Khái niệm khái quát chung về kế toán kho
Khái niệm
Kế toán kho trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đối chiếu hóa đơn, theo dõi tình trạng xuất nhập tồn, cũng như đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế tại kho Việc quản lý các phát sinh trong kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro và sai sót trong quá trình thanh toán.
Kế toán kho và thủ kho thường có mối liên hệ chặt chẽ, vì vậy nhiều doanh nghiệp chọn một người đảm nhiệm cả hai vai trò này Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đặc thù, với yêu cầu kiểm soát số lượng lớn hàng hóa, vật tư và trang thiết bị, thường có vị trí thủ kho riêng biệt, thậm chí còn có quản lý cho từng bộ phận hoặc nhóm hàng hóa cụ thể.
Vai trò kế toán
- Kiểm soát, theo dõi, lập báo cáo xuất nhập tồn kho, đề xuất lập kế hoạch vật tư, hàng hóa,…
Ghi chép và sắp xếp số liệu trên sổ sách để đối chiếu với thực tế tại kho là rất quan trọng Tham gia trực tiếp vào việc kiểm đếm số lượng hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
- Nộp chứng từ, báo cáo kế toán liên quan theo quy định.
Kế toán kho đảm nhiệm việc lập hóa đơn và chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh, bao gồm chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng hóa, đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào, đầu ra.
Ví dụ: kế toán công ty thực hiện lập phiếu nhập hàng kem chứng từ đầu vào như hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu giao nhận để kiểm tra
Quy trình công việc kế toán kho thường làm
Kế toán kho vận dụng phương pháp chứng từ để ghi chép các công việc kế toán, thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp lý và hợp pháp theo quy trình nhất định Trong chu trình hàng tồn kho, các loại chứng từ thường được sử dụng bao gồm:
Chứng từ nhập mua vật tư hàng hóa bao gồm các tài liệu quan trọng như phiếu đề nghị mua hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho và thẻ kho, tất cả đều cần thiết để quản lý và ghi nhận quá trình mua sắm hiệu quả.
- Chứng từ kho cho sản xuất của có: phiếu yêu cầu lĩnh vực vật tư, phiếu xuất kho vật tư và thẻ kho.
- Chứng từ suất bán thành phẩm, hàng hóa: đơn mua hàng, vận đơn, phiếu kho, hóa đơn bán hàng và thẻ kho.
Các tài khoản kế toán kho thường áp dụng
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
Tài khoản 158 – Hàng hóa kho bảo thuế
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Chứng từ sử dụng trong kế toán kho
Theo hướng dẫn của thông tư 133 và thông tư 200 của Bộ Tài Chính:
Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT
Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 03-VT
Phiếu báo vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 04-VT
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 05-VT
Bảng kê mua hàng: Mẫu số 06-VT
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mẫu số 07-VT
Khái quát chung về hàng tồn kho
Khái niệm hệ thống hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp, thể hiện dưới dạng vật chất và có nhiều hình thức khác nhau Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, hàng tồn kho thường bao gồm các loại sản phẩm và nguyên liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ.
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa.
Ngoài ra, còn tồn tại một số hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng không có mặt tại kho do nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như hàng đang vận chuyển hoặc hàng gửi bán.
Phân loại hàng tồn kho
1.2.2.1 Phân loại theo nguồn gốc hình thành
Hàng mua từ bên ngoài là những sản phẩm mà công ty nhập từ các nhà cung cấp bên ngoài, không thuộc hệ thống tổ chức của công ty.
Hàng mua từ bên trong là những mặt hàng tồn kho mà doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức kinh doanh của mình, bao gồm việc mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc trong cùng một cơ sở hợp tác.
- Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là những mặt hàng tồn kho được doanh nghiệp tự gia công và sản xuất thành sản phẩm.
1.2.2.2 Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng
Hàng hóa tồn kho trong kinh doanh thể hiện giá trị hàng tồn kho được quản lý hợp lý, giúp đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ Điều này đồng nghĩa với việc công ty có sự dự phòng cần thiết cho những thời điểm khẩn cấp.
Hàng tồn kho chưa cần sử dụng hoặc hàng tồn kho không cần sử dụng thể hiện giá trị của những sản phẩm kém chất lượng, không phục vụ cho quá trình sản xuất, hoặc không được doanh nghiệp dự trữ ở mức tối ưu.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc góp vốn liên doanh liên kết, phản ánh giá trị tài sản của doanh nghiệp và giúp duy trì mối quan hệ hợp tác trong kinh doanh.
Phân loại hàng tồn kho giúp kế toán kho xác định rõ trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng hóa, từ đó làm cơ sở cho việc hạch toán giá trị hao hụt và mất mát trong quá trình bảo quản.
1.2.2.3 Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản
Hàng hóa tồn kho, dù ở bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp, đều thể hiện giá trị của hàng tồn kho được quản lý tại tổ chức hoặc hàng hóa được gửi đi và nhập khẩu từ nhà cung cấp.
Phân loại hàng tồn kho là cần thiết để xác định trách nhiệm vật chất, từ đó tạo điều kiện cho việc hạch toán giá trị hao hụt và mất mát trong quá trình bảo quản.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho
1.2.3.1 Các nguyên tắc xác định giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc
- Là nguyên tắc được quy định cụ thể cho từng vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành vào thời điểm tính giá
Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm các chi phí mua, chi phí chế biến và những chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc phát sinh mua hàng, nhằm đảm bảo hàng tồn kho được lưu trữ ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí liên quan đến giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí ngoài và chi phí chế biến tại công ty, do đó hàng tồn kho sẽ được xác định dựa trên các chi phí trực tiếp này.
Chi phí mua hàng bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua hàng Ngoài ra, các chi phí khác liên quan đến hàng tồn kho tại công ty cũng cần được tính đến, cùng với các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đúng quy cách hoặc chất lượng, sẽ được trừ khỏi chi phí không cần thiết của công ty.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường được xác định bằng giá bán ước tính trừ đi chi phí ước tính cần thiết để hoàn thành sản phẩm.
Một số chi phí không được tính vào giá gốc bao gồm chi phí bảo quản hàng tồn kho, ngoại trừ các khoản chi phí bảo quản cần thiết cho sản xuất, cũng như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tính theo nguyên tắc nhất quán
Việc áp dụng pháp định trong việc định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp Sử dụng phương pháp kế toán thống nhất qua các kỳ kế toán sẽ giúp báo cáo tài chính trở nên có ý nghĩa và dễ so sánh hơn.
Có nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản cố định và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, mỗi phương pháp sẽ cho ra những con số khác nhau về chi phí và lợi nhuận Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, vì tất cả đều được công nhận Tuy nhiên, một nguyên tắc quan trọng trong kế toán là nếu đã chọn áp dụng phương pháp nào thì cần duy trì sự nhất quán trong các kỳ kế toán.
Hàng tồn kho tính theo nguyên tắc thận trọng
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu các kế toán viên thực hiện việc xem xét, cân nhắc và phán đoán để lập các ước tính kế toán trong bối cảnh không chắc chắn Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong các báo cáo tài chính.
+ Phải lập dự phòng nhưng không được quá lớn
+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập của doanh nghiệp hiện có
- Nguyên tắc này đòi hỏi kế toán viên, giá trị hàng tồn kho, được phản ánh theo giá trị ròng có công thức như sau:
[ Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản – Khoản dự phòng ]
Hàng tồn kho tính theo nguyên tắc phù hợp
Theo nguyên tắc phù hợp, khi hàng tồn kho được bán, giá gốc của hàng hóa đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, tương ứng với doanh thu liên quan Việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán và chi phí trong kỳ cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
Giá vốn sản phẩm sản xuất thành phẩm được ghi nhận là chi phí trong kỳ bán hàng, nhưng nguyên tắc phù hợp có thể bị vi phạm nếu thông tin trên báo cáo tài chính không chính xác, dẫn đến sai lệch trong xu hướng lợi nhuận của doanh nghiệp Nếu hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất tài sản cố định hoặc làm nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất, giá gốc của hàng tồn kho sẽ được hạch toán vào tài sản cố định.
1.2.3.2 Giá thực tế nhập kho Ý nghĩa của giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản xuất được xác định theo những vấn đề sau :
- Đối với hàng hoá mua ngoài
[Giá thực tế = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình
- Đối với doanh nghiệp thường hay nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá ghi trên hoá đơn là gía chưa có thuế GTGT.
- Với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: giá ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT.
Doanh nghiệp cần xem xét các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho bãi, chi phí bốc vác và chi phí hao hụt tự nhiên trong định mức hàng hóa.
- Đối với những hàng hóa được công ty thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự ra công chế biến được tính theo công thức sau:
Giá thực tế nhập kho được xác định bằng tổng giá trị vật tư và hàng hóa xuất chế biến cộng với chi phí chế biến Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tính đến các chi phí khác liên quan như chi phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa từ nơi chế biến về doanh nghiệp.
- Thế giới hàng hóa do nhà nước cấp, cấp trên cấp:
[ Giá thực tế = Giá trị bàn giao + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ,… ( nếu có ) ]
Đối với hàng hóa góp cổ phần và liên doanh với doanh nghiệp, giá thực tế của hàng hóa nhập kho cùng với giá trị vốn góp sẽ được hội đồng Liên doanh thống nhất đánh giá và xác định.
[ Giá thực tế + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ,… ( nếu có ) ]
1.2.3.3 Giá thực tế xuất kho
Hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được nhập kho sẽ được kế toán ghi nhận theo giá thực tế, tuy nhiên, đơn giá có thể khác nhau tùy thuộc vào từng lần nhập và thời điểm nhập Do đó, kế toán cần xác định giá thực tế cho mỗi lần xuất kho Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá để xác định giá thực tế xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho từng loại riêng biệt.
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh
- Phương pháp giá bình quân gia quyền
- Phương pháp gía nhập trước xuất trước ( FIFO)
- Phương pháp gía nhập sau xuất trước ( LIFO)
Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho đều mang lại những ưu và nhược điểm riêng Độ chính xác và độ tin cậy của từng phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, năng lực của kế toán viên, cũng như trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán hàng tồn kho
1.2.4.1 Kế toán chi tiết về hàng tồn kho
Trong kinh doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp số dư a Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp này có nhiều ưu điểm như đơn giản và dễ thực hiện, đảm bảo tính chính xác của thông tin, đồng thời cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản trị Chính vì vậy, nó được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp.
Nhược điểm của việc ghi chép rữa kho và phòng kế toán là tính trung lập về chỉ tiêu số lượng, với việc kiểm tra đối chiếu chỉ diễn ra vào cuối tháng, điều này hạn chế chức năng của phòng kế toán Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa đa dạng, khối lượng nhập xuất ít, chi phí phát sinh không thường xuyên và kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là một lựa chọn cần xem xét.
Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ưu điểm: phương pháp làm việc này sẽ giúp kế toán thực hiện đối chiếu dễ dàng và đơn giản
Nhược điểm của phương pháp kế toán sổ dư là việc ghi chép thường diễn ra vào cuối tháng, dẫn đến việc không kịp thời cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau Do đó, phương pháp này ít được doanh nghiệp áp dụng trong thực tế.
Sơ đồ 1.3 kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp số dư
Phương pháp kế toán thủ công mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc hạn chế sự ghi chép trung lập giữa kho và phòng kế toán Điều này cho phép kế toán thường xuyên kiểm tra công việc ghi chép tại kho, quản lý hàng hóa hiệu quả hơn Hơn nữa, kế toán có thể ghi chép tiêu giảm trong tháng, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa và thường xuyên thực hiện nhập xuất, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp xây dựng hệ thống giá hạch toán Điều này đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm cao.
1.2.4.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Kế toán có thể sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn của kế toán viên và các quy định của chế độ kế toán hiện hành Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
Phương pháp kê khai thường xuyên là kỹ thuật theo dõi và ghi nhận liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho Phương pháp này cho phép phản ánh chính xác từng loại hàng tồn kho trên các tài khoản, giúp quản lý hiệu quả hơn.
Phương pháp kiểm kê định kỳ là cách thức không theo dõi liên tục tình hình biến động của vật tư và hàng hóa Theo phương pháp này, cần ghi nhận giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên kiểm kê cuối kỳ, từ đó xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế của từng loại hàng tồn kho.
Phương pháp hạch toán tổng hợp kế toán kho
- Trong kế hoạch một doanh nghiệp hay một đơn vị kế toán chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau:
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách học toán thông qua việc theo dõi liên tục tình hình xuất kho hàng hóa trên sổ sách Phương pháp này cho phép phản ánh mọi biến động tăng giảm giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trên các tài khoản.
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của vật hệ và hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp Từ đó, giá trị hàng tồn kho đã xuất trong kỳ được tính toán theo công thức cụ thể.
Trị giá hàng xuất trong kỳ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - trị giá hàng tồn cuối kỳ
Theo phương pháp này, việc tăng giảm giá trị hàng tồn kho không được ghi nhận trực tiếp trên các tài khoản hàng tồn kho, mà được theo dõi qua các tài khoản trung gian.
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
Doanh nghiệp có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu nhận thấy giá trị thực tế của hàng hóa ở cuối niên độ kế toán có khả năng giảm so với giá ghi sổ, tuân theo các quy định hiện hành.
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang và thành phẩm Dòng lưu chuyển chi phí trong doanh nghiệp sản xuất có thể được biểu diễn qua sơ đồ.
Sơ đồ số 1.4 : Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản xuất
Hạch toán cho công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu:
Trong phương pháp kê khai thường xuyên, khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sản xuất, doanh nghiệp sẽ ghi Nợ TK 152 và TK 153 theo giá thực tế, đối ứng Có với các tài khoản liên quan Ngược lại, khi có các nghiệp vụ làm giảm giá trị vật liệu và dụng cụ, kế toán sẽ ghi Có TK 152 và TK 153, đối ứng Nợ các tài khoản liên quan.
Sơ đồ 1.5 sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 1.6 sơ đồ tổng hợp chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ
- Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ số 1.7: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ số 1.8 Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Hạch toán tại doanh nghiệp thương mại
- Biên bản bàn giao hàng hoá
Doanh nghiệp sản xuất thương mại chủ yếu thực hiện hai hoạt động: mua và bán hàng hóa cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị trung gian Khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho, trị giá hàng mua và chi phí mua được ghi chép riêng biệt Vì vậy, tài khoản 156 “Hàng Hoá” được phân loại chi tiết.
+ TK 1561 “ Giá mua hàng hóa ”
+ TK 1562 “ Chi phí thu mua hàng ”
Sơ đồ 1.9 Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Theo phương pháp kê khai định kỳ:
Sơ đồ số 1.10: Sơ đồ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Đối với phương pháp kê khai thường xuyên:
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra nghiệp vụ.
Quản lý hàng tồn kho một cách thường xuyên và liên tục là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).
Nhược điểm của việc tăng khối lượng ghi chép hằng ngày gây áp lực cho nhân viên kế toán Tuy nhiên, vấn đề này có thể được giải quyết khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ:
- Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán.
+ công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
Công việc kiểm tra không thường xuyên trong quá trình nhập và xuất kho liên tục sẽ hạn chế khả năng kiểm soát của kế toán trong công tác quản lý.
+ khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán.
Dựa vào những ưu và nhược điểm của các phương pháp hạch toán hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đánh giá ảnh hưởng của từng phương pháp đến công tác kế toán Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Phương pháp KKTX được áp dụng chủ yếu cho các đơn vị sản xuất trong lĩnh vực công nghiệp và xây lắp, cũng như cho các doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi và máy móc.
Phương pháp này giúp kế toán xác định nhanh chóng mặt hàng tiêu thụ tốt để bổ sung hàng tồn kho, đồng thời phát hiện sản phẩm ứ đọng để tìm giải pháp tiêu thụ, tránh tình trạng ứ đọng vốn lớn trong doanh nghiệp Sự phối hợp liên tục giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh thông qua việc giao nhận chứng từ là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả kinh doanh.
Phương pháp KKĐK thường được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp và số lượng lớn, như nguyên phụ liệu may mặc (kim, chỉ, khuy áo) Phương pháp này phù hợp với các đơn vị sản xuất một loại sản phẩm, hàng hóa cụ thể, giúp tính toán giá thành một cách tương đối chính xác.
Vì mặt hàng đa dạng và giá trị thấp, việc lựa chọn phương pháp KKTX sẽ tốn nhiều thời gian cho công tác kế toán và có thể không hiệu quả do độ chính xác không cao.
+ Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh;
Chi phí liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp
Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản chi phí giao dịch, vận chuyển và chi phí liên quan đến việc giao và nhận hàng Những chi phí này được tính cho mỗi lần doanh nghiệp thực hiện đơn hàng từ bên ngoài.
- Trong kinh doanh công ty sản xuất, chi phí đặt hàng được hạch toán vào giá trị vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm
Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán chi phí đặt hàng
- Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí đặt hàng được hạch toán vào giá trị hàng hoá TK 156 (1562)
Có TK 111, 112, 331,… Tổng giá thanh toán chi phí đặt hàng
Chi phí tồn chữ bao gồm: chi phí lưu kho và chi phí lưu giữ
Chi phí lưu kho bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định Chi phí này được tính trên mỗi đơn vị hàng hóa hoặc theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng tồn kho trong một thời kỳ Ngoài ra, còn có chi phí hư hỏng và thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, thuế và chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.
Chi phí lưu trữ hàng hóa trong doanh nghiệp luôn ổn định Nếu doanh nghiệp thuê kho, chi phí này tương đương với số tiền thuê phải trả Ngược lại, nếu kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp, chi phí lưu trữ sẽ bao gồm chi phí khấu hao và lương cho nhân viên quản lý kho, cũng như nhân viên vận hành kho.
Trường hợp 1: doanh nghiệp thuê kho, bãi ngắn hạn, chi phí thuê kho, bãi hạch toán vào chi phí sản xuất, hạch toán vào chi phí bán hàng.
Trường hợp thuê kho bãi, trả trước chi phí.
Vào hàng hóa chi phí trả trước vào chi phí sản xuất (doanh nghiệp sản xuất), hạch toán vào chi phí bán hàng (doanh nghiệp thương mại).
Trong trường hợp nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp, chi phí lưu trữ sẽ bao gồm chi phí khấu hao được phân bổ vào chi phí sản xuất và chi phí bán hàng.
Tiền lương trả lương cho công nhân coi kho, quản lý điều hành.
- Chi phí hư hỏng và thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời: chi phí này phát sinh do giá trị hàng tồn kho bị giảm đi.
- Chi phí bảo hiểm: là các chi phí phát sinh do hàng tồn kho bị mất cắp hỏa hoạn và các thảm họa tự nhiên khác.
- Ngoài ra doanh nghiệp còn một số chi phí khác nhau như chi phí thuế, chi phí đầu tư hàng tồn kho.
1.5Một số hình thức sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán là phương pháp đối ứng tài khoản, đóng vai trò quan trọng trong việc hệ thống hóa số liệu kế toán dựa trên chứng từ gốc Sổ kế toán, với nhiều loại hình khác nhau, được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Thông thường, doanh nghiệp sẽ duy trì hai hệ sổ thống kê: sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp Theo chế độ kế toán Việt Nam, các đơn vị có thể lựa chọn một trong nhiều hình thức kế toán khác nhau để áp dụng.
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Kế toán theo hình thức sổ chứng từ ghi sổ:
Ghi sổ kế toán tổng hợp dựa vào sổ chứng từ ghi sổ, và quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm các bước cụ thể.
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sổ kế toán có ưu điểm ghi chép đơn giản và cấu trúc dễ sử dụng, giúp thống nhất các số liệu và dễ dàng đối chiếu với giấy kiểm tra Tuy nhiên, hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểm của việc ghi chép trung lập mà các hình thức sổ kế toán trước đây đã gặp phải.
Sơ đồ 1.12 Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Số cái và sổ tổng hợp chi tiết sẽ có những tài khoản: 151, 152, 153, 154,155, 156,157.
Kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung trên sổ kế toán tổng hợp, đặc biệt là sổ Nhật ký - Sổ cái Việc ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Học toán theo hệ thống sổ nhật ký sổ cái có những ưu điểm như đơn giản, số lượng sổ ít và số liệu kế toán tập trung Tuy nhiên, hệ thống này cũng gặp phải nhược điểm lớn, bao gồm việc ghi trùng lập trên một dòng ghi, khó bảo quản sổ, và chỉ có một quyển tổng hợp, điều này gây khó khăn trong việc phân công lao động kế toán nhằm kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Sơ đồ 1.13 trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối năm Kiểm tra, đối chiếu
Kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa chúng theo nội dung kinh tế là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý thông tin tài chính Việc này không chỉ hỗ trợ trong việc theo dõi các giao dịch mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và báo cáo tài chính.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp quy hoạch tới chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sổ kế toán có ưu điểm nổi bật là đảm bảo tính chuyên hóa cao và phân công lao động kế toán hiệu quả, với cấu trúc bàn cờ giúp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra Mẫu sổ in sẵn tạo ra sự thống nhất, góp phần xây dựng kỷ cương trong ghi chép Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là sự phức tạp trong kết cấu và quy mô dân số lớn, với đa dạng loại sổ nhật ký chính và phụ, khiến việc áp dụng máy tính để xử lý số liệu gặp khó khăn Hình thức này thường phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại lớn, nơi có đội ngũ kế toán đông đảo và đủ trình độ để thực hiện các nghiệp vụ thủ công một cách chính xác.
Sơ đồ 1.14 hạch toán hình thức Nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán trên máy
Nhạc chân cơ bản của hình thức kế toán trên máy là công việc kế toán thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó phải có khả năng in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định.
Phần mềm kế toán được phát triển dựa trên các hình thức kế toán cụ thể, mỗi loại sẽ có các loại sổ tương ứng Tuy nhiên, các sổ kế toán này không hoàn toàn giống với sổ kế toán ghi tay truyền thống.
Sơ đồ 1.15 hạch toán theo hình thức kế toán trên máy