Bài giảng microsoft excel 2000

Giới thiệu về Microsoft Excel• Microsoft Excel là một phần mềm nằm trong bộ Office của hãng Microsoft • Excel là một chương trình dùng bảng tổ chức, sắp xếp, trình bày dữ sắp xếp, trì

Microsoft Excel 2000

Giới thiệu chung

• Giới thiệu về Microsoft Excel 2000

• Mục đích yêu cầu của môn học

• Phân phối chương trình và tài liệu tham khảo

Giới thiệu về Microsoft Excel

• Microsoft Excel là một phần mềm nằm trong

bộ Office của hãng Microsoft

• Excel là một chương trình dùng bảng tổ chức,

sắp xếp, trình bày dữ

sắp xếp, trình bày dữ liệu được sưu tập hàng

ngày Excel giúp cho người dùng tính toán và

xử lí dữ liệu thành kết luận theo các vấn đề cần báo cáo.

Mục đích và yêu cầu của môn học

• Mục đích:

- Giúp các bạn làm quen với cách xử lí bằng bảng tính điện tử

- Cung cấp cho các bạn một cách tạo bảng tính, lập kế hoạch dự

trù trong kinh doanh bằng cách thực hiện các phép tính, trình bày, trang trí cho bảng tính và minh hoạ số liệu bằng biểu đồ

• Yêu cầu:

- Làm quen với các thành phần cơ bản của bảng tính Excel.

- Biết cách tạo lập, tính toán, thống kê các số liệu

- Biết cách trình bày bảng tính và trình bày dữ liệu bằng biểu đồ

Chương 1: Các khái niệm cơ bản

2 Môi trường làm việc của Excel

Thanh menu

Thanh công cụ Thanh định dạng

Tên Sheet

Vùng làm việc

3 Cửa sổ Workbook:

Một Workbook tối đa 255 sheets.

- Tạo mới: File/New

- Lưu : File/Save

- Mở : File/Open

- Đóng: File/Close hoặc Ctrl+F4

- Một Sheets là một bảng tính

- Đổi tên Sheets:

- Kích chuột lên tên sheet

- Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên

Cấu tạo một sheet :

+ Một sheet có 255 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự

chữ cái: A, B, AA,AB IV gọi là địa chỉ cột

+ Một sheet co 65536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2,

65536 gọi là địa chỉ hàng

+ Giao của hàng và cột là ô (cell) Một ô được thông qua <địa chỉ cột> và <địa chỉ hàng> Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)

4 Cách nhập dữ liệu:

• Kích chuột vào ô cần nhập

• Hoặc dùng các phím di chuyển đến ô cần nhập

• Kết thúc nhập có thể gõ Enter để xuống ô tiếp

theo hoặc Tab để sang ô bên cạnh

• Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter

• Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc

5 Các kiểu dữ liệu:

• Nhãn hoặc chuỗi (Label): Là một hoặc nhiều kí tự chữ và số Không dùng giá trị là Label để tính toán Một Label có thể dài 32000 kí tự nhưng chỉ có 1020 kí tự được in ra

• Kiểu số (Number): Số có thể chứa các kí tự bao gồm: 0, 1, 2, 3, 4, 5,

6, 7, 8, 9 +, -, (), /, %, E, e Excel xem ngày và thời gian như là số do đó nếu chúng ta nhập thời gian và ngày tháng không hợp lệ nó sẽ biến thành nhãn Chúng ta có thể thay đổi kiều ngày tháng mặc định theo ý mình bằng cách:

- Chọn Start/Settings/Control Panel/ Chọn Regional Settings/Date và khai

báo lại kiểu ngày tháng

• Ngoài ra còn có các kiểu dữ liệu khác: Ngày tháng, phần trăm,

• Công thức: Nếu một ô là kết quả của một công thức thì nó có dạng:

=công thức

- Ví dụ: =A8*B7

- Công thức có thể có các hàm tính toán

- Các toán tử và ý nghĩa của chúng:

Toán tử Tên toán tử Ví dụ Kết quả

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối:

• Địa chỉ tương đối:

– Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác

– Địa chỉ tương đối được viết như sau:

=<địa chỉ cột><địa chỉ hàng>  =B5

• Địa chỉ tuyệt đối:

– Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô trong công thức không thay đổi

– Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau:

=$<địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng>  =$B5; =B$5; =$B$5

• Chèn chú thích vào ô:

- Xác định ô cần chú thích

- Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú

thích và chọn Insert comment Gõ chú thích vào hộp Kết thúc bằng kích chuột ra khỏi ô muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit comment

5 Xử lí dữ liệu:

• Xoá dữ liệu:

• Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Chọn Edit/Clear .Có 4 kiểu xoá:

• All: Xoá toàn bộ

• Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô

• Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô

• Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

• Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:

• Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép)

+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần

di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl) + Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đén chọn Edit/Paste

Đánh dãy số tự động cho một cột

• Nếu là một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số

thì chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách như sau:

– Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy

– Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy

– Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy

– Chọn cả hai ô

– Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô

– Giữ và kéo chuột đến hết dãy

Ví dụ :

1 Cố định hàng, cột như tiêu đề:

• Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và cột

để dễ nhận dữ liệu quan sát

• + Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và

nằm bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề

• + Chọn Window/Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn

Unfreez Panes)

Chương 2 Định dạng

2 Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

• Chèn ô:

• Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.

– Chọn Shift cells right (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải bắt đầu

từ cột đầu tiên khối ô chọn),

– Shift cells down (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu từ

hàng đầu tiên trong khối ô chọn)

3 Đặt Password

• Vào Tools/Protection

• Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet

• Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)

• Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ Work

Chèn thêm Sheet mới

Vào Insert/WorkSheet

4 Định dạng cho bảng tính

a, Font

– Đặt Font mặc định:

• Chọn Format/Style/Modify/Font chọn font /Ok/Add

• Chọn Format/Cells/Font Chọn các thuộc tính xong

đánh dấu Normal font

– Đặt font thay đổi

– Chọn Format/Cells/Font Sau đó chọn kiểu font, màu font

(color), kích cỡ font (font size) .Ok

• Number: Kiểu dữ liệu

• Tắt tất cả đường lưới: Tools/Option/View

• Sau đó bỏ check tại Gridlines

c Thay đổi thuộc tính hàng

d Thay đổi thuộc tính cột

e Quy định dữ liệu hiển thị trong ô

• Chọn cột hoặc ô cần

quy định kiểu hiển thị

• Chọn Format/Cells

• Chọn Alignment

• Left: Trái sang

• Right: Phải sang

• Center: Giữa

• Muốn viết trên nhiều ô

• Chọn Meger cell

f Quy định kiểu dữ liệu trong ô

5 Tính năng AutoFormat

Tự động định dạng theo một số khuôn mẫu sẵn

Tổ chức thông tin trên bảng tính

• Greater than or equal to: >=

• Less than or equal to : <=

Một số hàm cơ bản

1 Các hàm số học và tính toán

Hàm If

• Cú pháp: If(Bt logic, Kết qủa 1, Kết quả 2)

• Nếu Bt logic cho giá trị đúng thì trả kết quả 1

• Nếu Bt logic cho giá trị sai thì trả kết quả 2

• Ví dụ:

* Hàm Average() * Hàm Sum()

• Max(c ác số ): T ìm giá trị lớn nhất

trong dãy, không xét giá trị trống

• Maxa(c ác sô ): T ìm giá trị lớn nhất

trong dãy, tính cả giá trị trống

• Min(c ác số ): T ìm giá trị nhỏ nhất trong dãy, không xét giá trị trống

• Mina(c ác số ): T ìm giá trị nhỏ nhất trong dãy, tính cả giá trị trống

Một số hàm toán học khác

Abs(x): Lấy giá trị tuyệt đối

Sqrt(x): Lấy căn bậc hai

Mod(x): Lấy phần dư

Sin(x): Lấy sin của tham số

Cos(x): Lấy cos của tham số

Power(x, y): Tính x mũ y

Int(x) : Lấy phần nguyên của số x

Round(x,n): Làm tròn số x đến n chữ số

Fact(n): Tính n giai thừa

Product(x,y,…): Tính tích x*y* (Tối đa đến 30 tham số)

• SUMIF(Vùng xét điều kiện, Điều kiện, Vùng

tính tổng) : Tính tổng có điều kiện

• COUNTIF(Vùng đếm, điều kiện): Đếm các

giá trị theo điều kiện nào đó

• RANK(Giá trị, Vùng xét): Xếp loại giá trị

trong vùng xét.

2 Các hàm ngày tháng thông dụng

• Date(year, month, day): Trả lại một dãy số biểu diễn

một ngày trong Excel

• Day(chuỗi ngày): Trả về ngày trong chuỗi ngày

• Month(chuỗi ngày): Trả về tháng trong chuỗi ngày

• Year(chuỗi ngày) : Trả về năm trong chuỗi ngày

• Today(): Trả về ngày hiện tại

• DateValue(chuỗi ngày): Trả về một số biểu diễn ngày

trong Excel

• Weekday(chuỗi ngày, kiểu): Trả về một ngày trong

tuần

• Days360(Start_date, End_Date,method): Trả lại hiệu

số ngày giữa hai ngày theo kiểu Mỹ hoặc Châu Âu

3 Các hàm về chuỗi

Tên hàm Ý nghĩa

Left(X,n) Cho n kí tự bên tráii xâu X

Right(X,n) Cho n kí tự bên phải xâu X

Mid(X,m,n) Cho n kí tự trong xâu X bắt đầu từ m

Upper(X) Chuyển toàn bộ xâu X thành chữ hoa

Lower(X) Chuyển toàn bộ xâu X thành chữ thường

Len(X) Cho tổng số các kí tự của xâu X (cả dấu cách)Proper(X) Chuyển kí tự đầu tiên xâu X thành chữ hoa

Ví dụ

Đại Học Ql&kdProper(B3)

13Len(B3)

đại học ql&kdLower(B3)

ĐẠI HỌC QL&KDUpper(B3)

họcMid(B3,5,3)

QL&KDRight(B3,5)

Đại họcLeft(B3,7)

Ví dụ tại ô B3 có xâu “Đại học Ql&kd”

• Replace( chuỗi1, m,n, chuỗi2): Thay thế n ký

tự kể từ ký tự thứ m trong chuỗi1 bằng chuỗi2

• Rept(chuỗi1, n) : lặp chuỗi1 n lần

• Search(chuỗi1, chuỗi2): Trả lại vị trí bắt đầu

xuất hiện chuỗi1 trong chuỗi 2

• Trim(chuỗi): Loại bỏ các dấu cách ở đầu và

cuối chuỗi

4 Nhóm hàm tìm kiếm

Hàm Vlookup

• Vlookup (giá trị tìm, vùng cần tìm,cột cần lấy)

• Ví dụ: Vlookup(Right(C7,1),$D$15:$F$18,2)

Hàm Hlookup()

• Hlookup(Giá trị cần tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy)

• Ví dụ: Hlookup(E6,$D$14,$F$15,2)

• Address( dòng , cột , btl1, btl2 , sheet ): Tham chiếu đến

địa chỉ theo dòng và cột tại bảng tính sheet Nếu

• Choose(n,< danh sách các giá trị >): Trả lại giá trị thứ

n trong <danh sách các giá trị>

• Match(<giá trị cần tìm>,<vùng cần tìm>,<dạng>): Trả lại vị

trí tương ứng của <giá trị cần tìm> trong <vùng cần tìm>

• Index (<Vùng cần tìm>,<dòng>,<cột>,<số thứ tự

Các hàm tài chính

phải bỏ ra để đầu tư vào một việc nào đó

– Rate : lãi suất trong một khoảng thời gian

– Nper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

– Pmt : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian – Fv : Số tiền có được trong tương lai sau tổng số

khoảng thời gian Nper

– Type : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán

xuất hiện đầu kỳ (=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ

trống)

• FV( Rate , Nper , Pmt , PV , Type ): Tính số tiền

có được sau thời gian Nper, với lãi suất Rate , khi đầu tư một số tiền Pmt

Chương 8: Cơ sở dữ liệu trong Excel

1 Khái niệm cơ sở dữ liệu trong Excel

Mỗi Sheet hoặc WorkBook được coi là một cơ sở dữ liệuMột loạt các dòng trên Sheet, mỗi dòng chứa các dữ liệu liên quan đến nhau để mô tả một đối tượng nào đó Các dòng

đó gọi là danh sáchDòng đầu tiên phải là tiêu đề cộtCột trong danh sách gọi là trườngDòng trong danh sách gọi là bản ghi

2 Đặt lọc dữ liệu

a Đặt lọc tự động

Đánh dấu vùng dữ liệu cần đặt lọc

Chọn menu Data/Filter/AutoFilter

b Đặt lọc theo điều kiện

Đánh dấu vùng dữ liệu cần đặt lọc

Chọn menu Data/Filter/Advanced Filter

Vùng danh sách lọc

Vùng điều kịên lọc

• Nếu có từ 2 điều kiện lọc trở lên

• Nếu các điều kiện đồng thời xảy ra: Viết trên một dòng (là phép

And)

• Nếu các điều kiện hoặc xảy ra: Viết trên nhiều dòng (là phép Or)

– Ví dụ:

• TH1 : Khu vuc=1 And DHoa=7

• TH2: DToan>=7 Or DLi>=8 Or DHoa>=8

• Ví dụ:

- Hình bên: Sắp xếp Stt,

Ho va ten, LCB

4 Định dạng theo yêu cầu

• Vào Format/Conditional Formating

5 Quy định d liệu khi nhập

Chọn vùng dử liệu cần quy dịnh Vào Data\validation

6 Sử dụng form để nhập d liệu bôI đen các cột cần nhập dử liệu Vào Data/form

Ví dụ

• Tại cột LCB những người 1300<= và <=1600 có màu đỏ

• Tại cột Luong những người <=30000 có màu đỏ

Ví dụ

Bước 1: Chọn kiểu cho biểu đồ

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu nguồn

Bước 3: Đặt tên và các thuộc tính khác

Bước 4: Chọn Sheet để đặt biểu đồ

Ví dụ

Chương 6: In ấn bảng tính

• 1 Định dạng trang in

• Page: Định dạng trang

• Margins: Căn lề trang

• Heeder/Footer: Thêm đầu

và cuối trang

• Sheet: Chọn in Sheet nào,

trong khoảng nào

Tab Margin

Tab Sheet

Xem trước khi in

2 Liên kết tính toán

• Đánh dấu vùng nguồn Chọn Edit / Copy

• Đưa đến vùng đích Chọn Edit / Paste