MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hoằng hóa. 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa 3 1.1.Chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ quyền hạn : 3 2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa. 8 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng công thương. 9 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 9 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương. 9 1.1.1. Chức năng: 9 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 10 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2. Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân viên) trong văn phòng. 12 1.2.1. Lãnh đạo văn phòng. 12 1.2.2. Nhân viên văn phòng. 12 1.3. Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành 13 1.3.1. Nguyên nhân. 14 1.3.2. Nhận xét. 15 1.3.3. Khó khăn. 16 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công thương. 16 2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau : 16 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành. 17 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng phòng công thương. 18 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19 3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng. 19 3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế. Vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn. 20 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 22 III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT. 24 A. Nhận xét,đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của phòng công thương. 24 1. Công tác quản trị văn phòng. 24 2. Công tác văn thư 24 3. Công tác lưu trữ. 25 II. ĐỀ XUẤT 26 1. Đề xuất về nhân sự. 26 2. Đề xuất về cơ sở vật chất. 26 3. Đề xuất về việc đăng kí văn bản đi, đến, soạn thỏa văn bản. 26 4. Đề xuất về công tác lưu trữ. 26 5. Đề xuất cách trang trí văn phòng. 27 Kết luận 28
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA 3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hoằng hóa 3
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa 3
1.1.Chức năng: 3
1.2 Nhiệm vụ quyền hạn : 3
2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa 8
II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng công thương 9
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9
1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương 9
1.1.1 Chức năng: 9
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 10
1.1.3 Cơ cấu tổ chức 11
1.2 Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân viên) trong văn phòng 12
1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 12
1.2.2 Nhân viên văn phòng 12
1.3 Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành 13
1.3.1 Nguyên nhân 14
1.3.2 Nhận xét 15
1.3.3 Khó khăn 16
2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công thương 16
Trang 22.1 Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm
trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau : 16
2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 17
2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng phòng công thương 18
3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19
3.1 Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng 19
3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng Nhận xét những ưu điểm và hạn chế Vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn 20
3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 22
III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 24
A Nhận xét,đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của phòng công thương 24
1 Công tác quản trị văn phòng 24
2 Công tác văn thư 24
3 Công tác lưu trữ 25
II ĐỀ XUẤT 26
1 Đề xuất về nhân sự 26
2 Đề xuất về cơ sở vật chất 26
3 Đề xuất về việc đăng kí văn bản đi, đến, soạn thỏa văn bản 26
4 Đề xuất về công tác lưu trữ 26
5 Đề xuất cách trang trí văn phòng 27
Kết luận 28
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, trước tình hình đổi mới của đất nước cùng với
sự phát triển của khoa học công nghệ xã hội đã không ngừng đi lên Cùng với đó
là cải cách hành chính trong các bộ máy nhà nước Công tác văn phòng đóng vaitrò và vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính Ngày càng khẳng địnhđược vị thế của mình trong việc thực hiện hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơquan các cấp trong các lĩnh vực như tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo
Quản trị văn phòng là nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, lĩnhvực chuyên môn cao, vì thế dù chúng ta đã được đào tạo bài bản về lĩnh vựcchuyên môn nghiệp vụ nhưng vẫn chưa có kiến thức thực tế trong xã hội Nắmbắt được tình hình thực tế của xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổchức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày 11 tháng 5 năm 2015đến ngày 7 tháng 6 năm 2015
Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng tôi được trải nghiệm thực tế ở các
cơ quan nhà nước trong thời gian kiến tập của mình nhằm nâng cao chất lượngđào tạo, mục tiêu, và để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môncủa mình giữa lí thuyết và thực hành tại cơ quan nhà nước.Đây là nền tảng vữngchắc, là tiền đề để thực hiện tốt chuyên đề văn phòng Kỳ kiến tập này còn làbước chuẩn bị cần thiết nhằm tạo đà cho cho chúng tôi tự tin hơn trong khoảngthời gian còn lại học ở trường và trước khi bước vào con đường lập nghiệp rộnglớn phía trước
Được sự đồng ý của Nhà trường và Khoa quản tri văn phòng tôi đã cóđiều kiện kiến tập tại phòng Công Thương Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng Hóa.Trong thời gian kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan, sựquan tâm hướng dẫn của cán bộ văn phòng, các thầy cô giáo bộ môn chuyênnghành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp em cố gắng và nâng caonăng lực công tác, vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vàothực tế công việc của người cán bộ văn phòng tương lai
Nội dung bài báo cáo kiến tập của em gồm hai phần :
Trang 4Phần I – Khảo sát văn phòng của cơ quan của phòng Công Thương Uỷban nhân dân Huyện Hoằng Hóa.
Phần II – Kết luận và đề xuất kiến nghị
Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở nhà trường
và đưa ra áp dụng thực tế khi tiến hành kiến tập Tại kì kiến tập này em đã được
sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ Văn phòng, được sự quan tâm của khối
Uỷ ban và được đảm nhiệm thực hành một số công việc theo đúng chuyênngành của mình mà em đã được học và trang bị trước kì kiến tập Từ đó đã giúp
em áp dụng được những kiến thức đã học trong hai năm vừa qua tại trường đểđến với cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể, rèn luyện cho em những
kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng của văn phòngtheo chuyên nghành mà hiệ tại em đang theo học
Trong thời gian kiến tập bản thân em đã có nhiều cố gắng nhưng khôngthể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế và khó khăn nhất định Vì vậy em rấtmong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng, các thầy cô giáo đểbài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức, cán bộ phòng Công Thương Uỷ bannhân dân Huyện Hoàng Hóa đã giúp đỡ em trong thời gian vừa qua Rèn cho emnhững kỹ năng độc lập, giải quyết cong việc của người cán bộ, nhân viên vănphòng trong tương lai
Em xin trân thành cảm ơn
Hoằng Hóa, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN
LÊ THỊ CHUNG
Trang 5PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA.
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hoằng hóa.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa
1.1.Chức năng:
-Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
-Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
-Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở
1.2 Nhiệm vụ quyền hạn :
*Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Trang 6- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
Trang 7nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
Trang 8chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương
*Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
Trang 9- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
Trang 10- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban n n dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định
2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa hiện nayđược thể hiện cụ thể như sau:
Trang 11II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng công thương.
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương.
- Phòng Công Thương hoặc Phòng Kinh tế (sau đây gọi chung là Phòng)
có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý trực tiếpcủa Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướngdẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương
Trang 121.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện dự thảo quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về phát triển công thương trên địabàn; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hànhchính thuộc lĩnh vực công thương
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện dự thảo các văn bản về lĩnhvực công thương thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấphuyện
- Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việcthẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩmquyền của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ bannhân dân cấp huyện
- Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh
tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổchức phi chính phủ trên địa bàn thuộc lĩnh vực công thương theo quy định củapháp luật
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vựccông thương
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công thương cho cán bộ, côngchức xã, phường, thị trấn trên địa bàn
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên mônnghiệp vụ của Phòng
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh của ngành công thươngtheo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Công Thương
- Tổ chức, hướng dẫn và thực hiện chính sách khuyến khích các tổ chứckinh tế tập thể, kinh tế tư nhân đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất -kinh doanh; tổ chức các hoạt động dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung
Trang 13cấp thông tin, xúc tiến thương mại và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sảnxuất - kinh doanh thuộc lĩnh vực công thương.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc thihành pháp luật về hoạt động công thương trên địa bàn; giải quyết khiếu nại, tốcáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong hoạt động công thương trên địabàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
- Quản lý biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,công chức, viên chức và người lao động thuộc Phòng theo quy định của phápluật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật vàphân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân cấp huyện giao vàtheo quy định của pháp luật
Việc bổ nhiệm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật Việc miễnnhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối vớiTrưởng phòng và Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định của pháp luật
- Biên chế hành chính của Phòng Công Thương do Uỷ ban nhân dân cấphuyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện được Uỷ ban nhândân cấp tỉnh giao
Trang 14- Ông : Trần Văn Lợi - Trưởng phòng
Ông : Nguyễn Xuân Thu - Phó phòng
tổ chức đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng
*Đồng thời còn thực hiện các nhiệm vụ như:
-Thừa lệnh Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ký các văn bản của chính cơquan mình Tham mưu tổng hợp các bản thảo công văn quyết định, chỉ thị vàcác văn bản quan trọng khác trước khi trình kí lãnh đạo cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, pháp luậtcủa nhà nước và sự chỉ đạo cấp trên đối với văn phòng;
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng
1.2.2 Nhân viên văn phòng.
Phụ trách công tác lưu trữ
- Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn chỉnh vàbảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của văn phòng công thương một cáchkhoa học, phục vụ kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu, đảm bảo an toàn, bímật tài liệu theo đúng quy trình hiện hành
- Thực hiện các cuộc điều tra báo cáo thống kê theo chương trình côngtác của chi cục thống kê huyện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của
Uỷ ban nhân dân huyện
- Nguồn số liệu thu thập chủ yếu dựa vào báo cáo chuyên ngành, khi cầnthiết có thể điều tra thực tế tại các Uỷ ban xã
Trang 15- Lưu trữ có hệ thống và cung cấp số liệu thống kê về tình hình phát triểncủa phòng công thương.
1.3 Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ
do cơ quan ban hành ( Hiện tại cơ quan chưa có văn bản quy định về Quản
lý công tác văn thư lưu trữ).
*công tác văn thư
-Là hoạt động bảo đảm thong tin băng văn bản phục vụ công tác quản lígồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lí, giải quyếtvăn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, là toàn bộ các côngviệc quản lí văn , tiếp nhận, chuyển giao và xử lí văn bản trong hoạt động của cơquan đơn vị
-công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, bảo đảm thông tin cho hoạtđộng của cơ quan, giúp cho việc giải quyết mọi công việc được nhanh tróng,chính xác hiệu quả cao, bảo đảm bảo đúng pháp luật đúng quy tắc, chế độ
-Công tác văn thư sẻ đảm bảo giữ bí mật cho Đảng, nhà nước, ngăn chặnviệc sử công văn giấy tờ con dấu của cơ quan để làm việc phi pháp
-Công tác văn thư có nề nếp sẻ làm giảm bớt công văn, giấy tờ không cầnthiết, tiết kiệm công sức và tiền của của cơ quan
-Công tác văn thư còn giúp cho việc lưu trữ tài liệu cần thiết phục vụ choviệc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt củng như lâu dài
-Theo nghị định 110/2004/ND-CP ngày 08/04/2004 nội dung của công tácvăn thư gồm các công tác sau
+Tổ chức quản lí và xử lí văn bản đến
+Tổ chức quản lí và chuyển giao văn bản đi
+Tổ chức quản lí văn bản nội bộ và công văn mật
+Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
+Công tác hồ sơ và danh mục hồ sơ
* Công tác lưu trữ : là toàn bộ hoạt động nhằm gìn giữ, bỏa quản văn bảntài liệu Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
