Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Tools (Nguyễn Quốc Trung) pot

Nếu bạn bấm phím Enter để chèn vào tài liệu một dòng trống sau các đoạn văn bản, Word sẽ tính chúng chỉ như là các dòng, chứ không phải là đoạn văn bản.. Khi bạn nhập vào các ký hiệu *,

MỤC LỤC

VI MENU TOOLS VI.1

1 Kiểm tra chính tả và văn phạm Lệnh Tools\Spelling and Grammar: VI.2a) Cách kiểm tra lỗi: VI.2b) Cách tạo từ điển riêng: VI.3

2 Kiểm tra văn bản trong các ngôn ngữ khác Lệnh Tools\Language: VI.3a) Chọn ngôn ngữ Lệnh Tools\Language\Set Language: VI.3b) Xem xét các từ trong Thesaurus Lệnh Tools\Language\Thesaurus: VI.4c) Lệnh Tools\Language\Hyphenation: VI.5

3 Đếm số lượng từ trong tài liệu Lệnh Tools\Word Count: VI.5

4 Lệnh Tools\AutoSummarize: VI.6

5 Tạo và sử dụng từ viết tắt khi soạn thảo văn bản Lệnh Tools\AutoCorrect: VI.6a) Lớp AutoCorrect: VI.6b) Lớp AutoFormat As You Type: VI.7c) Lớp AutoText: VI.8d) Lớp AutoFormat: VI.10

6 Lệnh Tools\Track Changes: VI.10a) Lệnh Tools\Track Changes\Highlight Changes: VI.10b) Lệnh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes: VI.11c) Lệnh Tools\Track Changes\Compare Documents: VI.12

7 Lệnh Tools\Merge Document: VI.12

8 Bảo vệ nội dung file văn bản Lệnh Tools\Protect Document: VI.13

9 Lệnh Tools\Online Colaborntion: VI.14a) Lệnh Tools\Online Colaborntion\Meet Now: VI.14b) Lệnh Tools\Online Colaborntion\Schedule Meeting: VI.15c) Lệnh Tools\Online Colaborntion\Web Discussions: VI.15

10 Chức năng trộn thư Lệnh Tools\Mail Merge: VI.16

11 Lệnh Tools\Envelopes and Labels: VI.20a) Lớp Envelopes: VI.20b) Lớp Labels: VI.23

12 Lệnh Tools\Letter Wizard: VI.24a) Lớp Letter Format: VI.24b) Lớp Recipient Info: VI.25c) Lớp Other Elements: VI.26d) Lớp Sender Info: VI.27

13 Tiết kiệm thời gian với Macro Lệnh Tools\Macro: VI.27a) Sử dụng macro Lệnh Tools\Macro\Macros: VI.27b) Tạo macro Lệnh Tools\Macro\Record New Macro: VI.28c) Lệnh Tools\Macro\Security Level: VI.29d) Lệnh Tools\Macro\Visual Basic Editor: VI.29e) Lệnh Tools\Macro\Microsoft Script Editor: VI.30

14 Lệnh Tools\Templates and Add-Ins: VI.30

15 Lệnh Tools\Customize: VI.31

16 Một số tuỳ chọn liên quan đến tập tin Lệnh Tools\Options: VI.31

c) Lớp Edit: VI.33d) Lớp Print: VI.33e) Lớp Save Định một số tuỳ chọn cho tập tin: VI.33e) Lớp Save Định một số tuỳ chọn cho tập tin: VI.34f) Lớp Spelling & Grammar: VI.35g) Lớp File Locations: VI.36h) Lớp Compatibility: VI.37i) Lớp User Information: VI.38j) Lớp Track Changes: VI.39

VI MENU TOOLS

1 Kiểm tra chính tả và văn phạm Lệnh Tools\Spelling and Grammar:

Kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm giúp bạn nhận diện ra các lỗi sai một cách nhanh chóng nhưng không thể thay thế cho bước kiểm tra cẩn thận bằng mắt Bạn nên thực hiện kiểm tra cuối cùng bằng mắt khi đã bước vào hoàn thành văn bản

Word kiểm tra chính tả dựa vào một từ điển chuẩn ở mức đại học bằng tiếng anh (CUSTOM.DIC) Khi trong văn bản của bạn có những từ mà Word không tìm thấy trong từ điển thì Word xem từ đó là sai chính tả

Lệnh Tools\Spelling and Grammar dùng để kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm

Bộ kiểm tra chính tả sẽ lướt trên văn bản hiện hành và so sánh các từ trong văn bản với từ điển có sẳn Những từ có trong văn bản mà không có trong từ điển thì Word xem là từ sai, hội thoại Spelling and Grammar được mở để bạn chọn cách xử lý lỗi sai đó

Bộ kiểm tra văn phạm áp dụng một số quy tắc văn phạm và văn phong trong văn bản và đánh dấu những vi phạm những quy tắc này (những lỗi văn phạm có màu xanh)

a) Cách kiểm tra lỗi:

Di chuyển con trỏ đến vị trí bắt đầu kiểm tra lỗi chính tả

 Chọn lệnh Tools\Spelling and Grammar (hay nhấn phím tắt F7, công cụ )

 Word sẽ tiến hành kiểm tra, khi phát hiện lỗi sẽ mở hội thoại Spelling and Grammar (Hình VI-1)

 Tuỳ theo yêu cầu mà chọn cách xử lý trên hội thoại Spelling and Grammar

Hội thoại Spelling and Grammar:

Not in Dictionary:

Cho hiển thị câu có

chứa từ mà Word không

tìm thấy trong từ điển

(xem như từ sai và có

màu đỏ)

Suggestions: Danh

sách liệt kê các từ mà

Word đoán rằng có thể

là từ viết đúng của từ

sai và cho chọn để thay

thế từ sai đó

Ignore: Bỏ qua từ

sai (không sửa) và kiểm

tra tiếp

Ignore All: Bỏ qua

tất cả các từ sai này

trong văn bản Nghĩa là

trong quá trình kiểm tra sẽ bỏ qua tất cả các từ sai này mà không đưa ra câu hỏi nữa

Add: Bổ sung thêm từ sai trong Not in Dictionary vào từ điển như là một từ mới

Change: Thay từ sai bởi từ đang chọn trong mục Suggestions và tiếp tục kiểm tra

Change All: Thay thế tất cả các từ sai bởi từ đang chọn trong Suggestions

AutoCorrect: Bổ sung từ sai vào danh sách AutoCorrect

 Check grammar: Nếu có dấu  thì kiểm tra luôn văn phạm, nếu không chọn thì bỏ qua lỗi văn phạm

Options: Đặt các tuỳ chọn về cách thức kiểm tra (Hình VI-2)

Hình VI-1

Hình VI-1

b) Cách tạo từ điển riêng:

 Chọn lệnh File\New, chọn OK (xem lại lệnh File\New mục 1)

 Gõ danh sách các từ mà bạn muốn đưa vào từ điển Sau khi gõ xong mỗi từ, bấm Enter (mỗi từ nằm trong một đoạn văn bản)

 Chọn lệnh File\Save (xem lại lệnh File\Save ở mục 4)

 Trong mục Save File As Type, bấm chọn Text Only

 Trong mục File Name, hãy đưa vào tên của từ điển, sau đó bấm nút OK Chú ý tên của từ điển có phần mở rộng là DIC

2 Kiểm tra văn bản trong các ngôn ngữ khác Lệnh Tools\Language:

a) Chọn ngôn ngữ Lệnh Tools\Language\Set Language:

Trước khi xét lỗi chính tả và văn phạm cần phải chọn ngôn ngữ, mục đích của công việc này là báo cho Word biết sẽ dựa vào bộ từ điển và văn phạm nào để kiểm tra

Cách chọn ngôn ngữ sử dụng:

Chọn lệnh Tools\Language\Set Language, hội thoại Language xuất hiện (Hình 3)

VI- Chọn ngôn ngữ sử dụng trên hội thoại

 Nhắp OK xác nhận

Hình VI-2

b) Xem xét các từ trong Thesaurus Lệnh Tools\Language\Thesaurus:

Một Thesaurus sẽ cung cấp cho bạn một từ đồng nghĩa và trái nghĩa cho các từ trong tài liệu Sử dụng Thesaurus giúp cho các bạn tránh việc lặp đi lặp lại một từ trong tài liệu của mình Bạn có thể nhanh chóng tìm các từ đồng nghĩa với từ mà bạn chọn Đối với một số từ bạn cũng có thể tìm ra các từ trái nghĩa và từ có quan hệ đến nó

Để xem xét các từ trong Thesaurus:

 Bấm chọn hay đưa vào từ mà bạn muốn tìm từ đồng nghĩa, trái nghĩa, hay từ có quan hệ Nếu bạn không chọn hay đưa vào từ nào cả, Word sẽ xem xét từ tại điểm trỏ văn bản

 Chọn lệnh Tools\Thesaurus (hay bấm Shift+F7)

 Hộp thoại Thesaurus xuất hiện (Hình VI-4)

 Thực hiện các thao tác sau:

Để xem các từ đồng nghĩa: Chọn từ trong mục Meanings để hiển thị các từ đồng nghĩa trong mục Replace With Synonym hoặc chọn Look và sau đó chọn nút Look Up

Để thay thế bởi từ đồng nghĩa: Chọn từ hoặc trong mục Meanings hoặc trong mục Replace With Synonym, sau đó chọn nút Replace

Để xem các từ trái nghĩa:

Chọn Antonyms trong mục

Meanings

Để thay thế từ bởi từ trái

nghĩa: Chọn Antonyms trong mục

Meanings, chọn từ trong mục

Replace With Antonyms, sau đó bấm

chọn nút Replace

Để quay trở về từ đã xem

trước đó: Chọn nút Previous

 Muốn đóng Thesaurus và

không tạo ra sự thay đổi nào trong

c) Lệnh Tools\Language\Hyphenation:

Hình VI-5

Thẻ Manual:

Hình VI-6

3 Đếm số lượng từ trong tài liệu Lệnh Tools\Word Count:

Bạn có thể đếm số lượng trang, số lượng từ, số lượng ký tự, số lượng đoạn văn bản và số lượng dòng trong tài liệu Nếu tài liệu của bạn chứa cả các lời chú thích, bạn có thể gộp chúng để đếm luôn Nếu bạn bấm phím Enter để chèn vào tài liệu một dòng trống sau các đoạn văn bản, Word sẽ tính chúng chỉ như là các dòng, chứ không phải là đoạn văn bản Word không đếm các ký tự không in ra được

Trong cửa sổ Word, quét chọn đoạn văn bản cần đếm, bấm menu Tools\Word Count Ở cửa sổ hiện ra, con số nằm sau chữ Word thể hiện số từ và con số nằm sau chữ Characters (with space) chính là số ký tự trong văn bản (không bao gồm ký tự dấu tiếng Việt)

Hình VI-7

4 Lệnh Tools\AutoSummarize:

Hình VI-8

5 Tạo và sử dụng từ viết tắt khi soạn thảo văn bản Lệnh Tools\AutoCorrect:

Khi soạn thảo văn bản, bạn chú ý đến các từ, câu thường lặp lại hoặc sử dụng từ nhiều trong các văn bản Sau đó bạn có thể sử dụng chức năng AutoCorrect tạo từ viết tắt để gõ tắt từ này thay cho việc gõ nguyên cả từ hay cả câu

a) Lớp AutoCorrect:

AutoCorrect (tự sửa lỗi) là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi nhập văn bản Nó giúp bạn tránh những lỗi sai về từ hay cách sử dụng từ Bạn có thể lợi dụng chức năng này để tạo những từ viết tắt nhằm tăng tốc độ nhập (tốc ký) Bạn có thể tạo các AutoCorrect cho văn bản hay các đối tượng khác như hình ảnh (Picture), biểu bảng (Table)…

Cách tạo AutoCorrect:

 Chọn văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoCorrect

 Chọn lệnh Tools\AutoCorrect, hội thoại AutoCorrect xuất hiện (Hình VI-9), văn bản hay đối tượng được chọn xuất hiện trong mục With

 Chọn Formatted Text nếu lưu trữ luôn các định dạng của văn bản hay đối tượng

 Nhập từ sai (hay từ đại diện) cho văn bản hay đối tượng đã chọn vào mục Replace

 Nhắp nút Add để bổ sung vào danh sách AutoCorrect

 Nhắp OK để đóng hội thoại

Chú ý: Bạn có thể thực hiện nhanh theo cách: Gõ từ hay câu đầy đủ ở trang soạn thảo, quét chọn từ hay câu này, bấm menu Tools>AutoCorrect, gõ từ viết tắt vào ô Replace Đối với AutoCorrect, gõ từ viết tắt đã tạo rồi bấm phím Space hay bấm phím Enter Nếu sau khi gõ nhầm từ viết tắt và câu đầy đủ của từ viết tắt này đã chèn vào văn bản, bấm tổ hợp phím Ctrl+Z mà không cần phải xóa

 Correct TWo INitial

CApitals: Nếu nhập hai ký tự

đầu tiên của từ là chữ hoa thì

Word sẽ đổi ký tự hoa thứ hai

thành chữ thường

 Capitalize first letter of

sentences: Tự động viết hoa

đầu câu

 Capitalize names of days:

Tự động viết hoa các ngày

trong tuần

 Correct accidental usage

of cAPS LOCK key: Khi được

chọn, nếu gõ hELLO thì

Word sẽ tự động đổi thành

Hello và tắt đèn Caps Lock

 Replace text as you type:

Tự động thay thế khi bạn

nhập văn bản

Replace: Hiển thị chuỗi

ký tự của mục vào sẽ tự động

sửa lỗi (từ cần sửa lại)

With: Hiển thị chuỗi ký

tự bạn muốn Word thay thế

cho mục Replace (từ đúng)

Add/Replace: Thêm mới/Thay thế một mục trong danh sách AutoCorrect

Delete: Xóa bỏ mục đang chọn trong danh sách

Plain text: Các từ trong mục With được lưu trữ như là văn bản thuần tuý

Formatted text: Lưu trữ các từ trong hộp With cùng với các định dạng của chúng b) Lớp AutoFormat As You Type:

(Hình VI-10)

Apply as you type: Tự động áp dụng định dạng khi nhập vào

 Headings: Tự động áp dụng kiểu Heading khi bạn nhập các đoạn, gõ Enter hai lần

Hình VI-9

 Borders: Nếu được chọn thì khi nhập Word sẽ tự động định dạng thành Border Trong trường hợp này, nếu bạn nhập từ ba dấu trở lên của các ký tự sau: - (dấu trừ), _ (dấu gạch dưới), = (dấu bằng) và gõ phím Enter thì Word sẽ tự động định dạng Border nét mảnh, nét dầy, nét đôi như sau:

 Tables: Nếu chọn, Word sẽ tự động chèn bảng khi nhập vào nội dung có dạng: + + + +

Word sẽ tạo thành bảng tương ứng:

 Automatic bulleted lists: Nếu chọn Word sẽ tự động tạo Bullet Khi bạn nhập vào các ký hiệu *, >, - ở đầu các đoạn theo sau là một khoảng trắng (Spacebar) hay một Tab thì khi gõ Enter để qua đoạn khác, Word sẽ tự động tạo Bullet cho đoạn đó và đoạn tiếp theo sau Muốn bỏ Bullet thì gõ phím Backspace hoặc nhắp nút Bullets (trên thanh Formatting)

 Automatic numbered lists: Nếu được chọn, Word sẽ tự động ghi số thứ tự (Numbering) ở đầu các đoạn Cũng giống như Bullet, khi bạn nhập số ở đầu các đoạn theo sau là khoảng trắng hay Tab thì khi gõ phím Enter để qua đoạn khác, Word sẽ tự động tạo số thứ tự cho đoạn đó và đoạn tiếp theo sau

Replace as you type: Tự động thực hiện thay thế khi nhập, gồm có:

 “Straight quotes” with “Smart quotes”: Nếu chọn, Word sẽ chuyển các dấu nháy thẳng thành dấu nháy cong Nếu bỏ mục này nếu như Font chữ bạn đang sử dụng không có ký tự dấu nháy cong

 Ordinals (1st) with superscript: Nếu chọn, khi nhập số thứ tự tiếng Anh Word sẽ tự động chuyển thành dạng chỉ số trên (superscript)

 Fractions (1/2) with fraction character (1/2): Nếu chọn, khi nhập các phân số dạng 1/2, 1/4… thì Word tự động đổi qua dạng 1/2, 1/4…

 Symbol characters ( ) with symbols (−): Nếu chọn, khi nhập (hai dấu trừ) thì Word sẽ trở thành symbol −

 *Bold* and _underline_ with real formatting: Nếu chọn, khi hai dấu * bao một chuỗi ký tự thì Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ đậm Khi nhập hai dấu gạch _ bao chuỗi ký tự Word sẽ đổi chuỗi ký tự này sang chữ nghiêng

 Internet and network paths with hyperlinks: Nếu chọn, Word tự động tạo liên kết với trang Web trên Internet hay các địa chỉ trên mạng cục bộ

c) Lớp AutoText:

Những từ, câu tạo bằng AutoCorrect chỉ xuất hiện khi gõ đúng từ viết tắt đã định nghĩa, Word sẽ thay thế từ viết tắt đó bằng từ, câu đầy đủ Bạn có thể dùng chức năng AutoText để tạo những từ viết tắt “thông minh” hơn với “lời đề nghị” bấm phím Enter khi nó gặp phải từ viết tắt đã định nghĩa

Cách khai tạo AutoText:

 Xác định văn bản hay đối tượng muốn tạo AutoText

 Chọn lệnh Insert\AutoText\AutoText, hội thoại AutoText xuất hiện (Hình VI-11), lớp AutoText được kích hoạt Văn bản đã chọn được “bắt” đưa vào mục Enter AutoText entries here

 Nhắp nút Add để bổ sung AutoText vào danh sách

 Nhắp OK để đóng hội thoại

Chú ý: Đối với AutoText, gõ từ đầu tiên của câu đã tạo và bấm phím Space, một thông báo màu vàng chứa đầy đủ nội dung câu chứa từ này hiện ra trên đầu con nháy soạn thảo Nếu đúng là câu cần dùng, bạn bấm phím Enter, lập tức câu đó sẽ được chèn vào văn bản

Hình VI-11

 Show AutoComlete tip for AutoText and dates: Nếu chọn Word sẽ cho “nhá nhá” nội dung của AutoText khi bạn bắt đầu nhập nó vào, khi đó nếu gõ phím Enter hoặc phím F3 thì văn bản của AutoText đó sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ

Enter AutoText entries here: Dùng để nhập tên của AutoText

Preview: Hiển thị nội dung văn bản của AutoText đang chọn

Add: Thêm AutoText vào danh sách

Delete: Xóa bỏ AutoText

Insert: Cho chèn nội dung của AutoText vào văn bản tại con trỏ

Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ AutoText

d) Lớp AutoFormat:

Hình VI-12

Chú ý: AutoCorrect và AutoText có chức năng khác nhau AutoCorrect dùng để tự động sửa lỗi chính tả Ví dụ khi ta gõ and thì máy tự động sửa thành and, about thì sửa thành about… (Nếu muốn tự động sửa lỗi tiếng Việt thì bạn phải tự tạo lấy) Nếu bạn sử dụng AutoCorrect để tạo và sử dụng từ viết tắt khi soạn thảo văn bản, đến một lúc nào đó bạn sẽ rất bực mình

6 Lệnh Tools\Track Changes:

a) Lệnh Tools\Track Changes\Highlight Changes:

Hình VI-13

Theû Options:

Hình VI-14

b) Leänh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes:

Hình VI-15

c) Leänh Tools\Track Changes\Compare Documents:

Hình VI-16

7 Leänh Tools\Merge Document:

Hình VI-17

8 Bảo vệ nội dung file văn bản Lệnh Tools\Protect Document:

Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể

bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem

bằng các cách sau đây:

- Chống sửa đổi: Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu

Tools>Protext Document Ở cửa sổ hiện ra, có 3 lựa chọn

ứng với 3 cấp bảo vệ từ thấp đến cao:

+ Chọn Tracked changes nếu muốn lưu lại những gì

khi chỉnh sửa Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu

những phần chỉnh sửa bằng màu đỏ

+ Chọn Coments nếu không muốn người xem xóa, sửa

nội dung Ở cấp bảo vệ này người xem vẫn có thể sao chép

được nội dung văn bản

+ Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn hãy

bấm chọn Form, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản có thuộc tính như một file pdf (Cách thực hiện có thể Xem thêm thủ thuật ở dưới)

Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập Password vào ô trống bên dưới, bấm OK Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools>Unprotect document, nhập Password khi có yêu cầu

Ngoài ra bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file Bạn thực hiện việc này bằng cách: Ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện và chọn Properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-Only

- Không cho mở file: Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẵn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file Còn ở hình thức này, chúng ta sẽ cài đặt Password để ngăn chặn việc mở file

Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tools>Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK rồi thực hiện lưu file Hoặc cũng có thể thực hiện theo cách: Bấm menu File>Save As (hoặc bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK

Một khi file đã bảo vệ bằng cách này, cần phải nhập đúng password ở thông báo hiện

ra thì mới mở được file Để gỡ bỏ password làm lại thao tác như khi đã đặt password nhưng xóa tất cả các dấu * có trong Password to Open

 Xem thêm thủ thuật:

Với chương trình MS Word, bạn có thể bảo vệ từng phần của một văn bản, nghĩa là người xem có thể can thiệp, sửa chữa một số phần hoặc đoạn văn bản nào đó (mà bạn cho phép) và không được sửa chữa trên một số phần khác

Để thực hiện bạn làm theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Tạo các Section để bảo vệ và không bảo vệ:

- Mở văn bản cần bảo vệ ra Trong bài viết này giả sử văn bản có một đoạn cần được bảo vệ

- Đặt con trỏ vào dòng đầu tiên của văn bản Chọn menu Insert>Break>chọn Continuous và bấm OK

- Bạn đặt lại con trỏ vào đầu đoạn cần bảo vệ thứ nhất, chọn menu Insert>Break>chọn Continuous và bấm OK

- Bạn lại đặt con trỏ vào trước đoạn văn bản không cần bảo vệ ngay sau nội dung của đoạn cần bảo vệ thứ nhất, bấm vào menu Insert>Break>Continuous và bấm OK

Hình VI-18

Như vậy văn bản của bạn được chia thành nhiều section, cụ thể là 4: section thứ nhất là tiêu đề của văn bản không cần bảo vệ Section thứ hai là từ dòng đầu tiên đến trước đoạn cần bảo vệ Section thứ ba là phần nội dung cần bảo vệ Section thứ tư là phần cuối của văn bản, không cần bảo vệ

Bước 2: Thiết lập chế độ bảo vệ section:

Sau khi dã tạo được các section cần bảo vệ nội dung, bạn tiếp tục làm theo hướng dẫn sau:

- Bấm vào menu Tools>Protect Document

- Hộp thoại Protect Document hiện ra, bạn bấm vào mục Forms

- Bấm vào mục Sections

- Hộp thoại Section Protect hiện ra, trong đó có Section 1, Section 2, Section 3, Section 4

- Để bảo về section nào, bạn hãy đánh dấu kiểm vào section đó

- Bấm OK để chấp nhận

- Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options), các ký tự gõ vào sẽ biến thành dấu (***) Bấm OK

- Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenten Password to Open Bấm OK

- Bấm vào menu File>Save để lưu lại

Sau bước này, văn bản đã được bảo vệ từng phần theo ý đồ của bạn, tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên trừ chính bạn)

Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn bấm vào Tools>Unprotect Document Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, bạn gõ mật khẩu vào ô Password Bấm OK Bấm menu File>Save để lưu lại và tiến hành sửa

9 Lệnh Tools\Online Colaborntion:

a) Lệnh Tools\Online Colaborntion\Meet Now:

b) Leänh Tools\Online Colaborntion\Schedule Meeting:

Hình VI-20

c) Leänh Tools\Online Colaborntion\Web Discussions:

Hình VI-21

10 Chức năng trộn thư Lệnh Tools\Mail Merge:

Giả sử bạn muốn tạo và in một THƯ MỜI HỌP đến nhiều người khác nhau, những thư mời họp này có cùng nội dung như: nội dung buổi họp, ngày, giờ, địa điểm… và chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người nhận như họ tên, địa chỉ, cơ quan công tác,… công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả gấp bội nếu biết sử dụng chức năng trộn thư (Mail Merge)

Thí dụ: Tạo và in thư mời họp (THUMOI.DOC) có nội dung sau (Main Document):

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cần Thơ, ngày 10 tháng 11 năm 2001 THƯ MỜI HỌP

Kính gởi: 1 Đ/c <HO TEN>

2 <CO QUAN CONG TAC>

Nhân dịp kỷ niệm 10 năm ngày thành lập khoa Công nghệ thông tin, Ban Chủ nhiệm khoa trân trọng kính mời:

Đ/c: 3 <HO TEN>

Đến dự buổi họp mặt vào lúc: 8 giờ 00 ngày 20/11/2001

Địa điểm: Khu III trường Đại học Cần Thơ

Rất vinh dự được đón tiếp quí khách

4 <Dùng hàm IF để điền dòng ghi chú>

Trưởng khoa

Các thành phần ghi trong cặp dấu < > là thuộc tính riêng của khách mời và được lấy từ một tập tin dữ liệu khác thông qua chức năng Mail Merge Tập tin dữ liệu (Data) có dạng bảng (Table) của Word hay một tập tin dữ liệu lấy từ chương trình ứng dụng khác (EXCEL chẳng hạn)

Danh sách khách mời (KHACH.DOC) như sau (gọi là Data Source):

1 Lê Mạnh Quốc X Khoa Công nghệ thông tin

3 Trần Cao Trị X Khoa Công nghệ thông tin

4 Trương Thu Quyên Khoa Công nghệ thông tin

Các bước thực hiện trộn thư:

 Từ tập tin chính (Main Document) chọn lệnh Tools\Mail Merge, hội thoại Mail Merge Helper xuất hiện (Hình VI-22)

Hình VI-24

 Nhắp nút Get Data (Hình VI-24), chọn Open Data Source để mở tập tin dữ liệu (giống như mở tập tin văn bản thông thường)

Hình VI-25

 Chọn nút Edit Main Document (Hình VI-25)

 Đặt con trỏ tại vị trí , nhắp nút Insert Merge Field và chọn tên trường HO TEN để Nhắp nút công cụ để xem kết quả

Điền dòng ghi chú:

Đặt con trỏ tại vị trí 4

 Nhắp nút Insert Word Field và chọn If… Then… Else, hội thoại Insert Word Field: IF xuất hiện

 Chọn và nhập thông tin như hội thoại Insert Word Field: IF

 Nhắp OK để thực hiện

 Nhắp nút Insert Word Field chọn If… Then… Else, hội thoại Insert Word Field: IF xuất

 Chọn nhập thông tin hội thoại Insert Word Field: IF

 Nhắp OK để thực