Quản trị hành chánh văn phòng

Nội dungPhần 1- Công tác văn thư Phần 2- Quản lý và lưu trữ hồ sơ Phần 3- Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác Phần 4- Kỹ năng sử dụng điện thoại.3. Phân công trách nhiệm đối với việc

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH

1 Hành chánh văn phòng là gì?

2 Thế nào là quản trị hành chánh văn

phòng?

3 Nhiệm vụ của hành chánh văn phòng

4 Ai là người quản trị hành chánh văn

phòng?

Nội dung

Phần 1- Công tác văn thư

Phần 2- Quản lý và lưu trữ hồ sơ

Phần 3- Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác Phần 4- Kỹ năng sử dụng điện thoại

Phần 1- Công tác văn thư

Công tác văn thư

I Tổ chức quản lý công tác văn thư

II Quản lý văn bản đến

III Quản lý văn bản đi

Tổ chức quản lý công tác văn thư

1 Khái niệm công tác văn thư

2 Nội dung công tác văn thư

3 Yêu cầu của công tác văn thư

4 Phân công trách nhiệm đối với việc

thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư

Khái niệm công tác văn thư

Hoạt động đảm bảo

thông tin bằng văn

bản, gồm:

Xây dựng văn bản

cho tổ chức

Tổ chức quản lý, giải

quyết văn bản hình

thành trong hoạt động

của tổ chức

Nội dung công tác văn thư

a Xây dựng văn bản

b Tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản

Yêu cầu của công tác văn thư

Nhanh chóng

Chính xác

Bí mật

Hiện đại

Phân công trách nhiệm đối với việc

thực hiện công tác văn thư

a Trách nhiệm đối với

Giám Đốc, Trưởng

Phòng:

o Giải quyết kịp thời và

chính xác các văn bản

đến bộ phận, phòng/ ban

mình

o Soạn thảo văn bản trong

Phân công trách nhiệm đối với việc

thực hiện công tác văn thư (tt)

b Trách nhiệm của

Phòng Hành

Chánh:

o Nhận, xem xét, phân

phối công văn đến

o Kiểm tra, đăng ký

công văn đi

o Tham gia xây dựng

văn bản theo yêu

cầu của Ban giám

Phân công trách nhiệm đối với việc

thực hiện công tác văn thư (tt)

c Trách nhiệm của Nhân viên

nói chung:

Chánh phân phối

trách nhiệm của mình

Quản lý văn bản đến

1 Nguyên tắc chung

2 Nhận văn bản đến

3 Đóng dấu đến

4 Đăng ký văn bản đến

5 Chuyển giao văn bản đến

6 Theo dõi việc giải quyết

văn bản

7 Trách nhiệm của thư ký

Nguyên tắc chung

a Bộ phận văn thư tiếp

nhận

b Văn thư phải được giải

quyết nhanh chóng, chính

xác và đảm bảo bí mật

c Người nhận phải ký nhận

vào sổ chuyển văn bản

Nhận văn bản đến

a Xem nhanh văn bản

b Phân loại các văn bản

vừa nhận

1) Thư riêng, tạp chí

2) Văn bản gửi đến tổ

chức:

Đóng dấu đến

a Để xác nhận văn

bản đã qua bộ phận

văn thư

b Biết được văn bản

đến ngày nào, là

văn bản thứ bao

nhiêu

Trình Trưởng Phòng Hành Chánh

a Khi văn bản đến

không ghi rõ tên

Đăng ký văn bản đến

a Để quản lý, thống kế văn bản đến để tiện

tra tìm

b Văn bản phải được chuyển trong ngày

c Văn bản khẩn phải được chuyển trước

d Văn bản mật phải được đăng ký vào sổ

riêng

Chuyển giao văn bản đến

a Văn bản phải được

chuyển đến tận tay

người có trách nhiệm

giải quyết

b Văn bản có độ khẩn

được chuyển trước

c Có thể dùng sổ đăng

ký văn bản làm sổ

chuyển

Trách nhiệm của thư ký

a Nhận văn bản

b Trình văn bản cho lãnh đạo

c Giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến

d Giải quyết những văn bản giao dịch ít quan

trọng

e Chuyển văn thư đến các phòng ban liên

Xây dựng & Quản lý

văn bản đi

1 Giúp lãnh đạo thảo

văn bản

2 Trình ký và làm

thủ tục gủi văn

bản đi

3 Sắp xếp và bảo

quản bản lưu

Công việc của thư ký:

Giúp lãnh đạo thảo văn bản

a Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương

pháp viết tay

b Khi lãnh đạo đọc cho thư ký đánh máy trực

tiếp

c Khi lãnh đạo đọc cho thư ký ghi tốc ký

d Thư ký tự thảo văn bản

Trình ký và làm thủ tục

gửi văn bản

a Nếu phát hiện văn

bản chưa chính xác,

thư ký giúp điều

chỉnh

b Giúp lãnh đạo phát

hiện văn bản giả

mạo

c Trình lãnh đạo ký

và chuyển bộ phận

Trình ký và làm thủ tục

gửi văn bản (tt)

Cách gấp thư

Sắp xếp và bảo quản bản lưu

a Mỗi văn bản phải có 2 bản lưu: 1 ở

phòng mình và một ở văn thư cơ

quan

b Bản lưu được phân loại và sắp xếp

theo phương pháp sau:

 Chia theo từng loại & sắp xếp theo

thứ tự mỗi loại

 Phân theo thời gian

Quản trị hồ sơ

I Hồ sơ & Quản trị hồ sơ là gì?

II Tiến trình quản trị hồ sơ

III Các công cụ lưu trữ

IV Hệ thống lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ & quản trị hồ sơ

a Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành

trong quá trình giải quyết công việc

b Quản trị hồ sơ là việc hoạch định, tổ

chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc

Tiến trình quản trị hồ sơ

Phân loại

hồ sơ cần

lưu trữ

Lên lịch lưu trữ chuyển Lưu

hồ sơ

Hủy bỏ hồ sơ

Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

a Hồ sơ tối cần

thiết

b Hồ sơ quan trọng

c Hồ sơ thường sử

dụng

d Hồ sơ không cần

thiết

Lên lịch lưu trữ

a Sẽ giữ hồ sơ đang sử

dụng trong bao lâu

b Sẽ giữ lại hồ sơ

không còn hoạt động

trong bao lâu

Lưu chuyển hồ sơ

a Lưu chuyển vĩnh viễn

b Lưu chuyển theo định kỳ

 Kế hoạch một giai đoạn

 Kế hoạch hai giai đoạn

 Kế hoạch giai đoạn tối

đa tối thiểu

Hủy bỏ hồ sơ

a Hủy hàng ngày

b Hủy bỏ theo lịch

Công cụ lưu trữ

a Hồ sơ để đứng

b Hồ sơ để nằm

c Hồ sơ để hai bên

d Hồ sơ dễ truy tìm

e Hồ sơ bánh xe

f Hồ sơ để trên kệ

g Hồ sơ di động

h Hồ sơ để trên bàn

Hệ thống lưu trữ hồ sơ

a Hồ sơ tên theo A, B, C

b Hồ sơ đề tài theo A, B, C

c Hồ sơ khu vực địa lý theo

A, B, C

Bài tập thực hành

Anh chị vui lòng cho trình bày cách anh chị lưu

Thời gian chuẩn bị: 5 phút

Thời gian trình bày: 3 phút

Hoạch định các chuyến công tác

1 Phác thảo chuyến đi

2 Lập hồ sơ chuyến đi

3 Đối chiếu chính sách cơ quan

4 Đăng ký trước

5 Soạn thảo lịch trình chuyến đi

Phác thảo chuyến đi

a Mục đích của chuyến đi

b Địa điểm đến

c Ngày tháng và số ngày

đi công tác

d Thời gian các buổi làm

việc

Lập hồ sơ chuyến đi

a Đăng ký và xác nhận

đăng ký

b Những nơi mà mình sẽ

làm việc

c Thông tin về người mình

sẽ tiếp xúc

Đối chiếu với chính sách công ty

a Chế độ công tác phí

b Thủ tục ứng tiền

c Thủ tục thanh toán

Đăng ký trước

a Vé máy bay, tàu, xe

b Nơi ở

c Xác nhận lại

Soạn thảo lịch trình chuyến đi

Lịch làm việc Stt Ngày Công việc Người liên lạc Thời gian Nơi làm việc 1

2

3

4

Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)

Stt Ngày Điểm đi Thời gian đi Điểm đến Thời gian đến Phương tiện 1

2

3

Lịch di chuyển

Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)

Lịch làm việc & di chuyển được gửi

đến:

Cấp trên trực tiếp của người đi công tác

Người đảm nhiệm công việc của người đi

công tác

Người đi công tác giữ bản chính

Bài tập thực hành

Lập kế hoạch di chuyển đi công tác

Lên kế hoạch đảm nhận công việc

ở nhà

Ai là người đảm

nhiệm công việc khi

bạn đi công tác

Có thể dời lại hay đề

nghị người khác tham

dự các buổi họp, hội

đã được hẹn trước

Kiểm tra lần cuối

Lập bảng kiểm tra danh mục các vật cần

mang theo

Stt Chi tiết Có Ghi chú

1 Tạm ứng công tác phí

2 Vé máy bay, xe lửa hay xe buýt

3 Xác nhận đặt phòng (họp, ngủ)

Kỹ Năng Sử Dụng

Điện Thoại

Mười điều cơ bản khi sử dụng điện thọai

1 Chuẩn bị

 Các dụng cụ hỗ trợ:

Viết, giấy, tâm lý

 Nội dung

 Thông tin liên quan

 Tâm lý

2 Giao tiếp điện thọai

 Ngôn ngữ, lời nói, giọng nói rõ ràng, ngắn gọn

 Tự giới thiệu tên/phòng ban/ công ty

 Trình bày lý do cuộc gọi

 Thể hiện sự nhiệt tình

 Sẵn sàng trao đổi

3 Cách yêu cầu chờ điện thọai/ chuyển điện

thọai

 Biết rõ tên người gọi

 Tên người cần nghe

 Lý do của cuộc gọi

4 Kiểm sóat cuộc gọi

 Lắng nghe

 Trả lời

 Đặt câu hỏi

 Kiểm sóat chủ đề và thời gian

5 Ghi chép và chuyển tin nhắn

 Ghi chép tin nhắn thông tin chính xác

6 Tránh những tạp âm khi

 Âm thanh do ăn uống

 Nói chuyện với người khác khi đang điện thọai

 Thở dài

 Các lại âm thanh khác

7 Tạo sự tập trung cho người nghe

 Lý do của cuộc gọi

 Lợi ích của cuộc gọi

8 Không ngắt quãng khi đang điện thọai

 Không ngưng giữa cuộc

gọi để nói chuyện khác

 Không để người đối

thọai chờ quá lâu

9 Tạo ra tín hiệu phản hồi

Tỏ thái độ đang tập trung

lắng nghe tốt:

10 Để lại ấn tượng tốt vào cuối cuộc điện thọai

 Cảm ơn

 Sẽ liên lạc lại

 Cuộc trao đổi rất có ích/rất vui

 Tạm biệt/ hẹn gặp lại

Thực hành

Gọi Điện Thọai

1 Chuẩn bị: Giấy, viết, nội dung…

2 Tự giới thiệu: Tên/ phòng ban/công ty

Ví dụ: Chào anh Nam/ Tèo phòng nhân sự đây ạ!

Tèo có thể nói chuyện với anh 5 phút được không ạ?

Tiếp nhận điện thoại

 Nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông

 Tự giới thiệu/ Chào người gọi

Ví dụ: Công ty ABC nghe ạ!

Trực - phòng bán hàng nghe ạ!

 Xử lý cuộc gọi

Ví dụ: Em/ tôi có thể giúp gì không ạ!

Anh/chị vui lòng chờ máy ạ!

Anh/chị cần gặp ai ạ?

 Kết thúc cuộc gọi

Nhận tin nhắn

Trong trường hợp người cần liên hệ đi vắng, bạn có

thể yêu cầu người gọi vui lòng gởi lại tin nhắn.

 Ghi rõ thời gian, địa điểm hẹn (nếu có)

Ví dụ: Anh chị có nhắn gì không ạ, em sẽ chuyển đến anh/chị Tám

Chuyển Cuộc Gọi

Ví dụ:

- Anh chị vui lòng chờ máy.

- Chị Dung, thuộc bộ phận mua hàng là người

phụ trách vấn đề này Anh có thể nói

chuyện với chị Dung được không?

- Anh vui lòng giữ máy, em sẽ chuyển máy cho

chị Dung, số máy nhánh 123

Cảm ơn