Báo cáo cuối kì môn quản trị văn phòng đề tài thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty shopee

Shopee đặt mụctiêu của mình là góp phần làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn bằng việc kết nối cộngđồng người mua và người bán thông qua việc cung cấp một nền tảng thương mại điện tử.Nân

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO CUỐI KÌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG TẠI CÔNG TY SHOPEE

GVHD: ThS Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm lớp: Nhóm 09 – Ca 1 Thứ 6 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 11

51 Tống Thị Kim Ngân 71901598 3 Xây dựng quy

trình xử lý văn bảnđến, văn bản đi;

thiết kế mẫu sổ vănbản đến, con dấuvăn bản đến, sổ vănbản đi

100%

67 Nguyễn Ngọc Tài 71901911 2 Xây dựng biểu

mẫu của doanh nghiệp

100%

70 Đỗ Thị Thanh Thảo 71901913 1.1 Cách bố trí nơi

làm việc1.3.2 Công tác quản trị thông tin

100%

75 Nguyễn Quốc Thịnh 71901919 I Khái quát về

thông tin doanh nghiệp

100%

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

DOANH NGHIỆP 7

1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 7

1.1 Cách bố trí nơi làm việc: 7

1.2 Công tác 5S của doanh nghiệp: 13

1.3 Công tác quản trị thông tin của doanh nghiệp: 17

2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản của doanh nghiệp: 23

2.1 Công văn: 23

2.2 Thông báo: 23

2.3 Giấy giới thiệu: 24

2.4 Quyết định khen thưởng: 24

2.5 Quyết định bổ nhiệm: 25

2.6 Quyết định chấm dứt hợp đồng: 25

3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi; thiết kế mẫu sổ văn bản đến, con dấu văn bản đến, sổ văn bản đi: 26

3.1 Quy trình xử lý văn bản đến: 26

3.2 Quy trình xử lý văn bản đi: 31

3.3 Mẫu sổ văn bản đến: 35

3.4 Con dấu văn bản đến: 37

4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản: 39

4.1 Quy trình lưu trữ văn bản của Shopee: 39

4.2 Mô tả chi tiết tiến trình: 41

PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 42

1 Tổ chức bộ máy phòng ban: 42

2 Bố trí văn phòng: 44

3 Ứng dụng công nghệ 4.0 trong công tác hành chính văn phòng: 45

3.1 Trang bị máy móc, phương tiện, phần mềm hiện đại: 45

3.2 Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng: 47

PHỤ LỤC 47

 Thị trường của Shopee:

 Trụ sở tại Việt Nam: Tầng 17, Tòa nhà Saigon Center 2, Số 67 đường Lê Lợi,

Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Email: cskh@hotro.shopee.vn

 Hotline: 19001221

Shopee là sàn giao dịch thương mại điện tử có trụ sở đặt tại Singapore, trực thuộccông ty Sea trước đây là Garena (chủ sở hữu của các thương hiệu: Garena, Foody, Now,Airpay) được sáng lập bởi ông Forrest Li – người được biết đến là người đối đầu vớiAlibaba Shopee được giới thiệu lần đầu tại Singapore vào năm 2015, với định hướng làsàn thương mại điện tử

 Công ty được thành lập vào năm 2015 tại Singapore nhưng cho đến tháng 8/2016Shopee mới chính thức bước chân vào thị trường Việt Nam và khuấy đảo thị trường muasắm online tại Việt Nam

 Lĩnh vực hoạt động: Shopee là một trong những công ty Thương Mại Điện Tửđầu tiên tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ mua bán hàng hoá trựctuyến qua ứng dụng trên điện thoại di động

 Tầm nhìn: Shopee sẽ dẫn đầu xu hướng thương mại điện tử thông qua ba xuhướng trong tương lai

 Mục tiêu: với sức mạnh triển khai và phát triển của công nghệ Shopee đặt mụctiêu của mình là góp phần làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn bằng việc kết nối cộngđồng người mua và người bán thông qua việc cung cấp một nền tảng thương mại điện tử.Nâng cao ứng dụng liên tục để đem lại sự liền mạch trong trải nghiệm mua sắm, đem đến

sự thú vị cho người tiêu dùng bằng cách tạo ra các sự tương tác như trang mạng xã hội

 Sứ mệnh: Shopee được xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng những trảinghiệm dễ dàng, an toàn và nhanh chóng khi mua sắm trực tuyến thông qua hệ thống hỗtrợ thanh toán và vận hành vững mạnh Tạo cho người sử dụng một niềm tin mạnh mẽviệc trải nghiệm mua sắm trực tuyến là một việc vô cùng đơn giản, dễ dàng và mang đếncho họ cảm xúc vui thích Giám đốc điều hành của Shopee nói rằng: “Hiểu người khácchính là chìa khoá để lãnh đạo thành công Tại Shopee, điều quan trọng với chúng tôi làlàm thế nào để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên, đối tác và người dùng”

 Tình hình phát triển:

University” Vào tháng 12 năm 2015, sự kiện lần đầu tiên được tổ chức tại Đài Loan.Hiện tại, có khoảng 70.000 nhà bán hàng trên tất cả các thị trường đem lại lợi ích từ khoáhọc trong sự kiện này.

Giới thiệu Shopee Mall trên toàn khu vực Đến tháng 6 năm 2017, Shopee Mall đãđược ra mắt tại Đài Loan Đến hiện tại, đã có hơn 11.000 người bán trên Shopee Mall tại

7 thị trường

Đến năm 2018, tổng giá trị hàng hoá (GMV) của Shopee đã đạt mức 10 tỷ đô la

Mỹ với hơn 600 triệu giao dịch trên nền tảng

Vào tháng 5/2018, Shopee đã hợp tác cùng P&G để giới thiệu Super Brand Day(Ngày Hội Siêu Thương Hiệu) đầu tiên tại Indonesia Kể từ đó, Shopee tiếp tục tổ chức 70Super Brand Day trên toàn khu vực

Năm 2018, Shopee công bố BlackPink là Đại sứ thương hiệu đầu tiên của khu vựctrước thềm sự kiện Shopee 12.12 – Siêu sale sinh nhật

Năm 2019, Shopee tiếp tục công bố Cristiano Ronaldo là Đại sứ thương hiệu củaShopee trước sự kiện 9.9 – Ngày Siêu Mua Sắm

Đến tháng 12 năm 2019, Shopee đã bán được 80 triệu mặt hàng trong một ngàyduy nhất 12.12 – Siêu sale sinh nhật

Năm 2019, Shopee Live và Trò chơi ứng dụng đã đạt tổng cộng 500 triệu lượt xemtrên Shopee Live và hơn 1 tỷ lượt tham gia các trò chơi trên ứng dụng của Shopee

 Các thành tựu, kết quả doanh nghiệp đã đạt được:

Tính đến năm 2017, nền tảng này đã ghi nhận 80 triệu lượt tải ứng dụng, tại ViệtNam là hơn 5 triệu lượt Sàn này hiện đang làm việc với hơn bốn triệu nhà cung cấp với

Trong quý 4 năm 2017, tổng giá trị hàng hoá của Shopee được báo cáo đạt 1,6 tỷ

đô la Mỹ, tăng 206% so với năm trước

Kể từ khi được thành lập, Shopee đã đạt được sự tăng trưởng theo cấp số nhân.Nền tảng này đã được hơn 160 triệu danh sách đang hoạt động với hơn 6 triệu người bán,bao gồm hơn 7.000 thương hiệu và nhà phân phối hàng đầu

Vào năm 2015, Shopee đã được trao giải thưởng “Khởi Nghiệp của năm tạiSingapore” trong ấn bản thứ hai của tạp chí “Giải thưởng Vulcan”

Đến năm 2021, Shopee được vinh danh tại top 3 “Thương hiệu tốt nhất Việt Namnăm 2021” và là nền tảng Thương mại điện tử (TMĐT) duy nhất góp mặt bảng xếp hạngnày, theo báo cáo “Bảng xếp hạng thương hiệu tốt nhất toàn cầu” (Global Best BrandRankings 2021) vừa được YouGov công bố Shopee đồng thời giữ vị trí thứ 6 tại bảng xếphạng toàn cầu

 Cơ sở vật chất – công nghệ:

+ Ứng dụng kinh doanh trên thiết bị di động:

Hiện nay, tình hình sử dụng điện thoại và số lượng điện thoại được sở hữu ở mỗingười là một con số tương đối lớn Shopee đã nhận thấy được sự tiện dụng đó và đã đặtcược vào làn sóng di động, họ tin rằng việc mua và bán trên di động sẽ là xu thế tất yếu

Vì thế, Shopee đã thâm nhập vào các thị trường khác đều thông qua ứng dụng di động.+ Ứng dụng trên trang web:

Mặc dù sự xuất hiện của Shopee trên thiết bị di động rất phổ biến Tuy nhiên đếnnăm 2016, đơn vị này mới có phiên bản trên máy tính

2.2 Công việc của các phòng ban:

Engineering and Technology (Bộ phận kỹ thuật và công nghệ): xây dựng nền tảng

hệ thống tốt nhất với những công nghệ phù hợp Giải quyết và chịu trách nhiệm với mọivấn đề liên quan đến công nghệ cả trong ngắn hạn và dài hạn Xây dựng một nền móngcông nghệ vững chắc đảm bảo cho tương lai

Business Development and Partnerships (Bộ phận hợp tác và phát triển kinh doanh): tìm kiếm những cơ hội mở rộng thị trường để đưa Shopee trở thành nền tảng

thương mại điện tử hàng đầu khu vực Đông Nam Á và Đài Loan Cung cấp cho ngườimua hàng của Shopee sự lựa chọn hàng hoá đa dạng với mức chi phí tốt nhất

Product Management (Bộ phận vận hành ứng dụng): là cầu nối giữa các lập trình

viên, phòng kinh doanh và bộ phận thiết kế sáng tạo tại Shopee Bên cạnh đó, họ còn chịutrách nhiệm trong việc thực hiện chiến lược, vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu kinh

Cross Border eCommerce (Bộ phận hợp tác xuyên quốc gia): giúp người bán giới

thiệu sản phẩm của họ xuyên suốt 7 thị trường thương mại và cung cấp cho họ những dịch

vụ về việc vận chuyển hàng hoá, vận hành, thanh toán xuyên quốc gia và hỗ trợ lưu khonước ngoài

SeaMoney: chịu trách nhiệm thúc đẩy các đổi mới bằng cách cung cấp một loạt các

sản phẩm và dịch vụ tài chính cho các cá nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khu vực.Thực hiện các công việc liên quan đến các ứng dụng hệ thống tài chính như dịch vụ thanhtoán trực tuyến

Marketing: chịu trách nhiệm lên ý tưởng và triển khai các hoạt động tiếp cận thị

trường để đạt được mức độ sử dụng và khả năng hiển thị trên nền tảng cao hơn Ngoài ra,còn chịu trách nhiệm lập chiến lược, giải pháp cho dữ liệu, theo dõi và đo lượng dữ liệu

để tiếp cận khách hàng mục tiêu

Data Analysis (Bộ phận phân tích và xử lý dữ liệu):

 Business Intelligence (Trí tuệ doanh nghiệp hay Dữ liệu thông minh): xây

dựng nền tảng dữ liệu của Shopee để doanh nghiệp dựa vào đó có thể phântích và đưa ra những giải pháp thích hợp cho những vấn đề liên quan đếnviệc vận hành kinh doanh

 Data Science (Khoa học dữ liệu): sử dụng các phương pháp khoa học để

thúc đẩy các quy trình kinh doanh chính và nâng cao mô hình kinh doanhdựa trên sự hiểu biết về chiến lược kinh doanh, tối ưu hoá quy trình trìnhvận hành doanh nghiệp cũng như đánh giá được mô hình kinh doanh phùhợp

Design (Bộ phận thiết kế sáng tạo): chịu trách nhiệm về toàn bộ các thiết kế UI

(User Interface: giao diện người dùng)/UX (User Experience: trải nghiệm người dùng)bao gồm sự gia tăng người dùng, các chương trình khuyến mãi, ví tiền Shopee và thanhtoán, thủ tục xuất kho hàng hoá, tìm kiếm và đề xuất,…Tham gia các công việc trong quá

năng như nhóm kỹ thuật, rủi ro tín dụng,… để giám sát và bảo đảm hoạt động hàng ngàycủa các sản phẩm bảo hiểm có diễn ra suôn sẻ Điều phối các dự án tập trung vào cácchiến dịch và thu hút khách hàng Ngoài ra, giữ vai trò làm đầu mối liên hệ giữa các bộphận khác nhau trong công ty và các bên thứ ba có liên quan.

Legal and Finance (Bộ phận pháp lý và tài chính): thực hiện những công việc liên

quan đến pháp lý và tài chính, đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ, có trách nhiệm giảitrình, kiểm tra và đảm bảo số dư phù hợp cho doanh nghiệp

People (Bộ phận nhân lực): chịu trách nhiệm về nhu cầu nguồn lực cho mỗi phòng

ban (bộ phận) Thực hiện các công việc liên quan đến việc cải thiện và nâng cao khả năng

hỗ trợ của nhân sự

Operations (Bộ phận vận hành): thực hiện các công việc trong việc vận hành toàn

bộ quy trình từ lúc người mua tìm kiếm danh mục hàng hoá trên Shopee cho tới thời điểm

họ nhận được món hàng đó Ngoài ra, bộ phận còn tiến hành phân tích và giám sát chỉ sốKPIs trên toàn bộ khu vực, tìm hiểu và đánh giá nguyên nhân khi hệ thống vận hành nàygặp vấn đề

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TẠI DOANH NGHIỆP

1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

1.1 Cách bố trí nơi làm việc:

Văn phòng Shopee tại Việt Nam được thiết kế đáp ứng sự tăng trưởng nhanh chóngcủa startup trẻ với tổng diện tích gần 4500 m2 chiếm trọn mặt sàn 2 tầng 17,18 của tòanhà Sài Gòn Center 2, có thể nói đây là một trong những văn phòng quy mô và hiện đại

Thiết kế văn phòng hướng đến kết nối, hợp tác, cộng đồng: Văn phòng công ty

được thiết kế theo dạng hỗn hợp:

 Shopee đặc biệt chú trọng đến phần thiết kế không gian làm việc của nhânviên, nhằm tạo nên môi trường làm việc có tính tương tác cao Với mô hìnhtổng thể được thiết kế kiểu mạng lưới, các bộ phận dễ dàng trao đổi thôngtin và phối hợp làm việc với nhau

 Khu bàn làm việc là bàn dài, được nối tiếp nhau bởi các vách ngăn màu xámkhoảng 20-30cm Bên dưới khu vực bàn làm việc của mỗi người là ngănkéo tủ gồm 3 ngăn

 Hệ thống đèn trần được lắp dọc các khu vực làm việc

 Ngoài ra văn phòng công ty cũng được trang bị đầy đủ những trang thiết bịvăn phòng như: Máy tính, máy photocopy, máy scan, máy fax, trang thiết bịmạng (modem, switch),

 Không gian làm việc của quản lý cấp cao được thiết kế hoàn toàn bằng kínhnhằm tạo sự thoáng đãng và cởi mở, đón được ánh sáng tự nhiên - nhân viênthuận tiện trao đổi cùng cấp quản lý khi cần được tư vấn, hoặc đơn giản làgửi lời chào

 Ở một tập thể đông tập hợp rất nhiều những cá tính thì những cuộc đối thoạimặt đối mặt hay sự tương tác trực tiếp là điều cần thiết Vậy nên, rất nhiềuphòng họp kính khép kín hay những không gian mở để ngồi trò chuyệnđược bố trí rải rác dọc lối giao thông chính trong văn phòng để thúc đẩy hợptác giữa các bộ phận hay những không gian với sức chứa lớn sẵn sàng chonhững bữa tiệc nội bộ, hoạt động team building ngay trong công ty

Màu sắc

Màu cam là sắc màu chủ đạo xuyên suốt thiết kế, bên cạnh là màu nhận diệnthương hiệu thì còn mang đến những hiệu quả về thị giác cũng như cảm xúc Màu camtượng trưng cho năng lượng, sự thay đổi và chuyển động góp phần tạo nên bầu không khínăng động cần thiết đối với doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ Màu camcũng là màu của sự lạc quan Đó cũng chính là thông điệp Shopee gửi đến khách hàng ghéthăm văn phòng cũng như khách hàng sử dụng dịch vụ của mình: “We always find a way”– “Chúng tôi giải quyết các vấn đề khó khăn và không bao giờ bỏ cuộc”

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Trên bàn làm việc của nhân viên có những chậu cây xanh nhỏ, giúp không khí vănphòng tươi mát, trong lành hơn đồng thời cũng đem lại nguồn năng lượng tích cực chonhân viên

Ngoài phòng họp và khu vực làm việc, phần còn lại của văn phòng Shopee tựa nhưmột tổ hợp giải trí đúng nghĩa Ở văn phòng Shopee, gần như những áp lực, căng thẳng vànhàm chán của đội ngũ nhân viên khó có thể tồn tại, với hàng loạt các không gian phụ trợ,giải trí như phòng karaoke, game, yoga, khu vực đọc sách… Khu vực pantry rộng rãi vàthoáng đãng, trang bị đầy đủ vật dụng cần thiết như bàn, ghế, kệ tủ, lò vi sóng, tủ lạnh,thậm chí là bàn bi lắc để nhân viên có thể đạt được những giờ phút thư giãn, nạp thêmnăng lượng giúp tinh thần làm việc luôn giữ ở mức cao

Ưu và nhược điểm về cách bố trí văn phòng của công ty Shopee:

Hệ thống bàn làm việc dài được nối tiếp

với nhau kết hợp với hệ thống kính trong

suốt giúp văn phòng tạo được sự kết nối

giữa các nhân viên, đồng thời nhờ hệ

thống kính ngăn trong suốt mà diện tích

văn phòng được tối đa hóa, ánh sáng tự

nhiên được tận dụng triệt để

Vì là văn phòng được bố trí theo kiểu hỗnhợp nhưng không gian lại mang tính liênkết rất cao nên rất dễ phát sinh những vấn

đề liên quan đến đạo đức/ pháp lý (mất tàisản/ rò rỉ thông tin mật, )

Nhờ không gian mang tính kết nối như

vậy, các nhà quản trị dễ dàng trong việc

truyền đạt thông tin, quản lý nhân viên

Nhân viên cũng dễ dàng trao đổi, tương

tác với nhau

Không gian làm việc chỉ ngăn cách quanhững vách chắn khá nhỏ và những phòngkính sẽ khiến một số nhân viên khôngthoải mái khi làm việc

1.2 Công tác 5S của doanh nghiệp:

Các lối thoát hiểm được bố trí thuận tiện cho việc di chuyển trong các trường hợpkhẩn cấp

Văn phòng được trang bị và lắp đặt hệ thống camera quan sát, hệ thống cảm biếnbáo khói/cháy và hệ thống chữa cháy tự động

1.2.3 Sạch sẽ:

Việc lắp đặt các tấm kính hay vách kính, bên cạnh tận dụng hiệu quả ánh sáng tựnhiên, tiết kiệm chi phí điện cho công ty mà còn thuận tiện cho việc phát hiện và làm sạchcác vết bẩn

Công ty còn trồng thêm những loại cây xanh trong khu vực làm việc để điều hòakhông khí, tạo sự xanh sạch cho không gian làm việc.

Đối với công ty Shopee nói chung, mỗi nhân viên nói riêng, khi thực hiện đầy đủ 5S sẽ làm tăng tinh thần làm việc, tăng chất lượng cũng như hiệu suất, chất lượng công

tìm kiếm, từ đó nhân viên sẽ có nhiều thời gian tập trung cho công việc Bên cạnh đó, việc tối giản các vật dụng trong không gian làm việc, tận dùng của kính còn giúp giảm chi phí hoạt động cho công ty Shopee

Ưu nhược điểm khi thực hiện công tác bố trí văn phòng và 5S:

viên

Xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh

nghiệp đem lại nhiều cơ hội mới trong

kinh doanh

Rèn luyện tính kỷ luật cho nhân viên có

trách nhiệm hơn với bản thân và công

việc

Môi trường làm việc tạo cảm hứng

làm việc cho nhân viên

1.3 Công tác quản trị thông tin của doanh nghiệp:

1.3.1 Quản trị truyền thông:

Các phương tiện truyền thông Shopee dùng:

Kênh chính thức: Email, App nội bộ, truyền miệng (cuộc họp, giao ban)

 Dùng để đưa những thông tin, thông báo quan trọng, cần lưu trữ trong thời giandài Các thông tin chính thống, chính thức, đã qua kiểm duyệt

 Shopee quy định các thông tin khẩn cấp không dùng email để thông báo

Kênh không chính thức: Telegram, Skype, Hangout, Facebook, Zalo

 Tốc độ truyền tin nhanh, được người nhận tiếp nhận nhanh chóng, phản hồinhanh

Những thuật ngữ chuyên môn được dùng trong nội bộ Shopee:

Shopee quy định các văn bản, thông tin truyền thông mang tính trang trọng như:báo cáo, kế hoạch, dự án, khen thưởng… không được dùng những thuật ngữ chuyên môn.Những thuật ngữ này được dùng tự do nói chuyện hoặc trong các tin nhắn trò chuyện, traođổi công việc trên các mạng xã hội (messenger, zalo, )

Các quy định trong quản trị truyền thông của Shopee:

Tính chính xác, minh bạch: Thông tin chất lượng và chính xác không gây hiểu lầmcho người nhận hoặc người nhận hiểu sai ý nghĩa Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

Sự cởi mở: luôn cởi mở, chủ động sẵn sàng lắng nghe những ý kiến từ nhân viên,nhân viên Shopee, họ luôn chủ động, tích cực phản hồi ý kiến về những thông tin nhậnđược

Tính hai chiều: từ trên xuống và từ dưới lên, giữa các bộ phận đồng cấp, từ trong rangoài và từ ngoài vào trong (đối tác, khách hàng với công ty)

Trường hợp xảy ra vấn đề kỹ thuật hoặc lỗi đường truyền như: mất kết nối mạng,máy tính/laptop/smartphone bị hỏng, hệ thống nội bộ bị lỗi… Công ty Shopee quy địnhngười gửi thông tin phải luôn có sẵn phương án dự phòng để kịp thời truyền đạt thông tinđến người nhận đúng thời điểm

1.3.2 Công tác quản trị thông tin:

Phân loại thông tin:

Theo cấp quản lý:

 Thông tin từ trên xuống: từ CEO đến các Head Engineering; Head Supply

Partnerships → Nhân viên các bộ phận tương ứng

 Head Marketing → Trưởng các bộ phận Data Analysis; Design;Marketing → Nhân viên các bộ phận tương ứng

 Head Finance and Admin → Trưởng các bộ phận: Legal and Finance;People; Operations; Shopee & Money Programmes → Nhân viên các bộphận tương ứng

 Thông tin từ dưới lên và thông tin chéo: Từ nhân viên các bộ phận lêntrưởng các bộ phận, lên các Head Ngoài ra các bộ phận, phòng ban cũngtrao đổi thông tin với nhau

Theo chức năng của thông tin:

Thông tin các bộ phận Engineering; Supply Chain; Marketing; Finance and Adminđược phân chia theo đặc điểm, chức năng riêng của từng bộ phận:

 Engineering: Thông tin liên quan đến các vấn đề về công nghệ trong ngắnhạn và dài hạn

 Supply Chain: Thông tin về chuỗi cung ứng, chiến lược hợp tác phát triển,

 Marketing: Thông tin về thị trường, bán hàng, quảng bá sản phẩm,

 Finance and Admin: Thông tin chung về hệ thống vận hành, tài chính, pháp

lý, nhân sự,

Tổ chức thực hiện quản trị thông tin

Head

Engineering

Head SupplyChain

HeadMarketing

Head Financeand AdminPhân loại các

thông tin đang

nắm giữ

- Dự án, côngtrình, các kếhoạch sản xuất

nghiê £p

- Lập và thẩmđịnh các hồ sơthiết kế kỹthuật

Quản lý, giámsát kỹ thuật các

dự án máymóc, thiết bịmới

- Quản lý việchợp tác, bánhàng của công

ty, đảm bảo nhàcung cấp cungứng các đơnhàng phù hợpcho các nhucầu của công ty

- Thông tin về

hệ thống quản

lý nhà kho vàhàng tồn kho

- Thông tin vềquảng bá, pháttriển hình ảnhthương hiệucủa công tyThông tin vềcác chiến lượcmarketing

- Xử lý các vấn

đề về thuế

- Các thông tin

về quản lý nhânsự

- Thẩm địnhcác hồ sơ thiết

kế kỹ thuậtQuản lý, giámsát kỹ thuật các

dự án máymóc, thiết bịmới

- Liên hê £, đàmphán và traođổi với các nhàcung ứng đểtìm ra đối tácphù hợp nhất

- Thông tin vềdịch vụ tàichính cho các

cá nhân vàdoanh nghiệp

Thực hiện cáccông việc liênquan đến cácứng dụng hệthống tài chínhnhư ngân hàng

di động

- Thiết lập hệthống thông tin

về giá cả, nhucầu thị trường,sản phẩm, đốithủ cạnh tranh

- Hoạch định,định giá, phânphối và thúcđẩy sản phẩm

- Lập ngân sách

và đưa ra dựbáo tài chính

- Ghi nhận cácgiao dịch tàichính

- Thông tin vềcác hoạt độngđầu tư hiện tại

và sắp tới củadoanh nghiệp

- Những biếnđổi trong hệthống nhân sựcông ty

Truy cập thông

tin

- Nhân sự củatừng phòng bankết nối, truycập thông tin

- Nhân sự củatừng phòng bankết nối, truycập thông tin

- Nhân sự củatừng phòng bankết nối, truycập thông tin

- Nhân sự củatừng phòng bankết nối, truycập thông tin

các bộ phận,phòng banriêng biệt)Yêu cầu để truycập hệ thống:

+ Có thông tintài khoản nhânviên đã đượccấp trong hệthống công ty+ Đăng nhậptài khoản cần

có password

các bộ phận,phòng banriêng biệt)Yêu cầu để truycập hệ thống:

+ Có thông tintài khoản nhânviên đã đượccấp trong hệthống công ty+ Đăng nhậptài khoản cần

có password

các bộ phận,phòng banriêng biệt)Yêu cầu để truycập hệ thống:

+ Có thông tintài khoản nhânviên đã đượccấp trong hệthống công ty+ Đăng nhậptài khoản cần

có password

các bộ phận,phòng banriêng biệt)Yêu cầu để truycập hệ thống:+ Có thông tintài khoản nhânviên đã đượccấp trong hệthống công ty+ Đăng nhậptài khoản cần

có passwordLưu giữ và duy

trì thông tin

- Theo dõi,kiểm soát cáchợp đồng công

ty đã ký kết về

kỹ thuật

- Ghi nhâ £n cácthay đổi trongthiết kế trước

và trong suốtquá trình thựchiê £n dự án hay

kế hoạch sảnxuất

- Theo dõi cácthông tin vềbảo trì, sửachữa, nâng cấp

và thay mới hệthống thiết bịtheo định kỳhoặc khi có dấu

- Lưu trữ và phục hồi dữ liệu cho những hoạt động kinh doanh của công

ty thông qua một số loại hệ thống hỗ trợ cho những hoạtđộng chuỗi cung ứng

- Duy trì thôngtin về mục tiêuMarketingchung của côngty

- Xây dựng nềntảng dữ liệucủa Shopee đểdoanh nghiệpdựa vào đó cóthể phân tích vàđưa ra nhữnggiải pháp thíchhợp cho nhữngvấn đề liênquan đến việcvận hành kinhdoanh

- Ghi nhâ £n cácgiao dịch tàichính phát sinhtrong doanhnghiê £p và tiếnhành lâ £p báocáo tài chínhtổng hợp cùngcác báo cáo chitiết về thunhâ £p, bảng cânđối kế toán,báo cáo lưuchuyển tiền tê £theo định kỳ

- Duy trì thôngtin hồ sơ vềnhân sự công ty