TIỂU LUẬN NHÓM môn QUẢN TRỊ văn PHÒNG công ty phạm phúc gia (PPG holdings)

Tổ chức- công việc của các nhân viên trong phòng - Chức năng của văn phòng + Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ + Bảo vệ chính trị nội bộ + Đảm nhiệm công tác

TIỂU LUẬN NHÓM

MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giảng viên: Nguyễn Trần Duyên Phú

Nhóm: B & W

1 Nguyễn Ngọc Trúc

2 Lê Thị Quỳnh Như

3 Nguyễn Hoàng Diễm Thy

4 Nguyễn Xuân Ý

5 Nguyễn Văn Quỳnh

Mục lục nội dung

1

Mục lục nội dung 2

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1 Giới thiệu về công ty:

- Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings)

- Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings

- Trụ sở chính: 35 Nguyễn Cơ Thạch, Khu đô thị mới Thủ Thiêm, Phường An Lợi

Đông, Quận 2, TP Hồ Chí Minh

- Quy mô:50 người

triển theo nhiều nhóm thương hiệu: PPG Land & House, PPG Yacht & Boats, PPG EAS, PPG S-partking

-Tầm Nhìn –Sứ Mệnh:

+ Tầm nhìn: PPG holdings định hướng phát triển trở thành tập đoàn đầu tư nghỉ dưỡng

tuyệt mỹ với giá trị gia tăng không ngừng và thu nhập được kế thừa qua nhiều thế hệ

+ Sứ mệnh : vị trí nói lên giá trị

- Một số hình ảnh của công ty:

Hình 1: Trụ sở chính của công ty Hình 2: Nhân lực của công ty

Hình 3: Một vài hình ảnh về dự án The Long Hai resort của công ty

1.2 Tổ chức- công việc của các nhân viên trong phòng

- Chức năng của văn phòng

+ Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ

+ Bảo vệ chính trị nội bộ

+ Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ

+ Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

+ Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành+ Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe…

- Vị trí công việc của hàng chánh văn phòng bao gồm:

- Tổ chức phối hợp công tác với các phòng chuyên môn tài chính, cấp quản lý -Tham mưu giúp cho ban giám Đốc đưa ra các quyết định về chiến lược

- Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ cácquy định của công ty ,pháp luật của Nhànước đối với lao động người lao độngthuộc Văn phòng trong quá trình thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòngban

- Có khả năng chỉ đạo-dẫn dắt cấp dưới

- Kỹ năng chuyên môn về hàng chính văn phòng

- Có khả năng lên kế hoạc-tổ chức công việc tốt

- Kỹ năng tiếng anh –máy tính văn phònggiỏi

Thư ký

-Lê Thị

Đào

-Biên tập văn bản,theo dõi các văn bản đến,

đi kiểm tra hình thức ,nội dung trước khi trình lên giám đốc

- Lên kế hoạch hàng tháng, tuần, ngày cho giám đốc -

- Có khả năng quản lý thời gian( sắp xếp –tổ chức lịchcông tác, cuộc họp )

- Giao tiếp tốt

- Nhạy bén trong công việc

- Lên lịch công tác -chuẩn bị các chuyến đi công tác cho giám đốc

-Viết biên bản các buổi họp

- Trực tiếp hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trong công ty, cũng như các buổi hôi thảo-Tiếp khách ,giải guyết một số vấn đề phát sinh

tiếp nhận_đón khách -tiếp khách trong thời gian khách đợi-sắp sếp phòng chờ-tiếp nước

Nẵm vững kiến thức lễ tân

- Giọng nói dễ nghe

và dễ tìm theo danh mục Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ

và một số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

-Tiếp nhận và xử lý công văn đến, công văn đi và công văn nội bộ

- Tính cách cẩn thận,tỉ mị

- Kỹ năng máy tính văn phòng

- Kỹ năng nhập dữ liệu

- Kỹ năng tổ sắp xếp dữ liệu

-Tiếp nhận và xử lý Công văn đến/đi/ nội

bộ của Công ty theo quy trình xử lý công văn

-Tiếp nhận CV đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóngdấu, ghi số và lữu trữ công văn, có báo cáo cấp trên

-Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn

vị đến khi hoàn tất, có báo cáo

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định sử dụng con dấu Lưu trữ bảngốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp trên

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty

-Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

-Lập ngân sách nhân sự

Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty

-Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho

- Kỹ năng tổ quản lý-kỷ luật

chức Kỹ năng giao tiếp tốt

- Minh bạch-công bằng

- Kỹ năng tuyển dụng

và đào tạo nhân viên

người lao động.

-Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc

-Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bịcủa công ty

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn laođộng, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng

cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận

và tổ chức thực hiện Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó

Kế

toán-tài chính

Trương

Thị Loan

- Kiểm tra các hóa đơn-nhận- trả

- Ghi chép các khảo chi trả

sát Chịu áp lức tốt

- Kỹ năng máy tính văn phòng

- Trung thực trong

- Tối thiểu tốt nghiệp cao đẳng nghề

- Khả năng sắp xếp-lắp đặt các thiết bị văn phòng

- Thực hiện công tác pháp chế nội

bộ như pháp lý Hợp đồng, pháp chế nội bộ, pháp lý tố tụng…;

- Tư vấn cho đối tác nước ngoài của công ty trong các lĩnh vực đầu tư màđối tác nước ngoài đầu tư vào Việt Nam

- Kiểm soát tính pháp lý và sự phù hợp, hợp pháp của các văn bản do Công ty và các đơn vị thành viên ban hành;

- Thực hiện các công việc khác theo

- Am hiểu về luật pháp(đặc biệt luật doanh nghiệp)

- Khả năng giao tiếp-ứng xủ tốt

- Khá năng nói tiếnganh chuyên ngành

hướng dẫn, phân công của lãnh đạo Công ty.

- Mở của-kiểm tra người ra-vào

- Bưng bê - sắp xếp hàng theo chỉ dẫn của quản lý

- Sức khỏe tốt

- Cần mẫn

CHƯƠNG II : Thực trạng của bộ phận hành chính văn phòng trong công ty

2.1 Sự khoa học trong quản trị hành chính văn phòng:

2.1.1 Sắp xếp chỗ làm việc

a Thiết kế: Công ty thiết kế chổ làm việc theo thiết kế kín, mỗi bộ phận có chức năng

khác nhau được xếp vào từng phòng, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong một nhóm Gồm 5 phòng chính là phòng pháp lý,phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng quản lý- chánh văn phòng, phòng giám đốc, phòng công tác văn thư, ngoài ra còn có 1 phòng họp lớn phục vụ cho công tác nội bộ trong công ty đảm bảo được bảo mật thông tin khi cần thiết.Các thiết bị như máy photo hay máy in và những tủ tài liệu được đặt ở vị trí xen kẻ trong phòng thuận lợi cho công táchành chính và dễ dàng lấy thông tin Các phòng được bố trí không theo luồng công việc

b Phân bổ: Tập trung theo chứng năng Các bộ phận hành chính vẫn đặt tại bộ phận

chuyên môn nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của chánh văn phòng

c Sơ đồ bố trí hành chính văn phòng

Hình 4: Sơ đồ bố trí bộ phận hành chính văn phòng của công ty PPG holdings.

Hình 5: Thể luồng công việc của trong công ty PPG

2.1.2 Quản trị thông tin: sắp xếp VB đến-VB đi

a Sắp xếp văn bản đến:

Yêu cầu chung của mọi văn bản đến công ty:

- Các văn bản phải được đăng kí tại văn thư

- Người nhận và chịu trách nhiệm với văn bản đến phải kí vào sổ

- Đảm bảo tính nhanh chóng, bảo mật

Tất cả các văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính, văn bản báo cáo, đơn từ, thư từ được gửi đến từ cơ quan, tổ chức đều trải qua những quy trình quản lý sau:

Bảng 2: Bảng mô tả quy trình sắp xếp văn bản đến

1 Nhận văn bản - Tiếp nhận văn bản đến

- Xem qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc trực tiếp

Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)

2 Phân loại - Có nhiệm vụ bóc bì, kiểm tra

số lượng, dấu niêm phong,trong trường hợp văn bản bịthiếu thì cần liên hệ ngay với

bộ phận có trách nhiệm vàsau đó phân loại theo 2 hướngsau:

 Phân chia văn bản, thư từ,sách báo, thành các loạiriêng

 Những thư từ đề tên riêngngười nhận, sách báo, bảntin, không phải vào sổcông văn đến Đối với vănbản gửi đến cơ quan đềuphải vào sổ đăng ký côngvăn đến

Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)

3 Đăng ký công

văn đến

- Sau khi nhận và phân loại,cán bộ đóng dấu đến, ghi Cán bộ văn thư

ngày đến, cơ quan gửi, số,kýhiệu văn bản, trích dẫn nộidung sơ bộ, cá nhân hoặc nơigiải quyết văn bản

( Nguyễn Thị Huyền)

4 Trình văn bản đến - Tất cả các văn bản đến, sau

khi đã đăng ký: Cán bộ phảitrình ngay cho người có thẩmquyền giải quyết văn bản

Cán bộ văn thư( Nguyễn Thị Huyền)

Hình 6: sổ theo dõi công văn đến của công ty PPG holdings.

Hình 7: ví dụ về văn bản đến của công ty PPG

b Sắp xếp văn bản đi

Yêu cầu chung của mọi văn bản đi của công ty:

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, phảnảnh được nội dung, vấn đề, sự việc cần được giải quyết

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ cẩn thận và sử dụng đúng mụcđích trong quá trình tiếp nhận

Tất cả những văn bản đi cần tuân theo một quy trình chung của công ty:

Bảng 3 : Bảng mô tả quy trình sắp xếp văn bản đi

1 Kiểm tra - Cán bộ cần kiểm tra hình thức

trước khi gửi đi( trong trường

Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)

hợp bị bưu điện trả lại thìngười kiểm tra và người soạnthảo sẽ chịu trách nhiệm)

2 Lập bảng theo dõi

văn bản

- sau khi kiểm tra cán bộ lậpbảng theo dõi ghi số, ngàytháng, tên loại, người chịutrách nhiệm soạn thảo, ngườinhận

 Trong trường hợp phát hiệnvăn bản gửi đi bị thất lạc cầnliên hệ ngay với người cótrách nhiệm quản lý để kịpthời xử lý

Cán bộ văn thư ( Nguyễn Thị Huyền)

Hình 8: sổ theo dõi văn bản đi của công ty PPG holdings.

Hình 9 ví dụ minh họa về văn bản đi của công ty

2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư

Soạn thảo văn bản quyết định bổ nhiệm một vị trí bất kì trong công ty:

– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;

– Xét năng lực và phẩm chất của nhân viên

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay bổ nhiệm:bà Lê Thị Thủy bổ nhiệm chức phó chánh văn phòng của công ty

phần Phạm Gia PPG Holding kể từ ngày 1-01-2010

Điều 2: Quyền và nghĩa vụ: kể từ ngày 1-1-2020 bà Lê Thị Thủy có trách nhiệm ,nghĩa

vụ hỗ trợ chánh văn phòng thực hiện quản lý các công việc trong phòng

Điều 3:kể từ ngày 1-01-2020 bà Lê Thị Thủy được hưởng quyền và nghĩa vụ cảu công ty

2.2.1 Quy trình sắp xếp các cuộc họp nội bộ tại công ty Ví dụ cụ thể.

Quy trình sắp xếp cuộc họp nội bộ.

Ông Phậm Thị Xuân muốn mở cuộc họp nội bộ vào 10 ngày sau về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới cho tháng sau Thư ký sẽ phải làm các bước sau

Bước 1 Đăng ký phòng để họp trước 1 tuần để tránh tới ngày họp không có phòng.

Hình 10: ví dụ minh họa phòng họp

Bước 2 Thông báo cho mọi người trong phòng tham dự bằng cách ( thông qua lịch công

tác, email, fax điện thoại) Trong biên bản thông báo nếu tóm tắt nội dung cuộc họp và thời gian địa điểm cụ thể

Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thông báo của công ty

Bước 3 Chuẩn bị tài liệu gửi trước cho bản tài liệu, biên bản họp cho mọi người để dễ

theo dõi

Bước 4 Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn (máy chiếu máy tính….)

Hình 11: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho các cuộc họp

Bước 5 Chuẩn bi nước giải khát nước suối 355ml, café cho các thành viên trong cuộc

họp đối với cuộc họp ngắn, có thể sủ dụng trà cho các cuộc họp có các nhân sự cấp cao , tuy thuộc vào chỉ thuộc vào chỉ định

Bước 6 Ghi biên bản.

Thư ký cần ghi ý chính và tóm tắt của cuộc họp, ghi lại tất cả ý kiến của các thành viên trong cuộc họp sử dụng (tốc ký, máy tính, máy ghi âm)

Bước 7 Theo dõi.

Thư ký sẽ là người theo dõi tiến độ, ghi lại tất các ý kiến đóng góp và phụ trách sau khi cuộc họp cho những người tham dự

2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể

Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Lễ Tri Ân Khách Hàng”

Mục Đích: Sau 3 đợt mở bán căn hộ và biệt thự nghỉ dưỡng từ đầu năm 2019, nhận thấy

được sự đón nhận của khách hàng và dự án được thành công như ngày hôm nay Tổng công ty quyết định tổ chức một hội nghị :”Lễ Tri Ân Khách Hàng” vào ngày 28/12/2019

Ý Nghĩa của hội nghị : Để khách hàng cảm thấy an tâm khi đã đặt niềm tin và sử dụng

các sản phẩm dịch vụ của công ty cũng như mang lại những giá trị tinh thần cho khách hàng

Kinh phí dự trù: 700.000.000 ( bảy trăm triệu đồng)

Thời gian: vào ngày 28/12/2019

 Đón khách: 17h

 Khai Tiệc: 19h

Dưới đây là bảng phân công cụ thể:

Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho cuộc họp hội nghị

Chăm sóc khách hàng  Lập danh sách các khách hàng đã, đang và mua hoàn tất

các căn hộ và biệt thự nghỉ dưỡng

 Sau khi duyệt mẫu thiết kế thiệp mời, điền thông tin khách hàng và lập danh sách gửi đi trước ngày 18/12/2019

 Giao lưu với khách trước bữa hội nghị

 Lấy ý kiến khách hàng sau buổi hội nghịMarketing  Thiết kế thiệp mời (chốt mẫu thiết kế ngày 12/12/2019)

 Thiết kế baner cho buổi hội nghị

 Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến buổi hội nghị và thiết

kế các slide để trình chiếu

 Làm việc trực tiếp với MC của chương trình

 Làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc cho bài phát biểu

 Ghi chép sau buổi hội nghị

Nhân sự  Tham khảo các dịch vụ như: MC cho chương trình,các

tiết mục văn nghệ,trang trí tiệc, chọn món ăn

 Tham khảo các dịch vụ quay phim, chụp hình cho buổi hội nghị

 Kiểm tra lại các dịch vụ nghe, nhìn tại địa điểm tổ chức

 Khảo sát địa điểm tổ chức cụ thể và chuẩn bị thêm phương án B(nếu có sơ xuất)

 Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi cho các thành viên tham dự

Kế toán  Xem xét và duyệt chi các hạng mục cần cho hội nghị

 Hoạch định các giấy tờ, hoá đơn sau liên quan buổi hội nghị

Xây dựng chương trình cho hội nghị:

- 17h: đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực chờ, thưởng thức các món ăn, uống nhẹ trước buổi hội nghị

- 19h – 19h30:

 Khai mạc, MC tuyên bố lý do của bữa tiệc

 1 tiết mục múa ( 2 phút)

 Giới thiệu các đại biểu, chào đón các khách mời

 Tổng Giám Đốc trực tiếp phát biểu về những khó khăn và thành công của dự án đến ngày hôm nay, tri ân nồng nhiệt các khách hàng đã tin tưởng và đón nhận sản phẩm của công ty chúng ta

 Mời chủ tịch, Tổng giám đốc và một số khách hàng cùng khui rượu và khai tiệc.

- 19h30-20h30: Khách mời và đại biểu dùng tiệc, thưởng thức các tiết mục văn nghệ

- 20h30-21h: Gameshow, bốc thăm may mắn và tặng quà

- 21h15: Tiễn khách, chụp hình lưu niệm

2.2.3 Công tác lễ tân

a) Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác nước ngoài cho cấp trên

1 Mục đích chuyến công tác: Khảo sát các vật tư-thiết bị cho dự án, tham quan nhà

máy thiết bị vệ sinh TOTO ở Thượng Hải Trung Quốc

2 Người đi công tác: Tổng giám đốc kinh doanh, trưởng phòng Marketing, Thư ký

Tổng Giám Đốc

3 Địa điểm: Thượng Hải - Trung Quốc (nhà máy trang thiết bị vệ sinh TOTO)

4 Thời gian: từ ngày 02/01/2020 đến 08/01/2020

5 Kinh phí dự trù:

 Vé máy bay 2 chiều: hãng bay Vietnam airline hạng thương gia 16.000.000vnd (mười sáu triệu đồng cho một người) Tổng 3 người: 48.000.000vnd (bốn mươi tám triệu đồng)

 Nơi ở: khách sạn Hyatt on the bunds hotel, 5.700.000vnd (năm triệu bảy trăm đồng một đêm) Tổng cho 7 đêm: 119.700.000vnd/3 phòng (Một trăn mười chin triệu bảy tram nghìn đồng),có xe đưa đón tại sân bay

 Phương tiện đi lại: phía đối tác sẽ cho tài xế riêng đưa đón

 Ăn uống: 30.000.000vnd ( ba mươi triệu đồng)

 Kinh phí dự phòng: 50.000.000vnd (năm mươi triệu đồng)

6 Công việc chuẩn bị:

 Giấy tờ tuỳ thân, hộ chiếu có visa Trung Quốc (còn hạn)

 Giấy đi đường

 Quyết định đi công tác

 Tài liệu cần thiết cho chuyến đi

 Giấy uỷ quyền cho Phó Giám Đốc