NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Câu 1 Nêu và phân tích khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng nghĩa hẹp, theo khái niệm tổng Cho ví dụ minh hoạ Khái niệm văn phòng Theo nghĩa hẹp Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức và 1 nhà chức trách nhất định Ví dụ UBND tỉnh, huyện, Theo nghĩa rộng Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo tro.
Trang 1NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGCâu 1: Nêu và phân tích khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng nghĩa hẹp, theo khái niệm tổng Cho ví dụ minh hoạ.
Khái niệm văn phòng :
Theo nghĩa hẹp : Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp
đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức và 1 nhà chức trách nhất định
Ví dụ : UBND tỉnh, huyện,…
Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng
giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, điều hành và các hoạt động chung trong cơquan tổ chức và trung tâm quản lí, xử lí thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi côngtác của người lãnh đạo
Ví dụ : Phòng Hành chánh – Văn phòng lập kế hoạch và bàn giao công việc cho nhân
viên thông qua lịch làm việc lịch công tác Nó thay thế ban lãnh đạo điều hành các cánhân trong cơ quan tổ chức
Theo nghĩa tổng : Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của 1 cơ quan, tổ chức;
bộ phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức quản lí; là đơn vịgiúp việc đảm bảo hậu cần phục vụ cho việc lãnh đạo,quản lí điều hành cơ quan tổ chức
Câu 2: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng: là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng đượcbố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạtđộng, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau Tuynhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường baogồm:
-Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử
lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánhtiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạtđộng của văn thư
-Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấncho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hìnhhoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giảiquyết
-Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho
hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đónhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả
Trang 2-Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan,
phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định củangành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan
-Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh phí cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí củacác bộ phận trong cơ quan
-Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây dựng
kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồidưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản
lý hồ sơ nhân dự
-Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo
vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy địnhvề bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan Phụ trách văn phòng là Chánh vănphòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kếtquả hoạt động của văn phòng Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịutrách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn công và giải quyết một sốcông việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng Mỗi bộ phậncủa văn phòng sẽ cómột người phụ trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh vănphòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó
➢ Mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan: Để mọi hoạt động của văn phòng đi vào nề nếp, cần có quy chế làm việc và quan hệ công tác với các nội dung:
- Chế độ hội họp, giao ban của văn phòng
- Phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm của
văn phòng
- Quy định việc giám sát, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình công
tác ở các bộ phận
- Quy định lề lỗi làm việc và quy trình phối hợp công tác với các bộ phận
trong cơ quan
Câu 3: Phân tích chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng nói chung Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp trong văn phòng.
Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu choquá trình quản lí để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quanđơn vị có thể là cá nhân, tập thể tồn taị độc lập tương đối trong qui trình quản lí
Tham mưu là khi 1 tổ chức hoặc 1 cá nhân cụ thể tham gia vào việc đề xuất thiết kế
Trang 3Nội dung Tham mưu của văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức bộ máy
+ Tham mưu trong xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức hội nghị hội họp
+ Tham mưu trong chuyến đi công tác
+ Tham mưu trong tổ chức xây dựng quy chế Văn thư – Lưu trữ
+ Tham mưu trong công tác hậu cần
Cần hiểu những chức năng nội dung của tham mưu, tham mưu mang tính tổng hợp giúp cho lãnh đạo điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị tổ chức trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan doanh nghiệpchạy đều và vận hành trôi chảy, tham mưu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan là tham mưu chuyên sau về nội dung từng lĩnh vực
Chức năng tổng hợp của văn phòng
Tổng hợp thông tin, tổng hợp tình hình mọi mặt hoạt động của tổ chức và cơ quannhằm phục vụ cho chức năng tham mưu
Mối quan hệ giữa chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp
Nhờ có tổng hợp thông tin mới có thông tin chính xác giúp cho công tác tham mưu đầyđủ và đưa ra quyết định chính xác
Câu 4: Phân tích chức năng đảm bảo hậu cần của văn phòng các cơ quan nói chung.
Chức năng đảm bảo hậu cần
Là đảm bảo những hoạt động của cơ quan và tổ chức Hoạt động của các cơ quan tổchức không thể thiếu các điều kiện vật chức như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụtài chính,… Văn phòng là bộ phận thực hiện công việc cụ thể như : bố trí, sắp xếp nơilàm việc, mua sắm, quản lí thiết bị, kinh phí chăm lo phương tiện điều kiện làm việc cungứng 1 số dịch vụ khác
Nội dung của chức năng đảm bảo hậu cần
Đảm bảo vật chất, phương tiện, trang thiết bị làm việc
- Bố trí sắp xếp ô tô
- Bố trí sắp xếp phòng làm việc
- Đảm bảo phòng chống cháy nổ
- Đảm bảo công tác y tế, vệ sinh cảnh quan môi trường làm việc
- Hội họp lễ nghi, khánh tiết
- Đảm bảo an ninh trật tự khu làm việc
Câu 5: Nêu các nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan nói chung Nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? vì sao?
Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm có 13 nhiệm vụ :
- Tổ chức bộ máy văn phòng
Trang 4- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quanvà văn phòng ( cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng)
- Tổ chức thu thập xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí’
- Tổ chức xây dưng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị của cơ quan
- Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế của văn phòng
- Tổ chức và quản lí công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
- Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần y tế và sức khỏe, vệ sinh môi trường và
an toàn lao động trong cơ quan
- Tổ chức công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết
- Tổ chức công tác đảm bảo an toàn trật tự, phòng chống thiên tai
- Thực hiện kiểm tra , giám sát theo sự phân công các cấp lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện nhiệm vuj khác theo yêu cầu từ thủ trưởng cơ quan
Nhiệm vụ quan trọng nhất vì : Theo em, trong 14 nhiệm vụ trên nhiệm vụ nào cũngquan trọng, cũng đều góp phần xây dựng cơ quan tổ chức trở nên hoàn thiện và pháttriển Nhưng nếu buộc phải chọn một nhiệm vụ quan trong nhất, em sẽ chọn nhiệm vụ
“Tổ chức bộ máy của văn phòng” Bởi vì, để một cơ quan tổ chức làm việc một cáchhiệu quả, chỉnh chu, theo đúng quy trình, thực hiện tổ chức các nhiệm vụ được giaomột cách hiệu quả, cho ra hiệu suất làm việc tốt nhất thì tổ chức bộ máy của vănphòng phải được sắp xếp, bố trí hợp lý có hệ thống rõ ràng Nhiệm vụ tổ chức bộ máycủa văn phòng là nền tảng để xây dựng cơ quan tổ chức, đồng thời nó sẽ tổng hợp cácbộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của côngtác văn phòng
Câu 6: Hiện nay văn phòng các cơ quan nói chung hoạt động theo những nguyên tắc nào? Phân tích và cho ví dụ minh họa.
Hiện nay văn phòng các cơ quan nói chung hoạt động theo 2 nguyên tắc:
1 Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng Trong phạm vi văn phòng, Chánh vănphòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác,…
2 Nguyên tắc quan hệ phối hợp
Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việctrực tiếp với lãnh đạo cơ quan, sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòngtổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính
Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theochế độ thủ trưởng Những công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo vớiChánh Văn phòng
Trang 5 Có nhiều hình thức phối hợp trong công tác và các cá nhân, bộ phận có thực sự đượcsự phối hợp, trên tinh thần hỗ trợ nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công haykhông, đó là biểu hiện cụ thể của dân chủ trong cơ quan Đề ra yêu cầu phối hợp trong côngtác phải đồng thời với khuyến khích tư duy độc lập và đề cao trách nhiệm của từng cá nhân,tổ chức thuộc phạm vi chức năng, thẩm quyền được phân công nhằm đạt hiệu quả cao trongmọi công việc Hiệu quả là đạt được một kết quả đúng như kế hoạch đã đề ra nhưng sử dụngít thời gian, công sức và nguồn lực nhất.
Cho ví dụ:
Nguyên tắc thủ trưởng lạnh đạo: Chánh văn phòng đoàn trường ĐHNV Hà Nội, Làngười đứng đầu văn phòng có quyền quyết định tất cả các văn bản trong phạm vi quyền hạncủa mình, Nhưng phải do bí thư quản lý
Nguyên tắc quan hệ phối hợp: trung tâm GDTX tỉnh đã luôn quan tâm đến các hoạtđộng với nhiều giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, đảm bảo đời sống tinhthần và vật chất cho mọi cán bộ, viên chức và người lao động; Trung tâm đã thực sự là mộttập thể đoàn kết, thống nhất trong thực hiện nhiệm vụ, trong xây dựng cơ quan văn hóa vàthực hiện qui chế dân chủ tại cơ sở Có được kết quả đó, ngoài sự lãnh chỉ đạo sát sao của banGiám đốc và lãnh đạo Trung tâm, còn có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ các phòng chứcnăng và các cá nhân trong toàn thể Trung tâm Để hoàn thành các nhiệm vụ được giao, mỗi cánhân cần nâng cao tinh thần tự giác, năng động sáng tạo, có kỹ năng phối hợp, chia sẻ thôngtin tích cực, chủ động kịp thời giải quyết các công việc, tuân thủ các nguyên tắc phối hợp đểđạt hiệu quả cao trong mọi công việc được giao
Câu 7: Hiện nay có những loại hình văn phòng nào? nêu cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng đó.
Các loại hình văn phòng hiện nay: (Gồm 5 loại hình văn phòng)
1.Văn phòng các cấp Ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội
2.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
3.Văn phòng doanh nghiệp
4.Văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
5.Văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
Cơ cấu tổ chức chung của văn phòng thường bao gồm những bộ phận chủ yếu sau:
- Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) la người đứng đầu văn phòngvà chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, trước pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa văn phòng
Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công theo dõi một hoặc một sốlĩnh vực công tác như công tác tổng hợp, hành chính, tổ chức hoặc quản trị - tài vụ,chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác được phân công và cùng với Chánh văn
Trang 6phòng chịu trách nhiệm chung về cộng tác của văn phòng trước Thủ trưởng cơ quanvà trước pháp luật.
- Các phòng (tổ, bộ phận): có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện cácnhóm nhiệm vụ đã nêu ở trên gồm:
+ Phòng (tổ, bộ phận) nghiên cứu tổng hợp
+ Phòng (tổ, bộ phận) hành chính – tổ chức
+ Phòng (tổ, bộ phận) quản trị - tài vụ
* Cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội:
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tỉnh ủy
Theo quy định số: 04 – QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 25 tháng 07năm 2018 về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên tráchtham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy Tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh ủy gồm:Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy gồm: Chánh Văn phòng và 02 - 03 phó chánh Vănphòng
Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy được thành lập 05 phòng chuyên môn Mỗi phòng tốithiểu có 05 người; phòng có dưới 10 người được bố trí trưởng phòng và 01 phótrưởng phòng; có từ 10 người trở lên được bố trí không quá 02 phó trưởng phòng Cụthể như sau:
Các phòng trực thuộc:
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Hành chính - Lưu trữ
+ Phòng Quản trị
+ Phòng Tài chính đảng
+ Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy
Văn phòng huyện Ủy có Chánh văn phòng không quá 02 Phó Chánh văn phòng.Riêng văn phòng các quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy không quá
03 phó chánh văn phòng biên chế có từ 10 – 13 người
Theo quy định 220 – QĐ/TW năm 2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trựcthuộc tỉnh ủy, thành ủy do ban bí thư ban hành
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức chính trị xã hội
Các tổ chức chính trị xã hội ở nước ta hiện nay gồm: Mặt Trận Tổ Quốc ViệtNam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binhViệt Nam
Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức này gồm:
Trang 7- Lãnh đạo văn phòng: gồm Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng.
- Các đơn vị trực thuộc: Bộ phận tổng hợp, tổ chức, văn thư, kế toán, quản trị,…tùy theo cấp mà số lượng các đơn vị có thể ít hoặc nhiều hơn
* Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
Văn phòng của các cơ quan nhà nước các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thôngthường bao gồm các bộ phận sau:
Bộ phận hành chính tổng hợp
+ Công tác tổng hợp thi đua
+ Công tác văn thư đánh máy
+ Công tác lưu trữ
+ Tiếp khách
+ Tạp vụ
+ Bảo vệ
- Bộ phận quản trị
+ Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất trung thiết bị
+ Điện nước
+ Phương tiện giao thông
+ Kế toán, tài vụ
Lãnh đạo văn phòng là chính văn phòng Chính văn phòng chịu trách nhiệm trướcthủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tắc của văn phòng Chính văn phòng có thể cómột hoặc một số cấp phố giúp việc được phân công theo dõi một số công việc của vănphòng
* Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng của các doanh nghiệp còn có thể có thêm các bộ phận phục vụ chohoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, mô hình tổ chức của văn phòng các doanhnghiệp cũng có thể khác nhau Tuy nhiên các bộ phận chung nhất thường gồm:
- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Công tác thông tin tổng hợp
+ Công tác văn thư
+ Công tác lưu trữ
+ Thi đua khen thưởng
+ Lễ tân, khánh tiết
+ Bảo vệ
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ
+ Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại
+ Điện nước
Trang 8+ Y te.
+ Phòng cháy chữa cháy
Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn phòngcòn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính - kể toán, phòng kếhoạch thống kê
* Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
Theo quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 05 năm 2008 về việc banhành Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn,cơ cấu tổ chức văn phòng các cấptrong quân đội
* Cơ cấu tổ chức văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
Tổ chức xã hội nghề nghiệp là một loại pháp nhân hoạt động theo các quy địnhcủa Bộ luật Dân sự được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập chuẩn
y điều lệ và có hội viên là cá nhân, tổ chức tự nguyện đóng góp tài sản hoặc hội phínhằm phục vụ nhu cầu chung của hội viên và mục đích của hội
Các tổ chức xã hội – nghề nghiệp như: Hội Sử học, Hội Văn thư – Lưu trữ, Hộitim mạch,… ) được lập ở các cấp từ trung ương đến địa phương
Tùy theo quy mô và khối lượng công việc của văn phòng mà các tổ chức xã hộinghề nghiệp tổ chức văn phòng cho phù hợp Thông thường cơ cấu tổ chức văn phòngcủa các hội gồm:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị giúp việc cho chánh vănphòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị có Phó chánh văn phòng hoặc chuyênviên hành chính quản trị
Trang 9Câu 8: Phân biệt điểm khác nhau giữa chức năng của văn phòng với chức năng
của các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan.
Chức năng của văn phòng
Chức năng tham mưu tổng hợp
Đây được đánh giá là một hoạt động cần thiết
cho công tác quản lý Người quản lý phải quán
xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được
các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa
học Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải
nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi
lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng
hiện thực của các nhà quản lý
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng cũng là đơn vị trực tiếp giúp cho
việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan
đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây
dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng,
tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó
Chức năng hậu cần
Trong quá trình hoạt động, cơ quan, đơn vị
không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là
bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện
thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu
quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng
Chức năng của các đơn vị chuyên môn khác
Tổ chức các đơn vị thuộc Sở Nội vụ VD: Văn phòng Sở Nội vụ.
Chức năng:
Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng thammưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổnghợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chươngtrình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ
cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế;cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, côngchức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua - khenthưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hànhchính quản trị
VD: Phòng Tổ chức, Công chức, Viên chức
Chức năng:
Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhândân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy hànhchính, sự nghiệp công lập; biên chế công chức, sốlượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệpcông lập; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; cán bộ,công chức, viên chức; vị trí việc làm, cơ cấu chứcdanh công chức, viên chức; cải cách chế độ công vụ,công chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiềnlương và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, côngchức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan,tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập
Trang 10Câu 9: So sánh sự giống nhau và khác nhau cơ bản giữa văn phòng doanh nghiệp với các cơ quan hành chính nhà nước?
*Sự giống nhau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Tham mưu trong tổ chức bộ máy
→ Sắp sếp, bố trí, quản lý nhân sự ( thiết lập đơn vị, bố trí thực hiện chức năng,nhiệm vụ của một cơ quan)
+ Tham mưu trong xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan văn phòng
→ Bất cứ tham mưu trong xây dựng đơn vị về quy chế hoạt động đơn vị chủ trìquy chế hoạt động đó là cơ quan văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức hội nghị , hội họp
→ Văn phòng là đơn vị tham mưu cho cơ quan văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức chuyến đi công tác
→ Cơ quan văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị các tài liêu, kinh phí và lên kế hoạchcho các chuyên đi công tác
+ Tham mưu trong tổ chức xây dựng quy chế văn thư lưu trữ
→ Văn thư lưu trữ thuộc nhiệm vụ văn phòng
- Chức năng đảm bảo, hậu cần:
+ Đảm bảo cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị làm việc
→ Cơ quan văn phòng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra các trang thiết bị ở các bộ phậnnhằm tránh khỏi các trang thiết bị, phương tiện làm việc bị hư hỏng làm ảnh hưởngđến công việc chung của cơ quan, tổ chức
+ Bố trí sắp xếp xe ô tô
+ Đảm bảo phòng chống cháy, nổ
→ Cơ quan văn phòng sẽ có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra các khu vực đặtbình chữa cháy cũng như chuẩn bị các công tác đề phòng cháy nổ cho cơ quan
+ Đảm bảo các công tác y tế, vệ sinh cảnh quan và môi trường làm việc
+ Bố trí sắp xếp nơi làm việc
→ Việc bố trí, tổ chức nơi làm việc trong văn phòng giúp lãnh đạo dễ dàng quản
lý, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc và kịp thời khắc phục, xử lý cáctình trạng ngoài dự kiến
+ Đảm bảo an ninh trật tự trong và xung quanh khu vực làm việc
+ Hội họp lễ nghi, khánh tiết
Trang 11của cơ quan
Có quyền quyết định mọi vấn để
hành chính của cơ quan
Chỉ quyền quyết địnhmọi vấn để hành chínhcủa cơ quan
Các vị trí, bộ
phận
Có quyền định vị trí bộ
phận trong doanh nghiệptương đối độc lập
Phải theo quyết địnhcủa
cơ quanVề cơ cấu tổ
chức
Doanh nghiệp có thêmcác bộ phận phục vụ địnhvị quản lý sản xuất kinhdoanh Các bộ phận tự chủ
khôngbị ràng buộc bởi các quyếtđịnh thành lập của doanhnghiệp linh hoạt hơn
Bị ràng buộc bởi cácquy
định của pháp luật
Về con người,
vị trí công
Về nhân sự nhẹ nhàng,trang trọng và lịch sưhơn
Về vị trí công việc làdựa
theo chức năng, nhiệmvụ,
quyền hạn để giaonhiệm
vụ xử lý các công việc
Trang 12Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng Cho ví dụ.
* Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng,
- Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị văn phòng
- Thứ nhất: Theo nghĩa rộng quản trị văn phòng đồng nghĩa quản trị công sở, tức làhoạt động quản lý; điều hành một cơ quan, tổ chức
- Thứ hai: Quản trị văn phòng là những phương pháp khoa học được vận dụngtrong việc tổ chức điều hành hoạt động của một văn phòng – một bộ phận có chứcnăng tham mưu, giúp việc cho các cơ quan tổ chức về lĩnh vực hành chính
- Như vậy khái niệm quản trị văn phòng có thể hiểu là việc vận dụng nhữngphương pháp khoa học về quản trị để tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng các
cơ quan tổ chức doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệmvụ và mục tiêu đã định
*Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng
- Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người làm việc thông qua ngườikhác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu
- Hoặc: Nhà quản trị là người điều khiển giám sát công việc của những ngườikhác.Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định người thực hiện các chứcnăng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp quản trị
- Nhà quản trị là những người chỉ huy, điều hành, điều khiển hoạt động của ngườikhác Nhà quản trị có thể thực hiện những công việc cụ thể thế nào đó ngoài ra nhàquản trị có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công việc của những người dướiquyền
- Nhà quản trị là thuật ngữ dùng để chỉ những người làm chức năng quản tri một tổchức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức
Ví dụ: Văn phòng công ty, văn phòng đơn vị, văn phòng Ủy Ban Nhân Dân, văn
phòng Chính phủ, văn phòng tỉnh ủy
Câu 11: Phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng? Vai trò nào là quan trọng nhất?
- Vai trò của nhà quản trị văn phòng
+ Nhóm vai trò lãnh đạo
Vai trò doanh nhân: Thể hiện ở việc biết sử dụng năng lực, kỹ năng để điều hành một
cơ quan, tổ chức xây dựng, vận hành và phát triển:
Vai trò người giải quyết xáo trộn
Vai trò người phân phối tài nguyên
Vai trò đàm phán
Trang 13+ Nhóm vai trò liên quan thông tin
Vai trò thu nhập và tiếp nhận các thông tin
Vai trò phổ biến thông tin
Vai trò cung cấp thông tin
+ Nhóm vai trò đại diện
Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động dưới tư cách làngười đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính nghi lễ trong tổ chức
VD: Công việc như dự và phát biểu khẩn trương Nhà quản trị tham gia vào các sự kiệnkhác nhau, phát biểu giới thiệu tượng trưng cho tổ chức
+ Nhóm vai trò liên kết
Nhà quản trị kết nối và phối hợp yếu tố con người bên trong cũng như bên ngoài tổchức nhằm đạt được mục tiêu Giúp xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thựchiệncác nhiệm vụ mà tổ chức đặt ra
Vai trò lãnh đạo là vai trò quan trọng nhất vì nhà quản trị giữ vai trò là người lãnhđạo, là đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh
nghiệp Phạm vi lãnh đạo của nhà quản trị rất rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng,đàotạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng và cả việc cho dừng hợp đồng lao động
Nhà quản trị không nhất thiết phải trực tiếp tham gia vào những công việc cụ thể,nhưng phải là người biết nhìn người và giao việc cho đúng, phân công công việc và giámsát, theo dõi tiến độ, kết quả công việc để có chính sách điều chỉnh quản trị phù hợp Bêncạnh đó, nhà quản trị còn là người động viên, khuyến khích nhân viên của mình để tiếpthêm động lực, ghi nhận sự cố gắng của nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều hơn chodoanh nghiệp
Câu 12: Nhà Quản trị văn phòng cần đảm bảo những nhóm tiêu chuẩn gì?
Ngoài những tiêu chuẩn của một người thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị - hànhchánh văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau:
* Nhóm tiêu chuẩn trình độ chuyên môn:
Là một tri thức được đào tạo tổng quát và chuyên môn về hoạt động quản trị - hànhchánh văn phòng.Có khả năng gánh vác công việc và khả năng ủy thác trách nhiệm,quyền hành
Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơquan
Có quyết định khoa học để tiếp nhận bằng phương pháp làm việc mới phong phú luônbổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về QTVP
* Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính
Nhà quản trị phải có những kỹ năng và nghiệp vụ về văn phòng hành hành chính, vănhóa công và lễ tân văn phòng, quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng, ứng dụng
Trang 14công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản,quản lý văn bản và con dấu; lập hồ sơ công việc, thu nhập xử lý thông tin, tổ chức sự kiệnhội họp, tham mưu và thuyết trình.
* Nhóm tiêu chuẩn về phẩm chất và đạo đức
Tôn trọng đối xử chuẩn mực với phụ nữ
Công bằng và luôn giữ lời hứa
Có thái độ tin tưởng
* Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng mềm
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Trí tuệ cảm xúc
Tính linh hoạt
Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả
Thường xuyên tự phê bình
Phải có óc khôi hài làm dịu những tình huống khó khăn
Câu 13: Trình bày các chức năng của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên ngành là ngành chuyên đào tạo công việcliên quan đến các lĩnh vực triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá, thiết kế, lên kế hoạchcác hoạt động của một văn phòng một cách hiệu quả Quản trị văn phòng giúp phân tíchvà xây dựng nên hệ thống thông tin điện toán, thiết kế các trang mạng, trang thông tinphục vụ cho văn phòng và công tác quản lý dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ của công ty, doanhnghiệp
Chức năng:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp Chứcnăng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kếtnối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng Muốn vậy, người quản lý phải nắmbắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề Tuy nhiên,điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.Do đó, công tác tham mưu tổng hợp làmột lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý Tham mưu là hoạt động trợ giúpnhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất.Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủthể quản lý
Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng Điều nàykhiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu
Trang 15tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phântích và quản lý thông tin theo những quy trình nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng cóthể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ,tiếp thị, kế toán, tài chính,
Chức năng giúp việc điều hành
Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành.Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của cáccấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng,tuần,ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó Ngoài ra, văn phòng cũng lànơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộchọp, hội nghị cấp trên,
Chức năng hậu cần
Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng.Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện,thiết bị, dụng cụ, là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp Vănphòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệuquả nhất.Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy môvà phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp
Câu 14: Phân tích khái niệm và ý nghĩa của hoạch định trong quản trị văn phòng Khái niệm hoạch định:
Hoạch định trong quản trị văn phòng là hoạch định tác nghiệp là lập kế hoạch chocác công việc hành chính văn phòng, xác định những biện pháp tối ưu để các công việcđó thực hiện đạt hiệu quả cao
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệmvụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính văn phòngthực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình
Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sởđể phối hợp hoạt động của bộ máy quản lí
Ý nghĩa của hoạch định:
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị vănphòng Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn -cứ vào kết quả của hoạchđịnh để thực hiện
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công táccủa văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung
Là căn cứ triển khai đồng bộ, trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng
Trang 16 Giúp lãnh đạo có tư duy có hệ thống để tiên liệu các hình thức quản lý.
Tập trung các mục tiêu, chính sách cơ bản
Giúp nắm vững các nhiệm vụ cơ bản phối hợp mọi nguồn lực Sẵn sàng đối phóvới những thay đổi bên ngoài giảm thiểu công sức, thời gian, tiền bạc
Câu 15: Phân tích nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng.
* Khái niệm:
Hoạch định trong quản trị văn phòng là hoạch định tác nghiệp là lập kế hoạch cho cáccông việc hành chính văn phòng, xác định những biện pháp tối ưu để các công việc đóthực hiện đạt hiệu quả cao
* Phân loại hoạch định
Dựa trên các tiêu chí khác nhau, hoạch định được phân chia thành các loại khác nhau.Theo tiêu chí thời gian có hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dàihạn
Theo tiêu chí cấp độ có hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô
Theo tiêu chí mức độ có hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp
* Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng
- Hoạch định tổ chức bộ máy của văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bốtrí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động,đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng sẽ khác nhau cácbộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng bao gồm: Bộ phận hànhchính văn thư, bộ phận tổng hợp, bộ phận quản trị, bộ phận lưu trữ, bộ phận tài vụ, bộphận tổ chức nhân sự
- Hoạch định về nhân sự trong văn phòng
Văn phòng là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyênmôn, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức Tổchức tuyển dụng cán bộ, nhân viên cho cơ quan, tổ chức
- Hoạch định về quy chế, nội quy
Quy chế, nội quy văn phòng làm cơ sở để quản lý nhân viên, xử lý các trường hợp viphạm về kỷ luật lao động của doanh nghiệp Quy chế , nội quy được phổ biến đến mọinhân viên, nhân viên có trách nhiệm thi hành nghiêm chỉnh nội quy này
- Hoạch định về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho toàn thể cơ quan, tổchức Trên cơ sở kế hoạch chung, các bộ phận đơn vị trong cơ quan, tổ chức sẽ đề ra kếhoạch riêng cho mình Văn phòng sẽ tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thựchiện kế hoạch chung.Văn phòng cũng là bộ phận xây dựng kế hoạch công tác hàng tuần,
Trang 17hàng tháng cho ban lãnh đạo Đồng thời, giúp ban lãnh đạo triển khai thực hiện các kếhoạch đó.
- Hoạch định hội nghị, hội họp của cơ quan và văn phòng
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội nghị, sự kiện của
cơ quan, tổ chức Bắt đầu từ việc lập kế hoạch, lịch trình, phương án tổ chức, chươngtrình nghị sự, dự kiến kinh phí tổ chức, chuẩn bị cơ sở vật chất, khách mời cho đến cáccông việc hậu hội nghị, sự kiện
- Hoạch định về công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản của cơ quan, tổchức bao gồm cả văn bản đã ban hành và văn bản nhận được Bảo đảm việc giữ bí mậtnhà nước hoặc bí mật kinh doanh của cơ quan, tổ chức Lưu giữ hồ sơ cá nhân của cánbộ, nhân viên Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
- Hoạch định chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mốiquan hệ với cơ quan ngành và địa phương
- Hoạch định về cơ sở vật chất, trang thiết và điều kiện đảm bảo hoạt động của cơ quan
Văn phòng phải lập kế hoạch, dự trù kinh phí, thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bịcần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Quản lý các nguồn thu, chi của cơquan, tổ chức Để thực hiện nhiệm vụ này, trong cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ có bộ phậnkế toán, tài vụ
* Ý nghĩa của hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị vănphòng Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạchđịnh để thực hiện
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác củavăn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung
Là căn cứ triển khai đồng bộ, trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng
Giúp lãnh đạo có tư duy hệ thống để tiên liệu các hình thức quản lý
Tập trung các mục tiêu, chính sách cơ bản
Giúp nắm vững các nhiệm vụ cơ bản phối hợp mọi nguồn lực
Sẵn sàng đối phó với những thay đổi bên ngoài, giảm thiểu công sức, thời gian,tiềnbạc
Trang 18Câu 16: Phân tích khái niệm, mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là việc vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị để tổchức điều hành hoạt động của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm đạtđược hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã định
* Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng
Khái niệm tổ chức
Khái niệm tổ chức
“Tổ chức trong quản trị văn phòng là thiết lập và đổi mới bộ máy văn phòng phù hợpvới chức năng và nhiệm vụ được giao, xác định các mối quan hệ giữa các thành viêntrong tổ chức, qua đó thực hiện mục tiêu của tổ chức.”
Ví dụ: tổ chức công việc, tổ chức hệ thống tư liệu cá nhân,
- Tổ chức là một tập hợp các cá thể, các yếu tố trong một hệ thống với mục tiêu chunghoặc đặc điểm chung
Trước hết, với tính chất là một loại hoạt động điều phối chung cho toàn bộ cơ quan,văn phòng có chức năng tổ chức Điều đó được thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể cơ bảnsau:
- Tổ chức công việc: văn phòng chủ trì xây dựng và hướng dẫn thực hiện hệ thống các
quy trình công việc có tính chất hành chính của tòan bộ cơ quan; trực tiếp triển khai, thựchiện tổ chức các nhiệm vụ được giao, tổ chức các sự kiện của cơ quan
- Tổ chức không gian làm việc của cơ quan: văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng,
bố trí và quản lý việc sử dụng không gian làm việc của cơ quan phù hợp với các quy trìnhcông việc và hiệu quả quản lý
- Trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng còn thực hiện tổ chức bộ máy và nhân sựcho cơ quan, trong đó phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức và thực hiện các thủ tục hànhchính để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho cơ quan
* Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng tập trung vào hai vấn đề cơ bản:
- Thiết lập cơ cấu bộ máy cho văn phòng
- Thiết lập cơ chế hoạt động cho bộ máy đó để đạt được mục tiêu
Hai vấn đề này đều được biểu hiện tập trung trong việc lựa chọn và áp dụng các môhình tổ chức Mỗi mô hình tổ chức trong văn phòng sẽ biểu hiện một cơ cấu có hệ thốngvới những đặc trưng về tính chuyên môn hóa và phân bổ quyền lực, đồng thời cũng chothấy cách thức vận hành của cơ cấu ấy trên cơ sở chức năng và quyền hạn của các bộphận
* Mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng
- Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để có cơ chế vận hành thông suốtđảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu
Trang 19- Thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu quả đếncác hoạt động của cơ quan -> nâng cao hiệu quả công việc
- Tạo điều kiện để sử dụng tốt nguồn nhân lực, tránh lãng phí chất xám +
Bố trí cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học kỹ thuật đặcbiệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lýđiều hành và tổ chức thựchiện
Câu 17: Phân tích nội dung của chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng (NỘI DUNG NHƯ CÂU 16)
Câu 18: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng quản trị nhân sự trong văn phòng
Khái niệm quản trị nhân sự:
- Quản trị nguồn nhân lực trong quản trị văn phòng là việc phân tích, đánh giá, hoạchđịnh, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực thuộc văn phòng cơ quan
• Phân tích : phòng quản trị nhân sự phối hợp với các bộ phận để phân tich nhu cầu
công việc Ví dụ: nhu cầu công việc của doanh nghiệp cần bao nhiêu người, cần nhữngngười ở bộ phận nào, những công việc cần làm là gì
• Đánh giá: đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân xem họ làm việc có tốt hay
không để từ đó có những quyết định khen thưởng hay kỉ luật
• Hoạch định : vạch ra những kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu đúng người
và đúng việc
• Tuyển dụng : phòng quản trị nhân sự phải nắm được nhân sự của doanh nghiệp
mình Có cần tuyển dụng thêm hay không và tuyển ở vị trí nào
• Phát triển nguồn nhân lực: động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan
hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng từ đó có được đội ngũ nhân viên làm việc vữngmạnh và tạo được tiếng vang cho doanh nghiệp trong tương lai
Nội dung của chức năng quản trị nhân sự gồm :
1) Hoạch định nhân sự:
- Quá trình nghiên cứu, dự báo, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chínhsách và thực hiện các chương trình, hoạt động có liên quan tới nhân lực, để bảo đảm chotổ chức doanh nghiệp luôn có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp đểthực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, đạt được các mục tiêuchung đã đề ra của doanh nghiệp
- Phổ biến nội dung và đặc điểm chung mà công việc cần có bao gồm những gì, đánhgiá tầm quan trọng trong việc thực hiện công việc và thời hạn, điều kiện trong công việcđể nhân viên có thể nắm bắt được
Trang 202) Tuyển dụng nhân sự:
- Luôn tìm kiếm, thu hút tuyển chọn nhân sự chất lượng Doanh nghiệp cần có kếhoạch tuyển dụng phù hợp và đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh với các yếu tố thờiđiểm và yêu cầu công việc Từ đó tiến hành phỏng vấn, lọc ra những ứng viên xuất sắc,bổ sung được lực lượng lao động đáp ứng tốt nhất những gì đề ra
3) Đào tạo nhân sự:
- Nếu nhân sự chưa đủ kiến thức cho doanh nghiệp, cấp thiết phải tiến hành nhữngkhóa đào tạo , đồng thời xác định những hướng đi đúng đắn trong công việc cho nhân sựbiết, để họ có động lực phấn đấu, phát triển trong ngành nghề Không quên tạo môitrường làm việc lành mạnh, tốt nhất để nhân sự phát huy tối đa khả năng làm việc và cóthể thay thế các cán bộ quản lý, chuyên môn trong những trường hợp cần
- Thoả mãn tất cả các nhu cầu phát triển của nhân viên trang bị tất cả những kỹ năngcho nhân viên, từ đó giúp họ làm việc hiệu quả, đạt được các thành tích tốt, có cơ hộithăng tiên trong tương lai
4) Bố trí, sắp xếp nhân sự:
- Là một khâu của quá trình sử dụng nguồn nhân lực Trong quá trình làm việc chắcchắn theo thời gian người quản trị sẽ nắm bắt rõ trình độ nhân sự của mình Nắm đượcđiểm mạnh cũng như hạn chế của nhân sự Và người quản trị biết rõ họ sẽ làm tốt, pháthuy tối đa khả năng ở mảng nào Nhằm đảm bảo phát huy được hết năng lực và khả năngphục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị
5) Kiểm tra, đánh giá nhân sự
- Sự đánh giá có hệ thống về tình hình thực hiện công việc như thế nào của nhân viên
so với các tiêu chuẩn đã đã xây dựng của cơ quan, đơn vị
- Động viên và đảm bảo công bằng giữa những nhân viên
- Đảm bảo sự đồng thuận của nhân viên
6) Đãi ngộ nhân sự:
- Đãi ngộ nhân viên giúp tái tạo tinh thần, sức lao động của nhân viên trong doanhnghiệp, nâng cao hiệu quả trong công việc, đồng thời tạo được tình đồng nghiệp, tínhcạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên với nhau
- Nó góp phần làm cho nhân viên có ổn định thông qqua các dịch vụ phúc lợi và cảithiện được đời sống
- Tạo điều kiện môi trường thoải mái cũng như quan hệ nội bộ lành mạnh giúp nhânviên mong muốn gắn bó lâu dài
7) Thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Là những quy định về việc tuân thủ theo thời gian, sự phối hợp điều hành sản xuất,kinh doanh trong nội quy lao động
- Tạo được tinh thần phấn đấu, động lực trong công việc
Trang 21- Tuyên dương những thành tích để học hỏi lẫn nhau
- Khiển trách và kỷ luật những hành vi không tốt để mọi người noi gương không viphạm đến
- Nhân viên bắt kịp mọi thay đổi trong môi trường cạnh tranh và sẵn sàng sát
cánh cùng lãnh đạo để giúp tổ chức thành công
Câu 19: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng kiểm tra, giám sát trong quản trị văn phòng Cho ví dụ minh họa.
Nội dung
Nội dung
Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua công văn giấy tờ, kiểm tra việc đề ra mục tiêu,
chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc thực chất của việc kiểmtra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quảntrị
Kiểm tra công việc: là căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra,để kiểm tra từ
đó xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công táccủa văn phòng
Kiểm tra là cách để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề rahay không, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được
Kiểm tra nhân sự: nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc
trong văn phòng, đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng
Kiểm tra nhân sự của nhằm đưa ra các hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý Đồngthời cũng chính là những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch phát triển chứcnghiệp cho nhân viên
- Kịp thời phát hiện những sai sót để họ không ngừng hoàn chỉnh mình
- Người lao động nâng cao năng suất, tạo điều kiện cho họ có thu nhập cao hơn
- Phân loại được số lượng, chất lượng lao động của từng người để từ đó có các
hình thức phân phối thoả đáng
- Tuyên dương công trạng của người lao động và vì thể họ sẽ phát huy được năng
lực của mình nhiều hơn
Kiểm tra việc sử dụng tài chính: sử dụng cơ sở vật chất và các trang thiết bị kỹ thuật
- Thiết lập ngân sách, đặt ra chi phí giới hạn cho khu vực
- Ghi chép chi phí thực phát sinh
- So sánh chi phí so với ngân sách dự trù
- Phân tích thực tế so với dự trù nếu có chênh lệch,kiểm soát sự sai lệch
Ví dụ:
Ví dụ:
Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, UBND xã, Phòng GD ĐT huyện Giang Thànhcùng với sự giúp đỡ của các ban ngành đoàn thể xã và sự cố gắng của tập thể giáo viên,nhân viên trong nhà trường đã nỗ lực phấn đấu không ngừng để vươn lên thực hiện tốtcác nhiệm vụ được giao
Trang 22Xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát ngay từ quý 1 hàng năm Tăng cường công táckiểm tra, giám sát, phòng ngừa ngăn chặn sự suy thoái về chính trị, đạo đức lối sống củacán bộ, đảng viên và giám sát cán bộ, đảng viên trong việc thực hiện kế hoạch đề ra Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng đồng chí trong chi bộ nhằm giúpchi bộ kiểm tra giám sát đảng viên của từng tổ được sát thực hơn.
Quán triệt trong lãnh chỉ đạo toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nội dung đổimới phương pháp và hình thức dạy học trách nhiệm của từng cá nhân trong thực hiệnquy trình nghiệp vụ chuyên môn
Hàng năm chi bộ đều tiến hành kiểm tra 1 cuộc và giám sát 1 cuộc cụ thể từngnăm
Câu 20: Phân tích khái niệm, ý nghĩa, nội dung của chức năng lãnh đạo điều hành.
Câu 21: Phân tích ý nghĩa và nguyên tắc của kiểm tra, trong quản trị văn phòng Khái niệm
Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh đối chiếugiữa kết quả hoạt động của văn phòng với các quy định, định mức, tiêu chuẩn mục tieeuunhằm đảm bảo kết quả hoạt động và kịp thời phát hiện những sai lệch nếu có
Ý nghĩa của kiểm tra trong quản trị văn phòng
- Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính, đơn giản hóa cácvấn đề ủy quyền, chỉ huy điều hành và trách nhiệm
- Cải tiến, hoàn thành công việc tiết kiệm thời gian và công sức của mọi người
Bất kể công việc gì cũng vậy nếu để hậu quả nặng nề bao nhiêu thì tốn kém sẽ bấy nhiêu, chính vì thế cần phải kiểm tra và phát hiện ra sai sót nhằm điều chỉnh và khắc phục
Ví dụ: Báo chí đăng tại thông tin về giá test Covid, trong khi đó giá test của từng địa
phương chênh lệch, có địa phương lấy giá cao hơn cả người dân mua về tự test các nhân.Khi thấy những việc đó, thì cac cơ quan sẽ vào cuộc và phát hiện những sai sót và khắcphục, điều chỉnh nhằm giải quyết những khúc mắc của người dân cũng như bình ổn giá
Nguyên tắc của kiểm tra trong quản trị văn phòng
Kiểm tra hành chính là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế
công tác, quy trình công việc thức chất của việc kiểm tra này là kiểm tra chính mình,kiểm tra giá trị Tức là kiểm tra về văn bản, giấy tờ Văn phòng tự rà soát lại các chươngtrình kế hoạch mình đã đề ra xem có vấn ddeeef gì không
Ví dụ: người dân muốn ra khỏi TP HCM thì lực lượng chặn chốt sẽ kiểm tra giáy tờ
các nhân và giấy chứng nhận đã tiêm đủ 2 mũi vaccine
Kiểm tra công việc: là căn cứ ào chương trình kế hoạch, chỉ têu đề ra để kiểm tra từ đó
xác định kết quả đạt được ở tất cả lĩnh vực công tác của văn phòng
Trang 23Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc
trong văn phòng, đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công chức, nhân viên vănphòng
Ví dụ: Khi giao công việc cho nhân sự A, nhưng khi kết thúc công việc, người quản lý
thấy làm việc chưa hiệu quả thì họ sẽ phải bố trí sắp xếp lại nhân lực cho phù hợp đốitượng cụ thể
Kiểm tra việc sử dụng tài chính: Sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật và
phải kiểm tra dựa theo quy định của Bộ Tài chính
Câu 22: Phân tích các nhóm căn cứ hoạch định
Câu 23: Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng Nêu vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan tổ chức.
Quản trị văn phòng : Là việc vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị để tổ
chức điều hành hoạt động của văn phòng các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp nhằm đạthiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã định
Nhà quả trị văn phòng là những người chỉ huy, điều hành , điều khiển hoạt động của
những người khác Nhà quản trị có thể thực hiện những công việc cụ thể nào đó, ngoài ranhà quản trị còn có nghĩa vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công việc của những người dướiquyền
- Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan tổ chức:
+ Có vai trò lãnh đạo( đó phối hợp kiểm tra công việc nhân viên cấp dưới, tuyển dụng,đào tạo, hướng dẫn khích lệ nhân viên)
- Trong lãnh đạo có các vai trò như:
Vai trò doanh nhân
Khái niệm tổ chức : Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạtđộng của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuât đang áodụng
Vai trò người giải quyết xáo trộn
Khái niệm tổ chức : Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạtđộng bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức được ổn định
Vai trò người phân phối tài nguyên
Khái niệm tổ chức : Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quảcao( các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc , thời gian, quyền hạn, trang bị hay vậtliệu)
Vai trò đàm phán
Khái niệm tổ chức : Thay mặt tỏ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũngnhư bên ngoài
+ Có vai trò liên quan đến thông tin
Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin:
Khái niệm tổ chức Nhà quản tị có nhiệm vụ thường xuyênxem xét, phân tích bối cảnh xung quanh của tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện cóảnh hưởng tới họat động của tổ chức
Trang 24Vai trò phổ biến thông tin:
Khái niệm tổ chức Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thôngtin cần thiết đối với công việc của họ
Vai trò cung cấp thông tin:
Khái niệm tổ chức Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mụcđích cụ thể có lượi cho danh nghiệp, tổ chức
+ Có vai trò đại diện
Là người đứng đầu một đơn vị , nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách làngười đại diện, là biểu tượng cho tập thể , có tính chất nghi lễ trong tổ chức
Ví dụ: Những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón
khách, đãi tiệc khách hàng Nhà quản trị tham gia vào các sự kiện khác nhau, phát biểu ,giới thiệu , tượng trưng cho tổ chức
+ Có vai trò liên kết
Nhà quản trị kết nối và phồi hợp yếu tố bên ngoài tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu.Giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thự hiện các nhiệm vụmà tổ chức đặt ra
Có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất đểphát huy sưc mạnh tập thể
Câu 24: Vai trò của cán bộ văn phòng trong tổ chức quản lý văn bản là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụtrách đơn vị;
- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơquan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơquan
Câu 25: Phân tích nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội họp của
cơ quan
Trước khi hội nghị diễn ra
+ Xây dựng chương trình kế hoạch:
• Tên hội nghị,
• Mục đích yêu cầu nội dung của hội nghị
• Đối tượng, Thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, cùng cấp, cấp dưới, nội bộ, các
cơ quan
có liên quan )
• Địa điểm tiến hành hội nghị
• Thời gian tiến hành
• Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị