PHỤ LỤC CHỨC VỤ, TRÁCH NHIỆM, VA CÁC HOAT BONG HCVP
D. THẾ NÀO LÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH ?
Sau khi đã phân tích từng khía cạnh, chúng ta thấy rõ ràng các trưởng phòng hành chánh quản trị của chúng ta chỉ đơn thuần lãnh đạo, điều khiển nhân viên của mình thực hiện các công việc hành chánh một cách rời rac, hdu nhu thiếu hẳn khâu kiểm tra,
® John A. Reinecke and William F. Schoell, Introduction to Business - A Contemporary View (Fifth Edition) (NY: Allyn and Bacon, 1988), p. 144.
47
Phẫn Một: Đại Cương Về Quản Trị Hành Chánh Vàn Phòng
thiếu hẳn khâu phối hợp các hoạt động hành chánh của phòng mình với các hoạt động hành chánh của phòng ban khác. Chính vì thế mà hoạt động hành chánh trong toàn cơ quan xí nghiệp trùng lắp nhau, mỗi phòng ban làm theo cách riêng của mình không theo một phương pháp thống nhất. Chẳng hạn như bộ phận kế hoạch, sản xuất, hành chánh quản trị... mỗi bộ phận sắp xếp lưu trữ hồ sơ khác nhau. Do đó chúng ta không lấy làm lạ tại sao mỗi phòng ban cứ chất đống hỗ sơ lưu trữ lâu năm, không cô chuyên viên lưu trữ hồ sơ thống nhất trong toàn cơ quan. Vì không phải là chuyên viên, cho nên khi trưởng các phòng ban muốn tham khảo một. hồ sơ lưu trữ nào đó, nhân viên hành chánh của phòng ban đó phải mất rất nhiều thời gian. Các biểu mẫu báo cáo, tường trình, thư từ liên lạc cũng không thống nhất trong toàn cơ quan.
Nhiệm vụ chủ yếu của HCVP là xử lý thông tin, nhất là trong nền kinh tế thị trường. Thông tin thể hiện ở ba chiều hay ba luồng:
luồng thông tin đầu vào (input information flow), luéng théng tin đầu ra (output information flow) vA quan trọng nhất là luồng thông tin nội (internal information flow). Hién nay các công ty xí nghiệp hầu như khoán trắng cho từng phòng ban tự tổ chức và xứ lý thông tin cho riêng mình. Phòng hành chánh quản trị chỉ đơn thuần chuyến giao thư từ, công văn giấy tờ cho các phòng ban khác, chứ không phối hợp, kiểm tra, theo dõi các luông thông tìn sao cho thông suốt để kịp thời thông báo cho ban giám đốc, Nếu thiếu thông tin phản hồi cấp trên dễ bị qua mặt, đưa ra các quyết, định sai.. Chính vì thế mà các luồng thông tin, thường xuyên bị tắc nghẽn, đễ đàng dẫn tới kinh doanh lỗ la,
Do nhận định sai lầm rằng chỉ có phòng kế hoạch mới làm kế hoạch, do đó trưởng phòng HCQT hầu như lăng quên chức năng hoạch định (planning) của mình, Mộ trong các nhiệm vu chủ yếu khác của hành chánh uăn phòng là tạo mọi dịch vu va diéu kign thuận lợi cho cúc bộ phân nghiệp cụ khác hoạt động có hiệu quả.
Vì thiếu kế hoạch, cho nên phòng HCQT nhiều khi “phải chạy vắt giò lên cổ” trong khi nhiều lúc "ngồi chơi xơi nước", Hậu quả là gây
48
Qương 2 Quan Trị! lành Chánh Văn Phòng | à €
lãng phí thời gian, làm trì trệ hoạt động của xí nghiệp và làm cho nhân viên mệt mỏi.
Hình 2.2 cho ta một cái nhìn tổng quát về các dịch vụ HCVP. Trong hình này, tác giả Olive D. Church đã sáng tạo ví các hoạt động của một doanh nghiệp như một chiếc xe trong đó các dịch vụ HCVP vi như bốn bánh xe. Bộ máy doanh nghiệp có chạy êm, ngon chớn, và nhanh hay không đều nhờ ở bốn bánh xe IICVP có hiệu quá hay không. Bốn bánh xe hỗ trợ và nâng toàn bộ các hoạt động khác lên.
Thiếu chúng, toàn bộ doanh nghiệp sẽ bị trì trệ, không đạt được mục tiêu.
MANAGEMENT
(Mceguring gnd Finance indewer's seat) PERSONNEL,
Reweerch and Development
OFFICE . SERVICES SEAVICES
Tinh 2.2: Doanh nghiép vi nhu mot chiếc xe: các chức năng dịch vụ HCVP và sản xuất kinh doanh hỗ trợ chiếc xe đó.
Nguồn: Olive D. Church, Morden Office Procedures for Administrative Support (New Jersey: Prentice Hall, 1989), p. 38.
Ghi cha: Purchasing = mua sam (mai vu); Research and Development = Nghiên cứu và phát triển; Production = sản xuat; Accounting and Finance = ké todn va tai chanh; Marketing and Sales = Marketing va kinh doanh; Personnel = nhan vién; Revenues = doanh thu; Expenses = chi phi; Office services = các dịch vụ HCVP.
49
Fhẳn Mật: Đại Cương VỀ Quận Trị Hành Cánh Văn Phòng
Dịch vụ HCVP hỗ trợ và tạo mọi điều kiện cho tất cả các bộ phận phòng ban chức năng hoạt động. Chẳng hạn như bạn được cử làm việc tại bộ phận thu mua (mại vụ) có thể bạn sẽ phụ trách xử lý các đơn đặt hàng mua nguyên liệu, sản phẩm, hoặc các trang thiết bị cho xí nghiệp. Để xử lý những đơn đặt hàng mua ở bên ngoài bạn phải chịu trách nhiệm về các công việc sau đây theo thủ tục:
(xem hành 5.1 uà ð.9 chương õ để biết chỉ tiết 0ê thủ tục).
ôỔ đỏnh mỏy mẫu đơn đặt hàng, sử dụng mỏy đỏnh chữ hay computer
ô gừ phớm để xử lý theo nhúm (batch - process) cỏc đơn đặt hàng, sử dụng máy computer hay telex tiến hành đơn đặt hàng bằng điện thoại hay máy fax
Đối với các bộ phận kinh đoanh, sản xuất, tiếp thị, tài chánh, kế toán... tất cả cũng đều phải sử dụng các thủ tục và hoạt động HCVP để bộ máy đạt được hiệu quả. Chính vì các điểm nêu trên đây, chúng ta thấy tầm quan trọng của quản trị HCVP đối với mọi cấp quản trị nói chung và đối với nhà quản trị hành chánh nói
riêng. Chúng ta có thể tóm lược quản trị HCVP bằng định nghĩa
sau đây đã nêu lên trong chương 1.
|
Quản tri HCVP la viée hoach dinh, té chute, phéi hop, tiêu chuẩn hóa uà kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
Muốn quản trị HCVP có hiệu quả, mọi cấp quần trị phải biết quản trị môi trường hoặc khung cảnh văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả (chương ð), quản trị thời gian (time management) một cách khoa học (chương 6), quản trị thông tin (information management, chương 7), và quản tri hé so (records management, chương 8). Chúng ta sẽ nghiên cứu các phần này trong phân hai
"Quản trị HCVP một cách khoa học".
50
Chong 2 Qiản Trị Hành Chánh Văn Phòng Là GI?