Giáo trình microsoft excel

Nếu bạn muốn sửa lại chú thích h ãy chọn Insert/Edit Comment hoặc ấn phím phải chuột vào ô đó và chọn Edit Comment cũng được Có thể xem tất cả các chú thích bằng cách:  Chọn view/Commen

Chương 1: Làm quen v ới Excel 2000

Excel 2000 là một bảng tính điện tử được dùng để tính toán, tổ chức và phân tích dữ liệu, v.v Chương này bạn làm quen với việc tạo một bảng tính đ ơn giản Một bảng tính là một tư liệu

bao gồm các hàng và các cột, phần giao nhau giữa hàng và cột gọi là ô Ô là đơn vị cơ sở để

nhập thông tin vào và ta có thể định dạng, sắp xếp, phân tích, vẽ biểu đồ, v.v cho nó

1.1 Khởi động Excel

Excel được khởi động giống nh ư hầu hết các ứng dụng Office khác, bằng cách nhấn Start trên thanh tác vụ (Taskbar), chỉ chuột l ên thư mục Programs và nhấn vào biểu tượng của chương trình Microsoft Excel, sau đó ta có hình sau:

Hình trên là cửa sổ Excel, bao gồm:

1 Thanh tiêu đề chứa tên ngầm định là Book1 (tên của Workbook)

2 Thanh Menu

3 Thanh định dạng (Formating)

4 Thanh công cụ chuẩn (Standard)

5 Thanh công thức (Formula)

6 7 8 v.v là các bảng tính (tên ngầm định là Sheet1, Sheet2 v.v )

9 Các ô (cells)

Thanh menu dùng để xử lý các lệnh và các thiết lập trong Excel Ví dụ để l ưu

một file trong Excel, h ãy chọn Save từ menu File Các thanh công cụ giúp bạn truy cập nhanh các lệnh, các thao tác của Excel Thanh công cụ Standard v à thanh công cụ Formatting sử dụng như trong Word Giống như hầu hết các ứng dụng Office, cửa sổ ứng dụng Excel cũng chứa các nút phóng to, thu nhỏ v à nút Close.

Khi mở Excel lần đầu, tên mặc định của Workbook l à Book1 hiện lên màn hình và hiển thịbảng tính đầu tiên (sheet1) Một bảng tính được chia thành các ô theo hàng và cột, có thể gồmtới 65536 hàng và 256 cột Tên cột là chữ cái, tên hàng được đặt bằng một số Giao của mộthàng và một cột là ô (cell), tên ô được đặt theo cột và hàng Ví dụ, ô ở phần giao của cột A v à

hàng 1 là ô A1; giao của cột BC và 12 là BC12 Tên của ô còn được gọi là địa chỉ ô.

Cột được phân bố: A, B, C, , Z, AA, AB, , AZ, BA, BB, , BZ

Dòng được đánh số: 1, 2, 3, 4,

1.2 Di chuyển trong một bảng tính

Dữ liệu được lưu giữ trong rất nhiều ô, có khi hàng nghìn ô Vì vậy việc di chuyển con trỏ ôđến một ô cần thiết sao cho nhanh nhất l à rất quan trọng Bảng sau cho ta các cách di chuyển

Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới

,,, Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Ctrl+,Ctrl+  ,Ctrl+  ,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi t ên

Shift + Enter Về ô liền kề phía trên

Alt + PageDown Sang phải một màn hình

Alt + Page Up Sang trái một màn hình

Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu

Bạn cũng có thể di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu nh ư sau:

 Chọn Edit trên thanh Menu

 Gõ địa chỉ ô vào hộp Reference và chọn OK (ở trên ta gõ a6), chọn OK con trỏ sẽ đến

lỗi bằng cách kích đúp chuột vào ô, di chuyển điểm chèn đến vị trí cần sửa và sửa lại Bên trái

thanh công thức là nút X (Cancel), bạn có thể nhấn vào đó để huỷ bỏ dữ liệu vừa sửa tr ên

thanh công thức nếu bạn muốn (tất nhi ên là chưa ấn Enter) Giá trị số có thể l à một số nguyên(12, -23, v.v ), số thập phân (12.3, -0.34) v.v hoặc một số dấu phẩy động (4.09E+3, 2.345E -3v.v ) Có thể đưa vào dấu của số: dương (+) hoặc âm (-) Nếu là phần trăm dùng dấu %, ví dụ34%=0.34 v.v nếu là tiền tệ dùng kí hiệu đô la ($) trước số Nếu nhập vào một số quá lớn,không vừa ô, Excel sẽ tự động nới rộng ô cho số đó hoặc điều chỉnh cách biểu diễn số đó bằngdấu phẩy động hoặc giảm bớt các chữ số lẻ thập phân Nếu Excel biểu diễn một số dấu phẩyđộng hoặc một dãy kí hiệu (# # # ) trong ô, bạn n ên tăng độ rộng của cột để có thể xem toàn

bộ số đó Theo mặc định, các giá trị số được căn thẳng cột về bên phải của ô

Để gõ số và ô ta làm như sau:

 Chọn ô

 Gõ một số vào ô (dấu phẩy thập phân được thay bằng dấu chấm)

 Nhấn Enter hoặc chọn một ô mới để ho àn tất việc nhập số đó Ví dụ

2 Nhập các giá trị văn bản

Để nhập văn bản vào một ô, chọn ô đó, gõ văn bản vào và nhấn Enter Một giá trị văn bản có

thể là một kết hợp từ các chữ cái hoa hoặc th ường, số và ký hiệu đặc biệt khác Excel nhận racác giá trị văn bản và căn thẳng hàng chúng theo lề trái của mỗi ô Nếu không có thông tinxuất hiện trong các ô bên cạnh, Excel cho phép nhập văn bản d ài chồng lên các ô bên phải nó.Nếu ô kế bên phải có thông tin, văn bản sẽ bị che khuất một phần Mặc d ù ô chỉ hiển thị mộtphần văn bản, Excel vẫn l ưu giữ toàn bộ văn bản đó trên thanh công thức khi ô đang hoạtđộng Nếu muốn Excel l ưu trữ một giá trị văn bản có dạng số, ng ày tháng hoặc số phần trăm,bạn phải gõ một dấu nháy trước dữ liệu đó Ví dụ, nếu nhập '120 v ào một ô, số 120 sẽ đượchiểu là văn bản, dấu nháy sẽ xuất hiện tr ên thanh công thức để chỉ rõ dữ liệu đó là văn bản

3 Nhập ngày tháng và thời gian

Nếu bạn muốn lưu ngày tháng hoặc thời gian vào các ô, bạn nên sử dụng một trong các định

dạng ngày tháng và thời gian như bảng sau:

Dữ liệu Dạng Ví dụ

Date (ngày tháng) m/d/yy (tháng /ngày/năm) 10/1/99

Date m/d/yyyy (tháng /ngày/năm) 10/1/1999

Time (thời gian) h: mm AM/PM (giờ: phút) 10: 15 PM

Time h: mm: ss AM/PM- (giờ: phút: giây) 10: 15: 30 PM

Kết hợp m/d/yy h: mm (tháng: ngày: năm: gi ?: phút) 10/1/99 22: 15

Ví dụ ngày 2/18/02 có thể hiểu là tháng 2 ngày 18 năm 1902 ho ặc tháng 2 ngày 18 năm 2002)

Để chỉ rõ thế kỷ nào bạn dùng định dạng với bốn chữ số biểu diễn năm (m/d/yyyy (tháng/ngày/năm) Có thể thay đổi định dạng ngày tháng và thời gian bằng cách:

 Ghi nội dung vào hộp văn bản ứng với ô đ ã chọn, kết thúc bằng cách kích trỏ chuộtngoài hộp văn bản đó Ví dụ sau:

Sau khi gõ chú thích xong ta có hình d ạng như sau:

Ta nhận thấy ô đã có chú thích được đánh dấu đỏ phía tr ên bên phải ô Mỗi khi ta đưa trỏ

chuột vào ô đó thì chú thích lại hiện ra Nếu bạn muốn sửa lại chú thích h ãy chọn Insert/Edit Comment (hoặc ấn phím phải chuột vào ô đó và chọn Edit Comment cũng được)

Có thể xem tất cả các chú thích bằng cách:

 Chọn view/Comment, sau đó tất cả Comments đều hiện ra như sau:

 Tắt Comments bằng cách chọn lại View/Comment

Khi bạn hiển thị tất cả chú thích bằng lệnh Comments trên menu View thì đồng

thời thanh Reviewing cũng hiện ra như sau:

Để thực hiện việc tính toán, bạn có thể nhập một công thức v ào ô bất kỳ Ví dụ để tính 34 x

12, bạn gõ vào một ô như sau: =34*12 và gõ Enter Sau khi gõ Enter thì ch ỉ có kết quả hiện ra,nhưng khi đưa trỏ vào ô đó thì công thức hiện ra trên thanh công thức, hoặc kích đúp vào ô thìcông thức hiện ra

Các phép toán trong công th ức bao gồm: cộng (+),trừ t ( -), nhân n (*), chia (/) và luỹ thừa v(^)

6 Sử dụng địa chỉ ô trong công thức

Giả sử ta muốn cộng nội dung của ô A1 với nội dụng của ô B1, kết quả để ở ô C1 ta l àm như

sau: Đứng ở ô C1 gõ: =A1+B1 <Enter>

Excel tính kết quả và lưu ở ô C1

7 Tạo địa chỉ ô trong công t hức bằng chuột

Giả sử ta muốn cộng nội dung của ô A1 với nội dung của ô B1, kết quả để ở ô C1 bằng chuột

ta làm như sau:

 Đứng ở ô C1 gõ dấu bằng (=)

 Kích vào ô A1, hoặc dùng phím mũi tên trái dịch đường viền nhấp nháy về ô A1, lập

tức ô C1 bây giờ có: =A1

 Gõ dấu cộng tiếp vào ô C1:=A1+

 Kích tiếp vào ô B1 (hoặc dùng phím mũi tên cũng được), ô C1 bây giờ là: =A1+B1



Chú ý là khi chọn ô A1 hoặc ô B1 thì có một đường viền ô nhấp nháy.

8 Copy nội dung của một ô (là một công thức) đến một ô khác

Điều gì sẽ xẩy ra khi ta Copy nội dung của một ô (l à một công thức có chứa địa chỉ ô) đến một

ô khác? Giả sử trong ô C1 có nội dung =A1+B1, ta muốn Copy xuống ô C2 Ta l àm như sau:

 Chọn ô C1

 Gõ Ctrl + C (hay chọn Edit /Copy)

 Chọn ô C2

 Gõ Ctrl +V (hay chọn Edit /Paste)

Các động tác này tương đương với động tác kéo chuột (bạn n ên dùng động tác này) như sau:

 Đưa trỏ chuột vào góc vuông bên phải phía dưới (có hình vuông nhỏ) của ô C1, cho

đến khi trỏ chuột biến th ành mũi tên chữ thập mảnh.

 Nhấn giữ phím trái chuột và kéo xuống ô C2

Bây giờ kích đúp vào ô C2 bạn thấy nội dung là:=A2+B2 (ta cứ tưởng là =A1+B1 ở trong C2).Bạn theo cách đó Copy xuống ô C3 v à có: =A3+B3, tổng quát Copy xuống ô Ck sẽ

có:=Ak+Bk Nghĩa là địa chỉ dòng thay đổi, cột thì không (vẫn A và B)!

Bây giờ Copy nội dung ô C1 đến ô D1 xem sao? (nghĩa l à dòng không đổi), Sau khi Copyxong ta thấy trong D1 có:=B1+C1 (Nghĩa l à địa chỉ cột đã thay đổi, còn dòng (1) thì không).Nhờ tính chất này mà bạn có thể tự động cộng (hoặc nhân, chia, v.v ) nội dung 2 cột v à để kếtquả ở cột thứ 3

Giả sử ta có nội dung bảng tính nh ư sau: Cột A và B có nội dung, ta muốn cộng nội dung haicột đó và để ở cột C Ta chỉ việc:

 Tạo một công thức =A1+B1 trong C1

 Kéo đến ô C5, và kết quả như hình sau:

Ta gọi địa chỉ A1, B1, v.v l à địa chỉ tương đối.

Giả sử ta chỉ muốn lấy tổng của A1+B1 để copy cho tất cả các ô thuộc cột C th ì sao? Bạnđứng trong C1 và gõ: =A$1+B$1, như hình sau:

Sau khi kéo ta có:

Cách viết $1, $2, v.v là tuyệt đối dòng

$A, $B, $C v.v là tuyệt đối cột

Giả sử ta muốn Copy ô C1 (=A1+B1) cho C2, C3, C4, C5 v.v (các ô n ày cùng chứa một nộidung), muốn thế đứng trong C1 gõ: =$A1+$B1 và Copy đến các ô C2, C3 v.v Cũng có khi tacần tuyệt đối cả cột lẫn d òng, ví dụ Copy nội dung ô C1 (=A1+B1) đến ô E5, E6, E7 v.v Muốn thế từ trong C1 gõ: =$A$1+$B$1, sau đó copy đến ô E5 và từ E5 kéo đến E6, E7, E8,v.v Tóm lại việc dùng địa chỉ tương đối, tuyệt đối cột, tuyệt đối d òng hay tuyệt đối cả cột lẫndòng là tuỳ thuộc ở chỗ bạn cần gì khi Copy nội dung ô có chứa công thức l à địa chỉ

1.4 Chèn một đối tượng vào bảng tính

Về cơ bản, chèn một đối tượng (ảnh, Clipart, v.v v ào bảng tính cũng giống như trong các ứngdụng Office khác, cụ thể:

 Chọn ô mà bạn muốn đặt ảnh vào (nếu ảnh lớn có thể lấy diện tích các ô b ên cạnh đểchứa hình ảnh).

1.6 Chèn các Hyperlink (siêu liên k ết)

Excel 2000 cho phép thêm các Hyperlink vào các ô trong b ảng tính, nối chúng với các đối tượng khác trong đĩa cứng hoặc với Internet hoặc với mạng máy tính Siêu liên kết là phương pháp thuận tiện để kết hợp một loạt workbook li ên quan với nhau hoặc cho phép truy cập theo ý muốn tới các t ài liệu hỗ trợ, các trang Web hoặc các tư liệu tham khảo khác trên Internet.

a Tạo Hyperlink liên kết đến một tệp trên đĩa hoặc một trang Web:

Như vậy ở ô C7 có chứa một si êu liên kết có tên: D:\GTexcel2000\Vidu1.xls

Khi đưa trỏ chuột vào ô này, trỏ chuột biến thành hình bàn tay, như khi bạn truy cập Internet.Nếu bạn kích vào siêu liên kết ấy, tệp đó sẽ được mở Muốn bỏ liên kết đó hãy chọn:

 Chọn ô cần huỷ siêu liên kết

 Chọn Insert/Hyperlink và chọn Remove Link

b Tạo Hyperlink liên kết đến một ô của một sheet trong Workbookk

 Chọn Insert/Hyperlink

 Chọn Place in This Document, ta có hình sau:

 Gõ một địa chỉ ô cần tham chiếu (giả sử B4) v ào hộp Type the cell reference, chọn

Nếu kích vào ô A5 (Sheet3!B4) sẽ tham chiếu về ô B4 của Sheet3

c Tạo Hyperlink liên kết đến một tệp mới

 Chọn Insert/Hyperlink

 Chọn Create new Document, ta có hình sau:

 Gõ tên tệp cần tạo (NhanSu.xls) v ào hộp Name of new document và chọn Ok ta có

một cửa sổ mới chứa tệp NhanSu.xls, bạn gõ vào một số dữ liệu như sau:

 Đóng cửa sổ lại và ta có một HyperLink sau:

Mỗi khi kích vào hyperlink này sẽ tham chiếu đến tệp D: \NhanSu.xls

d Tạo Hyperlink gửi thư điện tử

 Chọn Insert/Hyperlink

 Chọn E -mail Address, ta có hình sau:

Khi kích vào liên kết đó bạn có một giao diện để soạn một lời nhắn v à gửi lời nhắn đó như sau:

1.7 Lưu Workbook

Sau khi nhập dữ liệu vào wordbook mới, nên ghi dữ liệu đó vào đĩa để bảo vệ thông tin v à sửdụng nó về sau Mỗi workbook đ ược lưu trong một file trên đĩa Bạn sử dụng lệnh Save tr ênmenu File và đặt cho nó một tên tệp

1.8 Sử dụng lệnh Save As

Chọn File/Save As và đặt một tên File khác, tên cũ được cất và dự phòng

1.9 Thoát khỏi Excel

Khi hoàn tất việc tạo wordbook, bạn n ên lưu một lần nữa bằng cách chọn File /Save, sau đónếu định thoát khỏi Excel h ãy:

 Chọn File/Exit hoặc

 Kích vào nút Close trên thanh tiêu đề

Chương 2: Một số thao tác cơ bản

Microsoft Excel đưa ra m ột số lớn các kỹ năng để bạn có thể sửa chữa dữ liệu, trang in, sắpxếp dữ liệu, điền dữ liệu v ào các ô, cách dùng AutoFill, s ử dụng công cụ Clipboard và v.v

2.1 Chọn các dãy ô

Chọn một ô tức là kích hoạt ô đó, kết quả là địa chỉ ô xuất hiện trong hộp Name ở b ên tráithanh công thức Để chọn một ô riêng biệt hoặc một dãy ô, bạn có thể sử dụng chuột hoặc b ànphím Khi chọn một dãy ô thì trên thanh công th ức có địa chỉ đầu và địa chỉ cuối của ô xuấthiện, ví dụ: A1:B5 (nghĩa là từ ô A1 đến ô B5 được chọn (“bôi đen”)

 Chọn một dãy ô bằng chuột

1 Đưa trỏ về ô đầu tiên cần chọn

2 Rê qua các ô cần chọn, sau đó nhả chuột

3 Nếu muốn chọn thêm những dãy ô không kề nhau, hãy nhấn phím Ctrl, sau đó lặp lại

bước 1 và 2 Khi kết thúc, nhả phím Ctrl H ình sau chỉ ra ba vùng đã được chọn (A2:B4,C6:D8, E2:F3)

Chọn một dãy ô bằng bàn phím.

 Dùng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ đến ô đầu ti ên cần chọn

 Nhấn phím Shift, sau đó nhấn phím mũi tên thích hợp để chọn các ô còn lại trong dãy Thảphím Shift

 Để chọn thêm những dãy ô không liền kề nhau, nhấn tổ hợp phím Shift + F8 Chỉ thị Addxuất hiện trên thanh trạng thái chỉ ra rằng bạn có th êm một dãy ô vào vùng chọn Lặp lạibước 1 và 2

2.2 Xoá nội dung các ô bằng Delete v à Clear

Sau khi chọn các dãy ô, bạn có thể xoá nội dung của nó bằng phím Delete nhưng vẫn giữ lại

định dạng các ô đó để bạn có thể nhập các dữ liệu mới c ùng kiểu định dạng như trước Nhưng

nếu bạn xoá bằng cách chọn Edit/Clear, thì một Menu con xuất hiện nh ư sau:

 Nếu chọn All sẽ xoá tất (xoá cả định dạng, nội dung v à chú thích)

 Nếu chỉ xoá định dạng, h ãy chọn Formats (sau đó dữ liệu vùng đó có thể có dạng khác, ví

dụ nhiều chữ số sau dấu phẩy hơn chẳng hạn), hình sau:

 Nếu chỉ xoá nội dung, hãy chọn Contents Del

 Nếu chỉ xoá chú thích, chọn Comments

Còn nếu bạn chọn Menu/Delete thì lại có nghĩa khác, cụ thể hộp thoại sau xuất hiện:

 Nếu chọn Shift cells left, thì các ô đó sẽ bị các ô bên trái lấp đầy

 Nếu chọn Shift cells up, thì các ô đó sẽ bị các ô phía dưới lấp đầy

 Nếu chọn Entire row, thì các dòng chứa các ô đó bị cắt khỏi bảng tính v à các dòng phía

dưới dồn lên

 Nếu chọn Entire column, thì các cột chứa các ô đó bị cắt khỏi bảng tính v à các cột bên phải dồn sang trái để lấp kín

2.3 Lệnh Undo

Nếu bạn phạm sai lầm khi xoá một d ãy ô hoặc thực hiện một lệnh khác m à sau đó bạn nhận

thấy không vừa ý, bạn có thể huỷ bỏ lỗi đó bằng c ách chọn ngay Edit/Undo Ví dụ, nếu bạn lỡ

xoá một dãy ô, việc chọn Undo sẽ phục hồi lại những dữ liệu cũ của các ô đó Bạn cũng có thểnhấn vào nút Undo trên thanh công c ụ Standard (mũi tên vòng sang trái), hoặc nhấn tổ hợpphím Ctrl + Z cũng được

Nút Undo trên thanh Standard còn có nhi ều mức huỷ bỏ khác nhau (giống Microsoft Word)

Nó cho phép bạn "quay ngược lại thời gian " để sửa chữa những lỗi bạn l àm ở 2, 3, 4 lệnhtrước đó Bằng cách nhấn nút Undo, bạn có thể cuốn qua danh sách v à nhấn vào một hiệuchỉnh bạn muốn huỷ bỏ

Lệnh Undo cũng có một v ài hạn chế Ví dụ bạn không thể huỷ các thao tác th êm một bảng tínhmới vào workbook hoặc xoá bảng tính hiện có Bạn cũng không thể huỷ các thao tác l ưu cácsửa đổi cho một file v.v

Nếu lệnh Undo không dùng được cho một quá trình nào đó thì trên menu Edit sẽ mờ đi và

sẽ có thông báo "Can't Undo"

2.4 Chọn các cột và các hàng bằng chuột

Nếu bạn muốn chọn một phần hay to àn bộ bảng tính, bạn có thể nhấn v ào một trong những vịtrí đặc biệt (điển nóng = hot spot) trên màn hình

 Để chọn một cột, nhấn v ào chữ cái mang tên địa chỉ cột - ở đỉnh cột

 Để chọn một hàng nhấn vào số mang địa chỉ hàng - bên trái hàng

 Bạn cũng có thể chọn các cột hay các h àng cùng một lúc bằng cách chọn một hànghay một cột và rê qua các cột hoặc hàng khác

 Chọn cả bảng tính, kích v ào vị trí ô bên trái địa chỉ A (ô phía trên địa chỉ dòng 1)

Ví dụ: sau là chọn dòng 4 và cột D (tất nhiên dùng kết hợp với phím Ctrl):

2.5 Lệnh Redo

Khi dùng lệnh Undo, lệnh trước đó được phục hồi, nhưng rồi bạn lại không muốn phục hồinữa, hãy dùng lệnh Redo

Ví dụ: nếu bạn nhỡ xoá một d ãy ô, phục hồi chúng bằng Undo Nh ưng khi nhìn lại thấy “xoá

đi cũng được” bạn nhấn Redo là xong (tương đương với việc chọn các ô đó và nhấn Delete).Nút Redo có chức năng ngược với nút Undo

2.6 Lặp lại các lệnh

Giả sử ta muốn đặt đường viền cho ô G2, hãy làm như sau:

 Chọn ô B2, chọn Format/Cells, sau đó ta có hộp thoại:

 Chọn Border, chọn Outline và OK

Bây giờ muốn đặt viền cho ô khác, bạn chỉ cần thao tác:

 Chọn ô khác

 Chọn Edit/Repeat Format Cell (hoặc gõ Ctrl +y, hoặc ấn F4) là xong.

Nghĩa là muốn lặp lại một lệnh đã tung ra, bạn dùng lệnh Repeat!

2.7 Cắt (Cut), Copy và dán (Paste) số liệu

Nhiều lúc bạn muốn di chuyển (hoặc Copy) dữ liệu của một ô hoặc nhiều ô li ên tục từ vị trínày đến vị trí khác trong bảng tính, bạn h ãy thao tác như sau:

 Chọn các ô đó

 Chọn Edit /Cut ( Ctrl+X), các ô đó sẽ có đ ường gạch chấm nhấp nhá y bao quanh

 Chọn ô đầu tiên cần chuyển đến

 Chọn Edit /Paste (hoặc gõ Ctrl +V)

Giả sử ta chọn các ô như hình sau:

Và di chuyển đến như hình sau:

Chú ý: Nếu bạn muốn sao chép h ãy dùng Copy thay cho Cut và Ctrl+C thay cho Ctrl+X)

2.8 Sử dụng thanh công cụ New Office Clipboard

Clipboard là bộ nhớ có dạng stack (theo nguyên tắc vào trước ra trước) đặt các thao tác cắthoặc copy mới nhất vào chỗ trống đầu tiên trong Office Clipboard Thanh công c ụ có thể chứađược 12 thao tác cắt hoặc Copy - sau đó nó bắt đầu xoá những mục cũ nhất trong Clipboard.Clipboard sau chứa văn bản, Excel và đồ hoạ:

Để dán ra ô nhớ:

 Dán ra ô một đối tượng, hãy kích vào đối tượng đó

 Dán toàn bộ, kích vào Paste All

 Xoá Clipboard, kích vào nút Clear Clipboard

Để đưa vào Office Clipboard

 Chọn các ô

 Kích vào nút Copy trên Office Clipboar d

Để đưa thanh Office Clipboard ra màn h ình, hãy chọn:

 Tools/Customize

 Đặt dấu kiểm vào Clipboard

2.9 Di chuyển các ô bằng cách rê chuột

Cách nhanh nhất để di chuyển các nhóm ô đ ã chọn là kéo (rê) chuột Bằng cách sử dụng kỹnăng kéo - thả (drag-drop), bạn có thể hiệu chỉnh một bảng tính một cách hiệu quả nhờ r ê mộtnhóm ô từ nơi này sang nơi khác Đ ể dùng phương pháp này, h ãy thao tác:

 Chọn các ô cần di chuyển

 Đưa con trỏ hướng ra ngoài rìa của vùng chọn cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên(hình sau)

 Ấn và giữ phím chuột trái, đồng thời r ê vùng chọn đến vị trí khác.

Khi di chuyển các ô, Excel hiển thị cả đ ường viền của dãy ô và địa chỉ hiện thời của dãy để bạn tiện sắp xếp các ô một cách hợp lý.

Nếu bạn muốn Copy, cũng thao tác nh ư trên, nhưng khi rê đồng thời giữ phím Ctrl.

2.10 Chèn thêm hàng và c ột trong bảng tính

Có lúc bạn muốn thêm hàng hoặc thêm cột vào bảng tính cho những mục đích khác nhau Khithêm hàng hoặc cột vào bảng tính, dữ liệu hiện có sẽ chuyển xuống (nếu h àng) hoặc chuyểnsang phải (nếu cột) nhường chỗ cho các hàng mới hoặc cột mới mà bạn mới chèn vào

Những bước sau đây cho bạn biết cách th êm một hàng vào bảng tính

2.11 Tăng tốc việc nhập dữ liệu có dạng đặc biệt

Bạn có thể tăng tốc việc nhập dữ liệu có quy luật vào bảng tính Sau đây là một số ví dụ:

Tất nhiên bạn có thể kéo ngang để có một h àng!

b Dạng số

1 Trong ô A1 có 1, ta mu ốn ô A2 có 2 v.v (bước tăng 1)

 Gõ số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2

 Chọn hai ô đó

 Kéo xuống ta có:

Tổng quát:

Bạn gõ vào ô đầu một số bất kỳ, ô thứ hai bằng giá trị ô đầu cộng th êm bước tăng, chọn hai ô

đó và kéo Ví dụ sau với: Giá trị đầu l à 5.5, bước tăng là 0.5

Nếu bước tăng là âm, dãy số sẽ lùi

c Dạng Date và Time

1 Trong A1 có dữ liệu tháng là “Jan”, kéo xuống hoặc kéo ngang ta có:

3 Trong A1 có dữ liệu thời gian là 1:30:20, kéo ngang ta có:

Ta thấy bước tăng tự động là 1:00:00 Nếu bạn muốn bước tăng tuỳ ý, ví dụ b ước tăng:00:30:10 (không giờ, ba mươi phút, mười giây), cũng như dữ liệu số: Đặt ô A1 là 1:30:20,

ô A2 là 2:00:30, chọn hai ô đó, kéo ta có:

2.12 Sử dụng lệnh Fill

Ngoài các cách trên, bạn còn có thể sử dụng lệnh Fill từ menu Edit để thực hiện những sao

chép đơn giản Bạn sẽ thấy những lệnh n ày rất hữu ích khi sao chép một ô cho nhiều ô kề b ên

a Sao chép lên, xuống, sang phải và trái

Khi bạn chọn Edit/Fill, một menu con xuất hiện chứa các lệnh: Up, Down, Right v à Left Với

những lệnh này bạn có thể sao chép thông tin từ một ô v ào một dãy ô theo chiều đi lên (Up), đixuống (Down), sang phải (Right), sang trái (Left)

1 Sao chép lên

 Đưa dữ liệu vào ô đầu tiên

 Chọn theo hướng đi lên

 Chọn Edit/Fill/Up, kết quả là:

Bạn có thể thao tác theo 3 h ướng còn lại!

b Sử dụng lệnh Series của Fill.

Nếu bạn vào một dãy dữ liệu có quy luật, hãy chọn Edit /Fill/Series Thao tác nh ư sau:

1 Dữ liệu date

 Gõ dữ liệu tháng vào 1 ô (giả sử “Jan” vào ô A1

 Chọn các ô tiếp theo (kể cả ô A1), nh ư hình sau:

Bạn cũng có thể tạo bước tăng bất kỳ, giả sử b ước tăng là 2 ngày (tháng và năm gi ữ nguyên).Hãy chọn như hình sau:

 Chọn Edit/Fill/Series ta có:

 Gõ 2 vào hộp Step value (giá trị tăng)

 Chọn Date, Day và Ok, ta có:

Bạn cũng có thể chọn tăng cho tháng, năm v.v Với giá trị số cũng t ương tự

Chương 3: Tổ chức thông tin trên bảng tính

Trong Excel các bảng tính là những đơn vị cơ bản để lưu trữ thông tin, còn Workbook là công cụ để bạn có thể quản lý dữ liệu một cách hiệu quả Các Workbook giúp bạn tạo ra nhiều dạng tài liệu khác nhau Hiện tại Excel có thể tạo ra các Workbook mặc định chứa tới

255 bảng tính Trong phần n ày chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ năng cơ bản để quản lý các bảng

tính trong Workbook Cụ thể:

 Di chuyển giữa các bảng tính trong Workbook.

 Đặt tên cho bảng tính

 Xoá bảng tính khỏi Workbook

 Thêm bảng tính vào Workbook

 Thay đổi thứ tự của bảng tính tr ongWorkbook

 V.v

3.1 Di chuyển giữa các bảng tính

Theo mặc định, mỗi Workbook mới của Excel chứa ba bảng tính nằm ở phía d ưới bên trái có

tên nằm trên nút của nó là: Sheet 1 (số 1), Sheet 2 (số 2), Sheet 3 (số 3), h ình sau:

Để di chuyển qua lại giữa các bảng tính, hãy nhấn vào nút chứa tên bảng tính mà bạn muốnhiển thị Phía bên trái các nút chứa tên bảng tính là các nút cuốn (số 1,2,3,4), bạn có thể sửdụng để hiển thị các nút chứa t ên bảng tính bị khuất

Ví dụ bạn nhấn nút số 3 ta có:

Nghĩa là nút chứa tên bảng tính Sheet4 ra đời.

3.2 Đặt tên bảng tính

Nếu không thích các tên mặc định như: Sheet1, Sheet2, Sheet3, v.v B ạn có thể đặt lại tênkhác có ý nghĩa hơn Bạn có thể dùng tới 31 ký tự cho tên các bảng tính (gồm cả dấu cách),nhưng hãy nhớ rằng bạn càng dùng nhiều ký tự cho việc đặt t ên, thì càng ít chỗ để trưng diệntên các bảng tính khác Do đó bạn n ên đặt một tên vừa ngắn gọn vừa có ý nghĩa l à tốt nhất Đểthay đổi tên bảng tính đang hiển thị Chọn Sheet từ menu Format, sau đó ch ọn Rename nhưsau:

sau đó gõ tên bảng tính mới rồi nhấn Enter Hoặc nhấp chuột phải v ào tên bảng tính, chọnRename như hình sau:

sau đó gõ tên bảng tính mới rồi nhấn Enter.

3.3 Xóa bảng tính

Mỗi bảng tính trống trong một Workbook chiếm 500 Byte trong đĩa, nếu bạn không định d ùnghết các bảng tính trong Workbook, bạn có thể xoá những bảng tính không sử dụng đến để tiếtkiệm bộ nhớ Tất nhiên bạn cũng có thể thêm bảng tính mới vào Workbook Để xoá bảng tính,hãy thao tác như sau:

1 Trong cửa sổ làm việc, hiển thị bảng tính mà bạn muốn xoá bằng cách nhấp v ào tên của nó

ở phía dưới bên trái Để chọn nhiều bảng tính, giữ phím Ctrl và nhấp tên các bảng tính.

2 Chọn Delete Sheet từ menu Edit như hình sau:

3 Excel sẽ hiển thị hộp thoại sau để xác nhận việc xoá:

4 Nhấn OK để xoá bảng tính Nếu không định xoá h ãy chọn Cancel Bạn cũng có thể nhấp

phím phải chuột vào tên bảng tính và chọn Delete như hình sau:

3.4 Thay đổi số lượng mặc định của bảng tính

Theo mặc định Excel 2000 có ba bảng tính trong một Wo rkbook Tuy nhiên bạn có thể điều

chỉnh số lượng bằng cách chọn Options từ menu Tools và chọn tab General Trong hộp văn bản Sheets In New Workbook , hãy gõ số lượng bảng tính bạn muốn nh ư hình sau:

3.5 Chèn các bảng tính

Bạn có thể chèn bảng tính trống mới vào Workbook bằng cách:

 Chọn Worksheet từ menu Insert Khi bạn chèn một bảng tính mới, Excel sẽ đặt nó ở

trước bảng tính hiện thời v à trở thành bảng tính hiện thời

 Sau khi chèn bảng tính mới, bạn có thể đổi t ên cho nó, như mô tả ở trên.

3.6 Dịch chuyển bảng tính

Nếu bạn không thích thứ tự các bảng tính trong Workbook, bạn có thể sắp xếp lại theo ý bạn

bằng cách sử dụng kỹ năng r ê và thả (drag-and-drop) Hãy thao tác:

 Nhấp vào bảng tính mà bạn muốn di chuyển rồi r ê nó vào giữa hai bảng

tính khác Một mũi tên nhỏ xuất hiện giúp bạn đặt bảng tính nh ư hình sau.

 Thả nút chuột, ta có:

3.7 Liên kết thông tin giữa các bảng tính

Trong một Workbook có các bảng tính, có lúc bạn muốn xử lý dữ liệu trong một hoặc nhiềubảng tính nhưng công thức tính toán nó lại nằm trong bảng tính khác Việc thiết lập mối li ên

hệ giữa các bảng tính trong WorkBook đ ược gọi là Link (sự liên kết) Ví dụ Workbook của

bạn chứa 3 bảng tính, mỗi bảng tính ri êng lẻ chứa một mặt hàng nào đó, bạn có thể tạo ra mộtbảng tính thứ 4 để lưu kết quả từ việc xử lý 3 bảng tính tr ên Điều thuận lợi là khi bạn thay đổibảng tính gốc (3 bảng tính tr ên), Excel sẽ cập nhật ngay những thông tin li ên quan vào bảng

tính được liên kết (bảng tính 4) Sau đây l à một ví dụ cụ thể: Bảng tính 1 có t ên LuongTo1, Bảng tính 2 có tên LuongTo2, bảng tính 3 có tên LuongTo3, bảng tính 4 có tên TongLuong,

như các hình sau:

Lương Tổ 1:

Lương Tổ 2:

Lương Tổ 3:

Bảng tổng lương có dạng:

Bây giờ bạn đứng trong bảng tổng l ương (TongLuong) ở cột tiền (C2) để tính tổng lương cho Tổ 1 Hãy gõ vào ô C2 như sau:

Sau khi gõ Enter sẽ có kết quả:

Tương tự như vậy đứng ở ô C3 gõ: =Sum(LuongTo2!C3:C9)

Và ô C4: =Sum(LuongTo3!C3:C9), cu ối cùng ta có kết quả:

Chú ý: Khi bạn viết =Sum(LuongTo1! C3:C9) có nghĩa l à tính tổng cột từ C3

đến C9 ở bảng tính có t ên LuongTo1, khi viết tên bảng tính bạn phải thêm dấu

! (dấu than) phía sau

Bây giờ bạn tính tổng tiền của 3 tổ, trong tr ường hợp này có nhiều cách viết:

 Đứng ở ô C5 gõ: =C2+C3+C4 hoặc gõ: =Sum(C2:C4)

 Hoặc viết như sau:

=Sum(LuongTo1!C3:C9)+Sum(LuongTo2!C3:C9)+Sum(LuongTo3!C3:C9)

3.8 Sử dụng nhiều Workbook

Khi xử lý dữ liệu trên Excel, nhiều khi bạn thấy dữ liệu tr ên Workbook hiện thời chưa đủ để

xử lý mà phải cần dữ liệu trên một Workbook khác và như vậy bạn phải mở Workbook đó.Excel cho phép bạn mở một số lượng tối đa Workbook m à hệ thống của bạn cho phép Khi mởnhiều Workbook, mỗi Workbook xuất hiện trong cửa sổ ri êng và có một biểu tượng riêng trênthanh tác vụ Nếu bạn không thấy các biểu t ượng riêng biệt cho nhiều Workbook đang mở tr ên

thanh tác vụ, hãy chọn Options từ menu Tools, nhấn tab View và nhấn nút kiểm Windows In Taskbar Bạn có thể bật qua lại giữa các Workbook bằng cách nhấn vào biểu tượng Workbook trên thanh tác v ụ hoặc bằng cách chọn t ên file của Workbook từ menu Window (vì

Excel liệt kê các file trên menu Window theo th ứ tự bạn đã mở)

Để hiển thị các cửa sổ workbook cạnh nhau

 Chọn Arrange từ menu Window.

 Hộp thoại Arrange bao gồm bốn tuỳ chọn: Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade

như sau:

 Hãy chọn một tuỳ chọn để có một cách sắp xếp.

Bạn cũng có thể bật qua lại giữa các cửa sổ Workbook bằng cách sử dụng tổ hợp phím:

1 Di chuyển vòng quanh các Workbook bằng cách nhấn Ctrl + F6

2 Để di chuyển theo chiều ngược lại, nhấn Ctrl + Shift + F6.

3.9 Liên kết thông tin giữa các Workbook.

Phần trên bạn đã học cách xử lý dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau trong một Workbook.

Phần này bạn có thể xử lý dữ liệu giữa các bảng tính trong các Workbook khác nhau Ví dụsau đây tính tổng lương từng công ty của các Workbook có t ên CongTy1, CongTy2, CongTy3.Kết quả tổng của từng Công ty để ở Workbook Tong Luong:

Dữ liệu CongTy1:

Dữ liệu CongTy2:

Dữ liệu CongTy3:

Dữ liệu TongLuong

Hãy tính toán như sau:

 Đứng ở B2 trong Workbook TongLuong v à gõ:

 Đứng ở C2 trong Workbook TongLuong g õ:

 Đứng ở D2 trong Workbook TongLuong gõ:

Cuối cùng ta có kết quả: