LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu cùng tất cả những thầy cô của trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại vì đã tạo cho tôi cũng như toàn thể sinh viên được điều kiện tốt nhất để có thể hoàn thành chương trình thực tập của mình. Sau 3 năm học ở trường tôi đã được giảng dạy và đã tiếp thu được rất nhiều kiến thức và hành trang đối với ngành nghề của mình ngành Kinh doanh Xuất nhập khẩu. Những kiến thức được tiếp thu trong quá trong quá trình học tập không chỉ là nền tảng giúp tôi hoàn thành bài báo cáo mà còn là hành trang quý báu để tôi có thể bước vào đời một cách vững chắc và tự tin hơn.
Thông tin chung về công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIẾP VẬN DUY BẢO Tên giao dịch : DUY BAO LOGISTICS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: DUY BAO LOGISTICS COMPANY LIMITED Địa chỉ: Số 80/1, Đường Lái Thiêu 108, Phường Lái Thiêu, Thị xã Thuận An, Tỉnh
Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Một Thành Viên Đại diện pháp luật: Vũ Thị Hải
Mã số thuế: 3702511314 Đăng ký & quản lý bởi Chi cục Thuế TX Thuận An
Ngày hoạt động: 31/10/2016 (Đã hoạt động hơn 3 năm) Điện thoại: 0986796752
Ngành nghề chính: Hoạt động hỗ trợ dịch vụ khác liên quan đến vận tải
Giao nhận hàng hóa bao gồm các hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan, chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ điều kiện đăng ký Các hoạt động này bao gồm gửi hàng, tổ chức vận tải qua đường sắt, đường bộ và đường biển, cũng như thu phát chứng từ vận tải và vận đơn Ngoài ra, việc bao gói hàng hóa để bảo vệ trong quá trình vận chuyển, dỡ hàng và lấy mẫu hàng hóa cũng là những hoạt động quan trọng trong quy trình giao nhận.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3702511314 vào ngày 01/11/2016, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lĩnh vực giao nhận vận tải Mặc dù là một công ty mới, với đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm và nhân viên trẻ, năng động, công ty đã tạo dựng được lòng tin từ nhiều đối tác trong nước và mở rộng hoạt động ra hơn 200 quốc gia Tiếp vận Duy Bảo tự hào cung cấp dịch vụ chuyển phát quốc tế và nội địa, bao gồm tài liệu, hàng hóa, kho bãi, môi giới hải quan, và phân phối hàng hóa, phục vụ hiệu quả cho các công ty bán lẻ toàn cầu.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Trong giấy phép kinh doanh công ty đăng ký hoạt động theo các lĩnh vực dịch vụ sau:
Phạm vi của dịch vụ:
Vận tải biển và hàng không.
Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu.
Dịch vụ vận tải nội địa.
Dịch vụ khai thuê hải quan.
Dịch vụ giao hàng tận nơi.
Giao nhận vận tải đa phương tiện.
Lưu kho và phân phối
Nhưng hiện tại Công ty chỉ mới khai thác các dịch vụ sau:
Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải chuyên nghiệp, bao gồm việc thay mặt chủ hàng thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục Hải quan Ngoài ra, chúng tôi còn đảm nhận các thủ tục giao nhận tại cảng, giám định kiểm dịch, đóng gói và dán nhãn hàng hóa Đội ngũ của chúng tôi sẽ trực tiếp thanh toán cước bốc dỡ và vận chuyển tại cảng, bến bãi, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Các thủ tục giao nhận đường hàng không, đường biển, trưc tiếp trả hộ tiền cước bốc dỡ, vận tải, vận chuyển tại cảng, bến bãi.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Duy Bảo
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Nguồn: Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Là người đại diện cho công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình kinh doanh của công ty
Hoạch định các chính sách quan trọng của công ty, bao gồm chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, cùng với phương hướng và chiến lược kinh doanh, là nhiệm vụ thiết yếu để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.
Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng và ký kết các hợp đồng lao động với nhân viên theo đúng quy định của pháp luật
Là người được giám đốc ủy quyền trực tiếp lãnh đạo các phòng ban trong công ty,
Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Cập nhật thông tin và tham mưu cho Giám đốc về các kế hoạch kinh doanh
Giúp giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác và các cơ quan chuyên ngành
Có trách nhiệm trong việc thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, đồng thời theo dõi và thực hiện kế hoạch đó để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
Tìm kiếm khách hàng, dự đoán nhu cầu thị trường , soạn thảo các hợp đồng, chăm sóc và giải đáp các thắc mắc cho khách hàng
Giới thiệu mô hình hoạt động của công ty và các loại hình dịch vụ mà công ty có thể cung cấp cho khách hàng
Phối hợp hoạt động nhịp nhàng với các phòng ban khác của công ty và đề xuất các biện pháp Marketing có hiệu quả
Nghiên cứu và phát triển chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn là rất quan trọng Công ty cần xây dựng kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.
Điều hành, tổ chức thực hiện, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Theo dõi biến động của thị trường.
Tổ chức và thực hiện quản lý vốn, tài sản của công ty là rất quan trọng Cần đôn đốc việc thanh toán và đối chiếu công nợ một cách kịp thời và đúng tiến độ Việc quyết toán đúng thời hạn sẽ giúp bảo toàn và tăng trưởng vốn hiệu quả.
Hạch toán, kiểm toán các hoạt động kinh doanh của công ty và phản ánh kịp thời với ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty.
Phân tích các chi tiêu tài chính, kết quả hoạt động của công ty để phán ánh lên cấp trên.
Bộ phận kế toán hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đảm nhận các nhiệm vụ tài chính quan trọng như tổng hợp tiền lương, quản lý ngân quỹ và theo dõi công nợ.
Chịu trách nhiệm với giám đốc về việc xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
Trực tiếp thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thông quan hàng hoá tại cảng , sân bay
Liên hệ với khách hàng để nhận các chứng từ cần thiết, mở tờ khai cho lô hàng đang cần làm thủ tục hải quan.
Phải quan tâm và báo cáo lại cho người phụ trách và lô hàng đang đảm nhiệm khi hàng đã chính thức rời cảng hoặc chính thức nhập cảng.
Liên hệ với tài xế để nhận hàng hoặc lấy hàng.
Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Cơ cấu dịch vụ
Bảng 1.1: Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Tiếp vận Duy
Tỷ trọn g (%) Giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Bảng 1.1 trình bày kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Duy Bảo trong giai đoạn 2017-2019, cho thấy rằng dịch vụ giao nhận hàng hóa, đặc biệt là giao nhận bằng đường biển, chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu các hoạt động chính của công ty.
Giao nhận đường hàng không
Hình 1.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ chính của Công ty TNHH Tiếp vận
Duy Bảo giai đoạn 2017-2019(đơn vị: triệu đồng)
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển đã tăng trưởng mạnh mẽ, với tỉ trọng đạt 40,8% (1.870 triệu đồng) vào năm 2017, 46,9% (2.320 triệu đồng) vào năm 2018, và 48,7% (3.160 triệu đồng) vào năm 2019 Sự gia tăng này phản ánh nhu cầu cao từ khách hàng đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã chiếm tỷ trọng đáng kể trong những năm qua, với 35,3% vào năm 2017 tương ứng 1.100 triệu đồng, tăng lên 37,8% vào năm 2018 với 1.720 triệu đồng Mặc dù có xu hướng giảm từ năm 2018 đến 2019, tỷ trọng vẫn duy trì ở mức 35%, đạt 2.090 triệu đồng Ngoài ra, dịch vụ khai thuê hải quan cũng ghi nhận tỷ lệ 23,9% tương ứng 750 triệu đồng, và từ năm 2018 đến 2019, tỷ lệ này tăng nhẹ lên 16,3%, đạt 1.150 triệu đồng.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo giai đoạn 2017-2019
Lợi nhuận Chi phíDoanh thu
Hình 1.4 Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp vận
Duy Bảo giai đoạn 2017-2019 (đơn vị: triệu đồng)
Doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty TNHH Duy Bảo đã có sự tăng trưởng rõ rệt qua các năm Doanh thu tăng mạnh từ năm 2018 đến 2019, với lợi nhuận đạt 1.281 vào năm 2019 Chi phí tăng theo doanh thu do nhu cầu giao nhận của khách hàng gia tăng, nhưng vẫn được kiểm soát ở mức hợp lý để tối ưu hóa lợi nhuận Điều này phản ánh nỗ lực không ngừng của công ty và sự tin tưởng ngày càng tăng từ khách hàng đối với dịch vụ của công ty.
Nhận xét
Thuận lợi
Văn phòng công ty được trang bị đầy đủ thiết bị như máy tính, máy in, máy fax, và máy scan, cùng với kết nối internet, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tiếp nhận thông tin từ khách hàng và phục vụ công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Đội ngũ nhân viên của công ty ít nhưng có chuyên môn nghiệp vụ, năng động và nhiệt tình trong công việc
Các phòng ban có sự liên kết chặt chẽ với nhau tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh chóng
Lĩnh vực hoạt động của công ty tương đối đa dạng và phong phú, nhiều loại hình cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
Doanh nghiệp chúng tôi đã xây dựng uy tín và phát triển bền vững trong hơn 3 năm qua, tạo được lòng tin vững chắc từ khách hàng Mặc dù hiện tại, khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng họ vẫn đóng góp vào lợi nhuận ổn định cho công ty.
Công ty đã hoạt động hơn 3 năm và đạt được lợi nhuận ổn định, khẳng định vị thế cạnh tranh so với các công ty vừa và nhỏ khác Hướng đi trong tương lai của công ty là phát triển vượt bậc.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER(FCL/FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIÊP VẬN DUY BẢO
Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container(FCL/FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận
2.3.1 Ký kết hợp đồng giao nhận:
Khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng quen thuộc, vì vậy việc ký kết hợp đồng dịch vụ chỉ diễn ra lần đầu tiên Khi có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa, khách hàng sẽ liên hệ với công ty để cung cấp thông tin về lô hàng Công ty sẽ đảm nhận trách nhiệm theo dõi, vận chuyển lô hàng và thực hiện thủ tục hải quan để đưa hàng hóa về kho cho khách hàng.
Công ty CS Bearing là một trong những khách hàng quan trọng của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Khi cần nhập khẩu hàng hóa, Duy Bảo sẽ thực hiện thông quan và giao hàng tận kho cho CS Bearing Hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết, nêu rõ trách nhiệm pháp lý, giá cả dịch vụ và chi phí liên quan.
2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng/đại lý:
Sau khi ký hợp đồng giao nhận, khi hàng hóa bắt đầu được vận chuyển từ nước xuất khẩu, Công ty CS Bearing sẽ gửi cho Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo tại Việt Nam tất cả các chứng từ cần thiết qua bưu điện, fax hoặc chuyển phát nhanh Do khoảng cách địa lý, khách hàng thường gửi bộ chứng từ qua email để thông báo về lô hàng.
Bộ chứng từ cụ thể bao gồm:
Đơn đặt hàng( Purchaser Order)
Hóa đơn thương mại( Commerical Invoice)
Vận đơn đường biển( Bill of Lading)
Phiếu đóng gói( Packing List)
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Các chứng từ liên quan khác
Sau khi nhận bộ chứng từ, cần kiểm tra kỹ lưỡng Nếu phát hiện sai sót, nhân viên giao nhận phải thông báo ngay cho công ty khách hàng để điều chỉnh kịp thời Việc sửa chữa này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người nhập khẩu mà còn duy trì uy tín của đại lý vận chuyển, đồng thời hạn chế rắc rối trong quá trình nhận hàng.
Khi kiểm tra chứng từ, nhân viên giao nhận cần phải lưu ý những điểm sau đây:
- Kiểm tra bộ chứng từ gồm những chứng từ nào và có đầy đủ không
- Kiểm tra các thông tin, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, số hợp đồng, số invoice trên các chứng từ
- Kiểm tra ngày trên chứng từ, ngày ký hợp đồng, ngày lập hóa đơn
*Tiến hành kiểm tra các chứng từ:
Kiểm tra đơn đặt hàng(Purchaser Order):
Purchaser Order là một loại giấy tờ phổ biến, được nhiều công ty và cá nhân sử dụng để ủy quyền trong các giao dịch buôn bán Khi người bán đồng ý, Purchaser Order trở thành một thỏa thuận tương tự như hợp đồng giữa bên bán và bên mua.
Trong một đơn đặt hàng cần kiểm tra các thông tin,số liệu:
Kiểm tra số đơn đặt hàng
Tên người bán, tên người mua
Và các thông số khác, cần kiểm tra rõ ràng và cụ thể :
Đơn đặt hàng số: CSB-2002-52, ngày 14/02/2020
4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market,
37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea
Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD 1A Street, Phu My 1 I.Z, Tan Phước Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam
Tên hàng hóa: Micro-Magna Magnetic Power Sprray
Đơn giá hàng hóa Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY AIR 3700 KRW Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY SEA 3700 KRW
Tổng giá trị lô hàng: 10,680,00 KRW
Phương thức thanh toán: By TT within 30 days from the dated of AWB& B/L
(Thanh toán bằng điện chuyển tiền trong vòng 30 ngày kể từ ngày trên vận đơn hàng không và vận đơn đường biển)
Thời gian giao hàng: ASAP in Feb, 2020
Cảng bốc hàng: Any airport&port, Korea
Cảng dỡ hàng: Hochiminh airport&port
Điều kiện giao hàng: CIF Hochiminh Airport& CIF Hochiminh Port, Vietnam
Kiểm tra hóa đơn thương mại(C/I-Commerical Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong thanh toán, được phát hành bởi người bán để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng Hóa đơn này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng theo Incoterms, và phương thức thanh toán hoặc vận chuyển hàng hóa.
Kiểm tra tính chính xác của thông tin người mua và người bán, bao gồm tên công ty, địa chỉ và số điện thoại Đảm bảo số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa không mâu thuẫn với hợp đồng Đặc biệt, hóa đơn cần có chữ ký của người bán.
Ngày hóa đơn thương mại: 06/03/2020
4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market,
37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea
Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD
1A Street, Phu My 1 I.Z, Tan Phuoc Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam
Phương thức thanh toán: : TT
Điều kiện giao hàng: CIF HOCHIMINH PORT
Tên hàng hóa: Micro -Magna magnetic power sppray
Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY AIR 3700 KRW
Micro-Magna MMG-P CIF CHARGE BY SEA 3700 KRW
Tổng giá trị lô hàng: 6.450 USD
Có chữ ký của bên bán
Kiểm tra vận đơn đường biển(B/L-Bill of Lading)
Kiểm tra thông tin người gửi hàng và người nhận hàng
Số và ngày B/L, số cont, số seal, số kiện
Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ
Tên hàng, số lượng, trọng lượng
4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market,
37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea
Bên mua: CS BEARING VIETNAM Co.,LTD
Street No.1A, Phu My 1 Industrical Zone, Tan Phuoc Ward, Phu My Town, BaRia-VungTau Province, Vietnam
Loại hàng: Micro-Magna magnetic power sprray
Số container/số Seal: 20’ SKLU3513755 910086
Trọng lượng/khối lượng: 2 pallets( 46PKG), 745.000KGS
Cảng bốc hàng( Port of loading):Busan, Korea
Cảng dỡ hàng: Hochiminh, Vietnam
Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List)
Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp người mua xác nhận các mặt hàng đã được bán bởi người bán Trên packing list, thông tin về hàng hóa được thể hiện rõ ràng, cho phép người mua kiểm tra và đối chiếu với đơn hàng đã đặt Cần chú ý kiểm tra các thông tin cần thiết trên phiếu đóng gói để đảm bảo tính chính xác.
Kiểm tra mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói
Số và ngày của Invoice trên Packing List
Trọng lượng tính, trọng lượng cả bì và các thông tin khác
Do người bán lập nhằm mục đích cho người mua biết tổng số hàng thực tế được giao xem đã phù hợp với hóa đơn và hợp đồng chưa:
Phiếu đóng gói hàng hóa số: INV20020306
Bên bán:DAEHAN CORPORATION 4-Dong-236-Ho, Pusan Industrical suppliers market,
37 Gwaegam-ro, Sasang-gu, Busan, Republic of Korea
Bên mua:CS BEARING VIETNAM Co.,LTD
1 A Street, Phu My 1 I.Z, Tan Phước Ward, Phu My Town, BaRia- VungTau Province, Vietnam
Thanh toán theo phương thức: TT
Điều kiện giao hàng:CIF Hochiminh Airport& CIF Hochiminh Port, Vietnam
Tên hàng hóa: : Micro -Magna magnetic power sppray
Số lượng hàng hóa: 2 pallet
Trọng lượng tịnh(Net weight): 720kg
Tổng trọng lượng(Gross weight): 745kg
Tổng trị giá lô hàng: 1.941CBM
Giấy thông báo hàng đến(A/N-Arrival Notice)
Thông báo hàng đến là tài liệu quan trọng từ hãng tàu, đại lý hoặc công ty Logistics, cung cấp thông tin chi tiết cho người nhập khẩu về lịch trình lô hàng Nó bao gồm thông tin về cảng khởi hành và cảng đến, thời gian xuất phát và ngày đến, cũng như số lượng, chủng loại, trọng lượng, tên tàu và chuyến đi của lô hàng nhập khẩu từ nước ngoài.
Khi tàu chở hàng hóa chuẩn bị đến Việt Nam, hãng tàu ở nước xuất khẩu sẽ gửi Giấy thông báo hàng cho đại lý tại Việt Nam 1-2 ngày trước khi tàu đến Đại lý này sẽ chuyển Giấy thông báo hàng đến công ty nhập khẩu Sau đó, công ty nhập khẩu sẽ gửi Giấy thông báo hàng đến công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo qua email, và nhân viên bộ phận giao nhận sẽ tiếp nhận giấy thông báo hàng.
Kiểm tra giấy thông báo hàng đến cần kiểm tra các thông tin:
Dự kiến thời gian tàu đến: 20/03/2020
Người gửi hàng: DAEHAN CORPORATION
Người nhận hàng: CS BEARING VIETNAM CO.,LTD
Tên hàng: Micro-magna magnetic power sprray
Trọng lượng/ khối lượng: 745.000KGS/1.941CBM
Cảng bốc hàng: BUSAN, KOREA
Cảng dỡ hàng tại TP Hồ Chí Minh, Việt Nam, yêu cầu nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ lưỡng Nếu phát hiện sai sót, họ cần nhanh chóng liên lạc với khách hàng để bổ sung và sửa chữa kịp thời, nhằm tránh lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận.
2.3.3 Khai hải quan điện tử
Sau khi kiểm tra và sửa chữa chứng từ, bộ phận khai hải quan hàng nhập sẽ đại diện cho khách hàng để đăng ký và truyền tờ khai hải quan điện tử Nhân viên khai hải quan cần chuẩn bị đầy đủ để thực hiện quy trình khai hải quan điện tử.
Phiểu đóng gói chi tiết hàng hóa
Giấy thông báo hàng đến
Người khai quan điện tử cần đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và rõ ràng theo các tiêu chí quy định Điều này phải dựa vào bộ chứng từ hàng hóa, bao gồm tên và mã số hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác trong tờ khai hải quan Họ cũng phải tự tính toán để xác định số thuế và các khoản khác phải nộp ngân sách nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin đã khai và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.
Sau khi truyền số liệu, người khai hải quan sẽ nhận phản hồi từ cơ quan hải quan Nếu hệ thống phát hiện lỗi, thông báo sẽ hiển thị trên màn hình và người khai cần chỉnh sửa trước khi truyền lại Trước khi kiểm tra thực tế hàng hóa, nếu có lý do chính đáng và được Chi cục trưởng Hải quan chấp nhận, người khai có thể bổ sung hoặc sửa chữa tờ khai hải quan đã đăng ký; trong trường hợp thay đổi loại hình xuất khẩu, nhập khẩu, người khai có thể thay tờ khai hải quan khác (Khoản 3, Điều 9 Nghị định số 154/2005/NĐ-CP).
Sau đây là các bước khai tờ khai hải quan cụ thể:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS
Hình 2.2 Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-
(Nguồn : Phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS)
(Nguồn : Phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS)
Trên hệ thống, chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS” và chọn chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai, cụ thể là chi cục Hải quan cảng Sài Gòn khu vực 1 Đối với các công ty lần đầu khai báo trên hệ thống VNACCS, cần cập nhật thông tin cho Tổng cục Hải quan để được cấp chức năng khai hải quan, sau đó tiến hành đăng ký tài khoản với các thông tin cần thiết.
+ Mã người sử dụng (User Code)
+ Mã số máy trạm(Terminal ID)
+ Khóa truy cập (Terminal Access Key) trên website Hải quan
Khi có những thông tin đó sẽ lên tờ khai, khai báo thủ tục trên phần mềm khai báo Hải quan điện tử (ECUS5-VNACCS).
Nhận xét quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng nguyên contaner(FCL/FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo
đó Những giấy tờ cần xuất trình để lấy lại tiền cược gồm:
Giấy xin mượn container bản gốc
Hãng tàu sẽ dựa vào phiếu hạ rỗng để thu phí sửa chữa Nếu container rỗng được trả lại mà không có hư hại, đại lý của hãng tàu sẽ hoàn lại tiền cược Ngược lại, nếu có hư hại xảy ra, số tiền cược sẽ bị trừ dần theo mức độ thiệt hại.
Sau khi giao hàng, nhân viên giao nhận lập bản kê chi tiết về các khoản chi phí, bao gồm phí công ty và phí khách hàng, cùng các chi phí phát sinh nếu có Một số khoản có thể không có hóa đơn Giám đốc công ty Duy Bảo sẽ xem xét bản kê, yêu cầu giải trình nếu phát hiện bất hợp lý, và sẽ ký tên xác nhận nếu các khoản chi được chấp nhận.
Kế toán công ty tổng hợp bản kê thành một Debit Note và gửi đến Công ty khách hàng, bao gồm chi phí dịch vụ đã cung cấp Sau khi hoàn tất lô hàng, nhân viên giao nhận lập biên bản bàn giao chứng từ cho công ty CS Bearing, cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn và đóng lệ phí Hải quan Công ty Duy Bảo giữ lại một bản photo làm cơ sở cho tranh chấp nếu có, kèm theo báo cáo doanh thu hàng nhập Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đã hoàn thành, đánh dấu quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển.
2.4 Nhận xét quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên contaner(FCL/FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo 2.4.1 Thuận lợi
Công ty, mặc dù còn nhỏ và mới hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, đã thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả và gọn nhẹ Điều này giúp người thực hiện dễ dàng hiểu rõ các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Công ty TNHH Tiếp vận Duy bảo đảm cung cấp dịch vụ chất lượng cao, duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài và uy tín với các đối tác trong lĩnh vực thương mại quốc tế Chính sách dịch vụ ổn định của công ty không chỉ tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh mà còn giúp giảm chi phí phát sinh cho khách hàng.
Công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và sáng tạo, làm việc phối hợp nhịp nhàng Họ có trách nhiệm và thành thạo trong các quy trình giao nhận hàng, từ đó mang lại hiệu quả công việc cao.
- Nhân viên giao nhận có nhiều kinh nghiệm nên biết cách ứng phó với những rắc rối khi làm các Thủ tục Hải quan
Ban Giám đốc công ty cam kết xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, nơi mà các nhân viên luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau nhằm mang lại giá trị dịch vụ tốt nhất và đảm bảo an toàn cho hàng hóa của khách hàng.
- Khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 VNACCS tại công ty nên rất linh động, tiện lợi, dễ dàng bổ sung các thông tin cần thiết
Các thiết bị công nghệ được đầu tư và cập nhật thường xuyên giúp nhân viên cải thiện khả năng liên lạc với các bên liên quan, từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc.
- Nhân viên kế toán của công ty chi tiêu rõ ràng hợp lý, biết cách phân bổ, lưu trữ hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm và quyết toán.
Dù hoạt động giao nhận của công ty có nhiều điểm nổi trội, song vẫn còn một vài khó khăn cần khắc phục như:
Công ty có quy mô nhỏ và hiện chỉ cung cấp một số dịch vụ hạn chế, chủ yếu là giao nhận và khai thuê Hải quan Do chưa có dịch vụ vận chuyển và kho bãi riêng, công ty vẫn phải phụ thuộc vào các đơn vị cho thuê phương tiện vận tải và kho bãi.
Giá dịch vụ của công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ nhiều công ty khác, điều này tạo ra một thách thức lớn vì giá cả có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định sử dụng dịch vụ của khách hàng.
Khi khai báo hải quan, nếu lô hàng bị phân vào luồng đỏ và phải kiểm hóa, việc chuyển container về bãi kiểm hóa sẽ dẫn đến thiệt hại về thời gian và chi phí cho công ty.
Công ty đang gia tăng số lượng hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa nhập khẩu, nhưng đội ngũ nhân viên còn hạn chế Nhân viên Bộ phận giao nhận phải kiểm tra chứng từ, khai báo và kiểm tra tất cả lô hàng, dẫn đến áp lực về thời gian và tinh thần Điều này có thể gây ra sai sót, làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận Sales của công ty chủ yếu tập trung vào việc chào giá, với số lượng khách hàng mới không nhiều Hiện tại, công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ cho các khách hàng thân thiết.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN DUY BẢO
Kiến nghị
Công ty cần tập trung vào việc đầu tư trang thiết bị và phương tiện vận tải để nâng cao hiệu quả giao nhận, giảm sự phụ thuộc vào chủ xe Cung cấp giải pháp tư vấn nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho khách hàng và đầu tư vào cơ sở hạ tầng sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó đạt được giá trị cạnh tranh hàng đầu Trong tương lai, công ty nên xem xét xây dựng kho chứa hàng riêng để phù hợp với hoạt động kinh doanh.
Công ty cần triển khai thêm các chính sách phụ cấp, khen thưởng và khuyến khích để động viên nhân viên nỗ lực và cải thiện hiệu suất làm việc Những biện pháp này sẽ góp phần giữ chân nhân viên, giúp họ gắn bó lâu dài với công ty.
Để thu hút và giữ chân khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết, đồng thời đơn giản hóa thủ tục giấy tờ và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Việc áp dụng chính sách giá cước dịch vụ hợp lý không chỉ giúp thu hút khách hàng mới mà còn tạo dựng mối quan hệ kinh doanh vững chắc Đặc biệt, để ký kết nhiều hợp đồng với các công ty lớn, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng, như cung cấp cước phí cạnh tranh.
Cần đầu tư vào phần mềm khai báo Hải quan điện tử để khắc phục những hạn chế hiện tại của công ty Đồng thời, việc tối ưu hóa bộ máy quản lý cũng rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí.
Để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, cần phân bổ nhiệm vụ hợp lý cho nhân viên Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là rất quan trọng, nhằm tránh tình trạng nhân viên giao nhận phải xử lý quá nhiều công việc cùng lúc và kiểm soát chặt chẽ từng khâu trong quy trình.
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Hiện tại, công ty đang thiếu nhân viên giao nhận, điều này ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu quả của quá trình làm hàng Việc tuyển thêm nhân viên sẽ giúp cải thiện công tác quản lý, giảm thiểu tổn thất không cần thiết Để rút ngắn thời gian khai báo hải quan và hỗ trợ bộ phận giao nhận, công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ.
Để phát triển kinh tế quốc gia, không chỉ các doanh nghiệp cần nâng cao mô hình sản xuất kinh doanh, mà nhà nước cũng cần thực hiện các chính sách cải cách hợp lý với tình hình hiện tại.
Nhà nước cần ưu tiên và khuyến khích các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác để hỗ trợ phát triển xuất khẩu Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đặc biệt là các tuyến đường bộ kết nối với các cảng tại TP.Hồ Chí Minh, là cần thiết để giảm tình trạng tắc nghẽn vào giờ cao điểm Hơn nữa, phát triển hệ thống cảng biển và có chính sách khuyến khích đầu tư cho ngành vận tải đường biển cũng rất quan trọng.
Nhà nước cần thiết lập một chính sách thống nhất và đơn giản hóa quy trình đăng ký thủ tục hải quan tại các cảng Hiện nay, mỗi cảng áp dụng quy trình hải quan khác nhau, cùng với sự thay đổi liên tục của thủ tục xuất nhập khẩu, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện đăng ký xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nhà nước cần tăng cường hợp tác quốc tế và triển khai các chính sách hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu trong nước, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các công ty giao nhận.
Nhà nước cần thiết lập chế độ quản lý hiệu quả đối với công nhân viên chức nhà nước để hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong quy trình xuất nhập khẩu Hiện nay, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và phải chi phí "bôi trơn" để hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu nhanh chóng Việc quản lý chặt chẽ vấn đề này sẽ giúp giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp và nền kinh tế Việt Nam.
3.1.3 Đối với cơ quan hải quan
Ngoài các chính sách hợp lý của nhà nước, sự hỗ trợ từ cơ quan hải quan cũng rất quan trọng để quy trình giao nhận của các công ty giao nhận diễn ra suôn sẻ hơn.
Nên loại bỏ các thủ tục không cần thiết để tăng hiệu quả, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí cho tất cả các bên liên quan.
Khi hướng dẫn phải rõ ràng, dễ hiểu, công khai và chỉ ra cái sai cụ thể cho doanh nghiệp
Khi được giao nhiệm vụ, cán bộ hải quan cần nhanh chóng thực hiện công việc để đảm bảo tiến độ nhận hàng của doanh nghiệp, từ đó tránh tình trạng hàng hóa bị lưu kho lưu bãi.
Giải pháp
3.2.1 Biện pháp đầu tư cơ sở vật chất, cải tiến trang thiết bị.
Công ty nên xem xét việc đầu tư vào một văn phòng mới, vì một không gian làm việc rộng rãi sẽ cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên Điều này không chỉ tạo ra môi trường làm việc tốt hơn mà còn nâng cao hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt khách hàng.
3.2.2 Biện pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Công ty cần tập trung vào việc huấn luyện và phát triển đội ngũ chuyên gia logistics, coi đây là một mục tiêu chiến lược quan trọng Việc này là cần thiết để giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực trong lĩnh vực giao nhận, một trong những thách thức lớn mà các công ty logistics tại Việt Nam đang phải đối mặt.
Về ngắn hạn, Công ty có thể mời các chuyên gia kinh nghiệm đào tạo nội bộ doanh nghiệp.
Để phát triển bền vững, Công ty cần xây dựng kế hoạch dài hạn, cử nhân viên đi học hỏi kinh nghiệm ở nước ngoài và áp dụng chính sách đãi ngộ hợp lý cho những nhân tài Việc đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có là rất quan trọng, đồng thời thu hút lao động có trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành liên quan, có khả năng ngoại ngữ và kiến thức về địa lý, ngoại thương Công ty cũng nên thường xuyên cập nhật kỹ thuật mới trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế.
3.2.3 Biện pháp cải thiện hoạt động Marketing.
Một chiến lược marketing hiệu quả giúp công ty tiếp cận nhiều khách hàng bằng cách cung cấp thông tin và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của họ Marketing cũng nâng cao nhận diện thương hiệu, tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng và củng cố uy tín của công ty.
Công ty cần chủ động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đến đa dạng đối tượng khách hàng thông qua các kênh truyền thông đại chúng như báo Tuổi trẻ, báo Hải quan, báo Doanh nghiệp, cùng với các diễn đàn chuyên về xuất nhập khẩu và logistics.
3.2.4 Đối với việc khai báo hải quan
Cần thường xuyên cập nhật các thông tư về thủ tục hải quan và nâng cấp phần mềm khai báo hải quan Đồng thời, việc nâng cao nghiệp vụ khai báo cho nhân viên là rất quan trọng để tránh áp dụng sai mã số thuế, từ đó giảm thiểu sai sót về số tiền phải nộp, ảnh hưởng đến thời gian và chi phí giao nhận hàng.
Vận tải hàng hoá quốc tế bằng đường biển ngày càng thể hiện rõ ưu thế vượt trội so với các phương thức vận tải khác Sự phát triển của thương mại quốc tế đã thúc đẩy ngành vận tải biển tăng trưởng mạnh mẽ, giúp mở rộng quan hệ giao lưu với các lục địa và trung tâm thương mại lớn một cách nhanh chóng Để đảm bảo tiến trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, sự tham gia tích cực của các đại lý và người kinh doanh giao nhận đường biển là điều cần thiết.
Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đang đối mặt với nhiều vấn đề cần giải quyết, không chỉ riêng của mình mà còn là thách thức chung cho tất cả các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Việc thực hiện hiệu quả các giải pháp và khắc phục những vấn đề hiện tại sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững trên thị trường.
Do thời gian thực hiện ngắn và tính bảo mật giữa công ty và đối tác, tôi không thể cung cấp đầy đủ chứng từ và số liệu Tuy nhiên, đề tài vẫn phản ánh trung thực hoạt động và thực trạng kinh doanh của công ty Tôi đã viết với quyết tâm tìm tòi, học hỏi và qua thực tập, tôi đã củng cố kiến thức về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, các chứng từ cần thiết, cách đăng ký và thông quan tờ khai Đề tài cũng giúp tôi nhận ra niềm yêu thích và tầm quan trọng của lĩnh vực giao nhận đường biển đối với nền kinh tế Tôi tiếc nuối vì thời gian thực tập ngắn, chưa được trải nghiệm đầy đủ Với khả năng và kỹ năng quan sát, phân tích, tôi hoàn thành đề tài và mong nhận được ý kiến xây dựng từ quý thầy cô, hy vọng rằng các giải pháp sẽ góp phần vào sự phát triển của công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Nghị định 154/2005/NĐ-CP, Quy định chi tiết một số điều củaLuật Hải quan về thủ tục Hải quan, Kiểm tra, Giám sát Hải nhapkhau/Nghi-dinh-154-2005-ND-CP-thu-tuc-hai-quan-kiem- tra-giam-sat-hai-quan-huongdan-Luat-Hai-quan-7247.aspx , xem 24/11/2018.
2 Tiến Sĩ Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải - Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, Lưu hành nội bộ, năm 2019.
3 Web tham khảo http://www.vnaccs.com/ https://www.customs.gov.vn/
Các thông tin,văn bản, hồ sơ của công ty TNHH Tiếp vận DuyBảo