Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu View (Nguyễn Quốc Trung) ppt

Trong chế độ này có thể nhìn thấy các dấu ngắt những không nhìn thấy các tiêu đề và hạ mục, các đối tượng hình, phương trình, các cột… Để chuyển qua chế độ Normal thì chọn lệnh View\Norm

MỤC LỤC

III MENU VIEW III.1

1 Chế độ bình thường Lệnh View\Normal: III.2

2 Chế đôï thiết kế Lệnh View\Web Layout: III.2

3 Chế độ trình bày trang Lệnh View\Print Layout: III.2

4 Chế độ tổng quan Lệnh View\Outline: III.2

5 Thanh công cụ Lệnh View\Toolbars: III.2 a) Thanh công cụ chuẩn Lệnh View\Toolbars\Standard: III.3 b) Thanh định dạng Lệnh View\Toolbars\Formatting: III.3 c) Sử dụng table một cách chuyên nghiệp hơn Lệnh View>Toolbars>Databasa: III.4 d) Thanh công cụ vẽ Lệnh View\Toolbars\Drawing: III.4 d) Thanh công cụ chỉnh sửa hình ảnh Lệnh View\Toolbars\Picture: III.5 e) Thanh công cụ đường kẻ bảng Lệnh View\Toolbars\Tables and Borders: III.5 f) Thanh công cụ tạo kiểu chữ nghệ thuật lệnh View\Toolbars\WordArt: III.6 g) Thanh công cụ tự tạo Lệnh View\Toolbars\Customize: III.6 h) Di chuyển thanh công cụ: III.9

6 Thước và đơn vị chia trên thước Lệnh View\Ruler: III.9

7 Chế độ bản đồ Lệnh View\Document Map: III.9

8 Nhập tiêu đề và hạ mục Lệnh View\Header and Footer: III.9

9 Chuyển qua lại giữa các cước chú Lệnh View\Footnotes: III.11

10 Chuyển qua lại giữa các chú thích Lệnh View\Comments: III.11

11 Hiển thị văn bản toàn màn hình Lệnh View\Full Screen: III.11

12 Phóng to, thu nhỏ màn hình Lệnh View\Zoom: III.12

III MENU VIEW

Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang III.2 -

1 Chế độ bình thường Lệnh View\Normal:

Chế độ Normal là chế độ hiển thị thông thường, nó phù hợp cho việc nhập và điều chỉnh nhanh văn bản Trong chế độ này có thể nhìn thấy các dấu ngắt những không nhìn thấy các tiêu đề và hạ mục, các đối tượng hình, phương trình, các cột…

Để chuyển qua chế độ Normal thì chọn lệnh View\Normal (hoặc nhắp trên nút lệnh Normal View nằm ở phía trái của thanh cuộn ngang)

2 Chế đôï thiết kế Lệnh View\Web Layout:

Để chuyển qua chế độ Web Layout thì chọn lệnh View\Web Layout (hoặc nhắp trên nút lệnh Web Layout View nằm ở phía trái của thanh cuộn ngang)

3 Chế độ trình bày trang Lệnh View\Print Layout:

Chế độ Print Layout sẽ hiển thị văn bản theo từng trang in Ngược lại với chế độ Normal, trong chế độ này bạn không nhìn thấy các dấu ngắt nhưng nhìn thấy các tiêu đề và hạ mục, các đối tượng hình, phương trình, các cột…

Print Layout tiện lợi trong việc nhập các tiêu đề và hạ mục, điều chỉnh cá lề, làm việc với các cột, các đối tượng hình… Hạn chế của chế độ Print Layout là việc di chuyển con trỏ chậm hơn so với chế độ Normal

Để chuyển qua chế độ Print Layout thì chọn lệnh View\Print Layout (hoặc nhắp trên nút lệnh Print Layout View nằm ở phía trái của thanh cuộn ngang)

4 Chế độ tổng quan Lệnh View\Outline:

Chế độ Outline hiển thị dấu cộng ở đầu các Heading và hình vuông nhỏ ở đầu các đoạn Để chuyển qua chế độ Outline thì chọn lệnh View\Outline (hoặc nhắp trên nút lệnh Outline View nằm ở phía trái của thanh cuộn ngang)

5 Thanh công cụ Lệnh View\Toolbars:

Có thể bật/tắt thanh công cụ theo hai cách:

Chọn lệnh View\Toolbars, sau đó nhắp

chọn thanh công cụ

Nhắp chuột phải trên thanh công cụ bất kỳ, danh sách các thanh

công cụ sẽ xuất hiện, nhắp chọn thanh công cụ muốn bật/tắt

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện

lợi và nhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ Trên các

thanh công cụ có gắn các nút lệnh, mỗi nút lệnh đại diện cho một lệnh

nào đó

Muốn biết nút công cụ đại diện cho lệnh nào thì trỏ chuột ngay trên

nút đó, khi đó dưới con trỏ sẽ xuất hiện một hộp màu vàng có ghi tên

lệnh và phím gõ tắt của nó (nếu có)

Các thanh công cụ sử dụng trong quyển này:

a) Thanh công cụ chuẩn Lệnh View\Toolbars\Standard:

(New Blank Document): Mở tập tin mới, xem lại lệnh File\New

(Open): Mở tập tin đã có trên đĩa, xem lại lệnh File\Open

(Save): Lưu tập tin vào đĩa, xem lại lệnh File\Save

(Print): In tất cả các trang của văn bản hiện hành ra máy in mặc nhiên

(Print Preview): In nội dung tập tin lên màn hình, xem lại lệnh File\Print Preview

(Spelling and Grammar): Kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm, có thể xem lệnh Tools\Spelling and Grammar

(Cut): Cắt khối đã chọn vào Clipboard, xem lại lệnh Edit\Cut

(Copy): Sao chép khối đã chọn vào Clipboard, xem lại lệnh Edit\Copy

(Paste): Dán thông thường, xem lại lệnh Edit\Paste

(Format Painter): Sao chép định dạng các ký tự hay đoạn văn bản

(Undo Typing): Hủy bỏ lệnh đã được thực hiện, xem lại lệnh Edit\Undo Typing

(Redo Typing): Hủy bỏ tác dụng của lệnh Undo, xem lại lệnh Edit\Redo Typing

(Insert Hyperlink): Liên kết đến tập tin hay trang Web, có thể xem lệnh Insert\Hyperlink

(Tables and Borders): Bật/Tắt thanh công cụ Tables and Borders

(Insert Table): Cách tạo bảng, có thể xem lệnh Table\Insert\Table

(Insert Microsoft Excel Worksheet): Tạo bảng tính Excel

(Columns): Định dạng cột, có thể xem lệnh Format\Columns

(Drawing): Tắt/Mở thanh công cụ vẽ, lệnh View\Toolbars\Drawing

(Document Map): Chế độ bản đồ, lệnh View\Document Map

(Show/Hide): Xem/Ẩn các khoảng trắng, các Heading,… sẽ xuất hiện ¶

(Zoom): Phóng to/Thu nhỏ màn hình, lệnh

(Microsoft Word Help): Hệ thống trợ giúp, xem lệnh Help\ Microsoft Word Help b) Thanh định dạng Lệnh View\Toolbars\Formatting:

(Font Size):

(Bold):

(Italic):

(Underline):

(Align Left): Chỉnh văn bản dồn về bên trái

(Center): Chỉnh văn bản dồn vào giữa

(Align Right): Chỉnh văn bản dồn về bên phải

(Justify): Chỉnh văn bản đều hai bên, thẳng lề trái và phải

(Numbering): Ghi số thứ tự ở đầu đoạn văn bản

Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang III.4 -

(Bullets): Ghi ký hiệu ở đầu đoạn văn bản

(Decrease Indent): Giảm độ lệch trái

(Increase Indent): Tăng độ lệch trái

(Outsize Border):

(Hightlight):

(Font Color):

c) Sử dụng table một cách chuyên nghiệp hơn Lệnh View>Toolbars>Databasa:

Với thanh công cụ Databasa, bạn sẽ nhập dữ liệu, xóa hay chèn dòng và cột, sắp xếp, tìm kiếm… trong table một cách dễ dàng và mang tính chuyên nghiệp hơn là thao tác trực tiếp ngày trong table Để xuất hiện thanh công cụ này, bạn vào menu View>Toolbars>Databasa

- Sắp xếp theo thứ tự ABC hoặc 123, bạn chọn (bôi đen) cả cột chứa danh sách (hoặc đặt trỏ chuột ngày trên dòng kẻ ngang của cột, lúc này trỏ chuột thành mũi tên nhỏ), bấm chọn biểu tượng Sort Ascending Khi thực hiện lệnh này, dữ liệu các dòng sẽ tự động chuyển đổi theo

- Nhập dữ liệu: Bạn có thể thực hiện ngay trên thanh công cụ Databasa bằng cách đặt trỏ chuột vào bất cứ vị trí nào của ô tên bấm chuột vào biểu tượng Data Form, hộp thoại Data Form xuất hiện kèm theo tên thứ tự các cột Bạn chọn Add và nhập dữ liệu cần thiết vào một trong các ô hiển thị tương ứng với các cột trong table rồi OK Trong hộp thoại này, bạn có thể tìm kiếm kết quả một cách nhanh chóng bằng cách bấm vào Find, chọn trường, đồng thời cập nhật dữ liệu muốn tìm kiếm

- Tìm kiếm danh sách: Chọn biểu tượng Find Record, chọn tên cột trong trường (In field) của hộp thoại và nhập dữ liệu tìm kiếm trong ô Find what Muốn tìm tiếp bấm vào Find Next

- Muốn thay đổi tên hay xóa bỏ một trường (cột), bạn đặt trỏ chuột vào trong table, bấm chọn biểu tượng Manage Fields, chọn tên trường ở khung bên phải, xong bấm Rename để đổi tên hay Remove để xóa

- Vấn đề khác ngoài table: Nếu trỏ chuột ở trong vùng văn bản đang soạn, bạn cũng có thể dùng các chức năng của thanh công cụ Databasa để chèn nội dung khác vào cuối văn bản bằng cách bấm chọn biểu tượng Data Form Sau khi hộp thoại Header Record Delimiters xuất hiện, bạn bấm OK Trong hộp thoại Data Form, bạn chọn New, nhập nội dung xong bấm View Source Hoặc muốn tìm dữ liệu (từ hay số liệu) thì chọn Find

Trong văn bản, để xếp thứ tự ABC hay 123… từ các mẫu tự đầu áp dụng cho các đoạn Paragraph), bạn phải bấm phím Enter để tạo một khoảng các dòng ở trên trước rồi mới chọn biểu tượng Sort Ascending Cách này rất thuận lợi cho bạn khi muốn sắp xếp lại các hạng mục không theo thứ từ khi nhập nội dung văn bản

d) Thanh công cụ vẽ Lệnh View\Toolbars\Drawing:

• (Draw): Chọn cách xử lý

• (Select Object): Chọn đối tượng

• (Free Rotate): Xoay đối tượng hình

• (AutoShapes): Chọn mẫu vẽ

• (Line): Vẽ đường thẳng

• (Arrow): Vẽ đường thẳng có đầu tên

• (Rectangle): Vẽ hình chữ nhật, hình vuông

• (Oval): Vẽ hình tròn, hình Elip

• (Text Box): Vẽ hình Text box

• (Insert WordArt): Chèn các mẫu chữ WordArt

• (Fill Color): Định màu tô hình (lấp đầy)

• (Line Color): Định màu đường vẽ

• (Font Color): Định màu của ký tự

• (Line Style): Độ dầy và kiểu đường kẻ

• (Dash Style): Kiểu nét đường kẻ

• (Arrow Style): Các kiểu đầu mũi tên

• (Shadow): Các định dạng hình có nét bóng

• (3-D): Các định dạng hình không gian 3 chiều

d) Thanh công cụ chỉnh sửa hình ảnh Lệnh View\Toolbars\Picture:

• (Insert Picture): Mở hội thoại Insert Picture để chèn hình

• (Image Control): Chọn dạng màu (có màu hay trắng đen)

• (More Contrast): Tăng độ tương phản

• (Less Contrast): Giảm độ tương phản

• (More Brightness): Tăng độ sáng

• (Less Brightness): Giảm độ sáng

• (Crop): Dùng để cắt xén bớt hình

• (Line Style): Cho chọn kiểu đường viền bao quanh hình

• (Text Wrapping): Dùng để định cách thức bao quanh hình

• (Format Object): Mở hội thoại Format Object để định dạng hình

• (Set Transparent Color): Định màu trong suốt

• (Reset Picture): Trả hình về trạng thái ban đầu

e) Thanh công cụ đường kẻ bảng Lệnh View\Toolbars\Tables and Borders:

• (Draw Table): Vẽ các đường cong trong bảng

• (Eraser): Xóa bỏ đường kẻ bảng

• (Line Style): Kiểu đường ke.û

• (Line Weight): Kích thước đường kẻ

• (Border Color): Màu khung kẻ

• (Outside Boder): Chọn vị trí kẻ khung

• (Shading Color): Tạo màu nền cho các ô đã chọn

Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang III.6 -

• (Insert Table): Tạo bảng mới

• (Merge Cells): Ghép lại thành một ô

• (Split Cells): Tách ra thành nhiều ô

• (Align Top Left): Canh dữ liệu dồn về bên trái

• (Distribute Rows Evenly): Chỉnh chiều cao các dòng đang chọn bằng nhau

• (Distribute Columns Evenly): Chỉnh chiều cao các cột đang chọn bằng nhau

• (Table AutoFormat): Mở hội thoại AutoFormat để chọn dạng bảng

• (Change Text Direction): Thay đổi hướng văn bản

• (Sort Ascending): Sắp xếp dữ liệu tăng theo cột hiện hành

• (Sort Descending): Sắp xếp dữ liệu giảm dần theo cột hiện hành

• (AutoSum): Tính tổng cộng cột dữ liệu kiểu số

f) Thanh công cụ tạo kiểu chữ nghệ thuật lệnh View\Toolbars\WordArt:

• (Insert WordArt): Chèn một số WordArt khác

• : Điều chỉnh nội dung của WordArt

• (WordArt Gallery): Chọn lại kiểu WordArt

• (Format WordArt): Định dạng WordArt

• (WordArt Shape): Chọn dạng bố trí chữ

• (Free Rotate): Dùng để xoay WordArt

• (Text Wrapping): Dùng để định cách thức bao quanh hình

• (WordArt Same Letter Heights): Chiều cao chữ thường và hoa bằng nhau

• (WordArt Vertical Text): Viết chữ theo chiều dọc

• (WordArt Alignment): Canh chữ

• (WordArt Character spacing): Khoảng cách giữa các ký tự

g) Thanh công cụ tự tạo Lệnh View\Toolbars\Customize:

 Lớp Toolbars:

Hình III-1

 Các bước tạo thanh công cụ mới:

 Từ lớp Toolbars, chọn nút New, hội thoại

New Toolbars xuất hiện (Hình III-2)

 Nhập tên thanh công cụ vào hộp Toolbars

name

 Nhắp OK để thực hiện

 Các bước xóa bỏ thanh công cụ tự tạo:

 Từ lớp Toolbars, nhắp chọn thanh công cụ

muốn xóa trong danh sách Toolbars

 Nhắp nút lệnh Delete để xóa

 Word sẽ đưa ra thông báo và

chờ xác nhận, nhắp OK để xóa

 Cách cài phím gõ tắt cho một lệnh:

 Từ lớp Toolbars, chọn nút Keyboard, hội thoại Customize Keyboard xuất hiện (Hình III-4)

 Từ hội thoại Customize Keyboard, chọn nhóm lệnh Categories, các lệnh trong nhóm được chọn xuất hiện bên cửa sổ Commands

 Nhắp chọn tên lệnh trong danh sách Commands

 Gõ phím tắt vào mục Press new shortcut key

 Nhắp nút Assign để gán phím gõ tắt cho lệnh đã chọn

Nhắp Close đóng hội thoại Customize Keyboard quay về hội thoại Customize Nhắp nút Close đóng hội thoại Customize

Hình III-4

Hình III-2

Hình III-3

Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang III.8 -

 Muốn gỡ bỏ phím tắt:

 Từ lớp Toolbars, nhắp chọn nó trong mục Current keys của hội thoại Customize Keyboard (Hình III-4)

 Sau đó nhắp nút Remove loại bỏ

 Lớp Commands:

 Cách gắn nút lệnh lên thanh công cụ:

 Từ lớp Commands, chọn nhóm

lệnh trong danh sách Categories, khi

chọn đến nhóm lệnh nào thì các nút

lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện bên

Commands

 Chọn nút lệnh và “gắp” nó

gắn lên thanh công cụ

 Nhắp Close kết thúc

 Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên

thanh công cụ thì “gắp” nó và kéo ra

khỏi thanh

 Muốn biết chi tiết nút lệnh đại

diện cho lệnh nào thì nhắp vào nó

Sau đó nhắp nút Description

 Xem thêm thủ thuật:

Sử dụng máy làm tính: Mặc dù công năng chính của MS Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy làm tính được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows)

Để khai thác công cụ bí mật này của MS Word, trước tiên, bạn cần đặt phóm tắt của nó trên thanh công cụ nổi trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo rê và gắp thả biểu tượng của công cụ này vào một điểm trống bất kỳ trên thanh công cụ nổi rồi chọn Close Ngày lập tức, bạn sẽ trông thấy các nút Tools Calculate

Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, cẳng hạn ((90+10)*2)/200> hãy đánh dấu khối phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở góc dưới bên trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chx The result của the calculation is)

Hình III-5

 Lớp Options:

Nếu không thấy xuất hiện tên lệnh

và gõ phím tắt thì kiểm tra lại bằng

cách:

 Từ lớp Options, đánh dấu

check mark vào:

 Show ScreenTips on toolbars

 Show shortcut keys in

ScreenTips

 Nhắp nút Close để đóng hội

thoại

h) Di chuyển thanh công cụ:

Trỏ chuột vào biên của thanh

công cụ (không trỏ vào nút lệnh) và

nắm kéo đến vị trí mới, thả chuột

6 Thước và đơn vị chia trên thước Lệnh View\Ruler:

Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các Tab… Trong Word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal ruler) nằm ngang phía trên màn hình

- Thước đứng (Vertical ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình

Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (“) hoặc Centimeters (cm) Để thay đổi đơn vị chia trên thước thì chọn lệnh Tools\Options\General\Measurement units

Cũng giống như các thanh công cụ, bạn có thể bật tắt thước bằng lệnh View\Ruler

Nếu chỉ muốn tắt thước đứng thì chọn lệnh Tools\Options\View và gỡ bỏ dấu check mark trước mục  Vertical ruler

7 Chế độ bản đồ Lệnh View\Document Map:

Chế độ Document Map hiển thị bên trái là các mục tiêu đề, bên phải là văn bản Khi nhắp vào bên trái thì bên phải văn bản sẽ nhảy đến trong tiêu đề đó

8 Nhập tiêu đề và hạ mục Lệnh View\Header and Footer:

Tiêu đề trang (Header) là các dòng văn bản ghi ở đầu mỗi trang, hạ mục (Footer) là các dòng ghi ở cuối mỗi trang Trong tiêu đề/hạ mục bạn có thể nhập văn bản, ghi số trang và các thông tin khác nếu cần

Hình III-6

Thước dùng để kiểm soát lề, độ lệch so với lề, điểm dừng Tab… Trong Word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal ruler) nằm ngang phía hình

- Thước đứng... bạn bật tắt thước lệnh View\ Ruler

Nếu muốn tắt thước đứng chọn lệnh Tools\Options \View gỡ bỏ dấu check mark trước mục  Vertical ruler

7 Chế độ đồ Lệnh View\ Document Map:

Chế... mục Lệnh View\ Header and Footer:

Tiêu đề trang (Header) dòng văn ghi đầu trang, hạ mục (Footer) dòng ghi cuối trang Trong tiêu đề/hạ mục bạn nhập văn bản, ghi số trang thơng tin khác cần