PHỤ LỤC CHỨC VỤ, TRÁCH NHIỆM, VA CÁC HOAT BONG HCVP
IL KIM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH'®
A. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA HÀNH CHÁNH
Những phương pháp kiểm tra có hiệu quả là thanh tra, kiểm tra ngân sách, kiểm tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra hành chách, kiểm tra thủ tục, kiểm tra hỗ sơ, kiểm tra bang cdc bang tường trình, và kiểm tra bằng các tiêu chuẩn, và kiểm tra qua các lịch công tác.
1. Thanh tra
Thanh tra là xem xét, nghiên cứu, đánh tình hình. Cấp trên phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới hoặc tình thế thay đổi nhanh chóng và bất ngờ.
2. Kiểm tra ngân sách
Ngân sách là một công cụ tốt cho việc kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao hàm cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm. Nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn.
3. Kiểm tra tập trung
Kiểm tra thường được thực hiện bởi một hay nhiều kiểm soát. Việc kiểm tra có thể được tiến hành tại một địa điểm, được gọi là tập trung theo địa bàn (physical centralization). Loại kiểm tra khác được gọi là kiếm tra tập trung theo chức nang (functional centralization), nghĩa là một số hoạt động nào đó - vẫn đặt tại bộ 96
Chuong 4 Kiếm Tra Công Việc Hành Chám.
phận phòng ban chuyên môn nhưng dưới sự kiểm soát của một người hay một nhóm người.
4, Kiém tra biểu mẫu
Ít người chịu bỏ thời gian ra xem xét một biểu mẫu, mặc dù nó là một trong những công cụ kiểm tra bắt buộc nhất. Một biểu mẫu được thiết kế sẽ bảo đảm tính chất hợp lý của số liệu hay công việc. Do đó việc thiết kế và ấn hành các biểu mẫu cần được kiểm tra cẩn thận.
5. Kiểm tra bằng máy móc
Bởi vì máy móc hoạt động sát với bản thiết kế và công suất, cho nên đôi khi cần phải xây dựng một thủ tục đối với máy móc. Máy móc xác định tốc độ của sản xuất, hình thức của sản phẩm, và
ngay chất lượng của sản phẩm. Do đó, nó là công cụ để kiểm tra.
6. Kiểm tra chính sách
Chính sách là nguyên tắc căn bản để suy tư và hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó, nhà quản trị phải xem các bộ phận có theo đúng chính sách của cơ quan hay không.
7. Kiểm tra thủ tục
Thu tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chỉ tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi, là gạch nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường diễn tả chính sách thành một thứ ngôn ngữ hành chánh chỉ tiết Nó mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân theo. Đo đó, nhà quán trị phải xem các bộ phận có theo đúng thủ tục quy định hay không.
97
Phần Một: Đại Cương VỀ Quỗn Trị Hành Chánh Văn Phòng 8. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản
Hồ sơ văn thư là một bằng chứng của một tình huống (các văn thư hành chánh thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản viết tay bay sao chụp lại). Hồ sơ ấn định quyển hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả, do đó chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra.
9. Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo
Một số phương thức kiểm tra vừa kể không đạt được kết quả dù đã được truyền đạt rõ ràng và chỉ tiết. Trong trường hợp này, các bảng tường trình, báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều đọc của tổ chức. Các bảng tường trình loại này là hình thức kiểm tra hữu hiệu nhất.
10. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là chỉ tiêu để đo lường. Nếu được triệt để tôn trọng, tiêu chuẩn sẽ xác định như là những phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan (đặt căn bản trên sự suy luận) hoặc khách quan (dựa trên sự kiện) nhưng. vẫn được công nhận là công cụ kiểm tra.
11. Kiểm tra bằng lịch công tác
Công việc HCVP có thể được quy định bằng một lịch công tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn công suất máy, khả năng của nhân viên và công việc cẩn phải thực hiện thành một thủ tục hoặc một kế hoạch hành động. Nó cung cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra được xuất lượng / đầu ra (output). Nó phân phối công việc nhằm đạt được một mức quân bình giữa các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến đầu ra.
98
Chuong 4 Kiểm Tra Công Việc Hành Chánh