PHỤ LỤC CHỨC VỤ, TRÁCH NHIỆM, VA CÁC HOAT BONG HCVP
L TAI SAO PHAI QUAN TRI THOI GIAN ?
Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chúc, va kiém sodt vige sử dụng quỹ thời gian 0ô giá của mình một cách có hiệu quả.
NAT
Phần lớn những nhà quần trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn nữa, đó là thứ tài sản có một không hai. Người ta không thể tích lây nó như tùng trữ nhiên liệu. Dù muốn hay không thì chúng ta uẫn cứ phải tiêu dùng nó, uới tốc độ sáu mươi giây trong một phút.
Người ta không thể bắt nó chạy hay bắt nó nghỉ như một cái máy được, cũng không thể thay thế nó như thay thế con người. Và người ta cũng không thể thu hồi nó lại được. Về mặt này Chaplin Tyler đã có một câu rất hay: “Thời gian là nhân tố không suy suyễn vad không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta” Nhưng chính chúng ta lại có thể quyết định phương thức sử dụng nó.
Cũng như mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Karl Marx đã phát biểu một câu rất chí lý về thời gian: “Tới cd mọi uấn dé suy ra cho cùng là vdn đề tiết kiệm thời gian”, và Lênine cũng nói “Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tét cd”. Peter Drucker, một tac gid vé quan trị và một cế vấn về kinh doanh đã nhận xét: “Thời gian là thứ
.
181
Phin Hat Quan Tri Hành Chánh Văn Phòng Một, Cách Khoa Học
hiểm có nhất trong các loại tài sản uà nếu không kiếm soái được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cđ”.
Ở đâu người ta cũng công nhận rằng thời gian của người cán bộ lãnh đạo phải được coi là tài sản quan trọng có tính chất quyết định. Khi phân tích những quyết định về đầu tư ở hải ngoại của 35 xí nghiệp Mỹ, Yair Aharoni đã đi đến kết luận rằng kinh nghiệm thực tế cho thấy cần phải biết phân biệt hai loại xí nghiệp: một loại làm việc bất lực và một loại biết thừa nhận thời gian của cấp lãnh đạo là tài sản hiếm quý nhất của xí nghiệp, nên làm việc có hiệu quả. John Kitching, khi quan sát những nguyên nhân thành công hoặc thất bại qua việc sáp nhập các xí nghiệp, đã nhận xét rằng nguyên nhân thất bại là do các xí nghiệp thu nhận đã không biết đánh giá đúng mức đòi hỏi về thời gian của số cán bộ mình thu nhận. Còn Curits Jones thì cho rằng trong một xí nghiệp, phải chú ý gần rhư ngang nhau giữa việc giảm thiểu yêu cầu về thời gian cho cán bộ lãnh đạo với việc tăng lợi nhuận. Trong thực tế, có những quyết định làm tăng hiệu suất sử dụng thời gian làm lợi cho xí nghiệp nhiễu hơn là việc làm tăng hiệu suất của vốn đầu tư.
Những người trong ban biên tập tờ báo Tuần kinh doanh (Mỹ) đông ý với Jones cho rằng chính là thời gian chứ không phải là tiễn bạc mới là tài sản quý nhất của một xí nghiệp. Ngoài ra Jones còn dự kiến rằng xí nghiệp nào biết giao cho nhân viên của mình trách nhiệm giúp đỡ các giám đốc thì đó là xí nghiệp biết sử dụng thời gian một cách tốt nhất.
Không biểu vì sao trong những khóa huấn luyện về quản trị người ta lại coi thường vấn để “quản trị thời gian”. Trong tất cả các thứ tài sản mà chúng ta có thì hình như thời gian là thứ tài sản được hiểu biết ít nhất và được kiểm soát tổi nhất.Hảu như chúng ta không hoạch định và cũng không kiểm tra loại tài sắn vô giá này, cứ để nó trôi giạt theo dòng may rủi của cuộc đời.
Nói một cách chính xác, chúng ta không điều khiển được thời gian vì cây kim đồng hỗ dù sao vẫn nằm ngoài tâm kiểm soát của chúng ta. Dù chúng ta có làm gì di chăng nữa thì thời gian vẫn cứ trôi 182
Qương 6 Quản Trị Thời Gan
qua theo một tốc độ định trước. Điều mà chúng ta cần làm không ˆ phải là kiểm soát cái đồng hỗ mà là tự kiểm soát chính mình trong mối tương quan với thời gian.
Ai cũng biết thời gian là tiễn bạc, nhưng chưa người nào nghĩ đến chuyện tính toán giá trị của thời gian. Tuy nhiên, có một giáosư người Anh muốn làm chuyện này. Sau một thời gian nghiên cứu, giáo sư kinh tế học lan Walker (ánh) tại Đại Học Warwick(Anh) đã đưa ra một công thức toán học cho phép tính được giá trị của thời gian bằng tiền bạc. Công thức này được viết như sau: V= W (LOO- 9⁄1OOVC, trong đó V là giá trí của một giờ, W là lương tính theo giờ của một người, t là mức thuế và € là chỉ phí sinh hoạt tại nơi sinh sống của người đó.?
Il. NGUYEN NHAN LAM MAT THOI GIAN
Trong suốt thời gian làm việc, bạn đôi khi hay rất nhiều khi phải bị gián đoạn công tác làm mất thời gian của bạn. Có những việc cần thiết phải gián đoạn, nhưng cũng có rất nhiều việc không cần thiết phải mất thời gian. Đó là những việc sau đây:
—_ Các cú gọi điện thoại.
~_ Các cuộc tham viếng xã giao, tiếp khách.
~_ Các câu hỏi của nhân viên.
—_ Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín.
—_ Các cuộc họp kéo dài.
~_ Bàn giấy ngốn ngang, bừa bộn.
— Doc tai liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh.
~_ Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra.
? Phương Võ, “Giá Trị Thời Gian Có Thể Tính Bằng Tiền,” Người Lao Động, 7-6-2002, tr. 13.
183
Phần Ha: Quận Trị Hành Cánh Văn Phòng Một, Cách Khoa Học
Alec Mackenzie đã tổng kết bốn cuộc phỏng vấn bốn nhóm thuộc cấp quản trị về những nguyên nhân làm mất thời gian của họ. Đó là bốn nhóm sau đây:®
Các sĩ quan quân đội Canada ở Montréal.
Các lãnh tụ da đen trong các tổ chức tôn giáo.
Các hiệu trưởng trung học miền trung tây Hoa Kỳ.
Các tổng giám đốc người Đức.
Maekenzie đã chia ra làm bốn nhóm nguyên nhân gây ra mất thời Sian sau day:
® Alec Mackenzie, The Time Trap, Lê Minh Đức Dịch (TP.HCM: NXB, TP.HCM, 1989), tr 14-17.
184
Chuong 6 Quản Trị Thời Gan
Nhóm A
Mục tiêu mơ hỗ Thông tin tôi
Quyết định bị gác lại Chờ thời
Thiếu tin tức Thiếu phản ứng Làm theo nếp cũ Đọc quá nhiều Gián đoạn công tác Điện thoại T
hiếu kế hoạch về thời gian
Hội họp
Những cô thư ký đẹp Cán bộ thiếu năng lực Thiếu phân công
Thiếu ký luật bản thân Khách khứa
Đào tạo nhân viên mới
Thiếu ưu tiên
Bị động theo kiểu “đột xuất”
Nhóm B
Các hội nghị định trước Hội nghị đột xuất Thiếu ưu tiên
Không biết phân công Gián đoạn công tác
Nhân viên không dùng được Thư tiến lộn xộn
Thiếu kế hoạch
Ràng buộc với bên ngoài
"Thiếu hệ thống phân loại tư liệu
Mét mdi Chờ thời cơ Điện thoại
Những bảng câu hỏi
Thiếu phương pháp xử lý công việc sự vụ
185
Phẩn Ha: Gudn TH Hành Chánh Văn Phòng Một Cách Khoa Học
Nhóm C
Thư tín không có giá trị Công việc giao tiếp Hội họp vô ích Thiếu tập trung Thiếu công cụ quản lý Đài hỏi về thời gian Người giúp việc bất lực Nghỉ, uống cà phê Bị động “đột xuất”
Thông tin mù mờ khó hiểu Hoãn việc lại hôm sau Thiếu nhân sự văn phòng Sức khỏe kém
Quan liêu và giấy tờ
Chạy theo những chương trình ưa thích
Thiếu ưu tiên
186
Nhóm D
Tham nhiều việc một lúc Thiếu phân công
Tan gẫu nhiều quá
Hành động không hợp lý Thiếu ưu tiên
Chỉ đạo trên diện rộng quá Lấn quyển
Không biết cách từ chối Thiếu kế hoạch
Quyết định độc đoán Hoãn việc lại hôm sau Tinh thần sút kém Nham lẫn
Bộ phận thư ký tổ chức tôi Liên lạc kém
Vui chơi tiếu lâm
Có trách nhiệm mà không có quyển han
Chiong G Quản Trị Thời Gim.
Khi hỏi một số cán bộ về cái gì đã làm mất thời gian của họ thì họ thường kể trước tới những nguyên nhân bên ngoài như là tại điện thoại từ đâu gọi tới, tại hội nghị lu bò, tại khách khứa tại giấy tờ nhiều quá, tại mọi thứ chậm trễ. Nhưng sau khi thảo luận về một số vấn để và một số nguyên tắc sử dụng thời gian thì hầu như ai cũng nhận ra một nguồn thất thoát thời gian khác: chính là con người trong nội bộ xí nghiệp đã tự làm mất thời gian của mình bằng nhiều cách như không biết phân công, bị động với những việc đột xuất theo lối “chữa cháy”, không có kế hoạch, không có trọng tâm, cái thói hay mở toang cửa đón khách hoặc cái tật việc hôm nay hoãn lại ngày mai. v.v...
Cuốn phim Quản lý thời gian (Managing Time) của Peter Drucker da minh hoa hiện tượng ấy bằng hình ảnh một chú tịch hội đồng quần trị kiêm tổng giám đốc mắc đủ thứ khuyết tật trong việc sử dụng thời gian.
Nếu như trước khi cho một số trợ lý xem phim người ta yêu câu họ lập một bản danh mục những nhân tố làm mất thời gian của họ, và sau khi xem phim yêu cầu họ lập một bản kê khác thì người ta sẽ thấy có một số nhân tố mới xuất hiện ở bản sau. 8o sánh hai bản đó với nhau, người ta sẽ thấy rõ ràng là bản thứ nhất gồm phần lớn những nhân tố bị áp đặt từ bên ngoài và bản thứ hai gồm những nhân tố bat nguén từ bên trong hoặc là được hình thành tự phát. Sau đây là hai bản danh sách do 40 viên tổng giám đốc các Công ty cung cấp vật liệu điện lập ra, bản thứ nhất lập trước khi xem phim cla Peter Drucker, còn bản kia thì lập sau. Xem xong, bạn sẽ thấy rõ điểu chúng tôi nói trên. (xem hình 6.1).
Phái chăng cũng là diéu thường tình của con người khi muốn đổ cho người khác hoặc cho hoàn cảnh khách quan trách nhiệm về mọi tai họa của mình ? Bây giờ thì phải duyệt xét lại toàn bộ, phải tiến hành tự phê bình để xem là bản thân chúng ta, chứ không phải ai khác, phải chịu trách nhiệm tới mức nào trong việc tự làm giảm hiệu suất lao động của mình. hi người ta được bảo đảm rằng 187
Phần Ha: Quận Trị Hành Chánh Văn Phòng Một, Cách Khoa Lọc
thừa nhận sai lâm sẽ không bị trừng phạt thì mọi nguyên nhân thật sự sẽ xuất hiện rõ ràng. Cũng như Pogo đã từng nói trong phim hoạt hình: “kể thù chính là chúng ta”.
10. Quản lý bị “đột xuất”
11. Tiếp xúc với nhân viên 12. Hoạt động đối ngoại 18. Thiếu liên lạc
14. Nhằm lẫn
Bảng A Bảng B
1. Thiếu thông tin 1. Làm nhiều việc một lúc 2. Vấn đề nhân sự 2. Ước tính sai về thời gian 8. Thiếu phân công 3. Hoãn công việc lại
4. Điện thoại 4. Thiếu tổ chức
ð. Làm theo đường mòn ð. Thiếu nghe ngóng
6. Tiệc tùng 6. Bao biện
7. Gián đoạn công việc 7. Không biết cách từ chối 8. Hội họp 8. Không chịu giao việc cho
người khác
9. Ưu tiên không rõ ràng 9. Có trách nhiệm mà không có quyển hạn
10. Làm nhụt chí người khác 11. Làm gián đoạn công việc 12. Quyết định quá thô bạo 18. Trách người khác
14. Hoạt động cá nhân và bên ngoài
Hình 6.1: Bảng so sánh nguyên nhân làm mất thời gian trước và sau khi xem phim,
188