Tiểu Luận - Quản Trị Dự Án - Đề Tài - Dự Án Phát Triển Dich Vụ Giặt Đồ Công Cộng

Page 1 [Type the document title] PHẦN MỘT GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DỰ ÁN 1 Tổng quan về dự án Tên dự án Dự án Phát triển Dịch vụ Giặt là Công cộng Người thực hiện dự án Chủ đầu tư Các[.]

- Các bên liên quan khác: Trường Đại Học Thăng Long

+Các công ty cung cấp các thiết bị/sản phẩm điện lạnh

+ Các công ty thiết kế nội thất, mặt bằng

+ Công ty xây dựng trúng thầu

- Quy mô dự án: qui mô diện tích khoảng 25m2

- Địa điểm lựa chọn: Ngõ 95 Chùa Bộc Hà Nội

- Tài nguyên của dự án

+ Thành viên ban quản lý dự án : Thành viên nhóm 4 lớp quản lí dự án

+ Thành viên ban cố vấn PGS.TS Phạm Văn Hùng

+ Các phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý dự án

+ Các phương tiện sử dụng trong khi thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện ước tính của dự án: 3 tháng

Xuất phát từ nhu cầu có thực đó, nhóm QLDA_N4 đã dành thời tìm hiểu, nghiên cứu cho ra đời

dự án Dịch vụ giặt là công cộng

Hy vọng hệ thống này hoạt động khá hiệu quả và nhiều lợi ích cho sinh viên

-Mục đích:

+ Đáp ứng được nhu cầu giặt giũ của phần lớn sinh viên, với một mức giá ưu đãi, hợp lý

+ Giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức

+ Tạo ra một xu hướng mới trong ngành dịch vụ

3 Các căn cứ pháp lý

Theo luật doanh nghiệp Việt Nam, nguồn vốn đầu tư cần thiết cho dự án này nhỏ hơn 10

tỉ, lĩnh vực dự án đề cập đến không thuộc 1 trong số các lĩnh vực bị cấm nên việc thành lập vàthực hiện dự án này không mấy phức tạp

- Căn cứ Nghị định số 17/CP ngày 23-12-1992 của Chính phủ, Thông tư số 03/BNV ngày

27-3-1993 và Quyết định số 446/BNV-QĐ ngày 25-11-27-3-1993 của Bộ Nội vụ về việc cấp giấy chứngnhận đủ điều kiện kinh doanh của các dịch vụ công cộng

- Căn cứ Thông tư của liên bộ tổng cục du lịch, bộ thương mại số 27/LB.TCDL-TM ngày 10tháng 1 năm 1996 quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ công cộng

- Căn cứ Luật Đầu Tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005

- Căn cứ Pháp lệnh Vệ sinh an toàn thực phẩm ngày 26 tháng 7 năm 2003

- Căn cứ Quyết định số: 143/QĐ-UB ngày 31 tháng 10 năm 2002 của Uỷ ban nhân dân Thànhphố ban hành quy chế về hoạt động dịch vụ công cộng trên địa bàn Thành phố Hà Nội

4 Các nội dung đầu tư và các hạng mục thiết kế chính

4.1 Nội dung đầu tư

- Khảo sát địa hình

- Xây dựng

- Thiết kế nội thất

4.2 Hình ảnh của dự án:

4.3 Hạng mục thiết kế chính

Tổng diện tích: 9x3m Bao gồm các khu vực:

- Khu vực để máy giặt: Gồm 10 máy giặt và 5 máy sấy xếp dọc phòng làm 2 tầng nhưhình

- Khu vực ghế chờ dành cho khách

- Khu vực bán bột giặt, nước xả vải và các loại hóa chất khác (1)

- Khu vực để sọt đựng quần áo cho khách (2)

- Khu vực dành cho nhân viên (3)

- Khu vực để báo và tạp chí (4)

PHẦN HAI: Quản lý dự án 1.Quản trị tích hợp dự án:

Quản trị tích hợp dự án là quá trình đảm bảo các thành phần của dự án được phối hợp chính xác

và đầy đủ.Quản trị tích hợp dự án bao gồm:

 Lập kế hoạch tổng thể

 Quản lý thực thi kế hoạch

 Kiểm soát những thay đổi tổng thể

1.1 Lập kế hoạch tổng thể:

- Dự án sẽ bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự án cho đến giai đoạn kếtthúc

- Cụ thể bao gồm các công việc sau:

 Quản trị toàn bộ phạm vi, thời gian, nhân lực, chi phí, thông tin, chất lượng,rủi ro của dự án

 Kêu gọi và thu thập để có được nguồn vốn tiến hành dự án

 Quản lý và giám sát quy tŕnh thực hiện dự án

 Đầu vào:

- Ý tưởng xây dựng 1 loại hình giặt là công cộng với chi phí thấp chưa có ai kinhdoanh

- Sự tư vấn của những người đang kinh doanh loại hình giặt là

- Bảng thiết kế mô hình kinh doanh

- Bản dự toán : các kế hoạch về quản trị nhân lực, chi phí, rủi ro… của dự án

 Đầu vào:

- Tài liệu, mô hình chi tiết cửa hàng kinh doanh

- Các kế hoạch đă được thẩm định và phê duyệt

- Các kế hoạch lựa chọn và đào tạo nhân viên

- Giấy phép kinh doanh

 Công cụ và kỹ thuật:

- Hệ thống phân cấp công việc cụ thể cho từng thành viên trong đội dự án.

- Sự tư vấn của các chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh loại hình dịch vụcông cộng nói chung và giặt là nói riêng

- Bảng tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn về lĩnh vực máy móc kĩthuật

1.3 Kiểm soát những thay đổi tổng thể:

 Đầu vào:

- Kế hoạch tổng thể dự án

- Các báo cáo hoạt động

- Trong quá tŕnh hoạt động không thể tránh khỏi những tác động kháchquan, như việc thiếu kinh phí, gặp khó khăn trong việc tìm mặt bằng Đểkiểm soát những thay đổi tổng thể không mong muốn ban quản lư đă phâncông trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong trong dự án

Do kế hoạch và thực hiện luôn có sự sai lệch Sự sai lệch này dẫn đến nhiều thayđổi :

 Thay đổi quan trọng : đặc tính mô hình, ngân sách Thay đổi này làmthay đổi kết quả cơ bản của dự án

 Thay đổi nhỏ : không làm thay đổi kết quả chung của dự án nhưng có thểlàm ảnh hưởng tới sự thành công của dự án

 Thay đổi mang tính sửa chữa : đă coi nhẹ hoặc bỏ qua một điểm nào đó,phải bổ sung hoặc khắc phục

- Xem xét tác động của thay đổi

 Ảnh hưởng tới công việc, thời gian

 Ảnh hưởng tới kinh phí

 Ảnh hưởng tới con người

 Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án

 Đầu ra :

- Bản kế hoạch tổng thể mới

- Các biện pháp điều chỉnh và sửa chữa

Kết luận:

Đây chỉ là sơ bộ về quá tŕnh phối hợp và thực hiện quản lư dự án trong từng giai đoạn Chi tiết

cụ thể của các phần nằm trong từng giai đoạn sẽ trình bày ở các nội dung quản trị sau

2 Quản trị phạm vi dự án (Project Scope Management)

2.1 Lập kế hoạch phạm vi

Bản mô tả sản phẩm.

Dự án được sáng lập với mục đích tạo ra 1 dịch vụ giặt đồ công cộng tiện lợi và hiệu quả lần đầutiên có mặt Việt Nam Sản phẩm của chúng tôi chú trọng tới việc làm thế nào để tạo 1 dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng trong việc giặt đồ

2.2 Phạm vi dự án:

+ Khảo sát, lựa chọn và bố trí địa điểm

+ Mua hệ thông máy giặt là và kiểm tra chất lượng

+ Đào tạo đội ngũ nhân viên với phong cách chuyên nghiệp

+ Thực hiện các chương trình xúc tiến dịch vụ

2.3 Phạm vi sản phẩm:

Sản phẩm của chúng tôi không chỉ đơn thuần là 1 dịch vụ giặt đồ thuê công cộng mà nó còn là

sự đảm bảo về chất lượng, uy tín cũng như phong cách phục vụ chuyên nghiệp của các nhân viên Chúng tôi hy vọng rằng, dịch vụ của chúng tôi sẽ tạo ra 1 xu hướng mới trên thị trường Việt Nam

2.4 Kiểm soát thay đổi phạm vi

Ban điều hành có trách nhiệm quản lý sao cho không có sự chồng chéo, đảm bảo côngviệc được phân chia chính xác, phù hợp về mặt thời gian

Nếu có sự thay đổi hoặc sự nhầm lẫn về phạm vi, phải có sự điều chỉnh phù hợp và nhanhchóng

Bảng 1: Xác định nội dung công việc

1 Tiếp nhận mặt bằng và khảo sát địa điểm

thuê của hàng

Ban tư vấn và giám sát

2 Thuê đơn vị thiết kế, bố trí và kiểm tra quá

trình thực hiện

Ban tư vấn và giám sát

3 Kiểm tra hệ thống các máygiặt là và các

máy móc liên quan

Ban tư vấn và giám sát

5 Tiến hành đào tạo đội ngũ nhân viên với tác

phong chuyên nghiệp

Ban tư vấn

6 Lập dự toán các khoản chi phí phát sinh Ban tài chính

7 Tiến hành các kế hoạch PR, marketing , giới

thiệu dịch vụ đến khách hàng

Ban tư vấn và thông tin

8 Đưa dịch vụ vào phục vụ khách hàng Ban xản suất

9 Đánh giá hiệu quả hoạt động của dịch vụ Ban xản suất

tất cả các ban có liên

quan

3 Quản trị thời gian dự án

Trong quản trị phạm vi, đã xác định được các công việc cần thực hiện Khi lên kế hoạch quản trị thời gian cần ước tính được tương đối thời gian và thứ tự cho các công việc cần thực hiện

Chúng tôi xác định công việc như sau:

Bảng 3.1: Các giai đoạn thực hiện dự án

Giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gianGiai đoạn khởi đầu 1 Ký hợp đồng thuê mặt bằng Tháng 11/2012

4 Mua các trang thiết bị cần thiết Tháng 12/2012

5 Sửa,thay đổi theo thiết kế Tháng 12/2012

Giai đoạn kết thúc 9 Lắp đặt máy móc,trang thiết bị Tháng 1/2013

Bảng ước tính thời gian thực hiện:

Tên công việc Mã

côn

g việc

Bắt đầu giai đoạn chuẩn bị: đầu tháng 11/2012 Nguồn lực: Ban tư vấn và giám sát

Xong giai đoạn chuẩn bị: cuối tháng 11/2012 Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất kỹthuật

Bắt đầu giai đoạn thực hiện : Tháng 12/2012 Nguồn lực: Ban điều hành và một số ban liên quanXong giai đoạn thực hiện: cuối Tháng 12/2012 Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất

kỹ thuật

Bắt đầu giai đoạn kết thúc:tháng 1/2013 Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật

Xong giai đoạn kết thúc:cuối tháng 11/2013 Nguồn lực: Ban điều hành dự án và các ban liênquan

3.3 Kiểm soát tiến độ

- Chi phí bảo dưỡng: 500,000/ tháng

- Chi phí tài liệu 100,000 / tháng

- Chi phí nhân công

- Nhân viên quản lý: 5,000,000/ tháng

- Nhân viên thu ngân 3.500.000

- Nhân viên trực và hướng dẫn khách: 2,800,000/tháng/người

- Nhân viên trông xe: 2,500,000/ tháng

Tổng chi phí: 195.590.000 VND

Trong đó chi phí biến đổi được tính cho 6 tháng

Quản trị Chất lượng

5.1, Lập kế hoạch chất lượng :

a, Đầu vào:

*Các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho dự án:

-Khu thuê 27m2, 1 phòng chính, nằm ở nơi tập trung đông dân cư, đặc biệt là sinh viên hay nhân viên văn phòng

+ Các công trình được xây dựng kiên cố

+ Có nguồn nước sạch và hệ thống thoát nước phù hợp theo tiêu chuẩn

+ khu vệ sinh đảm bảo yêu cầu và thuận tiện cho sử dụng

-Máy giặt: +Loại máy giặt gia đình

+Công suất độ bền cao

+Lựa chọn các hãng máy giặt có uy tín (electrolux,Toshiba ), thời gian bảo hành lâu (ít nhất 3 năm)

-Dịch vụ: +Thân thiện với khách hàng (chào hỏi khách hàng, khi khách hàng vào cửa hàng phải quan tâm đến họ xem họ có nhu cầu gì), tạo cảm giác thuận tiện

+ Các công việc phải được hoàn thành đúng thời gian

+ Giúp đỡ khách hàng khi họ cần

…

-Nhân công:

 Giám đốc:giám sát hoạt động của nhân viên, tổ chức họp nội bộ thường xuyên

 Người quản lí: 1 quản lí hành chính nhân sự và quản lí tài chính

+ Có bằng cấp chuyên môn

+ Có trách nhiệm với công việc

+ Có khả năng lãnh đạo

+ Có khả nắng xử lý tình huống tốt

+ Làm việc full time

+ Nhiệm vụ quản lí nhân viên, quản lí tài chính, giám sát các thiết bị và tài sản trong tiệm, xử lí tình huống

2 Nhân viên phục vụ, 1 thu ngân kiêm kế toán và 1 bảo vệ

*Mô tả sản phẩm:

- Khu nhà thuê có 1 tầng, nằm ở gần khu dân cư, kí túc xá của các trường đại học…

Khang trang, lắp cửa kính chắn bụi

-Máy giặt có chất lượng tốt, mua đồng bộ, bền và hoạt động được liên tục trong thời gian dài, giá

-Các băng ghế dài bằng gỗ, bền, dễ lau chùi, đặt ở phòng đợi của khách và một vài băng ghế khác đặt ở phòng giặt đồ

-Có thể bán thêm nước giải khát và đồ ăn vặt tại quầy để đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi ngồi đợi đồ giặt: Bánh ruốc, nước khoáng, nước ngọt có ga hay cà phê

-Bố trí nhiều sọt nhựa ở khu vực đặt máy giặt để khách dễ dàng lấy đồ sau khi giặt xong, sọt nhựa to nhỏ khác nhau để dễ phù hợp với lượng quần áo của khách

*Tiêu chuẩn và quy định về chất lượng:

Đảm bảo thời gian giặt đồ đúng quy định, ống thoát nước ngầm đảm bảo không gây ô nhiểm môitrường

b, Công cụ và chính sách:

*Phân tích lợi ích/chi phí:

- Khu nhà thuê rộng rãi, thoáng mát, nằm ở khu vực đông dân cư, giao thông đi lại thuận tiện, có chỗ đỗ xe

+Mặt đường: thuận tiện cho công việc kinh doanh, dễ gây ddc sự chú ý của khách hàng => 15-20tr/tháng

+Trong ngõ: 10-15tr/tháng

-Máy giặt: +sản xuất bởi các hãng có uy tín, thời gian bảo hành lâu: Sanyo, Electrolux, Toshiba, LG…=> tiết kiệm điện nước, chất lượng tốt, có dịch vụ bảo hành, bền, dễ sử dụng và dễ thay thế các linh kiện nếu xảy ra hỏng hóc…

+Số lượng: khoảng 10 cái, giá cả: 7-10tr/cái (loại máy bền, thời gian sử dụng lâu ko cần nghỉ dài, chất lượng => tiết kiệm chi phỉ sửa chữa, tiết kiệm điện và nước…)

-Ghế băng: +ghế gỗ chắc chắn, dài khoảng 1-1,5m, bền, dễ lau chùi

+Giá cả: 200-300 nghìn đồng/cái

+Số lượng: khoảng 3 băng ghế

-Đồng phục cho nhân viên: Áo phông xanh hoặc đen, chất liệu thoáng mát => tạo sự đoàn kết trong nhân viên, khách hàng dễ nhận biết, giá cả: 80-100k/cái

-Sọt đựng quần áo: +số lượng: 20 cái => đề phòng hỏng hóc, gãy, vỡ

- Đặt 5 tờ báo hàng ra hàng ngày để khách có thể đọc trong lúc đợi

 khách hàng giải trí trong lúc chờ đợi

-Đồ ăn vặt và đồ uống: +Bánh, nước ngọt có ga, cà phê hòa tan, nước tinh khiết

=> Bán cho khách hàng có nhu cầu trong lúc chờ đợi

-Dịch vụ: +Khách hàng tự cho vào máy giặt hoặc có thể bàn giao quần áo cho nhân viên giặt và giao tận nhà cho khách

+ Khách vào tiệm đến quầy cân số lượng quần áo => nhân viên lấy lượng bột giặt và nước xả tương ứng giao cho khách, khách thanh toán ngay tại quầy

+Có nhân viên trực ở phòng giặt đồ để giám sát, giúp đỡ khách hàng sử dụng máy giặt,hướng dẫn khách => bảo quản tài sản, trang thiết bị, tránh hỏng hóc và sự cố không đáng có… + Trong 3 ngày đầu tiên khai trương: miễn phí tiền bột giặt và nước xả vải cho khách

*Các định mức tiêu chuẩn:

-Khu nhà thuê:

27m2, 1 phòng chính, nằm ở nơi tập trung đông dân cư, đặc biệt là sinh viên hay nhân viên văn phòng

-Máy giặt: -12kg quần áo/máy

-Công suất: khoảng 460W

-Bột giặt: mua số lượng nhiều: bịch 5kg trở lên

-Nước xả vải: số lượng nhiều: chai 5 lít trở lên

- Cốc giấy: 100ml, 500 cái

c, Đầu ra:

*Kế hoạch quản trị chất lượng:

- Nhân viên thường xuyên kiểm tra, giám sát các trang thiết bị trong tiếp, có hỏng hóc bảo ngay cho quản lí để kịp thời sửa chữa phục vụ kinh doanh

-Quản lí thường xuyên giám sát nhân viên, chất lượng phục vụ=> có báo cáo hàng tháng, mở cáccuộc họp nội bộ hàng tháng để trao đổi tình hình kinh doanh

-Bảo trì máy giặt hàng tháng

*Quy trình kiểm tra chất lượng:

-Quản lí lên kế hoạch, giao nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách từng mảng và chịu trách nhiệm nếu có sự cố ( khu vực giặt, khu vực phòng đợi, khu vực quầy)

-Báo cáo chi phí mua bán, sửa chữa , lượng bột giặt và nước xả tiêu tốn hàng tháng vào sổ

-Liên lạc trung tâm bảo hành đến bảo trì máy giặt 3 tháng/lần

5.2, Đảm bảo chất lượng:

*Đầu vào

- Ngày mùng 5 hàng tháng sẽ lấy vài mẫu quần áo giặt xong đem đi kiểm tra chất lượng sản phẩm, xem có hư hại gì đến quần áo không, bột giặt hay nước xả còn dính trên quần áo không Công cụ chính sách:

- Ngừoi quản lí lấy ý kiến của khách hàng về chất lượng máy giặt, chất lượng phục vụ… và có sựđiều chỉnh cho phù hợp

-Các nhân viên luôn có ý thức trách nhiệm, tiếp thu ý kiến khách hàng, phục vụ tận tình

-Luôn đảm bảo chất lượng phục vụ

5.3,Kiểm soát chất lượng:

a)Đầu vào:

Ngày 30 hàng tháng sẽ tổng kết và đánh giá kết quả hoạt động trong tháng của dự án, nêu ra những điểm đã đạt được và những điểm cần khắc phục để có thể phục vụ khách hàng tốt hơn.b)Công cụ và chính sách

Thường xuyên kiểm tra đột xuất tình hình hoạt động của dự án, đưa ra các tiêu chuẩn về chất

lượng dịch vụ theo thang điểm 10.

-Có thưởng cho nhân viên làm việc hiệu quả

-Luôn giám sát chi phí, tài chính, các hóa đơn và báo cáo định kì đầy đủ

- Quản lý chung nắm vai trò cao nhất trong việc điều hành mọi hoạt động của hệ thống cửa

hàng ; thu ngân kiêm vai trò kế toán và chịu trách nhiệm phát lương cho nhân viên hàng tháng

- Các vị trí cần tuyển : 2 nhân viên giặt đồ kiêm giao nhận đồ tại cửa hàng, 1 nhân viên bảo vệ

- Quản lý và thu ngân : thời gian đầu đi vào hoạt động sẽ là do người trong nhóm phát triển

dự án đảm nhiệm vì đây là những vị trí ngoài có kinh nghiệm ra cần có đc sự tin tưởng của mọi người trong nhóm

- Nhân viên : 2 người Bao gồm những người có thể làm full time Các nhân viên này sẽ có

nhiệm vụ là hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ ( đối với những khách mang đồ đến giặt và họ

có thể tự phục vụ) và giao nhận đồ đối với những khách ko có thời gian ngồi đợi, họ chỉ mang đồ đến và giao cho nhân viên giặt Bao gồm cả dịch vụ giao đồ tận nhà

Vị trí bảo vệ : độ tuổi từ 20 đến 50, nam giới, có phương tiện đi lại , trung thực, có tinh thần

trách nhiệm

2) Thu nhận nhân viên

- Đăng tin tuyển dụng trên các hệ thống trang tuyển dụng điện tử, hoặc qua các trang mạng

xã hội; có thể in ấn phát tờ rơi, hoặc tuyên truyền trong nhà trường

- Các đối tượng tuyển dụng hướng tới : nhân viên full time nên tuyển những người có kinh nghiệm, đã từng tham gia công việc tương tự tại các cửa hiệu giặt là hoặc đơn giản là muốn kiếm được công việc ổn định và lâu dài .Chú ý đối với nhân viên có nhiệm vụ giao hàng tận nơi cho khách, yêu cầu có phương tiện đi lại

3) Phát triển nhóm dự án

- Đào tạo : hướng dẫn nhân viên sử dụng máy giặt, các loại hóa chất sử dụng để tẩy rửa, bên cạnh các chuyên môn kĩ năng cũng cần tạo cho nhân viên 1 thái độ làm việc nhiệt tình và niềm nở đối với khách hàng

Người giữ vai trò quản lý và thu ngân cũng cần rèn luyện cho mình 1 phong thái làm việcchuyên nghiệp, trau dồi kiến thức bản thân về công tác quản trị cũng như việc kê khai sổ sách

kế toán

- Xây dựng mức thưởng: đây là phương pháp nhằm kích thích tinh thần làm việc của nhân viên, có thể trích từ lợi nhuân để lại của cửa hàng

- Tổ chức các buổi liên hoan hoặc các hoạt động ngoại khóa trong nội bộ cửa hàng để tạo

ko khí thân thiện và đoàn kết giữa các nhân viên

Dưới đây là mức lương dự kiến cho từng vị trí :

- Quản lý : 5tr/ tháng

- Thu ngân : 3.5tr/ tháng

-Nhân viên : 2.8 tr/tháng