Công tác quản trị văn phòng không những đảm bảo các thông tin phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa và xã hội mà còn cung cấp các thông tin, bằng chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý c
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN YÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TÉ
BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Phân tích về nội dung tổ chức bộ máy văn phòng Liên hệ thực tiễn
tại Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
Học viên thực hiện: Phạm Nữ Hằng Anh
Bíấn^vĩeiPHD: P^GẳíTPNguyễn Y ăn Huân
Đắk Lắk, Tháng 12/2021
Trang 2MỤC LỤC
LỜI Mở ĐẦU
NỘI DUNG 1
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tồ chửc bộ máy Văn phòng 1
1.1 Khái niệm bộ máy Văn phòng 1
Chương 2: Đánh gĩá thực trạng to chửc bộ máy Văn phòng tại Câng hang khồng Buôn Ma Thuột 4
2.1 Khái quát chung về Câng hàng không Buôn Ma Thuột 4
2.2 Bộ máy tồ chửc hoạt động tại Câng hàng không Buôn Ma Thuột 5
2.2.1 Thực trạng cơ cấu tồ chửc bộ máy Văn phòng Câng hàng không Buôn Ma Thuột 6
2.2.1.1 Đơn vị làm công tác Văn phòng 6
2.2.1.2 Chửc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của Văn phòng Câng 7 7 2.2.13 Nhân lực làm công tác văn phòng tại Văn phòng Câng 8
2.2.1.4 Phân bồ lao động về các tồ chửc của Văn phòng Câng 9
2.2.2 Đánh giá cơ cấu tồ chửc bộ máy Văn phòng Câng hàng không Buôn Ma Thuột 9
2.2.2.1 Ưu điểm 9
2.2.2.2 Hạn chế 10
Chương 3: Giâi pháp nhằm nâng cao hiệu quâ tồ chửc bộ máy Văn phòng tại Câng hàng không Buôn Ma Thuột 11
3.1 Giâi pháp về tồ chửc, bồ sung nhân sự 11
3.2 Giâi pháp về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chửc 11
3.3 Giâi pháp về công tác thông tin, báo cáo 12
3.4 Giâi pháp về công tác tham mưu, tồng hợp 13
3.5 Giâi pháp về công tác hậu cần 14
KẾT LUẬN 15
TÀI LIỆU THAM KHẢO 16
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị văn phòng là công tác vô cùng quan trọng không thể thiếu đuợc trong các cơ quan, đơn vị hành chính và sự nghiệp Công tác quản trị văn phòng không những đảm bảo các thông tin phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa và xã hội mà còn cung cấp các thông tin, bằng chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý của một đơn vị Quản trị văn phòng giúp cho lực luợng cán bộ, công chức của cơ quan nâng cao hiệu quả công việc, giải quyết, xủ lý kịp thời thông tin để đạt đuợc mục tiêu đã đuợc ấn định truớc nhằm đáp ứng đuợc các yêu cầu của tổ chức, của cá nhân góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý và thực thi quyền lực.
Trong xu thế hội nhập hiện nay, việc chuẩn hoá về nghiệp vụ chuyên môn văn phòng và công tác quản trị văn phòng ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Nhận thấy đuợc tầm quan trọng của quản trị trong các cơ quan, tổ chức nói chung và của Ngành Hàng không nói riêng, Cảng hàng không Buôn Ma Thuột - tỉnh Đắk Lắk luôn cố gắng thực hiện tốt công tác kiểm tra công việc hành chính văn phòng tại đơn vị nhằm nâng cao hiệu suất và chất luợng lao đọng của đơn vị để bảo đảm sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng vững mạnh Quản trị văn phòng
là một trong những hoạt động chuyên môn giúp cho Cảng hàng không Buôn Ma Thuột đuợc duy trì và kiểm soát chặt chẽ, quản lý các hoạt động của đơn vị cũng nhu hoạt động quản lý của Nhà nước.
Trang 4CBƯƠNG 1:
Cơ sở LÝ TBUYÉT VÈ TỎ CBỨC BỘ MÁY VĂN PBÒNG
1.1 Khái niệm bộ máy văn phòng
Tbeo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri ( Lý tbuyết tổ cbức, NXB Cbínb trị Quốc gia - Sự
thật): “Cơ cấu tể chức là sự sắp xếp, bổ trí các yếu tổ thành tể chức cũnd như thiết lập các mổi quan hệ giữa các yếu tổ đỏ với nhau Cơ cấu tể chức được hiểu là kết cấu bên trong cùng với quan hệ của các bộ phận trong tể chức Cơ cấu tể chức định rõ nhiệm vụ được phân ra như thế nào, ai chịu trách nhiệm trước ai, tạo cơ sở hỉnh thành mô hỉnh tương tác hay cơ cấu phổi hợp chính thức ”.
Bộ máy (cơ cấu) tổ cbức bữu biệu là đảm bảo tbực biện tốt các cbức năng quản trị
và pbục vụ có biệu quả mục tiêu cbung của cơ quan, doanb ngbiệp ơ cấu tổ cbức baogồm bai bộ pbận cbủ yếu: Hìnb tbức và nội dung cơ cấu tổ cbức ìnb tbức của cơ cấu tổ
Nộhtbậgiiủn àquylĩcbứi! mỉủM^M bá,eyiVộli 1,ibộ1pbwp mí^ 1* nên tổ cllức
-Nbu vậy, có tbể biểu: Bộ máy văn phòng là tểng hợp các bộ phận, các yếu tổ cấu thành và cơ chế vận hành hoạt động của văn phòng để thực hiện các mục tiêu nhất định.
Bộ máy văn phòng chính là cơ cấu tể chức văn phòng và mổi quan hệ của các bộ phận trong văn phòng Ngbĩa là bộ máy văn pbòng tuơng đuơng với cơ cấu tổ cbức của văn
Tiến trình tồ chửc bao gồm các công việc:
- Xác địnb cbức năng của tổ cbức;
Trang 5- Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;
- Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động;
- Xác định các cơ cấu của tổ chức;
- Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu;
- Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu;
1.2 Oội dung tồ cbửc bộ máy văn pbònd
- Thành lập đơn vị làm cỏng tác Yãn phònd: Khi cơ quan được thành lập, thông
thường đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị đó
là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị hoặc phòng Hànhchính - Tổ chức
Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên che có hạn nên công tác Vănphòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
Chứ' năng của các nhà ^.ựản trị là sau khi có Văn phòng (hpặc phòng Hành chính Quản trị) thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hànhchính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức như thế nào? Cơ cấu tổ chức gồm những đơn vị nào?Tên gọi của các đơn vị đó là gì? chẳng hạn: Trong Văn phòng có hoặc không có cácphòng? Nếu có thì đó là các phòng nào? Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặckhông có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?
Xác định chức nãng, nhỉệm vụ quyền hạn và phạm vỉ hoạt động của đơn vị làm công tác Yãn phòng: Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác
định đay đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị
và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng Kết quả của việc nghiêncứu được biên tập và ban hành văn bản đê làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị
- Xác định nhân lực làm công tác Yãn phòng: Nhân lực làm công tác Văn phòng ở
đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Vănphòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng,nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số laođộng của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thê, hợp lý các chỉ số về laođộng thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên mônnghiệp vụ, giới tính, độ tuổi
Trang 6- Phân bể lao độnd về cảc tể chức của Yãn phònd: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhàquản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực đuợc giao vào các vị trí công tác cho phù hợp
Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảocác yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân
nhicm.rý, ràng Tránh'hồngchéo hoẴS bề .sót việc khôngcó,đơn,vị, nào,, nguờĩ nào đảmnhạn Pnát nuy đUỢc Khả năng của moi thành viên và tạo=ra sức mạnh chung của cả Vanphòng
Trang 7CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ THựC TRẠNG TỎ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG
• • • TẠI CẢNG HÃNG KHÔNG BUÔN MA THUỘT
2.1 Khái quát chung về Cảng hàng không Buôn Ma Thuột
Cảng hàng không Buôn Ma Thuột (Tên tiếng Anh là: Buon Ma Thuot Airport:BMA, tên viết tắt là: CHK BMT) là một trong 21 cảng chi nhánh trực thuộc của Tổngcông ty Cảng hàng không Việt Nam - CTCP
Trụ sở tại địa phận xà Hoà Thắng, thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk, cáchtrung tâm Thành phố Buôn Ma Thuột khoảng 8 km ve phía Đông Nam, có tọa độ (theo hệWGS-84) là 12o40’06”.18N - 108o06’59”.65E và độ cao trung bình 530 mét so với mựcnước biển
• Phía Đông: Tiếp giáp buôn Ea chuKap xà Hòa Thắng, buôn EaKmat xà HòaĐông, huyện Krông Pắk;
• Phía Bắc: Tiếp giáp thôn 10, thôn 11 xà Hòa Thắng;
• Phía Tây: Tiếp giáp thôn 1, thôn 3, Buôn Comleo xà Hòa Thắng;
• Phía Nam: Tiếp giáp thôn 7, thôn 8 xà Hòa Thắng
Cảng hàng không Buôn Ma Thuột là sân bay cấp 4C với diện tích sân đỗ tàu bay là32.588,8 m2 và 05 bài đỗ Đảm bảo phục vụ khai thác các loại máy bay A320, 321 và máybay tương đương; được khai thác, sử dụng chung cho hoạt động bay hàng không dân dụng
và hoạt động quân sự Với năng lực phục vụ khoảng 1 triệu lượt hành khách/ 1 năm, Cảnghàng không Buôn Ma Thuột đang góp phan thu hút một lượng lớn hành khách du lịch đếnvới tỉnh Đắk Lắk, đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới giao thông tại tỉnh nhà và cáctỉnh trong khu vực Bên cạnh đó, Cảng hàng không Buôn Ma Thuột còn góp phẤn đảmnhiệm công tác an ninh quốc phòng và mục tiêu chính trị - xà hội trong suốt quá trình
Trang 8hoạt động; là mắt xích quan trọng trong hệ thống phòng thủ bảo vệ biên giới các tỉnb kbu vực của Tây Nguyên và Tổ quốc.
GÁPíũ HAtỉG KHỦNG tìuúu MA THUÙT
2.2 Bộ máy tồ cbửc boạt động tại Cảnd bànd kbông Buôn Gk Tbuột
Cảng hàng không Buôn Ma Thuột hiện có co cấu tổ chức bao gồm Ban Giám đốc
(01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc) và 04 phòng chức năng:
Sơ đồ 2.1: Bộ mảy cơ cấu tổ chức hoạt độnd tại CHK BMT-(Nduốn: YP Cảnd)
BUOK TKUữĩ AlRPŨRT
Trang 9công và giao nhiệm vụ cụ thể; có mối quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhau phối hợp để
hoàn thành các nhiệm vụ sau:
- Cung cấp các dịch vụ hàng không và phi hàng không tại CHK BMT;
- Quản lý, vận hành, khai thác co sở hạ tầng và các thiết bị tại CHK BMT do Tổngcông ty Cảng hàng không Việt Nam giao nhiệm vụ;
- Bảo đảm công tác an ninh, an toàn hàng không thực hiện theo đúng quy định phápluật hiện hành;
- Thực hiện các chức năng khác đuợc Tổng công ty Cảng hàng không Việt Namgiao nhiệm vụ
2.2.1 Tbực trạng cơ cấu tồ cbửc bộ máy Yăn pbònd Cảnd HK Buôn Gk Tbuột 2.2.1.1 Đơn vị làm công tác Yăn pbòng
Căn cứ Quyết định sẩ 76/QĐ-HĐQT ngày 13/4/2016 của HĐQT Tổng công ty Cảng
hàng không Vỉệt Nam về việc thành lập Cảng hàng không Buôn Ma Thuột - Chỉ nhảnh
trực thuộc Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam - CTCP;
Căn cứ Quyết định sổ 18/QĐ-HĐQT ngày 09/01/2017 của HĐQT Tổng công ty
Cảng hàng không Việt Nam về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Cảng
hàng không Buôn Ma Thuột.
Trang 10Cảng hàng không Buôn Ma Thuột giao nhiệm vụ cho Yăn phòng Cảng là đon vịlàm công tác văn phòng tại Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Là noi thu thập, xử lýthông tin; Là bộ máy điều hành tổng hợp, quản lý tất cả các hoạt động đảm bảo các điềukiện vật chất cho mọi hoạt động của toàn đon vị.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Yãn phònd CHK BMT - (Nguốn: YP
Cảnd)
2.2.1.2 Cbửc năng, nhiêm vụ, quyền bạn và pbạm vi hoạt độnd củk Yăn pbòng Cảng
* Chức nẵng hoạt động:
- Chức nãnd tham mưu, tổnd hợp cho Ban Giám đốc về hành chính văn phòng; quản
lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Cảng hàng không
- Chức nãnd thônd tin và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ hàng không
và phi hàng không theo đúng quy định của Tổng công ty và pháp luật Nhà nước
- Chức nãnd phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan Thực hiện một số công tác về
công tác tiền lưong, thưởng, công tác đào tạo, huấn luyện và các che độ chính sách liênquan đằn người lao động;
* Nhiệm vụ và phạm vi hoạt động:
- Quản lý và lưu trữ văn bản; thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin; chuẩn bị tài liệu
và các phưong tiện, hậu can khắc phục cho các cuộc họp của Cảng hàng không Buôn Ma
(Nduốn: YP Cảnd)
Trang 11- Thuột; xây dựng và củng cố mối quan hệ của Cảng hàng không với cấp ủy, chính quyền địa phuơng;
- Tham muu giúp việc cho Giám đốc thực hiện các nội dung công việc quản lý vốn,tài sản của Cảng hàng không theo quy định của Tổng công ty và pháp luật Nhà nuớc;
- ,Ầ -Lập, tổng hợp kế hoạchẤtài chính hàng năm, trình Tổng Giám đốc Tổng công ty vàtriên khai, theo dõi ■ thực hiện kế hoạch tài chính đã đuợc phê duyệt;
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo đúng quy định của Tổng công ty và phápluật Nhà nuớc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám đốc giao.
2.2.1.3 Obân lực làm công tác Yăn pbònd tại Yăn pbònd cảng
* Nhân lực Yăn phòng Cảng hàng không Buôn Ma Thuột bao gồm:
- Cấp Phòng của Yăn phòng CHK BMT: 01 Chánh Yăn phòng và 01 Phó Chánhvăn phòng
Trang 12- + Chánh Yăn phòng: Điều hành quản lý hoạt động chung của văn phòng Tham
mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc về hành chính văn phòng; quản lý, điều hành hoạt động
sản xuất kinh doanh chung của đơn vị
- + Phó Chánh Yăn phòng: Phụ trách chính về hoạt động an ninh - an toàn Thammưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc về công tác khẩn nguy hàng không Thay Chánh Vănphòng quản lý, điều hành quản lý hoạt động chung của đơn vị khi Chánh Văn phòng vangmặt
- Cắp Tổ : 02 Tổ chuyên môn
- + Tổ Hành chính - Tổng hợp (Gồm 06 nhân sự): Thực hiện các công việc về văn
thư - lưu trữ, thư ký, báo cáo, công tác nhân sự của đơn vị, các che độ hỗ trợ cho ngườilao động
- + Tổ Tài chính - Ke toán (Gồm 12 nhân sự): Thực hiện các công việc về lương,
thưởng, doanh thu hàng không, hồ sơ đấu thau, công trình, kế hoạch
- Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng.Cấp phòng điều hành quản lý Văn phòng CHK BMT (Chánh Văn phòng và Phó Chánhvăn phòng) nghiên cứu, tham mưu với Ban Giám đốc để quyết định các vấn đề về tổng sốlao động của Văn phòng cảng, của đơn vị
Trang 132.2.I.4 Pbân bổ lk0 động về các tồ cbửc củk Yăn pbònd cảnd
- Trên cơ sở cbức năng, nbiệm vụ của Yăn pbòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trìnb
độ cán bộ và nhu cầu công tác Chánh văn phòng CHK BMT có trách nhiệm phân bổnguồn lực đuợc giao vào các vị trí công tác sao cho phù hợp
- Chánh văn nhòng và Phó Chánh ,văn nhòng CHKBMT thự' hiện chức năng tổ chứctrong quan trị văn phong phai đảm bao các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác địnhchức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việckhông có đơn vị, nguời nào đảm nhận Phát huy đuợc khả năng của mỗi thành viên và tạo
ra sức mạnh chung của Yăn phòng CHK BMT
2.2.2 Đánb giá cơ cấu tổ cbửc bộ máy Yăn pbòng Cảng HK Buôn Ma Tbuột
- 2.2.2.2 Hạn cbế
- CHK BMT là chi nhánh Tổng công ty Cảng hàng không Yiệt Nam - CTCP Yẵn
phòng Cảng là đơn vị làm công tác văn phòng tại CHK BMT Yiệc thay đổi nhân sự, bổsung lao động thuờng phải tuân theo quy định của Tổng công ty và phải đuợc Tổng công
ty phê duyệt Tần suất chuyến bay tăng dẫn đến khả năng phục vụ tại đơn vị nói chung vàcủa Yăn phòng Cảng nói riêng hiện tại đang thiếu nguồn nhân lực
- Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức của Yăn phòng Cảng thuờng đuợc diễn ra trongkhoảng thời gian hoạt động nhất định Do đó, nếu cơ cấu tổ chức của cơ quan có sự thayđổi thì sẽ gây nên sự xáo trộn, không thống nhất, trong quá trình làm việc Nhân viên phảilàm các công việc kiêm nhiệm, dẫn đến hiệu suất công việc đạt hiệu quả chua cao