Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Format (Nguyễn Quốc Trung) ppt

Giấu một số đoạn trong văn bản: Khi cần giấu các đoạn văn bản trong tài liệu Word nhiều người thường dùng cách đổi màu text sao cho trùng với màu nền, ví dụ vào Format>Font, chọn màu trắ

MỤC LỤC

V MENU FORMAT V.1

1 Định dạng ký tự Lệnh Format\Font: V.2

2 Định dạng đoạn văn bản Lệnh Format\Paragraph: V.5

3 Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản Lệnh Format\Bullets and Numbering: V.8a) Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng: V.8b) Chèn số thứ tự đầu hàng: V.12c) Lớp Outline Numbered: V.13

4 Định dạng khung và nền Lệnh Format\Borders and Shading: V.14

5 Chia cột văn bản Lệnh Format\Column: V.17

6 Định dạng Tab Lệnh Format\Tabs: V.18a) Cách cài đặt các điểm dừng của Tab: V.18b) Xóa hay thay đổi điểm dừng của Tab: V.19

7 Tạo chữ to ở đầu đoạn Lệnh Format\Drop Cap: V.19

8 Xoay chữ trong Text Box Lệnh Format\Text Direction: V.20

9 Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại Lệnh Format\Change Case: V.20

10 Định dạng nền văn bản Lệnh Format\Background: V.20a) Lệnh Format\Background\More Colors: V.21b) Lệnh Format\Background\Fill Effects: V.23

11 Lệnh Format\Theme: V.25

12 Lệnh Format\Frames: V.25a) Lệnh Format\Frames\Table of Contents in Frame: V.26b) Sắp xếp ý tưởng trước khi soạn thảo Lệnh Format\Frames\New Frames Page: V.26

13 Tự động định dạng văn bản Lệnh Format\AutoFormat: V.27

14 Sử dụng Style khi soạn thảo văn bản Lệnh Format\Style: V.28a) Khái niệm Style: V.28b) Cách tạo Style mới: V.29c) Cách gán phím gõ tắt: V.34d) Cách điều chỉnh Style đã có: V.34e) Xóa bỏ Style do người dùng tạo ra: V.34f) Áp dụng Style vào văn bản: V.34g) Tổ chức các Style (Organizer): V.34

15 Định dạng ảnh Lệnh Format\Object: V.36

V MENU FORMAT

1 Định dạng ký tự Lệnh Format\Font:

Các bước định dạng ký tự:

Chọn khối văn bản muốn định dạng,

 Chọn lệnh Format\Font (hoặc chọn định dạng trên thanh Formatting (nếu có) hoặc sử dụng phím tắt của lệnh (nếu có)), sẽ mở hộp hội thoại Font (Hình V-1)

Chú ý: Chọn định dạng trên thanh Formatting bạn có thể xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b menu View

 Lớp Font:

 Font: Liệt kê các Font

chữ được cài trong Windows

và cho chọn, để chọn font

chữ chỉ cần nhắp chọn tên

của nó trong danh sách hoặc

gõ trực tiếp vào

 Font Style: Liệt kê các

kiểu chữ: Regular (bình

thường), Italic (nghiêng -

phím tắt Ctrl+I), Bold (đậm -

phím tắt Ctrl+B), Bold Italic

(đậm và nghiêng) và cho

chọn

 Size: Liệt kê các cỡ chữ

và cho chọn Để giảm font

Size từng đơn vị ta chọn bôi

đen một mẫu tự (hay cụm từ,

câu, đoạn), giữ phím Ctrl bấm

phím dấu ngoặc đứng mở (])

để tăng dần Size chữ, nếu

bấm dấu ngoặc đứng đóng ([)

thì sẽ giảm dần size chữ

Cách này đặc biệt hữu ích khi

bạn chọn số size không được

ghi sẵn trong ô font Size (ví

dụ 13), mà cũng không thể gõ

vào vì một số bàn phím tiếng Việt (như VNI) làm cho chữ số bị biến dạng

 Underline: Hộp thả dùng để chọn dạng đường gạch dưới ký tự

 Color: Hộp thả dùng để chọn màu cho ký tự

 Effects: Hiệu ứng, gồm các mục:

 Strikethrough: Gạch một đường giữa các ký tự

 Double Strikethrough: Gạch hai đường giữa các ký tự

 Superscript: Định chỉ số trên Để soạn thảo A2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format>Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl, Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =

 Subscript: Định chỉ số dưới Để viết công thức H2O Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format>Font Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK Hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt: Gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl và dấu =, gõ chữ O

Hình V-1

 Shadow: Ch õ có n ùt b ùng

 Outline:

 Emboss: Ch õ ch ïm n i åi

 Engrave: Ch õ ch ïm chìmm

 Small Caps: CHỮ HOA NHỎ

 All Caps: CHỮ HOA LỚN

 Hidden: Ẩ (không cho hiển thị ký tự “n”) Giấu một số đoạn trong văn bản: Khi cần giấu các đoạn văn bản trong tài liệu Word nhiều người thường dùng cách đổi màu text sao cho trùng với màu nền, ví dụ vào Format>Font, chọn màu trắng trong Font Color Tuy nhiên cách này không hiệu quả lắm, nếu các đoạn văn bản muốn giấu khá dài thì người khác có thể dễ dàng phát hiện ra khi trên tài liệu có một khoảng trắng lớn Có một cách khác hữu hiệu hơn, đó là dùng chức năng Hiddent Text chức năng này cho phép bạn có thể giấu một đoạn văn bản

bí mật ở bất cứ nới đâu trên tài liệu Word, có độ dài không giới hạn và rất an toàn Cách làm như sau:

- Đánh dấu khối chọn vùng văn bản nào đó mà bạn muốn giấu chúng đi, bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+H Khi đó vùng văn bản này sẽ bị ẩn, đồng thời đoạn văn bản khác ở phần kế tiếp sẽ tự động tràn lên thế vào chỗ trống, do đó tài liệu của bạn sẽ liền lạc và không bị đức đoạn

- Để hiển thị lại đoạn văn đã giấu, bạn cũng đánh dấu khối chọn nó ngay tại vị trí của nó trước đây (đánh dấu khối chọn trên đoạn tài liệu vừa lấp chỗ) Sau đó cũng dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+H để làm xuất hiện đoạn văn bản trở lại như ban đầu

- Nếu muốn in các đoạn văn bản đang ẩn ra giấy cùng với các đoạn tài liệu bình thường thì bạn cần xác lập thêm chức năng in cả phần Hiddent Text khi xác lập thông số cho máy in (File>Print>Options và đánh dấu chọn mục Hiddent Text)

 Preview: Khung hiển thị

 Default: Lưu những thông số đã chọn trong hội thoại Font thành mặc nhiên

 Xem thêm thủ thuật:

Điều chỉnh thiết lập của Word: Các thiết lập mặc định của Word có thể gây khó khăn cho người sử dụng, nhất là khi soạn thảo văn bản chữ Việt có dấu Để điều chỉnh lại các thiết lập này, bạn cần nắm lệnh Font trong menu Format và lệnh Options trong menu Tools

- Điều chỉnh font mặc định: Font mặc định sau khi cài đặt Word là Times New Roman, đây là một font Unicode Do vậy, bạn cần điều chỉnh lại bộ gõ chữ Việt thì mới gõ được chữ Việt có dấu khi soạn thảo Tuy nhiên, nếu bạn thường soạn thảo và trình bày các văn bản bằng các font VNI thì nên điều chỉnh để font VNI-Times làm font mặc định Bấm menu Format>Font Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn font VNI-Times ở khung font, chọn Normal ở khung Font Style, bấm chọn 12 (hoặc 14) ở khung Size, bấm nút Default và chọn Yes ở thông báo hiện ra

- Điều chỉnh các thiết lập khác: Các thiết lập còn lại đa số đều nằm trong cửa sổ Options (menu Tools>Options) Cửa sổ này có rất nhiều thẻ, mỗi thẻ chứa các thiết lập tương ứng

Các điều chỉnh đơn vị cm, mm… thay cho đơn vị mặc định inches; hoặc điều chỉnh số file văn bản vừa mở nằm trong thẻ General

Các thiết lập liên quan đến khung nhìn của cửa sổ soạn thảo nằm trong thẻ View Ở thẻ này, mục Startup Task Panel được chọn mặc định, do vậy mỗi khi chạy Word, bạn đều thấy một khung hiện những file vừa làm việc trước đó Còn mục Text boundaries không được chọn

Thẻ Print chứa những thiết lập dành riêng cho Word khi in văn bản Nếu gặp hiện tượng máy in ngược, điều chỉnh lại lựa chọn trong thẻ này

Thẻ Save chứa các lựa chọn cho việc lưu văn bản: Bạn có thể thiết lập thời gian tự động lưu khi soạn thảo, tạo file dự phòng khi lưu thành file mới…

Thẻ File Locations cho phép bạn thay đổi thư mục My Document mặc định thành một thư mục khác mỗi khi lưu file

Thẻ Track Chages ít được sử dụng Các thiết lập trong thẻ này sẽ xuất hiện khi sử dụng lệnh Track Chages trong menu Tools, lệnh này giúp phát hiện những thay đổi trong văn bản

Thẻ Spelling & Grammar, chứa các điều chỉnh về kiểm tra ngữ pháp và từ Nó chỉ có tác dụng khi soạn thảo văn bản tiếng Anh Bạn nên bỏ các mục chọn có chữ Check nếu soạn thảo tiếng Việt

Thẻ Security giúp bạn đặt password bảo vệ văn bản

Thẻ User Information cho phép điều chỉnh lại thông tin người sử dụng Word, thông tin này sẽ tự động lưu trong văn bản

Thẻ Compatibility cho phép chọn lại sự tương thích giữa các phiên bản Word, cũng như giữa Word với các chương trình khác có trong bộ Office

 Lớp Character Spacing: Dùng để định khoảng cách giữa các ký tự

 Scale: Định dạng bề rộng

chữ Định tỷ lệ co dãn bề

ngang giữa các ký tự, mặc

nhiên 100%

 Spacing: Dùng để định

khoảng cách giữa các ký tự,

khoảng cách (nén sít lại)

 Position: Dùng để định

vị trí của các ký tự so với

dòng, có các mức:

 Normal: Vị trí bình

thường

 Raised: Tương tự chỉ số

trên, có thể nâng lên từ từ

theo nhiều mức trong hộp By

 Lowered: Tương tự như

chỉ số dưới, có thể hạ xuống

từ từ theo nhiều mức trong

 Lớp Text Effects: Qui định tính linh động của các ký tự, có thể nhấp nháy, lấp lánh… nhằm gây sự chú ý và bắt mắt người đọc Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được

 Non: Chữ bình thường

 Blinking Background: Nền

chữ nhấp nháy

 Las Vegas Lights: Chữ có

những ngôi sao màu chạy

xung quanh

 Marching Black Ants: Chữ

có những đường gạch đen

chạy xung quanh

 Marching Red Ants: Chữ

có những đường gạch đỏ chạy

xung quanh

 Shimmer: Chữ có nét

nhòe

 Sparkle Text: Chữ có các ngôi sao lấp lánh

2 Định dạng đoạn văn bản Lệnh Format\Paragraph:

Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc nhiều câu) được xác định bằng 2 lần bấm phím Enter (một cho đầu và một cho cuối đoạn) Hay nói cách khác, chương trình soạn thảo (Word) sẽ cho rằng tất cả những ký tự gõ vào giữa 2 lần Enter là 1 đoạn văn bản, và nó căn cứ vào đó để thực hiện định dạng Lệnh Format\Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph Các bước định dạng đoạn văn bản:

Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng, nếu định dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ trong đoạn đó

 Chọn lệnh Format\Paragraph (hoặc chọn định dạng trên thanh Formatting có thể xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b hoặc sử dụng phím tắt của lệnh), hội thoại Paragraph xuất hiện (Hình V-4)

Hình V-3

 Lớp Indents and Spacing (Hình V-4):

 Alignment: Hộp thả chọn

cách chỉnh dòng cho đoạn văn

bản gồm có:

Left: Chỉnh văn bản dồn

về bên trái (canh trái), khi đó

lề phải có dạng răng cưa

Centered: Chỉnh văn bản

dồn vào giữa (canh giữa), khi

đó hai bên lề trái và lề phải sẽ

có dạng răng cưa

Right: Chỉnh văn bản dồn

về bên phải (canh phải), khi đó

lề trái có dạng răng cưa

Justified: Chỉnh văn bản

canh đều hai bên, khi đó lề trái

và lề phải đều thẳng

 Indentation: Định lề cho

đoạn:

Left: Định lề trái, là

khoảng cách từ lề trái của trang

in (Left Margin) đến ký tự đầu

tiên của dòng

Right: Định lề phải, là

khoảng cách từ lề phải của

trang in (Right Margin) đến ký tự cuối cùng của dòng

 Special: có các lựa chọn sau:

Non: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph

First line: Chỉ định dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao nhiêu

cm (hoặc inch)

Hanging: Chỉ định các dòng còn lại của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc inch)

 Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph

Single: Khoảng cách dòng đơn (bình thường)

1.5 Lines: Khoảng cách gấp rưỡi so với khoảng cách bình thường

At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách giữa các dòng

Exactly: Xác định chính xác chiều cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần với dòng bình thường số lần trong hộp At Double: Khoảng cách gấp đôi so với Hình V-5

Hình V-4

Hình V-6

khoảng cách bình thường

 Preview: Khung hiển thị kết quả định dạng

 Tabs: Mở hội thoại Tabs để định các điểm dừng (xem lệnh Format\Tabs) (Hình V-5)

 Lớp Line and Page Breaks: Qui định cách ngắt dòng và ngắt trang:

 Pagination: Cách tổ chức

trang:

Window/Orphan Control:

Tự động điều khiển các dòng

quả phụ/cô nhi Trong

Paragraph, dòng quả phụ là

dòng đứng lẻ loi ở đầu trang

tiếp theo, còn các dòng khác

nằm trên trang trước Dòng cô

nhi là dòng nằm ở cuối trang

trước còn các dòng khác của

Paragraph nằm ở đầu trang

sau Khi mục này được chọn,

Word sẽ tự động kiểm tra và bố

trí lại văn bản để tránh các

trường hợp quả phụ/cô nhi

Keep lines together: Nếu

chọn sẽ không cho ngắt trang ở

giữa đoạn

Keep with next: Nếu chọn

sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện

hành, đoạn tiếp theo

Page break before: Đặt

dấu ngắt trang vào đầu đoạn

hiện hành

Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng đoạn được chọn

Don’t hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong đoạn

 Xem thêm thủ thuật:

Quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện, hoặc bấm chuột vào vị trí bất kỳ trong đoạn văn cần thực hiện Bấm menu Format>Paragraph Thẻ Indents and Spacing của cửa sổ Paragraph theo mặc định hiện ra:

Bấm ô Alignment chọn Left hoặc Centered, Right, Justified để canh lề (biên) trái, giữa, phải, đều văn bản (có thể thực hiện nhanh thao tác này bằng cách bấm các nút hình các dòng kẻ trên thanh công cụ Formatting)

Thay đổi giá trị trong 2 ô Left, Right để đẩy đoạn văn bản vào trong (giá trị >0) hoặc ra ngoài (giá trị <0) so với những đoạn văn khác

Bấm ô Special chọn First line và giá trị ở ô By (nằm bên cạnh) Nếu muốn hàng đầu tiên của đoạn văn thụt vào một khoảng (đã xác định ở ô By) so với các hàng còn lại trong đoạn văn; chọn Hanging và giá trị ở ô By nếu muốn tất cả các hàng trong đoạn văn thịt vào trong

so với hàng đầu tiên của đoạn văn

Hình V-7

Để thay đổi khoảng cách giữa các hàng trong cùng một đoạn văn, bạn quét chọn đoạn văn hay toàn bộ văn bản, mở lại cửa sổ Paragraph, bấm ô Line Spacing, chọn 1 trong 6 lựa chọn; Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple Mỗi lựa chọn sẽ tạo ra một khoảng cách hẹp, rộng giữa các hàng theo qui định của Word Bạn có thể thay đổi giá trị trong ô At để tăng/giảm khoảng cách; khi thực hiện, bạn quan sát khung Preview để xem phần mô tả dạng đang chọn Bấm OK khi thực hiện xong Thao tác định dạng đoạn văn trong cửa sổ Paragraph tuy đầy đủ nhưng mất thời gian Bạn có thể thực hiện nhanh định dạng First line, Hanging, đẩy đoạn văn vào trong hoặc ra ngoài bằng cách bấm giữ chuột và kéo các nút First Line Indent, Hanging Indent, Left Indent, Right Indent trên cây thước của cửa sổ soạn thảo Để biết tên các nút này, bạn di chuyển nút có hình tam giác, hình vuông ở hai đầu thước soạn thảo và xem tên

ở bảng chỉ dẫn hiện ra

3 Chèn ký tự và số đặc biệt vào văn bản Lệnh Format\Bullets and Numbering:

Với những phím chữ và số trên bàn phím bạn chỉ có thể gõ được những ký tự bình thường Ngoài những ký tự bình thường này, khi tạo và trình bày văn bản, bạn cần dùng đến các ký tự đặc biệt như: Hình cây viết, hình cuốn sách, hình bì thư…, rõ ràng là bạn không thể gõ chúng từ bàn phím, khi đó bạn phải dùng đến chức năng chèn ký tự đặt biêt của Word Lệnh Format\Bullets and Numbering dùng để ghi các ký hiệu đặc biệt (Bullets), hay điền số thứ tự (Numbering) ở đầu các đoạn văn bản (Paragraph) Bullets and Numbering được dùng để giới thiệu các mục trong danh sách

a) Chèn ký tự đặc biệt đầu hàng:

Chọn các đoạn văn bản

muốn ghi ký hiệu Bullets

 Chọn Format\Bullets

and Numbering, hội thoại

Bullets and Numbering xuất

hiện (Hình V-7)

Chọn lớp Bulleted, trên

hội thoại xuất hiện 7 ô trong

đó có chứa 7 Bullets chuẩn

và 1 ô rỗng (None)

Nhắp chọn 1 trong 7

Bullets trên, muốn bỏ Bullets

nhắp ô None

Nhắp OK để thực hiện

 Thẻ Picture:

 Lớp Pictures:

Hình V-8

 Lớp Motion Clips:

Hình V-9

 Thẻ Customize:

Hình V-10

 Bullet: Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullets trong ô đang chọn

khoảng cách từ lề trái của

trang đến văn bản

 Xem thêm thủ thuật:

Nếu muốn chèn ký tự đặc

biệt vào đầu mỗi hàng khi

xuống dòng (để đánh dấu cho

dễ thấy), bạn làm như sau:

Trước tiên, bạn quét chọn các

hàng cần chèn dạng ký tự này,

bấm menu Format>Bullets and

Numbering Ở cửa sổ hiện ra,

bấm thẻ Bulleted, bấm chọn 1

trong 7 dạng ký tự cần chèn và

rồi OK Trường hợp không tìm

thấy ký tự cần chèn, bấm chọn

1 dang bất kỳ trong số các

dạng đang thấy, bấm nút

Customize, bấm chọn ký tự cần

chèn, bấm OK Nếu vẫn chưa

tìm thấy ký tự cần chèn bấm

tiếp nút Character, bấm ô Font

chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi chọn ký tự cần chèn, bấm OK

Hình V-12

b) Chèn số thứ tự đầu hàng:

Chọn các đoạn văn

bản muốn ghi số thứ tự

 Chọn Format\Bullets

and Numbering, hội thoại

Bullets and Numbering xuất

hiện (Hình V-13)

Chọn lớp Numbered,

trên hội thoại xuất hiện 7 ô

trong đó có chứa 7 dạng số

chuẩn và 1 ô rỗng (None)

Nhắp chọn 1 trong 7

dạng số, nếu muốn bỏ số

thứ tự thì nhắp ô None

Nhắp OK để thực

hiện

Có thể sử dụng lệnh

Format\Bullets and

Numbering để điền số thứ tự

hay các ký hiệu vào trong

các ô của bảng

 Ngoài cách ghi Bullets và số thứ tự như trên, bạn có thể sử dụng nút Bullets and Numbering trên thanh định dạng Formatting có thể xem lại lệnh View\Toolbars\Formatting ở mục 5 phần b

 Thẻ Customize:

Hình V-14

 Xem thêm thủ thuật:

Bạn vẫn thực hiện tương tự như thao tác chèn ký tự đặc biệt đầu hàng, nhưng thay vì bấm chọn thẻ Bulleted ở cửa sổ hiện ra, bạn bấm chọn thẻ Numbered, bấm chọn 1 dạng số rồi bấm

OK

Ở 2 trường hợp chèn ký tự đầu hàng, để bỏ các ký tự đã chèn, bạn quét chọn lại các hàng đã thực hiện chèn, bấm menu Format>Bullets and Numbering, bấm thẻ Numbered (hoặc thẻ Bulleted), bấm chọn None, bấm OK

Hình V-13

c) Lớp Outline Numbered:

Hình V-15

 Thẻ Customize:

Hình V-16

 Xem thêm thủ thuật:

Chèn ký tự đặc biệt tại vị trí bất kỳ: Trước tiên, bạn xác định vị trí cần chèn ký tự trong văn bản, đặt con nháy soạn thảo vào vị trí này, bấm menu Insert>Symbol, bấm thẻ Symbols, bấm ô Font, chọn Symbol hay Wingdings, Webdings… rồi bấm đũp chuột lên ký tự cần chèn hoặc bấm chọn ký tự cần chèn rồi bấm nút Insert Nếu đây là ký tự thường xuyên chèn, bấm nút Shortcut Key rồi gõ một phím nào đó để gán ký tự đó cho phím này, bấm nút Assign Lần sau muốn chèn ký tự này, bạn chỉ việc bấm phiám đã gán

4 Định dạng khung và nền Lệnh Format\Borders and Shading:

Lệnh Format\Borders and Shading dùng để kẻ khung bao và tô nền cho các đoạn văn bản (Paragraph) và các ô trong bảng (Table) Khung bao có thể là nét đơn, nét đôi, nét ba…, nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều mẫu khác nhau…

Cách thực hiện kẻ khung và tô nền:

Chọn các đoạn văn bản kẻ khung, tô nên

 Chọn lệnh Format\Borders and Shading để mở hội thoại Borders and Shading Chọn lớp Borders (Hình V-17)

Chọn kiểu đường kẻ (Style), màu đường kẻ (Color), độ rộng đường kẻ (Width) Chọn dạng kẻ trong các hộp Setting, hoặc nhắp trên lề trong khung Preview

 Nếu muốn tô nền thì chọn lớp Shading, sau đó chọn màu tô trong bảng màu Fill

 Nhắp để OK thực hiện

Chú ý: Có thể định dạng khung và nền bằng thanh công cụ Tables and Borders thì ta xem lại lệnh View\Toolbars\Tables and Borders ở mục 5 phần e menu View

Hội thoại Borders and Shading:

 Tạo khung cho từng đoạn văn bản Lớp Borders:

khung ở ô

Style Bấm ô

Color, chọn

màu cho

đường kẻ

Hình V-17

khung Bấm ô Width chọn bề dày đường kẻ khung Trong khi bấm chọn quan sát trong khung Preview để biết trước dạng khung sắp

tạo Cuối cùng bấm ô Apply to, chọn

Paragraph nếu muốn tạo khung cho cả

đoạn văn bản, hoặc chọn Text nếu chỉ

muốn tạo khung cho các hàng đã chọn,

bấm OK

Nếu tạo khung sai, quét chọn lại vùng

văn bản trong khung đã tạo, truy cập vào

cửa sổ tạo khung nói trên, bấm chọn

None ở phần Setting, bấm OK

Các mục trong hội thoại Border and

Shading: (Hình V-17)

 Setting: Cho chọn một trong các

kiểu khung bao

 None: Không kẻ (nét kẻ rỗng)

 Box: Kẻ hộp

 Shadow: Đường kẻ có nét bóng

mờ

 3-D: Đường kẻ không gian ba

chiều

 Custom: Đường kẻ tuỳ ý Nhắp tại

các vị trí của khung trong mục Preview

 Width: Hộp thả cho chọn độ rộng đường kẻ

 Options: Đặt các lựa chọn về khoảng cách giữa đường kẻ và văn bản (From Text) (Hình V-18)

 Show Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Tables and Borders

 Thẻ Horizontal Line (Hình V-19)

 Preview: Khung Hình V-18

 Tạo đường viền trang văn bản Lớp Pape Border: Dùng để tạo khung bao cho trang Các thành phần của lớp Page Border (Hình V-20) cũng giống như lớp Border Ngoài ra, có thể chọn các mẫu hoa văn trong hộp thả Art để làm khung bao cho trang

- Đối với trang bìa, hoặc văn bản có đường viền trang, bấm menu Format>Borders and Shading Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Page Border rồi thực hiện chọn dạng đường viền như khi chọn khung Tuy nhiên, ở phần tạo này có thêm một số tính năng khác: Bấm ô Art (nếu phần này chưa được cài sẵn sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bỏ đĩa CD-ROM Office để cài thêm), chọn một dạng đường viền; Bấm ô Apply to: chọn Whole document để tạo đường viền cho tất cả các trang, chọn This section để chỉ áp dụng cho Section-First page only để tạo viền cho trang đầu tiên của section hiện hành, chọn This section-All except first page để tạo viền cho toàn bộ trang có trong section nhưng trừ trang đầu tiên

Hình V-20

 Tô màu nền khung văn bản Lớp Shading:

- Quét chọn vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu Format>Borders and Shading Ở cửa sổ hiện ra bấm thẻ Shading (Hình V-21) Bấm ô Apply to, chọn dạng tô là Paragraph cho cả đoạn văn bản hay chọn Text để chỉ tô các hàng trong vùng chọn Bấm chọn màu cần tô trong phần Fill Bấm ô Style chọn mẫu tô, bấm ô Color chọn màu dùng cho mẫu tô, bấm OK Nếu thực hiện sai, quét chọn lại vùng văn bản đã tô, truy cập cửa sổ tô màu nền, bấm chọn No Fill, bấm OK

để chia văn bản

thành nhiều cột

(giống như các

cột của trang

báo) Việc chia

chuyển qua chế độ trình bày trang

 Xác định khối văn bản muốn chia

cột

Chọn lệnh Format\Columns, hội

Đặt các lựa chọn khác (nếu cần)

 Nhắp OK để thực hiện Chú ý: Trước khi thực hiện, bạn đặt con nháy soạn thảo

ở vị trí cuối đoạn, cuối vùng cần thực hiện, bấm 1 hay 2 lần phím Enter (nếu không thực hiện thao tác này, sau khi chia văn bản chỉ nằm ở cột đầu tiên của tất cả các trang) Khi thực hiện, có thể việc ngắt cột sẽ không như mong muốn Để ngắt toàn bộ một vùng văn bản sang cột bên cạnh, đặt con nháy soạn Hình V-22

 Presets: Liệt kê các ô tương ứng với

số cột và cho chọn

 Number of Columns: Cho nhập hay

chọn số cột muốn chia

 Width and spacing: Chọn độ rộng cột

(Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các

 Preview: Khung hiển thị minh họa

6 Định dạng Tab Lệnh Format\Tabs:

Khi bạn gõ phím Tab thì con trỏ sẽ nhảy và dừng ở những điểm cách nhau đều đặn, đó là các điểm dừng của Tab Mặc nhiên khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức 1.27 cm), tuy nhiên bạn có thể xác định các điểm dừng của Tab một cách tuỳ ý

Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại những dấu dẫn (leader) trước Tab Đó là một hàng dấu chấm (……), hay dấu gạch ( ) để dẫn người đọc ngang suốt trang

a) Cách cài đặt các điểm dừng của Tab:

Cách 1: Sử dụng lệnh Format\Tab

Chọn lệnh Format\Tabs để mở hội thoại Tabs (Hình V-23)

 Nhập vào hộp Tab stop position con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái

Đặt các tuỳ chọn Alignment, Leader (nếu cần)

Nhắp trên nút Set để thiết lập

Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước ,,

 Nhắp OK để đóng hội thoại Tab

Cách 2: Sử dụng chuột:

Trỏ chuột vào ký hiệu và nhắp để chọn dạng canh Tab

 Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab

Hội thoại Tabs:

 Tab stop position: Liệt kê các điểm

dừng của Tab hiện có tính từ lề trái (Left

Margins)

 Alignment: Canh dữ liệu tại điểm

dừng của Tab

 Left: Dữ liệu nhập vào canh về

phía trái của Tab rồi sang bên phải (mặc

nhiên)

 Center: Dữ liệu nhập vào canh

vào giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên

 Right: Dữ liệu nhập vào canh về

phía phải của Tab rồi phát triển sang bên

trái

 Decimal: Dóng thẳng hàng các dối

số có dấu chấm thập phân (.)

 Bar: Có thanh đứng ngay Tab (|)

 Leader: Thêm các dấu dẫn phía

trước Tab

Hình V-23

 : Không có dấu dẫn trước Tab

 : Dấu dẫn là một dãy dấu chấm

 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch giữa -

 : Dấu dẫn là một dãy dấu gạch dưới _

 Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (Tab đang hiện trong mục Tab stop position)

 Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo nó

ra khỏi thước để bỏ)

 Clear all: Xóa tất cả các Tab hiện có

 Default tab stops: Qui định khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch)

b) Xóa hay thay đổi điểm dừng của Tab:

Chọn các đoạn văn bản mà bạn cần xóa hay dịch chuyển các điểm tab cần thiết

 Để xóa điểm tab, hãy bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu tab ra khỏi thước đo nằm ngang

Để dịch chuyển điểm tab, hãy bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu tab trên thước đo nằm ngang dời qua phải hoặc trái đến vị trí cần thiết

7 Tạo chữ to ở đầu đoạn Lệnh Format\Drop Cap:

hư bạn đã thấy ký tự chữ N của chữ “Như” ở đầu câu này là một ký tự lớn và nằm trên ba dòng liên tiếp Ký tự N được gọi là Drop Cap, nó được sử dụng tại phần đầu của một bức thư, tiêu đề tạp chí, chương sách hay các ấn phẩm khác Để tạo Drop Cap thì sử dụng lệnh Format\Drop Cap

Cách tạo Drop Cap:

Xác định ký tự muốn tạo Drop Cap

 Chọn lệnh Format\Drop Cap, hội thoại Drop

Cap xuất hiện (Hình V-24)

Chọn dạng Drop Cap trong mục Position

Xác định số dòng mà ký tự được phép “nằm”

trên đó trong mục Lines to drop

Nhắp OK để thực hiện

Chú ý: Trước khi thực hiện Drop Cap, bạn soạn thảo

văn bản một cách bình thường như những văn bản khác

Để bỏ định dạng, bấm chọn chữ, bấm menu Format>Drop

Cap, bấm chọn None ở cửa sổ hiện ra

N

 Thẻ Customize:

Hình V-14

 Xem thêm thủ thuật:

Bạn... section-All except first page để tạo viền cho tồn trang có section trừ trang

Hình V-20

 Tô màu khung văn Lớp Shading:

- Quét chọn vùng văn cần thực hiện, bấm menu Format& gt;Borders... class="page_container" data-page="10">

 Thẻ Picture:

 Lớp Pictures:

Hình V-8