Đề cương môn quản trị văn phòng

Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU Đề cương môn quản trị văn phòng NEU

Trang 1

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1 Ai là người duyệt bản thảo văn bản

Select one:

a Người có thẩm quyền ký văn bản

b Cấp phó của người có thẩm quyền ký văn bản

c A và B đúng

d A và B sai

Phản hồi

Vì: người ký văn bản có thẩm quyền, chuyên môn để ký/duyệt văn bản do cơ quan ban hành

Tham khảo: Mục V, VI chương 9.

The correct answer is: Người có thẩm quyền ký văn bản

2 Ai là người lãnh đạo của VP

Tham khảo: Mục II chương 1.

The correct answer is: Trưởng phòng hành chính

3 Bạn bị một người cắt ngang/làm phiền khi đang thực hiện một công việc quan trọng, bạn sẽ

Select one:

a Vẫn tiếp tục công việc của mình nhưng đồng thời cố gắng lắng nghe họ

b Lịch sự cho họ biết rằng bạn đang bận và họ có thể quay lại sau

c Ngừng làm việc và nói chuyện vì: tương tác xã hội quan trọng hơn

Trang 2

d và hy vọng họ tự rời đi

Phản hồi

Vì: cần kiểm soát sự làm phiền, đặc biệt khi ta đang giải quyết những công việc quan trọng và

có tính khẩn cấp

Tham khảo: Mục III chương 5.

The correct answer is: Lịch sự cho họ biết rằng bạn đang bận và họ có thể quay lại sau

4 Bạn bị một người cắt ngang/làm phiền khi đang thực hiện một công việc quan trọng, bạn sẽ

Select one:

a Tìm hiểu điều họ muốn và mức độ khẩn cấp của nó, và quyết định xem nên giải quyết nó ngay bây giờ hay để sau

b Ủy quyền cho người khác thực hiện công việc của mình để tiếp chuyện

c Ngừng làm việc và nói chuyện vì tương tác xã hội quan trọng hơn

d và hy vọng họ tự rời đi

Phản hồi

Vì: mặc dù ta cần kiểm soát sự làm phiền, nhưng đôi khi cần phối hợp và trợ giúp trong tổ chức

The correct answer is: Tìm hiểu điều họ muốn và mức độ khẩn cấp của nó, và quyết định xem nên giải quyết nó ngay bây giờ hay để sau

5 Bạn có quá nhiều công việc phải làm và bị stress, bạn sẽ:

Select one:

a Cố gắng làm nhiều nhất có thể, ngay cả khi một số việc không nhận được sự quan tâm cần thiết

b Uống cà phê với một người bạn để giảm bớt căng thẳng

c Nghỉ giải lao một thời gian ngắn để quyết định công việc nào cần hoàn thành và công việc nào có thể đợi

d Dành nhiều thời gian hơn cho mỗi công việc , ngay cả khi bạn làm việc quá sức, để mọi thứ được hoàn thành tốt

Trang 3

The correct answer is: Nghỉ giải lao một thời gian ngắn để quyết định công việc nào cần hoàn thành và công việc nào có thể đợi

6 Bạn đang tập trung cao độ để giải quyết một vấn đề hóc búa nhưng có vẻ không đi đến đâu, bạn sẽ:

Select one:

a Giao công việc cho một người dưới quyền và hy vọng cách tiếp cận mới sẽ giúp tìm ra giải pháp

b Thư giãn, nhìn ra cửa sổ để đầu óc được thảnh thơi

c Tiếp tục thực hiện công việc đó

d Bỏ dở, thực hiện một công việc khác dễ hơn nhưng không quan trọng

Phản hồi

Vì: việc nghỉ ngơi, thư giãn trong khoảng thời gian ngắn sẽ giúp ta có sự thoải mái, tỉnh táo để tìm hướng giải quyết cho vấn đề dang dở

The correct answer is: Thư giãn, nhìn ra cửa sổ để đầu óc được thảnh thơi

7 Bạn được giao một công việc hoàn thành trong hai tuần, nhưng bạn chỉ cần vài ngày

để hoàn thành nó, bạn sẽ

Select one:

a Bắt đầu làm việc với nó càng sớm càng tốt và tiếp tục tinh chỉnh cho đến thời hạn

b Đánh giá tầm quan trọng và đưa nó vào lịch trình của bạn

c Bắt đầu thực hiện nó cùng với tất cả các nhiệm vụ khác của mình và đặt mục tiêu hoàn thànhtrước hạn chót

d Bạn có nhiều thời gian để hoàn thành nó, vì vậy bạn để nó sau

Phản hồi

Vì: đây là loại công việc không khẩn cấp, ta có thể lên kế hoạch cho việc thực hiện, tuy nhiên, cần xem xét mức độ quan trọng và khẩn cấp của nó so tương quan với các nhiệm vụ khác để

có kế hoạch thực hiện hợp lý

The correct answer is: Đánh giá tầm quan trọng và đưa nó vào lịch trình của bạn

8 Bạn được giao một công việc hoàn thành trong hai tuần, nhưng bạn chỉ cần vài ngày

để hoàn thành nó, bạn sẽ

Select one:

Trang 4

a Đánh giá tầm quan trọng và đưa nó vào lịch trình của bạn

b Bắt đầu thực hiện nó cùng với tất cả các nhiệm vụ khác của mình và đặt mục tiêu hoàn thành trước hạn chót

c Bắt đầu sớm vì bạn biết mình có khả năng bị chệch hướng

d Thực hiện sau vì còn nhiều thời gian

Phản hồi

Vì: đây là loại công việc không khẩn cấp, ta có thể lên kế hoạch cho việc thực hiện, tuy nhiên, cần xem xét mức độ quan trọng và khẩn cấp của nó so tương quan với các nhiệm vụ khác để

có kế hoạch thực hiện hợp lý

The correct answer is: Đánh giá tầm quan trọng và đưa nó vào lịch trình của bạn

9 Bản mô tả công việc của lao động văn phòng cần bao gồm

The correct answer is: A và B đúng

10 Bản mô tả công việc của thư ký và văn thư

Select one:

a Hoàn toàn khác nhau

b Có những phần cơ bản giống nhau

c Giống nhau vì cùng là lao động văn phòng

d Không câu nào đúng

Phản hồi

Vì: đây là hai chức danh với chức năng và nhiệm vụ không hoàn toàn giống nhau, nhưng bản

Trang 5

mô tả công việc đều gồm những phần cơ bản như: trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn,…

The correct answer is: Có những phần cơ bản giống nhau

11 Bộ phận có chức năng tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn

Vì: đó là một trong 3 chức năng quan trọng của văn phòng

Tham khảo: Mục I chương 1.

The correct answer is: Văn phòng

12 Bố trí các trang thiết bị văn phòng cần đảm bảo

Select one:

a Sự phù hợp với đặc điểm sinh học, cơ thể của người sử dụng

b Sự đồng bộ của máy móc thiết bị

c Sự đa dạng hóa về màu sắc, chất liệu, kiểu dáng và kích cỡ

d Chỉ A và B đúng

Phản hồi

Vì: bố trí các trang thiết bị nên có sự đồng bộ vể kiểu dáng, chát liệu nhằm tăng tính thâm mỹ của văn phòng

Tham khảo: Mục II chương 2

The correct answer is: Chỉ A và B đúng

13 Bố trí trang thiết bị văn phòng cần đảm bảo:

Select one:

a Sự hiện đại của tất cả các trang thiết bị

b Sự phù hợp của người dùng và trang thiết bị

Trang 6

The correct answer is: A sai B đúng

Bố trí trang thiết bị văn phòng cần đảm bảo:

Select one:

a Sự hiện đại của tất cả các trang thiết bị

b Sự phù hợp của người dùng và trang thiết bị

c Tạo thuận lợi cho thu thập và xử lý thông tin

d Câu B và C đúng

Phản hồi

Vì: mua sắm trang thiết bị hiện đại nhất có thể gây lãng phí do không sử dụng hết công suấtTham khảo: Mục I chương 2

The correct answer is: Câu B và C đúng

14 Bố trí trang thiết bị văn phòng cần lưu ý:

Select one:

a Các đặc điểm khác nhau của các nhóm trang thiết bị

b Mua săm các trang thiết bị hiện đại nhất

d Câu A và C đúng

Phản hồi

Vì: mua sắm trang thiết bị hiện đại nhất có thể gây lãng phí do không sử dụng hết công suất

Tham khảo: Mục I chương 2

The correct answer is: Câu A và C đúng

Trang 7

d Không đáp án nào đúng

Phản hồi

Vì: bố trí mở giúp cơ động về diện tích, đảm bảo tính thẩm mỹ và tiết kiệm ch phí trang thiết bị

The correct answer is: Bố trí mở

16 Bố trí văn phòng theo không gian có thể chia làm các loại sau

Vì: đó 3 kiểu bố trí văn phòng theo không gian

The correct answer is: Bố trí đóng, mở và kết hợp

17 Bố trí văn phòng theo kiểu mở/kín/kêt hợp là cách bố tri dựa vào

Vì: đó là một trong 3 kiểu bố trí văn phòng theo không gian, gồm hiểu bố trí mở, đóng, kết hợp

The correct answer is: Không gian và diện tích

18 Các căn cứ bố trí lao động văn phòng gồm

Select one:

a Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Trang 8

b Năng lực, trình độ của lao động văn phòng

c Thói quen chi tiêu của lao động văn phòng

Phản hồi

Vì: thói quen chi tiêu của cá nhân không phải là cơ sở cho bố trí lao động

19 Các cuộc họp sau thuộc cuộc họp trang trọng nghi thức

Select one:

a Cuộc họp của nhân viên

b Cuộc họp nội bộ phòng ban

The correct answer is: Hội nghị khách hàng

20 Các doanh nghiệp được phép ban hành:

Select one:

a Cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường

b Chỉ các văn bản chuyên môn nghiệp vụ của mình

c Các văn bản hành chính thông thường

Phản hồi

Vì: văn bản hành chính có thể do mọi cơ quan tổ chức ban hành Doanh nghiệp là tổ chức kinh

tế, không được phép ban hành mọi loại văn bản, đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật

Tham khảo: Mục III, chương 12.

The correct answer is: Các văn bản hành chính thông thường

Trang 9

21 Các thiết bị thường sử dụng trong văn phòng là

Select one:

a Điện thoại, máy fax, máy nghe nhạc

b ĐIện thoại, máy photocopy, máy tính

c Giá để tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn trang điểm

d Bàn ghế, máy nghe nhạc, giàn karaoke

Phản hồi

Vì: máy nghe nhạc, bàn trang điểm không phù hợp với không gian văn phòng

The correct answer is: ĐIện thoại, máy photocopy, máy tính

22 Các yêu cầu cơ bản đối với văn thư là

Vì: tuy giới tính và tính chất công việc có liên quan tới nhau, song không nhất thiết văn thư phải

là nữ giới, nếu họ có thể đảm bảo những yêu càu cơ bản đối với công tác văn thư khác

The correct answer is: Chỉ câu A sai

23 Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng, có thể chia ra mấy loại bố trí văn phòng

Trang 10

Vì: đó là một trong 3 kiểu bố trí văn phòng theo sự chuyên môn hóa công việc, gồm hiểu bố trí tập trung, phân tán, kết hợp

The correct answer is: 3

24 Câu nào sau đây không thể hiện ý nghĩa và vai trò của kỹ năng quản lý thời gian Select one:

a Bạn sẽ nhanh chóng đi đến thành công

b Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

c Bạn sẽ làm chủ và cân bằng được cuộc sống

d Tạo thói quen trì hoãn

Phản hồi

Vì: kỹ năng quản lý thời gian giúp có sự chủ động với quỹ thời gian và công việc, tránh chây ì

và bỏ sót công việc

Tham khảo: Mục III chương 5

The correct answer is: Tạo thói quen trì hoãn

25 Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước:

The correct answer is: Giám đốc

26 Chánh văn phòng là người

Select one:

a Trực tiếp soạn thảo văn bản do thủ trưởng ký

Trang 11

b Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng về điều hành hoạt động của văn phòng

c Lên lịch trình làm việc cho thủ trưởng

Phản hồi

Vì: soạn thảo văn bản và lên lịch làm việc cho thủ trưởng là trách nhiệm của văn thư, thư ký

The correct answer is: Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng về điều hành hoạt động của văn phòng

27 Chia nhỏ công việc sẽ giúp

Select one:

a Độ khó của công việc giảm đi nhiều

b Giúp bản thân hạn chế trì hoãn

c Giúp bản thân có thêm thời gian để hoàn thành công việc

d Không câu nào sai

Phản hồi

Vì: chia nhỏ công việc tránh quá tải nhiệm vụ trong một đơn vị thời gian, cá nhân không cảm thấy bị áp lực hoặc gặp khó khăn trong hoàn thành công việc

The correct answer is: Không câu nào sai

28 Chữ ký của Giám đốc Công ty TNHH A trong Tờ trình được trình bày đúng như sau Select one:

Vì: đây nội dung trong quy định về trình bày các yếu tố thể thức văn bản

The correct answer is: GIÁM ĐỐC

Trang 12

29 Chức năng cơ bản của văn phòng là

Vì:: đây là chức năng của văn phòng, không phải là chức năng quản trị chung

The correct answer is: Tham mưu tổng hợp

30 Chức năng nào sau đây là chức năng của quản trị văn phòng

The correct answer is: Tham mưu tổng hợp

31 Chức năng nào sau đây là chức năng hậu cần ?

Select one:

a Tổng hợp ,xử lý và thông tin về hoạt động của cơ quan, tổ chức

b Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

c Tổ chức việc quản lý,sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản của cơ quan tổ chức

d Là “cầu nối” giao tiếp của cơ quan tổ chức

Phản hồi

Trang 13

Vì: chức năng hậu cần của văn phòng liên quan đến hoạt động hỗ trợ về cơ sở vật chất cho hoạt động của tổ chức

The correct answer is: Tổ chức việc quản lý,sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản của cơ quan tổ chức

32 Chức năng nào sau đây là chức năng hậu cần của văn phòng

Select one:

a Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

b Tổng hợp, xử lý và thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức

c Tổ chức việc quản lý và sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản của cơ quan tổ chức

d Tổ chức mua sắm yếu tố đầu vào cho sản xuất

Phản hồi

Vì: chức năng hậu cần liên quan đến chuẩn bị những điều kiện vật chất cơ bản cho hoạt động quản lý

The correct answer is: Tổ chức việc quản lý và sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản của

cơ quan tổ chức

33 Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là:

Select one:

a Tổng hợp xử lý cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức

b Tổ chức mua sắm yếu tố đầu vào cho sản xuất

c Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan tổ chức

d Là đầu mối giao tiếp của cơ quan tổ chức

Phản hồi

Vì: đó là một trong 3 chức năng quan trọng của văn phòng

The correct answer is: Tổng hợp xử lý cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức

34 Chức năng tham mưu tổng hợp là

Select one:

a Là chức năng riêng có của văn phòng

Trang 14

b Là một trong 3 chức năng quan trọng của văn phòng

c Đảm bảo cơ sở vật chất,phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan ,tổ chức

d Là đảm bảo kinh phí cho hoạt động của tổ chức

Phản hồi

Vì: đó là 1 trong 3 chức năng của văn phòng, liên quan đến thu thập và xử lý thông tin

The correct answer is: Là một trong 3 chức năng quan trọng của văn phòng

35 Chức năng tham mưu tổng hợp là

Select one:

a Tổng hợp xử lý, cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức

b Tổ chức việc quản lý sử dụng các khoản kinh phí ,quản lý tài sản của cơ quan tổ chức

c Đảm bảo cơ sở vật chất,phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan ,tổ chức

d Là đầu mối giao tiếp của cơ quan ,tổ chức

Phản hồi

Vì:: đó là chức năng liên quan đến tổng hợp thông tin và tham mưu, cung cấp thông tin phụ vụ cho hoạt động của cơ quan đơn vị

The correct answer is: Tổng hợp xử lý, cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức

36 Có kỹ năng quản lý thời gian có thể sẽ dẫn đến

Select one:

a Năng suất và hiệu quả công việc

b Quá thời hạn công việc

The correct answer is: Năng suất và hiệu quả công việc

Trang 15

37 Có kỹ năng quản lý thời gian sẽ có thể giúp bạn

The correct answer is: A và B đúng

38 Có người nhờ bạn làm một công việc trong lúc bạn đang thực hiện một công việc có tính chất khẩn cấp và quan trọng, bạn sẽ

Select one:

a Không ngại làm nhiều việc cùng một lúc

b Cố gắng đưa cả hai nhiệm vụ vào lịch trình ngay cả khi điều đó khiến bạn bị áp lực

c Giải thích rằng bạn không thể làm điều đó vào lúc này vì: bạn đang làm việc khác, nhưng sẽ xem bạn có thể làm gì sau khi hoàn thành việc này

d Yêu cầu họ quay lại sau

Phản hồi

Vì: việc có tính khẩn cấp cần được giải quyết, đặc biệt khi nó lại quan trọng chúng ta cần tránh

ôm đồm nhiều công việc dẫn tới các công việc thực hiện dang dở

The correct answer is: Giải thích rằng bạn không thể làm điều đó vào lúc này vì: bạn đang làm việc khác, nhưng sẽ xem bạn có thể làm gì sau khi hoàn thành việc này

39 Cơ quan tổ chức bố trí nhiều loại máy móc thiết bị hiện đại nhằm mục đích

Trang 16

d Hiện đại hóa công tác văn phòng, theo kịp xu hướng phát triển của thời đại, đáp ứng kịp thời công việc của văn phòng

Phản hồi

Vì: trang bị máy móc thiết bị hiện đại giúp văn phòng gia tăng hiệu quả thu thập và xử lý thông tin

The correct answer is: Hiện đại hóa công tác văn phòng, theo kịp xu hướng phát triển của thời đại, đáp ứng kịp thời công việc của văn phòng

40 Công việc cần được ưu tiên giải quyết đầu tiên là

Select one:

a Gấp nhưng không quan trọng

b Gấp và quan trọng

c Không gấp và không quan trọng

d Không gấp nhưng quan trọng

Phản hồi

Vì: công việc vừa gấp, vừa quan trọng đòi hỏi phải làm ngay và là ưu tiên số 1 trong danh mục công việc cần làm

The correct answer is: Gấp và quan trọng

41 Cuối tuần, bạn có một số công việc cần hoàn tất, cách tốt nhất để sử dụng thời gian là

Select one:

a Chỉ tập trung làm một việc, sau khi hoàn tất, bạn sẽ bắt tay vào việc khác

b Làm càng nhiều việc cùng lúc càng tốt, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian

c Cố gắng làm hết mọi việc bằng cách làm thêm giờ

d Đảm bảo và rà soát kế hoạch thực hiện công việc

Phản hồi

Vì: khoảng thời gian đến cuối tuần không quá gấp, ta vẫn có những lựa chọn cho những công việc khẩn cấp, quan trọng, việc rà soát kế hoạch công việc là cần thiết

The correct answer is: Đảm bảo và rà soát kế hoạch thực hiện công việc

Trang 17

42 Đâu không phải là kiểu bố trí văn phòng

Tham khảo: Mục II chương 2 .

The correct answer is: Bố trí phân tán

43 Đâu không phải là mục đích của phân nhóm trang thiết bị văn phòng

Select one:

a Tạo thuận lợi cho sắp xếp các trang thiết bị cùng một khu vực

b Đảm bảo tính kịp thời, hợp lý trong mua sắm, quản lý trang thiết bị

c Đảm bảo sử dụng hiệu quả các trang thiết bị

d Dành sự ưu tiên cho các trang thiết bị quan trọng

Phản hồi

Vì: trong không gian văn phòng, đặc biệt là không gian mở, với các chức năng của nó, các trang thiết bị được phân nhóm để đảm bảo việc trợ giúp tối ưu cho hoạt động của lao động văn phòng

The correct answer is: Tạo thuận lợi cho sắp xếp các trang thiết bị cùng một khu vực

44 Đâu không phải là nội dung của công tác văn thư

Select one:

a Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

b Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

c Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản

d Quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Trang 18

Phản hồi

Vì: công tác văn thư là nội dung cơ bản của bất cứ cơ quan tổ chức nào, không chỉ ở cơ quan quản lý Nhà nước

The correct answer is: Quản lý Nhà nước về công tác văn thư

45 Đâu không phải là việc thuộc danh sách việc cần làm trong ngày

Select one:

a Cuộc hẹn với đối tác vào ngày mai

b Gửi thư mời đối tác vào ngày mai

c Bộ phim bạn muốn xem

d Lớp yoga mà bạn muốn tham gia

Phản hồi

Vì: cuộc kẹn với đối tác là việc cho ngày mai, không phải việc trong ngày

The correct answer is: Cuộc hẹn với đối tác vào ngày mai

46 Đâu không phải là yêu cầu của quản lý công tác văn thư

Select one:

a Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào sổ tại Văn thư

cơ quan

b Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý

c Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật

d Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật

Phản hồi

Vì: Không phải tất cả văn bản đều cần phải đăng ký vào sổ, tùy tính chất, loại hình (VD: thư mời không cần đăng ký vào sổ)

The correct answer is: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào sổ tại Văn thư cơ quan

47 Đâu không phải là yêu cầu của tổ chức không gian làm việc

Trang 19

Select one:

a Phù hợp với tính chất và quy mô

b Giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các bộ phân

d Chỉ cần đạt được mục đích thu thập thông tin, chi phí không phải là vấn đề

Phản hồi

Vì: chi phí cho tô chức không gian làm việc cũng là một yếu tố quan trọng với các tổ chức

The correct answer is: Chỉ cần đạt được mục đích thu thập thông tin, chi phí không phải là vấn đề

48 Đâu không phải là yêu cầu của tổ chức lao động văn phòng

Select one:

a Tạo sự thuận lợi nhất cho thu thập và xử lý thông tin

b Phù hợp với tính chât và quy mô công việc

The correct answer is: Chi phí thấp nhất

49 Đâu không phải là yêu cầu khi sử dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng

Select one:

a Tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động văn phòng

b Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên

c Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin

d Chuẩn hóa những thủ tục xử lý thông tin

Phản hồi

Trang 20

Vì:: ảnh hưởng và sự thay đổi của công nghệ thông tin rất nhanh chóng, mạnh mẽ, khách quan,

nó quyết định đến hoạt động thu thập, xử lý thông tin của văn phòng

The correct answer is: Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin

50 Đâu là cách ứng xử đúng với quỹ thời gian một ngày của bạn

Select one:

a Không cần thiết lên kế hoạch cho ngày của bạn

b Bạn tạo danh sách “Việc cần làm” nhằm tạo thành cơ sở cho những việc bạn làm

c Bạn chỉ làm những công việc mà bạn biết mình có thể làm tốt

d Bạn bắt đầu với một kế hoạch trong đầu nhưng thường không kiểm soát nó

Phản hồi

Vì: kỹ năng quản lý thời gian liên quan đến việc sắp xếp công việc trong quỹ thời gian nhất định, dù đó chỉ là kế hoạch ngày

The correct answer is: Bạn tạo danh sách “Việc cần làm” nhằm tạo thành cơ sở cho những việcbạn làm

51 Đâu là cuộc họp chính thức, nghi lễ

The correct answer is: Hội nghị khách hàng

52 Đâu là nguyên tắc đón tiếp khách

Select one:

a Luôn nở nụ cười

Trang 21

b Tôn trọng, lịch sự

c Phải nói nhiều hơn khách

Phản hồi

Tham khảo: Mục III chương 6

The correct answer is: Chỉ A và B đúng

53 Đâu là yêu cầu khi xử lý công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng

Select one:

a Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên văn phòng

b Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm đầu vào cho sản xuất

c Trang bị hiện đại nhất cho trang thiết bị văn phòng

d Tiết kiệm tối đa chi phí mua sắm trang thiết bị

Phản hồi

Vì:: công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng vừa phải đảm bảo sự phù hợp, hiệu quả

The correct answer is: Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên văn phòng

54 Đầu một ngày làm việc bận rộn của mình, bạn sẽ

Select one:

a Không có một kế hoạch cố định: chọn làm việc theo cảm hứng

b Thực hiện các công việc trong ngày với nỗ lực như nhau, từng việc một

c Ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện chúng theo thứ tự

d Bắt đầu với những công việc thú vị nhất để giúp bạn tiếp tục

e Cố gắng đa nhiệm vì điều đó hiệu quả hơn

Phản hồi

Vì: kỹ năng quản lý thời gian liên quan đến việc sắp xếp công việc trong quỹ thời gian nhất định, theo đó, cần ưu tiên những công việc có mức độ quan trọng cao và đặc biệt lại khẩn cấp

The correct answer is: Ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện chúng theo thứ tự

Trang 22

55 Để áp dụng kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần:

Select one:

a Luôn sạch sẽ, ngăn nắp

b Vừa ăn, vừa đọc sách báo và xem ti vi

c Luôn giải quyết những việc ít khẩn cấp trước

d Giảm thiểu thời gian nghỉ ngơi, thư giãn

Phản hồi

Vì: kỹ năng quản lý thời gian liên quan đến việc sắp xếp công việc trong quỹ thời gian nhất định, ngăn nắp sạch sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm và tạo sự thoải mái trong môi trường làm việc

The correct answer is: Luôn sạch sẽ, ngăn nắp

56 Đề mục số và ký hiệu của công văn do Phòng Nội vụ soạn thảo để Chủ tịch UBND huyện A ban hành được viết như sau:

Vì: đây là nội dung trong yêu cầu về thể thức văn bản

The correct answer is: Số;…/ND¬PNV

57 Để tạo ra một thông điệp hiệu quả, bạn sẽ làm theo hướng dẫn nào sau đây?

Trang 23

Phản hồi

Vì: các đối tượng tham gia giao tiếp khác nhau về văn hóa, phong tục, nên cần lựa chọn từ ngữ dễ hiểu và phù hợp với đối tượng giao tiếp để đảm bảo thông tin giao tiếp được hiểu chínhxác

The correct answer is: Lựa chọn từ phù hợp, dễ hiểu

58 Địa điểm cho tổ chức mọi cuộc họp cần đảm bảo

Select one:

a Không gian thoành tráng, trang trọng lịch sự

b Phù hợp với quy mô và tính chất của cuộc họp

c Thuận lợi cho sự di chuyển của người đứng đầu tổ chức

d A và B đúng

Phản hồi

Vì: tùy vào cuộc họp, để tránh lãng phí, ưu tiên mục đích và thành phần tham dự cuộc họp hơn

là sự di chuyển của người đứng đầu tổ chức

The correct answer is: Phù hợp với quy mô và tính chất của cuộc họp

59 Định nghĩa nào sau đây mô tả đầy đủ nhất bản chất của giao tiếp

Select one:

a Giao tiếp là sự tương tác và trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe

b Giao tiếp chỉ mang tính chất thời điểm khi những đối tượng giao tiếp tiếp xúc cùng nhau

c Giao tiếp là quá trình truyền tải thông điệp một cách chính xác từ người nói đến người nghe

d Giao tiếp bao gồm sự tương tác giữa người nói và người nghe trong một hoàn cảnh nhất định

e Giao tiếp là một quá trình truyền tải, chia sẻ thông điệp từ người nói đến người nghe nhằm đảm bảo thông điệp được truyền đi một cách chuẩn xác nhất, trong một bối cảnh nhất định

Trang 24

The correct answer is: Giao tiếp là một quá trình truyền tải, chia sẻ thông điệp từ người nói đến người nghe nhằm đảm bảo thông điệp được truyền đi một cách chuẩn xác nhất, trong một bối cảnh nhất định

60 Doanh nghiệp được phép ban hành các văn bản sau

The correct answer is: Thông báo

61 Đón tiếp khách tại cơ quan tổ chức:

Select one:

a Có sự khác nhau giữa các loại khách

b Được thực hiện giống nhau với mọi loại khách

c Do sự tùy hứng của nhân viên lễ tân

Phản hồi

Vì: cần có sự phân biệt các loại khách của cơ quan để đón tiếp cho phù hợp, chu đáo, lịch sự, thậm chí theo quy định của cơ quan tổ chức chứ không do sự tùy hứng của bất cứ ai

The correct answer is: Có sự khác nhau giữa các loại khách

62 Ghi biên bản cuộc họp

Select one:

a là việc nhất thiết phải làm trong tổ chức bất cứ cuộc họp nào

b Là nhiệm vụ của thư ký cuộc họp

c A đúng B sai

Trang 25

d A sai B đúng

Phản hồi

Vì: không phải cuộc họp nào cũng phải ghi biên bản, đặc biệt là những cuộc họp thường xuyên,nội bộ Nếu cuộc họp cần ghi biên bản thì người ghi biên bản gọi là thư ký cuộc họp

63 Hệ thống văn phòng được bố trí ngăn cách bởi câc phòng nhỏ riêng biệt là đặc điểm của

The correct answer is: Văn phòng “đóng”

64 Hiệu quả sử dụng thời gian trong ngày của mỗi người

Select one:

a Là như nhau

b Là khác nhau

c Phụ thuộc vào cách mỗi người sử dụng thời gian của mình

Phản hồi

Vì: mỗi người đều có quỹ thời gian trong ngày giống nhau (24 giờ) nhưng cách thức và kỹ năngquản lý thời gian khác nhau sẽ đem lại hiệu quả sử dụng thời gian khác nhau

The correct answer is: Phụ thuộc vào cách mỗi người sử dụng thời gian của mình

65 Hình thức đề ký “thay mặt” được trình bày đúng là:

Trang 26

The correct answer is: TM

66 Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan

Select one:

a Không chú trọng với những khách không có lịch hẹn trước

b Chỉ quan tâm tới những khách có lịch hẹn trước

c Được thực hiện không hoàn toàn giống nhau với những khách có và không có lịch hẹn trước

d Do sự tùy hứng của nhân viên lễ tân

Phản hồi

Vì: đã có trong kế hoạch

The correct answer is: Được thực hiện không hoàn toàn giống nhau với những khách có và không có lịch hẹn trước

67 Hoạt động giao tiếp của cơ quan đơn vị

Select one:

a Chỉ được thực hiện bởi nhân viên lễ tân

b Là hoạt động được thực hiện bởi bất cứ cá nhân nào trong tổ chức

c Chỉ diễn ra ở khu vực lễ tân

Phản hồi

Vì: mặc dù nhiệm vụ đón tiếp khách và giao tiếp thường được giao cho bộ phận lễ tân, song nó

có thể diễn ra ở bất cứ đâu, với bất cứ ai, với nền tảng giao tiếp là lịch sự, niềm nở

Trang 27

The correct answer is: Là hoạt động được thực hiện bởi bất cứ cá nhân nào trong tổ chức

68 Khách đến cơ quan liên hệ công tác

Select one:

a Luôn phải ngồi chờ để được tiếp đón

b Luôn phải xưng tên trước

c Luôn phải trình giấy hẹn trước

d Luôn cần nhận được sự tiếp đón nhiệt tình của nhân viên lễ tân

Phản hồi

Vì: chào hỏi niềm nở, lịch sự với khách luôn là hành động trước tiên khi khách đến cơ quan tổ chức

The correct answer is: Luôn cần nhận được sự tiếp đón nhiệt tình của nhân viên lễ tân

69 Khi khách đến liên hệ công tác

Select one:

a Nhân viên lễ tân cần đưa khách vào gặp giám đốc ngay

b Nhân viên lễ tân cần có hành động chào hỏi lịch sự trước tiên

c Nhân viên lễ tân cần hỏi khách có lịch hẹn trước

d Nhân viên lễ tân cần yêu cầu khách ngồi chờ

Phản hồi

Vì: chào hỏi khách luôn là hành động trước tiên khi khách đến cơ quan tổ chức

The correct answer is: Nhân viên lễ tân cần có hành động chào hỏi lịch sự trước tiên

70 Khi nào phải làm văn bản thông báo?

Select one:

a Khi cần phải trình bày về tình hình, sự việc và các kết quả làm được của một cá nhân hay tập thể

b Khi cần trình bày để cấp trên hay một tổ chức nào đó hiểu đúng bản chất sự việc

c Khi cần truyền đạt những nội dung và yêu câu nào đó từ cấp trên có thẩm quyền xuống cấp

Trang 28

The correct answer is: Khi cần truyền đạt những nội dung và yêu câu nào đó từ cấp trên có thẩm quyền xuống cấp dưới

71 Khi nghe và thực hiện các cuộc điện thoại của cơ quan, tổ chức, nhân viên lễ tân: Select one:

a Chỉ cần xưng danh cá nhân

b Không cần ghi chép thông tin khi thông tin cần ghi nhớ đơn giản

c Không cần kiểm soát hành vi và thái độ

d Không ý nào đúng

Phản hồi

Vì: người gọi điện phải chủ động xưng danh và chuẩn bị bút giấy khi cần ghi chép, kiểm soát hành vi là cần thiết trong tất cả các cuộc giao tiếp

The correct answer is: Không ý nào đúng

72 Khi nhận được một lời mời hoặc yêu cầu giúp đỡ, bạn sẽ trả lời:

Select one:

a “Chắc chắn rồi, bạn có thể tin tưởng vào tôi!” (Tiếp theo là một số thay đổi lịch.)

b Có thể, nhưng hãy để tôi kiểm tra lịch trình của mình và liên hệ lại với bạn.”

c Còn phụ thuộc vào việc tôi thực hiện công việc của mình trong tuần này

d “Không, tôi còn nhiều việc phải làm.”

Phản hồi

Vì: từ chối lời đề nghị một cách khéo léo và lịch sự là quan trọng, không thể ôm đồm nếu công việc đó không bắt buộc ta phải làm

The correct answer is: Có thể, nhưng hãy để tôi kiểm tra lịch trình của mình và liên hệ lại với

Trang 29

73 Khi viết thư điện tử, bạn nên…

Select one:

a

b Luôn ghi rõ mục đích của thư trong mục “Tiêu đề thư” (Subject)

c Viết càng dài càng tốt để đảm bảo tính lịch sự

d Sử dụng phong cách và giọng văn khác với người nhận, không bao giờ được bắt chước phong cách của họ

e Trình bày một cách thoải mái

Phản hồi

Vì: thư điện tử cũng là một hình thức giao tiếp quan trọng và phổ biến trong hoạt động quản lý, cần ghi rõ mục đích trong tiêu đề để tiết kiệm thời gian cho người nhận, để đảm bảo sự lịch sự và nguyên tắc trong giao dịch hành chính, tránh viết thư dài dòng, tùy tiện

The correct answer is: Luôn ghi rõ mục đích của thư trong mục “Tiêu đề thư” (Subject)

74 Khu vực thời tiết khí hậu nóng cần tránh trang trí văn phòng có màu sắc

Vì: màu đỏ là màu gam nóng, dễ gây sự mệt mỏi cho lao động văn phòng

The correct answer is: Đỏ

75 Kí hiệu văn bản có tên loại được quy định:

Select one:

a Là chữ viết tắt nội dung trích yếu của văn bản

b Là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13

Trang 30

c Là chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản, viết bằng cỡ chữ 16.

d Là chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản và tên loại văn bản đó

Phản hồi

Vì: số và kí hiệu văn bản có quy định cụ thể đối với văn bản có tên loại (trừ công văn)

The correct answer is: Là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13

76 Kiểu bố trí chỗ ngồi phù hợp cho cuộc họp quy mô lớn là

The correct answer is: Kiểu lớp học

77 Ký hiệu công văn của Ủy ban nhân xã A do văn phòng soạn thảo được viết như sau: Select one:

Vì: đây là nội dung trong yêu cầu về thể thức văn bản

The correct answer is: VP-UBND

78 Lắng nghe và nghe thấy là:

Trang 31

Select one:

a Hai khái niệm giống nhau

b Hai khái niệm khác nhau

c Đều phản ánh khả năng nghe của người đối diện

Phản hồi

Vì: Lắng nghe là kỹ năng cần được rèn luyện của lao động văn phòng, nhằm vừa thu thập thông tin chính xác, vừa đảm bảo sự lịch sự, đúng mực trong giao tiếp

The correct answer is: Hai khái niệm khác nhau

79 Lập kế hoạch cho cuộc họp chính thức cần quan tâm tới

The correct answer is: Cả A, B, C và một số nội dung khác

80 Lỗi thường gặp trong quản lý thời gian của cá nhân là

Select one:

a Sự trì hoãn

b Lập lịch trình công việc

c Có những khoảng nghỉ giải lao

d Mất công quản lý các phiền nhiễu

Phản hồi

Vì: có lịch trình cho công việc, có những khoảng nghỉ phù hợp, biết quản lý phiền nhiễu sẽ giúp

Trang 32

ta sử dụng thời gian tốt hơn

The correct answer is: Sự trì hoãn

81 Mục đích của phân nhóm trang thiết bị văn phòng là

Select one:

a Tạo thuận lợi cho sắp xếp các trang thiết bị cùng một khu vực

b Đảm bảo tính kịp thời, hợp lý trong mua sắm, quản lý trang thiết bị

82 Mức độ mật của văn bản được sắp xếp theo thứ tự giảm dần gồm:

Tham khảo: Mục VIII chương 9.

The correct answer is: Tuyệt mật, tối mật, mật

83 Nghệ thuật ứng xử của thư ký khi gọi điện thoại tại cơ quan đơn vị:

Select one:

a Chuẩn bị trước nội dung

Trang 33

b Chờ bên kia bắt máy và họ xưng danh trước

c Khi đầu dây bên kia bắt máy thư ký phải xưng danh trước

d A và C đúng

Phản hồi

Vì: người gọi điện phải chủ động xưng danh và chuẩn bị trước nội dung, tránh mất thời gian chờ đợi

The correct answer is: A và C đúng

84 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP áp dụng đối với

Select one:

a Cơ quan, tổ chức Nhà nước và các cơ quan Đảng

b Cơ quan, tổ chức Nhà nước và tất cả các doanh nghiệp

c Cơ quan, tổ chức Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước

d Cơ quan, tổ chức Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập

Phản hồi

Vì: quy định này được nêu trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

The correct answer is: Cơ quan, tổ chức Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước

85 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về:

Select one:

a Công tác văn thư và công tác quản lý Nhà nước về văn bản điện tử

b Công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công tác văn thư

c Công tác văn thư và công tác quản lý Nhà nước về văn bản hành chính

d Tất cả các đáp án đều đúng

Phản hồi

Vì: quy định nàu được nêu trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

The correct answer is: Công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Trang 34

86 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP do

cơ quan nào hướng dẫn?

Vì: quy định nàu được nêu trong Nghị định của Chính phủ

The correct answer is: Văn phòng Chính phủ

87 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về

Select one:

a về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

b về nội dung văn bản

c về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và nội dung văn bản

d Về thể thức và nội dung văn bản

Phản hồi

The correct answer is: về nội dung văn bản

88 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về Select one:

a về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

d Về thể thức và nôi dung văn bản

Trang 35

Phản hồi

Vì: quy định này được nêu trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

The correct answer is: về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

89 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về Select one:

a Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

d Về hình thức, thể thức và kỹ thuật văn bản

Phản hồi

The correct answer is: Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

90 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản là ai?

The correct answer is: Văn thư

91 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước ai?

Select one:

Trang 36

a Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

b Trước pháp luật

c Trước cổ đông

d Chỉ C sai

Phản hồi

The correct answer is: Chỉ C sai

92 Người phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản là Select one:

The correct answer is: Chánh văn phòng

93 Người văn thư cần:

Select one:

a Vào sổ đăng ký tất cả loại văn bản, tải liệu gửi đến công ty

b Bóc bì văn bản “mật” để quản lý riêng

c Tiếp nhận các văn bản gửi đến công ty một cách cẩn thận

d Câu A và C đúng

Phản hồi

Vì: hệ thống văn bản là tài liệu quan trọng của công ty, nhưng có một số văn bản không quan trọng không phải vào sổ đăng ký (thư mời), việc giải quyết văn bản mật phải được sự cho phép

và phân quyền từ người đứng đầu tổ chức

Tham khảo: Mục IV chương 9.

Trang 37

The correct answer is: Tiếp nhận các văn bản gửi đến công ty một cách cẩn thận

94 Nguyên tắc bố trí lao động văn phòng là

Select one:

a Luôn bố trí kiêm nhiệm để tránh lãng phí chi phí

b Luôn bố trí theo nguyên tắc chuyên môn hóa để đảm bảo chất lượng thực hiện công việc

c Luôn tiết kiệm tối đa chi phí

Phản hồi

Vì: việc bố trí kiêm nhiệm hay chuyên môn hóa lao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: tính chất công việc và trình độ, nhận thức của lao động văn phòng Tiết kiệm tối đa chi phí cũng có thể khiến hiệu quả sử dụng lao động bị ảnh hưởng

The correct answer is: Không câu nào đúng

95 Nguyên tắc của tổ chức lao động văn phòng là:

Select one:

a Bố trí phù hợp giữa trình độ người lao động với tính chất công việc được giao

b Tiết kiệm tối đa chi phí

c Luôn bố trí kiêm nhiệm để tránh lãng phí chi phí

Phản hồi

Vì: sự phù hợp giữa trình độ người lao động và tính chất công việc được giao sẽ giúp cho côngtác tổ chức lao động văn phòng đạt được hiệu quả

The correct answer is: Bố trí phù hợp giữa trình độ người lao động với tính chất công việc đượcgiao

96 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp là

Select one:

a Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức cuộc họp

b Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị

Trang 38

c Thực hiện lồng ghép nhiều nội dung vấn đề để tiết kiệm thời gian

Phản hồi

Vì: tổ chức họp dù quy mô và tính chất nào đề cần rõ ràng về mục đích, thành phần, nội dung

Tham khảo: Mục I, II chương 7.

97 Nguyên tắc trong nghe điện thoại tại cơ quan là

Select one:

a Chủ động chào hỏi và xưng danh

b Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn

c Không để khách chờ chuông điện thoại quá lâu

d Không ý nào sai

Phản hồi

Vì: người gọi điện phải chủ động xưng danh và chuẩn bị trước nội dung, tránh mất thời gian chờ đợi

The correct answer is: Không ý nào sai

98 Nguyên tắc trong nghe điện thoại tại cơ quan là

Select one:

a Chờ khách chào hỏi và xưng danh

b Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn

c Nhấc máy ngay khi có tiếng chuông điện thoại

d Không ý nào đúng

Phản hồi

Vì: người gọi điện phải chủ động xưng danh, lắng nghe người nói điện thoại và nhấc máy sau hai hồi chuông

The correct answer is: Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn

99 Ngyên tắc khi nghe điện thoại của thư ký là:

Tiêu đề	Đề Cương Quản Trị Văn Phòng
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Quản Trị Văn Phòng
Thể loại	Đề Cương

Định dạng
Số trang	76
Dung lượng	122,52 KB