản trị hay tâm hạn kiểm soát).
929- Cơ cấu tổ chức phải được duyệt xét lại theo định kỳ.
I. NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH TỔ CHỨC
30- Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn.
31-Sơ dé tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thật sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân.
32- Tổ chức phải linh hoat (flexible), uyển chuyển.
33- Hiểu rõ yếu tố con người là cân thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả.
1Ð John A. Reinecke and William F. Schoell, Introduction to Business (New York:
Allyn and Bacon, 1988), p. 166.
81
Phẫu Một: Đại Cương VỀ Quần Trị Hàn Chérh Van Phòng
* ok
Nói tóm lại, một công ty muốn đạt được hiệu quả cần phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp - nhất là cơ cấu bộ phận dịch vụ HCVP.
Một cơ cấu tổ chức tốt phải thể hiện sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự phối hợp, sự ủy quyển, và tâm hạn quản trị.
Chúng ta có thể kết luận phần này bằng bốn câu phát biểu sau đây của ba tác giả nổi đanh
Chính năng lực ủy quyên - hơn bất cứ cái gì khác - đã phân biệt người quân trị giỏi uới người kém. Ủy quyên là quá trình xây dụng con người rồi giao trách nhiệm.
Me Cormack Cốt lõi của uiệc phân quyền có hiệu quả là sự cân bằng thích đáng giữa cái gì cân phải tập trung 0ò cái gì cần phải phân tán.
Harold Koontz Việc ủy quyên bằng oăn bản cụ thể đặc biệt có ícb đối bới cả người quân by lan người được ủy quyền.
Harold Koontz Xét vd mdt tổ chức thì hệ thống thông tin mạch lạc rõ rằng là một nhân tố quan trọng trong uiệc nông củo sức cạnh tranh của doanh nghiệp đó.
J. Thevenot
82
Chong 3 Hoach Birh Va TS Oniic Hiirh Chnh Vain Phòng
IV. CAC MỐI QUAN HỆ CỦA TRƯỞNG PHÒNG/GIÁM ĐỐC HCQT
Nhà QTHC có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ của mình (Intradepartmental), mối quan hệ liên bộ phận
(Interdepartmental), mối quan hệ với khách hàng (Consumers) và mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình
(Professional). Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Ông ta liên hệ với cấp đưới và cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp.
1, Mối quan hệ nội bộ
Mối quan hệ này là mối quan hệ trực tuyến. Nhà QTHC có quyển hạn và trách nhiệm đối với các thành viên của bộ phận mình. Mối quan hệ này bao gồm việc hiểu biết mối tương quan nhân sự, làm cách nào kiểm tra nhân viên một cách thích hợp, và hiểu biết đây đủ về các tiêu chuẩn HCVP, các thủ tục, và công việc HCVP.
9. Mối quan hệ liên bộ phận
Đây là mối quan hệ với nhân viên hoặc cấp quản trị các bộ phận khác. Nhà QTHC có thể và nên cố vấn về các vấn đề quản trị hành chánh trong khắp công ty và cố vấn về tất cả các chính sách ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hướng bởi các hoạt động HCVP.
3. Mối quan hệ với khách hàng
Mối quan hệ này được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc, hoặc các hoạt động tương tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc chính thức với công ty đều là thông qua các hoạt động HCVE. Thiện ý của họ đối với doanh nghiệp, bất kể đến sản phẩm xấu tốt thế nào, có thể bị mất đi hoặc đạt được kết quả tốt đều do mối quan hệ giữa HCVP và khách hàng có tốt đẹp hay không.
83
PhẪn Một: Đại Cương VỀ Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 4- Mối quan hệ nghề nghiệp
Mối quan hệ nghề nghiệp là mối quan hệ với các nhà QTHC déng nghiệp trong các cuộc họp, các hiệp hội và các chương trình huấn luyện. Ngành quản trị HCVP hiện đang phát triển nhanh chóng.
Trách nhiệm của Nhà QTHC là theo kịp với đà phát triển này.
TÓM LƯỢC
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.
Nhìn chung có hai loại hoạch định: hoạch định chiến lược và hoạch định tác vụ. Hoạch định chiến lược là đề ra chiến lược tổng thể cho toàn công ty. Còn hoạch định tác vụ là để ra các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh - địch vụ trong đó có hoạch định HCVP.
Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải hoạch định. Hoạch định bao gồm việc xác định ra mục tiêu và để ra các biện pháp để hoàn thành các mục tiêu đó bằng cách nêu ra 6 chữ W sau đây: What = phải làm những gì ? How = làm như thế nào ? Where = làm ở đâu ? When = làm khi nào ? Who = ai lam ? va Why = tại sao phải làm công việc đó, tại sao chọn người đó, tại sao chọn nơi đó, tại sao chọn thời điểm đó, và tại sao phải làm như thế ? Trong hoạch định HOVP thì các cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hướng dẫn cụ thể, các hướng đi cụ thể, các bảng ghi nhớ, lịch công tác.... đều là các công cụ để đạt được các mục tiêu đã để ra.
Hoạch định rất cần thiết và quan trọng. Không có nó công ty sẽ lãng phí nhân lực và vật lực, công việc sẽ bị đẫm chân lên nhau, 84
Cương 5 Hoạch Địh Và Tế Chúc Hành Chánh Văn Phòng
cái đáng thực hiện lại không thực hiện, và tất cả những gì tệ hại nhất.
Muốn đạt được mục tiêu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển. Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng cho một doanh nghiệp. Chính vì thế nhà quản trị HCVP phải tổ chức bộ máy HCVP nhằm giúp cho các bộ phận phòng ban hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Thế nhưng tổ chức HCVP nên tập trung hay phân tán ? Thông tin là cả một hệ thống cực kỳ quan trọng, do đó không thể phân tán móng được. Vậy HCVP cần phải tập trung. Có hai loại tập trung:
tập trung vào một địa bàn và tập trung theo chức năng. Mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm của nó. Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung theo địa bàn, và đoanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng.
Cơ cấu của bộ phận Dịch vụ HCVP tùy thuộc vào quy mô của công ty xí nghiệp.
Để có một cơ cấu tổ chức HCVP có hiệu quả, nhà QTHC nên theo tiến trình năm bước và nắm vững 33 nguyên tắc tổ chức HCVP.
Ngoài ra nhà QTHC cần phải nắm vững và phát huy bốn mối quan hệ sau đây: mối quan hệ nội bộ, mối quan hệ liên bộ phận, mối quan hệ với khách hàng, và mối quan hệ nghề nghiệp.
CÂU HỒI ÔN TẬP
1- Hoạch định là gì ?
9- Tại sao hoạch định HCVP lai quan trong ?
3- Hãy phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định HCVP 4- Hãy trình bày hậu quả của công việc có và không có kế hoạch.
5- Tập trung HCVP vào một địa bàn là gì ? Hãy trình bày ưu điểm và nhược điểm của nó.
8ã
Phẫn Một: Đạ Cương VỀ Quần Trị Hành Cúnh Văn Phòng
6- Tập trung HCVP theo chức năng là gì ? Hãy trình bày ưu điểm và nhược điểm của nó.
7- Cơ cấu tổ chức địch vụ HCVP nên theo mô hình nào ?
8- Hãy vẽ hình và trình bày tiến trình tổ chức bộ máy HCVP sao cho có hiệu quả.
9- Hãy đọc và hiểu rõ 33 nguyên tắc tổ chức đối với nhà QTHC.
10- Hãy trình bày bốn mối quan hệ của nhà QTHC,