Báo cáo Tốt nghiệp về quản trị văn phòng ở UBND huyện Quỳ Hợp

sau thời gian thực tập nhằm giúp sinh viên có những báo cáo đánh giá về kết quả thực tập cũng như đánh giá những thực trạng về tổ chức văn phòng ở các cơ quan nhà nước. đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn tổ chức

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với

xu thế toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động kinh tế- xã hội ởtừng cơ sở, từng vùng trên mỗi quốc gia.Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đãkịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chấtlượng, hiệu quả cao trong quá trình công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước Nhưvậy một trong các vấn đề bức xúc mà từng loại hình cơ sở như Cơ quan hànhchính, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, đơn vị vũ trang phải giải quyết là nângcao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin trong đơn vị mình Việccủng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tácthông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Nền kinh tế ViệtNam đang phát triển và hội nhập nền kinh tế trí thức, công tác văn phòng đang lànhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để đảm bảo, cung cấp đầy đủ thông tin

có chất lượng cho quá trình quản lý hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giảiquyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại hiệuquả cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, tránh mất mát tài liệu quan trọng của cơquan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Để có thể thu nhận, xử

lý, quản lý thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăngcường đầu tư trang thiết bị hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thứcchuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng Các

cơ quan tổ chức cũng không ngừng hoàn thiện để theo kịp cùng với sự phát triển

đó Thực hiện chủ chương và chính sách đổi mới của Đảng từ năm 1996 đến nayđất nước đã đạt được những thành tựu vựơt bậc, đổi mới trên mọi phương diện vàmọi ngành nghề Kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của cácmạng lưới văn phòng Đặc biệt là các văn phòng hiện đại với đội ngũ nhân viêngiỏi về trình độ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc

Nắm được nhu cầu tất yếu đó của xã hội, với mục đích đáp ứng được côngtác văn phòng ở tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, dưới sự quản lý, quantâm và chỉ đạo của Bộ Nội Vụ, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội sau nhiều nămhình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đã và đang phát triển khôngngừng, Hiện nay lĩnh vực hoạt động đào tạo của Trường đang ngày càng được mởrộng Trường được giao đào tạo nhiều chuyên ngành như: Quản trị Văn phòng,Quản lý văn hóa, Hành chính học, Hành chính Văn thư, Văn thư Lưu trữ, Quản trịNhân lực, Thông tin thư viện, Dịch vụ pháp lý vv, với các hệ đào tạo khá phongphú: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Hệ đào tạo tại chức, liên thông Đặc biệt trong

năm 2012 Trường đã đưa vào đào tạo hệ Đại học các ngành như: Quản trị Vănphòng, Quản trị nhân lực, Lưu trữ học, Khoa học thư viện Ngoài ra trường còn mởcác lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, cấp chứng chỉ cho các học viên tham gia lớp

“Đào tạo ngắn hạn” tại Trường và các Tỉnh, thành phố trong cả nước Đây là nơi

đã và đang từng ngày bổ sung số lượng lớn nguồn nhân lực làm công tác vănphòng - văn thư cho xã hội

Thực hiện theo quy định của nhà nước về quy chế đào tạo tại các Học viện,các Trường Đại học, Cao đẳng nói chung trong cả nước Theo kế hoạch đã đượcHiệu trưởng, Trưởng phòng đào tạo và các Khoa có sinh viên, sinh viên đã thôngqua từ đầu khóa học, mặt khác dựa theo phương châm “Học phải đi đôi với hành,

Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” Trên cơ sở đó, để đảm bảo kế hoạch màTrường đã đề ra cũng như tạo điều kiện giúp cho các sinh viên nắm vững hơn kiếnthức chuyên ngành và được nghiên cứu đưa ra những lý luận đã được học vào thựctiễn công việc Hàng năm vào cuối khóa học Trường đã tổ chức cho học viên đithực tập tại các cơ quan hành chính nhà nước và tất cả các Doanh nghiệp trongtrong phạm vi cả nước Quá trình thực tập giúp sinh viên nắm chắc hơn phần lýluận, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận

là phương tiện hữu hiệu nhất, một phương pháp luận nhận thức khoa học, chínhxác nhất về chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và

đủ để vận dụng và đưa lý luận vào thực tiễn Đây là sợi dây kết nối giữa Nhàtrường và xã hội, qua thời gian thực tập tại cơ quan về công tác văn phòng sẽ củng

cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp chosinh viên đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức về thực tế, đây là cơ hộitốt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cũng như làm quen dần với môitrường sống và làm việc của văn phòng sau khi ra trường

Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, thời gian thực tập có ý nghĩanhư một bước ngoặt đánh dấu sự phát triển trong nhận thức, và là bước tập dượtrèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho một nhà quản trị văn phòng nhiệt huyết, năngđộng trong tương lai

Được sự quan tâm của trường, sự hướng dẫn chỉ dạy của thầy trưởng khoaThS Nguyễn Mạnh Cường cùng các thầy cô trong khoa và với sự đồng ý của lãnhđạo UBND huyện Quỳ Hợp, em đã hoàn thành thời gian thực tập từ ngày 09 tháng

3 năm 2013 đến ngày 10 tháng 5 năm 2013 Trong khoảng thời gian này, bản thân

em đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc của các cán bộcông nhân, viên chức trong Văn phòng UBND huyện Quỳ Hợp Bên cạnh đó còn

xây dựng cho mình một phong cách làm việc của nhân viên văn phòng trong tươnglai, được tiếp xúc với văn hóa công sở trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đó đượchọc trên ghế nhà trường

Với sự dạy dỗ, dẫn dắt của các thầy cô giáo em đã có kho lý luận vững chắcnhưng để được tiếp xúc với công việc thực tiễn thì đây là lần đầu tiên được tiếpxúc với công việc bằng những lý luận đã được học, áp dụng vào thực tế công việccũng như viết báo cáo thực tập, bản thân em đã nhận thức được tầm quan trọngtrong nghiệp vụ công tác văn phòng đối với các cơ quan Hành chính nhà nước nóichung và của UBND huyện Quỳ Hợp nói riêng Để tổng hợp kiến thức đã học tại

cơ quan thực tập, em xin trình bày bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của cá nhânmình, qua đây em xin bày tỏ những nhận định và đóng góp ý kiến của bản thântrong công tác hành chính Văn phòng nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nóiriêng Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên trong bản báo cáo thực tập nàykhông thể tránh được những hạn chế và thiếu sót nhất định Kính mong các thầy côgiáo cũng như toàn thể ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên chức thuộc UBNDhuyện Quỳ Hợp bổ sung, đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo thực tập tốtnghiệp của em được hoàn thiện và giúp em hiểu biết sâu rộng, chính xác và đầy đủhơn về nghiệp vụ công tác văn phòng của mình

Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trường ĐạiHọc Nội vụ Hà Nội, ban Lãnh đạo và cán bộ nhân viên Văn phòng UBND huyệnQuỳ Hợp đã giúp đỡ em trong kỳ thực tập này Đặc biệt, em xin cảm ơn sâu sắc tới

cô Vi Thị Thanh - cán bộ Văn thư của văn phòng UBND Quỳ Hợp đã tận tình quantâm, hướng dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt kỳ thực tập đạthiệu quả tốt nhất để em có thể vận dụng những lý luận có được trên ghế nhà trườngvào thực tiễn công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Quỳ Hợp, ngày 10 tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Nguyễn Thị Mến

* Một vài nét khái quát về huyện Quỳ Hợp

Giới thiệu về huyện Quỳ Hợp

Lễ Diễu hành kỷ niệm 50 năm ngày thành lập huyện quanh hồ Thung Mây

Trước cổng UBND huyện Quỳ Hợp

Huyện Quỳ Hợp được thành lập từ ngày 19/4/1963 trên cơ sở tách ra từhuyện Quỳ Châu (cũ) Quỳ Hợp là một huyện miền núi nằm ở phía Tây Bắc Nghệ

An, với diện tích tự nhiên 94.220.55 ha, chiếm 5,71 % diện tích tự nhiên của Tỉnh.Dân số khoảng 12 vạn người, trong đó đồng bào thiểu số chiếm 52,26 % Vị trígiới hạn được xác định như sau:

- Phía Đông giáp huyện Nghĩa Đàn

- Phía Tây giáp huyện Con Cuông

- Phía Nam giáp huyện Tân Kỳ

- Phía Bắc giáp huyện Quỳ Châu

Toàn huyện có 21 xã và 01 Thị trấn, trung tâm huyện là Thị trấn Quỳ Hợp,cách Thành phố Vinh trung tâm của tỉnh Nghệ An 120 Km về phía Tây Bắc dọctheo Tỉnh lộ 532 – Quốc lộ 1 và Quốc lộ 48 Ngoài ra còn có các tuyến đường liênhuyện và những tuyến giao thông nối Quỳ Hợp với các huyện lân cận tạo thànhmạng lưới giao thông thông suốt giúp cho việc giao lưu kinh tế, văn hóa với cácvùng lân cận được thuận lợi Quỳ hợp một miền quê văn hoá, từ năm 2001 đã được

Bộ Văn hoá - thông tin và UBND tỉnh Nghệ An chọn và chỉ đạo thực hiện đề ánxây dựng huyện điểm văn hoá thời kỳ 2001-2010

Quỳ Hợp là nơi có nguồn tài nguyên khoáng sản phong phú như: thiếc, đá

các loại đặc biệt là đá trắng, nước khoáng… Trong những năm qua, công nghiệp –tiểu thủ công nghiệp của huyện có những bước phát triển hết sức mạnh mẽ đạtđược nhiều kết quả đáng mừng Các cơ sở Trung ương, Tỉnh, Công ty có vốn đầu

tư nước ngoài… hoạt động khá hiệu quả Nổi bật trong số đó là Công ty NAT&L

là nhà máy đường có công suất ép mía 9.500 Tấn mía/ngày, có công nghệ chế biến đường hiệu quả nhất Đông Nam Á Công ty TNHH Nhà nước một thành viên kimloại màu Nghệ Tĩnh – một trong những cơ sở công nghiệp lớn đầu tiên của huyệnQuỳ Hợp nay đã cổ phần hóa và tiếp tục đứng vững trước những khó khăn của cơchế thị trường

Có thể thấy Quỳ Hợp là một huyện có vị trí chính trị, kinh tế - xã hội, anninh quốc phòng quan trọng của tỉnh Nghệ An

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN QUỲ HỢP

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN QUỲ HỢP.

Cơ quan UBND huyện Quỳ Hợp chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện ủy,

sự chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất của UBND tỉnh Tổ chức, chỉ đạo việc thi hànhHiến Pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết củaHĐND huyện, chỉ đạo hoạt động của các xã, thị trấn trong phạm vi nhiệm vụ,quyền hạn do Pháp luật quy định UBND ra Quyết định, Chỉ thị, các văn bản quản

lý Nhà nước theo thẩm quyền và tổ chức thực hiện kiểm tra việc thi hành các vănbản đó

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Căn cứ Mục 2 Chương IV Luật tổ chức HĐND-UBND được Quốc Hộithông qua ngày 26/11/2003 thì UBND huyện Quỳ Hợp có những nhiệm vụ vàquyền hạn sau:

Với tư cách là cơ quan Hành chính nhà nước ở địa phương trong hầu hết cáclĩnh vực của xã hội: kinh tế, nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai, xây dựng-giao thông vận tải, thương mại-du lịch-dịch vụ, giáo dục, y tế, văn hóa- xã hội,,thông tin và thể dục thể thao, khoa học công nghệ và môi trường Xây dựng cơquan và quản lý quốc gia hành chính…

Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lưỡng vũ trang và xây dựng phong trào quốc phòng toàn dân, thực hiệnchế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sáchhậu phương quân đội và chính sách đối với lực lưỡng vũ trang ở địa phương Thihành pháp luật ở địa phương đối với cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, đơn vị vũ trang và công dân

Xây dựng chính quyền, quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế và quản lýđịa giới đơn vị hành chính

3 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Quỳ Hợp do HĐND cùng cấp bầu ra làm việc theo nguyên tắc tậptrung dân chủ, kết hợp sự lãnh đạo của tập thể UBND huyện với sự điều hành của Chủtịch UBND huyện và đề cao trách nhiệm của mỗi thành viên UBND huyện để giảiquyết công việc Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quỳ Hợp cụ thể như sau:

Đứng đầu là chủ tịch UBND huyện, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủtịch ( 01 Phó Chủ tịch Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch Văn xã, 01 Phó Chủ tịch Tài mẫu)nhân danh Chủ tịch chỉ đạo, điều hành, trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnhvực công tác được Chủ tịch phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về cáccông việc đó

Ngoài ra UBND huyện còn có 14 phòng ban chuyên môn:

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Quỳ Hợp ( Phụ lục 1)

II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUỲ HỢP

1 Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Quỳ Hợp:

Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Quỳ Hợp

được quy định tại Điều 1, Điều 2 Chương I Quy định về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện (Ban hành kèm theo Quyết định số 11/2009/QĐ-UBND ngày 08 tháng 4năm 2009 của UBND huyện Quỳ Hợp).

1.1 Vị trí - chức năng

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ( sau đây gọi tắt

là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng thammưu, giúp HĐND, UBNN huyện thực hiện quản lý nhà nước về các lĩnh vực:

1 Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban củaHĐND, các Đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐNDhuyện giao

2 Tổ chức các hoạt động chung của UBNN và Chủ tịch UBNN huyện; thammưu cho Chủ tịch UBND huyện trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt độngchung của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việcđiều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,HĐND và UBND các xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaUBND huyên, Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của HDDND huyện, UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện

3 Giúp UBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc trên địabàn huyện

4 Giúp UBND huyện quản lý toàn diện đối với cán bộ, công chức và hoạtđộng của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”, cơ chế “Một cửaliên thông” của UBND huyện

5 Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu; chịu sự chỉ đạo, quản lý về

tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểmtra và sự hướng dân chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND tỉnh, Vănphòng UBND tỉnh và Ban Dân tộc tỉnh

1.2 Nhiệm vụ - quyền hạn.

2.1 Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

2.2 Trình Chủ tịch UBND huyện ban hành các văn bản về lĩnh vực Vănphòng thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND huyện;

2.3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, chươngtrình, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục

pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.

2.4 Văn phòng tổng hợp

a) Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, 6 tháng, cả năm của Thườngtrực HĐND, UBND huyện và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, đơn vịthuộc UBND huyện thực hiện các chương trình công tác sau khi được ban hành b) Tổng hợp ý kiến của các phòng, ban, ngành, đoàn thể, các xã, thị trấn,các thành viên UBND huyện để làm báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành củaUBND huyện 6 tháng và cả năm

c) Tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBNDhuyện trong việc chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thực hiện các nhiệm vụ theoquy định của pháp luật về các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh…

d) Theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, các ngành, các xã, thị trấnchuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra các đề án trình Thườngtrực HĐND, UBND huyện quyết định

đ) Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật củaHĐND, UBND huyện; theo dõi kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở cácphòng, ban, ngành, các xã, thị trấn

e) Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo, điều hành hàngngày của Thường trực HĐND và UBND huyện Ban hành thông báo ý kiến chỉ đạocủa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch BND huyện

g) Thực hiện chế độ báo cáo của HĐND, UBND huyện và HĐND tỉnh,UBND tỉnh, Ban Dân tộc tỉnh và Huyện ủy Bảo đảm cung cấp và xử lý thông tinchính xác, kịp thời phục vụ cho công tác giám sát, chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực HĐND và UBND huyện

2.5 Hành chính quản trị:

a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho Tổ đại biểu Hộiđồng nhân dân tỉnh (tại huyện), Thường trực, các Ban của HĐND huyện, Chủ tịch,các Phó chủ tịch UBND huyện và của cán bộ công chức thuộc các cơ quan chuyênmôn của UBND huyện

b) Tổ chức phục vụ các hoạt động của Tổ đại biểu HĐND tỉnh (tại huyện), các

kỳ họp HĐND huyện các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp, làm việc, tiếp kháchcủa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện theo quy định

c) Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, tài chính, tài sản được giao; thực hiệncông tác bảo mật, văn thư, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của HĐND, UBND huyện vàhướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác Văn phòng đối với các phòng, ban,

các xã, thị trấn

1.3 vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng ( phụ lục 2 )

2 Xây dựng bản Bản mô tả công việc cho Chánh văn phòng HĐND – UBND và các vị trí khác trong bộ máy văn phòng.

2.1 xây dựng bản mô tả công việc cho chánh văn phòng

Họ và Tên: Trần Văn Hồng

Chức danh: Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện Quỳ Hợp

* Chức năng nhiệm vụ của Chánh văn phòng:

- Giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện nắm tình hình hoạt động củaUBND huyện, các cơ quan chuyên môn và UBND xã, thị trấn về các hoạt độngkinh tế, văn hoá, xã hôị, an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện Tổng hợp tìnhhình hoạt động cuả UBND huyện hàng tháng, báo cáo các cấp lãnh đạo và UBNDtỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Tổ chức việc cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điềuhành của UBND huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện

- Tổng hợp và trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện thông qua, ký banhành các chương trình công tác của UBND huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịchUBND huyện; Theo dõi, đôn đốc các cơ quan có liên quan thực hiện chương trìnhđó; Chuẩn bị các đề án, báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành hằng năm củaUBND huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND huyện

- Xây dựng, trình UBND huyện thông qua, ký ban hành Quy chế làm việccủa UBND huyện và giúp UBND huyện duy trì, kiểm điểm việc thực hiện Quy chếlàm việc của UBND huyện

- Giúp Chủ tịch UBND huyện trong việc điều hoà phối hợp các hoạt độngcủa UBND huyện, các cơ quan chuyên môn, UBND các xã, thị trấn

- Đề xuất với Chủ tịch UBND huyện những vấn đề chủ trương, chính sách, phápluật, cơ chế quản lý cần giao cho các cơ quan nghiên cứu trình UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện, nghiên cứu đề xuất với Chủ tịch UBND huyện ý kiến xử lý các côngviệc thường xuyên thuộc thẩm quyền của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND các xã, thị trấn chuẩn

bị các đề án; phân tích, tổng hợp và ý kiến đánh gia độc lập về các đề án trước khitrình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện

- Tổ chức phục vụ phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp của Chủ tịch,các phó Chủ tịch UBND huyện

- Tổ chức công bố, truyền đạt, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các

Quyết định, Chỉ thị, văn bản chỉ đạo của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện;Kiến nghị với Chủ tịch UBND huyện vế các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quảthực hiện các Quyết định, Chỉ thị và văn bản chỉ đạo đó

- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND huyện, UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện

- Cung cấp thông tin về cơ chế, chính sách, các văn bản theo quy định củapháp luật, thông tin hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện trên cổng thông tin điện tử của huyện, đáp ứng tốt nhất quyền đượcthông tin của các tầng lớp nhân dân đối với mọi hoạt động của UBND huyện, Chủtịch UBND huyện theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng đối với vănphòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng HĐND và UBND xã, thị trấn

- Giúp UBND huyện xây dựng và thực hiện các Quy chế phối hợp công tácvới UBNDMTTQ Việt Nam, Toà án nhân dân huyện, Viện Kiểm sát nhân dânhuyện và các đoàn thể nhân dân cấp huyện

- Bảo đảm các điều kiện làm việc cho các hoạt động chung của HĐNDhuyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịchUBND huyện

- Giải quyết một số công việc cụ thể theo sự uỷ nhiệm của Chủ tịchUBND huyện

Thẩm quyền ký Văn bản:

Chánh văn phòng có thẩm quyền ký tất cả các Văn bản của Văn phòngUBND huyện, nhưng có thể uỷ quyền cho Phó chánh văn phòng ký một số Vănbản theo các lĩnh vực công tác mà Phó chánh văn phòng đó được phân công

* Môi trường làm việc:

Chánh văn phòng UBND huyện Quỳ Hợp làm việc trong điều kiện làm việctốt Phòng làm việc được bố trí tại tầng 1 tòa nhà 3 tầng của trụ sở UBND huyện,phòng làm việc được bố trí cạnh phòng phó Chánh văn phòng và phòng văn thưthuận lợi cho việc đảm bảo thông tin, giải quyết công việc một cách nhanh chóng,kịp thời

Phòng làm việc của Chánh văn phòng có đầy đủ các trang thiết bị của mộtvăn phòng hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, điều hành và giảiquyết công việc một cách có hiệu quả nhất

Mối quan hệ làm việc giữa Chánh văn phòng và các nhân viên trongg vănphòng rất tốt tạo ra một môi trường làm việc thoải mãi không gây áp lực cho nhân

viên cấp dưới.

* Các Văn bản Chánh văn phòng ký gồm:

- Các Văn bản được uỷ quyền của Chủ tịch ( không được uỷ quyền lại)

- Các Quyết định về công tác nhân sự của Văn phòng UBND

- Các Văn bản thanh quyết toán Tài chính của Văn phòng

- Các Công văn yêu cầu các cơ quan, ban, ngành, các xã, thị trấn thực hiện ýkiến chỉ đạo của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND huyện

- Các loại giấy mời họp ( Hội nghị)

- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của Thường trực (Thủ trưởng)HĐND và UBND huyện

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng của Thườngtrực HĐND và UBND huyện

- Xây dựng lịch công tác tuần cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch HĐND &UBND Chánh văn phòng giúp Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND& UBND huyệntheo dõi, kiểm tra đôn đốc các cơ quan, ban, ngành, HĐND & UBND các xã, thịtrấn thực hiện kế hoạch công tác của Thường trực HĐND & UBND huyện

2.2.xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng.

* Phó Văn Phòng:

Có nhiệm vụ giúp việc cho Chánh Văn phòng (CVP) trong các lĩnh vực đượcphân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn Phòng về công việc của mình

Các Phó văn phòng gồm có:

* Phó văn phòng làm công tác Tổng hợp (Vy Hoàng Hà)

Phụ trách công tác tham mưu tổng hợp phục vụ hoạt động của HĐND

huyện; tham mưu, tổng hơp, thẩm định, theo dõi đôn đốc hoạt động của các cơ quan thuộc khối văn xã

* Phó văn phòng làm công tác Hành chính - quản trị (Lương Thị Phượng)

Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp, thẩm định, theo dõi và đôn đốc hoạt

động của các cơ quan thuộc khối nội chính.

Giúp việc và tham mưu cho Chánh văn phòng về nội dung công việc thuộclĩnh vực được phân công

* Bộ phận Văn thư - Lưu trữ:

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi và văn bản đến theo đúng quyđịnh của Bộ và của cơ quan

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; Tổ chức việc sử dụng tàiliệu lưu trữ của cơ quan

- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác Văn thư - Lưu trữ trong cơ quan

* Bộ phận đánh máy photo coppy:

- Đánh máy các văn bản theo sự phân công của cấp trên và thủ trưởng cơ quan

- In, sao, nhân bản văn bản, tài liệu

- Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật đối với tài liệu

* Bộ phận tài vụ:

- Đảm bảo kinh phí cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, chuyến

đi công tác, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm

- Đảm bảo thực hiện việc thu chi đúng nguyên tắc, rõ ràng theo quy định.Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng của cơ quan

* Bộ phận bảo vệ, tạp vụ, lái xe:

- Bảo vệ phải thường xuyên kiểm tra và bảo đảm cơ sở vật chất của cơ quan.Kiêm soát người ra vào cơ quan, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác đến đúngđịa chỉ cần liên hệ để giải quyết công việc

- Tạp vụ làm công tác vệ sinh hội trường, phòng họp và phòng làm việc của lãnh đạo.Theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của cơ quan đảm bảo việc phục vụ chu đáo: chuẩn bị nước uống, bố trí loa đài…

- Lái xe chấp hành sự điều động phân công công tác của lãnh đạo Vănphòng, bảo quản tốt xe được giao; Đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàntuyệt đối

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲ HỢP.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện.

Văn phòng là đầu mối giúp việc, là bộ phận “trọng yếu” thực hiện các chức

năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần Trong đó việc thực hiệnthu thập, tổng hợp, phân tích thông tin nhằm cung cấp cho Chủ tịch, các phó Chủtịch các phương án giải quyết kịp thời, đúng đắn và hiệu quả để ban lãnh đạoUBND huyện thực hiện công tác quản lý

Vai trò chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc thể hiện cụ thể như sau:

- Theo dõi, nắm tình hình kinh tế - xã hội, hoạt động của các ngành, các đơn

vị thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện

- Tổng hợp tình hình đề xuất ý kiến giải quyết với Chủ tịch, phó chủ tịchcác công việc chung của cơ quan

- Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn phòngbáo cáo Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện,

- Trực tiếp trao đổi thông tin với các phóng viên của các cơ quan thông tấnbáo chí khi được lãnh đạo Uỷ ban, lãnh đạo văn phòng phân công

Hoạt động của UBND huyện không thể thiếu điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, thiết bị, tài chính vv Vì vậy vai trò hậu cần của văn phòng giữ vị tríthen chốt trong hoạt đông của toàn cơ quan Nó được thể hiện cụ thể như sau:

- Đảm bảo cho UBND có đầy đủ điều kiện vật chất, phương tiện, thiết bị vàmôi trường làm việc tốt nhất

- Quản lý sắp xếp, bố trí cơ sở vật chất, tài sản của UBND

- Phân phối, bổ sung, mua sắm, sửa chữa các thiết bị phục vụ cho hoạt độngcủa UBND huyện

* Ví dụ tình huống cụ thể:

Ví dụ về chức năng tham mưu, tổng hợp:

Văn phòng tham mưu giúp UBND xây dựng chương trình công tác thương

kỳ tháng 5 thi Văn phòng phải tổng hợp và xử lý được các thông tin công việc, cácvấn đề của tháng 4, những công việc nào đã làm được, những vấn đề nào còn tồnđọng, chưa hoàn thành thì phải tham mưu cho Chủ tịch, phó Chủ tịch đề ra phương

án giải quyết trong tháng 5 Nếu Văn phòng không thực hiện tốt chức năng thammưu, tổng hợp thì chương trình công tác tháng 5 của UBND huyện sẽ không đạthiệu quả cao, những công việc còn tồn đọng không được giải quyết và không đưa

ra được nhiệm vụ nào là nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết cần giải quyết trước

Ví dụ về chức năng hậu cần:

Trong tổ chức hội nghị, hội họp của UBND huyện thì Văn phòng phải đảmbảo đầy đủ các cơ sở vật chất (phòng họp), các trang thiết bị pục vụ cuộc họp (âmthanh, ánh sáng, quat, điều hoà, máy chiếu, vv

Hay trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo thì văn phòng phải thu thậpcác thông tin lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị phương tiện đi lại, chuẩn bị

về kinh phí cho chuyến đi

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Quỳ Hợp.

Xây dựng chương trình công tác của UBND huyện là nhiệm vụ hàng đầucủa Văn phòng HĐND - UBND huyện để thực hiện chức năng tham mưu, giúp uỷban tổ chức điều hành công việc Vì vậy Văn phòng, trước hết là các Lãnh đạo vănphòng, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nắm vững yêu cầu của từng loại chươngtrình công tác, nắm rõ và bám sát thực tế thấy được nhiệm vụ cơ bản để tham gia

có hiệu quả vào việc xây dựng chương trình công tác

Chương trình công tác của UBND huyện là toàn bộ những dự kiến về côngviệc và hoạt động chủ yếu của uỷ ban, có mối quan hệ logic với các thời giantrước Chương trình nêu một cách vắn tắt nhằm tổ chức công việc một cách chủđộng, có định hướng từng bước cụ thể hoá những mục tiêu, nhiệm vụ của lãnh đạo

uỷ ban

Quy trình xây dựng như sau:

 Xây dựng chương trình công tác tháng

- Văn phòng HĐND - UBND huyện tổng hợp chương trình công tác củatháng trước đó sau đó sẽ dự thảo xây dựng đề cương chương trình công tác

- Sau khi dự thảo xong Văn phòng tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cácphòng ban đơn vị liên quan

- Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh dự thảo, trình Chánh văn phòng

- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng Văn phòng HĐND - UBND huyệnphải trình Chủ tịch UBND huyện duyệt chương trình công tác tháng sau củahuyện, gửi các cơ quan liên quan biết, thực hiện

Ưu điểm: xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện tốtthì công việc được sắp xếp, bố trí có hệ thống, theo trình tự quan trọng của côngviệc Từ báo cáo kết quả đã làm được thì lãnh đạo cơ quan có phương án khenthưởng đối với các phòng ban, đơn vị đạt thành tích xuất sắc Xây dựng chươngtrình công tác thường kỳ còn giúp các các phòng ban, đơn vị trực thuộc uỷ banphối hợp tốt các nguồn lực để thực hiện các công việc chủ động, có định hướng,hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình

Bên cạnh những ưu điểm thì việc xây dựng chương trình công tác hàng

tháng của UBND còn một số hạn chế như: những công việc mới phát sinh nếumang tính chất quan trọng thì khó giải quyết Có nhiều phòng ban đơn vị còn gặpkhó khăn trong quá trình giải quyết công việc.

* Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác UBND huyện ( xem phụ lục 3)

1.3 Sơ đồ hóa Công tác tổ chức một hội nghị, hội họp của UBND huyện Quỳ Hợp.

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Quỳ Hợp em đã thấy cơ quan tổchức một số cuộc hội nghị, hội họp trong đó có phiên họp thường kỳ vào ngày 25tháng 4 năm 2013

- Trước tiên Văn phòng phải chuẩn bị tốt các khâu chuẩn bị:

+ Lập kế hoạch tổ chức hội nghị: xác định mục đích, thành phần của hội nghị;+ Chuẩn bị tài liệu, phân công công việc cho từng cá nhân như viết báo cáo,tham luận, người chủ trì hội nghị;

+ Lập danh sách đại biểu, khách mời và gửi giấy mời;

+ Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị;

+ Lập chương trình nghị sự trình chủ toạ thông qua;

+ Gửi tài liệu cho các thành viên dự họp;

+ Chuẩn bị tài liệu cho chủ toạ nếu chủ toạ yêu cầu;

Ngoài ra, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất cho hộinghị như: kinh phí, loa đài, maket, băngdôn, hoa tươi, ánh sáng, lễ tân, nhân sựphục vụ hội nghị vv

- Trong quá trình tổ chức hội nghị

+ Văn phòng phải kiểm tra, rà soát lại toàn bộ công việc tổ chức Hội nghị(trước 1 đến 2 ngày)

+ Đón tiếp đại biểu;

+ Người chủ trì lên đọc chương trình hội nghị, giới thiệu thành phần kháchmời và điều hành hội nghị;

+ Cử thư ký ghi biên bản hội nghị

- Sau khi hội nghị bế mạc

+ Người chủ trì thông báo, tổng hợp báo cáo hội nghị;

+ Văn phòng quyết toán hội nghị

* Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị ( xem phụ lục 4 )

* Bản danh mục hồ sơ hội nghị( xem phụ lục 5)

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, thể hiện mối quan hệ của cơ quan với các cơ quankhác trên nhiều mặt hoạt động

Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng: đi ngắn ngày đối với nhữngchuyến đi trong tỉnh hoặc chuyến đi dài ngày đối với những chuyến đi tới các tỉnhkhác vào từng công việc cụ thể, đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi cơ quan,tập thể đặc biết là các cơ quan hành chính nhà nước như UBND Vì vậy, chuyến đicông tác của lãnh đạo (Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện) phải được cán bộVăn phòng UBND huyện chuẩn bị chu đáo để có thể đạt kết quả cao nhất chochuyến đi

Cán bộ văn phòng có trách nhiệm lập kế hoạch cụ thể cho chuyến công tác;trình thủ trưởng phê duyệt; liên hệ với nơi mà lãnh đạo đến công tác; đôn đốc, nhắcnhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công trong thời ngian mà lãnh đạo đicông tác; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan chocác thành phần chuyến đi công tác, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởngkết thúc chuyến đi công tác; kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của

cơ quan

* Sơ đồ về quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo( xem phụ lục 6)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của UBND huyện Quỳ Hợp.

Văn hoá công sở là thành phần không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Nhànước ta đã có những quy định cụ thể về văn hóa công sở cho các cơ quan tổ chức

Là một cơ quan hành chính Nhà nước, UBND huyện Quỳ Hợp phải tuân thủnhững nguyên tắc, quy định về văn hoá công sở đã được nhà nước đề ra Nhữngnguyên tắc, quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất, trang trọng của một cơquan nhà nước

Văn hóa công sở thể hiện ở rất nhiều phương diện: cách ứng xử, giao tiếp,trang phục, đi đứng, thái độ phục vụ nhân dân…, của cán bộ công nhân, viên chứctrong UBND huyện

Hiện nay, ở UBND huyện Qùy Hợp văn hoá công sở đang được ban Lãnhđạo cơ quan chú trọng quan tâm, nhất là trang phục khi tới cơ quan, hay lễ phụctrong các cuộc Hội nghị, tiếp khách, đặc biệt vào các buổi lễ mít tinh kỳ niệm cácngày lễ lớn

- Nam: com lê thắt cà vạt hoặc áo sơ mi dài tay có thắt cà vạt

- Nữ: Áo dài truyền thống (trời lạnh có thể khoác áo khoác ngoài) hoặc com

lê nữ

Trong những ngày làm việc bình thường: trang phục phải lịch sự, gọn gàng.Khi làm việc, tiếp dân phải ăn nói nhỏ nhẹ, hướng dẫn người dân những thủtục cần thiết với thái độ nhẹ nhàng, không được tỏ thái độ khó chịu, hách dịch,quát mắng, doạ nạt, phải thể hiện sự thân thiện, lịch sự, vui vẻ

Người đứng đầu các đơn vị thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở nhânviên về việc thực hiện văn hóa công sở

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng UBND huyện Quỳ Hợp.

Hiện đại hóa văn phòng là một mục tiêu cần thiết trong hoạt động của cơquan nói chung và của Văn phòng nói riêng Bởi vậy ta cần phải có những biệnpháp hiện đại hóa văn phòng cho phù hợp để đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho

cơ quan Nhà nước ta đã chỉ rõ: Văn phòng càng sớm được hiện đại hóa, càng phục

vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao năng suất làm việc của UBND huyện nóichung và văn phòng nói riêng Ngoài ra hiện đại hoá văn phòng còn giúp UBNDhuyện hội nhập với cộng đồng thế giới, giúp văn phòng kịp thời tổng hợp và xử lýthông tin chính xác cho Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện

Để hiện đại hoá văn phòng cần xây dựng 3 cấu trúc cơ bản: trang thiết bị kỹthuật, con người, các nghiệp vụ văn phòng

- Thiết bị kỹ thuật, khoa học - công nghệ ở trình độ điện tử hiện đại được coi

là nhân tố quan trọng nhất, Hệ thống máy tính và thiết bị xử lý thông tin hiện đại:Máy vi tính, máy in, máy photocoppy, máy Fax, máy điện thoại

- Con người làm văn phòng hiện đại:

+ Nguồn nhân lực phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, giữa các cá nhânphải được gắn kết thành một Ekip

+ Nhân viên trong Văn phòng hiện đại phải được đáp ứng được 3 yêu cầu sau: Bản chất mới;

Năng lực chuyên môn mới: phải được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ;luôn được đào tạo, cử đi học nâng cao kiến thức có thể sử dụng thành thạo cáctrang thiết bị văn phòng hiện đại, vận dụng khoa học công nghệ, chuyên sâu vàotin học, khoa học công nghệ, thiết bị truyền thông vv, và cách vận dụng hiện đại.Ngoài ra cần tạo mối quan hệ giữa các nhân viên trong văn phòng, trong giao tiếp,

ứng xử tạo ra môi trường làm việc thoải mãi

Yêu nghề, có hoài bão nghề nghiệp, luôn nỗ lực, có ước mơ thăng tiến trongcông việc

- Các nghiệp vụ văn phòng phải được đào tạo tương ứng Đây là cơ sở cho 2nhân tố con người và trang thiết bị khoa học - công nghệ phát huy hiệu quả

Ngoài ra việc xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại còn phải đảm bảo một

số yêu cầu sau:

Hiện đại hóa đồng bộ tất cả mọi mặt trong hoạt động của văn phòng tránhviệc lựa chọn vấn đề đổi mới như vậy sẽ không có sự liên kết với nhau và không

có được sự đồng bộ trong vấn đề hiện đại hóa

Hiện đại hóa phải phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tránh lạmdụng khả năng sẵn có của cơ quan mình

* Ưu điểm:

Trong quá trình khoa học - công nghệ phát triển, bùng nổ thông tin nên việcxây dựng văn phòng hiện đại sẽ giúp cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin, điện

tử trong mọi hoạt động thực hiện và giải quyết công việc

- Quy trình giải quyết công việc được rút ngắn, chi phí về thời gian và côngsức ít, là tiền đề cho việc tổ chức công việc một cách khoa học;

- Con người có khả năng sáng tạo trong công việc; khắc phục được nhữngyếu kém về nhân sự;

- Trong quá trình giải quyết công việc của nhân viên có sự phân công tráchnhiệm rõ ràng; Chánh Văn phòng có thể rà soát được những cá nhân thực hiệncông việc chưa đạt chỉ tiêu;

- Trong việc quản lý và sư dụng thông tin: thu thập, tổng hợp xử lý thông tinmột cách nhanh chóng kịp thời, chính xác giúp Chánh Văn phòng đưa ra nhữngquyết định phương án tối ưu nhất;

- Giúp nhân viên trong văn phòng rèn luyện khả năng làm việc một cách linhhoạt, khẩn trương, sáng tạo, tự tin

* Nhược điểm:

- Xây dựng văn phòng hiện đại gây tốn kém về tài chính của cơ quan (muasắm trang thiết bị hiện đại mới, đào tạo nhân sự);

- Hiện đại hóa đồng bộ tất cả mọi mặt trong hoạt động của văn phòng;

- Hiện đại hóa phải phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan; nhưng vớihuyện Quỳ Hợp là huyện miền núi của tỉnh Nghệ An thì điều kiện kinh tế đang cònkhó khăn Vì vậy việc xây dựng Văn phòng hiện đại đang còn gặp những bất cập nhất

định, các trang thiết bị chưa phù hợp với mô hình của Văn phòng hiện đại.

2 Khảo sát về công tác Văn thư của UBND huyện Quỳ Hợp

Công tác Văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt độngquản lý của UBND huyện Quỳ Hợp nó bao gồm các công việc về soạn thảo, banhành văn bản; Quản lý văn bản đi, đến của cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấutrong Uỷ ban

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Quỳ Hợp.

Công tác Văn thư của UBND huyện Quỳ Hợp được tổ chức theo hình thứctập trung, có một cán bộ Văn thư chuyên trách, với nhiều năm kinh nghiệm, sửdụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt nghiệp vụ chuyên môn,đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính

Phòng Văn thư được bố trí ở bên phải cầu thang tầng một và nằm ngay cạnhphòng Chánh văn phòng và phó Chánh Văn phòng để tiện cho việc liên hệ côngtác Các loại công văn giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư Các phương tiện phục

vụ cho công tác văn thư như: máy phô tô, máy tính, máy Fax, tủ đựng tài liệu, giáđựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng vàmột số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý văn bản, đảmbảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

* Ưu điểm:

- Cán bộ Văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm côngtác, yêu nghề nên tổ chức công việc một cách khoa học đảm bảo công văn, giấy tờđược giải quyết một cách kịp thời

- Mô hình tổ chức Văn thư được bố trí riêng với văn phòng, bố trí tại tầng 1nên rất thuận tiện cho quá trình giải quyết công việc như tiếp nhận và giải quyếtcác văn bản đến cơ quan, phát hành văn bản đi

- Phòng Văn thư có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ tôt cho Công tác văn thư

* Nhược điểm:

Hiện nay tại cơ quan do điều kiện vật chất đang còn khó khăn, vì vậy phòngvăn thư còn hẹp nên ảnh hưởng tới công việc như việc sắp xếp tài liệu còn gặpnhiều hạn chế; các trang thiết bị trong phòng bố trí chưa thực sự khoa học

Ngoài ra các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư vẫn còn hạn chế, cơ

sở vật chất như tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, bàn ghế làm việc quá cũ ít nhiều

có ảnh hưởng tới Công tác văn thư

* Về Soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan.

- Các văn bản do UBND huyện Quỳ Hợp ban hành đều đảm bảo các yêu

cầu: có mục đích rõ ràng; có tính pháp lý, khách quan; thể hiện đúng chức năng,nhiệm vụ của cơ quan

- Các văn bản do UBND huyện ban hành đều đúng theo quy định của nhànước; thể thức và kỹ thuật trình bày đều đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính và theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

- Các văn bản ban hành đều đúng thẩm quyền quy định

* Ưu điểm:

Nhìn chung việc ban hành văn bản của UBND huyện Quỳ Hợp là đúng thẩmquyền Việc phân công trách nhiệm, thẩm quyền ban hành, soạn thảo văn bản giúpcho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạođiều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cánhân liên quan đến văn bản

Bên cạnh những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bảnnhững quy định này chưa được chi tiết và cụ thể hóa nên đôi khi vẫn xảy ra tìnhtrạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việctruy cứu trách nhiệm còn gặp nhiều khó khăn

* Về Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Văn bản đi là tất cả các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, vàcác văn bản chuyên môn do cơ quan phát hành, để thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan

Văn thư trực tiếp kiểm tra thể thức, nội dung văn bản khi gửi đi đều được kiểmtra thể thức trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP từ ngày 1 tháng 4năm 2013, phát hiện có 15 văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày Tất cả các vănbản sai thể thức, sai sót về nội dung văn thư đều chuyển sang chủ thể ban hành đểchỉnh sửa Khi các văn bản đúng về nội dung, thể thức thì văn thư ghi số văn bản,ghi ngày, tháng, năm ban hành vào văn bản và trình ký

Sau khi có chữ ký hợp lệ thì văn thư tiến hành lấy số, ngày tháng ban hành vănbản và đóng dấu

Tất cả các sổ đều được văn thư để trong tủ đựng hồ sơ và lưu hồ sơ từng năm

- Làm thủ tục chuyển đi: Sau khi nhận được các văn bản gửi đi thì văn thư sẽvào phong bì, các văn bản Khẩn hoặc Mật thì đóng dấu “KHẨN”hoặc “MẬT” và

làm công tác chuyển đi.:

+ Chuyển trực tiếp cho cơ quan đơn vị, cá nhân, nội bộ cơ quan thì cán bộvăn thư trực tiếp gửi đi

+ Chuyển cho đơn vị, cơ quan, cá nhân, tổ chức khác thì giao liên sẽ chuyểncho cơ quan, tổ chức, cá nhân, một cách trực tiếp và người nhận phải ký nhận + Chuyển qua bưu điện, trước khi chuyển qua bưu điện văn thư phải đăng kývào sổ và nhân viên bưu điện phải kiểm tra, ký nhận, đóng dấu vào sổ

+ Chuyển đi bằng fax, qua mạng thì nhân viên thực hiện tại văn phòng vàđược thực hiện nhanh chóng vì cán bộ văn thư ở đây đều có kinh nghiệm làm việclâu năm, xử lý máy tính tốt

+ Các văn bản mật được giao liên gửi đi và được niêm phong, các văn bảnmật ở đây không chuyển qua mạng, fax

+ Lưu văn bản đi: Văn thư sắp xếp theo thứ tự loại văn bản và được lưutrong cặp quyết định, cặp công văn, cặp văn bản ghi tên và cặp hồ sơ mật

- Quản lý và giải quyết văn bản đến cơ quan.

Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từbên ngoài gửi đến

- Nhận văn bản đến: văn bản từ cấp trên gửi xuống, văn bản từ cấp dưới gửilên, văn bản từ cơ quan cùng cấp gửi đến, văn bản từ cơ quan, đơn vị các ngànhgửi đến Văn thư tiếp nhận văn bản và ký nhận văn bản dù văn bản được gửi đến từbất kỳ hình thức nào ( bưu điện, qua mạng, fax…)

- Văn thư phân loại bì, tiến hành bóc bì đối với những loại văn bản được bóc bìsau đó đóng dấu đến, đăng ký vào sổ công văn đến, và ngày đến

- Trình văn bản đến: sau khi đăng ký văn bản được chuyển đến thủ trưởng,phòng ban chuyên môn giải quyết

- Chuyển văn bản đến: các văn bản Thượng khẩn, Hỏa tốc được chuyển trước

- Theo dõi giải quyết văn bản đến

* Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư được thực hiện như sau:Việc cất giữ con dấu được thực hiện tại bộ phận văn thư, có tủ đựng riêng Baogồm dấu của UBND huyện và dấu của văn phòng UBND huyện; Con dấu tên của thủtrưởng cơ quan Con dấu được bộ phận văn thư cất giữ cẩn thận và để tại cơ quan Việc sử dụng con dấu: việc sử dụng chỉ được thực hiện khi có yêu cầu củaphòng ban chuyên môn, đóng dấu khi có chữ ký của người đúng thẩm quyền; dấuđược đóng bằng mực đỏ, thực hiện đóng 1/3 chữ ký về bên trái

Tuy chỉ có một cán bộ văn thư nhưng việc đóng dấu được thực hiện tốt, thựchiện đúng quy trình và thủ tục quy định của nhà nước.

* Lập hồ sơ.

Việc lập hồ sơ các văn bản tài liệu của cơ quan được bộ phận văn thư thực hiệntheo quy định của nhà nước, các văn bản tài liệu có thời hạn bảo quản nhất địnhđược lập hồ sơ và đưa vào nộp lưu trong kho lưu trữ của Uỷ ban

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện Công tác văn thư của UBND huyện Quỳ Hợp.

* Ưu điểm:

- Lãnh đạo UBND và các phòng ban chuyên môn đã có trách nhiệm trong xử

lý văn bản Mọi văn bản đều được xử lý nhanh chóng, kịp thời, đúng trình tự khivăn thư gửi lên để giải quyết

- Chánh văn phòng thường xuyên theo dõi, chỉ đạo cán bộ văn thư tổng hợp số liệuvăn bản đến và đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng hạn

- Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo cán bộ văn thư thường xuyên cập nhật cácvăn bản của Nhà nước quy định về Công tác văn thư, lưu trữ

- Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện các nghiệp vụ vềCông tác văn thư lưu trữ: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết vănbản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, vv

- Đồng thời phía Chánh văn phòng cũng tăng cường kiểm tra, giám sát tiến độgiải quyết công việc giúp lãnh đạo nắm được tình hình công việc ở công tác vănthư để phát hiện những sai sót để chỉnh sửa

- Hàng năm Chánh văn phòng cũng chỉ đạo cán bộ văn thư tổ chức lập hồ sơhiện hành và đưa vào lưu trữ cơ quan

- Chánh văn phòng hàng năm tổ chức cử đi học hoặc mở lớp đào tạo nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ về Công tác văn thư, lưu trữ

* Nhược điểm:

Chánh Văn Phòng chưa có văn bản nào chỉ đạo công tác văn thư, như Quy chế

về Công tác văn thư lưu trữ, mà cơ quan chỉ thực hiện theo các văn bản quy địnhcủa nhà nước

3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của UBND huyện Quỳ Hợp.

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn thư xác định nguồn tàiliệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào kho lưu trữ Cán bộ, công

chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của mình làm khi lập hồ sơ,tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Công tác thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan dựa trên 3 nguyên tắc: Theothời đại lịch sử; Theo phông lưu trữ; Theo khối phông

Đối với UBND huyện Quỳ Hợp công tác lưu trữ đã và đang rất được quantâm, chú trọng Không có tài liệu ứ đọng ở các đơn vị, các phòng, ban

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo mộtphương án phân loại khoa học UBND huyện Quỳ Hợp hướng án chỉnh lý là “Thờigian-mặt hoạt động”

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu thực hiện theo các bước sau:

3.2.1 Phân chia tài liệu chỉnh lý:

- Tài liệu được chia thành nhóm lớn theo mặt hoạt động (Khối tổng hợp,khối nội chính, khối văn xã, khối nông-lâm nghiệp, khối công nghiệp…)

- Sau đó tài liệu của mỗi khối lại được phân chia ra thành từng nhóm vừa(VD: Tài liệu trong khối nội chính lại được chia thành tài liệu tổ chức cán bộ, tàiliệu về công an, quốc phòng)

- Tài liệu trong mỗi nhóm vừa lại được chia thành từng nhóm nhỏ

Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối tài liệu

đó để thuận tiện cho việc tra tìm Trong quá trình phân chia tài liệu cần loại bỏnhững tài liệu đã hết giá trị Tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ lại được sắp xếp theomột trật tự nhất định

3.2.2 Lập hồ sơ

Sau khi kiểm tra xem nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu chưa, cán bộ chỉnh lý sẽ sắpxếp tài liệu trong từng nhóm nhỏ theo số hoặc ngày tháng rồi tiến hành đánh số tờcho văn bản vào mục lục hồ sơ

Trong quá trình phân loại tài liệu phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảnh gài vào

sơ mi Khi biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa hồ sơ.Bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: tên phông lưu trữ; tên đơn vị, tổchức; tên tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng bì; thời gian bảoquản; số lưu trữ; sắp xếp tài liệu lên giá tủ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

UBND huyện Quỳ Hợp phương tiện để bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường

là hòm và tủ đựng tài liệu Ngoài ra, để thuận lợi cho việc phân loại, thống kê, kiểmtra và tổ chức sử dụng tài liệu các hồ sơ được để trong cặp, hộp đựng tài liệu.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất được coi trọng Mục đích chính củacông tác này là nghiên cứu, sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuối thọ vàđảm bảo an toàn cho tài liệu như không nấm mốc, ố vàng, mờ chữ, hoặc tránh tìnhtrạng bị côn trùng, gián, bọ… phá huỷ tài liệu để tài liệu cơ quan phục vụ tốt nhấtnhững yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài Vì vậy cơ quanluôn luôn áp dụng các biện pháp kỹ thuật: chống nấm mốc, côn trùng, chống cháy

Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ:

Kho lưu trữ có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn; quy chếkiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu lưu trữ; đảm bảo vệsinh và có nội quy ra vào kho Ngoài ra, để tránh cho việc gây hư hại cho tài liệu,

cơ quan cũng như sử dụng hóa chất để bảo quản

Đối với những tài liệu hư hỏng, phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng khoahọc kỹ thuật thì phải qua một số lần thí nghiệm khi thấy chắc chắn mới có thể ápdụng cho tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tàiliệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết nhiệm vụ hiện hànhcủa cơ quan, tổ chức, cá nhân

Đối với văn phòng HĐND - UBND huyện Quỳ Hợp, phòng đọc vẫn chưađược đầu tư đúng mức nhưng cũng đã phục vụ được phần nào nhu cầu của cán bộ

và nhân dân

Nhận xét:

Dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch, phó chủ tịch, Chánh văn phòng HĐND UBND huyện công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, tài liệuđược bảo quản với số lượng lớn, chất lượng của tài liệu cũng được đảm bảo; Côngtác lưu trữ rất được quan tâm vì vậy không xảy ra tình trạng ứ đọng tài liệu Hiệnnay UBND huyện Quỳ Hợp đã có kho lưu trữ riêng, phương tiện tra tìm ứng dụngnhững tiến bộ khoa học nên đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, tài liệu sắpxếp ngăn nắp, tuy nhiên kho lưu trữ của cơ quan vẫn còn chật hẹp, chưa có điềuhoà và quạt thông gió nên việc bảo quản tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, nhiêu tàiliệu lưu trữ vĩnh viễn nhưng vẫn bị ố vàng nên đễ bị rách, nhiều tài liệu còn bị mờchữ do chất liệu giấy và mực làm ra tài liệu Một phần do điêu kiện tự nhiên của

-huyện nên các tài liệu cũng bị nốm mốc gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệulưu trữ ở UBND huyện.

- Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ thường xuyêntiến hành chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên Chủ tịch, các phó Chủ tịch và Chánh vănphòng HĐND - UBND huyện Quỳ Hợp vẫn chưa ban hành văn bản chỉ đạo vềcông tác lưu trữ mà chỉ dựa vào các quy định nhà nước để chỉ đạo thực hiện

Phần II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA UBND HUYỆN QUỲ HỢP 1.Xây dựng mẫu các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP.

Công tác văn thư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp

(Ban hành kèm theo Quyết định số /2013/QĐ-UBND ngày

tháng 01 năm 2013 của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1 Quy chế này được áp dụng đối với công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp.

2 Đối tượng điều chỉnh của Quy chế này là các quan hệ hành chính, phát sinh trong hoạt động văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện.

a) Các hoạt động văn thư, gồm:

Các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện doChủ tịch, các Phó Chủ tịch, các cá nhân được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ bannhân dân huyện giao hoặc uỷ quyền ký, có đóng dấu Uỷ ban nhân dân huyện; Quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ bannhân dân huyện;

Quản lý và sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân huyện

b) Các hoạt động lưu trữ, gồm:

Việc lưu, sử dụng, khai thác các văn bản đi, đến;

Việc các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, các tổ chức, cánhân được Uỷ ban nhân dân huyện giao các công việc chuyên môn, tiến hành lập

hồ sơ công việc thuộc “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” giao nộp vào bộ phậnlưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện thuộc Phòng Nội vụ;

Việc xử lý tài liệu, tiêu huỷ tài liệu và các công việc khác theo quy định củapháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

1 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác vănthư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của Quy chế này và cácquy định của pháp luật về văn thư và lưu trữ và chịu trách nhiệm trước các cơ quanchức năng về toàn bộ công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực văn thư và lưu trữcủa Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có trách nhiệm chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dânhuyện, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính theo các đề án, chương trình của tỉnh

và Trung ương

3 Trưởng Phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện trong việc thực hiện trách nhiệm quản lý, triển khai thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp

4 Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, các cá nhân,đơn vị có liên quan, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đếncông tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện phải thực hiện nghiêm Quychế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện

1 Trưởng Phòng Nội vụ hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấphuyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;b) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật Vào ngày 15 tháng 01 hàng năm, Trưởng Phòng Nội vụ lập dự thảo các báocáo cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp ký ban hành để gửi Chi cụcLưu trữ tỉnh và Sở Nội vụ theo quy định, gồm:

- Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư;

- Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ;

- Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư;

- Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ

Nội dung các Báo cáo trên thực hiện đúng theo Hướng dẫn tại Quyết định số13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của BộNội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo

c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng tronghoạt động văn thư, lưu trữ

d) Quản lý tài liệu lưu trữ của huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

e) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

2 Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bốtrí trong biên chế được giao

3 Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêuchuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

4 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; các đơn vị sựnghiệp trực thuộc bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ để giúpTrưởng phòng, ngành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng ngày và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định

5 Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ văn thưcủa Ủy ban nhân dân huyện tại Văn phòng HĐND - UBND huyện theo quy định

Điều 4 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện QuỳHợp do ngân sách huyện cấp theo quy định

2 Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu chi thường xuyên, mua sắm, sửa chữa, nângcấp các trang thiết bị của hoạt động văn thư, lưu trữ, Trưởng Phòng Nội vụ lập kếhoạch sử dụng kinh phí trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, phục vụ đảm bảokinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Điều 5 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1 Mọi cá nhân, tổ chức, trong các công việc liên quan đến công tác vănthư, lưu trữ đều phải thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bímật Nhà nước

2 Mọi tài liệu mang bí mật Nhà nước phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và

sử dụng đúng mục đích

3 Tài liệu mang bí mật Nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưugiữ, không được tự động mang ra khỏi cơ quan Trường hợp cần thiết phải mang

tài liệu mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải có phương

án bảo mật chặt chẽ và phải được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện

4 Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu mang bí mật Nhà nước bị mất, tráođổi, hư hỏng hoặc bí mật Nhà nước bị lộ lọt, phải báo cáo ngay với Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện để có biện pháp giải quyết kịp thời

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 6 Hình thức văn bản

1 Hình thức văn bản là cách thức thể hiện văn bản bằng một thể loại không

có tên gọi (công văn) và có tên gọi, do Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các PhóChủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện hoặc những người được Chủ tịch, các Phó Chủtịch Uỷ ban nhân dân huyện phân công cho ký thay, giao cho ký thừa lệnh, uỷ

quyền cho ký thừa uỷ quyền ban hành văn bản đó và có đăng ký vào sổ “công văn đi” hoặc phần mềm quản lý công văn đi, có đóng dấu Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp.

- Thông báo - Giấy ủy quyền

- Chương trình - Giấy giới thiệu

- Kế hoạch - Giấy nghỉ phép

- Phương án - Giấy đi đường

- Đề án - Giấy biên nhận hồ sơ

- Tờ trình - Bản sao y bản chính

- Hợp đồng - Bản trích sao

- Công điện

Điều 7 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1 Thể thức văn bản, gồm các thành phần: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơquan ban hành (tác giả); Địa danh, ngày tháng năm; Tên loại và trích yếu nội dung;

Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền ký văn bản; Nơinhận; Một số thành phần khác theo quy định (Mức độ khẩn, mật, địa chỉ, điệnthoại…).

2 Kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khoảng cách lề, vị trí các thành phần thểthức, cỡ chữ (to, nhỏ), phông chữ (Times New Roman), kiểu chữ (chữ hoa, chữthường, chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân, số La mã, số Ả rập), các dấu câu,các nét gạch ngang (-), gạch chéo (/), chính tả Tiếng Việt…

3 Các cụm từ thông dụng, trước khi viết tắt trong văn bản thì phải viết đầy đủ

và mở ngoặc chữ viết tắt của từ đó, khi viết tắt phải viết chữ hoa, ví dụ, muốn viếttắt cụm từ "khoa học kỹ thuật", ta viết như sau: …khoa học kỹ thuật (KHKT), sau

đó ta sử dụng cụm từ KHKT để thay cho việc viết đầy đủ

4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại khoản 1, khoản 2 Điềunày phải thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Điều 8 Trách nhiệm soạn thảo văn bản

1 Các phòng, ban, cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản của Uỷ bannhân dân huyện trong các trường hợp sau:

a) Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện hoặc người có thẩm quyền

ký văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện chuyển bằng phiếu giao công việc hoặc giaotrực tiếp cho các phòng, ban, ngành, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

b) Phòng, ban, ngành chuyên môn xét thấy cần tham mưu cho Ủy ban nhândân huyện giải quyết công việc theo yêu cầu của ngành dọc cấp trên

c) Căn cứ vào các văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ bannhân dân huyện, các quy định của cấp trên, xét thấy cần tham mưu cho Uỷ ban nhândân huyện ban hành văn bản để giải quyết công việc Hành chính ở địa phương

d) Do nhu cầu các quan hệ xã hội, cần tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyệnban hành văn bản để thực hiện nhiệm vụ quản lý Hành chính Nhà nước trên cáclĩnh vực kinh tế, văn hoá - xã hội, quốc phòng và an ninh trên địa bàn huyện

e) Các văn bản ban hành theo định kỳ của Uỷ ban nhân dân huyện

f) Các văn bản ban hành theo Chương trình công tác hàng năm, hàng thángcủa Uỷ ban nhân dân huyện

g) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

2 Trách nhiệm của người soạn thảo văn bản:

a) Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nộidung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

b) Khi trình duyệt, trình ký văn bản, người soạn thảo phải có đầy đủ các căn cứ(như các văn bản, tài liệu liên quan) và phải giải trình rõ ràng các vấn đề có liên quankhi người có thẩm quyền thẩm định hoặc có thẩm quyền ký văn bản có yêu cầu

c) Trong trường hợp vấn đề có liên quan đến các Phó Chủ tịch phụ trách hoặcliên quan nhiều phòng, ngành, thì người trình ký phải sử dụng Phiếu trình, trong đó cóđầy đủ các bên liên quan ký duyệt trước khi trình ký phát hành văn bản

Điều 9 Kiểm tra, thẩm định bản thảo trước khi ký văn bản

1 Bản thảo văn bản là bản đánh máy của phòng, ban, ngành hoặc cá nhânđược giao trực tiếp soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo, có đầy đủ các thành phần vềthể thức của văn bản, có đầy đủ nội dung, nhưng chưa có chữ ký chính thức, chưavào số, ngày tháng của văn bản

2 Người soạn bản thảo của tất cả các loại văn bản của Uỷ ban nhân dânhuyện có trách nhiệm tự kiểm tra, thẩm định về hình thức, thể thức, nội dung, kỹthuật trình bày và phải ký thẩm định vào dòng cuối cùng phần nội dung, phía bênphải của từng trang văn bản trước khi trình duyệt, trình ký Chánh hoặc Phó Vănphòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật Vănbản được thẩm định phải có chữ ký thẩm định của Chánh hoặc Phó Văn phòng Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện vào dòng cuối cùng, phía bên phải phầnnơi nhận

3 Đối với các văn bản do các đơn vị không phải Phòng ban chuyên môn của

Ủy ban nhân dân huyện soạn thảo thì phải trình qua phòng chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân huyện, Ban chỉ huy Quân sự huyện hoặc Công an huyện để thẩmđịnh về nội dung và ký thẩm định nội dung theo lĩnh vực quản lý Nhà nước theoquy định trước khi trình ký thẩm định về thể thức theo quy định tại khoản 2 Điều 9Quy chế này

4 Riêng văn bản quy phạm pháp luật, trước khi trình ký, nguời soạn thảo phảitrình bản thảo văn bản cho Phòng Tư pháp thẩm định về nội dung văn bản Sau khithẩm định xong, phải có văn văn bản thẩm định của Trưởng hoặc Phó Phòng Tưpháp kèm theo văn bản để trình ký

Ngoài ra, cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện đúng Quy định vềtrình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo Quyết định

số 11/2008/QĐ-UBND ngày 21/01/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quyđịnh về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địabàn tỉnh Nghệ An

5 Nếu người soạn thảo văn bản không nhất trí với ý kiến thẩm định về nộidung của Trưởng hoặc Phó Phòng Tư pháp, ý kiển thẩm định về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản của Chánh hoặc Phó Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân huyện thì có quyền bảo lưu ý kiến để trình Chủ tịch, các Phó Chủtịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định.

Điều 10 Ký văn bản

1 Thẩm quyền ký văn bản:

a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có thẩm quyền ký tất cả văn bản của Uỷban nhân dân huyện

b) Các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện được ký thay Chủ tịch

(KT CHỦ TỊCH) đối với các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

c) Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có thể uỷquyền cho Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Trưởng, Phó phòng, ban thuộc

Uỷ ban nhân dân huyện ký thừa uỷ quyền Chủ tịch (TUQ CHỦ TỊCH) một số

văn bản mà theo quy định thuộc trách nhiệm Chủ tịch phải ký Việc uỷ quyền kývăn bản phải lập thành văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Ngườiđược uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký

d) Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện được

quyền ký thừa lệnh Chủ tịch (TL CHỦ TỊCH), đối với các văn bản do Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân huyện giao Phó Văn phòng được ký thay Chánh Văn phòng theophân công, ủy quyền của Chánh Văn phòng

- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngânsách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương;

- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trìnhHội đồng nhân dân huyện Quyết định;

- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp báchcủa địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định;

Các biện pháp thực hiện Nghị quyết Hội đồng nhân dân huyện về kinh tế

-xã hội; Thông qua các báo cáo của Uỷ ban nhân dân huyện trước khi trình Hội

đồng nhân dân huyện;

- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷban nhân dân huyện và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương;

- Một số vấn đề khác (ngoài 6 vấn đề nêu trên) theo luật định:

+ Các đề án, báo cáo của Uỷ ban nhân dân huyện trình Ban chấp hành Đảng

bộ huyện, Ban Thường vụ Huyện uỷ (trừ công tác cán bộ);

+ Báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện hàngnăm trên cơ sở tự kiểm điểm, đánh giá của từng thành viên;

+ Ban hành (hoặc sửa đổi) Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;+ Quyết định phân công công tác cụ thể cho từng thành viên Uỷ ban nhândân huyện;

+ Những vấn đề khác theo đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện

b) Đối với văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch Uỷ ban

nhân dân huyện thì đề ký là Chủ tịch (CHỦ TỊCH), cụ thể:

- Văn bản lãnh đạo công tác của Uỷ ban nhân dân, các thành viên của Uỷban nhân dân, các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện;

- Văn bản đôn đốc, kiểm tra công tác của các phòng, ban, ngành thuộc Uỷban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện Hiếnpháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồngnhân dân và quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dânhuyện, trừ các vấn đề quy định tại Điều 124 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

và Uỷ ban nhân dân năm 2003;

- Văn bản áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý vàđiều hành bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranhchống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng,lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức trong bộ máy chínhquyền địa phương;

- Văn bản về tiếp dân, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của nhân dântheo quy định của pháp luật;

- Văn bản triệu tập các phiên họp của Uỷ ban nhân dân;

- Các Quyết định phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dâncác xã, thị trấn; điều động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, PhóChủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm

các thành viên của Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điềuđộng, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo sự phâncấp quản lý;

- Quyết định đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản trái pháp luậtcủa các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình và văn bản trái phápluật của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn;

- Quyết định đình chỉ việc thi hành nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng

nhân dân các xã, thị trấn và đề nghị Hội đồng nhân dân huyện bãi bỏ;

- Các văn bản chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việcđột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật

tự và báo cáo Uỷ ban nhân dân trong phiên họp gần nhất;

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ra quyết định, chỉ thị và các thể loại vănbản khác theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình

3 Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứmực dễ phai

Điều 11 Bản sao văn bản

1 Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc Trích sao hoặc Sao lục; tên cơ quan,

tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức

vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Uỷ ban nhân dân huyện;nơi nhận

2 Bản sao thực hiện đúng quy định tại khoản 1 Điều này thì có giá trị nhưbản chính

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, qua email và vănbản mật), đơn, thư gửi đến Uỷ ban nhân dân huyện, phải được nhân viên văn thưVăn phòng HĐND – UBND huyện đăng ký theo trình tự, thủ tục:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến:

a) Nhân viên văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânhuyện có trách nhiệm kiểm tra sơ bộ về thời gian, số lượng, số trang, dấu niêm

phong… của văn bản đến, trước khi ký nhận văn bản.

b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên văn thư Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tiến hành phân thành 2 loại:

- Loại không bóc bì: Gồm văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể trong

cơ quan; Bì văn bản gửi đích danh người nhận

- Loại văn thư được phép bóc bì, gồm tất cả các loại bì văn bản còn lại gửi đến Uỷ ban nhân dân huyện

Khi bóc bì thứ nhất, thấy bên trong có bì thứ hai có dấu “Chỉ người có tên mớiđược bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người

có tên trên bì Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có tráchnhiệm giải quyết Văn thư không được tự ý bóc bì loại này

Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi khôngthực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết,đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát hiện tài liệu, vật mang

bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặctài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với Chánhhoặc Phó Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện để có biệnpháp xử lý kịp thời

c) Đóng dấu "ĐẾN", ghi số và ngày đến (trong trường hợp cần thiết cần ghi

cả giờ đến) Đối với văn bản Fax đến thì cần chụp lại trước khi đóng dấu "ĐẾN"; Đối với văn bản chuyển qua mạng thì cần in ra giấy để đóng dấu "ĐẾN".

d) Đăng ký văn bản đến:

Văn thư có trách nhiệm đăng ký các văn bản đến bằng hình thức thủ công vào

“Sổ công văn đến” (Ghi ngày đến, số đến, tác giả văn bản, số, ký hiệu, ngày tháng,tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến) hoặc đăng ký bằng máy vi tính sử dụngchương trình quản lý văn bản theo Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tintrong văn thư - lưu trữ (ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước)

Điều 14 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện phải kịp thờitrình văn bản đến cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để xem xét, xử lý, giảiquyết (kể cả việc trình qua mạng máy vi tính) Nếu Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện đi vắng thì chuyển văn bản đến cho Phó Chủ tịch hoặc người được Chủ tịch

ủy quyền xử lý văn bản để xử lý theo quy định

2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện hoặc người được Chủ tịch Ủy ban nhân