Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Table (Nguyễn Quốc Trung) pot

Số dòng và cột có thể chọn ngay lúc mới tạo bảng, tuy nhiên Word cho phép chèn thêm hay xóa bỏ các dòng, các cột.. Có thể thực hiện các thao tác định dạng dữ liệu chứa trong các ô, thay

MỤC LỤC

VII MENU TABLE VII-1

1 Lệnh Table\Draw Table: VII-2

2 Khái niệm về bảng và cách tạo bảng Lệnh Table\Insert: VII-2 a) Cách tạo bảng Lệnh Table\Insert\Table: VII-2 b) Chèn thêm cột bên trái cột hiện hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Left: VII-3 c) Chèn thêm cột bên phải cột hiện hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Right:VII-3 d) Chèn nguyên dòng phía trên dòng hiện hành Lệnh Table\Insert\Rows Above: VII-4 e) Chèn nguyên dòng phía dưới dòng hiện hành Lệnh Table\Insert\Rows Below: VII-4 f) Thêm dòng, thêm cột, thêm ô Lệnh Table\Insert\Cells: VII-4

3 Xóa nguyên bảng, xóa cột, xóa dòng, xóa ô Lệnh Table\Delete: VII-4 a) Xóa nguyên bảng Lệnh Table\Delete\Table: VII-4 b) Xóa nguyên cột Lệnh Table\Delete Columns: VII-4 c) Xóa nguyên dòng Lệnh Table\Delete\Rows: VII-4 d) Xóa ô Lệnh Table\Delete\Cells: VII-4

4 Các lệnh chọn nguyên bảng, cột, dòng, một ô Lệnh Table\Select: VII-5

5 Ghép các ô thành một ô Lệnh Table\Merge Cells: VII-5

6 Tách một ô thành nhiều ô Lệnh Table\Split Cells: VII-5

7 Tách và ghép bảng Lệnh Table\Split Table: VII-6 a) Tách một bảng thành hai bảng Lệnh Table\Split Table: VII-6 b) Ghép 2 bảng thành 1 bảng: VII-6

8 Lặp lại tiêu đề bảng trên mỗi trang Lệnh Table\Heading Rows Repeat: VII-6

9 Chuyển văn bản thành bảng và ngược lại Lệnh Table\Convert: VII-7 a) Chuyển văn bản thành bảng Lệnh Table\Convert\Text to Table: VII-7 b) Chuyển bảng thành văn bản Lệnh Table\Convert\Table to Text: VII-8

10 Sắp xếp dữ liệu trong bảng Lệnh Table\Sort: VII-8

11 Thực hiện các phép tính trong bảng Lệnh Table\Formula: VII-10

12 Các thao tác cơ bản trên bảng: VII-11 a) Điều chỉnh độ rộng của cột (Width): VII-11 b) Điều chỉnh độ cao của dòng (Height): VII-11

13 Kẻ khung và tô nền trong các ô Lệnh Format\Borders and Shading: VII-12

VII MENU TABLE

1 Lệnh Table\Draw Table:

Tạo bảng bằng cây bút chì và mở thanh công cụ Tables and Borders để định dạng

2 Khái niệm về bảng và cách tạo bảng Lệnh Table\Insert:

Bảng được tạo thành từ các dòng (Rows) và các cột (Columns) Giao của dòng và cột tạo thành ô (Cell) Số dòng và cột có thể chọn ngay lúc mới tạo bảng, tuy nhiên Word cho phép chèn thêm hay xóa bỏ các dòng, các cột Có thể thực hiện các thao tác định dạng dữ liệu chứa trong các ô, thay đổi độ rộng của cột cũng như chiều cao của dòng Dữ liệu chứa trong bảng có thể được sắp xếp lại theo một trật tự nào đó Khi cần thiết có thể chuyển thành văn bản và ngược lại

Dữ liệu chứa trong ô có thể là văn bản, số hay một đối tượng khác Bảng thường được sử dụng để trình bày dữ liệu theo dòng và cột, nó phù hợp với những dữ liệu cần bố trí theo dạng danh sách

a) Cách tạo bảng Lệnh Table\Insert\Table:

Cách thực hiện:

Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng vào

 Chọn lệnh Table\Insert\Table, hội thoại

Insert Table xuất hiện (Hình VII-1)

 Nhập số cột vào mục Number of columns

 Nhập số dòng vào mục Number of rows

 Nhắp OK để thực hiện

Hình VII-1

 Nút lệnh AutoFormat trên hội thoại Insert Table dùng để chọn các bảng có định dạng sẵn

Hình VII-2 Chú ý: Ta có thể sử dụng nút công cụ Insert Table

Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng vào

 Nhắp nút Insert Table trên thanh Standard, Word sẽ buông xuống các ô lưới

 Rà chuột chọn số dòng và số cột, sau đó thả chuột, bảng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ

* Các phím dùng để di chuyển con trỏ trong bảng:

Tab: Di chuyển đến ô kế tiếp trong bảng

Shift+Tab: Di chuyển đến ô trước đó

Alt+Home: Về ô đầu tiên của dòng hiện hành

Alt+End: Đến ô cuối cùng của dòng hiện hành

Alt+Page Up: Về ô đầu của cột hiện hành

Alt+Page Down: Đến ô cuối cùng của cột hiện hành

Ghi chú:

 Khi con trỏ đang ở ô cuối cùng, nếu gõ phím Tab thì Word tự động chèn thêm một dòng mới ở cuối bảng

 Muốn bật/tắt lưới phân cách các ô thì chọn Table\Hide Gridlines

b) Chèn thêm cột bên trái cột hiện hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Left:

Trỏ chuột vào ô trên cùng của cột, khi chuột có dạng thì giữ chuột trái và kéo theo chiều ngang để chọn số cột Chọn lệnh Table\Insert\Columns to the Left

c) Chèn thêm cột bên phải cột hiện hành Lệnh Table\Insert\Columns to the Right:

Tương tự như phần b Nhưng chọn lệnh Table\Insert\Columns to the Right

d) Chèn nguyên dòng phía trên dòng hiện hành Lệnh Table\Insert\Rows Above:

chiều đứng để chọn dòng Thực hiện lệnh Table\Insert\Row Above

e) Chèn nguyên dòng phía dưới dòng hiện hành Lệnh Table\Insert\Rows Below:

Tương tự như phần d Nhưng thực hiện lệnh Table\Insert\Rows Below

Chú ý: Chèn một dòng ở cuối bảng: Đặt con trỏ ở ô cuối cùng của bảng Gõ phím Tab

f) Thêm dòng, thêm cột, thêm ô Lệnh Table\Insert\Cells:

Cách thực hiện:

Chọn các ô muốn thêm vào

 Thực hiện lệnh Table\Insert\Cells, hội thoại Insert

Cells xuất hiện (Hình VII-3)

 Chọn một trong các mục sau:

 Shift Cells Right: Chèn vào các ô mới chèn và

đẩy ô hiện hành sang phải

 Shift cells down: Chèn vào các ô mới chèn và đẩy

ô hiện hành xuống dưới

 Insert entire row: Chèn vào nguyên dòng

 Insert entire column: Chèn vào nguyên cột

 Nhắp OK để thực hiện

3 Xóa nguyên bảng, xóa cột, xóa dòng, xóa ô Lệnh Table\Delete:

a) Xóa nguyên bảng Lệnh Table\Delete\Table:

Đưa chuột vào bất kỳ chỗ nào trong bảng, phía trên cùng bên trái của bảng sẽ xuất hiện hình , bạn click chuột vào hình này Sau đó chọn menu Table\Delete\Table

b) Xóa nguyên cột Lệnh Table\Delete Columns:

Trỏ chuột đầu cột muốn xóa, khi con trỏ chuột có dạng thì kéo chuột  để chọn các cột (bôi đen tất cả các ô trong các cột muốn xóa) Chọn lệnh Table\Delete\Columns

c) Xóa nguyên dòng Lệnh Table\Delete\Rows:

Nhắp chuột phía bên trái của dòng để chọn, nếu muốn xóa nhiều dòng liên tục thì xác định khối chứa các dòng muốn xóa Chọn lệnh Table\Delete\Rows

d) Xóa ô Lệnh Table\Delete\Cells:

Chọn các ô muốn xóa Thực hiện lệnh Table\Delete\Cells, hội thoại Delete Cells xuất hiện (Hình VII-4) Chọn một trong các mục sau, nhắp OK để thực hiện

 Shift Cells Left: Xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên phải về phía trái

 Shift cells up: Xóa các ô đã chọn và dồn các ô phía dưới về phía trên

 Delete entire row: Xóa nguyên dòng và dịch chuyển các dòng ở dưới lên trên

 Delete entire column: Xóa nguyên cột, dịch chuyển các cột ở bên phải về trái

Hình VII-3

Hình VII-4

4 Các lệnh chọn nguyên bảng, cột, dòng, một ô Lệnh Table\Select:

Con trỏ đang ở vị trí bất kỳ trong một bảng có nhiều dòng, nhiều cột Nếu chọn nguyên bảng (Table), nguyên cột (Columns), nguyên dòng (Rows) và chỉ một ô (Cell)

5 Ghép các ô thành một ô Lệnh Table\Merge Cells:

Cách thực hiện:

Chọn các ô muốn ghép lại thành một ô

 Chọn lệnh Table\Merge Cells

 Ngoài cách tách và ghép ô bằng lệnh Split Cells và Merge Cells, bạn có thể sử dụng công cụ Draw Table để kẻ đường phân chia các ô (Split Cells), Eraser để ghép (Merge Cells) các ô bằng cách xóa bỏ lưới phân chia giữa chúng

Thí dụ: Giả sử ban đầu có bảng:

Sau khi sử dụng Split Cells và Merge Cells, sẽ có bảng sau:

6 Tách một ô thành nhiều ô Lệnh Table\Split Cells:

Cách thực hiện:

Chọn khối các cột, các ô muốn tách

 Chọn lệnh Table\Split Cells để mở hội thoại Split

Cells (Hình VII-5)

 Nhập hay chọn số cột trong mục Number of

columns

 Nhắp OK để thực hiện

Hình VII-5

7 Tách và ghép bảng Lệnh Table\Split Table:

a) Tách một bảng thành hai bảng Lệnh Table\Split Table:

Cách thực hiện:

Đặt con trỏ nằm trên dòng (muốn là dòng) đầu tiên của bảng mới Chọn lệnh Table\Split Table (hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter)

Thí dụ: Giả sử có bảng sau, để tách bảng ra hai, mỗi bảng 2 mẫu tin:

Đặt con trỏ tại dòng của “Bạch Sử Thi” và chọn lệnh Table\Split Table

b) Ghép 2 bảng thành 1 bảng:

Chỉ cần xóa bỏ các dòng trống giữa hai bảng thì bảng sẽ được ghép lại

8 Lặp lại tiêu đề bảng trên mỗi trang Lệnh Table\Heading Rows Repeat:

Khi bảng có nhiều dòng và nằm trên nhiều trang liên tục, khi sang trang sau thì dòng tiêu đề của bảng sẽ không được lặp lại Bạn có thể sử dụng lệnh Table\Heading Rows Repeat để chỉ định các dòng tiêu đề sẽ tự động lặp lại ở đầu mỗi trang

Cách thực hiện:

Chọn một hay nhiều dòng muốn lặp lại trên mỗi trang, bắt đầu là dòng đầu của bảng

 Chọn lệnh Table\Heading Rows Repeat

9 Chuyển văn bản thành bảng và ngược lại Lệnh Table\Convert:

a) Chuyển văn bản thành bảng Lệnh Table\Convert\Text to Table:

Giả sử có đoạn văn bản sau, với khoảng cách

giữa các cột là một phím Tab Bây giờ muốn đưa dữ

liệu trên vào bảng có 4 dòng và 3 cột

Cách thực hiện:

Xác định khối văn bản muốn đưa vào bảng

 Chọn lệnh Table\Conver\Text to Table,

Word sẽ phân tích văn bản đã chọn và đề nghị số

dòng, số cột trong của hội thoại Conver Text to Table

(Hình VII-6) Nếu không đồng ý thì có thể chọn lại

số dòng và số cột trong các mục Number of rows và

Number of Columns

 Chọn Separate text at là Tab

 Nhắp nút OK để thực hiện

Các thành phần khác trong hội thoại Convert Text to Table:

 Separate text at: Là ký hiệu để Word dựa vào đó mà phân tích cột, gồm có:

 Paragraph: Chia cột dựa vào đoạn văn bản, mỗi đoạn sẽ đưa vào một cột

 Tabs: Chia cột dựa vào ký hiệu của Tab

 Commas: Chia cột dựa vào ký hiệu dấu phẩy (,)

 Other: Chia cột dựa vào ký hiệu khác do bạn nhập vào trong ô vuông bên cạnh

 Thẻ AutoFormat: (Hình VII-7)

Hình VII-7

Hình VII-6

b) Chuyển bảng thành văn bản Lệnh Table\Convert\Table to Text:

Lệnh Table\Convert\Table to Text sẽ chuyển dữ liệu trong

các ô của bảng thành văn bản, nghĩa là nó làm công việc

ngược lại với lệnh Table\Convert\Text to Table

Cách thực hiện

Chọn toàn bộ bảng

 Chọn lệnh Table\Convert\Table to Text để mở hội

thoại Convert Table to Text (Hình VII-8)

 Chọn ký hiệu để phân cách văn bản trong các cột

(Separate text with)

 Nhắp OK để thực hiện

Ý nghĩa của các mục trong hội thoại Convert Table to Text:

 Paragraph mark: Mỗi ô sẽ trở thành một đoạn văn bản

 Tabs: Các vị trí chia cột sẽ trở thành các vị trí Tab

 Các vị trí chia cột sẽ được thay bới dấu phẩy (,)

 Các vị trí chia cột sẽ được thay bởi ký tự khác ghi trong ô vuông 

10 Sắp xếp dữ liệu trong bảng Lệnh Table\Sort:

Dữ liệu chứa trong các ô của bảng có thể được sắp xếp (Sort) theo một trật tự nào đó tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng Word cho chọn tối đa 3 cột để làm cơ sở cho sự sắp xếp (gọi là các khóa sắp xếp)

Khóa thứ nhất gọi là Sort by được

ưu tiên sắp xếp trước tiên Khóa thứ 2 gọi là Then by chỉ có tác dụng khi Sort

By bằng nhau Khóa thứ 3 cũng gọi là Then by và chỉ có tác dụng khi 2 khóa đầu tiên là bằng nhau

Trong mỗi khóa sắp xếp, có thể sắp theo chiều tăng (Ascending) hoặc theo chiều giảm (Descending)

Những mục trong hội thoại Sort: (Hình VII-9)

Type: Kiểu dữ liệu trong cột được chọn làm khóa sắp xếp

 Text: Dữ liệu kiểu văn bản

 Number: Dữ liệu kiểu số

 Date: Dữ liệu kiểu ngày

Options: Mở hội thoại Sort Option và cho khai báo các thông số tuỳ chọn

Hình VII-8

Hình VII-9

Thí dụ: Sắp xếp danh sách sau tăng dần theo Ngach Luong, nếu cùng Ngach Luong thì xếp giảm dần theo Bac (giảm), nếu cùng Bac thì xếp giảm dần theo Phu Cap

Cách thực hiện:

Chọn khối chứa các ô muốn sắp xếp, bao gồm luôn dòng tiêu đề

 Chọn lệnh Table\Sort để mở hội thoại Sort (Hình VII-9)

 Nhắp chọn Header row

 Nhắp vào nút thả Sort by, chọn Ngach Luong, chọn Ascending

Nhắp vào nút thả Then by (thứ nhất), chọn Bac, chọn Descending

Nhắp vào nút thả Then by (thứ hai), chọn Phu Cap, chọn Descending

 Nhắp OK để thực hiện

Kết quả:

Thanh công cụ Table and Boders:

(Draw): Vẽ các đường trong bảng

(Eraser): Xóa bỏ đường kẻ bảng

(Line Style): Kiểu đường kẻ

(Line Weight): Kích thước đường kẻ

(Border Color): Màu khung kẻ

(Outside/Inside/Top/Boder): Chọn vị trí kẻ khung

(Shading Color): Tạo màu nền cho các ô đã chọn

(Merge Cells): Ghép lại thành một ô

(Split Cells): Tách ra thành nhiều ô

(Align Top): Canh dữ liệu dồn về đỉnh ô

(Align Center): Canh dữ liệu dồn về giữa ô

(Align Bottom): Canh dữ liệu dồn về đáy ô

(Distribute Rows Evenly): Chỉnh chiều cao các dòng đang chọn bằng nhau

(Distribute Columns): Chỉnh chiều rộng các cột đang chọn bằng nhau

(Table AutoFormat): Mở hội thoại Auto Format để chọn dạng bảng

(Change Text Direction): Thay đổi hướng văn bản

(Sort Ascending): Sắp xếp dữ liệu tăng dần theo cột hiện hành

(Sort Descending): Sắp xếp dữ liệu giảm dần theo cột hiện hành

(AutoSum): Tính tổng cộng cột dữ liệu kiểu số

11 Thực hiện các phép tính trong bảng Lệnh Table\Formula:

Chức năng chính của Word là dùng để soạn thảo văn bản, việc tính toán là hạn chế rất nhiều so với phần mềm chuyên nghiệp như Excel Tuy nhiên bạn có thể thực hiện các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình… trong các ô của bảng Word qui ước tên gọi của các ô trong bảng như sau:

A1 B1 C1 D1 A2 B2 C2 D2 A3 B3 C3 D3

Cột đầu tiên là cột A, cột tiếp theo là cột B, C, D…

Dòng đầu tiên là dòng 1, dòng tiếp theo là dòng 2, dòng 3…

Giao giữa dòng và cột tạo thành ô (Cell)

Thí dụ: Giao của cột B và dòng 2 là ô B2

Áp dụng: Giả sử có dữ liệu sau, tính tổng các số trong cột A

100.5 120.55 721.05

Đặt con trỏ tại ô muốn ghi kết quả tính tổng

 Chọn lệnh Table\Formula, hội thoại xuất hiện

Word sẽ phân tích số liệu trong bảng và đề nghị công thức tương ứng trong mục Formula Chẳng hạn, nếu con trỏ ở cuối cột số thì Word đề nghị công thức =SUM(ABOVE) Ngược lại, nếu Word không tìm ra công thức nào thích hợp thì chỉ đưa ra dấu “=” trong mục Formula, bạn có thể nhập công thức trực tiếp vào mục Formula hoặc chọn tên hàm trong hộp Paste Function

 Chọn định dạng hiển thị số trong hộp thả Number Format (nếu cần)

 Nhắp OK để thực hiện

12 Các thao tác cơ bản trên bảng:

a) Điều chỉnh độ rộng của cột (Width):

Cách 1: Đơn giản và dễ sử dụng

Trỏ chuột vào biên đứng của các cột

 Bấm giữ chuột và kéo để thay đổi độ rộng cột

Cách 2: Sử dụng lệnh Table\Table Properties

Preferred width: Chiều rộng

của cột đang chọn

Previous Column: Lùi về cột

trước

Next Column: Đến cột sau

Cách thực hiện:

Đặt con trỏ vào trong cột

muốn thay đổi độ rộng

 Chọn lệnh Table\Table

Properties, hội thoại Table Properties

xuất hiện (Hình VII-10)

 Chọn lớp Column

 Nhập (hay chọn) độ rộng cột

trong mục Preferred width

 Nhắp OK để thực hiện

Thay đổi độ rộng chỉ một ô:

Chọn ô muốn đổi độ rộng, khi đó ô sẽ có màu đen

 Trỏ vào lưới đứng của ô, bấm giữ chuột và kéo để mở rộng/thu hẹp độ rộng

b) Điều chỉnh độ cao của dòng (Height):

Các ô trên nằm trên một dòng phải có chiều cao như nhau, nghĩa là chỉ có thể định chiều cao chung cho các ô của dòng chứ không định chiều cao riêng cho từng ô riêng lẻ được Tuỳ theo Font chữ và cỡ chữ, Word sẽ điều chỉnh chiều cao của dòng cho vừa khít với dữ liệu nhập vào (Auto) Tuy nhiên, có thể thay đổi chiều cao của dòng nếu thấy cần

Cách 1: Sử dụng chuột

Trỏ chuột vào biên ngang của lưới

 Bấm giữ chuột trái và kéo để thay đổi chiều cao dòng

Hình VII-10

a) Xóa nguyên bảng Lệnh Table\ Delete \Table:

Đưa chuột vào chỗ bảng, phía bên trái bảng xuất hình , bạn click chuột vào hình Sau chọn menu Table\ Delete \Table. .. VII-7)

Hình VII-7

Hình VII-6

b) Chuyển bảng thành văn Lệnh Table\ Convert \Table. .. vào bảng

 Chọn lệnh Table\ Conver\Text to Table,

Word phân tích văn chọn đề nghị số

dòng, số cột hội thoại Conver Text to Table

(Hình VII-6) Nếu khơng đồng ý chọn lại