Chuyên đề thực tập final assignment integrated skills

Therefore, some difficulties in management have occurred over time: - Excessive use of cell phones during work hours leads to poor performances and productivity: Throughout their shifts,

NATIONAL ECONOMICS UNIVERSITY

-*** - 

FINAL ASSIGNMENT

INTEGRATED SKILLS

Group 6 – Management Styles

Group members: Nguyen Le Ngoc Mai – 11193283

Vo Bich Ngoc – 11193864 Luu Thi Ngoc Yen - 11195889

Ha noi, 05/2020

Chuyên đề thực tập cuối khóa

TABLES OF CONTENTS

I Introduction 3

1 Brief background 3 1.1 About Chago Tea & Cafeteria 3 1.2 About the store 3

2 Problem statement 4

II Analysis 5

1 The root cause of the problem and its effects 5 1.1 Management Style and Work Culture 5 I.2 Unprofessional staff 6

2 Existing solutions 7 2.1 Listing the solutions 7 2.2 Evaluating the existing solutions 7 III Recommendations and Implementation plan 9

1 Evaluating each recommendation 9

2 Implementation plan 10

IV Conclusion 12 REFERENCES 13

Chuyên đề thực tập cuối khóa

I INTRODUCTION

1 Brief background

1.1 About Chago Tea & Cafeteria

Chago Tea & Cafeteria is

a   milk   tea   brand   which was originated in Taiwan,

a   country   in   which produces   thousands   of world’s   famous   milk   tea brands   The   brand   has been   on   Vietnamese market for 5 years (since 2015)   and   has   presented

in over 15 provinces and cities with 30 stores. Cha

go   Tea   &   Cafeteria   was able   to   attract   many Vietnamese young people with its crafted innovations of the classic milk tea since then. 

1.2 About the store

The   store   is   a   franchise store   of   Chago   Tea   & Cafeteria,   which   was established   on   July   23rd,

2018   by   Nguyen   Hoai Nam   at   125,   Tran   Khat Chan   Street,   Hai   Ba Trung District, Hanoi.  Despite the vast space of the   store,   it   gives   the customers   a   warm   and cozy   feeling   with   both natural and artificial light. The interior is decorated with wooden furniture and

Chuyên đề thực tập cuối khóa

bold   paintings   on  the   walls   to   create   a   hint  of   retro   vibe   –   which  is   popular amongst young people these days. Its target customers are teenagers and young adults. 

2 Problem statement

The store has about ten staff members and all of them are part-time employees who work only about five to six hours per day. Although the relaxed atmosphere in the store is what makes the staff feel comfortable and welcoming, it is also what brings troubles to the store’s manager. Combine this and the fact that the middle-manager is having a maternity leave, the situation is more likely to be out of control. Besides, as the manager   constantly   shows   tolerance   and   mercy   when   an   employee   does   something wrong, the employee gradually lose the respect for her. Therefore, some difficulties in management have occurred over time:

- Excessive use of cell phones during work hours leads to poor performances and productivity: Throughout their shifts, the employees usually do their job distractedly   and hastily  in  order to  go back to  their cell phones  as  fast  as possible

- Irresponsible behaviors from dispensing counter employees causes waste of ingredients and thus affects negatively on the store’s production costs: The employees are supposed to cook tapioca pearls every two hours so the pearls would not go off, but some of them cook in excessive amount to lessen their work. But once the manager comes around, they throw away all the pearls to get away

- Habit of being tardy has been formed, which makes great impact on work efficiency: Some employees see the manager’s leniency as a chance to show their tardiness. They often go to work late and give excuses get off earlier than usual

Chuyên đề thực tập cuối khóa

II ANALYIS

1 The root cause of the problem and its effects

1.1 Management Style and Work Culture

1.1.1 Management Style

Management styles are the characteristic ways of making decisions relating to subordinates. Managers have to perform many roles in an organization, and how they handle various situations will depend on their style of management. Strategies, efforts, or direction   are   used   by   the   manager   to   create   an   efficient   workplace   and   to   achieve organizational   goals   The   style   of   the   manager   will   influence   the   style   of   the   key personalities, and according to the chain reaction is to other members of the organization

The store is managed by “Democratic style” management. Managers solve issues

or   makes   changes   with   the   aid   of   asking   the   recommendations   and   feedbacks   of employees   during  working   process,   respecting   the   freedom   expression  of   employees, always putting employees’ benefits on top to ensure job satisfaction and create a friendly and effective working environment. They also create conditions for employees to develop their capacity; employees are encouraged to speak out their personal opinions and ideas This style of leadership causes discipline, loss of responsibility, and accountability for employees' work. When the team fails for some reason under this leadership style, there tends to be a lot of blame that is passed around. Taking responsibility for failure should lie with the leadership, but it is often passed along to the person who offered the idea that failed and those who supported the idea. Should this occur, the morale of the individuals being blamed becomes even lower and negative responses become more common

1.1.2 Work Culture

Work culture is essential to employees because they can only be satisfied with their current job when it suits the company culture. Employees tend to love their work when their needs and values are consistent with the values and goals of the business From there, they tend to develop relationships with colleagues better and work more effectively. On the other hand, if working for a company where they do not fit into the company culture, the joy in work that gives them will certainly diminish. 

The  store   has   a  comfortable,   pleasant,  friendly,   dynamic   and  modern working environment   Managers   are   also  very  attentive   to  the   staff,   ensuring  job  satisfaction Working culture is also creative, flexible, and suitable for young people who want to promote their values and strengths. However, this adaptable work culture has made the employees' discipline and responsibility seriously degraded

Chuyên đề thực tập cuối khóa

1.2 Unprofessional staff

Employees   work   with   a   lack   of   responsibility   to   the   job,   not   dedicated   in completing the assigned work. They also abuse their rights, do not respect the provisions

of store, and show attitude to the managers. In addition, internal store personnel also have problems. Personnel in the shop, among the shifts, do not unite, show signs of division, dismantle; old employees bully new ones, entice new employees to quit. The lack of accountability, unpolished and unprofessional work of staff has caused many damages to the store, especially affecting the relationship between managers and employees. 

Building a store, product quality, service and professionalism takes a lot of time and   effort   Unprofessional   service   attitude   or   lack   of   professionalism   will   make customers feel dissatisfied. This will make them equate the weakness of an employee with your store. Unprofessional service attitude or lack of professionalism will make customers feel dissatisfied. This will make them equate the weakness of an employee with the store. If the reputation was compromised in this way, it would be difficult to justify and regain reputation. It will take a lot of effort and time to recover, which is taking into account the case you still have enough capacity to perform

Unprofessional   employees   not   only   affect   store   profits   and   business,   but   also reduce the morale of hard-working employees. The remaining members of the group will have to take on the work of the weak, thereby giving birth to discontent, not wanting to dedicate anymore or possibly worse. In the long run, professional employees can leave if their workload becomes overloaded, while the managers have to deal with the problems that unprofessional workers bring up, such as using the phone during working hours, using store materials, not focusing during working hours, customer service attitude and lack of responsibility

Non-proactive   workers   always   disrupt   management   and   business   Instead   of spending a lot of time focusing on core issues, managers spend time training employees who are  ignorant and constantly asking questions. This causes managers  losing their productivity, affecting the development of the company. They cannot run or execute big plans   due   to   spending   too   much   time   tracking   down   annoying   employees   Another potential instability is the waste of human resource training and capacity building for weak employees. The continuous training and fostering expenses will cost the company time and money, not to mention the time consuming of training staff. In addition, the training sessions may not be completed completely

Chuyên đề thực tập cuối khóa

2 Existing solutions

2.1 Listing the solutions

Define policies for technology use

Limiting or prohibiting use of cell phones during work hours. Since the store is a food and beverage business, employees are expected to give the customers undivided attention. If not, their careless behavior might cause inconvenience for the customers, which leads to negative consequences on the business’ reputation and profits. However, employees are allowed to use cell phones during break

Temporary pay cut

Cutting or making a pay deduction for offences relating to damage or loss of property. Manager can use the act as a warning for each time an employee has a rule-violating behavior and the loss is recovered from the pay of the employee. At present, the employees are fined 50,000 VND for each mistake they make, which is higher than their salary of 16,000 VND per hour

Consider termination

Put   an   end   to   the   employee’s   duration   within   the   business   If   an   employee repetitively has rule-violating behavior or show little to no improvement over time and is deemed unsuitable for the job, the manager can choose to require the employee to leave The manager had to dismiss quite a few of their staff since the business’ opening for being unprofessional and overstepping boundaries

2.2 Evaluating the existing solutions

Every solution has its own advantages and disadvantages that manager should be aware of in order to build a smart employee discipline strategy

The first solution which is defining policies for technology use has quite concise benefits. It can keep use of personal cell phones at bay, reduce it to a reasonable limit so that it will not distract work process. Once the use of cell phones is limited, it will bring profits to the business as undivided attention promises improved performances, increased productivity and satisfied customers. However, the new policy might cause trouble to both employees and manager in some situations. The staff can be irritated with being separated from their phones and social media since all of them are young adults, so the manage must think the policies through thoroughly in order for the policies to work.  

The second existing solution can be considered negative in some places, but it is definitely beneficial for the business. The pay cut will give the employees at fault a sense

of   responsibility   and   duty,   make   them   self-reflect   on   their   inappropriate   behavior

Chuyên đề thực tập cuối khóa

Besides, by disciplining this way, the store may be able to reduce its production costs and increases   its   profits   a   small   amount   Still,   the   cut  may   cause   disagreement   since   no employee   is   fond   of   pay   cut,   but   it   will   certainly   encourage   them   to   fix   their   own behavior in the future

The last solution is the final resort to both because it brings the least benefits to either the employees or the business. As the employees will be made redundant, the business might be slowed down temporarily due to lack of staff, and manager will also have to face some difficulties since it takes time, money and effort to recruit new staff for the store. However, on a more positive note, the manager will be able to eliminate the incompatible employees and opt for more appropriate ones for the business in the future

Chuyên đề thực tập cuối khóa

III RECOMMENDATIONS AND IMPLEMENTATION PLAN

1 Evaluating each recommendation

Hiring a new middle-manager

As of right now the middle-manager of the store is taking a maternity leave. The store is selecting in each shift a shift leader to do her part. Therefore, the first solution that can be considered is to hire a new one to take her place. It can reduce the amount of work the general manager is having at the moment. In a small business such as this, it is a common issue where the low financial resources prevent employer from hiring more staff   As   a   result,   the   employer   often   takes   too   many   responsibilities   on   himself   or herself. This has proven to cause stress to the manager. The work efficiency will also be reduced if the tasks are not organized smartly. Hiring a professional to do the job will be more efficient than letting students do it. However, this recommendation has a lot of drawbacks. One of them is that the middle-manager will only be absent for about six months, and she has proven to be efficient at her job. In addition, as the salary of the middle-manager is 7,000,000 VND, it will add into the financial burden of the business

It will also take the new one some time to get used to the rules of the store. Hiring another person seems like a waste of time and resources. 

Restricting phone usage policy

Currently,   the   store   is   dealing   with   employees’   excessive   use   of   phones   by deducting   their   salary   This   is   not   the   best   method,   but   in   this   case,   it   is   the   most appropriate one. The entire staffs are between 18 and 22 years old. They are young and can easily get distracted by messages and social media. They also lack professional work ethic due to their inexperience. As a result, the managers must apply strong measures to handle   this   situation   and   cannot   count   on   them   to   change   their   habits   voluntarily Monetary penalty will give them the strongest incentive to reduce their phone usage They will be more careful when their salary is endangered. Therefore, in the future, the employer should continue implementing this method at the store. The current penalty rate

is 50,000 VND per error. Given that the average salary of a part-time staff is 2,500,000 VND   per   month,   if   the   employees   make   only   one   mistake   of   using   their   phone excessively a day, they can lose more than 50% of their monthly pay. Although some might consider this solution as punitive, and it can easily lead to employee complaint, it

is necessary to train employees on their self-control and professional work ethic. It can also help them focus on doing the assigned tasks and not letting distractions affect the business   While   applying   this   solution,   the   managers   must   always   monitor   its effectiveness and make decisions whether to lower or higher the penalty rate so as to keep the employees happy but still get them off their phone

Changing management style from democratic to autocratic

The core cause of the problem is the leniency in leadership style. Therefore, in the long term, the manager needs to change the way she manages the store, from democratic

Chuyên đề thực tập cuối khóa

style to autocratic style. Although democratic style has its own advantages as it creates a comfortable, stress-free work environment for the employees, this is not the best way to manage   a   small   beverage   store   such   as   Chago   This   style   can   only   be   applied   to   a business when the personnel’s are highly trained and needs less supervision. In this case, all the employees are young adults. Their sense of self-discipline is low and they lack professional work ethic, so democratic style can lead to work inefficiency. The employer has been too lenient on her staff, and it has made her subject to cleaning up after lazy workers. Meanwhile, applying the autocratic style of management can bring this small business many positive effects. Employees need to have respect for their boss if she wants them to listen to her. The style not only improves overall communication as well as productivity but also counters team inexperience. Leadership style depends largely on each manager’s personality, so it might take some time for the leader to fully change her style. However, when she runs a small business, this can determine her success or failure Therefore, in order to thoroughly solve the problem of unprofessional behaviors among staff members, the manager needs to find out the most suitable management style for her store so as to ensure the success of the business and maximize the profit

In   short,   after   evaluating   each   solution’s   strengths   and   weaknesses,   the   best solution to solve the store’s problem of unproductive and irresponsible employees is to change the management style from democratic to autocratic

2 Implementation plan

The process of changing one’s management style will take time and effort. Unlike changing external factors such as the store’s location or items on the menu, the store now needs to change its management style, which often goes along with the employer’s belief and personality. It will be harder, as it is the internal factor that needs to be changed. This

is the implementation plan to successfully change the style

The first thing the employer must do is to recognize that the fault lies in her too lenient   way   of   managing   the   staff   Her   belief   of   wanting   to   create   a   stress-free environment is not wrong, but it is not suitable when dealing with employees who are young and inexperienced. They haven’t had any professional work ethic, and instead of providing it for them to learn, she decided to be lenient with their needs. She must keep

an open mind and try out another way to successfully run a business of that size  – autocratic style. It can help to teach them to be professional during work hours and improve the quality of their work. The problem lies within the employer, so she must change her mindset first. She can achieve it by practicing it every day and seek out advice from people who have been successful at managing their business

The next thing is to restrict the store’s policies. Changing to autocratic style means that the employees now have to work in a stricter environment, and the policies are what

Chuyên đề thực tập cuối khóa