Giáo trình tin hoc microsoft excel 2000

Có 4 kiểu xoá:  All: Xoá toàn bộ  Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô  Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô  Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô Chọn ô hoặc vùng cần

Giáo trình tin học

Microsoft Excel 2000

Giới thiệu về Microsoft Excel

- Microsoft Excel l m t ph n m m dùng tính toán, t ch c v à ộ ầ ề để ổ ứ àphân tích d li u, Excel n m trong b Office c a hãng Microsoftữ ệ ằ ộ ủ

- Excel l m t ch ng trình dùng các b ng t ch c, s p x p, à ộ ươ ả để ổ ứ ắ ế

trình b y d li u à ữ ệ đượ ư ậ àc s u t p h ng ng y, h ng tháng, h ng quý, à à à …Excel giúp cho ng i dùng tính toán v x lí d li u th nh k t lu n ườ à ử ữ ệ à ế ậtheo các v n c n báo cáo d a trên các công th c v các h m có ấ đề ầ ự ứ à à

s n.ẵ

Mục đích và yêu cầu của môn học

 M c ích:ụ đ

- Giúp b n l m quen v i cách x lí d li u b ng b ng tính i n ạ à ớ ử ữ ệ ằ ả đ ệ

t , ng d ng nó trong vi c l p b ng lử ứ ụ ệ ậ ả ương, h s nhân viên, ồ ơ

khách h ng v các phi u chi thu, nh p xu t, nh t ký ch ng t , à à ế ậ ấ ậ ứ ừcác b ng trích ngang,ả …

- Cung c p cho b n cách t o b ng tính chuyên nghi p trong vi c ấ ạ ạ ả ệ ệ

l p k ho ch d trù trong kinh doanh sau ó có th minh ho ậ ế ạ ự đ ể ạcác s li u ó b ng bi u ố ệ đ ằ ể đồ

 Yêu c u:ầ

- L m quen v i các th nh ph n c b n c a b ng tính Excel.à ớ à ầ ơ ả ủ ả

Chương 1: Các khái niệm cơ bản

1.Cách kh i ở độ ng v thoát: à

Kh i ở độ ng

- Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel

- Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng Excel trên màn hình Desktop

- Cách 3: Start/Run/ gõ Excel exe /Kích OK

Cách thoát:

- Cách 1: File/ Chọn Exit

- Cách 2: kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình

- Cách 3: Kích đúp vào biểu tượng Excel trên góc tría màn hình

2 Môi trường làm việc của Excel:

Thanh menu Thanh công cụ

Thanh công thức

Vùng làm việc

Thanh tiªu đề

- Kích chuột lên tên sheet

- Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên Sheets chọn Rename Gõ tên mới/ Enter

4 Cấu tạo một sheet:

M t sheet có 255 c t (Column) ộ ộ đượ đc ánh s b ng các kí t ch ố ằ ự ữcái: A, B, .AA,AB IV g i l a ch c t.ọ à đị ỉ ộ

+ M t sheet co 65.536 h ng (Rows) ộ à đượ đc ánh s t 1, 2, 65536 ố ừ

g i l a ch h ngọ à đị ỉ à

5 Đặt Password

 V o menu File/ Ch n Save ho c Save as /Ch n Tools/ ch n General à ọ ặ ọ ọ

Options / ánh Password Đ để m v s a cho WorkBook/Click Ok v nh p ở à ử à ậ

l i Password ạ để xác nh n ậ

 Ho c v o Menu Tools/Protection ặ à

 Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet

 Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)

 Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ WorkBook

Chương II Nhập Liệu trong Excel

Trong kiểu công thức có thể kèm các hàm tính toán

Các báo lỗi thường gặp khi nhập công thức:

− #DIV/0!: Trong công th c có phép toán chia cho s 0.ứ ố

− #N/A:(No Value Is Available) không có giá tr n o áp d ngị à ụ

− #NUM!: Các con s trong công th c không h p lýố ứ ợ

− #REF!: Trong công th c có tham chi u ứ ế đến nh ng ô không t n ữ ồ

t i, ho c ã b xoáạ ặ đ ị

− #VALUE!: Trong công th c dùng sai ki u d li u, nh c ng ứ ể ữ ệ ư ộ

tr các d li u d ng chu i l m cho k t qu tr nên vô ngh aừ ữ ệ ạ ỗ à ế ả ở ĩ

− #NAME!: S d ng tên ô, vùng không h p lý ho c nh p d li u ử ụ ợ ặ ậ ữ ệ

d ng chu i không ạ ỗ để trong nháy ôi “ ”đ

− #NULL!: b n ã chèn hai khu v c không giao ti p nhauạ đ ự ế

3 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

 Địa ch tỉ ương đối:

 Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác

 Địa chỉ tương đối được viết như sau:

4 Chèn chú thích

 Chèn chú thích v o ô: à

- Xác định ô cần chèn chú thích

- Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú thích

và chọn Insert comment Gõ chú thích vào hộp Kết thúc bằng kích chuột ra khỏi comment

• Muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit Comment

• Hiện thị tất cả các chú thích: View/ Chọn Comment

• Muốn xoá chú thích: Chọn ô có chú thích, Vào Edit/ Chọn

Clear/ Chọn Comments

5.Chèn các Hyperlink(siêu liên kết)

*T o liên k t n m t ô c a Sheet khác trong Worbook ạ ế đế ộ ủ

- Ch n ô, ho c m t i t ng c n t o liên k t ọ ặ ộ đố ượ ầ ạ ế

- Ch n Insert/ hyperlink/ Ch n Place in this Document ọ ọ

 Type the cell reference: ánh a ch ô c n tham chi u đ đị ỉ ầ ế

 Trong khung Or select a : ch n Sheet c n tham chi u ọ ầ ế

 Click OK

*Tạo liên kết đến đối tượng khác

- Chọn ô cần chèn siêu liên kết

- Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/ Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted Links

- Chọn tên tệp/Chọn OK

*Tạo liên kết đến một tệp mới:

- Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Create new Document

- Name of new Document: Gõ tên tệp cần tạo

- OK

*Tạo liên kết gửi thư điện tử

- Chọn Insert/ Hyperlink/ Chọn E- mail Address

- Gõ địa chỉ E- mail/ Chọn Ok

- Khi Click vào siêu liên kết  xuất hiện hộp thoại để soạn

6 Xử lí dữ liệu:

 Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Chọn Edit/Clear Có 4 kiểu xoá:

 All: Xoá toàn bộ

 Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô

 Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô

 Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép)

+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu

7 Đánh dãy số tự động cho một cột

 N u l m t nhãn có kí t s cu i cùng ho c l dãy s thì ế à ộ ự ố ố ặ à ốchúng ta có th ánh t ể đ ự độ ng t ng d n b ng cách nh sau:ă ầ ằ ư

 Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy

 Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy

 Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy

 Chọn cả hai ô

 Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô

 Giữ và kéo chuột đến hết dãy

 Ho c v o Edit/ch n Fill/ch n series ặ à ọ ọ

 Chọn Window/ Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn Unfreez Panes)

2 Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

 Chèn ô:

Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.

• Chọn Shift cells right :Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải

bắt đầu từ cột đầu tiên khối ô chọn

• Shift cells down: Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt

đầu từ hàng đầu tiên trong khối ô chọn

 Chèn dòng:

Chọn vị trí hàng cần chèn Chọn Insert/Rows Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows

 Chèn c t: ộ

Chọn vị trí cột cần chèn Chọn Insert/Column Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column

 Chèn thêm Sheet m i ớ

V o Insert/ WorkSheet à

3 Định dạng đường lưới:

ánh d u vùng c n nh d ng:

Đ ấ ầ đị ạ V o Format/cells/ Ho c kích chu t à ặ ộ

ph i ch n Format cellsả ọ …

4 Thay đổi thuộc tính hàng

5 Thay đổi thuộc tính cột

6 Quy định dữ liệu hiển thị trong ô

 Ch n c t ho c ô c n quy nh ki u ọ ộ ặ ầ đị ể

hi n th ể ị

 Ch n Format/Cells/Ch n Tab Alignment ọ ọ

 Left: Trái sang

 Right: Phải sang

7 Quy định kiểu dữ liệu trong ô

8.Sắp xếp CSDL

•Sắp xếp dữ liệu trên một cột: ch n cột t ơng ứng, chọn công cụ ọ

Ascending, hay Descending trên thanh công cụ Standar

•Sắp xếp trên nhiều cột:

- Từ Menu Data, chọn Sort-> hộp thoại Sort hiện ra

- Chọn tr ờng chính để sắp xếp trong hộp danh sách thả xuống Sort

by Đồng thời chọn kiểu sắp xếp

+ Ascending: tăng dần

+ Descending: giảm dần

- ở phần Then by thứ nhất, chọn cột thứ hai cho việc sắp xếp

- ở phần Then by thứ hai, chọn cột thứ ba cho việc sắp xếp

- Chọn Header row để sắp xếp cả dòng tiêu đề, No header row để bỏ dòng tiêu đề

Nhấn OK để sắp xếp

10 Định dạng theo yêu cầu

 V oà Format/Conditional Formating

 Ch n các bi u th c toán h c, ánh các giá tr tọ ể ứ ọ đ ị ươ ng ng, ch n ứ ọFormat để đị nh d ng l i Click Okạ ạ

Ví dụ

 T i c t LCB nh ng ngạ ộ ữ ười 1,300<= v <=1,600 có m u à à đỏ

 T i c t Luong nh ng ngạ ộ ữ ười =>30,000 có m u à đỏ

Chương 4: Biểu Đồ

I. Gi i thi u v bi u ớ ệ ề ể đồ

1 Bi u (Chart): ể đồ

L bi u di n các con s , d li u b ng hình nh, ng i c n m b t à ể ễ ố ữ ệ ằ ả để ườ đọ ắ ắ đượ c các

thông tin m t cách tr c quan ộ ự

- Category label: Tiêu d li u s đề ữ ệ ố

- Data Series: Đườ ng bi u di n c a bi u ể ễ ủ ể đồ

Thông thường để tạo một biểu đồ cần thực hiện các bước sau:

1 Đánh dấu vùng dữ liệu cần so sánh bằng biểu đồ

2 Chọn Insert/Chart hoặc Click biểu tượng trên thanh công cụ

3 Thực hiện 4 bước sau trong cưa sổ Chart Winzard như sau

Bước 1: Chọn kiểu cho biểu đồ

- Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type

- Chọn dạng biểu đồ trong khùn Chart sub-type

- Sau khi ch ọn xong click Next

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu nguồn

- Định lại vùng dữ liệu trong khung Data range

- Chọn dạng biểu đồ lấy dữ liệu theo dòng(Row) hoặc theo cột(Column)

Bước 3: Nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart title, và các thuộc tính khác

Sau đó chọn Next

Bước 4: Chọn Sheet để đặt biểu đồ

- As new sheet: ở bảng tính mới

- As object in: ở bảng tính hiện hành

- Chọn Finish để kết thúc

Ví dụ:

II Hiệu chỉnh biểu đồ

 Di chuy n: click & drag ể đố ượi t ng

 Thay đổ i kích c : ỡ đư a chu t ộ đế n m t trong các góc c a ộ ủ đối

tượng, click v kéo à để thay đổ i

 Định d ng ki u ch v m u n n:ạ ể ữ à à ề

- ch n Format/ Selected ho c double click trên ọ … ặ đố ượi t ng ó.đ

Ch n Font ọ để đị nh d ng ki u chạ ể ữ

Ch n Patterns ọ để đị nh d ng l i m u n n ho c ch n b ng m u ạ ạ à ề ặ ọ ả àtrên thanh Drawing

• Xoá: Right click trên đố ượi t ng v ch n Clear ho c ch n à ọ ặ ọ đối

 Có th hi u ch nh b ng cách ch n các công c trên thanh công c ể ệ ỉ ằ ọ ụ ụ Chart ho c v o Menu Chart ặ à

1 Định dạng Font, màu nền

2 Lựa chọn lạI nguồn dữ liệu

3 Lựa chọn kiểu biểu đồ

4 Có hiện thị phần chú thích(Leger) không

5 Có hiện thị dữ liệu(Data Table) đính kèm không

6 Lấy dữ liệu theo dòng

7 Lấy dữ liệu theo cột

Khái niệm:

Hàm là dạng công thức đ ợc viết sẵn để giúp tính toán nhanh hơn

Tất cả các hàm đều có dạng tổng quát nh sau:

Tên hàm ko phân biệt chữ hoa, th ờng

Đối số đặt trong dấu ngoặc đơn, giữa các đối số cách nhau dấu(;) hoặc(,) Nếu

I Nhóm hàm số:

1 Hàm ABS(Số):

-> Lấy giá trị tuyệt đối của một số

Ví dụ: =2+ASB(-5.2) -> Kết quả là: 7.2

2 Hàm INT(Số):

-> Lấy phần nguyên của một số.

Ví dụ: = INT(6.7) -> Kết quả: = 6

3 Hàm MOD(Số bị chia, số chia)

-> Lấy giá trị d của phép chia

Ví dụ: = MOD(10,3) -> Kết quả: =1

6 Hàm Cos(x), sin(x), tan(x):

->Lấy cos, sin, tang của tham số x

Ví dụ: Cos(75)-> kết quả:0,9217 đơn vị radian

II Nhãm hµm thèng kª:

1 Hµm Average(Sè thø nhÊt, sè thø hai, )…

-> TÝnh b×nh qu©n cña c¸c sè trong ngoÆc

4 Hµm MAX - MIN(Sè thø nhÊt, sè thø hai, )…

-> LÊy sè lín nhÊt, nhá nhÊt trong ngoÆc

III Nhóm hàm chuỗi:

1.Hàm LEFT(Chuỗi, số ký tự muốn lấy)

-> Lấy các ký tự phía bên trái của chuỗi

Ví dụ: = LEFT(“TpHCM”,2) ->Kết quả: Tp

2 RIGHT(Chuỗi, số ký tự muốn lấy)

-> Lấy các ký tự phía bên phải của chuỗi

ví dụ: = RIGHT(“TpHCM”,3) -> Kết quả: HCM

3 MID(Chuỗi, m, n)

-> Lấy từ trái qua phải n ký tự từ vị trí thứ m

Ví dụ: = MID(“Vu Thi Thu”,4,3) -> Kết quả: Thi

4 Hàm LEN(Chuỗi)

-> Trả về độ dài của chuỗi

5 Hµm UPPER(Chuçi):

-> §æi chuçi thanh ch÷ in

VÝ dô: =Upper(“Lª V¨n” ->kÕt qu¶: L£ V¡N

6 Hµm LOWER(Chuçi):

-> §æi chuçi thµnh ch÷ th êng

VÝ dô: =LOWER(“Lª V¨n”) -> KÕt qu¶: lª v¨n

7 Hµm PROPER(chuçi)

-> §æi ký tù ®Çu thµnh ch÷ In

VÝ dô: = Proper(“vu thi thu”) -> kÕt qu¶: Vu Thi Thu

8 Hµm TRIM(Chuçi)

9 Hàm Replace( <Chuỗi 1>,m,n, <Chuỗi 2>):

->Từ vị trí thứ m và lấy ra n kí tự của <Chuỗi 1> Thay vào đó là

->Cho biết vị trí xuất hiện <btkítự1> trong <btkítự2>

Ví dụ = Search(“Tuấn”,”nguyễn Tuấn anh”)

* Hoặc dùng toán tử & để ghép các chuỗi

Ví dụ: “Mai “&”Ha” -> kq là Mai Ha

13 Hàm Value(<chuỗi số>)

-> Hàm đổi chuỗi dạng số thành số

IV.ưNhóm hàm điều kiện

1 Hàm IF(Điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

-> Trả về giá trị đúng nếu điều kiện đúng, ng ợc lại trả về giá trị

3 COUNTIF(Vïng,”®iÒu kiÖn”)

-> §Õm c¸c « tho¶ m·n ®iÒu kiÖn trong vïng

VÝ dô COUNTIF(B4:B7,”<5”) ->KÕt qu¶: =1

V Nhãm hµm Date/Time

1.Hµm Today (Th¸ng, ngµy,n¨m)

-> Cho ngµy th¸ng hiÖn t¹i cña m¸y

VÝ dô: §Ó tÝnh tuæi =int((today()-ns)/365)

VI Nhãm hµm LOGIC

1 Hµm AND(C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn)

-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ “Vµ” Logic( True hay False) cña c¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn

VÝ dô: = IF(AND(B4>5,E4=“A”),”§”,”H”)

-> nÕu B4 lín h¬n 5 vµ(AND) E4 lµ A th× cho kÕt qu¶ lµ”§”, ng îc l¹i cho kÕt qu¶ lµ”H”

2 Hàm OR(Các biểu thức điều kiện):

-> Trả về giá trị “Hoặc”Logic(True hay False) của biểu

thức điều kiện.

Ví dụ: =IF(OR(B4<5,C4<1),”Không đạt”,”Đạt”)

->nếu B4 nhỏ hơn 5 hoặc(OR)C4 nhỏ hơn 1 thì cho kết quả

là “Không đạt”, ng ợc lại sẽ cho kết quả là “Đạt”

3 Hàm NOT(Các biểu thức điều kiện):

-> Trả về giá trị “Không” Logic(True Hay False) của các biểu thức điều kiện.

Ví dụ: =IF(AND(B4)>5, NOT(C4=0)),”Đ”,”H”)

VII Nhãm hµm t×m kiÕm

1 VLOOKUP(x, vïng tham chiÕu,n,0):

-> T×m gi¸ trÞ x ë cét thø nhÊt trong vïng

tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t ¬ng øng ë cét

thø n

VÝ dô: LËp c«ng thøc cho « C13 nh sau:

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0)

-> KÕt qu¶: S¾t

T×m mét gi¸ trÞ b»ng gi¸ trÞ cña « B13 trong

cét thø nhÊt cña vïng A2:B5 vµ lÊy gi¸

giá trị tuyệt đối cho địa chỉ vùng để

không bị thay đổi khi sao chép cụng th c ứ

VIII Các hàm tài chính

1 Hµm PV( Rate , Nper , Pmt , Fv, Type ):

Tính số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào một việc nào đó(trả

về trị giá đầu tư lúc đầu kỳ)

–Rate : Lãi suất trong một khoảng thời gian

–Nper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

–Pmt : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian thường kỳ

–Fv : Số tiền có được trong tương lai sau tổng số khoảng thời

gian Nper

–Type : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

Tính tổng số tiền t ơng đ ơng bạn phải trả lúc đầu kỳ(thay vì trả góp), để mua trả góp chiếc xe với khoản chi th ờng kỳ là

$220 mỗi tháng và trong 4 năm(48 tháng) với lãi suất 9%?

= PV(0.09/12,48,220)Kết quả: $8,840.650

 Có nghĩa là nếu bạn có tiền mặt và trả Tiền một lúc là

$8,840.65, còn nếu bạn trả góp, thì phải trả $220*48

tháng=$10,560

2 Hµm FV( Rate , Nper , Pmt , PV , Type ):

 Tính số tiền có được sau thời gian Nper, với lãi suất Rate

(tính theo năm) , khi đầu tư một số tiền PV (Trả về gí trị

được hưởng ở cuối kỳ đầu tư)

–Rate : Lãi suất trong một khoảng thời gian

–Nper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

–Pmt : Số tiền lãi thu được trong một khoảng thời gian

–Pv : Số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào việc nào đó.

–Type : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ

(=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)

VÝ dô:

Bµi to¸n nh sau:

B¹n ®Çu t lóc ®Çu lµ: $2000(Pv)

Vµ chi thªm mçi th¸ng lµ: $100 trong 5 n¨m(60 th¸ng)

Víi l·i suÊt 8% mét n¨m

TÝnh gi¸ trÞ ® îc h ëng ë cuèi kú?

=FV(0.08/12,60,100,2000,1)  KÕt qu¶: $10,376.36

NghÜa lµ b¹n sÏ ® îc h ëng: $10,376.36 Thay v×, nÕu kh«ng tÝnh l·i lµ: $2,000+$100*60 th¸ng=$8,000

3.Hàm PMT() :

->Tìm số tiền phải trả trong mỗi tháng khi vay ngân hàng(Tr v ả ềkho n chi tr th ng k cho m t niên kho n)ả ả ườ ỳ ộ ả

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

+ Đang vay ngân hàng một khoản là: 50.000.000 đồng+ Lãi suất hàng năm là 7.5%

+ Để trả dần hàng tháng trong vòng 10 năm

- Vậy phải trả mỗi tháng cho ngân hàng với số tiền là bao nhiêu?

Ta sử dụng hàm PMT nh sau:

=PMT((7.5%/12),120,50000000) ->593,508.85=$600.000

4.Hàm NPER() :

-> Tìm số tháng phải trả một khoản tiền cố định khi vay ngân hàng (trả về số kỳ khoản của một đầu t )

Ví dụ:

Bài toán nh sau:

+ Đang vay ngân hàng một khoản là: 50,000,000 đồng+ Lãi suất hàng năm là 7.5%